Приложение. Временный регламент организации копирования подлинных архивных дел, документов государственной формы собственности, фонда пользования микрофотокопий и справочно-поисковых средств к ним техническими средствами пользователей

Приложение
к приказуГосударственной архивной службы
Республики Крым
от 24 января 2017 г. N 2-н

Временный регламент
организации копирования подлинных архивных дел, документов государственной формы собственности, фонда пользования микрофотокопий и справочно-поисковых средств к ним техническими средствами пользователей

1. Общие положения

1.1. Временный регламент организации копирования подлинных архивных дел, документов государственной формы собственности, фонда пользования микрофотокопий и справочно-поисковых средств к ним техническими средствами пользователей (далее - Регламент) регулирует отношения в части организации работы пользователей по копированию собственными техническими средствами подлинных архивных дел и документов, относящихся к государственной собственности Республики Крым, фонда пользования микрофотокопий (далее - МФК) и справочно-поисковых средств к ним, находящихся в открытом доступе, в читальных залах госархивов Республики Крым и муниципальных архивов органов местного самоуправления муниципальных образований в Республике Крым, осуществляющих отдельные переданные государственные полномочия Республики Крым в сфере архивного дела (далее - Архив).

Данный Регламент носит временный характер и действует до принятия уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства нормативных правовых актов, направленных на урегулирование вопросов копирования подлинных архивных дел и документов, копий фонда пользования и справочно-поисковых средств к архивным делам и документам техническими средствами пользователей.

1.2. На основании настоящего Регламента Архивы могут в установленном порядке разрабатывать не противоречащие настоящему Регламенту инструкции, памятки и иные документы, определяющие порядок копирования подлинных дел, документов, копий фонда пользования МФК, справочно-поисковых средств к ним техническими средствами пользователей с учетом специфики архивных дел, документов, справочно-поисковых систем.

2. Порядок копирования подлинных дел, документов техническими средствами пользователей

2.1. При необходимости произвести копирование архивных дел, документов собственными техническими средствами при работе с подлинными делами, документами в читальных залах Архивов пользователю необходимо уведомить о своем намерении должностное лицо, ответственное за работу читального зала, изложив цель копирования с указанием темы исследования, способ копирования, вид копирующего устройства (телефон, фотоаппарат, планшет), а также предполагаемые объемы копирования (фрагменты текста документа, отдельные листы дела, отдельное дело в полном объеме). Данные сведения указываются в заявлении (отношении) при оформлении в читальный зал либо в отдельном заявление на имя руководства Архива о необходимости проводить копирование.

2.2. Непосредственное копирование дел, документов собственными техническими средствами при работе с подлинными делами, документами в читальных залах Архивов допускается после получения разрешения руководства Архива, выдаваемого в течение 5 рабочих дней со дня регистрации соответствующего заявления.

2.3. При копировании подлинных дел, документов пользователи обязаны использовать бесконтактные виды копирующих технических средств (телефоны, фотоаппараты, планшеты) с выключенными функциями вспышки, подачи звуковых сигналов, без подключения к локальной компьютерной сети Архивов. Применение контактных технических средств (ручной, планшетный, протяжной сканеры, копиры и др.), различного рода прижимных устройств, подручных средств и физических усилий, которые могут повредить документы или переплет дела, запрещается.

2.4. Копирование подлинных дел, документов техническими средствами пользователя организуется Архивами в специально отведенном для этих целей месте в присутствии должностного лица, который контролирует обеспечение сохранности подлинников архивных дел, документов, в том числе недопустимость принудительного распрямления пользователем листов, "разламывания" переплета дел, прижимания документов, а также использование пользователем копирующего технического средства, соответствующего п. 2.3. настоящего Регламента.

2.5. При отсутствии (сложности создания) в Архиве условий для организации отдельного рабочего места для копирования либо при указанной пользователем в заявлении (отношении) необходимости произвести копирование отдельных фрагментов текста документа, отдельных листов в деле, допускается осуществление копирования непосредственно во время работы в читальном зале, если это не влияет на работу других пользователей.

2.6. Копирование техническими средствами пользователей несброшюрованных дел, в т.ч. документов фондов личного происхождения, дел, документов, прошедших рассекречивание и находящихся в открытом доступе с обязательным предварительным погашением грифа "секретно", "совершенно секретно", осуществляется только на специально отведенном для целей копирования месте под контролем должностного лица.

2.7. При осуществлении копирования подлинных дел, документов собственными техническими средствами пользователь обязан отмечать в листе использования дела способ копирования (собственными техническими средствами) и номера листов, с которых сделаны копии фрагментов текста или документа полностью.

2.8. Архивы не несут ответственность за идентичность подлиннику и качество самостоятельно изготовленных пользователем копий дел, документов и копии документов при самостоятельном копировании не заверяют.

2.9. При организации копирования подлинных архивных дел, документов собственными техническими средствами пользователя Архивы вправе:

2.9.1. Определять порядок копирования подлинных дел, учитывая их физическое состояние, а также рамки темы исследования - отказывать в копировании документов, если они не касаются заявленной темы исследования и отсутствует оформленное в установленном порядке разрешение на их копирование в соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденными приказом Министерства культуры Российской Федерации от 18.01.2007 N 19, Порядком использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах, утвержденным приказом Министерства культуры Российской Федерации от 03.06.2013 N 635.

2.9.2. Требовать от пользователей заполнения листа использования дела с указанием способа копирования (собственными техническими средствами) и номеров листов, с которых сделаны копии;

2.9.3. Осуществлять контроль соблюдения обеспечения сохранности документов при организации их копирования техническими средствами пользователя;

2.9.4. Вести учет копирования дел, документов собственными техническими средствами пользователя на бумажном носителе и требовать от пользователей заполнения соответствующих учетных форм;

2.9.5. Запрещать проведение работ по копированию архивных дел, документов, в случае нарушения пользователем положений настоящего Регламента.

3. Порядок копирования фонда пользования МФК, справочно-поисковых средств к делам и документам техническими средствами пользователей

3.1. Копирование техническими средствами пользователя фонда пользования МФК, справочно-поисковых средств к документам Архивов (путеводители, описи, каталоги, картотеки, указатели) осуществляется пользователем на основаниях и в порядке, установленных пунктами 2.1 - 2.3 настоящего Регламента.

3.2. При осуществлении копирования фонда пользования МФК собственными техническими средствами пользователь обязан отмечать в листе использования дела МФК способ копирования (собственными техническими средствами) и номера листов, с которых сделаны копии фрагментов текста или документа полностью.

3.3. Копирование техническими средствами пользователей справочно-поисковых средств к делам и документам Архивов, переведенных в электронную форму, осуществляется пользователем с экрана монитора компьютера, предоставленного ему для работы в читальных залах Архивов.

3.4. Копирование техническими средствами пользователей поисковых средств к делам и документам Архивов в виде традиционных (бумажных) каталогов, картотек осуществляется строго на специально отведенном для целей копирования месте под контролем должностного лица Архива. Выемка карточек каталога производится должностным лицом Архива согласно заявлению (отношению).

3.5. Низкое качество копий, полученных в результате копирования собственными техническими средствами пользователей, не является основанием к выдаче в читальный зал подлинников дел и документов при наличии в Архиве копий фонда пользования.

3.6. При организации копирования фонда пользования МФК, справочно-поисковых средств к делам и документам собственными техническими средствами пользователя Архивы вправе вести учет копирования на бумажном носителе или в автоматизированной форме и требовать от пользователей заполнения соответствующих учетных форм, а также запрещать проведение работ по копированию фонда пользования МФК, в случае нарушения пользователем положений настоящего Регламента.