Приложение N 1. Административный регламент Управления по архивным делам администрации города Ялты Республики Крым по предоставлению муниципальной услуги: "Организация работы пользователей с архивными документами"

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации г. Ялта Республики Крым от 22 июня 2016 г. N 1990-п приложение изложено в новой редакции, вступающей в силу со дня опубликования названного постановления

См. текст приложения в предыдущей редакции

Приложение N 1
к постановлению
администрации города Ялты
от 2 июля 2015 г. N 981-п

Административный регламент
Управления по архивным делам администрации города Ялты Республики Крым по предоставлению муниципальной услуги: "Организация работы пользователей с архивными документами"

С изменениями и дополнениями от:

22 июня 2016 г.

1. Общие положения

1.1. Административный регламент предоставления муниципальной услуги "Организация работы пользователей с архивными документами" (далее - Административный регламент) разработан в целях повышения качества исполнения и доступности результата предоставления муниципальной услуги, создания комфортных условий для участников отношений, возникающих при организации предоставления муниципальной услуги, определяет порядок, сроки и последовательность действий специалистов отдела формирования архивного фонда Управления по архивным делам администрации города Ялты при оказании муниципальной услуги (далее - муниципальная услуга).

1.2. Информация о категориях заявителей, имеющих право на получение муниципальной услуги.

Получателями муниципальной услуги могут быть юридические и физические лица, обращающиеся на законных основаниях к архивным документам для получения и использования необходимой информации, в том числе иностранные граждане и лица без гражданства.

1.3. Требования к порядку информирования о предоставлении муниципальной услуги.

1.3.1. Местонахождение и график работы Управления по архивным делам администрации города Ялты Республики Крым:

- ул. Архивная/Гоголя, 14/2, г. Ялта, Республика Крым, 298635.

- личный приём граждан и юридических лиц осуществляется начальниками отделов управления:

Понедельник 10.00 - 12.00

15.00 - 16.00

Среда 15.00 - 16.00

Пятница 9.00 - 12.00

Заявления от организаций и граждан также могут направляться в адрес администрации города Ялты Республики Крым: пл. Советская, 1, г. Ялта, Республика Крым, 298600.

1.3.2. Телефоны Управления по архивным делам администрации города Ялты Республики Крым:

- начальник: 32 56 32

- отдел формирования архивного фонда: 32 63 93

- отдел по работе с ликвидированными учреждениями: 32 57 44.

1.3.3. Адреса электронной почты:

- archive-yalta@yandex.ru - начальник управления;

- archive1-yalta@yandex.ru - отдел формирования архивного фонда;

- arch2yalta@yandex.ru - отдел по работе с ликвидированными учреждениями.

1.3.4. Информирование о процедуре предоставления муниципальной услуги осуществляется:

- непосредственно в Управлении по архивным делам администрации города Ялты Республики Крым, а также посредством почты, путем размещения настоящего административного регламента в информационно-телекоммуникационных сетях общего пользования на официальной странице администрации города Ялты Республики Крым в сети "Интернет".

Получение информации по вопросам предоставления услуги, а также сведений о ходе предоставления услуги осуществляется:

- на личном приёме непосредственно начальником Управления по архивным делам администрации города Ялты Республики Крым;

- с использованием почтовой связи;

- посредством телефонной связи;

- путём размещения информации в местах предоставления муниципальной услуги на информационном стенде в администрации города Ялты Республики Крым и на информационном стенде в Управлении по архивным делам администрации города Ялты Республики Крым.

При ответах на телефонные звонки и устные обращения граждан специалисты Управления по архивным делам администрации города Ялты Республики Крым подробно и в вежливой (корректной) форме информируют обратившихся по интересующим их вопросам. Специалист Управления по архивным делам администрации города Ялты Республики Крым обязан дать квалифицированную консультацию по сути запроса обратившегося юридического или физического лица, должен принять все необходимые меры для дачи полного и оперативного ответа на поставленные вопросы.

Индивидуальное письменное информирование осуществляется в виде письменного ответа на обращение заинтересованного лица в порядке, установленном Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".

Ответ направляется в письменном виде либо электронной почтой в зависимости от способа обращения заявителя или способа доставки ответа, указанного в письменном обращении заявителя с указанием должности лица, подписавшего ответ, а также фамилии и номера телефона непосредственного исполнителя.

Информация о предоставлении муниципальной услуги должна быть доступна для инвалидов.

1.3.5. На официальной странице муниципального образования городской округ Ялта Республики Крым на портале Правительства Республики Крым размещается информация о местонахождении, графике работы, контактных телефонах, почтовом и электронном адресах структурного подразделения администрации города Ялты Республики Крым, предоставляющего муниципальную услугу, а также полная версия (с приложениями) настоящего административного регламента.

2. Стандарт предоставления муниципальной услуги

2.1. Наименование муниципальной услуги: "Организация работы пользователей с архивными документами".

2.2. Муниципальная услуга предоставляется муниципальными служащими отдела формирования архивного фонда Управления по архивным делам администрации города Ялты Республики Крым (приложение N 4).

Для оказания муниципальной услуги заявитель обращается в Управление по архивным делам администрации города Ялты Республики Крым (далее - Управление).

2.3. Результат предоставления муниципальной услуги:

- предоставление пользователю научно-справочного аппарата доступа к архивным фондам и документам (путеводитель, описи дел, каталоги и др.) и архивных документов на бумажном носителе, возможности копирования документов в соответствии с целью работы, темой исследования (написание статей, заметок, курсовых и дипломных работ и т.д.).

Пользователю предоставляются архивные документы, относящиеся только к указанному им вопросу, теме его работы, исследования.

2.4. Срок предоставления муниципальной услуги:

2.4.1. В случае личного обращения:

- прием и регистрация пользователя в день обращения;

- разрешение на допуск пользователя к работе с архивными документами дается на необходимый пользователям срок, но не превышающий 1 год со дня оформления;

- научно-справочный аппарат к архивным документам (описи дел, документов, путеводители, каталоги) предоставляются пользователям в день обращения;

- описи дел, документов предоставляются пользователям единовременно в количестве до 5 единиц;

- предоставление архивных документов пользователю производится по мере их подготовки к использованию. Срок предоставления пользователю архивных документов может быть увеличен в индивидуальном порядке по договоренности с пользователем;

- максимальное количество единиц хранения, которое может быть единовременно предоставлено пользователю, составляет 10 единиц хранения постсоветского периода, не превышающих в объеме 3750 листов. Одновременно у пользователя могут находиться не более 15 дел и 5 описей;

- по заказам пользователей, с учетом технических возможностей отдела управления, изготавливаются ксерокопии архивных документов - в течение 5 рабочих дней.

2.4.2. В случае обращения по телефону:

- консультации по вопросам, ответ на которые возможно установить по научно-справочному аппарату и методическим пособиям, - в день обращения;

- оказание информационных, консультационных и методических услуг, не требующих дополнительной проработки, - в день обращения.

2.4.3. В случае обращения по электронной почте:

- консультации по вопросам, ответ на которые возможно установить по научно-справочному аппарату и методическим пособиям отдела управления, - в день обращения;

- оказание информационных, консультационных, методических услуг, не требующих дополнительной проработки, - в день обращения.

2.4.4. В случае письменного (почтового) обращения:

- ответ, который возможно установить по научно-справочному аппарату и методическим пособиям отдела управления, - в 3-дневный срок;

- оказание информационных, консультационных, методических услуг, не требующих дополнительной проработки, - в 3-дневный срок.

2.4.5. Срок для предоставления пользователям архивных документов продлевается в случаях:

- использования документов в служебных целях сотрудниками отдела управления (тематическая разработка фондов, исполнение запросов, подготовка сборников документов, изготовление страхового фонда или фонда пользования, проведение проверки наличия и состояния документов, реставрация или копирование документов) - на срок такого использования;

- предоставление дел и документов во временное пользование иным органам и организациям - на срок такого предоставления;

- предоставления архивных документов другому пользователю - на срок такого предоставления;

- экспонирования архивных документов на выставке - на срок экспонирования.

2.5. Предоставление муниципальной услуги осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:

- Конституцией Российской Федерации;

- Федеральным законом от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";

- Федеральным законом от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации";

- Федеральным законом от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и защите информации";

- Федеральным законом от 24 ноября 1995 года N 181-ФЗ "О социальной защите инвалидов в Российской Федерации" (опубликован на официальном сайте Информационно-правовом портале (www.pravo.gov.ru);

- Федеральным законом от 01.12.2014 N 419-ФЗ "О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации по вопросам социальной защиты инвалидов в связи с ратификацией Конвенции о правах инвалидов" (Собрании законодательства Российской Федерации, 2014, N 49 (часть VI), ст. 6928);

- Указом Президента Российской Федерации от 06 марта 1997 г. N 188 "Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера";

- Указом Президента Российской Федерации от 31 декабря 1993 г. N 2334 "О дополнительных гарантиях прав граждан на информацию";

- Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 г. N 19 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (зарегистрированным Министерством юстиции Российской Федерации от 06.03.2007 г. N 9059);

- Приказом Федеральной архивной службы Российской Федерации от 6 июля 1998 г. N 51 "Об утверждении Правил работы пользователей в читальных залах государственных архивов Российской Федерации";

- Конституцией Республики Крым;

- Законом Республики Крым от 14 августа 2014 года N 50-ЗРК "Об архивном деле в Республике Крым";

- Постановлением Совета министров Республики Крым от 21 января 2015 г. N 9 "Об урегулировании вопросов собственности на архивные документы";

- Уставом муниципального образования городской округ Ялта Республики Крым, зарегистрированный в Главном управлении Министерства юстиции Российской Федерации по Республике Крым и Севастополю 27 ноября 2014 года за N RU 933110002014001;

- настоящим Административным регламентом.

2.6. Список требуемых от заявителей документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги

При письменном обращении необходимо:

- письменное заявление пользователя в адрес начальника Управления;

- пользователи, ведущие научную работу в соответствии с планами научно-исследовательских учреждений или выполняющие служебное задание, представляют официальные письма направивших их органов или организаций; пользователи, ведущие исследование по личной инициативе, предоставляют личное заявление.

2.6.1. Заявление юридического лица должно содержать следующую информацию:

- полное наименование юридического лица;

- юридический или фактический адрес юридического лица;

- дата и номер;

- фамилия, имя, отчество представителя юридического лица, или лица, ведущего научную работу, наименование его должности, ученого звания (если таковое имеется - для лиц, ведущих научную работу);

- фамилия, имя, отчество, наименование должности, ученого звания научного руководителя - для студентов;

- цель работы, для научных работ - тема и хронологические рамки исследования;

- подпись руководителя организации, ректора (проректора, декана) учебного заведения.

2.6.2. В заявлении физического лица (приложение N 3) указывается:

- фамилия, имя, отчество физического лица;

- фактический адрес физического лица;

- паспортные данные физического лица;

- цель работы, для исследований - тема и хронологические рамки исследования;

- дата;

- личная подпись.

2.6.3. Для доступа к архивным документам, содержащим персональные данные о третьих лицах, дополнительно представляются предусмотренные действующим законодательством Российской Федерации документы, подтверждающие полномочия пользователя.

Архивные документы, содержащие сведения, отнесенные к конфиденциальной информации, предоставляются с учетом категории конфиденциальной информации и установленных действующим законодательством Российской Федерации ограничений доступа к ней.

Предоставление пользователям архивных документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну, производится с учетом установленных действующим законодательством Российской Федерации ограничений доступа и в соответствии со специальными инструкциями.

2.6.4. Заявитель вправе предоставить любые имеющиеся у него документы, позволяющие сократить круг поиска запрашиваемых документов.

2.7. Указание на запрет требовать от заявителя:

2.7.1. Предоставления документов и информации или осуществления действий, предоставление или осуществление которых не предусмотрено нормативными правовыми актами, регулирующими отношения, возникающие в связи с предоставлением муниципальной услуги;

2.7.2. Предоставления документов и информации, которые находятся в распоряжении государственных органов, иных органов местного самоуправления в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

2.8. Исчерпывающий перечень оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги.

Оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги нет.

2.9. Перечень оснований для приостановления или отказа в предоставлении муниципальной услуги:

2.9.1. Основанием для приостановления предоставления муниципальной услуги является отсутствие испрашиваемых архивных материалов или документов.

2.9.2. Основания для отказа в предоставлении муниципальной услуги:

- если в заявлении не указаны фамилия (для юридических лиц -наименование организации), обратившихся в Управление;

- при отсутствии необходимых сведений для проведения поисковой работы;

- если заявление не поддается прочтению;

- если физическое состояние архивных документов находится в неудовлетворительном состоянии;

- в случае ограничений на использование документов, установленных в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации;

- в случае отсутствия у пользователя документально подтвержденных прав на получение сведений, составляющих государственную тайну, содержащих конфиденциальную информацию или иную охраняемую законом тайну;

- в случае ограничений на использование документов, установленных собственником при передаче документов на постоянное хранение;

- если архивные документы не прошли научно-техническую обработку и описание.

2.10. Перечень услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления муниципальной услуги, не предусмотрен.

2.11. Муниципальная услуга предоставляется бесплатно.

2.12. Плата за предоставление услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления муниципальной услуги, не предусмотрена.

2.13. Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса и получении результата предоставления муниципальной услуги:

- при наличии очереди - не более 15 минут;

- прием документов - до 20 минут;

- получение документов в отделах управления - до 10 минут.

2.14. Срок регистрации запроса заявителя о предоставлении муниципальной услуги:

- запросы, поступающие в управление, регистрируются в журналах регистрации в течение 3-х рабочих дней с момента получения запроса;

- запросы, поступающие через администрацию города Ялты Республики Крым, регистрируются в журналах регистрации в день поступления.

2.15. Требования к местам, в которых предоставляется муниципальная услуга:

- помещения для работы с гражданами размещаются на 1 этаже Управления;

- в кабинетах отделов управления предусмотрено место для приема граждан, которое оборудовано столом, стульями и информационным стендом.

Помещения, в которых предоставляется муниципальная услуга, зал ожидания, место для заполнения запросов о предоставлении муниципальной услуги, информационные стенды с образцами их заполнения и перечнем документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, должны учитывать нормы по обеспечению условий доступности для инвалидов и лиц с ограничением жизнедеятельности в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

2.15.1. Управление осуществляет меры по обеспечению условий доступности для инвалидов объектов и услуг в соответствии с требованиями, установленными законодательными и иными нормативными правовыми актами, которые включают:

- предоставление возможности инвалидам беспрепятственного входа в здание Управления и при выходе из него, при посадке в транспортное средство и высадки из него перед входом в Управление образования, в том числе с использованием кресла-коляски, в том числе с помощью специалистов, предоставляющих услуги, ассистивных и вспомогательных технологий, а также сменного кресла-коляски;

- размещение при входе в здание Управления кнопки вызова для инвалидов, которая предназначена для вызова специалиста, консультирующего по вопросам предоставления муниципальной услуги;

- содействие со стороны специалистов отделов Управления инвалиду при входе в здание, в котором предоставляется муниципальная услуга, и выхода из него (при необходимости);

- сопровождение специалистами отделов Управления инвалидов, имеющих стойкие расстройства функции зрения и самостоятельного передвижения, по территории здания, в котором предоставляется муниципальная услуга;

- дублирование необходимой для инвалидов звуковой и зрительной информации, а также надписей, знаков и иной текстовой и графической информации знаками, выполненными рельефно-точечным шрифтом;

- обеспечение допуска в Управление собаки-проводника при наличии документа, подтверждающего ее специальное обучение, выданного по форме, установленной федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере социальной защиты населения;

- оказание специалистами отделов Управления необходимой помощи инвалидам, связанной с разъяснением в доступной для них форме порядка предоставления и получения муниципальной услуги, оформлением необходимых документов;

- обеспечение допуска сурдопереводчика, тифлосурдопереводчика, а также иного лица, владеющего жестовым языком;

- предоставление инвалидам возможности получения муниципальной услуги в электронном виде с учетом ограничений их жизнедеятельности;

- обеспечение допуска в Управление должностных лиц органов социальной защиты населения, подведомственных им органов и организаций для оказания иной необходимой инвалидам помощи в преодолении барьеров, мешающих получению ими муниципальных услуг наравне с другими лицами;

- парковочные места для парковки автотранспортных средств получателей муниципальной услуги у здания Управления не предусмотрены.

2.15.2. Места для информирования оборудуются информационными стендами с размещением визуальной, текстовой информацией о порядке предоставления муниципальной услуги.

Информационный стенд администрации города Ялты Республики Крым и информационные стенды отделов управления содержат следующую информацию:

- тексты Административных регламентов предоставления муниципальных услуг;

- адрес отдела управления, телефоны и график приема граждан;

- список документов, необходимых для предоставления муниципальных услуг;

- образцы заполнения форм бланков заявлений для получения муниципальных услуг.

2.16. Показатели доступности и качества муниципальной услуги, в том числе количество взаимодействий заявителя с должностными лицами при предоставлении муниципальной услуги

- простота и рациональность муниципальной услуги;

- ясность информации, объясняющей порядок процедуры оказания муниципальной услуги;

- доступность перечня документов на сайте администрации города Ялты Республики Крым.

Взаимодействие заявителя со специалистом управления осуществляется:

- при приеме от заявителя заявления и необходимых документов - до 15 минут;

- при выдаче результата предоставления муниципальной услуги - до 10 минут.

Продолжительность каждого взаимодействия заявителя со специалистом управления не превышает 20 минут.

2.17. Муниципальная услуга в электронном виде не оказывается.

3. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения

3.1. Описание последовательности действий при предоставлении муниципальной услуги:

3.1.1. Административные процедуры:

- прием и регистрация пользователей;

- предоставление пользователям научно-справочного аппарата;

- предоставление пользователям архивных документов;

- копирование научно-справочного аппарата и архивных документов.

3.1.1.1. Предоставление в установленном порядке информации заявителям, обеспечение доступа заявителей к сведениям о муниципальной услуге и получение заявителями сведений о ходе выполнения запросов о предоставлении муниципальной услуги.

3.1.1.2. Заявитель имеет право обратиться в управление с запросом о предоставлении перечня необходимых документов для получения муниципальной услуги.

3.1.1.3. Получение заявителем сведений о ходе выполнения запроса о предоставлении муниципальной услуги осуществляется в письменной и/или устной форме в зависимости от формы запроса заявителя.

3.1.1.4. Взаимодействие управления с иными органами государственной власти, органами местного самоуправления и организациями, участвующими в предоставлении муниципальной услуги не предусмотрено.

3.1.1.5. Выдача заявителю результата муниципальной услуги.

3.1.1.6. Иных действий, необходимых для предоставления муниципальной услуги не предусмотрено.

3.1.2. Блок-схема предоставления муниципальной услуги: Последовательность административных процедур предоставления муниципальной услуги схематично отображена в блок-схеме, согласно приложению N 5 к настоящему Административному регламенту.

3.1.3. Описание каждой административной процедуры предусматривает:

3.1.3.1. Юридические факты, являющиеся основанием для начала административной процедуры:

- письменное обращение юридического или физического лица в Управление лично, по почтовой или электронной связи;

- заявление может быть направлено (предоставлено) в Управление через многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг ГБУ РК г. Ялта "МФЦ".

3.1.3.2. Содержание административной процедуры, продолжительность и (или) максимальный срок её выполнения:

При обращении пользователя в Управление пользователю выдается для заполнения анкета (приложение N 1);

- сведения о пользователе регистрируются в журнале учета разовых посещений или заводится личное дело пользователя, ведущего научную работу, исследование, куда подшивается письмо организации или личное заявление с резолюцией начальника Управления, заполненная пользователем анкета, требование, заказ;

- проводится консультация о составе и содержании документов отдела управления и научно-справочного аппарата к архивным документам в соответствии с целью работы, темой исследования;

- научно-справочный аппарат к архивным документам (описи дел, документов, путеводители, каталоги) предоставляется пользователям в день обращения;

- предоставление архивных документов пользователю производится по мере их подготовки к использованию, с момента оформления им требования.

По заказам пользователей, с учетом технических возможностей отдела управления, изготавливаются ксерокопии архивных документов. Изготовление копий с документов осуществляется в течение 5 рабочих дней.

Отказ в копировании архивных документов пользователям допускается при:

- неудовлетворительном физическом состоянии архивных документов;

- наличии ограничений на использование документов, установленных в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации;

- наличии ограничений на использование документов, установленных собственником при передаче документов на постоянное хранение;

- возможности нанесения ущерба физическому состоянию архивных документов;

- формате копируемого документа, превышающем формат A3;

- объеме копируемого дела, превышающем 300 листов.

3.1.3.3. Сведения о должностном лице, ответственном за выполнение административной процедуры:

- за выполнение административного действия отвечают должностные лица, ответственные за работу с пользователями читального зала, согласно должностных инструкций.

3.1.3.4. Критерии принятия решений:

- нормативно-правовая база, на основании которой предоставляются информационные услуги.

3.1.3.5. Результат административной процедуры и порядок передачи результата:

Определяются наиболее эффективные формы получения ответа на запрос:

- безотлагательно в рамках полномочий оказываются информационные, консультационные, разъяснительные и методические услуги при условии, что они не требуют дополнительной проработки;

- пользователям предоставляется научно-справочный аппарат к архивным документам (путеводитель, описи дел, каталоги, обзоры и др.) на бумажном носителе;

- на основании описей дел пользователь заполняет требование, которое должно содержать указание фамилии, имени и отчества исследователя, цели и темы занятий, поисковые данные единиц хранения, дату составления и подпись исследователя;

- архивные документы выдаются пользователю под расписку в специальной графе требования за каждую единицу хранения;

- после каждого посещения пользователь сдает все дела, которые проверяют и проводят полистную проверку их физического состояния;

- при обнаружении в сдаваемых делах недостачи или повреждений начальник отдела Управления составляет акт;

- по заявлениям пользователей в отделе Управления изготавливаются копии архивных документов. Заказы оформляются на специальном бланке, где указываются поисковые данные документов и указание фамилии, имени и отчества пользователя, его адрес и телефон, основания для предоставления услуги (официальное письмо, личное заявление пользователя, договор), темы, количества листов, формата, тиража, поисковых данных документов. Заказ на копирование документов подшивается в личное дело пользователя;

- копирование архивных документов пользователями самостоятельно производится в помещениях отдела Управления под контролем начальника отдела или лица, его замещающего;

- копии архивных документов выдаются пользователям или их доверенным лицам под подпись в журнале учета заказов на копирование документов и выдачи копий пользователям;

- копии архивных документов, изготовленные отделом Управления, выдаются пользователю без их специального заверения.

3.1.3.6. Способ фиксации результата предоставления муниципальной услуги:

Способом фиксации предоставления муниципальной услуги является личная роспись пользователя в журнале посещения читального зала, в заказе на получение архивных документов.

4. Формы контроля за исполнением административного регламента

4.1. Порядок осуществления текущего контроля за соблюдением и исполнением ответственными должностными лицами положений настоящего Административного регламента и иных нормативных правовых актов, устанавливающих требования к исполнению муниципальной услуги, а также за принятием ими решений:

- текущий контроль за соблюдением и исполнением специалистами отдела управления положений настоящего Административного регламента и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, Республики Крым, органов местного самоуправления, устанавливающих требования к предоставлению муниципальной услуги, осуществляется заместителем главы администрации города Ялты Республики Крым, курирующим деятельность Управления по архивным делам администрации города Ялты Республики Крым, отделом по предоставлению муниципальных услуг администрации города Ялты Республики Крым, начальником Управления по архивным делам.

Текущий контроль осуществляется путем проведения проверок соблюдения и исполнения специалистами отдела управления положений настоящего Административного регламента, иных нормативных правовых актов, устанавливающих требования к предоставлению муниципальной услуги и определяющих порядок выполнения административных процедур.

4.2. Порядок и периодичность осуществления плановых и внеплановых проверок полноты и качества исполнения муниципальной услуги, в том числе порядок и формы контроля за полнотой и качеством исполнения муниципальной услуги.

Контроль за полнотой и качеством исполнения муниципальной услуги включает в себя проведение проверок на предмет качества предоставления муниципальной услуги, выявление и устранение нарушений прав заявителей, рассмотрение обращений заявителей, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц, принятие по таким обращениям решений и подготовку на них ответов.

Проверки могут быть плановыми (осуществляться на основании годовых планов работы) и внеплановыми. При проверке могут рассматриваться все вопросы, связанные с предоставлением муниципальной услуги (комплексные проверки), или отдельные вопросы (тематические проверки). Проверка также может проводиться по конкретному обращению заявителя.

Внеплановые проверки проводятся в связи с проверкой устранения ранее выявленных нарушений, а также в случае получения жалоб на действия (бездействие) специалистов отделов управления.

Плановые и внеплановые проверки качества предоставления муниципальной услуги могут осуществляться Государственной архивной службой Республики Крым, администрацией города Ялты республики Крым, отделом по предоставлению муниципальных услуг администрации города Ялты Республики Крым и их должностными лицами. Контроль за оказанием муниципальной услуги может также осуществляться органами прокуратуры, иными надзорными органами в пределах их компетенции и в соответствии с нормативными документами, регулирующими их деятельность.

Все плановые проверки должны осуществляться регулярно в течение всего периода деятельности по предоставлению муниципальной услуги.

4.3. Ответственность должностных лиц за решения и действия (бездействие), принимаемые (осуществляемые) ими в ходе исполнения муниципальной услуги:

Должностные лица, ответственные за предоставление муниципальной услуги, несут персональную ответственность за полноту и качество осуществления административных процедур, указанных в настоящем Административном регламенте, а также за принятие решений и действий (бездействия) при предоставлении муниципальной услуги.

Персональная ответственность специалистов отдела управления закрепляется в их должностных инструкциях в соответствии с требованиями действующего законодательства Российской Федерации.

Должностные лица, предоставляющие муниципальную услугу, несут персональную ответственность за неоказание помощи инвалидам в преодолении барьеров, мешающих получению ими муниципальной услуги наравне с другими гражданами.

По результатам проведенных проверок в случае выявления нарушения порядка предоставления муниципальной услуги, прав заявителей виновные лица привлекаются к ответственности в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации и принимаются меры по устранению выявленных отклонений и нарушений.

4.4. Положения, характеризующие требования к порядку и формам контроля за предоставлением муниципальной услуги, в том числе со стороны граждан, их объединений и организаций

Порядок и формы контроля за предоставлением муниципальной услуги должны отвечать требованиям непрерывности и действенности (эффективности).

Граждане, их объединения и организации могут контролировать предоставление муниципальной услуги путем получения письменной или устной информации о результатах проведенных проверок и принятых по результатам проверок мерах.

5. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования действий (бездействия) органа, предоставляющего муниципальную услугу, а также должностных лиц

5.1. Информация для заявителя о его праве на досудебное (внесудебное) обжалование решений и действий (бездействия), принятых (осуществляемых) в ходе предоставления услуги.

Заявители имеют право на обжалование действий (бездействия) должностных лиц, специалистов отделов управления в досудебном (внесудебном) порядке.

Заявитель имеет право на получение информации и документов, необходимых для обоснования и рассмотрения жалобы (претензии).

При желании заявителя обжаловать действие (бездействие) должностного лица, последнее обязано сообщить ему свою фамилию, имя, отчество и должность, и фамилию, имя, отчество и должность лица, которому могут быть обжалованы действия. В случае, если для написания заявления (жалобы) заявителю необходимы информация и (или) документы, имеющие отношение к исполнению муниципальной услуги и находящиеся в отделах управления, соответствующие информация и документы предоставляются ему для ознакомления в отделах управления, если это не затрагивает права, свободы и законные интересы других лиц, а также в указанных информации и документах не содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую Федеральным законом тайну.

Предметом досудебного (внесудебного) обжалования могут являться решения, действия или бездействие должностных лиц, ответственных за предоставление данной муниципальной услуги, нарушающие права и законные интересы заявителей, некорректное поведение или нарушение служебной этики, а также нарушение положений настоящего Административного регламента.

Заявитель также может обратиться с жалобой в следующих случаях:

- нарушение срока предоставления муниципальной услуги;

- требование у заявителя документов, не предусмотренных нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, муниципальными правовыми актами для предоставления муниципальной услуги;

- отказ в приеме документов, предоставление которых предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, муниципальными правовыми актами для предоставления муниципальной услуги;

- отказ в предоставлении муниципальной услуги, если основания отказа не предусмотрены Федеральными законами и принятыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, муниципальными правовыми актами;

- отказ органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, в исправлении допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления муниципальной услуги документах, либо нарушение установленного срока таких исправлений.

Жалоба подается в письменной форме на бумажном носителе, в электронной форме в администрацию города Ялты Республики Крым, может быть направлена по почте, через официальный сайт администрации города Ялты Республики Крым, Единый портал государственных и муниципальных услуг, региональный портал государственных и муниципальных услуг, а также может быть принята при личном приеме заявителя. Жалоба должна содержать:

- наименование органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, либо муниципального служащего, решения и действия (бездействие) которых обжалуются;

- фамилию, имя, отчество, сведения о месте жительства заявителя - физического лица, либо наименование, сведения о месте нахождения заявителя - юридического лица, а также номер (номера) контактного телефона, адрес (адреса) электронной почты (при наличии) и почтовый адрес, по которым должен быть направлен ответ заявителю;

- сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, либо муниципального служащего;

- доводы, на основании которых заявитель не согласен с решением и действием (бездействием) органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, либо муниципального служащего.

Заявителем могут быть представлены документы (при наличии), подтверждающие доводы заявителя, либо их копии.

5.2. Ответ на жалобу не дается:

- если в письменной жалобе не указаны фамилия инициатора жалобы и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;

если в письменной жалобе содержатся нецензурные или оскорбительные выражения, угрозы имуществу, жизни, здоровью должностного лица, а также членов его семьи; а заявителю, направившему жалобу, сообщается о недопустимости злоупотребления правом;

- если текст жалобы не поддается прочтению, о чем сообщается заявителю, направившему жалобу, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению;

- если в письменном обращении заявителя содержится вопрос, на который заявителю многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства. Специалисты архивного отдела вправе принять решение о прекращении переписки с заявителем, о чём уведомляется заявитель;

- если ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую Федеральным законом тайну. Заявителю сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного вопроса, в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.

5.3. Основания для начала процедуры досудебного (внесудебного) обжалования:

- поступление жалобы от заявителя.

К обращению могут быть приложены копии документов, подтверждающих изложенные в обращении обстоятельства. В таком случае в обращении приводится перечень прилагаемых к нему документов.

Если документы, имеющие существенное значение для рассмотрения обращения, отсутствуют или не приложены к обращению, решение принимается без учета доводов, в подтверждение которых документы не предоставлены.

5.4. Должностные лица, которым может быть адресована жалоба заявителя в досудебном (внесудебном) порядке:

- глава администрации города Ялты Республики Крым;

- заместитель главы администрации города Ялты Республики Крым, курирующий деятельность Управления по архивным делам;

- начальник Управления по архивным делам;

- иные органы, в установленном законом порядке.

5.5. Сроки рассмотрения жалобы:

- жалоба, поступившая в администрацию города Ялты Республики Крым, подлежит рассмотрению должностным лицом, наделенным полномочиями по рассмотрению жалоб, в течение пятнадцати рабочих дней со дня ее регистрации; в случае обжалования отказа в приеме документов у заявителя, либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок, или в случае обжалования нарушения установленного срока таких исправлений - в течение пяти рабочих дней со дня ее регистрации.

5.6. Результат досудебного (внесудебного) обжалования:

- по результатам рассмотрения обращения должностным лицом администрации города Ялты республики Крым принимается решение об удовлетворении жалобы, в том числе в форме отмены принятого решения, исправления допущенных органом, предоставляющим муниципальную услугу, опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления муниципальной услуги документах, либо об отказе в удовлетворении жалобы.

Не позднее дня, следующего за днем принятия решения, заявителю в письменной форме и по желанию заявителя в электронной форме направляется мотивированный ответ о результатах рассмотрения жалобы.

В случае установления в ходе или по результатам рассмотрения жалобы признаков состава административного правонарушения или преступления должностное лицо администрации города Ялты Республики Крым, наделенное полномочиями по рассмотрению жалоб, незамедлительно направляет имеющиеся материалы в органы по подведомственности.

В случае удовлетворения жалобы обжалуемое решение отменяется распоряжением администрации города Ялты Республики Крым.

Начальник Управления по архивным делам

В.П. Жердева