Приложение. Инструкция по делопроизводству в министерстве финансов Ростовской области

Приложение
к приказу министерства финансов
Ростовской области
от 22.11.2016 N 137

Инструкция
по делопроизводству в министерстве финансов Ростовской области

1. Общие положения

1.1. Настоящая Инструкция по делопроизводству в министерстве финансов Ростовской области (далее - Инструкция) устанавливает единую систему делопроизводства и рационального документооборота, создания и оформления документов, порядок работы с документами в министерстве финансов Ростовской области (далее - министерство финансов).

1.2. Настоящая Инструкция разработана в соответствии с федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 N 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти", Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными приказом Федерального архивного агентства от 23.12.2009 N 76, гостом Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", Регламентом Правительства Ростовской области, Инструкцией по делопроизводству в Правительстве Ростовской области, Положением о министерстве финансов.

1.3. В целях автоматизации делопроизводства в министерстве финансов применяется межведомственная система электронного документооборота и делопроизводства "Дело" (далее - система "Дело"). Порядок работы с системой "Дело" определяется приказом министерства финансов от 28.06.2013 N 81 "Об электронном документообороте при осуществлении бюджетного процесса" и соответствующей инструкцией для работы пользователей.

1.4. Требования настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов.

1.5. Положения Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну. Работа с секретными документами регламентируется Инструкцией по обеспечению режима секретности в Российской Федерации.

1.6. Работа с документами с пометкой "Для служебного пользования" (ДСП) определяется Положением о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Правительстве Ростовской области.

1.7. Требования Инструкции к работе с бухгалтерской и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки к передаче документов на архивное хранение.

1.8. Методическое руководство организацией, ведением и совершенствованием делопроизводства в министерстве финансов, оказание консультативной помощи в организации внутреннего документооборота в структурных подразделениях министерства финансов (далее - структурные подразделения) осуществляет общий отдел министерства финансов (далее - общий отдел). Инструктивные материалы общего отдела по вопросам организации и совершенствования работы с документами, устранения выявленных недостатков и нарушений в делопроизводстве обязательны для исполнения во всех структурных подразделениях министерства финансов.

Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, соблюдение установленных настоящей Инструкцией правил и порядка работы с документами в структурных подразделениях министерства финансов возлагается на их руководителей.

1.9. Ответственность за обеспечение внедрения и эксплуатации технологической инфраструктуры, информационной безопасности электронного документооборота министерства финансов возлагается на отдел информатизации. Инструктивные материалы отдела информатизации по вопросам совершенствования электронного документооборота обязательны для исполнения во всех структурных подразделениях министерства финансов.

1.10. Выполнение требований настоящей Инструкции обязательно для всех государственных гражданских служащих, проходящих службу в министерстве финансов (далее - сотрудники). Вновь принятые сотрудники должны быть ознакомлены руководителем структурного подразделения с настоящей Инструкцией.

1.11. Сотрудники министерства финансов несут установленную законодательством Российской Федерации ответственность за несоблюдение требований Инструкции, а также разглашение и передачу служебных документов, их копий и проектов иным лицам без разрешения руководителя структурного подразделения министерства финансов.

1.12. В целях сохранности и своевременного исполнения документов при освобождении сотрудника от должности, нахождении его в отпуске, в том числе учебном, а также в случае его временного отсутствия по иным уважительным причинам все находящиеся у него на исполнении служебные документы по указанию руководителя соответствующего структурного подразделения передаются другому сотруднику.

1.13. Об утрате служебных документов с грифом "Для служебного пользования" (ДСП), проектов правовых актов Правительства Ростовской области, правовых актов министерства финансов, служебной корреспонденции незамедлительно сообщается руководителю соответствующего структурного подразделения, который инициирует проведение служебного расследования.

2. Документация министерства финансов Ростовской области. Общие правила оформления управленческой документации

2.1. Деятельность министерства финансов обеспечивается системой взаимоувязанной управленческой документации. Ее состав определяется компетенцией министерства финансов, порядком разрешения вопросов (едино начальный или коллегиальный), объемом и характером взаимосвязи между министерством финансов и иными органами государственной власти, органами местного самоуправления, организациями, а также гражданами.

2.2. Функции управления в министерстве финансов реализуются с помощью организационно - распорядительной документации, которая включает в себя:

правовые акты - приказы, постановления и распоряжения министерства финансов;

распорядительные документы - решения координационных и совещательных органов, договоры, соглашения, поручения должностных лиц министерства финансов;

организационные документы - положения о структурных подразделениях министерства финансов, должностные регламенты, правила, планы, инструкции (методические рекомендации);

информационно - справочные документы - протоколы, служебные письма, акты, докладные, объяснительные и служебные записки, отчеты, журналы регистрации и т.д.

2.3. Документация министерства финансов Ростовской области.

Документация министерства финансов - это система взаимосвязанной управленческой документации. Ее состав определяется Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД) ОК 011-93, Регламентом Правительства Ростовской области, а также положениями о структурных подразделениях министерства финансов.

2.4. Общие правила оформления организационно - распорядительной документации.

2.4.1. При подготовке документов в министерстве финансов применяется программа Microsoft Office Word. В документах используется шрифт Times New Roman, начертание - обычный, размер шрифта - 14 вт (при оформлении таблиц допускается 12 вт); одинарный - полуторный межстрочный интервал, выравнивание абзаца по ширине, с отступом первой строки 1,25 см. Для оформления заголовков допускается использование шрифта размером 14 - 16 вт в зависимости от размеров основного текста. В документах кавычки оформляются следующим образом: "...".

Допускается использование программы Microsoft Office Excel при изготовлении текстов приложений, а также при составлении распорядительных и информационно-справочных документов.

2.4.2. При оформлении официальных документов устанавливаются следующие размеры полей:

левое - не менее 20 мм;

правое - 10 мм;

верхнее - 20 мм;

нижнее - 20 мм.

2.4.3. При оформлении документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются арабскими цифрами в правом нижнем углу без точки.

2.4.4. При подготовке проектов правовых актов применяется программа Microsoft Office Word. В документах используется шрифт Times New Roman, начертание - обычный, размером 14 вт (при оформлении таблиц допускается 12 вт); одинарный межстрочный интервал; выравнивание абзаца - по ширине с отступом первой строки 1,25 см.

Устанавливаются следующие поля документа:

Для книжных параметров страницы:

верхнее - 1,25 см;

левое - 2,3 см;

правое - 1,5 см;

нижнее - 2 см.

Для альбомных параметров страницы:

верхнее - 2,3 см;

левое - 2 см;

правое - 1,5 см;

нижнее - 1,5 см.

2.4.5. Проект правового акта и приложения к нему имеют общую нумерацию страниц, начиная с первой. Номера страниц располагаются в правом нижнем углу документа.

2.4.6. Заголовок в краткой форме отражает содержание правового акта.

Заголовок печатается с прописной буквы, через 1 межстрочный интервал, точка в конце заголовка не ставится.

Заголовок может занимать до пяти строк.

2.4.7. Текстовая часть проекта отделяется от заголовка 1 - 2 межстрочными интервалами.

2.4.8. Пункты в тексте нумеруются арабскими цифрами. Пункты могут подразделяться на подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами через точку или строчными буквами русского алфавита со скобкой.

2.5. Требования к оформлению документов, представляемых на доклад Губернатору Ростовской области.

2.5.1. Документы, создаваемые для доклада Губернатору Ростовской области, печатаются с использованием шрифта Times New Roman размером N 16, объем информации должен быть изложен на 1 странице (в исключительных случаях - на 2).

Для выделения части документа, наименования, примечания могут использоваться шрифты других типов и размеров, прописные буквы, полужирное начертание, курсив, подчеркивание и так далее.

2.5.2. Содержание документа должно быть предельно ясным и иметь краткую исчерпывающую информацию по существу вопроса.

При оформлении документа в тексте необходимо указывать реквизиты поручения текущего и, при необходимости уточнения, первоначального (номер, дата), применять полужирное начертание для формулировки поручения Губернатора Ростовской области, ключевых и важных сведений, а также выводов (сути, предложений).

2.5.3. На вопросы, поставленные в поручениях Губернатора Ростовской области, должны быть даны исчерпывающие ответы, с конкретными предложениями.

2.5.4. К документу о выполнении поручения Губернатора Ростовской области в обязательном порядке прилагаются:

первичный документ (в случае необходимости - переписка);

резолюция Губернатора Ростовской области;

ответ заявителю (в случае необходимости).

Других документов в подборке быть не должно.

Документ, подготовленный в электронном виде, должен быть оформлен одним файлом, содержать "связку" с первичным документом (либо перечнем поручений) и всеми направленными ранее в адрес Губернатора Ростовской области письмами по его исполнению. Документ должен быть согласован (завизирован) со всеми должностными лицами, определенными поручением (резолюцией) Губернатора Ростовской области, курирующими соответствующее направление, а также контрольным управлением.

2.5.5. В случае утери документа с резолюцией Губернатора Ростовской области ответственность несет исполнитель согласно должностному регламенту.

2.5.6. Письма на имя Губернатора Ростовской области подписываются министром финансов или лицом его замещающим.

2.6. Требования к составу и оформлению реквизитов документа.

2.6.1. Подписание правовых актов, служебных писем и другой корреспонденции в министерстве финансов осуществляется министром финансов или лицом его замещающим.

В состав реквизита "Должность лица - автора документа" входит наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке), личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля с одинарным межстрочным интервалом и центрируется относительно максимальной строки.

В состав реквизита "Подпись" входят: личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия). Для подписания электронных документов используется электронная подпись (далее - ЭП).

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности у правой границы текстового поля. Между инициалами и фамилией ставится жесткий пробел.

Например (здесь и далее примеры наименования организаций, их справочные данные и др. являются условными):

Министр транспорта Рязанской области

Личная подпись

И.К. Иванов

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывается.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемым должностям.

Например:

Генеральный директор

Личная подпись

А.Б. Ткаченко

Генеральный директор

Личная подпись

И.П. Васильев

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне.

Например:

Заместитель Министра юстиции Российской Федерации			Заместитель Министра финансов Российской Федерации
Личная подпись		И.П. Васильев	Личная подпись		Г.Э. Гришин

При подписании совместного документа первый лист оформляется не на бланке.

В документах, составленных комиссией, указываются не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением.

Например:

Председатель комиссии	Личная подпись	Н.И. Свистунов
Члены комиссии:	Личная подпись	К.П. Федорин
	Личная подпись	И.Г. Василенко
	Личная подпись	Г.И. Фролов

Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности, инициалов и фамилии. При этом не допускается ставить предлог "За", надпись от руки "Зам." или косую черту перед наименованием должности.

2.6.2. Оформление реквизита "Адресат". В качестве адресата могут быть органы государственной власти, органы местного самоуправления, организации; их структурные подразделения; должностные или физические лица.

Реквизит "Адресат" центрируется по отношению к самой длинной строке. Длина максимальной строки не должна превышать 10 см и ограничивается правой границей текстового поля.

Например:

	Губернатору
	Ростовской области
	Инициалы, фамилия

При адресовании документа в орган государственной власти, организацию или их структурные подразделения (без указания должностного лица) их наименования пишутся в именительном падеже.

Наименование органа исполнительной власти должно соответствовать наименованию, указанному в положении об этом органе. При наличии сокращенного наименования органа исполнительной власти его помещают в скобках ниже полного.

Над наименованием органа исполнительной власти указывается наименование высшего органа исполнительной власти.

Например:

	Минюст России
	Управление систематизации законодательства

При адресовании документа должностному лицу органа исполнительной власти наименование должности указывается в дательном падеже, инициалы указываются перед фамилией, а наименование высшего органа исполнительной власти в именительном падеже

Например:

	Министерство финансов Российской Федерации
	Директору департамента межбюджетных отношений
	Л.А. Ерошкиной

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно.

Например:

Главам администраций муниципальных образований Ростовской области

Документ не должен содержать более трех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим адресатами не указывается. При большем количестве адресатов составляется указатель рассылки документа, который определяется исполнителем документа.

При направлении документов организациям, расположенным в здании Правительства Ростовской области, а также органам представительной и исполнительной власти и финансовым органам, почтовый адрес в документах может не указываться.

Документы направляются только тем адресатам, которые имеют отношение к исполнению документа.

Если письмо адресуется организации, указывается ее наименование, затем почтовый адрес. Элементы адреса указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 N 221 "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи".

Например:

	Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела
	Милютинский пер., д. 7а г. Москва, 101000

При адресации документа физическому лицу реквизиты пишутся в следующей последовательности: фамилия, инициалы, название улицы, номер дома, квартиры, название населенного пункта, района, области, почтовый индекс.

Например:

	Кирееву И.П.
	ул. Садовая, д. 5, г. Новочеркасск, Ростовская область, 344018

2.6.3. Оформление реквизита "Дата документа". Даты подписания, утверждения, согласования, а также даты, содержащиеся в тексте, оформляются цифровым способом. Элементы даты приводятся арабскими цифрами в одной строке в следующей последовательности: число месяца, месяц, год, например: 15.09.2011.

Допускается и словесно - цифровой способ оформления даты, например: 15 сентября 2011 г.

Обязательным является требование единообразия написания дат в одном конкретном документе.

В международной переписке применяется обратная последовательность в написании дат: год, месяц, число месяца, например: 2011.01.17.

Датой документа является день его подписания (правовые акты министерства финансов, письма, докладные записки, акты и др.), утверждения (инструкция, положение, правила, план, отчет, должностной регламент и др.), события, зафиксированного в документе (протокол).

Документы вступают в силу со дня их подписания (или утверждения), если в тексте или законодательством не предусмотрена другая дата.

При ссылке в тексте на правовой акт или иной документ обязательно указываются его вид, дата, номер.

Цифровой способ проставления дат используется, как правило, при оформлении служебных писем, справок, заключений, написании поручений, визировании документов.

Датой документа для протокола является день заседания (принятия решения), для акта - день, в котором происходит событие, зафиксированное в документе. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

2.6.4. Оформление реквизита "Регистрационный номер". Регистрационный номер документа состоит из индекса по классификатору и его порядкового номера.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе, и одной общей даты.

2.6.5. Наименование либо аннотация документа - краткое содержание (заголовок к тексту) документа может составляться ко всем документам, за исключением документов, имеющих текст небольшого объема (до 5 строк).

Заголовок должен быть кратким, точно передавать содержание документа и согласовываться с наименованием вида документа.

Заголовок отвечает на вопросы: "о чем?", например: "распоряжение... о создании аттестационной комиссии", "чего?", например: "правила... внутреннего трудового распорядка".

Точка в конце заголовка не ставится.

2.6.6. Текст документа составляется на русском языке, с учетом особенностей официально - делового стиля, вида документа и его назначения в управленческой деятельности. Содержание документа должно быть изложено кратко, логично, точно и ясно.

Тексты документов излагаются от:

1 - АО лица единственного числа ("прошу рассмотреть вопрос об установлении льготных тарифов", "предлагаю...");

3 - АО лица единственного числа ("министерство финансов Ростовской области не считает возможным...").

В совместных документах текст излагают от 1 - АО лица множественного числа ("слушали", "решили").

В информационно-справочных документах используется форма изложения текста от 3-АО лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции", "в состав объединения входят", "комиссия установила").

В текстах правовых актов используются глаголы в форме настоящего времени, придающие тексту предписывающий характер, например:

"Виза включает в себя наименование должности руководителя министерства или его заместителя и личную подпись визирующего, расшифровку подписи и дату";

"Нормативные предписания оформляются в виде пунктов, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют".

В тексте документа не рекомендуется отрывать и переносить на другую строку:

инициалы имени и отчества от фамилии;

дату от наименования месяца;

знак "N" от его цифрового значения;

цифры, обозначающие количество, от слов "процент", "метр", "километр", "тонна" и т.д.;

код города и цифры телефонного номера.

Если в тексте документа требуется указание фамилий, инициалы оформляются после фамилии.

В тексте документа, подготовленного на основании законодательных, иных правовых актов, изданных органами власти, автором документа указываются наименование вида документа, наименование органа, издавшего документ, дата принятия или утверждения документа, его регистрационный номер, а также заголовок документа, заключенный в кавычки, например:

"В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 13.08.1997 N 1009 "Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации";

"В соответствии с Областным законом от 01.08.2011 N 635-ЗС "О Правительстве Ростовской области".

Тексты документов оформляются в виде анкеты, таблицы, собственно текста или в виде соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом 2-АО лица множественного числа настоящего или прошедшего времени ( "имеете", "владеете", "были", "находились" и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны согласовываться с наименованиями признаков.

Текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указываются причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

Текст может содержать одну заключительную часть (например письма, заявления - просьбу без пояснения; справки, докладные записки - оценку фактов, выводы).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указываются их реквизиты: наименование документа; наименование организации - автора документа; дата документа; регистрационный номер документа; заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.п., то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

2.6.7. Ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ.

2.6.8. Таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже, единственном числе. В конце заголовков граф знаки препинания не ставятся. В заголовках строк знаки препинания ставятся только внутри предложения. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Подзаголовки граф и строк пишутся со строчной буквы. Сокращения в заголовках и подзаголовках не допускаются.

В таблице после слов "Итого", "Всего" двоеточие не ставится.

Цифровые величины, если есть дробные числа, при перечислении разделяются точкой с запятой (1,2; 5,1; 6,3).

Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы. На следующих страницах печатаются только номера граф.

В таблицах не должно быть пустых граф, нулей. При отсутствии текста или цифр в них ставится по центру знак тире " - ". Не допускается заменять повторяющийся текст знаком " -//- ".

При наличии графы "период" или "срок" таблица оформляется в хронологической последовательности. Под "периодом" подразумевается промежуток времени, например: январь 2013 г. - июнь 2014 г. Под "сроком" рекомендуется указывать конкретную дату, например: 1 января 2013 г. При употреблении периода времени продолжительностью в полный календарный год слово "год" пишется полностью, например: в 2009 году. При указании периода в неполный календарный год пишется "г.", например: 5 января 2013 г.

2.6.9. Отметка о наличии приложений используется при оформлении сопроводительных писем и приложений к приказам, постановлениям, распоряжениям, планам, программам, отчетам, договорам, положениям, правилам, инструкциям и другим документам.

В сопроводительных письмах отметка о приложении оформляется под текстом письма от границы левого поля.

Например:

Приложение на 3 л. в 1 ОКЗ.

При наличии нескольких приложений в отметке о приложении они нумеруются, указываются наименования каждого приложения, количество листов и количество экземпляров.

Например:

Приложения	1. Справка о подготовке школ к учебному году на 8 л. в 2 ОКЗ.
	2. Список школ на 3 л. в 2 ОКЗ.

Отметка о наличии приложений в правовых актах указывается в тексте, например: согласно приложению N 2 или: (приложение N 2). При наличии одного приложения порядковый номер не ставится. При наличии нескольких приложений на них проставляются порядковые номера. Перед цифровыми обозначениями ставится знак "N".

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:

Приложение

заключение постоянной комиссии по здравоохранению от 25.04.2001 N 15 и приложения к нему, всего на 21 л. в 2 ОКЗ.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается.

Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметка о его наличии оформляется следующим образом:

Приложение на 3 л. в 5 ОКЗ. только в первый адрес.

Если приложениями к сопроводительному письму являются документы, содержащие информацию конфиденциального характера, например, служебную тайну, отметка о приложении оформляется следующим образом:

Приложение

Справка о неплатежеспособных предприятиях, для служебного пользования, бег. N 26-ГСП, на 2 л. в 1 ОКЗ.

В приложениях к правовым актам помещаются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др. Приложения визируются исполнителем и руководителем структурного подразделения, внесшего проект. Параметры полей, формат шрифта и абзацев приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текста проекта. В таблицах и схемах допускается использование шрифта меньшего размера.

Каждое приложение к проекту оформляется с новой страницы.

На первой странице приложения печатается слово "Приложение", ниже дается ссылка на правовой акт. Все составные части реквизита печатаются через 1 межстрочный интервал, располагаются с отступом от левой границы текстового поля (11 см - при книжных параметрах страницы, 19 см - при альбомных) и выравниваются по центру. При наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами с использованием знака "N".

Например:

Приложение N 1 к постановлению Правительства Ростовской области от 15.09.2011 N 2

Заголовок к тексту приложения располагается по центру. Первое слово выделяется прописными буквами (Положение, перечень и т.д.).

Разделы в приложениях нумеруются арабскими цифрами, а подразделы, пункты и подпункты - арабскими цифрами с добавочным номером через точку (например, 1.2; 4.2.11). Нумерация подпунктов, содержащая в номере более трех чисел через точку, не рекомендуется. Названия разделов располагаются по центру, точка в конце не ставится.

Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы или схемы.

Не допускается наличие "скрытых" формул в электронном документе правового акта.

2.6.10. Согласование проекта документа с другими органами власти или должностными лицами оформляется грифом согласования. Проект документа может быть согласован непосредственно должностным лицом, протоколом коллегиального органа или служебным письмом.

При согласовании документа должностным лицом гриф согласования состоит из слова Согласовано (прописными буквами, без кавычек), должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования.

Например:

		Согласовано
		Ректор Финансовой академии при Правительстве Российской Федерации
		Личная подпись И.С. Новикова
		Дата

Гриф согласования располагается под реквизитом "подпись" или на отдельном листе согласования. Лист согласования составляется в случаях, когда содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций, о чем делается отметка на месте грифа согласования.

Например:

	Лист согласования прилагается
	Начальник юридического отдела
	Личная подпись		В.И. Самойлов
	Дата

Лист согласования оформляется по следующей форме:

Лист согласования к проекту положения о системе ведения классификатора управленческой документации
Согласовано			Согласовано
Заместитель председателя Ространснадзора			Заместитель председателя Росжелдора
Личная подпись		К.А. Коротков	Личная подпись		И.С. Белова
	Дата			Дата

При согласовании документа Губернатором Ростовской области гриф согласования центрируется по отношению к самой длинной строке:

	Согласовано
	Губернатор Ростовской области
	Личная подпись		Инициалы, фамилия
		Дата

2.6.11. Утверждение документа. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова Утверждению (прописными буквами, без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

Например:

	Утверждаю
	Министр культуры Свердловской области
		И.В. Сергеев
	(личная подпись)	Дата

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

При утверждении документа правовым актом, решением или протоколом гриф утверждения состоит из слова Утвержден (Утверждена, Утверждены или Утвержден), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера.

Например:

		Утверждено
		распоряжением Правительства Ростовской области
		от 23.09.2011 N 12

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.

Гриф утверждения центрируется по отношению к самой длинной строке.

2.6.12. Отметка о заверении копии оформляется штампом "Копия верна" министра финансов. Штамп включает в себя:

заверительную надпись: "Копия верна";

наименование должности лица, заверившего копию;

расшифровку подписи (инициалы, фамилия);

дату заверения.

Если копия документа содержит более одного листа, то листы прошиваются нитками, на обороте последнего листа нитки проклеиваются листом бумаги. Удостоверяющие копию штамп и печать, а также указание количества страниц: "Всего в копии 5 л." должны заходить на приклеенный лист.

Листы многостраничных копий (выписок из документа) нумеруются.

Министерство финансов выдает копии только тех документов, которые создаются в министерстве финансов.

2.6.13. Отметка об исполнителе включает в себя имя, отчество, фамилию исполнителя документа, код города и номер телефона, которые располагаются на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу от левой границы текстового поля размером шрифта N 10. Например:

Иван Викторович Петров,
(863) 249 54 67

2.6.14. Указания по исполнению документа (резолюция) включают: фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись руководителя и дату.

В случае, если в указаниях по исполнению документа поручение дано нескольким должностным лицам, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым, если не оговорено иное. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координации их работы.

Указания по исполнению документа оформляются в регистрационной карточке документа (далее-РК) в системе "Дело".

2.6.15. Отметка о контроле за исполнением документа обозначается в РК буквой "К".

2.6.16. Отметка о конфиденциальности проставляется на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне или к иному виду конфиденциальной информации (виды конфиденциальной информации установлены Указом Президента Российской Федерации от 06.03.97 N 188 "Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера"). Отметка о конфиденциальности на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне, имеет вид "Для служебного пользования".

Отметка проставляется в верхнем правом углу первого листа документа, а также на первом листе сопроводительного письма к документам, и может дополняться указанием номера экземпляра документа.

2.6.17. Отметка о поступлении документа содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты).

Допускается проставлять отметку о поступлении документа в виде штампа.

3. Бланки документов

3.1. Документы в министерстве финансов печатаются на бланках министерства финансов, бланках заместителя Губернатора Ростовской области - министра финансов (далее - министр финансов) изготавливаемых на белой бумаге формата А4 (210х297 мм), при соблюдении правил машинописных работ.

Документы, адресованные Губернатору Ростовской области и его заместителям, оформляются без использования бланка.

Документы, порядок оформления которых не установлен настоящей Инструкцией, оформляются по форме и (или) в порядке, установленных соответствующими правовыми актами.

3.2. Для министерства финансов, его структурных подразделений, должностных лиц устанавливаются следующие виды бланков документов:

- бланк письма (приложение N 1);

- бланк приказа (приложение N 2);

- бланк распоряжения (приложение N 3);

- бланк постановления (приложение N 4).

3.3. Бланки документов, применяемые в министерстве финансов, должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам.

Структурные подразделения министерства финансов при направлении писем, как правило, используют бланк "Министерство финансов Ростовской области".

3.4. Изготовление, использование, учет и хранение бланков с изображением Герба Ростовской области.

3.4.1. Введение в обращение по мере необходимости новых бланков документов осуществляется по разрешению (поручению) министра финансов.

3.4.2. Правила применения изображения Герба Ростовской области на бланках определены Областным законом от 28.10.1996 г. N 32-ЗС "О Гербе Ростовской области".

3.4.3. Гербовые бланки министерства финансов являются полиграфической продукцией, изготавливаются в типографии по заявкам общего отдела и подлежат учету.

3.4.4. Гербовые бланки должны быть пронумерованы. Порядковый номер проставляется в нижней части оборотной стороны бланка. Учет и выдача бланков ведутся в общем отделе раздельно по видам бланков. Книга по учету бланков строгой отчетности (ф.0504045), утверждена приказом Минфина России от 30.03.2015 N 52н "Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению".

3.4.5. Исполнителям бланки выдаются под роспись. Ответственность за обеспечение сохранности бланков и правильность их использования несут руководители структурных подразделений министерства финансов.

3.4.6. Самостоятельное изготовление и использование неучтенных в установленном порядке бланков запрещается.

3.5. Сотрудники министерства финансов представляют в общий отдел отчеты об использовании номерных бланков министерства финансов не позднее 30 числа текущего месяца, с приложением испорченных бланков.

3.6. Проверка наличия, использования и хранения бланков проводится по мере необходимости комиссией, назначаемой распоряжением министерства финансов. В случае обнаружения нарушений при изготовлении, учете, хранении и использовании бланков комиссией проводится служебное расследование, результаты которого оформляются актом и докладываются министру финансов.

4. Организация документооборота

4.1. Документооборот в министерстве финансов осуществляется в электронном виде по системе "Дело". Передача документов по иным каналам связи и (или) на бумажном носителе не допускается, за исключением случаев, когда федеральными или областными законами либо принимаемыми в соответствии с ними правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.

4.2. Все действия, производимые с документом (регистрация, внесение резолюций, визирование, подпись, постановка и снятие с контроля, передача, ознакомление, списание документа в дело, передача в архив), в обязательном порядке фиксируются в регистрационной карточке системы "Дело". При этом к РК в обязательном порядке должен быть прикреплен файл электронного документа (для графических документов - формата Pdf; для текстовых документов - Doc, Docx, Xls, Xlsx).

Файл электронного образа документа должен обеспечить визуальную идентичность его бумажному оригиналу в масштабе 1:1. Качество присоединенного файла электронного образа документа должно позволять в полном объеме прочитать текст документа и распознать его реквизиты. Если бумажный документ состоит из двух или более листов, электронный образ такого бумажного документа формируется в виде одного файла.

4.3. Допускается передача документов почтовым отправлением, нарочно, факсом, если адресат не является пользователем системы "Дело", а также в случаях, когда федеральными или областными законами, либо принимаемыми в соответствии с ними правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа на бумажном носителе.

4.4. В случае возникновения чрезвычайных ситуаций или катастроф, повлекших прекращение функционирования системы "Дело", передача документов между участниками осуществляется с использованием всех доступных каналов связи и (или) на бумажном носителе до момента восстановления работоспособности системы "Дело". После восстановления работоспособности участники вносят информацию о документах, переданных по каналам связи и (или) на бумажном носителе, в систему "Дело".

4.5. Обмен электронными документами, отправляемыми и поступающими по системе межведомственного электронного документооборота (далее - МЭДО), осуществляется в соответствии с правовыми актами Правительства Российской Федерации, а также методическими рекомендациями Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации и Федеральной службы охраны Российской Федерации.

Обмен электронными документами с организациями, не являющимися участниками межведомственного электронного документооборота, и гражданами может осуществляться с использованием электронной почты.

4.6. Документы, создаваемые в министерстве финансов и поступающие в министерство финансов на бумажном носителе, включаются в систему "Дело" после сканирования и создания электронных образов документов. Включение электронного образа документа в систему "Дело" возможно после его верификации (подтверждения соответствия электронного образа документа его подлиннику).

Сканированию не подлежат:

- судебные документы;

- уставы организаций;

- прошитые документы;

- документы на бумаге формата А3.

В случае необходимости передачи таких документов нескольким исполнителям, сотрудниками общего отдела делается ксерокопия.

4.7. Составление, оформление и согласование проектов электронных документов осуществляются по общим правилам делопроизводства, установленным в отношении аналогичных документов на бумажном носителе.

Электронный документ должен иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати.

4.8. Для подтверждения подлинности электронных документов в министерстве финансов используются ЭП.

5. Прием, регистрация, отправка документов

5.1. Прием, первоначальная обработка и регистрация поступающей корреспонденции на бумажных носителях производятся общим отделом.

К регистрации и дальнейшей обработке в общий отдел принимаются документы на бумажных носителях, поступающие из организаций, не имеющих рабочих мест в системе "Дело", а также граждан, адресованные министерству финансов Ростовской области, первому заместителю министра финансов, заместителям министра финансов.

Корреспонденция, проходит первоначальную обработку, регистрируется и передается помощнику - главному специалисту заместителя Губернатора Ростовской области - министра финансов (далее помощник министра финансов).

5.2. Документы, адресованные министру финансов, за исключением документов, полученных из судебных органов и из Министерства финансов Российской Федерации, принимает и регистрирует управление документационного обеспечения Правительства Ростовской области, после чего они передаются в приемную министра финансов.

5.3. Корреспонденция для министра финансов формируется и передается сотрудниками общего отдела помощнику министра финансов.

Документы с резолюцией министра финансов, адресованные первому заместителю министра финансов и заместителям министра финансов, управляющему делами министерства финансов формируются в папки сотрудниками общего отдела и передаются на рассмотрение по назначению.

5.4. Регистрация документов производится в день поступления документа.

В правом нижнем углу первого листа основного документа проставляется отметка (штамп) с указанием даты, входящего регистрационного номера. При регистрации ответа в системе "Дело" на поручение по ранее зарегистрированному документу в РК делается связка с этим документом.

Все поступившие конверты (бандероли), за исключением имеющих пометку "Лично", вскрываются и передаются по назначению.

Конверты от писем сохраняются и прилагаются к письмам.

При приеме корреспонденции проверяются правильность ее адресования и доставки, целостность конвертов и, после вскрытия, наличие вложенных в них документов, правильность оформления (наличие регистрационных номеров, подписи, печати, приложений).

Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю. Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается отправителю или по назначению. Входящие документы на бумажном носителе без регистрационного номера, даты, подписи, без приложений, если на их наличие указано в документе, с техническими повреждениями (мятые, подмоченные, рваные, нечитаемые) не регистрируются и возвращаются исполнителю.

5.5. Приложения к документам, поступающие позднее, отдельно не регистрируются (проставляется штамп "к входящему" основного документа).

5.6. Документы с грифом "Для служебного пользования" регистрируются сотрудниками общего отдела отдельно от общей корреспонденции в журнале регистрации документов служебного пользования (приложение N 5) и вручаются руководителям структурных подразделений под роспись.

5.7. Документы, не зарегистрированные в общем отделе, сотрудниками структурных подразделений не рассматриваются.

5.8. Содержание резолюций документов, поступивших из приемной министра финансов, от первого заместителя министра финансов, заместителей министра финансов, управляющего делами министерства финансов отражается сотрудниками общего отдела в регистрационной карточке. Передача документов с резолюцией в два и более адреса обеспечивается с использованием системы "Дело" сотрудниками общего отдела. Экземпляр на бумажном носителе передается исполнителю, указанному в резолюции первым (если не оговорено иное).

5.9. Рассылка документов.

5.9.1. Все исходящие документы министерства финансов на бумажном носителе в обязательном порядке регистрируются в общем отделе в журнале регистрации исходящих документов министерства финансов Ростовской области (приложение N 6) и системе "Дело" (за исключением доверенностей и соглашений).

5.9.2. Информация о зарегистрированных документах и путях их прохождения хранится в электронной базе системы "Дело" и доступна сотрудникам в соответствии с заданными правами доступа.

5.9.3. Подписанные письма передаются исполнителем в общий отдел для отправки. При этом на письме исполнителем проставляется номенклатурный номер и дата, к письму прилагаются полный почтовый адрес получателя, а при ответе на входящий документ - также его номер и дата. Корреспонденция для отправки принимается до 15.00 часов.

Отправка документов фиксируется в системе "Дело".

5.10. Документы, регистрируемые и отправляемые адресату по системе "Дело", подписанные с применением ЭП, являются электронными документами и хранятся в системе "Дело" в соответствии с номенклатурой дел. При необходимости может быть создана копия электронного документа на бумажном носителе.

При подготовке РКПД исполнитель, создающий проект документа, указывает визирующих и подписывающих должностных лиц.

Отправка электронных документов, подписанных министром финансов, первым заместителем министра финансов, заместителями министра финансов, управляющим делами министерства финансов, осуществляется сотрудниками общего отдела.

Перед отправкой исходящего документа проверяется правильность его оформления. Сотрудник общего отдела проверяет наличие адресата, наличие прикрепленного электронного образа документа, подписанного ЭП, наличие визы согласования всех должностных лиц, указанных в РКПД, и только после этого приступает к регистрации документа, созданного на основе проекта.

В момент отправки документа в его РК вносится признак отправки (проставляется дата и время отправки).

Отправка документа завершается сохранением РК.

6. Прием и передача служебных документов по официальным каналам электронной почты и с помощью услуг почтовой связи

6.1. В общем отделе обработка исходящей документации, подготовленной для отправки с помощью услуг почтовой связи на бумажных носителях, включает в себя ее регистрацию, сортировку, адресование и вложение в конверты, заклеивание, определение и проставление стоимости отправления, составление списка на заказную почту и передачу в отделение почтовой связи.

6.2. Поступившие в общий отдел документы, отправляемые в конвертах с помощью услуг почтовой связи через почтовое отделение, регистрируются до 15 час. 00 мин.

6.3. Принятые сотрудниками общего отдела исходящие документы сортируются по корреспондентам и видам почтовых отправлений. Документы, направляемые одновременно в один адрес, вкладываются в один конверт. Исходящий документ, отправляемый в четыре и более адреса, представляется в общий отдел вместе с реестром отправки.

6.4. Заказной корреспонденцией сотрудники общего отдела отправляют документы в федеральные государственные органы власти, органы судебной власти, ответы на обращения граждан и другие (контракты на выполнение работ и оказание услуг, акты о приемке выполненных работ и оказанных услуг от сторонних организаций и т.д.). Остальные документы отправляются простыми почтовыми отправлениями.

Определение стоимости отправлений, маркирование конвертов, составление списка регистрируемых отправлений и передача в почтовое отделение связи производится в соответствии с "Почтовыми правилами".

6.5. Исходящие документы, отправляемые по электронной почте, регистрируются сотрудниками общего отдела в обычном порядке и под роспись передаются исполнителю.

Зарегистрированные в общем отделе исходящие документы, подлежащие отправке по электронной почте, направляются исполнителем в отдел информатизации вместе с информацией об электронном адресе получателя.

Запрещается передавать по электронной почте документы с пометкой "Для служебного пользования".

Ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя структурного подразделения министерства финансов.

6.6. Техническую поддержку и развитие системы электронной почты в министерстве финансов обеспечивает отдел информатизации.

7. Подготовка и оформление правовых актов министерства финансов

7.1. Правовые акты издаются министерством финансов в форме приказов, распоряжений, постановлений.

7.2. В министерстве финансов приказы готовятся по двум направлениям:

по кадровым вопросам (готовит отдел кадров);

по оперативным и другим текущим вопросам министерства финансов (готовят структурные подразделения министерства финансов в пределах своей компетенции).

Правовые акты подписываются министром финансов или лицом, его замещающим, и заверяются гербовой печатью министерства финансов.

7.3. Подготовка проектов правовых актов.

7.3.1. Порядок подготовки и издания правовых актов определен приказом министерства финансов от 15.11.2011 N 89 "Об утверждении порядка подготовки и издания правовых актов министерства финансов Ростовской области".

7.3.2. Подготовка проектов правовых актов осуществляется на основании:

поручений министра финансов или лица, его замещающего, в том числе оформляемых резолюцией на обращение первого заместителя министра финансов, заместителя министра финансов, управляющего делами министерства финансов, руководителя структурного подразделения с просьбой о подготовке соответствующего правового акта или на других документах;

поручений, определенных ранее принятыми правовыми актами.

7.3.3. Подготовка и согласование обращения, указанного в подпункте 7.3.2 настоящего пункта, осуществляется в системе "Дело".

7.3.4. Проект правового акта подготавливается, согласовывается и представляется на подпись министру финансов на бумажном носителе в единственном экземпляре.

7.4. Оформление правовых актов.

7.4.1. Тексты приказов, постановлений и распоряжений министерства финансов печатаются на бланках установленного образца в структурных подразделениях министерства финансов.

7.4.2. При подготовке проектов правовых актов применяется правила оформления документов, указанные в разделе 2 настоящей инструкции.

7.4.3. Подпись отделяется от текста тремя межстрочными интервалами, оформляется в соответствии с подпунктом 2.6.1 пункта 2.6 раздела 2 настоящей Инструкции.

7.4.4. В проектах правовых актов употребляются официальные наименования органов и организаций. При первом упоминании по тексту используется полное наименование, в последующих - допускается сокращенное.

7.4.5. Правовой акт должен содержать пункт о возложении контроля за исполнением документа на заместителей министра финансов (в том числе первого), управляющего делами, руководителей структурных подразделений министерства финансов, других должностных лиц. Исключения составляют документы по вопросам, не требующим общего контроля, в частности: назначение на должность, увольнение, поощрение, отпуск, командирование, утверждение штатного расписания и т.п.

Если принимаемый документ отменяет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами "Признать утратившим силу...".

7.4.6. Приложения к проекту оформляются в соответствии с подпунктом 2.6.9 пункта 2.6 раздела 2 настоящей Инструкции.

7.4.7. Список рассылки (приложение N 7) оформляется исполнителем до передачи проекта правового акта на подпись министру финансов или лицу, исполняющему его обязанности. В нем указывается необходимость (отсутствие необходимости) размещения текста правового акта на официальном сайте министерства финансов и направления правового акта в Правительство Ростовской области и Законодательное Собрание Ростовской области.

7.5. Регистрация правовых актов.

7.5.1. После подписания правового акта он передается в общий отдел для регистрации, с приложением основания подготовки проекта правового акта и регистрационной карточки к основанию, распечатанной из системы "Дело".

Регистрация подписанных правовых актов производится в журнале, а также электронном виде с использованием системы "Дело".

Регистрация правового акта в системе "Дело" включает присвоение правовому акту порядкового номера по журналу регистрации, внесение информации о названии правового акта, дате регистрации, сведений об исполнителе (фамилия, имя, отчество, должность), заполнение в РК поля "Связки", куда помещаются ссылки на основание для подготовки правового акта, ранее изданные правовые акты, рассылку правового акта согласно листу рассылки, подготовленному исполнителем.

7.5.2. Для направления заинтересованным сторонам и исполнителям, не являющимся пользователями системы "Дело", структурные подразделения представляют заверенную копию правового акта с сопроводительным письмом в общий отдел с указанием полного почтового адреса получателей.

7.5.3. Тиражирование бумажных копий правовых актов обеспечивается общим отделом.

7.5.4. Первые экземпляры правовых актов с приложением основания подготовки проекта правового акта и листом рассылки, с отметкой о рассылке, хранятся в общем отделе.

Правовые акты формируются в дела и располагаются в хронологическом порядке по номерам.

Дела располагаются в вертикальном положении корешками наружу.

Правовые акты хранятся в общем отделе до окончания текущего года и передаются на постоянное хранение в архив министерства финансов.

7.5.5. Приказы регистрируются в журнале регистрации приказов министра финансов по оперативным и текущим вопросам (приложение N 8).

7.5.6. Распоряжения регистрируются в журнале регистрации распоряжений министерства финансов Ростовской области (приложение N 9).

7.5.7. Постановления регистрируются в журнале регистрации постановлений министерства финансов Ростовской области (приложение N 10).

7.5.8. Журналы регистрации приказов, распоряжений, постановлений министерства финансов по оперативным и другим текущим вопросам хранятся постоянно, в соответствии с утвержденной сводной номенклатурой дел министерства финансов. Срок ведения каждого журнала один год. Журналы должны быть сшиты, сшив заверен печатью, подписью начальника общего отдела, страницы пронумерованы в верхнем правом углу.

8. Особенности оформления отдельных видов организационно-распорядительной документации в министерстве финансов

8.1. Протокол

8.1.1. По поручению министра финансов, первого заместителя министра финансов, заместителей министра финансов, управляющего делами министерства финансов решения, принятые на совещании (заседании), оформляются протоколом.

8.1.2. Организационно-техническое обеспечение деятельности совещания (заседания) возлагается на структурное подразделение министерства финансов, сотрудники которого подготавливают документы к совещанию (заседанию) в соответствии с повесткой дня совещания (заседания). Данные документы должны содержать материалы по обсуждаемому вопросу (в том числе в необходимых случаях с проектами правовых актов), подготовленные в установленном порядке, завизированные руководителем соответствующего структурного подразделения и первым заместителем министра финансов, заместителями министра финансов или управляющим делами министерства финансов (в соответствии с распределением обязанностей).

8.1.3. Протокол совещания (заседания) оформляется соответствующим структурным подразделением и представляется министру финансов в суточный срок (если им не установлен иной срок подготовки документа) после окончания совещания (заседания).

На протоколе, содержащем информацию ограниченного распространения, проставляется пометка "Для служебного пользования".

8.1.4. Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.

В вводной части оформляются следующие реквизиты:

председатель или председательствующий;

секретарь;

присутствовали - список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших;

повестка дня;

перечень рассматриваемых вопросов, перечисленный в порядке их значимости, с указанием докладчика по каждому рассматриваемому пункту повестки дня. Вопросы повестки дня формулируются с предлогом "О" ("Об"), печатаются от границы левого поля и нумеруются арабскими цифрами.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

Слушали - Выступили - Постановили (Решили)

Основное содержание докладов и выступлений включается в текст протокола или прилагается к нему, в последнем случае в тексте делается сноска "Текст выступления прилагается". Постановление (решение) в тексте протокола печатается полностью, при необходимости приводятся итоги голосования: "За - ...", против - ..., воздержалось - ...".

Допускается форма составления протокола, при которой фиксируются только принятые постановления (решения) по соответствующим вопросам.

8.1.5. Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании. Регистрируются протоколы в общем отделе министерства финансов.

8.1.6. Датой протокола является дата заседания.

8.1.7. Копии решений в виде выписок из протоколов рассылаются в соответствии с указателем рассылки исполнителям в суточный срок, а содержащие срочные или оперативные поручения - незамедлительно.

Указатель рассылки подписывается руководителем структурного подразделения, ответственного за проведение совещания (заседания).

8.1.8. Протоколы печатаются на стандартном листе бумаги формата А4, имеют следующие реквизиты:

наименование документа - слово "Протокол" печатается прописными буквами полужирным шрифтом и выравнивается по центру текстового поля;

заголовок к тексту отделяется от предыдущего реквизита двумя межстрочными интервалами, печатается через один интервал и выравнивается по центру текстового поля;

дата и номер протокола печатаются через два межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита. Дата оформляется цифровым или словесно-цифровым способом;

место проведения заседания, совещания указывается при оформлении протоколов совещания в том случае, если оно проходило не в обычном месте; печатается через два межстрочных интервала после предыдущего реквизита по центру текстового поля.

В повестке дня каждый вопрос нумеруется арабской цифрой и его наименование начинается с предлога "О" ("Об"). Далее указываются должность, фамилия и инициалы докладчика.

Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала.

Затем указывается принятое по обсуждаемому вопросу решение (постановление). Решения по нескольким вопросам подразделяются на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Постановляющая часть решений, как и распорядительные документы, должна быть конкретной и содержать ответы на следующие вопросы: кому, что сделать и к какому сроку.

Полностью подготовленный протокол подписывается председателем и секретарем (должностным лицом, ведущим протокол). Подпись отделяется от текста тремя межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия). Под подписью председателя располагается подпись секретаря (должностного лица, ведущего протокол) (приложение N 11). Возможно подписание протокола председателем с использованием грифа утверждения.

8.1.9. Протоколы могут издаваться в краткой форме. В этом случае в вводной части протокола указываются инициалы, фамилии председательствующего (председателя), секретаря (должностного лица, ведущего протокол), а также инициалы и фамилии присутствовавших лиц.

Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля, подчеркивается, после слова ставится двоеточие. Ниже печатаются наименования должностей присутствующих, а справа от наименования должностей - их инициалы и фамилии. Наименования должностей могут указываться обобщенно.

Например:

Присутствовали:

Заместитель министра культуры области	И.О. Фамилия
Заместители министра труда и социального развития области	И.О. Фамилия
	И.О. Фамилия

Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.

В основной части протокола указываются номер вопроса в соответствии с повесткой дня, содержание вопроса и принятые решения.

Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога "О" ("Об"), печатается центрованно и подчеркивается одной чертой ниже последней строки на расстоянии не более интервала. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал.

Затем указывается принятое по вопросу решение.

8.1.10. Допускается форма составления протокола (перечня поручений) в виде таблицы (приложение N 12). В этом случае в графах таблицы указываются содержание поручения, ответственный исполнитель, срок исполнения.

Подготовленный протокол подписывается председателем и секретарем (должностным лицом, ведущим протокол).

8.2. Служебные письма.

8.2.1. Служебное письмо - официальный документ информационно - справочного характера, используемый для обмена информацией в деятельности органов власти, организаций и граждан.

8.2.2. Подготовка служебных писем осуществляется структурными подразделениями в соответствии с общими правилами оформления управленческой документации, изложенными в разделе 2 настоящей Инструкции.

8.2.3. Тексты ответных писем должны соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции руководства.

8.2.4. Служебные письма визируются исполнителем и руководителем структурного подразделения.

8.2.5. Служебные письма, как правило, передаются в виде электронного документа с использованием системы "Дело" или печатаются на стандартных бланках министерства финансов, бланках министра финансов формата А4. Образец оформления письма приведен в приложении N 13.

8.2.6. Датой письма является дата его регистрации в системе "Дело".

8.3. Докладная, объяснительная и служебная записки.

Докладная записка составляется при необходимости уведомления руководителя о каких-либо фактах или событиях и может содержать предложения составителя по излагаемому вопросу.

В зависимости от содержания и назначения докладные и служебные записки делятся на информационные и отчетные, а также могут иметь инициативный характер.

Текст докладной, служебной записки может состоять из двух частей. В первой части, как правило, излагаются факты или события, послужившие поводом к написанию докладной записки, во второй - выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять в связи с изложенными фактами.

Записки, составляемые сотрудниками с объяснением причин поведения, проступков, ситуаций (объяснительные записки), могут быть оформлены рукописным способом на стандартном листе бумаги формата А4.

8.4. Положение, правила, инструкция.

Положения, правила и инструкции могут применяться как самостоятельные документы, которые подписываются министром финансов или лицом его замещающим, утверждаться в форме грифа утверждения или распорядительным документом.

Текст положения, правил, инструкции излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова "должен", "следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается".

Заголовок к тексту положения, правил, инструкции отвечает на вопрос "о чем?".

Констатирующей частью положений, правил, инструкций служит раздел "Общие положения", в котором указываются основания разработки документа, основное назначение и сфера его распространения.

Основной текст положения, правил, инструкции может делиться на разделы (главы), пункты и подпункты. Разделы (главы) имеют названия, нумеруются арабскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами через точку.

8.5. План.

Составляющими пунктами планов являются:

наименование (содержание) работы или мероприятия;

исполнитель;

срок исполнения;

отметка об исполнении.

Планы работ или мероприятий подписываются должностными лицами, ответственными за их выполнение, с указанием даты подписания. Планы, как правило, подлежат утверждению.

Министерство финансов в своей деятельности руководствуется утвержденными планами работы министерства финансов на год (приложение N 14), планами мероприятий министерства финансов на квартал (приложение N 15), а также планами мероприятий Правительства Ростовской области на год, квартал, месяц.

8.6. Акт.

Текст акта состоит из двух частей - вводной и констатирующей.

Вводная часть акта содержит наименование распорядительного документа, на основании которого актируются факт, событие или действие (в соответствующем падеже), его номер и дату.

Дата и место составления, проставляемые в реквизитах акта, должны соответствовать дате и месту актируемого события.

Заголовок акта начинается с предлога "О" и формулируется с помощью отглагольного существительного, например: "О приеме - передаче материальных ценностей".

Если акт составлен комиссией, то первым указывается председатель комиссии. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке. Слова "Основание", "Председатель", "Члены комиссии", "Присутствовали" пишутся с прописной буквы.

В констатирующей части акта излагаются цели и задачи актирования, существо и характер проведенной комиссией работы, установленные факты и события, а также выводы и замечания. Констатирующая часть заканчивается сведениями о количестве экземпляров акта и месте их нахождения.

Количество экземпляров акта определяется числом заинтересованных в нем сторон или нормативными документами, регламентирующими составление акта.

Акты подписываются всеми членами комиссии. При необходимости акты подлежат утверждению.

8.7. Отчет.

Текст отчета может состоять из разделов, подразделов, пунктов и подпунктов, которые нумеруются арабскими цифрами в установленном порядке.

Отчет должен иметь подписи или визы составителей с указанием даты визирования.

8.8. Телеграмма.

8.8.1. Текст телеграммы должен быть сжатым, без переноса слов, союзов и предлогов (если при этом не искажается его содержание). Знаки препинания следует писать только словами, полностью.

8.8.2. Телеграммы печатаются в двух экземплярах, один из которых (после подписания) передается на телеграф, второй экземпляр телеграммы ( с визами) остается в деле.

При направлении телеграмм с одним и тем же текстом более чем в четыре адреса исполнитель составляет список адресатов (в двух экземплярах) с указанием почтовых и телеграфных адресов.

При рассылке телеграмм в десять и более адресов, прилагается информация об адресатах на электронном носителе.

8.9. Телефонограмма.

Телефонограмма - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста (передается по телефону и записывается получателем).

9. Печати, штампы, используемые в министерстве финансов. Изготовление и применение печатей и штампов

9.1. Изготовление, применение и хранение печатей и штампов. Порядок применения печатей и штампов.

9.1.1. На документах, требующих особого удостоверения подлинности, ставится печать.

Оттиск печати является способом подтверждения подлинности подписи должностного лица на документе. Печать ставится на документах в случаях, предусмотренных законодательством или иными нормативными правовыми актами. Печать ставится на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица (за исключением документов, где определено место печати). Печать может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.

9.1.2. Применение гербовой печати.

В министерстве финансов Ростовской области применяется гербовая печать:

"Министерство финансов Ростовской области" - ставится на документах, подписанных министром финансов, хранится у начальника управления бюджетного учета, отчетности и кадровой работы - главного бухгалтера.

9.1.3. Применение негербовых печатей.

Негербовые печати министерства финансов ставятся:

"Министерство финансов Ростовской области. Отдел кадров" - на документах, регламентирующих работу отдела;

"Министерство финансов Ростовской области. Спецчасть" - на документы, регламентирующие работу главного специалиста по мобилизационной работе;

"Министерство финансов Ростовской области. Общий отдел" - на копии правовых актов министерства финансов для отдела правовой работы.

9.1.4. Для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении и исполнении документов, других отметок справочного характера применяются соответствующие штампы (приложение N 16).

9.1.5. Отметка о заверении копии оформляется штампом "Копия верна" министра финансов.

9.2. Изготовление печатей и штампов.

9.2.1. Изготовление печатей и штампов, необходимых для обеспечения деятельности министерства финансов, производится по разрешению министра финансов.

9.2.2. Образцы печатей и штампов согласовывается с общим отделом.

9.2.3. Письма - заявки об изготовлении печатей или штампов с резолюцией первого заместителя министра финансов, заместителей министра финансов, управляющего делами министерства финансов и согласованные министром финансов направляются в общий отдел для исполнения заказа.

9.2.4. Изготовленные печати и штампы учитываются в общем отделе в специальном журнале (приложение N 17).

Изготовленные печати и штампы выдаются сотрудником общего отдела под роспись сотрудникам подразделений, отвечающим за их использование и сохранность.

9.3. В структурных подразделениях печати и штампы хранятся в несгораемых шкафах или сейфах.

Ответственность и контроль за соблюдением порядка использования и хранения печатей и штампов в структурных подразделениях возлагаются на их руководителей.

Сотрудник, которому были выданы печать и штамп, при освобождении от должности обязан сдать их в общий отдел.

9.4. Пришедшие в негодность и аннулированные печати и штампы возвращаются в общий отдел и уничтожаются по акту. В журнале учета проставляются соответствующие отметки.

Для уничтожения пришедших в негодность и аннулирования печатей и штампов в министерстве финансов создается комиссия.

9.5. Об утере печати, штампа должностное лицо, ответственное за надлежащее хранение и использование, незамедлительно ставит в известность министра финансов.

10. Организация ведения архивного дела в министерстве финансов и порядок передачи документов на хранение

10.1. Организация документооборота в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел в делопроизводстве, их передачу в Государственный архив Ростовской области в соответствии с федеральным и областным законодательством, требованиями, установленными государственными стандартами на документы, методическими документами Федерального архивного агентства, а также соответствующими методическими рекомендациями по архивному делу и делопроизводству министерства финансов.

Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатуры дел и формирование дел.

10.2. Составление номенклатуры дел.

10.2.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в делопроизводстве министерства финансов, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

10.2.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться настоящей Инструкцией, положениями о структурных подразделениях министерства финансов, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы. При этом изучаются и систематизируются документы, создающиеся в министерстве финансов, их виды, состав и содержание.

10.2.3. В министерстве финансов составляются номенклатуры дел структурных подразделений (приложение N 18), сводная номенклатура дел министерства финансов (приложение N 19).

10.2.4. Номенклатура дел структурного подразделения составляется лицом, ответственным за ведение делопроизводства, с участием сотрудника ответственного за архив министерства финансов, подписывается руководителем подразделения и представляется в общий отдел.

Вновь созданное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел подразделения и представить ее в общий отдел.

10.2.5. Сводная номенклатура дел составляется общим отделом при методическом руководстве квалифицированного сотрудника Государственного архива Ростовской области на основе номенклатур дел структурных подразделений.

10.2.6. Сводная номенклатура дел министерства финансов подписывается начальником общего отдела, согласовывается с экспертно - проверочной комиссией комитета по управлению архивным делом Ростовской области и министром финансов.

Сводная номенклатура дел согласовывается с экспертно - проверочной комиссией комитета по управлению архивным делом Ростовской области (далее- ЭПК) не реже одного раза в 5 лет, если в министерстве финансов не было структурных изменений.

10.2.7. После утверждения сводная номенклатура дел вносится в электронном виде в системы "Дело" и "Архивное дело". Структурные подразделения получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

10.2.8. Сводная номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел в раздел общего отдела. Второй экземпляр используется в качестве рабочего. Третий применяется в архиве министерстве финансов. Четвертый - в Государственном архиве Ростовской области.

10.2.9. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

10.2.10. Названиями разделов номенклатуры дел являются названия структурных подразделений. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой министерства финансов.

10.2.11. В сводную номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы министерства финансов.

В номенклатуру дел не включаются периодические издания.

10.2.12. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом.

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру дел. Индекс дела состоит из установленного в министерстве финансов цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 12 - 05, где 12 - обозначение структурного подразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре дел.

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений, для переходящих дел индекс сохраняется.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ( "разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); название министерства финансов или структурного подразделения (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которой относятся документы дела (планы и отчеты).

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, переписка и т.д.).

Например:

Документы о проведении плановых проверок

(планы, списки, акты и т.д.)

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название.

Например:

Переписка с органами исполнительной власти области по вопросам основной деятельности

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются.

Например:

Переписка с предприятиями и организациями по организационно-хозяйственным вопросам

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.

Например:

Переписка с министерством общего и профессионального образования Ростовской области по вопросам основной деятельности

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты).

Например:

Годовой отчет министерства финансов Ростовской области об исполнении сметы по бюджету

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно - распорядительную документацию.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии - по типовой или примерной номенклатуре дел, или другой, согласованный с архивом, срок хранения.

В графе 5 "Примечание" проставляются отметки о заведении дела, о переходящем деле (например, переходящее с 2009 года).

10.2.13. Если в течение года в министерстве финансов возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру дел.

10.2.14. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).

10.3. Формирование и оформление дел.

10.3.1 Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

10.3.2. Дела формируются в министерстве финансов, как правило, в структурных подразделениях.

10.3.3. Исполненные документы должны в 15 - дневный срок сдаваться исполнителем, в зависимости от принятой системы ведения делопроизводства, лицам, ответственным за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, для формирования их в дела. При этом исполнителем делается отметка о списании документа в системе "Дело". Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет руководитель структурного подразделения или исполнитель в соответствии с номенклатурой дел.

Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в системе "Дело".

Исполненные электронные документы группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел. При составлении номенклатуры дел структурного подразделения указывается, что дело ведется в электронном виде. Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в установленном порядке в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.

10.3.4. Контроль за правильным формированием дел осуществляется лицом, ответственным за делопроизводство в министерстве финансов.

10.3.5. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре дел; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения; помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограмм на общих основаниях; в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры черновики; по объему дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "т. 1", "т. 2" и т.д.

10.3.6. Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно - логической последовательности или их сочетании.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются внутри дела по номерам протоколов.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Ведение дел государственных служащих осуществляется в соответствии с указом Президента Российской Федерации от 30.05.2005 N 609 "Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела".

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ - ответ помещается за документом - запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

10.3.7. Документы постоянного срока хранения подлежат оформлению в дела по окончании года. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи.

Номера страниц дела проставляются на листах карандашом в правом верхнем углу.

Оформление документов в дела проводится ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях сотрудниками при методической помощи общего отдела.

10.3.8. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (приложение N 20); нумерацию листов в деле; составление листа - заверителя дела (приложение N 21); составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (приложение N 22); подшивку и переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

10.3.9. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме.

Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом: "Министерство финансов Ростовской области" - указывается полностью в именительном падеже; "наименование структурного подразделения" - записывается название структурного подразделения в соответствии с утвержденной структурой; "индекс дела" - проставляется цифровое обозначение дела по номенклатуре дел министерства финансов; "заголовок дела" переносится из номенклатуры дел министерства финансов, согласованной с экспертной проверочной комиссией комитета по управлению архивным делом области; "дата дела" - указывается год (годы) заведения и окончания дела в делопроизводстве.

Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом в правом верхнем углу листа.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому (части) отдельно.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверт.

После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела.

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.

Реквизит "Срок хранения дела" переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения.

На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно".

Архивный шифр дела (номера фонда, описи, дела) на обложках дел постоянного хранения проставляется в ведомственном архиве чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных экспертно-проверочной комиссией комитета по архивному делу Ростовской области.

На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования архива, в который будут передаваться дела.

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.

10.3.10. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела.

Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретного содержания документов.

Внутренняя опись документов дела составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Если дело уже переплетено и подшито, то заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.

10.3.11. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки, скобы) из документов удаляются.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

10.4. Организация оперативного хранения документов.

10.4.1. С момента заведения и до передачи в архив дела хранятся по месту их формирования.

10.4.2. Руководители структурных подразделений и сотрудники, ответственные за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.

10.4.3. Дела, находящиеся в рабочих комнатах, располагаются в вертикальном положении корешками наружу.

В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел.

На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел.

11. Порядок передачи документов на хранение в архив

Документы министерства финансов являются его собственностью и после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", подлежат обязательной передаче на государственное хранение в Государственный архив Ростовской области как государственная часть архивного фонда Российской Федерации.

Для хранения документов государственной части архивного фонда Российской Федерации и документов временного (свыше 10 лет) срока хранения, имеющих практическое значение, а также документов по личному составу, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на государственное хранение образован архив министерства финансов.

11.1. Экспертиза ценности документов.

В ходе экспертизы проводится отбор документов для хранения и уничтожения.

11.1.1. Экспертиза ценности документов проводится: при составлении номенклатуры дел, в процессе формирования дел и при подготовке дел для передачи в архив.

11.1.2. Для организации и проведения экспертизы ценности документов, отбора их на государственное хранение в министерстве финансов создается экспертная комиссия.

Экспертная комиссия создается из числа наиболее квалифицированных сотрудников в количестве не менее пяти человек.

Председателя комиссии назначает министр финансов.

11.1.3. Функции и права экспертной комиссии министерства финансов Ростовской области определяются положением об экспертной комиссии, которое согласовывается с экспертно - проверочной комиссией комитета по управлению архивным делом Ростовской области и утверждается приказом министерства финансов

11.1.4. Экспертиза ценности документов должна осуществляться по завершении календарного года.

11.1.5. При проведении экспертизы ценности документов осуществляются отбор документов постоянного хранения и по личному составу, выделение к уничтожению дел, сроки хранения которых истекли, при этом одновременно проверяются качество и полнота действующей номенклатуры дел, соблюдение установленного порядка оформления документов и формирования дел.

11.1.6. Отбор документов проводится на основании перечня документов (приложение N 23) с указанием сроков хранения и номенклатуры дел. Не допускается отбор документов для хранения и выделения к уничтожению только на основании заголовков дел.

При полистном просмотре дел постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и документы временного срока хранения. Дела с пометкой ЭПК подвергаются также полистному просмотру с целью определения исторической ценности и выделения их из состава документов, подлежащих постоянному хранению.

11.1.7. По результатам экспертизы ценности документов в структурных подразделениях министерства финансов составляются описи на документы постоянного хранения и по личному составу. По этим описям документы сдаются в архив министерства финансов.

Описи, подготовленные структурными подразделениями, (приложение N 24) служат основой для подготовки сводной описи.

11.1.8. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;

каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов, то каждый том вносится в опись под самостоятельным номером);

в описи за несколько лет дела имеют общую нумерацию;

порядок присвоения номеров описям устанавливается по согласованию с Государственным архивом Ростовской области;

графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а повторяющаяся информация в заголовках всех остальных однородных дел заменяется словами "То же". На каждом последующем листе описи первый заголовок воспроизводится полностью.

11.1.9. Описи дел постоянного хранения составляются по установленной форме в четырех экземплярах, описи дел по личному составу составляются в двух экземплярах и представляются на утверждение экспертно-проверочной комиссии комитета по управлению архивным делом Ростовской области (приложения N 25, 26, 26.1).

11.1.10. Отбор документов к уничтожению с истекшими сроками хранения проводится после составления описи дел постоянного хранения.

11.1.11. Акт о выделении к уничтожению документов составляется, как правило, на все дела министерства финансов (приложение N 27).

После истечения сроков, установленных для хранения электронных дел (электронных документов), на основании акта к уничтожению документов электронные документы подлежат уничтожению.

Уничтожение электронных дел (электронных документов) производится министерством информационных технологий и связи Ростовской области.

11.1.12. При первичном представлении описей в комитет по управлению архивным делом Ростовской области, а также в связи с изменением структуры и наименования подразделений составляются историческая справка к архивному фонду министерства финансов и предисловия к ним.

11.2. Подготовка и передача документов в архив министерства финансов ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях министерства финансов.

11.2.1. В архив министерства финансов передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел.

11.2.2. В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив сотрудником архива предварительно проверяются правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел министерства финансов.

Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел сотрудники структурных подразделений обязаны устранить.

11.2.3. Прием каждого дела производится сотрудником архива в присутствии сотрудника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи ответственного за ведение архива и лица, передавшего дела.

Вместе с делами в архив передаются регистрационные картотеки на документы или программные средства и базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в опись.

11.3. Архив министерства финансов.

11.3.1. В министерстве финансов для хранения документов постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу создан архив, функциональную деятельность которого осуществляет ведущий специалист, являющийся специалистом общего отдела. В целях автоматизации архивного хранения документов применяется система "Архивное дело". Порядок работы в системе "Архивное дело" определяется соответствующей инструкцией для работы пользователей.

11.3.2. В своей практической деятельности сотрудник архива в работе с документами руководствуется действующим законодательством, методическими указаниями Федерального архивного агентства России, комитета по управлению архивным делом Ростовской области и Государственного архива Ростовской области, Положением о ведении архива министерства финансов, номенклатурой дел, классификатором структурных подразделений министерства финансов, настоящей Инструкцией и другими необходимыми для его деятельности документами.

11.3.3. Дела с исполненными документами постоянного и временного хранения переплетаются, нумеруются, передаются в архив министерства финансов после истечения 2 - летнего срока их хранения и использования в структурном подразделении.

11.3.4. Дела временного хранения (до 5 лет) передаче в архив министерства финансов не подлежат.

11.3.5. Передача дел в архив министерства финансов осуществляется ежегодно структурными подразделениями по графику, утвержденному управляющим делами министерства финансов.

11.3.6. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения лицо, ответственное за ведение делопроизводства, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив министерства финансов независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.

11.3.7. Документы, хранящиеся в архиве, выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений с разрешения начальника общего отдела под роспись в журнале. В нем указываются наименование структурного подразделения, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для росписи в получении и приеме дела.

Дела выдаются на срок не более 3 дней. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.

Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения министра финансов.

Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения министра финансов с заменой в деле заверенной копией документа и приложением акта о причинах выдачи подлинника.

12. Копировально-множительные работы

12.1. Централизованное копирование документов производится в общем отделе на аппаратах для оперативного копирования.

12.2. Ксерокопированию и тиражированию подлежат документы и материалы только служебного характера, непосредственно связанные с деятельностью министерства финансов.

Материалы неслужебного, личного характера и не относящиеся к деятельности министерства финансов ксерокопированию не подлежат.

12.3. Для учета использования расходных материалов каждый случай копирования служебных документов фиксируется в журнале учета копировально-множительных работ, где указываются дата, наименование работ, общий объем тиражирования и исполнитель (приложение N 28).

12.4. Материалы, подлежащие копированию, должны быть разброшюрованы, раскреплены, напечатаны четко и разборчиво.

Размножение материалов, как правило, должно производиться с использованием обеих сторон листа.

12.5. Выполнение копирования служебных документов производится в порядке их поступления. В первоочередном порядке копируются материалы, поступающие от министра финансов, первого заместителя министра финансов, заместителей министра финансов, управляющего делами министерства финансов и срочные.

Копирование документов производится в общем отделе всеми сотрудниками министерства на аппаратах для оперативного копирования с последующей записью в журнале учета копировально - множительных работ. Контроль за копированием документов сотрудниками структурных подразделений возлагается на общий отдел.

12.6. Техническое обслуживание и ремонт копировально-множительной техники организует общий отдел.