Приложение N 1. Положение об архиве министерства жилищно-коммунального хозяйства Республики Крым

Приложение N 1
к приказу Министерства
жилищно-коммунального
хозяйства Республики Крым
от 30 апреля 2015 г. N 74-А

Положение
об архиве министерства жилищно-коммунального хозяйства Республики Крым

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение регламентирует отношения по организации хранения, комплектования, учета и использования документов, образующихся в результате деятельности Министерства жилищно-коммунального хозяйства Республики Крым (далее - Министерство), состав документов архива Министерства, иные вопросы, связанные с деятельностью архива Министерства.

1.2. Архив Министерства создается в целях временного хранения документов, включенных в состав Архивного фонда Российской Федерации, до их передачи на постоянное хранение в Казенное учреждение Республики Крым "Государственный архив Республики Крым" (далее - Государственный архив Республики Крым), а также в целях временного хранения документов типовых архивных форм, законченных делопроизводством структурными подразделениями Министерства, их отбора, учета и использования.

1.3. Архив Министерства осуществляет свою деятельность в соответствии с:

- Федеральным законом от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";

- Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, утвержденным приказом Государственной архивной службы России от 11 марта 1997 года N 11;

- Основными правилами работы ведомственных архивов, утвержденными приказом Главного архивного управления при Совете Министров СССР от 5 сентября 1985 года N 263;

ГАРАНТ:

Приказом Минкультуры России от 21 января 2016 г. N 231 Основные правила работы ведомственных архивов не подлежат применению на территории РФ

- Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 года N 558 (далее - Перечень типовых архивных документов);

- Основными правилами работы архивов организаций, одобренными решением Коллегии Росархива 6 февраля 2002 года (далее - Правила работы архивов);

- Законом Республики Крым от 14 августа 2014 года N 50-ЗРК "Об архивном деле в Республике Крым";

- иными нормативными правовыми актами Российской Федерации и Республики Крым в сфере архивного дела;

- нормативными правовыми актами и методическими рекомендациями Государственной архивной службы Республики Крым и Государственного архива Республики Крым;

- правовыми актами Министерства;

- настоящим Положением.

1.4. В состав Архивного фонда Российской Федерации входят документы, образующиеся в деятельности Министерства, имеющие историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, прошедшие экспертизу ценности документов, поставленные на государственный учет и подлежащие передаче на постоянное хранение в Государственный архив Республики Крым по истечении срока временного хранения.

1.5. Функции по ведению архивного дела осуществляются отделом делопроизводства управления административно-организационной работы Министерства.

1.6. Непосредственное исполнение обязанностей по ведению архивного дела Министерства уполномоченным работником, ответственным за архив Министерства.

1.7. Все работы, связанные с подготовкой, транспортировкой и передачей архивных документов Министерства на хранение в Государственный архив Республики Крым, производятся силами и за счет средств Министерства.

1.8. Контроль над деятельностью архива осуществляет Управление административно-организационной работы Министерства.

1.9. Адрес местонахождения архивных документов Министерства: 295021, Республика Крым, г. Симферополь, ул. Залесская, д. 12.

2. Термины и определения

2.1. Архивный документ - материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства.

2.2. Документы по личному составу - архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем.

2.3. Документ Архивного фонда Российской Федерации - архивный документ, прошедший экспертизу ценности документов, поставленный на государственный учет и подлежащий постоянному хранению.

2.4. Архивный фонд - совокупность архивных документов, исторически или логически связанных между собой.

2.5. Архивный фонд Российской Федерации - исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации, относящихся к информационным ресурсам и подлежащих постоянному хранению.

2.6. Архив - учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющие хранение, комплектование, учет и использование архивных документов.

2.7. Постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации - хранение документов Архивного фонда Российской Федерации без определения срока (бессрочное).

2.8. Временное хранение архивных документов - хранение архивных документов до их уничтожения в течение сроков, установленных нормативными правовыми актами.

2.9. Экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.

2.10. Уполномоченный работник - государственный гражданский служащий Министерства жилищно-коммунального хозяйства Республики Крым, в должностные обязанности которого входят обязанности по ведению архива Министерства;

2.11. Архивная справка - официальный документ архива, имеющий юридическую силу и содержащий архивную информацию о предмете запроса с указанием поисковых данных документов, на которых она основана;

2.12. Архивная выписка - официальный документ архива, имеющий юридическую силу и дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящуюся к определенному вопросу, факту или лицу, с указанием поисковых данных документа;

2.13. Архивная копия - официальный документ архива, имеющий юридическую силу и воспроизводящий текст или изображение архивного документа с указанием его поисковых данных.

3. Состав документов архива

3.1. Архив Министерства хранит:

3.1.1. Законченные делопроизводством документы структурных подразделений Министерства постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, включенные в Архивный фонд Российской Федерации, до их передачи в Государственный архив Республики Крым.

3.1.2. Законченные делопроизводством документы структурных подразделений Министерства временного хранения (до 10 лет), необходимые в практической деятельности Министерства и включенные в Перечень типовых архивных документов.

3.1.3. Документы по личному составу Министерства в течение 75 лет, до их передачи в Государственный архив Республики Крым.

3.1.4. Документы, полученные Министерством от ликвидационной комиссии в процессе ликвидации в связи с вхождением Республики Крым в состав Российской Федерации Министерства регионального развития и жилищно-коммунального хозяйства Автономной Республики Крым;

3.1.5. Проектную документацию по капитальному строительству, технологическую и конструкторскую документацию, образовавшуюся в результате деятельности Министерства, в течение 20 лет до передачи в Государственный архив Республики Крым для документации, включенной в Архивный фонд Российской Федерации и в течение срока хранения, установленного Перечнем типовых архивных документов, для документации, не включенной в Архивный фонд Российской Федерации.

3.1.6. Научную документацию, образовавшуюся в результате деятельности Министерства, в течение 15 лет до передачи в Государственный архив Республики Крым для документации, включенной в Архивный фонд Российской Федерации и в течение срока хранения, установленного Перечнем типовых архивных документов, для документации, не включенной в Архивный фонд Российской Федерации.

3.1.7. Аудиовизуальные (фото-, фоно-, видеодокументы), электронные документы, архивные коллекции, отражающие историю Министерства.

3.1.8. Служебные и ведомственные издания Министерства.

3.1.9. Учетные документы архива Министерства.

3.1.10. Научно-справочный аппарат, раскрывающий состав и содержание документов архива (описи, исторические справки и т.д.).

3.2. В архив Министерства поступают документы ликвидированных, преобразованных или реорганизованных структурных подразделений Министерства и подведомственных Министерству учреждений и организаций.

4. Задачи архива

4.1. Комплектование, учет, хранение и использование документов, состав которых предусмотрен разделом 2 настоящего Положения.

4.2. Создание, пополнение и совершенствование научно-справочного аппарата хранящихся в архиве документов, обеспечение его совместимости с научно-справочным аппаратом Государственного архива Республики Крым.

4.3. Подготовка и своевременная передача документов, отнесенных к Архивному фонду Российской Федерации, на постоянное хранение с соблюдением требований, устанавливаемых Федеральным архивным агентством, Государственной архивной службой Республики Крым и Государственным архивом Республики Крым.

4.4. Осуществление контроля над формированием и оформлением дел в делопроизводстве структурных подразделений Министерства.

5. Организация архивного дела в Министерстве

5.1. Работа архива Министерства ведется в соответствии с Правилами работы архивов с учетом особенностей настоящего Положения.

5.2. В целях организации и ведения архивного дела в Министерстве отдел делопроизводства управления административно-организационной работы осуществляет:

5.2.1. Планирование деятельности архива Министерства.

5.2.2. Оказание методической помощи уполномоченному работнику.

5.2.3. Координацию и контроль деятельности уполномоченного работника в части ведения архива Министерства.

5.2.4. Разработку проектов правовых актов Министерства по вопросам организации и ведения архивного дела в Министерстве.

5.2.5. Проверку сохранности, правильности формирования и оформления дел в архиве Министерства.

5.2.6. Передачу поступивших на хранение документов, установленных разделом 2 настоящего Положения уполномоченному работнику для дальнейшего хранения в архиве Министерства.

5.2.7. Методическую помощь структурным подразделениям Министерства по вопросам экспертизы ценности документов на стадиях делопроизводства и передачи в архив Министерства.

5.2.8. Розыск дел, не обнаруженных по результатам проверки наличия и состояния архивных документов.

5.2.9. Участие в проведении мероприятий по повышению квалификации работников структурных подразделений Министерства в сфере ведения архивного дела Министерства.

5.2.10. Подготовку номенклатуры дел Министерства;

5.2.11. Направление уполномоченному работнику для исполнения запросов граждан о выдаче архивных справок об установлении трудового стажа и по другим вопросам социально-правового характера, иных запросов граждан и организаций о выдаче архивных справок, архивных выписок, архивных копий и об ознакомлении с документами архива.

5.2.12. Информирование Министра о составе и содержании документов архива Министерства, внесение ему предложений по совершенствованию архивного дела в Министерстве;

5.2.13. Предоставляет по поручению Министра, а в его отсутствие - по поручению первого заместителя, заместителей Министра в установленном порядке судебным, правоохранительным органам, а также органам, осуществляющим контрольно-надзорные функции, при осуществлении ими соответствующих мероприятий информацию, необходимые сведения и документы из архива Министерства.

5.3. В целях организации и ведения архивного дела в Министерстве уполномоченный работник:

5.3.1. Осуществляет прием от отдела делопроизводства документов, состав которых определен разделом 2 настоящего Положения, для дальнейшего хранения в архиве Министерства

5.3.2. Обеспечивает комплектацию и учет документов поступивших на хранение в архив Министерства, состав которых предусмотрен разделом 2 настоящего Положения.

5.3.3. Осуществляет создание научно-справочного аппарата к документам архива Министерства.

5.3.4. Осуществляет обеспечение сохранности документов архива министерства.

5.3.5. Осуществляет подготовку и передачу документов, относящихся к Архивному фонду Российской Федерации, на постоянное хранение в Государственный архив Республики Крым в сроки и порядке, установленные законодательством об архивном деле в Российской Федерации.

5.3.6. Представляет на рассмотрение экспертной комиссии Министерства и Экспертно-проверочной комиссии Государственного архива Республики Крым описи дел (документов) постоянного и временного хранения и по личному составу Министерства.

5.3.7. Создает, пополняет и совершенствует научно-справочный аппарат к делам (документам), хранящимся в архиве Министерства.

5.3.8. Организует использование документов архива Министерства, в том числе:

- информирует отдел делопроизводства о составе и содержании документов архива Министерства;

- выдает в установленном порядке архивные документы и их копии в целях служебного пользования, в том числе для работы в архиве и Министерства;

- ведет учет использования документов архива Министерства;

- исполняет запросы граждан об установлении трудового стажа и по другим вопросам социально-правового характера, иные запросы граждан и организаций по архивным документам Министерства, в установленном порядке выдает архивные справки, архивные выписки и копии архивных документов Министерства.

5.3.9. Участвует в работе экспертной комиссии Министерства.

5.3.10. Организует работу по проведению экспертизы ценности документов, отбора и подготовки документов к передаче на постоянное хранение, ежегодно представляет на рассмотрение экспертной комиссии Министерства акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

5.3.11. Представляет в Государственный архив Республики Крым по установленной форме сведения о составе и объеме документов архива Министерства.

5.3.12. Проводит инструктаж по организации архивного дела работников структурных подразделений Министерства.

5.3.13. Проводит проверки организации и условий хранения документов, находящихся в делопроизводстве структурных подразделений Министерства. По итогам каждой проверки на имя Министра составляется докладная записка, которой отражается существующее положение дел и намечаются меры по ликвидации недостатков и улучшению работы.

5.4. Для выполнения возложенных на него задач и функций уполномоченный работник имеет право:

5.4.1. Контролировать выполнение установленных правил архивной работы с документами в структурных подразделениях Министерства.

5.4.2. Запрашивать от руководителей структурных подразделений, а также учреждений и организаций, находящихся в ведении Министерства, сведения, необходимые для работы архива, с учетом обеспечения выполнения всех возложенных на архив задач и функций.

6. Использование документов архива

6.1. Информация социально-правового характера по запросам граждан и организаций выдается в форме архивной справки, архивной копии и архивной выписки.

6.2. Срок исполнения запросов социально-правового характера граждан и организаций по материалам архива не должен превышать 30 дней со дня регистрации обращения. При сложных запросах срок может быть продлен, но не более чем на 30 дней с обязательным уведомлением об этом заявителя. Срок исполнения запросов с использованием только научно-справочного аппарата архива - не более 15 дней с момента регистрации обращения.

6.3. Архивная справка подписывается начальником управления административно-организационной работы Министерства и уполномоченным работником. Справка заверяется гербовой печатью Министерства. Второй экземпляр архивной справки заверяется уполномоченным работником и хранится в делах архива в соответствии с номенклатурой дел.

6.4. Архивные копии и выписки из документов выдаются соответствии с запросом. Идентичность подлиннику выданных архивных копий и выписок заверяется подписью начальником управления административно-организационной работы Министерства и гербовой печатью Министерства. Второй экземпляр архивной копии, выписки заверяется уполномоченным работником и хранится в делах архива в соответствии с номенклатурой дел.

6.5. Допускается изъятие из архивных дел и выдача владельцам или их родственникам подлинных личных документов о гражданском состоянии, об образовании, трудовых книжек и других, не полученных в свое время владельцем документов. Подлинные личные документы выдаются с разрешения Министра заявителям по предъявлении паспорта, иного документа, удостоверяющего личность, их родственникам или доверенным лицам нотариально заверенной доверенности. Подлинные личные документы могут быть высланы заявителю ценным письмом.

6.6. Органами правопорядка из архива могут быть изъяты документы в соответствии с законодательством Российской Федерации. На место изъятого документа в дело вкладывается справка о выдаче, снятая с него копия или в учетных архивных документах делается отметка об изъятии, указываются номер, дата и название документа-основания для изъятия, а также расписка получателя документа (при личной передаче).

6.7. Документы архива могут выдаваться во временное пользование структурным подразделениям Министерства на срок, не превышающий 30 дней. Срок может быть продлен архивом после ознакомления с сохранностью дел, но не более чем на 30 дней.

6.8. Выдача документов во временное пользование другим организациям по их письменному запросу оформляется актом. Акт составляется в двух экземплярах, один из которых передается получателю, а другой остается в архиве. Акт подписывается Министром и руководителем организации-получателя, подписи скрепляются гербовыми печатями. Дела выдаются на срок не более трех месяцев.

6.9. Документы архива временного хранения выдаются во временное пользование структурным подразделениям Министерства с разрешения начальника управления административно-организационной работы.

6.10. Документы Архивного фонда Российской Федерации во временное пользование структурным подразделениям Министерства и любые документа архива во временное пользование других организаций выдаются с разрешения Министра.

6.11. Документы архива выдаются во временное пользование в виде отдельных документов либо в составе архивных дел. Учет разукомплектованных дел ведется отдельно до возврата документов.

6.12. При выдаче дел во временное пользование, а также при разукомплектовании дел в случае выдачи во временное пользование отдельных документов, каждое дело заносится в книгу выдачи дел из хранилища, а на место выдаваемого или разукомплектованного дела помещается отдельная для каждого дела карта-заместитель. Карты-заместители хранятся в архиве до минования надобности.

6.13. Состояние возвращаемых в архив дел или документов должно быть проверено в присутствии лица, возвращающего дело.

6.14. Каждое выдаваемое из хранилища для временного использования дело и дело, из которого во временное пользование выдавался документ, должны иметь лист использования дела.

6.15. Архив Министерства предоставляет информацию бесплатно по требованию тех организаций и лиц, которых она касается. Ограничения возможны лишь в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации. Архив может исполнять тематические запросы юридических лиц, а также запросы физических лиц имущественного и финансового характера на платной основе. Перечень таких услуг и размер оплаты утверждаются Министром.

7. Ответственность

7.1. Ответственность в случае утраты, порчи или незаконного уничтожения документов структурных подразделений, подлежащих сдаче в архив Министерства, несет руководитель структурного подразделения.

7.2. Ответственность за утрату, порчу, незаконное уничтожение документов, хранящихся в архиве Министерства, а также за учет, хранение и уничтожение архивных документов несет уполномоченный работник.