Приложение 2. Регламент работы Экспертно-проверочной комиссии Государственного комитета по делам архивов Республики Крым

Приложение 2
к приказу Государственного
комитета по делам архивов
Республики Крым
от 30.03.2018 N 15-н

Регламент
работы Экспертно-проверочной комиссии Государственного комитета по делам архивов Республики Крым

Экспертно-проверочная комиссия Государственного комитета по делам архивов Республики Крым (далее - ЭПК, комиссия) осуществляет свою деятельность на основании Положения об Экспертно-проверочной комиссии Государственного комитета по делам архивов Республики Крым и настоящего регламента работы ЭПК (далее - Регламент).

1. Организация работы ЭПК

ЭПК организует свою работу в соответствии с годовым планом работы, который составляется ежегодно согласно установленной форме (приложение 1). При составлении годового плана учитываются показатели годовых планов работы Государственного комитета по делам архивов Республики Крым (далее - Госкомархив), государственных архивов Республики Крым, архивных отделов (управлений, секторов) администраций районов и городских округов Республики Крым и муниципальных архивов (далее - муниципальные архивные учреждения) по упорядочению документов, графики упорядочения документов, предложения председателя и членов ЭПК, предложения архивов организаций - источников комплектования государственных архивов Республики Крым и муниципальных архивных учреждений (далее - организации - источники комплектования).

Ежегодно на первом заседании ЭПК рассматривается годовой отчет о работе ЭПК, который составляется в текстовой форме в соответствии с разделами годового плана работы ЭПК, а также проект плана работы ЭПК, который, после его одобрения, утверждается председателем Госкомархива или иным уполномоченным им лицом.

1.1. Организация прохождения документов

1.1.1. Поступающие на рассмотрение ЭПК документы должны быть оформлены в соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденными приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 N 526, с Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденными приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 (с изменениями от 16.02.2009 N 68) и должны иметь необходимое количество экземпляров в соответствии с перечнем основных документов, представляемых на рассмотрение ЭПК (приложение 2).

Документы, которые представляются на рассмотрение ЭПК, могут быть доставлены непосредственно представителем организации, поступить по почте или с курьером. Документы, представленные на рассмотрение ЭПК в электронной форме, к рассмотрению не принимаются.

Документы, направляемые на рассмотрение ЭПК, предоставляются секретарю комиссии с сопроводительным письмом, подписанным руководителем организации, с указанием всех представленных документов.

В случае представления документов для рассмотрения ЭПК архивным учреждением, к ним прилагаются экспертные заключения на представляемые документы с указанием сведений о рассмотрении документов экспертно-методическими (далее - ЭМК) и экспертными комиссиями (далее - ЭК) государственных архивов Республики Крым и муниципальных архивных учреждений.

Представленные документы в день их поступления регистрируются секретарем ЭПК в соответствующем журнале регистрации (приложение 9).

Зарегистрированные документы в течение 3-х дней после их поступления передаются секретарем ЭПК одному из экспертов комиссии для работы.

Документы, представленные на ЭПК без необходимого количества экземпляров, установленных настоящим Регламентом, или не имеющие необходимых реквизитов, к рассмотрению на ЭПК не принимаются и подлежат возврату в организацию с сопроводительным письмом на имя руководителя организации.

Документы рассматриваются ЭПК не позднее 30 дней со дня получения. При необходимости срок рассмотрения документов может быть увеличен по решению председателя ЭПК сроком до 3-х дней.

В случае вынесения решения ЭПК о доработке документов с учетом замечаний эксперта ЭПК, организация, представившая данные документы, имеет право исправить указанные замечания в течение 5-ти рабочих дней после состоявшегося заседания ЭПК. Если эксперт, рассматривавший данные документы, делает вывод, что замечания исправлены, то в экспертном заключении делается отметка об исправлении указанных замечаний, на основании которого в проект протокола заседания ЭПК вносятся соответствующие записи.

Ответственность за качество представленных на рассмотрение ЭПК документов возлагается на их составителей.

1.1.2. Председатель ЭПК:

- организует работу ЭПК в соответствии с годовым планом и отчитывается о проведенной работе;

- назначает дату, место и время проведения заседания ЭПК;

- принимает решение (в случае необходимости) о проведении внеочередного / выездного заседания, определяет его дату, место и время;

- принимает решение о рассмотрении незапланированного вопроса.

В случае отсутствия председателя его обязанности исполняет заместитель председателя ЭПК, который председательствует на заседании ЭПК.

1.1.3. Секретарь ЭПК:

- осуществляет приём и регистрацию полученных документов;

- осуществляет распределение поступивших документов среди членов ЭПК;

- проверяет наличие всех документов, их комплектность, правильность заполнения;

- обеспечивает своевременность подачи материалов;

- передаёт зарегистрированные документы членам ЭПК не позднее трех дней со дня их поступления;

- рассматривает документы в качестве эксперта ЭПК;

- осуществляет контроль за движением документов, представленных на рассмотрение ЭПК;

- готовит проект повестки дня заседания ЭПК, составляет список приглашенных лиц;

- оформляет проекты протоколов заседаний ЭПК (приложение 6), выписок из протокола заседания (приложение 7);

- осуществляет ведение и хранение учетных, плановых и отчетных документов ЭПК;

- проставляет грифы утверждения/согласования на рассмотренных членами ЭПК документах;

- информирует заинтересованные юридические лица о решениях ЭПК.

В случае отсутствия секретаря ЭПК его обязанности исполняет один из членов ЭПК по решению председателя ЭПК.

1.1.4. Члены ЭПК:

- рассматривают представленные на ЭПК документы;

- составляют на рассматриваемые документы экспертные заключения.

1.2. Подготовка и проведение заседания ЭПК

1.2.1. Документы представляются на рассмотрение ЭПК не позднее, чем за 7 рабочих дней до дня проведения заседания ЭПК. В случае если документы поступили позднее, их рассмотрение переносится на очередное заседание ЭПК.

1.2.2. Проект повестки дня заседания ЭПК, с учётом внесённых предложений, согласовывается председателем ЭПК и передается членам ЭПК на ознакомление не позднее, чем за 2 дня до соответствующего заседания ЭПК.

1.2.3. На заседание приглашаются председатели и члены ЭМК, ЭК организаций, муниципальных архивных учреждений (при необходимости), а также лица, ответственные за делопроизводство и архив организаций - источников комплектования, составители документов (при необходимости).

1.2.4. Выездные заседания ЭПК проводятся на базе государственных архивов Республики Крым, муниципальных архивных учреждений.

2. Порядок ведения протокола заседания ЭПК и оформления выписки из него

2.1. Порядок ведения протокола заседания ЭПК

2.1.1. Результаты заседания ЭПК отражаются в протоколе. В течение 10 рабочих дней после заседания ЭПК протокол уточняется, выверяется согласно сделанным записям, редактируется и оформляется секретарем ЭПК.

Протокол составляется на основании заключений экспертов (приложения 3, 4, 5) и записей, сделанных непосредственно во время заседания. Протокол должен содержать записи всех докладчиков и участников. Протокол составляется в краткой форме, детальное описание документов вносится в заключение эксперта.

2.1.2. Протокол оформляется на общем угловом бланке Госкомархива (приложение 6).

Протокол имеет следующие обязательные реквизиты:

- название вида документа - Протокол;

- дата протокола - дата проведения заседания;

- номер (индекс) - присваивается согласно порядковому номеру заседания в пределах календарного года;

- место составления протокола - место проведения заседания;

- заголовок - вид коллегиальной деятельности (заседание Экспертно-проверочной комиссии);

- текст;

- подписи;

- гриф утверждения.

Протокол состоит из вступительной и основной частей.

2.1.2.1. Вступительная часть протокола.

Содержит фамилии, инициалы председателя и секретаря заседания, фамилии и инициалы постоянных членов ЭПК и приглашенных лиц в алфавитном порядке с обозначением их должностей, повестку дня.

В повестке дня заседания ЭПК перечисляются вопросы, вынесенные на рассмотрение заседания, закрепляют последовательность их рассмотрения и фамилии докладчиков.

Повестка дня формулируется четко, отображает сущность вопросов, которые рассматриваются. В повестку дня не включается пункт "Разное".

2.1.2.2. Текст основной части состоит из отдельных пунктов по количеству вопросов повестки дня, каждый из которых состоит из разделов:

Слушали:

Выступили:

Решили:

Если в наличии есть текст выступления, после фамилии выступающего делается обозначение: (Текст доклада (выступления) прилагается).

В части "Выступили" фиксируются фамилии и инициалы в именительном падеже и краткое содержание выступления участников обсуждения. Содержание выступлений излагается от третьего лица.

В протоколе должны быть отражены все точки зрения по рассмотренным вопросам.

Если рассмотрение вопроса приостановлено и участники не получили слова, они передают председателю письменные выступления, предложения, которые прикладываются к протоколу.

В части "Решили" отражают принятое решение по рассматриваемому вопросу повестки дня.

Решения ЭПК принимаются отдельно по каждому вопросу (документу) большинством голосов. Решение должно быть конкретным и четко сформулированным.

Решения, состоящие из нескольких вопросов, делят на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Первая цифра соответствует номеру пункта повестки дня, другая - номеру принятого решения.

В случае рассмотрения на заседании проекта документа с целью одобрения, к протоколу прилагается проект документа, на нем проставляется реквизит одобрения с указанием номера и даты протокола.

Особые мнения членов ЭПК и приглашенных на заседание отображаются в протоколе после записи соответствующего решения или излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к протоколу.

2.1.3. Вид контроля и сроки подачи информации (при необходимости) о выполнении решений ЭПК определяются в тексте самого решения.

Снятие с контроля решения ЭПК осуществляется председателем ЭПК.

Протокол подписывается председателем ЭПК или его заместителем (председательствующим) и секретарем ЭПК, утверждается председателем Госкомархива или иным уполномоченным им лицом.

2.2. Оформление выписки из протокола

2.2.1. По результатам рассмотрения на заседании ЭПК вопросов (документов) заинтересованным юридическим лицам при необходимости в течение 7 рабочих дней после утверждения протокола заседания ЭПК председателем Госкомархива или иным уполномоченным им лицом направляется выписка из протокола (приложение 7).

Выписка из протокола оформляется на общем угловом бланке Госкомархива и является точной копией части оригинала протокола, которая касается вопроса повестки дня, по которому делают выписку.

Из соответствующего протокола в выписку без изменения включают следующие реквизиты: "Наименование Госкомархива", "Дата документа", "Регистрационный номер (индекс) протокола", "Место составления", "Заголовок документа", "Гриф утверждения" с указанием наличия подписи председателя Госкомархива или иного уполномоченного им лица: проставляется слово "подпись". Вступительную часть переносят полностью, за исключением повестки дня, из которой переносят необходимый пункт или несколько пунктов, при этом оставляя порядковые номера этих пунктов без изменений. Из основной части текста протокола в выписку переносят только тот пункт или несколько пунктов, которые касаются соответствующих вопросов повестки дня.

В выписку из протокола переносят реквизит "Подпись": на месте автографа проставляется слово "подпись", инициалы и фамилии председателя ЭПК и секретаря ЭПК.

2.2.2. Секретарь ЭПК делает отметку "В соответствии с оригиналом", подписывает выписку из протокола, указывает дату подписания и заверяет канцелярской печатью.

3. Учетные документы ЭПК

Секретарь ЭПК ведет следующие учетные документы:

- журнал регистрации сопроводительных писем на документы, представленные на рассмотрение ЭПК (приложение 8);

- журнал регистрации документов, представленных на рассмотрение ЭПК (приложение 9);

- журнал учета описей, утвержденных, согласованных ЭПК (приложение 10);

- журнал учета документов, утвержденных, согласованных, одобренных ЭПК (приложение 11);

- карточка учета фондообразователя, документы которого рассмотрены ЭПК (приложение 12).

3.1. Журналы регистрации документов

3.1.1. Сопроводительные письма на документы, представленные на рассмотрение ЭПК, в день их поступления регистрируются секретарем ЭПК в журнале регистрации сопроводительных писем на документы, представленные на рассмотрение ЭПК (приложение 8).

3.1.2. Каждый документ, направленный на рассмотрение ЭПК, фиксируется в журнале регистрации документов, представленных на рассмотрение ЭПК (приложение 9).

3.2. Журналы учета документов, утвержденных, согласованных ЭПК

3.2.1. Для учета утвержденных, согласованных документов (описей дел, инструкций по делопроизводству, номенклатур, положений, актов, методических пособий и т.д.) секретарем ЭПК по установленной форме (приложение 11) ведутся в электронном виде следующие журналы учета документов:

- журнал учета утвержденных, согласованных документов, представленных государственными архивами Республики Крым;

- журнал учета утвержденных, согласованных документов, представленных муниципальными архивными учреждениями городских округов Республики Крым;

- журнал учета утвержденных, согласованных документов, представленных муниципальными архивными учреждениями районов Республики Крым.

3.2.2. В каждом журнале ежеквартально подсчитывается количество утвержденных, согласованных и одобренных документов по их видам, количество организаций, единиц хранения / единиц учета, статей, позиций.

В конце года в каждом журнале делается итоговая запись.

3.3. Журнал учета описей, утвержденных, согласованных ЭПК

Журнал учета описей, утвержденных, согласованных ЭПК, - один из основных видов учетных документов Госкомархива (приложение 10). Ведется в письменной форме на описи организаций - источников комплектования государственных архивов Республики Крым и муниципальных архивных учреждений, утвержденные и согласованные ЭПК.

3.4. Карточка учета фондообразователя, документы которого рассмотрены ЭПК

3.4.1. Карточка учета фондообразователя, документы которого рассмотрены ЭПК, ведется с целью мониторинга состояния упорядочения и научно-технической обработки документов в результате проведенной экспертизы ценности документов в организациях - источниках комплектования государственных архивов Республики Крым и муниципальных архивных учреждениях (приложение 12).

Карточки учета заводятся на каждое юридическое и физическое лицо, документы которого были утверждены/согласованы ЭПК.

Картотека используется для недопущения случаев повторной подачи документов на рассмотрение ЭПК, пропуска годовых разделов описей дел, иных неточностей.

3.4.2. Секретарь ЭПК вносит соответствующие записи в карточку после утверждения протокола ЭПК председателем Госкомархива или иным уполномоченным им лицом.

4. Экспертное заключение на документы, представленные на рассмотрение ЭПК

4.1. Результатом рассмотрения членом ЭПК документа, представленного на ЭПК, является экспертное заключение.

Экспертное заключение составляется отдельно на номенклатуру дел, инструкцию по делопроизводству, акты, положение об архиве организации, положение об ЭМК/ЭК, на документы об исключении/включении в список N 1 организаций - источников комплектования архивов, листы учета и описания уникального документа (приложение 3); описи дел организации (приложение 4) и описи дел, составленные в результате переработки или усовершенствования (приложение 5).

4.2. Экспертное заключение составляется членом ЭПК до дня заседания ЭПК в 2-х экземплярах и передается секретарю ЭПК вместе с рассмотренными документами в день заседания комиссии. В случае отсутствия эксперта ЭПК на заседании, экспертные заключения передаются секретарю ЭПК не позднее, чем за 3 рабочих дня до заседания.

4.3. Экспертное заключение должно быть четко сформулированным и аргументированным. В нем должны быть охарактеризованы для описей дел постоянного хранения и по личному составу: полнота информации в исторической справке или дополнении к исторической справке, предисловии к описям дел, полнота состава и качество заголовков дел, включенных в описи; для описей кино-, фото-, фоно-, видеодокументов: полнота информации в предисловии к описи, качество описания документов, включенных в описи.

4.4. Секретарь ЭПК проставляет на рассмотренных документах и экспертных заключениях к ним гриф утверждения/согласования с указанием номера и даты протокола ЭПК (только на документы, в отношении которых принято решение об утверждении /согласовании) и обеспечивает их передачу юридическим лицам, представившим данные документы.

4.5. В случае отсутствия полноты состава документов вместе с описями представляются пояснительные документы (акт об утрате или справка) за подписью руководителя организации - источника комплектования о причинах отсутствия документов, которые прилагаются к протоколу заседания ЭПК.