Приложение. Административный регламент Управления по архивным делам администрации города Ялты Республики Крым по предоставлению муниципальной услуги: "Прием документов на хранение от юридических и физических лиц в соответствии с их обращениями (запросами)"

Приложение
к постановлению
администрации города Ялты
от 24 апреля 2015 г. N 548-п

Административный регламент
Управления по архивным делам администрации города Ялты Республики Крым по предоставлению муниципальной услуги: "Прием документов на хранение от юридических и физических лиц в соответствии с их обращениями (запросами)"

1. Общие положения

1.1. Административный регламент предоставления муниципальной услуги "Прием документов на хранение от юридических и физических лиц в соответствии с их обращениями (запросами)" (далее - Административный регламент) разработан в целях повышения качества исполнения и доступности результата предоставления муниципальной услуги, создания комфортных условий для участников отношений, возникающих при организации предоставления муниципальной услуги, определяет порядок, сроки и последовательность действий специалистов отделов Управления по архивным делам администрации города Ялты при оказании муниципальной услуги (далее - муниципальная услуга).

Комплектование архива - это систематическое пополнение отдела формирования архивного фонда Управления по архивным делам администрации города Ялты (далее - отдел управления) документами Архивного фонда Российской Федерации, включающее в себя:

- определение источников комплектования архива;

- определение состава архивных документов, подлежащих приёму на хранение в архив;

- приём-передачу архивных документов в архив.

В настоящем Административном регламенте используются следующие специальные понятия: источники комплектования отдела управления - это органы местного самоуправления, государственные и муниципальные организации, негосударственные организации, граждане, в процессе деятельности которых образуются документы Архивного фонда Российской Федерации. Органы местного самоуправления включаются в список источников комплектования отдела управления в обязательном порядке. Государственные и муниципальные организации, а также граждане включаются в список источников комплектования отдела управления на основании экспертизы ценности документов, образующихся в процессе их деятельности. Негосударственные организации включаются в список источников комплектования отдела управления в том случае, если источниками комплектования отдела управления были их предшественники - государственные и муниципальные организации;

- экспертиза ценности документов - это изучение документов на основе критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и их отбора на постоянное хранение;

- номенклатура дел организации - это систематизированный список заголовков всех документов и дел, образующихся в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения и номеров статей по "Перечню". Это важнейший элемент не только информационно-поисковой системы, но и экспертизы ценности и обеспечения сохранности документов организации. В номенклатуру дел должны в идеале включаться все документы, картотеки, регистрационно-справочные и документальные массивы всех структурных подразделений и должностных лиц организации без исключения, независимо от вида носителя, способа фиксации документной информации и степени конфиденциальности (кроме секретных, на них составляется отдельная номенклатура дел);

- опись дел - это архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, внесенных в опись, закрепления их систематизации и учёта. Описи составляются на дела постоянного срока хранения, на документы по личному составу со сроком хранения 75 лет, на дела долговременного (свыше 10 лет) хранения.

1.2. Муниципальная услуга предоставляется Управлением по архивным делам администрации города Ялты Республики Крым муниципальными служащими отделов управления:

- ул. Архивная/Гоголя, 14/2, г. Ялта, Республика Крым, 298635.

- личный приём граждан и юридических лиц осуществляется начальниками отделов управления:

Понедельник	10.00 - 12.00 15.00 - 16.00
Среда	15.00 - 16.00
Пятница	9.00 - 12.00

Заявления от организаций и граждан также могут направляться в адрес администрации города Ялты: пл. Советская, 1, г. Ялта, Республика Крым, 298600.

Справочные телефоны органа, предоставляющего муниципальную услугу:

- управление: 32 56 32

- отдел формирования архивного фонда: 32 63 93

- отдел по работе с ликвидированными учреждениями: 32 57 44.

Адрес электронной почты Управления по архивным делам администрации города Ялты Республики Крым:

archive-ya1ta@ukr.net - начальник Управления;

archive1-ya1ta@ukr.net - главный специалист отдела формирования архивного фонда;

arch2ya1ta@ukr.net - заместитель начальника Управления, начальник отдела по работе с ликвидированными учреждениями.

1.3. Предоставление муниципальной услуги осуществляется в соответствии со следующими нормативно-правовыми актами:

- Конституция Российской Федерации;

- Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";

- Федеральный закон от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации";

- Федеральный закон от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг";

- Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 06.03.2007, регистрационный N 9059);

- Конституция Республики Крым;

- Закон Республики Крым от 09 декабря 2014 г. N 28-ЗРК/2014 "О наделении органов местного самоуправления муниципальных образований в Республике Крым отдельными государственными полномочиями Республики Крым в сфере архивного дела";

- Закон Республики Крым от 14 августа 2014 г. N 50-ЗРК "Об архивном деле в Республике Крым";

- Постановление Совета министров Республики Крым от 21 января 2015 г. N 9 "Об урегулировании вопросов собственности на архивные документы";

- Устав муниципального образования городской округ Ялта Республики Крым, зарегистрированный в Главном управлении Министерства юстиции Российской Федерации по Республике Крым и Севастополю 27 ноября 2014 года за N RU 933110002014001.

- настоящий Административный регламент.

1.4. Результатом предоставления муниципальной услуги является сдача документов в отделы Управления по архивным делам на постоянное, длительное или временное хранение, а именно:

- комплектование (формирование) отделов управления документами организаций - источников комплектования, ликвидированных организаций с выдачей оформленного акта приёма-передачи дел на хранение;

- комплектование (формирование) отдела формирования архивного фонда документами граждан, передающих документы из личных архивов, с оформлением сдаточной описи документов личного происхождения при приёме на хранение;

- полный комплект учётных документов отделов управления;

- создание и совершенствование системы научно-справочного аппарата (далее - НСА) отделов управления;

- сохранность архивных документов;

- выявление документов Архивного фонда, находящихся в неудовлетворительном состоянии;

- доступ пользователей к архивным документам.

1.5. Информация о категориях заявителей, имеющих право на получение муниципальной услуги

Получателями муниципальной услуги могут быть:

- территориальные органы федеральных органов государственной власти, иные государственные органы Российской Федерации, организации, находящиеся в государственной собственности Российской Федерации, федеральные государственные унитарные предприятия, государственные учреждения, являющиеся собственностью Российской Федерации, расположенные на территории муниципального образования городской округ Ялта, в случае заключения соответствующего договора;

- государственные учреждения, предприятия, расположенные на территории муниципального образования городской округ Ялта;

- органы местного самоуправления муниципального образования городской округ Ялта;

- муниципальные унитарные предприятия, включая казенные предприятия, муниципальные учреждения, находящиеся в собственности муниципального образования городской округ Ялта;

- негосударственные организации, в случае заключения соответствующего договора;

- граждане, в случае заключения соответствующего договора (физические лица - источники комплектования отдела формирования архивного фонда; граждане, занимавшиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица).

2. Стандарт предоставления муниципальной услуги

2.1. Наименование муниципальной услуги - "Прием документов на хранение от юридических и физических лиц в соответствии с их обращениями (запросами)".

2.2. Муниципальная услуга предоставляется муниципальными служащими отдела формирования архивного фонда и отдела по работе с ликвидированными учреждениями Управления по архивным делам администрации города Ялты Республики Крым (далее - отделы управления).

Для оказания муниципальной услуги заявитель обращается в Управление по архивным делам администрации города Ялты Республики Крым (далее - управление).

2.3. Результат предоставления муниципальной услуги:

- комплектование (формирование) отделов управления документами организаций - источников комплектования, ликвидированных организаций с выдачей оформленного акта приёма-передачи дел на хранение;

- комплектование (формирование) отдела формирования архивного фонда документами граждан, передающих документы из личных архивов, с оформлением сдаточной описи документов личного происхождения при приёме на хранение;

- полный комплект учётных документов отделов управления;

- создание и совершенствование системы научно-справочного аппарата (далее - НСА) отделов управления;

- сохранность архивных документов;

- выявление документов Архивного фонда, находящихся в неудовлетворительном состоянии;

- доступ пользователей к архивным документам.

2.4. Срок предоставления муниципальной услуги:

- срок предоставления муниципальной услуги устанавливается управлением в течение 30 календарных дней;

- приём на хранение документов от организаций и граждан проводится в течение 5 рабочих дней;

- хранение документов в отделах управления осуществляется в следующие сроки:

- долговременное, временное - согласно договору или сроку хранения документов;

- постоянное - вечно.

2.5. Список требуемых от заявителей документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги

Для получения муниципальной услуги юридические и физические лица - источники комплектования отдела формирования архивного фонда представляют в отдел следующие документы:

1) утвержденные экспертно-проверочной комиссией Государственной архивной службы Республики Крым описи дел постоянного хранения (в 3-х экземплярах) и справочно-поисковые средства к ним;

2) историческую справку о юридическом лице или биографическую справку о физическом лице и их архивных фондах (при первом приеме документов), дополнение к исторической (или биографической) справке со сведениями об изменениях в названии, функциях, структуре источника комплектования (при последующих приемах документов);

3) справку об отсутствии документов, подлежащих передаче на хранение в отдел, в случае, если отдельные виды документов не создавались или были утрачены.

Для получения муниципальной услуги ликвидирующиеся юридические лица, граждане, в случае прекращения предпринимательской деятельности, представляют в отдел по работе с ликвидированными учреждениями следующие документы:

1) заявление о приеме документов;

2) документ, подтверждающий факт ликвидации юридического лица или прекращения предпринимательской деятельности гражданином (копия);

3) согласованные экспертно-проверочной комиссией Государственной архивной службы Республики Крым описи дел по личному составу (в 3-х экземплярах) и справочно-поисковые средства к ним;

4) сдаточные описи архивных документов с неистекшими сроками временного хранения (в 3-х экземплярах);

5) историческую справку о юридическом лице (для граждан, занимавшихся предпринимательской деятельностью, о предпринимательской деятельности) и его архивном фонде;

6) справку об отсутствии документов, подлежащих передаче на хранение в отдел, в случае, если отдельные виды документов не создавались или были утрачены.

Запрещается требовать от заявителя:

- представления документов и информации или осуществления действий, представление или осуществление которых не предусмотрено нормативными правовыми актами, регулирующими отношения, возникающие в связи с предоставлением муниципальной услуги;

- представления документов и информации, которые в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Республики Крым и муниципальными правовыми актами администрации города Ялты находятся в распоряжении государственных органов, предоставляющих государственную услугу, иных государственных органов, органов местного самоуправления и (или) подведомственных государственным органам и органам местного самоуправления организаций, участвующих в предоставлении государственных или муниципальных услуг, за исключением документов, указанных в части 6 статьи 7 Федерального закона от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг".

2.5.1. Способы получения документов заявителями и порядок их представления:

- составленный акт приёма-передачи архивных документов выдается лично руководителю организации, передавшему документы на хранение, или лицу, ответственному за делопроизводство и архив организации, после регистрации сведений о количестве и качестве принятых на хранение документов в учётных документах отделов управления;

- консультации физическим и юридическим лицам по муниципальной услуге даются устно на личном приёме непосредственно специалистами отделов управления или посредством телефонной связи.

2.5.2. Формы годовых разделов описей дел постоянного хранения и по личному составу, необходимых для получения муниципальной услуги:

- указаны согласно приложениям N 2, 3 к настоящему Административному регламенту.

2.6. Перечень оснований для отказа в приёме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги:

- ненадлежащее оформление описей дел постоянного хранения, описей дел по личному составу или описей дел долговременного срока хранения;

- ненадлежащее оформление дел, передаваемых на хранение в отделы управления.

2.7. Перечень оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги:

- отсутствие свободных площадей для размещения на хранение документов в архивохранилищах отдела формирования архивного фонда Управления по архивным делам города Ялты Республики Крым;

- отсутствие утверждённых описей дел постоянного хранения, согласованных описей дел по личному составу или долговременного срока хранения;

- дела, передаваемые на хранение в архив, не подготовлены в соответствии с требованиями нормативно-методических документов Федерального архивного агентства (не прошли научно-техническую обработку, не упорядочены);

- наличие правопреемника или вышестоящего органа организации, в случае её ликвидации;

- наличие в представленных документах недостоверных сведений, исправлений, серьёзных повреждений, не позволяющих однозначно истолковать их содержание.

2.8. Муниципальная услуга предоставляется бесплатно.

2.9. Максимальный срок ожидания в очереди при подаче заявления о передаче документов на хранение и при получении результата предоставления муниципальной услуги:

- при наличии очереди - до 45 минут;

- прием заявления о передаче документов на хранение - до 20 минут;

- получение документов в отделах управления - до 10 минут.

2.10. Срок регистрации запроса заявителя о предоставлении муниципальной услуги:

- заявления о передаче документов на хранение в отделы управления регистрируются в общем отделе администрации города Ялты или отделе по работе с письмами и заявлениями граждан в течение 3-х рабочих дней с момента получения запроса.

2.11. Требования к местам, в которых предоставляется муниципальная услуга:

- помещения для работы с гражданами размещаются на 1 этаже Управления по архивным делам администрации города Ялты;

- в помещениях отделов управления предусмотрено место для приема граждан, которое оборудовано столом, стульями и информационным стендом.

2.11.1. Размещение информации в местах предоставления муниципальной услуги

Информационный стенд администрации города Ялты и информационный стенд отделов управления содержат следующую информацию:

- тексты Административных регламентов предоставления муниципальных услуг;

- адрес Управления по архивным делам администрации города Ялты и его отделов, их телефоны и время приема граждан согласно приложению N 4 к настоящему Административному регламенту;

- список документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, согласно приложению N 1 к настоящему Административному регламенту;

- образцы заполнения форм бланков описей дел для получения муниципальной услуги согласно приложениям N 2, 3 к настоящему Административному регламенту.

2.11.2. Парковочные места:

- парковочные места для парковки автотранспортных средств получателей муниципальной услуги у здания Управления по архивным делам не предусмотрены.

2.12. Показатели доступности и качества муниципальной услуги:

Своевременность:

- процент (доля) случаев предоставления услуги в установленный срок с момента подачи документов - 100%;

- процент (доля) потребителей, ожидающих получения услуги в очереди не более 30 минут - 100%.

Качество:

- процент (доля) потребителей, удовлетворенных качеством процесса предоставления услуги - 95%.

Доступность:

- процент (доля) потребителей, удовлетворенных качеством и информацией о порядке предоставления услуги - 100%;

Вежливость:

- процент (доля) потребителей, удовлетворенных вежливостью специалистов - 100%.

Процесс обжалования:

- процент (доля) обоснованных жалоб к общему количеству обслуженных потребителей по данному виду услуг - 0,5%;

- процент (доля) обоснованных жалоб, рассмотренных и удовлетворенных в установленный срок - 100%;

- процент (доля) потребителей, удовлетворенных существующим порядком обжалования - 100%;

- процент (доля) потребителей, удовлетворенных сроками обжалования - 100%.

2.13. Муниципальная услуга в электронном виде не оказывается.

3. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения

3.1. Блок-схема предоставления муниципальной услуги указана согласно приложению N 5 к настоящему Административному регламенту.

3.2. Административные процедуры:

- определение источников комплектования отдела формирования архивного фонда, состава архивных документов, подлежащих приёму на хранение;

- приём-передача документов на хранение в отделы управления.

3.2.1. Описание административной процедуры: "Определение источников комплектования архива, состава архивных документов, подлежащих приёму на хранение".

3.2.1.1. Юридические факты, являющиеся основанием для начала административной процедуры:

- составление, уточнение и утверждение списка организаций - источников комплектования отдела формирования архивного фонда;

- разработка и согласование номенклатур дел организаций - источников комплектования отдела формирования архивного фонда, в которых определяется перечень архивных документов постоянного хранения, подлежащих приёму в отдел управления;

- истечение сроков ведомственного хранения документов постоянного хранения, образующихся в деятельности юридических и физических лиц - источников комплектования отдела формирования архивного фонда;

- ликвидация юридического лица, прекращение предпринимательской деятельности гражданином, занимавшимся указанной деятельностью без образования юридического лица.

3.2.1.2. Сведения о должностном лице, ответственном за выполнение административной процедуры:

- за выполнение административного действия отвечает должностное лицо, ответственное за приём и хранение архивных документов, согласно должностной инструкции.

3.2.1.3. Содержание административной процедуры, продолжительность и (или) максимальный срок её выполнения:

- список организаций-источников комплектования отдела формирования архивного фонда составляется специалистами отдела управления на основании законодательства об архивном деле в Российской Федерации, установленных критериев отнесения физических и юридических лиц к источникам комплектования отдела управления, на основании изучения состава архивных документов организаций муниципального образования городской округ Ялта и определения их исторической, научной, социальной, экономической, политической или культурной ценности для города Ялта;

- составленный список утверждается постановлением администрации города Ялты и проходит согласование Экспертно-проверочной комиссии Государственной архивной службы Республики Крым);

- уточнение списка источников комплектования отдела формирования архивного фонда производится по мере необходимости;

- разработанные в организациях-источниках комплектования отдела формирования архивного фонда номенклатуры дел проверяются специалистами отдела управления и представляются на согласование в ЭПК Государственной архивной службы Республики Крым не реже одного раза в 5 лет;

- ликвидация юридического лица, прекращение предпринимательской деятельности гражданином, занимавшимся указанной деятельностью без образования юридического лица.

3.2.1.4. Критерии принятия решений:

- нормативно-правовая база, на основании которой предоставляется муниципальная услуга.

3.2.1.5. Результат административной процедуры и порядок передачи результата:

- план-график приёма-передачи документов на хранение, составленный на основании списка организаций-источников комплектования отдела формирования архивного фонда, номенклатур дел организаций-источников комплектования отдела формирования архивного фонда, а также в соответствии с требованием архивного законодательства о принятии на хранение в отдела формирования архивного фонда, дел из ведомственных архивов организаций по истечении сроков ведомственного хранения; при ликвидации юридического лица, прекращение предпринимательской деятельности гражданином, занимавшимся указанной деятельностью без образования юридического лица.

3.2.1.6. Способ фиксации результата выполнения административной процедуры:

- в плане работы отделов Управления по архивным делам администрации города Ялты (план-график приёма-передачи документов на хранение в отдел формирования архивного фонда входит в состав плана работы отделов управления на предстоящий календарный год).

3.2.2. Описание административной процедуры: "Приём-передача документов на хранение в архив".

3.2.2.1. Юридические факты, являющиеся основанием для начала административной процедуры:

- наличие у юридического лица выписки из согласованного в конце предыдущего года графика приёма документов на муниципальное хранение;

- письменное обращение юридического или физического лица в администрацию лично, по почтовой или электронной связи;

- решение или приказ организации о ликвидации организации.

3.2.2.2. Сведения о должностном лице, ответственном за выполнение административной процедуры:

- за выполнение административного действия отвечает должностное лицо, ответственное за приём и хранение архивных документов, согласно должностной инструкции.

3.2.2.3. Содержание административной процедуры, продолжительность и (или) максимальный срок её выполнения:

- заявители (юридическое, физическое лицо, их представители) обращаются в Управление по архивным делам администрации города Ялты с комплектом необходимых документов;

- отделы управления проводят правовую экспертизу документов, выясняют отсутствие противоречий и основание для приёма дел на хранение;

- прием-передача архивных документов в отделы управления от источников комплектования отдела формирования архивного фонда осуществляется по истечении сроков их временного хранения, установленных законодательством Российской Федерации;

- приём архивных документов осуществляется отделом управления в установленном порядке, в соответствии с графиком приёма, утвержденным заместителем главы администрации города Ялты, курирующим управление по архивным делам;

- внеплановый приём документов Архивного фонда Российской Федерации, а также архивных документов, сроки временного хранения которых не истекли, осуществляется в случае ликвидации источника комплектования или в случае угрозы сохранности архивных документов;

- документы от граждан поступают в архив и включаются в состав Архивного фонда Российской Федерации по договору дарения, по завещанию, по договору купли-продажи, по решению суда;

- в случае ликвидации организаций, предприятий всех форм собственности, не являющихся источниками комплектования отдела формирования архивного фонда, образовавшиеся в их деятельности документы по личному составу в упорядоченном состоянии передаются ликвидационной комиссией на хранение в отдел по работе с ликвидированными учреждениями;

- архивные документы постоянного хранения принимаются в отдел управления в упорядоченном состоянии по утверждённым ЭПК Государственной архивной службы, документы по личному составу - по согласованным ЭПК Государственной архивной службы описям дел, архивные документы с не истекшими сроками временного хранения - по сдаточным описям;

- все работы, связанные с отбором, подготовкой и передачей архивных документов на постоянное хранение, в том числе с их упорядочением и транспортировкой, выполняются за счёт средств источников комплектования, передающих указанные документы;

- отделы управления осуществляют приём архивных документов в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации об архивном деле, при приёме проводится проверка их физического, санитарно-гигиенического, технического состояния, а также проверка комплектности учётных документов;

- приём-передача всех вышеуказанных документов оформляется актом приёма-передачи документов на хранение, проводится внесение записей в учётные документы, утверждённый акт приёма-передачи выдаётся заявителю, дела размещаются в архивохранилище;

- приём документов может проводиться в течение 5 рабочих дней, хранение документов может быть временным - согласно договору или сроку хранения документов, и постоянным - вечно.

3.2.2.4. Критерии принятия решений:

- нормативно-правовая база, на основании которой предоставляется муниципальная услуга.

3.2.2.5. Результат административной процедуры и порядок передачи результата:

- обеспечение сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации, других архивных документов, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение для муниципального образования городской округ Ялта, в целях их всестороннего использования по информационному обеспечению граждан, органов государственной власти, местного самоуправления, организаций и общественных объединений, а также для подтверждения имущественных и иных прав и льгот граждан и организаций;

- комплектование (формирование) отделов управления документами организаций-источников комплектования, ликвидированных организаций с выдачей оформленного акта приёма-передачи дел на хранение;

- комплектование (формирование) отдела формирования архивного фонда документами граждан, передающих документы из личных архивов, с оформлением сдаточной описи документов личного происхождения и акта приёма-передачи документов на хранение;

- один экземпляр акта приёма-передачи архивных документов выдается организациям (гражданам), сдавшим документы в архив, после регистрации сведений о количестве и качестве принятых на хранение документов в учётных документах архива;

- консультации физическим и юридическим лицам по муниципальной услуге даются устно на личном приёме специалистами отделов управления или посредством телефонной связи.

3.2.2.6. Способ фиксации результата выполнения административной процедуры:

- регистрация в учётных документах архива.

4. Формы контроля за исполнением административного регламента

4.1. Порядок осуществления текущего контроля за соблюдением и исполнением ответственными должностными лицами положений настоящего Административного регламента и иных нормативных правовых актов, устанавливающих требования к исполнению муниципальной услуги, а также за принятием ими решений:

- текущий контроль за соблюдением и исполнением специалистами отделов управления положений настоящего Административного регламента и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, Республики Крым, органов местного самоуправления, устанавливающих требования к предоставлению муниципальной услуги, осуществляется заместителем главы администрации города Ялты, курирующим деятельность Управления по архивным делам администрации города Ялты Республики Крым, отделом по предоставлению муниципальных услуг администрации города Ялты Республики Крым, начальником Управления по архивным делам.

Текущий контроль осуществляется путем проведения проверок соблюдения и исполнения специалистами отделов управления положений настоящего Административного регламента, иных нормативных правовых актов, устанавливающих требования к предоставлению муниципальной услуги и определяющих порядок выполнения административных процедур.

Кроме проверок, текущий контроль за полнотой и качеством исполнения муниципальной услуги включает в себя установленную Государственной архивной службой Республики Крым полугодовую и годовую отчётность о выполнении плана приёма-передачи документов на хранение в отдел формирования архивного фонда, о ходе комплектования отдела формирования архивного фонда документами, об условиях хранения документов, о наличии или отсутствии свободных площадей в архивохранилищах отдела формирования архивного фонда Управления по архивным делам администрации города Ялта.

4.2. Порядок и периодичность осуществления плановых и внеплановых проверок полноты и качества исполнения муниципальной услуги, в том числе порядок и формы контроля за полнотой и качеством исполнения муниципальной услуги.

Контроль за полнотой и качеством исполнения муниципальной услуги включает в себя проведение проверок на предмет качества предоставления муниципальной услуги, выявление и устранение нарушений прав заявителей, рассмотрение обращений заявителей, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц, принятие по таким обращениям решений и подготовку на них ответов.

Проверки могут быть плановыми (осуществляться на основании годовых планов работы) и внеплановыми. При проверке могут рассматриваться все вопросы, связанные с предоставлением муниципальной услуги (комплексные проверки), или отдельные вопросы (тематические проверки). Проверка также может проводиться по конкретному обращению заявителя.

Внеплановые проверки проводятся в связи с проверкой устранения ранее выявленных нарушений, а также в случае получения жалоб на действия (бездействие) специалистов отделов управления.

Плановые и внеплановые проверки качества предоставления муниципальной услуги могут осуществляться Государственной архивной службой Республики Крым, администрацией города Ялты, отделом по предоставлению муниципальных услуг администрации города Ялты и их должностными лицами. Контроль за оказанием муниципальной услуги может также осуществляться органами прокуратуры, иными надзорными органами в пределах их компетенции и в соответствии с нормативными документами, регулирующими их деятельность.

Все плановые проверки должны осуществляться регулярно в течение всего периода деятельности по предоставлению муниципальной услуги.

4.3. Ответственность должностных лиц за решения и действия (бездействие), принимаемые (осуществляемые) ими в ходе исполнения муниципальной услуги:

Должностные лица, ответственные за предоставление муниципальной услуги, несут персональную ответственность за полноту и качество осуществления административных процедур, указанных в настоящем Административном регламенте, а также за принятие решений и действий (бездействия) при предоставлении муниципальной услуги.

Персональная ответственность специалистов отделов управления закрепляется в их должностных инструкциях в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации.

По результатам проведенных проверок в случае выявления нарушения порядка предоставления муниципальной услуги, прав заявителей виновные лица привлекаются к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации и принимаются меры по устранению выявленных отклонений и нарушений.

4.4. Положения, характеризующие требования к порядку и формам контроля за предоставлением муниципальной услуги, в том числе со стороны граждан, их объединений и организаций.

Порядок и формы контроля за предоставлением муниципальной услуги должны отвечать требованиям непрерывности и действенности (эффективности).

Граждане, их объединения и организации могут контролировать предоставление муниципальной услуги путем получения письменной или устной информации о результатах проведенных проверок и принятых по результатам проверок мерах.

5. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования действий (бездействия) органа, предоставляющего муниципальную услугу, а также должностных лиц

5.1. Информация для заявителя о его праве на досудебное (внесудебное) обжалование решений и действий (бездействия), принятых (осуществляемых) в ходе предоставления услуги.

Заявители имеют право на обжалование действий (бездействия) должностных лиц, специалистов отделов управления в досудебном (внесудебном) порядке.

Заявитель имеет право на получение информации и документов, необходимых для обоснования и рассмотрения жалобы (претензии).

При желании заявителя обжаловать действие (бездействие) должностного лица, последнее обязано сообщить ему свою фамилию, имя, отчество и должность, и фамилию, имя, отчество и должность лица, которому могут быть обжалованы действия. В случае, если для написания заявления (жалобы) заявителю необходимы информация и (или) документы, имеющие отношение к исполнению муниципальной услуги и находящиеся в отделах управления, соответствующие информация и документы предоставляются ему для ознакомления в отделах управления, если это не затрагивает права, свободы и законные интересы других лиц, а также в указанных информации и документах не содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую Федеральным законом тайну.

Предметом досудебного (внесудебного) обжалования могут являться решения, действия или бездействие должностных лиц, ответственных за предоставление данной муниципальной услуги, нарушающие права и законные интересы заявителей, некорректное поведение или нарушение служебной этики, а также нарушение положений настоящего Административного регламента.

Заявитель также может обратиться с жалобой в следующих случаях: - нарушение срока предоставления муниципальной услуги;

- требование у заявителя документов, не предусмотренных нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, муниципальными правовыми актами для предоставления муниципальной услуги;

- отказ в приеме документов, предоставление которых предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, муниципальными правовыми актами для предоставления муниципальной услуги;

- отказ в предоставлении муниципальной услуги, если основания отказа не предусмотрены Федеральными законами и принятыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, муниципальными правовыми актами;

- отказ органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, в исправлении допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления муниципальной услуги документах, либо нарушение установленного срока таких исправлений.

Жалоба подается в письменной форме на бумажном носителе, в электронной форме в администрацию города Ялты, может быть направлена по почте, через официальный сайт администрации города Ялты, единый портал государственных и муниципальных услуг, региональный портал государственных и муниципальных услуг, а также может быть принята при личном приеме заявителя.

Жалоба должна содержать:

- наименование органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, либо муниципального служащего, решения и действия (бездействие) которых обжалуются;

- фамилию, имя, отчество, сведения о месте жительства заявителя - физического лица, либо наименование, сведения о месте нахождения заявителя - юридического лица, а также номер (номера) контактного телефона, адрес (адреса) электронной почты (при наличии) и почтовый адрес, по которым должен быть направлен ответ заявителю;

- сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, либо муниципального служащего;

- доводы, на основании которых заявитель не согласен с решением и действием (бездействием) органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, либо муниципального служащего.

Заявителем могут быть представлены документы (при наличии), подтверждающие доводы заявителя, либо их копии.

5.2. Ответ на жалобу не дается:

- если в письменной жалобе не указаны фамилия инициатора жалобы и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;

- если в письменной жалобе содержатся нецензурные или оскорбительные выражения, угрозы имуществу, жизни, здоровью должностного лица, а также членов его семьи; а заявителю, направившему жалобу, сообщается о недопустимости злоупотребления правом;

- если текст жалобы не поддается прочтению, о чем сообщается заявителю, направившему жалобу, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению;

- если в письменном обращении заявителя содержится вопрос, на который заявителю многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства. Специалисты архивного отдела вправе принять решение о прекращении переписки с заявителем, о чём уведомляется заявитель;

- если ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую Федеральным законом тайну. Заявителю сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного вопроса, в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.

5.3. Основания для начала процедуры досудебного (внесудебного) обжалования:

- поступление жалобы от заявителя.

К обращению могут быть приложены копии документов, подтверждающих изложенные в обращении обстоятельства. В таком случае в обращении приводится перечень прилагаемых к нему документов.

Если документы, имеющие существенное значение для рассмотрения обращения, отсутствуют или не приложены к обращению, решение принимается без учета доводов, в подтверждение которых документы не представлены.

5.4. Должностные лица, которым может быть адресована жалоба заявителя в досудебном (внесудебном) порядке:

- глава администрации города Ялты Республики Крым;

- заместитель главы администрации города Ялты Республики Крым, курирующий деятельность Управления по архивным делам;

- начальник Управления по архивным делам;

- иные органы, в установленном законом порядке.

5.5. Сроки рассмотрения жалобы:

- жалоба, поступившая в администрацию города Ялты, подлежит рассмотрению должностным лицом, наделенным полномочиями по рассмотрению жалоб, в течение пятнадцати рабочих дней со дня ее регистрации; в случае обжалования отказа в приеме документов у заявителя, либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок, или в случае обжалования нарушения установленного срока таких исправлений - в течение пяти рабочих дней со дня ее регистрации.

5.6. Результат досудебного (внесудебного) обжалования:

- по результатам рассмотрения обращения должностным лицом администрации города Ялты принимается решение об удовлетворении жалобы, в том числе в форме отмены принятого решения, исправления допущенных органом, предоставляющим муниципальную услугу, опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления муниципальной услуги документах, либо об отказе в удовлетворении жалобы.

Не позднее дня, следующего за днем принятия решения, заявителю в письменной форме и по желанию заявителя в электронной форме направляется мотивированный ответ о результатах рассмотрения жалобы.

В случае установления в ходе или по результатам рассмотрения жалобы признаков состава административного правонарушения или преступления должностное лицо администрации города Ялты, наделенное полномочиями по рассмотрению жалоб, незамедлительно направляет имеющиеся материалы в органы по подведомственности.

В случае удовлетворения жалобы обжалуемое решение отменяется распоряжением администрации города Ялты.

Начальник Управления по архивным делам

В.П. Жердева