Решение Краснодарской краевой трехсторонней комиссии по регулированию социально-трудовых отношений от 2 апреля 2018 г. N 1-2 "Об обеспечении сохранности документов по личному составу действующих и ликвидированных организаций, находящихся на территории Краснодарского края"

Основная задача обеспечения сохранности документов по личному составу - возможность реализации конституционных прав граждан на социальное обеспечение.

В целях обеспечения социальной и правовой защиты граждан, предотвращения утраты документов по личному составу в Краснодарском крае созданы специализированные архивы для хранения этих документов.

Согласно принятому в октябре 2004 года Федеральному закону "Об архивном деле в Российской Федерации", документы по личному составу должны передаваться ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в государственные или муниципальные архивы.

В 2008 году внесены изменения в Федеральный закон "О несостоятельности (банкротстве)", в соответствии с которыми передача на хранение документов должника, подлежащих обязательному хранению, была отнесена к обязанностям конкурсного управляющего.

Несмотря на то, что законом определено упорядочение архивных документов ликвидационной комиссией или конкурсным управляющим, имеют место случаи поступления документов россыпью и в плохом физическом состоянии. Иногда конкурсные управляющие обращаются в архив при завершении ликвидационных процедур, когда уже отсутствует время и финансовые средства для подготовки документов к передаче в архив. Достаточно много примеров оставления документов по личному составу в бесхозяйном состоянии и сознательного их уничтожения.

Вследствие неполноты состава документов по личному составу и сведений, содержащихся в них, некачественного оформления документов в кадровом делопроизводстве, низкого качества научно-справочного аппарата, а также плохого физического состояния документов, поступивших на хранение в соответствующий архив, существует проблема дальнейшего использования этих документов в архиве.

Нередки случаи, когда упорядочение документов по личному составу ликвидированных в ходе банкротства организаций, а также бесхозяйных документов, вынуждены осуществлять сами архивисты, причем в кратчайшие сроки, т.к. эти документы востребованы гражданами.

Одним из основных направлений деятельности государственных и муниципальных архивов является исполнение запросов социально-правового характера и занимает значительный бюджет рабочего времени архивных работников.

Как правило, это запросы о подтверждении трудового стажа, размере заработной платы, обучении, награждении правительственными и ведомственными наградами, присвоении почетных званий и т.д. Количество такого рода запросов в архивы не уменьшается. За пять лет, с 2013 по 2017 годы, государственными и муниципальными архивами края исполнено 621 110 социально-правовых запросов граждан.

Несмотря на то, что в настоящее время все необходимые сведения, касающиеся работающих граждан, поступают в Пенсионный фонд, документы по личному составу продолжают оставаться основным источником для исполнения социально-правовых запросов граждан.

Ежегодно на хранение в архивы Краснодарского края поступает в среднем около 70 тысяч дел и почти половина из них - это документы ликвидированных организаций.

От полноты и качества, поступивших на хранение документов зависит, смогут ли граждане реализовать свое право на социальное обеспечение.

В условиях действующей нормативно-правовой базы министерством культуры Краснодарского края принимается ряд мер для обеспечения сохранности документов по личному составу.

Осуществляется контроль за соблюдением законодательства Российской Федерации и Краснодарского края в области архивного дела. В основном в план проверок включаются организации, где, по нашим сведениям, имеются проблемы с сохранностью документов по личному составу.

В рамках социального партнёрства министерством экономики Краснодарского края предоставляются сведения об организациях, в которых введена процедура конкурсного производства, которые направляются в муниципальные образования и Краевой архив документов по личному составу для оперативного реагирования.

Руководители муниципальных архивов включены в состав межведомственных комиссий по работе с предприятиями-должниками, созданных во всех муниципальных образованиях края.

Осуществляется взаимодействие с управлением Росреестра по Краснодарскому краю, которое реализует полномочия в делах о банкротстве, проводит плановые и внеплановые проверки деятельности конкурсных управляющих и принимает по их результатам меры.

Архивами края проводится анкетирование организаций, для получения информации о составе, хронологических рамках и условиях хранения документов по личному составу. Краевым архивом по личному составу создается база данных о месте хранения документов по личному составу ликвидированных организаций, не передавших документы в архив.

Заслушав информацию министерства культуры Краснодарского края, Краснодарская краевая трехсторонняя комиссия по регулированию социально-трудовых отношений решила:

1. Принять к сведению информацию министерства культуры Краснодарского края "Об обеспечении сохранности документов по личному составу действующих и ликвидированных организаций, находящихся на территории Краснодарского края".

2. Рекомендовать:

2.1. Министерству культуры Краснодарского края:

разработать алгоритм действий для организаций, ликвидируемых в ходе банкротства по обеспечению сохранности документов по личному составу;

продолжить оказывать консультативную и методическую помощь действующим и ликвидируемым организациям по обеспечению сохранности документов по личному составу и передаче их в государственные или муниципальные архивы;

участвовать в проведении семинаров по кадровому делопроизводству.

2.2. Министерству труда и социального развития Краснодарского края: поручить подведомственным государственным казенным учреждениям Краснодарского края "Центрам занятости населения" при проведении семинаров для работодателей и работников по применению законодательства о труде приглашать представителей государственных и муниципальных архивов Краснодарского края для информирования по вопросам обеспечения сохранности документов по личному составу.

2.3. Исполнительным органам государственной власти Краснодарского края:

создать центральные экспертные комиссии, в функции которых включить вопрос обеспечения сохранности документов по личному составу в подведомственных организациях.

2.4. Союзу "Краснодарское краевое объединение организаций профсоюзов", краевым отраслевым организациям профсоюзов:

проводить разъяснительную работу с первичными профсоюзными организациями, трудовыми коллективами по важности обеспечения сохранности документов по личному составу;

Инициировать включение в коллективные договоры вопроса обеспечения сохранности документов по личному составу и обязательности передачи их в упорядоченном состоянии в государственные или муниципальные архивы в случаи ликвидации организаций.

2.5. Ассоциации "Объединение работодателей Краснодарского края":

проводить разъяснительную работу с работодателями по важности ведения кадрового делопроизводства и обеспечения сохранности документов по личному составу;

разместить на официальном сайте:

перечень нормативных правовых актов, содержащих обязательные требования, соблюдение которых оценивается при исполнении государственной функции "Осуществление контроля за соблюдением законодательства Российской Федерации и Краснодарского края в области архивного дела";

обобщение практики осуществления контроля за соблюдением законодательства Российской Федерации и Краснодарского края;

алгоритма действий для организаций, ликвидируемых в ходе банкротства по обеспечению сохранности документов по личному составу, подготовленного министерством культуры Краснодарского края.

Настоящее решение разместить на сайтах министерств труда и социального развития Краснодарского края, культуры, Союза "Краснодарское краевое объединение организаций профсоюзов", Ассоциации "Объединение работодателей Краснодарского края".

Заместитель главы администрации (губернатора) Краснодарского края

А.А. Минькова

Председатель Союза "Краснодарское краевое объединение организаций профсоюзов"

С.В. Бесараб

Президент Ассоциации "Объединение работодателей Краснодарского края"

В.К. Бударин