Постановление Губернатора Магаданской области от 7 февраля 2014 г. N 25-п "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Магаданской области"

В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти", "Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти", утвержденных приказом Росархива от 23 декабря 2009 г. N 76, постановляю:

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в Правительстве Магаданской области (далее - Инструкция).

2. Органам исполнительной власти Магаданской области использовать Инструкцию как типовую для разработки инструкций по делопроизводству в соответствующих органах исполнительной власти Магаданской области.

3. Признать утратившими силу следующие постановления губернатора Магаданской области:

- от 05 мая 2012 г. N 50-п "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Администрации Магаданской области";

- от 01 ноября 2012 г. N 110-п "О внесении изменений в постановление губернатора Магаданской области от 05 мая 2012 г. N 50-п";

- от 09 ноября 2012 г. N 113-п "О внесении изменений в постановление губернатора Магаданской области от 05 мая 2012 г. N 50-п".

4. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на заместителя губернатора - руководителя аппарата губернатора Магаданской области Плюта А.А.

И.о. губернатора Магаданской области

Н. Карпенко

Инструкция
по делопроизводству в Правительстве Магаданской области
(утв. постановлением Губернатора Магаданской области
от 7 февраля 2014 г. N 25-п)

I. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству в Правительстве Магаданской области (далее - Инструкция) устанавливает единые требования к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности Правительства Магаданской области (далее - Правительство) документов, совершенствования делопроизводства Правительства и повышения его эффективности.

Инструкция разработана в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти", "Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти", утвержденных приказом Росархива от 23 декабря 2009 г. N 76 и ГОСТом Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

1.2. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами в Правительстве независимо от вида носителя, включая подготовку, учет и контроль исполнения, хранение и использование документов. Система электронного документооборота - информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним.

Основой построения поисковых систем является регистрация документов - присвоение документу регистрационного номера и запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

1.3. Организацию, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики, использование современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в аппарате губернатора Магаданской области (далее - аппарат губернатора) осуществляет управление документационного обеспечения аппарата губернатора Магаданской области (далее - управление документационного обеспечения).

Функции, задачи, права и ответственность управления документационного обеспечения регламентируются положением о нём. Должностные обязанности работников управления документационного обеспечения и работников, отвечающих за организацию работы с документами в структурных подразделениях аппарата губернатора, устанавливаются должностными регламентами.

Инструктивные письма управления документационного обеспечения по вопросам организации и совершенствования работы с документами, устранения выявленных недостатков и нарушений в делопроизводстве обязательны для исполнения в аппарате губернатора.

1.4. Поступившие на рассмотрение в Правительство документы относятся к материалам, содержащим служебную информацию.

Документ - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот органа исполнительной власти.

Информация, содержащаяся в документах, может использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями должностных лиц, знакомящихся с этой информацией.

С содержанием документов могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению. Информация, раскрывающая содержание указанных документов, не подлежит разглашению (распространению) без разрешения руководителя.

При обращении с поступившими документами не разрешается вносить в тексты исправления, делать пометки, за исключением случаев, предусмотренных настоящей Инструкцией, работать с ними вне служебных помещений.

Передача работниками аппарата губернатора служебных документов, их копий, проектов сторонним организациям допускается только с разрешения руководства.

Работники структурных подразделений аппарата губернатора несут дисциплинарную и иную, установленную законодательством Российской Федерации ответственность за несоблюдение требований Инструкции, необеспечение сохранности находящихся у них служебных документов и разглашение содержащейся в них служебной информации.

Об утрате подлинника документа работники немедленно докладывают руководителю и начальнику управления документационного обеспечения. В этом случае руководитель назначает служебное расследование, о результатах которого информирует руководителя управления документационного обеспечения, а в случаях разглашения содержащейся в документах служебной информации докладывает заместителю губернатора - руководителю аппарата губернатора Магаданской области (далее - руководитель аппарата).

Перед уходом в отпуск, выездом в командировку, на время болезни или в случае увольнения и перемещения по службе работник, получивший служебные документы, должен отчитаться по всем находящимся у него документам перед непосредственным руководителем либо лицом, давшим поручение, который решает, кому передать эти документы для дальнейшей работы.

При увольнении работника или переводе по службе передача документов и дел осуществляется по акту.

1.5. По вопросам организации делопроизводства управление документационного обеспечения взаимодействует с органами исполнительной власти области, аппаратом Магаданской областной Думы, органами местного самоуправления области.

1.6. Положения Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими государственную тайну.

Особенности работы с секретными документами, шифротелеграммами, другими документами ограниченного доступа, обработка секретной и другой информации ограниченного доступа, а также правила документационного и технического обеспечения закрытых заседаний регламентируются специальными инструкциями.

Работа с документами, содержащими конфиденциальную информацию (служебную или иную тайну, персональные данные), регулируются специальными нормативными актами, утверждаемыми губернатором Магаданской области.

Требования Инструкции к работе с бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.

1.7. Проекты законов Магаданской области, постановлений, распоряжений губернатора Магаданской области, постановлений, распоряжений Правительства Магаданской области, а также принятые по ним решения до их опубликования и другие служебные документы на стадии подготовки, как правило, являются конфиденциальными.

II. Требования к подготовке и представлению проектов законодательных актов

Требования к подготовке и оформлению законопроектов, вносимых губернатором Магаданской области в Магаданскую областную Думу в порядке законодательной инициативы, заключений на законопроекты, поступившие губернатору Магаданской области на согласование, в том числе на проекты федеральных законов, порядок рассмотрения и оформления областных законов, поступивших губернатору Магаданской области на подписание, устанавливаются Правительством Магаданской области.

III. Правила подготовки и оформления документов

3.1. Подготовка, оформление и рассылка постановлений и распоряжений губернатора Магаданской области, постановлений и распоряжений Правительства Магаданской области

3.1.1. Правовой акт может быть принят (издан) в форме:

- постановления губернатора Магаданской области, которым признается принятый в пределах полномочий губернатора Магаданской области (далее - губернатор области) нормативный правовой акт, устанавливающий правовые нормы (правила поведения), обязательные для неопределенного круга лиц, рассчитанные на неоднократное применение, действующие независимо от того, возникли или прекратились конкретные правоотношения, предусмотренные актом;

- распоряжения губернатора Магаданской области, которым признается принятый в пределах полномочий губернатора области правовой акт, имеющий ненормативный характер, устанавливающий или отменяющий права и обязанности конкретных лиц;

- постановления Правительства Магаданской области, которым признается правовой акт, принятый в пределах полномочий Правительства Магаданской области, либо устанавливающий правовые нормы (правила поведения), обязательные для неопределенного круга лиц (нормативный правовой акт), либо индивидуальный правовой акт, не являющийся нормативным, рассчитанный на однократное применение, в том числе по оперативным и организационным вопросам, а также по вопросам работы Правительства;

- распоряжения Правительства Магаданской области, которым признается принятый в пределах полномочий Правительства Магаданской области, правовой акт по оперативным и иным текущим вопросам, не имеющий нормативного характера.

Форма правового акта определяется ответственным лицом (автором), при подготовке проекта и может быть изменена министерством государственно-правового развития Магаданской области (далее - министерство государственно-правового развития) в ходе согласования проекта.

3.1.2. Проекты постановлений, распоряжений (далее - проекты правовых актов) вносятся на рассмотрение губернатором Магаданской области, вице-губернатором Магаданской области - первым заместителем председателя Правительства Магаданской области, первым заместителем председателя Правительства Магаданской области, заместителями председателя Правительства Магаданской области, заместителями губернатора Магаданской области, входящими в состав Правительства Магаданской области министрами Магаданской области, руководителями органов исполнительной власти Магаданской области, руководителями соответствующих структурных подразделений аппарата губернатора или лицами, исполняющими их обязанности.

В случае внесения проекта правового акта членом Правительства его подготовка возлагается на орган исполнительной власти Магаданской области с учетом его функций и компетенции, деятельность которого курирует соответствующий член Правительства.

В остальных случаях подготовка проекта нормативного правового акта возлагается на одно или несколько структурных подразделений органа исполнительной власти Магаданской области с учетом их функций и компетенции.

При этом определяются круг должностных лиц, ответственных за подготовку указанного проекта, срок его подготовки.

В подготовке проекта правового акта в обязательном порядке участвует юридическая служба органа исполнительной власти области, являющегося разработчиком проекта.

Персональная ответственность за качество подготовки проекта правового акта, его согласование с заинтересованными лицами, доработку проекта и внесение в установленные сроки на рассмотрение губернатора области или в Правительство возлагается на должностное лицо, вносящее проект.

3.1.3. В процессе работы над проектом правового акта автором должны быть изучены относящиеся к теме проекта законодательство Российской Федерации, договоры о разграничении полномочий между органами государственной власти Российской Федерации и органами государственной власти Магаданской области, соглашения о передаче осуществления части полномочий между федеральными органами исполнительной власти и исполнительными органами государственной власти Магаданской области, практика применения соответствующих нормативных правовых актов, а также данные социологических и иных исследований, если таковые проводились.

Структура проекта правового акта должна обеспечивать логическое развитие темы правового регулирования.

При подготовке проектов правовых актов необходимо:

- обеспечить краткое, четкое и последовательное изложение документа, исключающее возможность двоякого толкования;

- указывать полные наименования органов и организаций. Если в начале документа даны их полные наименования, то в последующем могут употребляться сокращенные. Слова "Российская Федерация" сокращению не подлежат;

- учитывать все действующие правовые акты по данному вопросу и увязывать вносимые предложения с ранее принятыми решениями во избежание повторений и противоречий.

Если проекты правовых актов содержат поручения, в них должен быть указан срок их исполнения.

В случае если правовой акт начинает действовать со дня его подписания или имеет ограниченный срок действия, то на это необходимо сделать ссылку в тексте акта.

Одновременно с разработкой проекта правового акта должны быть подготовлены и включены в текст проекта предложения об изменении или признании утратившими силу соответствующих ранее изданных актов или их частей.

Если при подготовке проекта правового акта выявились необходимость внесения существенных изменений в ранее изданные правовые акты или наличие по одному и тому же вопросу нескольких правовых актов, а также если в правовой акт неоднократно вносились изменения, которые затрудняют применение правового акта, то в целях их упорядочения разрабатывается новый единый правовой акт. В проект такого правового акта включаются новые, а также содержащиеся в ранее изданных актах нормативные предписания.

Все изменения, вносимые в ранее принятый правовой акт, должны соответствовать структуре основного правового акта.

Правовые акты, изданные совместно или по согласованию с другими государственными органами власти, изменяются или признаются утратившими силу по согласованию с этими органами.

В целях недопущения принятия незаконных правовых актов проект правового акта, имеющий нормативный характер, в обязательном порядке направляется автором проекта до его согласования в прокуратуру Магаданской области.

3.1.4. К проекту правового акта, направляемому на согласование, должны быть приложены следующие документы:

- пояснительная записка, оформленная на электронном шаблоне бланка органа исполнительной власти области, структурного подразделения аппарата губернатора области (приложение N 5), содержащая:

указание на нормы федерального и (или) областного законодательства, предоставляющие губернатору области или Правительству полномочия регулировать соответствующие правоотношения;

основания внесения проекта правового акта;

сведения о содержании предмета правового регулирования проекта правового акта;

анализ текущей ситуации и состояния законодательства в данной сфере правового регулирования;

прогноз социально-экономических и иных последствий реализации предлагаемых решений;

сведения о протестах и представлениях прокуратуры Магаданской области, экспертных заключениях управления Министерства юстиции Российской Федерации по Магаданской области и Чукотскому автономному округу, поступавших на правовые акты Магаданской области, регулирующие аналогичные правоотношения (при наличии протестов, представлений, заключений);

информацию об обжаловании в судебном порядке правовых актов Магаданской области, регулирующих аналогичные правоотношения (при наличии обжалования). Пояснительная записка визируется руководителем органа исполнительной власти или структурного подразделения аппарата губернатора области, вносящим (разработавшим) проект;

- перечень нормативных правовых актов Магаданской области, подлежащих признанию утратившими силу, приостановлению, изменению или принятию в связи с принятием данного проекта;

- положительное экспертное заключение уполномоченного органа об оценке регулирующего воздействия проекта правового акта в случае, если таковая является обязательной в соответствии с требованиями действующего законодательства;

- документы и (или) материалы, которые должны быть приложены к проекту правового акта в соответствии с требованиями федерального или областного законодательства, либо при отсутствии которых невозможно установить правомерность принятия соответствующего правового акта;

- копия правового акта, в который вносится изменение или который признается утратившим силу;

- копия сопроводительного письма о направлении проекта правового акта в прокуратуру Магаданской области;

- лист согласования (приложение N 2);

финансово-экономическое обоснование с приложением к нему сметы расходов, договора (соглашения) и (или) иных обосновывающих документов, в случае, если проект предусматривает выделение бюджетных средств или средств внебюджетных фондов, предоставление государственного имущества Магаданской области или приобретение имущества в собственность Магаданской области. Финансово-экономическое обоснование основывается на анализе текущей ситуации по решениям, предлагаемым к принятию проектом правового акта, прогнозе социально-экономических и иных последствий реализации таких решений, и содержит описание экономического эффекта от реализации проекта правового акта, оценку влияния (в том числе косвенного) реализации проекта правового акта на доходы и расходы областного бюджета, а также в зависимости от содержания проекта правового акта включающее расчеты в денежном выражении (тыс. рублей):

- расходов областного бюджета в связи с реализацией правового акта, прекращением (отменой) действия других актов с установлением объема финансового обеспечения, в том числе бюджетных ассигнований с указанием направлений расходов (с их обоснованием) на реализацию решений, предлагаемых к принятию проектом правового акта, сведений об источниках финансового обеспечения в текущем финансовом году, в очередном финансовом году и плановом периоде, а также за пределами планового периода в случае, если срок реализации решений, предлагаемых к принятию проектом правового акта, выходит за пределы планового периода; дополнительных расходов областного бюджета на реализацию решений, предлагаемых к принятию проектом правового акта, с указанием источников их финансового обеспечения;

финансового обеспечения расходов из иных источников (при наличии);

доходов областного бюджета в случае, если решения, предлагаемые к принятию проектом правового акта, повлекут сокращение (увеличение) доходов (расходов) областного бюджета;

иные расчеты.

Каждый проект правового акта должен быть согласован. Проекты правовых актов, направленные на согласование, рассматриваются каждым субъектом согласования в срок не более 2 рабочих дней. При необходимости срок рассмотрения может быть продлен по согласованию с руководителем органа исполнительной власти области (структурного подразделения аппарата губернатора области), подготовившего проект.

Согласование проектов правовых актов о выделении средств из областного бюджета или из внебюджетного фонда Особой экономической зоны осуществляется исполнителем, подготовившим проект, самостоятельно, в течение 1 рабочего дня. С целью сокращения периода согласования проекты правовых актов о выделении средств в отдел делопроизводства и документооборота для передачи субъектам согласования не принимаются.

Согласование оформляется визой руководителя соответствующего органа (структурного подразделения аппарата губернатора области) либо лица, исполняющего его обязанности, включающей должность визирующего, личную подпись, ее расшифровку и дату визирования.

Визы субъектов согласования проставляются в листе согласования, располагаемом на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра (подлинника) проекта правового акта. Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ (печатается от левой границы текстового поля), личной подписи, даты визирования, расшифровки подписи (инициалы, фамилия - печатается от правой границы текстового поля).

В листе согласования также указываются сведения о рассылке документа после его подписания.

На приложениях к проектам правовых актов виза руководителя, вносящего проект, также проставляется на оборотной стороне последнего листа приложения.

При наличии возражений у субъектов согласования проекты визируются с замечаниями, которые оформляются на электронном шаблоне бланка согласующего органа (приложение N 5), подписываются руководителем (его заместителем) и передаются исполнителю. В листе согласования проставляется отметка "Замечания прилагаются" либо "С текстовыми правками".

Поступившие в ходе согласования замечания и предложения автор проекта рассматривает в 3-дневный срок и готовит справку, в которой отражает свое мнение по указанным замечаниям и предложениям в форме "согласиться" или "не согласиться". В случае несогласия с поступившими замечаниями и предложениями, автор проекта должен обосновать свое мнение, как с точки зрения целесообразности, так и с точки зрения законности с обязательной ссылкой на нормативные правовые акты.

Если в процессе согласования в проект правового акта вносятся изменения концептуального характера, то он подлежит повторному согласованию. Повторного согласования не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения редакционного характера, не изменившие его содержания. При наличии существенных разногласий между автором и субъектом согласования вопрос рассматривается на совещании при вице-губернаторе - первом заместителе председателя Правительства Магаданской области, первом заместителе председателя Правительства Магаданской области, заместителях председателя Правительства Магаданской области, заместителях губернатора Магаданской области, курирующем вопросы, по которым подготовлен проект.

3.1.5. Проекты правовых актов, предусматривающие действия по распоряжению или отчуждению государственного имущества Магаданской области либо приобретению в собственность Магаданской области имущества подлежат обязательному согласованию с департаментом имущественных и земельных отношений Магаданской области.

Проекты правовых актов, реализация которых может привести к негативным воздействиям на окружающую среду, регламентирующих хозяйственную и иную деятельность, которая может оказывать воздействие на окружающую среду, в том числе использование природных ресурсов и охрану окружающей среды, подлежат обязательной государственной экологической экспертизе, проводимой уполномоченным государственным органом в области экологической экспертизы, расположенным на территории Магаданской области.

Проекты правовых актов, предусматривающих выделение средств из областного бюджета или из средств внебюджетного фонда, а также влекущих расходы из указанных источников, проходят обязательное согласование с министерством финансов Магаданской области или с управлением учета, финансов и отчетности аппарата губернатора области (далее - управление учета, финансов и отчетности) соответственно.

Проекты правовых актов, затрагивающих вопросы труда, оплаты и государственной службы, подлежат обязательному согласованию с министерством труда и социальной политики Магаданской области и управлением кадров и государственной службы аппарата губернатора Магаданской области (далее - управление кадров и госслужбы).

3.1.6. Проекты правовых актов визируются в следующей очередности:

- руководителем органа исполнительной власти области, подготовившим проект при внесении проекта на согласование;

- вице-губернатором - первым заместителем председателя Правительства Магаданской области, первым заместителем председателя Правительства Магаданской области, заместителями председателя Правительства Магаданской области, заместителями губернатора Магаданской области, входящими в состав Правительства Магаданской области министрами Магаданской области (по направлениям деятельности);

- руководителями органов исполнительной власти области, структурных подразделений аппарата губернатора области, в ведении которых находятся вопросы, поставленные в проекте;

- при необходимости, руководителем органа местного самоуправления либо руководителем территориального органа федерального органа исполнительной власти по направлениям их деятельности;

Изменение установленной очередности согласования проекта субъектами согласования не допускается.

3.1.7. После согласования с вышеперечисленными лицами проект со всеми материалами, подготовленными (поступившими) в ходе его согласования, а также флэш-накопителем данных передается в министерство государственно-правового развития для проведения правовой и антикоррупционной экспертиз в целях оценки проекта акта на предмет его соответствия актам более высокой юридической силы, отсутствия внутренних противоречий и пробелов в правовом регулировании соответствующих отношений и соблюдения правил юридической техники, а также наличия либо отсутствия в нем коррупциогенных факторов.

Правовая экспертиза проводится в течение 7 рабочих дней со дня поступления проекта правового акта в министерство государственно-правового развития. При необходимости срок проведения правовой экспертизы может быть продлен заместителем председателя Правительства Магаданской области - министром государственно-правового развития Магаданской области либо иным уполномоченным лицом министерства государственно-правового развития по согласованию с руководителем органа исполнительной власти, структурного подразделения аппарата губернатора, подготовившего проект. Антикоррупционная экспертиза проводится в порядке, установленном Правительством, и согласно Методике, определенной Правительством Российской Федерации.

По результатам указанных экспертиз министерством государственно-правового развития готовятся заключения, которые направляются автору проекта со всеми материалами, для доработки проекта.

Заключение министерства государственно-правового развития не требуется в случае положительного результата экспертизы, закрепленного визой заместителя председателя Правительства Магаданской области - министром государственно-правового развития на проекте.

При несоблюдении требований настоящего раздела Инструкции проект правового акта может быть возвращен исполнителю на доработку без проведения правовой экспертизы.

В целях недопущения принятия незаконных правовых актов проект правового акта, имеющий важнейшее значение для области, а также затрагивающий права и свободы населения области может быть повторно направлен министерством государственно-правового развития в прокуратуру Магаданской области.

3.1.8. В обязательном порядке в листе согласования проекта правового акта в левом нижнем углу либо в поле нижний колонтитул шрифтом N 8 через 1 межстрочный интервал печатается реквизит "Отметка об исполнителе", включающий фамилию, имя, отчество исполнителя, контактный телефон), а также реквизит "Виза", включающий в себя должность руководителя юридической службы, подготовившего проект правового акта либо принимавшего участие в его подготовке, расшифровку подписи, личную подпись, дату, контактный телефон, например:

Нина Сергеевна Максимова

(4132)62-88-82

Начальник правового отдела Ольга Ивановна Михайлова (подпись)

(4132)65-83-42

В случае отсутствия в штатном расписании органа исполнительной власти Магаданской области, структурном подразделении аппарата губернатора области, внесшем проект правового акта, должности руководителя юридической службы реквизит "Виза" включает в себя должность юриста, подготовившего проект правового акта либо принимавшего участие в его подготовке, расшифровку подписи, личную подпись, дату, контактный телефон, например:

Юрист Екатерина Борисовна Петрова (подпись)

(4132) 65-85-12

В проектах правовых актов с пометкой "Для служебного пользования" (далее - ДСП), отметка об исполнителе проставляется на обороте последнего листа каждого экземпляра документа и включает в себя: указание количества отпечатанных экземпляров, фамилию исполнителя, фамилию работника, изготовившего документ, и дата печатания документа, например:

                                                       Отп. 1 зкз.

                                                        Иванов Е.Н

                                               16 января 2014 года

3.1.9. Указатель рассылки печатается лицом, подготовившим проект правового акта, в табличной форме через 1 межстрочный интервал, размером шрифта N 12. Ответственность за полноту списка получателей принятого правового акта несет исполнитель проекта правового акта.

Рассылка к документам с пометкой "ДСП" оформляется на отдельном листе с указанием получателей и номером экземпляра, например:

Заместитель председателя Правительства Экз. N ____ И.О. Фамилия.

3.1.10. Управление кадров и госслужбы осуществляет подготовку проектов распоряжений губернатора Магаданской области, а также после подписания губернатором области распоряжений - их регистрацию, учет, доведение до заинтересованных лиц, хранение и ввод в электронную базу данных актов губернатора области:

- в отношении областных гражданских служащих;

- по всем кадровым вопросам;

- в отношении руководителей органов исполнительной власти области - о приеме на гражданскую службу области, назначении на должность и освобождении от должности областной гражданской службы, об увольнении с областной гражданской службы, установлении ежемесячной процентной надбавки к должностному окладу за работу со сведениями, составляющими государственную тайну, о присвоении классного чина областной гражданской службы, о поощрении и применении дисциплинарных взысканий.

Кадровые вопросы аппарата губернатора области, оформленные распоряжениями губернатора Магаданской области в порядке, установленном в настоящем пункте, определены Положением об аппарате губернатора.

3.1.11. Проекты правовых актов и приложения к ним печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 шрифтом N 14 (приложение N 1.)

Верхнее поле документа устанавливается границами бланка постановления или распоряжения губернатора Магаданской области, постановления или распоряжения Правительства Магаданской области. Левое поле - 2,75 см, правое - 2,25 см и нижнее - не менее 2 см. При оформлении проекта правового акта на двух и более страницах верхнее поле второй и последующих страниц составляет не менее 2,5 см.

3.1.12. Проекты правовых актов губернатора области и Правительства Магаданской области имеют следующие реквизиты:

Наименование должности высшего должностного лица (органа исполнительной власти).

Наименование вида правового акта - постановление губернатора Магаданской области, распоряжение губернатора Магаданской области, постановление Правительства Магаданской области, распоряжение Правительства Магаданской области.

Дата. Дата проставляется после подписания документа, оформляется центрованным словесно-цифровым способом.

Номер. Номер проставляется сразу после даты арабскими цифрами и состоит из знака N и порядкового номера, присваиваемого правовому акту после его подписания, например: N 24, по единой нумерации, которая ведется с начала и до конца года раздельно для постановлений, распоряжений губернатора Магаданской области и постановлений администрации Магаданской области.

В постановлении губернатора Магаданской области к порядковому номеру через дефис добавляется буква "п" (например, N 60-п), в распоряжении губернатора Магаданской области после проставления номера через дефис добавляется буква "р" (например, N 28-р), в постановлении Правительства Магаданской области после проставления номера через дефис добавляются буквы "пп" (например, N 25-пп), в распоряжении Правительства Магаданской области после проставления номера через дефис добавляются буквы "рп" (например, N 30-рп). В кадровом распоряжении, регистрацию и учет которых осуществляет управление кадров и госслужбы, через дефис добавляются буквы "рк" (например, N 50-рк).

Место издания отделяется от реквизитов "Дата" и "Номер" межстрочным интервалом и оформляется центрованным способом.

Заголовок. Заголовок печатается на расстоянии не менее 9 см от верхнего края листа с прописной буквы, через 1 межстрочный интервал и выделяется полужирным шрифтом. Начало и конец каждой строки заголовка центрируется относительно слов "Губернатор Магаданской области", Правительство Магаданской области" (приложение N 1). Заголовок, как правило, отвечает на вопрос: о чем? (о ком?) издан правовой акт. Точка в конце заголовка не ставится.

Текст. Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст может подразделяться на констатирующую часть (преамбулу) и постановляющую часть (в распоряжениях - распорядительную часть).

Преамбула в проектах постановлений губернатора Магаданской области завершается словом "постановляю:", которое печатается полужирным шрифтом в разрядку.

Преамбула в проектах постановлений Правительства Магаданской области завершается словами "Правительство Магаданской области постановляет:", последнее слово печатается полужирным шрифтом в разрядку.

В преамбуле излагаются причины, основания, цели принятия документа. В тексте документа, подготовленного на основании законодательных, иных нормативных правовых актов, изданных органами власти, документов, ранее изданных органом власти - автором документа, указывается наименование вида документа, наименование органа, издавшего документ, дата принятия или утверждения документа, его регистрационный номер, а также заголовок документа, заключенный в кавычки, например:

"В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 г. N 1009 "Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их ".

Преамбула может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении. Положения нормативного характера в констатирующую часть (преамбулу) не включаются.

Постановляющая (распорядительная) часть проектов правовых актов, как правило, подразделяется на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой, и заголовков не имеют. Если текст содержит несколько поручений, решений, выводов и др., в тексте выделяются разделы, которые могут нумероваться римскими цифрами, подразделы, пункты, подпункты, которые могут нумероваться арабскими цифрами или строчными буквами с закрывающейся круглой скобкой.

В последнем пункте распорядительной части указывают конкретных лиц, на которых возлагается контроль за исполнением распорядительных документов. Указанное требование не применяется в отношении проектов правовых актов, которые по своему содержанию не требуют осуществления такого контроля.

При наличии приложений к правовому акту в тексте на них обязательно делается ссылка.

Текст печатается через 1,5 межстрочных интервала.

Подпись отделяется от текста межстрочным интервалом 36 пт и состоит из слов "Губернатор Магаданской области" или "И.о. губернатора Магаданской области", инициала имени и фамилии лица, подписывающего документ. Слова "Губернатор" и "Магаданской области" печатаются в две строки через 1 межстрочный интервал. От границы левого поля печатаются слова "Магаданской области", а слово "Губернатор" центрируется относительно этих слов. Инициал имени и фамилия губернатора области печатаются у правой границы текстового поля.

Правовой акт может быть подписан в любой день недели, кроме воскресенья.

Допускается уменьшение интервалов между реквизитами "Заголовок", "Текст", "Подпись" и "Место издания" при необходимости размещения текста проекта постановления (распоряжения) губернатора Магаданской области, постановления (распоряжения) Правительства Магаданской области на одной странице.

Приложения к проектам правовых актов оформляются на отдельных листах и визируются руководителем органа, внесшего проект. Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании текста идентичны размерам, применяемым при оформлении текстов правовых актов.

Приложениями являются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др. Перечни мероприятий, списки участников, состав комиссий с указанием фамилий, инициалов, должностей оформляются в табличной форме (обесцвеченной сетке).

Если в тексте дается ссылка "согласно приложению", то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово Приложение, ниже, через межстрочный интервал 18 пт дается ссылка на правовой акт, его дату и регистрационный номер. Все составные части реквизита центрируются относительно самой длинной строки и печатаются через 1 межстрочный интервал. При наличии нескольких приложений, они нумеруются, например:

Приложение N 1
к постановлению Губернатора
Магаданской области
от ___________ N ________

Приложения заканчиваются чертой, расположенной по центру текста на расстоянии примерно трех межстрочных интервалов. Длина черты составляет 2-3 см.

При наличии в тексте правового акта формулировки "Утвердить" (прилагаемое положение, состав комиссии, перечень мероприятий и др.) на самом приложении в правом верхнем углу первого листа располагается слово Утверждено, согласованного в роде и числе с видом утверждаемого документа, наименования вида документа в творительном падеже, его даты и номера, например:

Утверждено
постановлением Правительства
Магаданской области
от ___________ N ________

Заголовок к тексту приложения печатается центрованным способом. Наименование вида документа - приложения (первое слово заголовка приложения) выделяется прописными буквами, полужирным шрифтом и может быть напечатано в разрядку (ПОЛОЖЕНИЕ, СПИСОК и др.). Межстрочный интервал между первой строкой заголовка и последующими строками может быть увеличен на 0,5 интервала.

Заголовок приложения отделяется от даты и номера акта 4-мя интервалами, от текста приложения - 2-3 межстрочными интервалами.

При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются центрованным способом (относительно границ текста). Точка в конце заголовка не ставится. Допускается выделять заголовки разделов полужирным шрифтом.

Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками. Точки в заголовках и подзаголовках граф не проставляются. Текст таблицы может быть напечатан через 1 межстрочный интервал.

Если таблицу печатают более чем на одной странице, заголовочная часть таблицы (наименование граф) повторяется на каждой странице.

Листы приложения нумеруются самостоятельно, начиная со второго листа от границы верхнего поля по центру.

При наличии в тексте приложений ссылки на сноску она оформляется звездочкой или цифрой со скобкой. Текст сноски печатается через 1 межстрочный интервал в конце каждой страницы или после приложения в целом под чертой. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка.

На одной странице не должно проставляться более трех сносок.

В положениях, программах, уставах и других подобных документах разделы и главы нумеруются, как правило, римскими цифрами, пункты - арабскими цифрами с точкой. Подпункты могут иметь цифровую или буквенную нумерацию. Подразделы нумеруются в пределах раздела.

3.1.13. Завизированные заместителем председателя Правительства Магаданской области - министром государственно-правового развития проекты правовых актов совместно с приложениями к ним передаются в отдел по обеспечению оформления нормативных правовых актов управления документационного обеспечения (далее - отдел по обеспечению оформления нормативных правовых актов) для проведения лингвистической экспертизы, оформления на бланке установленной формы, передачи губернатору области на подпись (за исключением проектов распоряжений губернатора Магаданской области, указанных в п. 3.1.10 настоящей Инструкции).

Текст правового акта в обязательном порядке должен быть зафиксирован на флэш-накопителе данных или передан в виде электронной версии посредством электронной почты в отдел по обеспечению оформления нормативных правовых актов.

Согласованный министерством государственно-правового развития проект правового акта Правительства Магаданской области передается заместителю губернатора - руководителю аппарата губернатора Магаданской области.

Проект повестки заседания Правительства Магаданской области формируется в порядке, установленном Регламентом Правительства.

3.1.14. Правовые акты Правительства принимаются на его заседаниях, кроме случаев, предусмотренных разделом IV Регламента Магаданской области.

В соответствии с Регламентом Магаданской области решения по вопросам, относящимся к компетенции Правительства, результаты рассмотрения которых оформляются правовыми актами, в исключительных случаях могут быть приняты методом опроса членов Правительства.

Решение о рассмотрении проектов правовых актов методом опроса принимается губернатором области по представлению заместителя губернатора - руководителя аппарата губернатора Магаданской области.

Рассмотрение проектов правовых актов методом опроса осуществляется в соответствии с перспективными планами заседаний Правительства, и допускается только после согласования проектов правовых актов в установленном порядке с заинтересованными исполнительными органами государственной власти Магаданской области и структурными подразделениями аппарата губернатора Магаданской области, проведения их правовой и антикоррупционной экспертизы, а также завершения всех иных обязательных процедур, предусмотренных настоящей Инструкцией.

При этом правовая экспертиза проекта правового акта проводится в течение 7 рабочих дней со дня поступления проекта правового акта в министерство государственно-правового развития.

Рассмотрение проектов правовых актов методом опроса осуществляется путем принятия решения и проставления членами Правительства Магаданской области виз в опросном листе к проекту правового акта.

Проведение опроса по проектам правовых актов Правительства осуществляется исполнителем проекта правового акта.

При наличии решения губернатора о рассмотрении проектов правовых актов методом опроса исполнитель проекта правового акта обеспечивает подготовку и заполнение опросного листа к проекту правового акта (приложение N 2.1) в порядке, установленном Регламентом Правительства.

В обязательном порядке в опросном листе к проекту правового акта проекта в левом нижнем углу либо в поле нижний колонтитул шрифтом N 8 через 1 межстрочный интервал печатается реквизит "Отметка об исполнителе", включающий фамилию, имя, отчество исполнителя, контактный телефон), а также реквизит "Виза", включающий в себя должность руководителя юридической службы, подготовившего проект правового акта либо принимавшего участие в его подготовке, расшифровку подписи, личную подпись, дату, контактный телефон, например:

Иванова Ольга Петровна (исполнитель)

(4132)62-41-81

Начальник правового отдела Ирина Евгеньевна Сидорова (подпись)

(4132)65-73-52

В случае отсутствия в штатном расписании органа исполнительной власти Магаданской области, структурном подразделении аппарата губернатора, внесшем проект правового акта, должности руководителя юридической службы реквизит "Виза" включает в себя должность юриста, подготовившего проект правового акта либо принимавшего участие в его подготовке, расшифровку подписи, личную подпись, дату, контактный телефон, например:

Юрист Евгения Семеновна Ивлева (подпись)

(4132)65-15-72

В случае если членом Правительства принимается решение об отклонении проекта, составляется мотивированное заключение, которое направляется исполнителю проекта в целях его доработки. Контроль за доработкой проектов правовых актов осуществляет аппарат губернатора области.

Тексты проектов правовых актов хранятся в электронной базе.

3.1.15. После подписания правового акта губернатором области либо лицом его замещающим, подлинник правового акта поступает в отдел по обеспечению оформления нормативных правовых актов для регистрации и заполнения электронной регистрационной карточки.

В регистрационной электронной карточке фиксируются следующие сведения о документе: дата подписания, регистрационный номер, кем подписан документ, прикрепленный файл, раскрывающий содержание документа, субъекты согласования проекта, категория акта, информация о внесенных изменениях и публикации.

3.1.16. После регистрации правового акта и заполнения электронной карточки работник, ответственный за делопроизводство в отделе по обеспечению оформления нормативных правовых актов, производит сканирование документа (создание электронного образа документа) и по каналам телекоммуникационной сети пересылает его электронную версию с регистрационным номером и подписью губернатора области (либо лица, его замещающего) в формате PDF адресатам согласно указателю рассылки, оформленной в листе согласования проекта правового акта (приложение N 2).

Рассылка к документам с пометкой "ДСП" оформляется на отдельном листе и прилагается к листу согласования.

Организациям и лицам, не работающим в режиме автоматизированной системы САДД, рассылаются правовые акты (в виде копий) или выписки из них, заверенные печатью отдела по обеспечению оформления нормативных правовых актов "Правительство Магаданской области. Для постановлений и распоряжений", не позднее, чем в 3- дневный срок согласно указателю рассылки (перечню организаций), или направляется электронная версия по средствам электронной почты в день подписания документа (согласно указателю рассылки).

Правовые акты, изменяющие ранее принятые документы, направляются организациям и учреждениям по вышеуказанной схеме.

3.1.17. После регистрации правового акта в отделе по обеспечению оформления нормативных правовых актов его текст в 3-дневный срок передается на сервер локальной вычислительной сети Правительства.

Правовые акты, официально опубликованные в средствах массовой информации, размещаются на портале Правительства (http://www.magadan.ru).

Подлинник правового акта, приложения к нему, сопроводительные документы и указатель рассылки остаются в отделе по обеспечению оформления нормативных правовых актов для формирования дела в установленном порядке.

3.1.18. Результаты рассмотрения на заседании Правительства проектов правовых актов Правительства вносятся в протокол заседания, который ведется управлением протокола и организационной работы аппарата губернатора Магаданской области. Протоколу заседания Правительства присваивается порядковый номер, счет которому ведется с начала календарного года.

3.2. Бланки документов

3.2.1. В Правительстве применяются бланки документов "Губернатор Магаданской области", "Правительство Магаданской области", "Вице губернатор - первый заместитель председателя Правительства Магаданской области", "Первый заместитель председателя Правительства Магаданской области", "Заместитель губернатора Магаданской области", "Заместитель губернатора - руководитель аппарата губернатора Магаданской области", "Заместитель председателя Правительства Магаданской области", "Заместитель председателя Правительства - министр государственно-правового развития Магаданской области", специальные бланки для постановлений и распоряжений губернатора Магаданской области, постановлений и распоряжений Правительства Магаданской области, приказов заместителя губернатора - руководителя аппарата губернатора Магаданской области, полного протокола.

При подготовке документов в аппарате губернатора используются электронные шаблоны бланков документов структурных подразделений аппарата губернатора, которые создаются следующим образом: создается файл, например шаблон текстового процессора Microsoft Word, с электронным образом бланка (электронная копия бланка, изготовленного на бумажном носителе), который затем используется при создании документа (приложение N 5).

3.2.2. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и на стандартном листе бумаги, должен иметь поля не менее 20 мм - левое, 10 мм - правое, 20 мм - верхнее, 20 мм - нижнее.

Образцы бланков Правительства утверждаются постановлением губернатора области.

Электронные шаблоны бланков документов структурных подразделений аппарата губернатора утверждаются приказом руководителя аппарата.

3.2.3. Документы, как правило, оформляются на бланках и имеют стабильный состав реквизитов, их расположение и оформление.

Реквизит документа - обязательный элемент оформления документа.

В зависимости от расположения реквизитов устанавливаются два варианта бланков - продольный (приложение N 3) и угловой (приложение N 4).

3.2.4. Бланки с воспроизведением герба Магаданской области (далее гербовые) изготавливаются по заказу полиграфическим предприятием. На каждом бланке на оборотной стороне в нижней части проставляется учетный порядковый номер (приложение N 3, N 4).

3.2.5. Бланки с изображением герба Магаданской области являются объектом строгой отчетности.

В аппарате губернатора учет бланков ведет специалист отдела делопроизводства и документооборота в специальном журнале с использованием специальных реквизитов (при поступлении гербовых бланков - наименование вида гербового бланка, дата поступления, номер сопроводительного документа, наименование организации-поставщика бланков, количество экземпляров, их номера. Бланки выдаются работникам, ответственным за делопроизводство в структурных подразделениях аппарата губернатора, под роспись в журнале учета выдачи бланков.

3.2.6. Бланки документов должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам.

Уничтожение испорченных и невостребованных гербовых бланков осуществляется по акту с отметкой в учетно-регистрационном журнале.

Контроль за использованием и хранением гербовых бланков осуществляет отдел делопроизводства и документооборота.

Тиражирование средствами оперативной полиграфии документов на гербовом бланке, предназначенных для рассылки, допускается при условии заверения каждой копии документа печатью Правительства или управления документационного обеспечения.

3.3. Служебная переписка

3.3.1. Служебные письма Правительства готовятся в виде:

- докладов о выполнении поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации;

- докладов на поручения министерств;

- исполнения поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации по обращениям граждан по вопросам, относящимся к компетенции Правительства;

- сопроводительных писем к проектам законодательных актов Российской Федерации, проектам актов Президента Российской Федерации и актов Правительства Российской Федерации;

- ответов на запросы различных организаций, предприятий и частных лиц;

- инициативных писем.

3.3.2. Документы, создаваемые в Правительстве, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата А4 либо в виде электронных документов с использованием текстового редактора WinWord шрифтом Times New Roman размером от N 12 (для оформления табличных материалов) до N 14 с полуторным межстрочным интервалом и должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление.

Каждый напечатанный лист документа, оформленный как на бланке, так и без бланка, имеет следующие размеры полей: левое - 2,75 см, правое

1,5 см, верхнее - 2,0 см, нижнее - 2,0 см.

Для выделения части текста документа, наименования, заголовка, примечания могут использоваться полужирный шрифт, курсив, подчеркивание или смещение относительно границ основного текста.

3.3.3. Перечень реквизитов, используемых при оформлении служебных писем:

3.3.3.1. Герб Магаданской области.

Герб Магаданской области помещают на бланках документов в соответствии с Законом Магаданской области от 28 января 2001 г. N 219-ОЗ "О флаге и гербе Магаданской области".

На бланках "Губернатор Магаданской области" и "Правительство Магаданской области" герб Магаданской области изображается в цветном варианте на верхнем поле бланка документа по середине зоны, занятой реквизитом "Наименование органа исполнительной власти области". На остальных бланках документов Правительства - в одноцветном варианте.

3.3.3.2. Наименование органа исполнительной власти.

Наименование органа исполнительной власти области - автора документа (полное и сокращенное), помещаемое на бланках документов, должно соответствовать наименованию, установленному положением об этом органе исполнительной власти.

Сокращенное наименование органа исполнительной власти области помещают в скобках под полным наименованием.

Над наименованием органа исполнительной власти области, находящегося в ведении Правительства, указывается полное наименование высшего органа исполнительной власти области.

3.3.3.3. Должность лица, подписавшего документ.

3.3.3.4. Справочные данные об органе исполнительной власти

Справочные данные об органе исполнительной власти области указываются в бланках писем и включают в себя: почтовый адрес, номера телефона, телефона-факса, официальный адрес электронной почты, Интернет-адрес и другие сведения по усмотрению органа исполнительной власти.

3.3.3.5. Адресат.

Документы адресуют в органы власти, организациям, должностным лицам, структурным подразделениям, гражданам.

При адресовании документа в орган власти, организацию или структурное подразделение (без указания должностного лица) их наименования пишутся в именительном падеже, например:

                                             Российская академия

                                      государственной службы при

                                 Президенте Российской Федерации

При адресовании документа руководителю организации наименование организации входит в состав наименования должности адресата, наименование должности указывается в дательном падеже, например:

                                        Руководителю Федеральной

                                     службы по труду и занятости

                                                    И.О. Фамилия

В реквизите "Адресат" допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций.

Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых в высшие органы государственной власти, другие федеральные органы исполнительной власти, территориальные органы федерального органа исполнительной власти в субъектах Российской Федерации, постоянным корреспондентам.

При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании частному лицу - после фамилии. Почтовый адрес в составе реквизита "Адресат" указывается в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, например:

                                                  Алексееву Ю.Д.

                              ул. Садовая, д. 5, корп. 3, кв. 45

                                              Киреевский р-н, г.

                                     Липки Тульская обл., 301264

При адресовании документа лицу, имеющему ученое звание или ученую степень, перед фамилией может указываться звание или степень, например:

                              Ректору Московской государственной

                                            медицинской академии

                                             имени И.П. Сеченова

                                         профессору И.О. Фамилия

Если служебное письмо адресуется руководителям нескольких однородных организаций, их названия указываются обобщенно, например:

                                        Председателям комитетов,

                          начальникам департаментов, управлений,

                                           отделов администрации

                                             Магаданской области

Строки реквизита "Адресат" центрируются относительно самой длинной строки.

Документ не должен содержать более 4 адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. Если количество адресатов письма более 4, то составляется указатель рассылки и на каждом экземпляре письма, как правило, указывается только один адресат.

3.3.3.6. Дата документа.

Датой документа является дата его подписания (приказы, распорядительные документы, письма, докладные, служебные записки, акты и др.), утверждения (инструкция, положение, правила, регламент, план, отчет и др.), события, зафиксированного в документе (протокол).

Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, или в отделе делопроизводства и документооборота при регистрации документа, или непосредственно составителем при подготовке документа (докладная, служебная записка, заявление и др.).

Датой документа, издаваемого совместно двумя или более органами исполнительной власти области, является дата более поздней подписи.

Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами: 18.01.2014.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: 18 января 2014 г.

3.3.3.7. Регистрационный номер документа.

Регистрационный номер присваивается документу после его подписания (утверждения).

Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

В случаи совместного подписания документа регистрационный номер присваивается каждой организацией и располагаются в последовательности, соответствующей обозначению наименований организаций в заголовочной части документа.

3.3.3.8. Наименование либо аннотация документа.

Наименование либо аннотация документа - краткое содержание (заголовок к тексту) документа - составляется ко всем документам, за исключением документов, имеющих текст небольшого объема (до 4-5 строк).

Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать содержание документа и согласовываться с наименованием вида документа, например:

Приказ (о чем?) Об утверждении Положения о защите персональных данных государственных служащих и работников аппарата администрации Магаданской области.

Письмо (о чем?) Об оказании консультативной помощи.

Правила (чего?) внутреннего трудового распорядка.

Заголовок составляется исполнителем, готовящим проект документа.

Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка и может занимать 4-5 строк по 28-30 знаков в строке.

3.3.3.9. Ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта.

Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа адресанта включается в состав реквизитов бланка письма и проставляется исполнителем при подготовке письма-ответа под реквизитом _______________ N _______ (шрифтом N 12). Наличие этого реквизита исключает необходимость упоминания регистрационного номера и даты поступившего документа в тексте письма.

3.3.3.10. Текст документа.

В Правительстве документы составляются на русском языке как государственном языке Российской Федерации. Текс документа излагается русским литературным языком с учетом особенностей официально-делового стиля, вида документа и его назначения в управленческой деятельности. Содержание документа должно быть изложено кратко, логично, точно и ясно.

Тексты ответных писем должны точно соответствовать данным поручениям, поступившим запросам, указаниям по исполнению документов.

В служебных письмах используется фраза этикетного характера "Уважаемый...!" - в начале письма, над текстом. Этикетная фраза печатается исполнителем при подготовке письма.

Служебные письма излагаются:

от 1-го лица единственного числа (на должностных бланках): Считаю возможным принять участие...; Прошу рассмотреть вопрос об установлении льготных тарифов ...;

от 3-го лица единственного числа: Правительство Магаданской области постановляет...; Коллегия постановила...; Департамент не считает возможным...;

от 1-го лица множественного числа: Просим предоставить информацию...; Направляем на заключение проект...; в протоколах: слушали...; выступили...;решили (постановили).

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа: приказываем..., решили...

В текст документа могут включаться фрагменты, оформленные в виде таблицы или анкеты.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, заголовочная часть таблицы (наименование граф) повторяется на каждой странице.

Текст печатается в установленных границах полей (п. 3.3.2) и отделяется от заголовка.

Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

При оформлении текста документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются арабскими цифрами без слова "страница" (стр.) и знаков препинания по середине верхнего поля.

3.3.3.11. Отметка о наличии приложений.

Отметка о приложении используется при оформлении сопроводительных писем и приложений к приказам, распоряжениям, планам, программам, отчетам, договорам, положениям, правилам, инструкциям и др. документам.

Приложения должны иметь все необходимые для документа реквизиты (название, заголовок, подписи лиц, ответственных за их содержание, дату, отметку о согласовании и т.п.).

Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже единственного числа и пишутся с прописных букв, а подзаголовки - со строчных, если они составляют одно целое с заголовком, т.е. поясняют его. Если подзаголовок имеет самостоятельное значение, то он пишется с прописной буквы. Точки в заголовках и подзаголовках граф не проставляются. Текст таблицы может быть напечатан через 1 межстрочный интервал.

В сопроводительных письмах отметка о приложении оформляется под текстом письма от границы левого поля. Если приложение названо в тексте письма, в отметке о приложении указывается количество листов и количество экземпляров приложения, например:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

При наличии нескольких приложений их нумеруют и указывают наименования каждого приложения, количество листов и количество экземпляров, например:

Приложения: 1. Заключение на проект ... - на 3 л. в 2 экз.

            2. Справка о доработке ... - на 4 л. в 2 экз.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается, например:

Приложение: брошюра в 2 экз.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

Если приложениями к сопроводительному письму являются документы, содержащие информацию конфиденциального характера, например, служебную тайну, отметка о приложении оформляется следующим образом:

Приложение: справка о неплатежеспособных предприятиях, для служебного пользования, рег. N 26-дсп, на 2 л. в 1 экз.

На приложениях справочного характера к приказам, распоряжениям, правилам, инструкциям, положениям, планам, программам, договорам и др. документам отметка о приложении проставляется на первом листе приложения в правом верхнем углу. Если приложений несколько, они нумеруются (Приложение N 1, Приложение N 2). Если приложение одно, оно не нумеруется. В отметке о приложении указывается наименование вида основного документа, его дата и номер:

Приложение N 2
к приказу Росархива
от 15 января 2014 г. N 35

Если приложением к документу (например, к приказу) является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция, регламент и др.), в верхнем правом углу проставляется отметка о приложении, ниже - гриф утверждения документа, например:

Приложение N 1
Утверждено
приказом Росархива
от 12.01.2014 N 325

Допускается выражение "Приложение N" печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:

Приложение N 2
к приказу Росархива
от 12.01.2014 N 325

3.3.3.12. Виза.

Служебные письма проходят процедуру визирования заинтересованными должностными лицами.

Виза включает в себя личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату. При необходимости указывается наименование должности лица, визирующего документ, например:

Заместитель председателя Правительства - министр государственно-правого развития Магаданской области

Подпись И.О. Фамилия

Дата.

К письмам и телеграммам, поступившим на подпись губернатору области, в обязательном порядке прилагаются их проекты, завизированные исполнителем; ответственным за подготовку документа вице- губернатором - первым заместителем председателя Правительства Магаданской области, первым заместителем председателя Правительства Магаданской области, заместителями председателя Правительства Магаданской области, заместителями губернатора Магаданской области, входящими в состав Правительства, курирующим данный вопрос; заинтересованными должностными лицами; ответственными лицами юридической, финансовой и экономической служб; начальником управления документационного обеспечения (на лицевой стороне последнего листа проекта под подписью, ближе к нижнему полю), а также материалы, на основании которых они подготовлены.

Допускается полистное визирование документа и его приложений.

При наличии замечаний, особых мнений, дополнений к проекту документа виза дополняется соответствующим указанием, например:

Имеются замечания (Согласен с учетом замечаний и др.)

Заместитель председателя Правительства - министр государственно-правого развития Магаданской области

Подпись И. О. Фамилия

Дата.

Замечания, мнения о проекте документа оформляются на отдельном листе и передаются исполнителю.

3.3.3.13. Подпись должностного лица.

Служебные письма подписываются губернатором области либо лицом, его замещающим, вице-губернатором - первым заместителем председателя Правительства Магаданской области, первым заместителем председателя Правительства Магаданской области, заместителями председателя Правительства Магаданской области, заместителями губернатора Магаданской области или руководителем структурного подразделения аппарата губернатора в соответствии с распределением обязанностей между руководителями.

В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ (при использовании должностного бланка наименование должности не указывается), личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия).

Документы, подготовленные на подпись губернатору области, передаются через отдел делопроизводства и документооборота по согласованию с главным советником губернатора - заместителем руководителя аппарата губернатора Магаданской области.

Документы, направляемые в вышестоящие органы, подписываются на бланке установленного образца губернатором области или по его поручению вице-губернатором - первым заместителем председателя Правительства Магаданской области, первым заместителем председателя Правительства Магаданской области, заместителями председателя Правительства Магаданской области, заместителями губернатора Магаданской области.

Документы, направляемые подчиненным или сторонним организациям, гражданам, подписываются губернатором области, вице-губернатором - первым заместителем председателя Правительства Магаданской области, первым заместителем председателя Правительства Магаданской области, заместителями председателя Правительства Магаданской области, заместителями губернатора Магаданской области, в соответствии с их компетенцией.

Подпись отделяется от текста тремя межстрочными интервалами. При использовании должностного бланка указание полного наименования должности лица, подписывающего документ, не указывается, независимо от количества листов в документе (кроме правовых актов). Расшифровка подписи (с пробелом между инициалами и фамилией) ограничивается правым полем листа.

Не допускается подписывать документы с предлогом "За" или проставлением косой черты перед наименованием должности. Если должностное лицо, подпись которого оформлена на проекте документа, отсутствует, документ подписывает заместитель руководителя, имеющий право подписывать документы за руководителя, или иное должностное лицо, имеющее право подписи в соответствии с правовым актом о распределении обязанностей, при этом указывается фактическая должность лица - автора документа, подписавшего документ, и его фамилия. Исправления в подготовленный документ могут быть внесены от руки лицом, подписывающим документ, например: "И.о.".

При подписании документа несколькими должностными лицами документ печатается на бланке "Правительства Магаданской области" их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей иерархии должностей, например:

Заместитель губернатора -

руководитель аппарата

губернатора области           Подпись И.О.              Фамилия

Главный бухгалтер             Подпись И.О.              Фамилия

Служебные письма, подписываемые руководителями двух и более органов исполнительной власти, оформляются на стандартном листе бумаги формата А4, при этом наименования органов власти - авторов документа - указываются в реквизите "Подпись должностного лица" и располагают на одном уровне.

Факсимильное воспроизведение подписи (вместо собственноручной подписи) при подписании документов служебного характера не применяется.

3.3.3.14. Отметка об исполнителе.

Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа шрифтом размером N 8.

Отметка включает инициалы, фамилию исполнителя и номер его телефона, например:

Н.С. Максимова (4132)62-88-82

Отметка об исполнителе может дополняться указанием должности исполнителя с указанием структурного подразделения.

В документах, имеющих отметку о конфиденциальности, отметка об исполнителе проставляется на обороте последнего листа каждого экземпляра документа и включает в себя: указание количества отпечатанных экземпляров, фамилию исполнителя, фамилию работника, изготовившего документ, и дату печатания документа.

3.3.4. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются в соответствии с указаниями по исполнению документов руководителя. Сроки подготовки инициативных писем также определяются руководителями.

3.3.5. Письма финансового характера, а также письма, содержащие обязательства, заверяются печатью Правительства, а в письмах, содержащих информацию ограниченного распространения, проставляется реквизит "Отметка о конфиденциальности".

Образец оформления служебного письма приведен в приложениях N 3, N 4, N 5.

3.4. Оформление реквизитов в процессе подготовки документов

3.4.1. При подготовке организационно-распорядительных документов реквизиты документов оформляются с учетом ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

Документы оформляются, как правило, на бланках установленной формы, которые имеют обязательные реквизиты, расположенные в установленном порядке.

3.4.2. Герб Магаданской области.

3.4.3. Наименование органа исполнительной власти области.

3.4.4. Должность лица - автора документа.

Должность лица - автора документа, указывается в бланках писем должностных лиц под наименованием (полным, сокращенным) органа исполнительной власти области.

3.4.5. Справочные данные об органе исполнительной власти области.

3.4.6. Наименование вида документа.

Наименование вида документа, создаваемого органом исполнительной власти области, должно соответствовать видам документов, предусмотренным Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД).

3.4.7. Дата документа.

3.4.8. Регистрационный номер документа.

3.4.9. Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа адресанта.

3.4.10. Место составления (издания) документа.

Место составления или издания документа (г. Магадан) указывается в бланках нормативных правовых актов.

3.4.11. Адресат.

3.4.12 Гриф утверждения документа.

Гриф утверждения проставляется в верхнем правом углу документа и состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициала имени, фамилии и даты утверждения. Все составные части реквизитов центрируются относительно самой длинной строки. Длина строки не должна превышать 9-10 см и ограничивается правым полем документа, например:

Утверждаю
Заместитель председателя
Правительства Магаданской области
__________ И.О. Фамилия
(личная подпись)
10.01.2014

Как правило, утверждению подлежат акты, инструкции, нормативы, отчеты, планы, положения, уставы, сметы, штатные расписания, расценки и т.д.

3.4.13. Указания по исполнению документа (резолюция).

Указания по исполнению документа оформляются непосредственно на документе (в заголовочной части документа) или на бланке указания по исполнению документа установленной формы с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.

Указания по исполнению включают: фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись руководителя и дату, например:

                                                   Морозову Н.В.,

                                                  Федосеевой Н.А.

                                         Прошу подготовить проект

                                           договора к 10.01.2014.

                                                       Вх. N 2765

                                       Дата         Подпись

В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координация их работы. Указание остальных исполнителей выражает требование руководителя привлечь их к исполнению документа.

Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным.

Резолюция в форме поручения подшивается в дело вместе с документом.

3.4.14. Наименование либо аннотация документа.

3.4.15. Отметка о контроле документа.

Отметку о контроле проставляют на документах, поставленных на контроль, с помощью штампа "К", выделенным красным цветом на верхнем поле указания к исполнению (резолюции) документа справа.

3.4.16. Текст документа.

3.4.17. Отметка о наличии приложений.

3.4.18. Подпись должностного лица.

3.4.19. Гриф согласования документа.

Визирование проекта документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и ранее принятым решениям.

Согласование проекта документа с другими государственными органами власти и организациями, интересы которых в нем затрагиваются, оформляются грифом согласования. Проект документа может быть согласован непосредственно должностным лицом, протоколом коллегиального органа или служебным письмом, например:

Согласовано

Министр финансов Магаданской области

________________________

(подпись) (И.О. Фамилия)

Дата

Согласовано

Письмо Росархива

от 10.01.2014 N 01-15/155-К

Гриф согласования оформляется под реквизитом "Подпись" ближе к нижнем полю документа.

Если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций, грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования. На основном документе в месте, предусмотренном для расположения грифов согласования, делается отметка "Лист согласования прилагается".

При наличии нескольких грифов утверждения или согласования их располагают на одном уровне.

Согласование документа осуществляется с:

- вышестоящими органами в случаях, предусмотренных законодательством;

- органами исполнительной власти области, интересы которых затрагивает содержание документа;

- органами власти, осуществляющими государственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, налоговый и т.п.);

- подведомственными организациями;

- при необходимости, с общественными организациями.

3.4.20. Визы согласования документа.

3.4.21. Оттиск печати.

Печать является способом подтверждения подлинности подписи должностного лица на документе. Печать ставится на документах в случаях, предусмотренных законодательством или иными нормативными правовыми актами. Печать ставится на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Печать может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.

В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенным отметкой "МП" или иным образом.

Правительство имеет печати с изображением Государственного герба Российской Федерации.

Гербовая печать "Правительство Магаданской области N 1" хранится у руководителя управления учета, финансов и отчетности и проставляется на документах, подтверждающих права юридических лиц, на документах о расходовании денежных средств, материальных ценностей и на других документах, подписанных губернатором области, заместителями губернатора, заместителями председателя Правительства.

Гербовая печать "Правительство Магаданской области N 2" хранится у руководителя управления документационного обеспечения и проставляется на документах, не относящихся к финансовой деятельности, подписанных губернатором области, заместителями председателя Правительства, заместителями губернатора, а также на документах, требующих удостоверения подлинности подписи, договорах, доверенностях, гарантийных письмах, поручениях, сметах, удостоверениях, уставах и положениях о структурных подразделениях аппарата губернатора, штатных расписаниях, нормах и др.

Гербовая печать "Правительства Магаданской области N 3" хранится в Представительстве Правительства Магаданской области при Правительстве Российской Федерации в г. Москве.

Гербовая печать "Губернатор Магаданской области" хранится у заместителя руководителя управления - начальника отдела делопроизводства и документооборота и ставится на соответствующие документы, подписанные только губернатором области.

Круглая печать "Правительства Магаданской области" хранится у заместителя руководителя управления - начальника отдела делопроизводства и документооборота и в министерстве государственно - правового развития.

Факсимильная подпись губернатора области хранится у главного советника губернатора - заместителя руководителя аппарата и проставляется на неслужебных документах и иных документах по согласованию с губернатором области.

Оттиск печати с изображением Государственного герба Российской Федерации ставится на документах, требующих особого удостоверения их подлинности.

В аппарате губернатора подлинность подписи должностного лица на распорядительных документах, на документах, удостоверяющих права лиц, на документах, связанных с финансовыми средствами заверяется гербовой печатью "Правительства Магаданской области".

Для заверения копий правовых актов используется простая круглая печать (без изображения государственной символики) "Правительство Магаданской области. Для постановлений и распоряжений", "Губернатор Магаданской области. Для постановлений и распоряжений",

При оформлении командировочных удостоверений проставляется печать "Управление кадров и государственной службы аппарата губернатора Магаданской области".

Для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении и исполнении документов, других отметок справочного характера применяются соответствующие мастичные штампы.

Все печати и штампы регистрируются в специальном журнале (приложение N 20) с проставлением их оттисков (листы журнала учета печатей и штампов нумеруются, прошнуровываются и опечатываются). Выдача печатей и штампов работникам, персонально ответственным за их использование и хранение, осуществляется под роспись в журнале учета печатей и штампов. Печати и штампы хранятся в надежно закрываемых сейфах или в надежно запирающихся шкафах.

Контроль за правильностью хранения и использования печатей и штампов возлагается на руководителя управления документационного обеспечения.

Передача печатей посторонним лицам и вынос их из здания Правительства не допускается.

О случае утери печати или штампа в каком-либо структурном подразделении аппарата губернатора области незамедлительно ставится в известность руководитель управления документационного обеспечения.

При смене руководителей структурных подразделений аппарата губернатора печати и штампы передаются по акту с отметкой в специальном журнале учета печатей и штампов (приложение N 20).

Пришедшие в негодность и утратившие значение печати и штампы подлежат возврату в управление документационного обеспечения, где уничтожаются по акту с соответствующей отметкой в журнале учета.

3.4.22. Отметка о заверении копии.

Для свидетельствования верности копии (выписки из документа) подлиннику документа на последнем листе копии (выписки из документа), на свободном месте под текстом оформляется реквизит "Отметка о заверении копии", включающей: указание о месте нахождения подлинника документа, слово "Верно", наименование должности лица, заверившего копию; личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения, печать (при представлении копии или выписки из документа в другую организацию), например:

Подлинник документа находится в деле Правительства области N ____ за _____ г.

Верно

Руководитель управления документационного обеспечения

Подпись И.О.                           Фамилия

Дата.                                  Печать.

Листы многостраничных копий (выписок из документа) нумеруются, отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов

копии (выписки из документа): "Всего в копии ________ л.". Допускается

заверять отметкой "Верно" каждый лист многостраничной копии документа.

Отметка о заверении копии документа, находящегося в архиве Правительства, удостоверяется оттиском печати управления документационного обеспечения.

3.4.23. Отметка об исполнителе.

3.4.24. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело состоит из слов "В дело", указания индекса дела, в которое помещается документ, подписи исполнителя или руководителя структурного подразделения аппарата губернатора, и даты.

Отметка об исполнении может дополняться информацией об особенностях исполнения документа.

3.4.25. Отметка о поступлении документа.

Отметка о поступлении документа в Правительство содержит подпись должностного лица, принявшего документ и дату поступления документа.

Допускается отметку о поступлении документа проставлять с использованием штампа.

3.4.26. Идентификатор электронной копии документа.

Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы исходящего документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, установленные в аппарате губернатора.

3.4.27. Отметка о конфиденциальности.

Отметка о конфиденциальности проставляется на письмах финансового характера, документах, содержащих обязательства, информацию ограниченного распространения, относимую к служебной тайне или к иному виду конфиденциальной информации и имеет вид "Для служебного пользования".

Отметка проставляется в верхнем правом углу первого листа документа и может дополняться указанием номера экземпляра документа.

3.4.28. Кроме перечисленных реквизитов, при подготовке документов и в процессе работы с документами могут использоваться другие реквизиты, например, отметка о поступлении документа в Правительство, отметки "Срочно", "Оперативно", "Подлежит возврату в отдел делопроизводства и документооборота аппарата губернатора Магаданской области", "Взамен разосланного. Ранее полученный экземпляр подлежит уничтожению".

3.4.29. Состав реквизитов документа определяется его видом и назначением.

IV. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов

4.1. Приказы

4.1.1. Приказами оформляются решения персонального характера, по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам, рассчитанным на разовое выполнение.

4.1.2. Проекты приказов (распоряжений) в аппарате губернатора готовит управление кадров и госслужбы на основании поручений руководителя аппарата, по кадровым вопросам - на основании соответствующих представлений.

Контроль за правильностью оформления проектов приказов (распоряжений) осуществляет управление документационного обеспечения.

Приказы оформляются на всех штатных работников аппарата губернатора (кроме работников, замещающих главные должности областной гражданской службы категории "руководители" и ведущие должности областной гражданской службы категории "помощники", "советники") по приему, переводу, перемещению, увольнению, премированию, наложению дисциплинарных взысканий, направлению в командировки, предоставлению отпусков и другим кадровым вопросам в отношении областных гражданских служащих и работников аппарата губернатора, замещающих должности, не относящиеся к должностям областной гражданской службы, а также работников аппарата губернатора, оплата труда которых установлена на основе тарифной системы оплаты труда.

4.1.3. Проекты приказов (распоряжений) печатаются на бланках установленной формы и представляются на подпись при необходимости с пояснительной запиской, содержащей краткое изложение сути вопроса, обоснование предлагаемых решений, а также сведения о том, на основании чего подготовлен проект и с кем согласован. Датой приказа (распоряжения) является дата его подписания.

Приказы (распоряжения) регистрируются по порядку номеров в пределах календарного года; приказы по основной деятельности, по личному составу и распоряжения нумеруются отдельно.

4.1.4. Копии приказов (распоряжений) на бумажном носителе заверяют печатью управления кадров и госслужбы и направляют адресатам в соответствии с указателем рассылки.

4.1.5. Приказ (приложение N 6) имеет следующие реквизиты:

Герб Магаданской области.

Наименование органа исполнительной власти.

Наименование вида документа - ПРИКАЗ.

Дата. Дата оформляется словесно-цифровым способом.

Регистрационный номер. Номер состоит из знака "N" и порядкового номера приказа.

Место составления (издания) документа.

Наименование либо аннотация документа (заголовок к тексту).

Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок печатается полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал и выравнивается по центру.

Текст отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом размером N 14 через 1,5 интервала от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст приказа может состоять из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами "в целях", "во исполнение" и др. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа, наименование органа, издавшего документ, дата, регистрационный номер и заголовок к тексту.

Преамбула в приказах завершается словом приказываю:, которое печатается в разрядку.

Распорядительная часть должна содержать поручения (задания) с указанием исполнителя (исполнителей) и сроков исполнения. Она может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.

Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами "Признать утратившим силу...".

В приказ не следует включать пункт "Приказ довести до сведения...". Структурные подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, перечисляются в указателе рассылки.

Визы включают должности визирующих, личные подписи, расшифровку подписи и дату. Визы проставляются на обороте последнего листа приказа.

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля, инициалы и фамилия - от правой границы текстового поля.

Подпись должностного лица. Подписывает приказ руководитель аппарата, а в его отсутствие лицо, его замещающее.

Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия).

Допускается уменьшение интервалов между реквизитами "Заголовок", "Текст", "Подпись" и "Место издания" при необходимости размещения текста проекта приказа руководителя аппарата на одном листе.

Внесение изменений в подписанный приказ, а также в согласованный проект документа не допускается.

4.2. Протокол

4.2.1. Протокол - документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях, совещаниях, конференциях, деловых встречах.

Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений, других материалов и оформляется в срок до 3 рабочих дней.

4.2.2. В Правительстве протоколы могут издаваться в полной (приложение N 7) или краткой (приложение N 8) форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.

4.2.3. Текст полного протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.

Во вводной части указываются: инициалы, фамилии председателя (председательствующего), присутствовавших на заседании и, при необходимости, лиц, приглашенных на заседание (совещание). Если количество присутствующих превышает 15 человек, в водной части протокола делается ссылка на список, являющийся неотъемлемой частью протокола, например:

Присутствовали: 25 человек (список прилагается).

Если в заседании (совещании) принимают участие представители разных органов власти и организаций, указывается место работы и должность каждого лица. Многострочные наименования должностей присутствующих печатаются через 1 межстрочный интервал. Фамилии присутствующих записываются в протокол в алфавитном порядке.

Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня, содержащей перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости с указанием докладчика по каждому рассматриваемому вопросу. Вопросы повестки дня формулируются с предлогом "О" ( "Об"), печатаются от границы левого поля и нумеруются арабскими цифрами.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

ПОСТАНОВИЛИ: (или РЕШИЛИ:).

Основное содержание докладов и выступлений включается в текст протокола или прилагается к нему в виде отдельных материалов; в последнем случае в тексте протокола делается отметка "Текст выступления прилагается". Постановление (решение) в текст протокола вносится полностью в той формулировке, которая была принята на заседании; при необходимости приводятся итоги голосования: "За - ..., против - воздержалось -...".

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения). Образец полного протокола оформлен в приложении N 7.

4.2.4. Текст краткого протокола также состоит из двух частей. Во вводной части указываются инициалы и фамилии председательствующего (председателя), а также инициалы и фамилии присутствовавших лиц.

Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля, подчеркивается, после слова ставится двоеточие. Ниже печатаются наименования должностей присутствующих, а справа от наименования должностей - их инициалы и фамилии. Наименования должностей могут указываться обобщенно, например:

Присутствовали:

Исполняющий обязанности руководителя. И.О. Фамилия

Заместители руководителя...И.О. Фамилия И.О. Фамилия

Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.

В основной части протокола указывается номер вопроса в соответствии с повесткой дня, содержание вопроса и принятые решения.

Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога "О" ("Об"), печатается центрованным способом размером шрифта N 15 и подчеркивается одной чертой ниже последней строки на расстоянии не более одного интервала. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал.

Затем указывается принятое по вопросу решение. Образец краткого протокола оформлен в приложении N 8.

4.2.5. Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания (совещания).

Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний Совета территорий, коллегии, протоколы координационных, технических, экспертных советов и других органов. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.

Протоколы регистрируются в соответствующем структурном подразделении аппарата губернатора, готовившем совещание.

4.2.6. Протоколы рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам согласно указателю рассылки специалистом соответствующего структурного подразделения аппарата губернатора, готовившего совещание, в отсканированном виде в формате PDF по средствам электронной почты.

После отправки подлинник протокола совещания вместе с указателем рассылки, в котором сделана отметка о дате отправки, помещается в дело (в соответствии с номенклатурой дел).

4.2.7. Протоколы оформляются:

на бланке протокола с изображением герба Магаданской области - полный протокол (приложение N 7);

на стандартном листе бумаги формата А4 - краткий протокол (приложение N 8).

Протоколы печатаются размером шрифта N 14 и имеют следующие реквизиты:

Наименование органа исполнительной власти - указывается полное официальное и сокращенное (в скобках) наименования органа власти.

Вид документа - ПРОТОКОЛ (печатается от границы верхнего поля прописными буквами в разрядку, полужирным шрифтом размером N 17 и выравнивается по центру).

Вид заседания, совещания - отделяется от предыдущего реквизита двумя межстрочными интервалами, печатается полужирным шрифтом через 1 интервал и выравнивается по центру.

Место проведения заседания, совещания - указывается (при необходимости), у кого проводится совещание или в каком месте; печатается через 2 межстрочных интервала после реквизита "вид заседания, совещания", отделяется от него линейкой и выравнивается по центру.

Дата и номер протокола - дата оформляется словесно-цифровым способом и печатается через 2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита. Номер протокола обозначается арабскими цифрами, может включать буквенные индексы.

Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала.

Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы и фамилия).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.

В протоколах используется форма изложения текста от третьего лица множественного числа (слушали, выступили, решили), содержание выступления излагается от третьего лица единственного числа.

4.2.8. Если к протоколу прилагаются какие-либо материалы, то об этом производится соответствующая запись в тексте решения. Подлинники документов по вопросам, рассмотренным на заседании, направляются для подшивки в дело в структурное подразделение аппарата губернатора, ответственное за оформление протокола.

На протоколе, содержащем служебную информацию ограниченного распространения, проставляется пометка "ДСП".

4.2.9. Протоколы аппаратных совещаний, проводимых губернатором области, оформляются управлением протокола и организационной работы аппарата губернатора в соответствии с поручением губернатора области и рассылаются присутствующим на совещании и ответственным исполнителям по средствам электронной почты в формате PDF.

4.2.10. Организация подготовки и проведения заседаний, создаваемых Правительством комиссий (советов), оргкомитетов, рабочих групп, штабов и др., организационно-техническое обеспечение деятельности которых возложено на аппарат губернатора, а также оформление их результатов возлагается на ответственного секретаря комиссии и осуществляется им в порядке, изложенном в настоящем разделе.

4.2.11. Звукозапись заседаний, совещаний, проводимых губернатором области, заместителями председателя Правительства, осуществляет отдел программно-технического обеспечения аппарата губернатора области.

Звукозапись производится в диктофонном варианте.

Расшифровку и распечатку звукозаписи мероприятий организует управление протокола и организационной работы аппарата губернатора области после завершения мероприятия в сроки, согласованные с организаторами.

Диктофонные записи, используемые при расшифровке, размагничиваются сразу после подготовки текста.

V. Организация документооборота и исполнения документов

5.1. Прием, учет, регистрация поступающей корреспонденции. Отправка документов

5.1.1. Движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки образует документооборот. В документообороте Правительства выделяются следующие документопотоки:

а) поступающая документация (входящая);

б) отправляемая документация (исходящая);

в) внутренняя документация.

В Правительстве доставка и отправка документов осуществляются средствами почтовой, факсимильной и фельдъегерской, электронной связи.

5.1.2. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними, регламентируются настоящей Инструкцией.

5.1.3. Документы, поступающие в аппарат губернатора, проходят первичную обработку, регистрацию, предварительное рассмотрение, передачу руководству на рассмотрение, передачу исполнителям и после исполнения - распределение в дела.

Первичная обработка поступивших документов осуществляется работниками отдела делопроизводства и документооборота.

Конверты (бандероли, посылки) вскрываются (за исключением отправлений с пометкой "лично"), проверяется правильность адрессования, доставки и комплектность поступивших документов, а также распределение документов на регистрируемые и не подлежащие регистрации.

При обнаружении некомплектности (отсутствия документов или приложений к ним) составляется акт (приложение N 9) в 3-х экземплярах, один из которых остается в отделе делопроизводства и документооборота, второй приобщается к поступившему документу, третий направляется отправителю документа.

Ошибочно доставленные документы пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю. При отсутствии на документе адреса отправителя конверт прилагается к документу.

Письменные обращения граждан, поступившие в аппарат губернатора, направляются для обработки и регистрации в отдел по работе с обращениями граждан управления протокола и организационной работы аппарата губернатора.

5.1.4. Регистрации подлежат все документы, требующие учета и исполнения.

Документы, поступившие с отметками "Срочно", "Оперативно" и др., передаются на регистрацию незамедлительно.

Не подлежат регистрации, как правило, статистические сборники, книги, газеты, журналы и другие периодические издания, рекламные материалы, программы совещаний, конференций, приглашения, поздравительные письма и телеграммы, пригласительные билеты, документы без подписей, аналитические обзоры органов исполнительной власти области, представляемые для сведения.

Поступающая корреспонденция на иностранных языках направляется предварительно для аннотирования или перевода в министерство экономического развития, инвестиционной политики и инноваций Магаданской области. Конверты от документов, поступивших из-за границы, сохраняются и прилагаются к этим документам.

Договоры, соглашения заключенные с органами власти и организациями расположенными на территории Магаданской области, подлежат регистрации в отделе делопроизводства и документооборота.

5.1.5. В работе с документами в аппарате губернатора в качестве основной используется Система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота (далее - САДД), объединяющая в единую сеть автоматизированные рабочие места структурных подразделений аппарата губернатора области, участвующих в процессе электронного делопроизводства, и позволяющая создать единую базу данных, которая содержит информацию:

о входящих и исходящих документах;

о движении (прохождении) документов в Правительстве;

о ходе исполнения документов и поручений по ним;

о направлении документов в дело и передаче их в архив.

5.1.6. Полученный документ регистрируется в регистрационной карточке (далее - РК) в день поступления. На полученном документе в правом верхнем углу первого листа проставляется регистрационный штамп с указанием даты и времени (часы, минуты) регистрации документа, его порядкового входящего номера.

При регистрации документа порядковый номер и дата регистрации проставляются в РК в автоматическом режиме. Регистрация поступивших документов производится с вводом информации о них в систему САДД путем заполнения РК (приложение N 10), в которую вносятся сведения о корреспонденте, от которого поступил документ, его исходящем номере, дате, фамилии подписавшего документ лица и приложений к нему. В РК фиксируется краткое содержание документа, указывается, кому документ адресован, дата и время передачи документа по назначению, а также другие необходимые данные. Документ подлежит сканированию (создание электронного образа документа), в результате, к РК прикрепляется отсканированная копия зарегистрированного документа.

Для документов с пометкой "ДСП" установлен запрет на создание электронного образа, процесс ввода включает только регистрацию.

5.1.7. В целях учета и поиска документов в системе САДД используются обязательные сведения о документах:

а) адресант (полное официальное и сокращенное наименование организации или фамилия, инициалы лица - отправителя документа (на основании бланка документа или в соответствии с данными, указанными в обращении гражданина);

б) адресат (полное официальное и сокращенное наименование организации или фамилия, инициалы лица - получателя документа (в соответствии с реквизитом "Адресат");

в) должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ (в соответствии с реквизитом "Подпись);

г) вид документа (в соответствии с указанием вида документа на бланке документа или на основании оценки содержания документа);

д) дата документа (в соответствии с датой, обозначенной в документе автором, или на основании почтового штемпеля на конверте, если в документе дата отсутствует);

е) номер документа (в соответствии с номером, присвоенным документу автором);

ж) дата поступления документа (дата, указанная в отметке о поступлении (входящем штампе);

з) входящий номер документа (номер, проставленный в отметке о поступлении (входящем штампе);

и) ссылка на исходящий номер и дату документа (в соответствии со сведениями, указанными в соответствующем реквизите);

к) наименование либо аннотация документа (краткое содержание документа (заголовок к тексту);

л) индекс дела (индекс дела по номенклатуре дел, указывающий на место хранения документа);

м) сведения о переадресации документа (на основании резолюции на документе (реквизит "Указания по исполнению");

н) количество листов основного документа;

о) указания по исполнению документа (резолюция или поручение руководителя, определяющее характер исполнения документа и срок исполнения);

п) должность, фамилия и инициалы исполнителя;

р) отметка о конфиденциальности (в соответствии с реквизитом "Гриф ограничения доступа к документу" ( "Для служебного пользования", "Конфиденциально", "Коммерческая тайна" и др.).

В системе САДД могут использоваться дополнительные сведения о документах (отметка о переносе срока исполнения документа, ключевые слова и др.).

Информация о зарегистрированных и переадресованных документах, внесенная в электронную базу данных, хранится на сервере базы данных.

5.1.8. Учет прохождения и исполнения документов в аппарате губернатора ведется в соответствии с технологией системы САДД (работа в "Кабинете"),

Зарегистрированные подлинники документов, поступившие из Правительства Российской Федерации, другие документы, исполнение которых требует решения губернатора области, письма, телеграммы областных организаций по финансовым вопросам и чрезвычайным сообщениям передаются на рассмотрение губернатору области либо лицу, его замещающему через главного советника губернатора - заместителя руководителя аппарата губернатора Магаданской области. В проекте резолюции обязательно указываются: фамилия исполнителя, содержание поручения, срок исполнения.

Ввод в РК полного содержания проекта резолюции губернатора области либо лица его замещающего производится ведущим специалистом отдела делопроизводства и документооборота или главным специалистом приемной губернатора области. После рассмотрения губернатором области либо лицом, его замещающим документ возвращается в отдел делопроизводства и документооборота для перенесения в РК имеющихся редакционных правок к указанию по исполнению документа и направлению по электронной почте исполнителям и соисполнителям, которые получают сообщение с вложенным паспортом РК в формате XML и электронным образом документа. В подразделении, при получении документа, в указанную РК может вноситься дополнительная информация, отражающая ход работы с этим документом в подразделении. Соисполнители, не работающие в системе САДД, получают документ и резолюцию к документу в виде копий.

Подлинник документа (первый или единственный экземпляр документа) передается ответственному исполнителю в тот же день. Ответственным считается тот, чья фамилия указана в резолюции первой, если в поручении не определено иное.

В выходные дни соответствующая работа, кроме передачи оригинала документа исполнителю, производится главным специалистом приемной губернатора области.

Документы, поступившие на имя вице-губернатора - первого заместителя председателя Правительства Магаданской области, первому заместителю председателя Правительства Магаданской области, заместителям председателя Правительства Магаданской области, заместителям губернатора Магаданской области, передаются на рассмотрение через помощника либо должностного лица, на которое возложены функции помощника, в соответствии с распределением обязанностей.

Ввод в РК документа содержания поручения вице-губернатора - первого заместителя председателя Правительства Магаданской области, первому заместителю председателя Правительства Магаданской области, заместителям председателя Правительства Магаданской области, заместителям губернатора Магаданской области, производит ведущий специалист отдела делопроизводства и документооборота. После внесения резолюции в РК После ввода в РК содержания поручения документ передается в отдел делопроизводства и документооборота для внесения в РК всех последующих отметок о прохождении и исполнении, а также для передачи по электронной почте исполнителям и соисполнителям, которые получают сообщение с вложенным паспортом РК в формате XML и электронным образом документа, и копии документа - соисполнителям, не работающим в системе САДД.

5.1.9. При работе в системе САДД работник, отвечающий за делопроизводство, и ведущий специалист отдела делопроизводства и документооборота, при просмотре папки "Поступившее" своего "Кабинета" находит нужную РК документа и отмечает его получение. Затем, работая в соответствующих папках, осуществляет операции и действия, предусмотренные программой. При этом не допускается стирать или корректировать записи в полях РК, относящихся к регистрационному номеру и дате, в полях "Кому", "Содержание", "Состав", "Доступ", "Экземпляр N".

Сделанные в поле "Резолюция" записи могут только дополняться.

Передача документов адресатам в обязательном порядке отмечается в РК в поле "Журнал передачи документа" с указанием в ней данных об исполнителе поручения.

При получении повторных документов по одному и тому же вопросу со ссылкой на регистрационный номер и дату предыдущего обращения в РК первичного документа вносятся новые сведения и уточненная дата по исполнению документа, которые прикрепляются к первичной РК.

Судебные акты (решения, определения, постановления), акты прокурорского реагирования, а также экспертные заключения органов юстиции направляются для их предварительного рассмотрения заместителю председателя Правительства - министру государственно - правового развития Магаданской области.

5.1.10. Документы передаются главному советнику губернатора - заместителю руководителя аппарата в день их поступления (в 11-00 и в 16-00 часов). Документы, поступившие после 16 часов, - на следующий день, а при поступлении документов в нерабочее время - на следующий рабочий день, следующий за днем их поступления. Документы, содержащие срочные и оперативные поручения, обрабатываются и вручаются немедленно.

При необходимости безотлагательного исполнения поступившего документа допускается направление отсканированного документа исполнителю для ознакомления с его содержанием до рассмотрения документа руководством Правительства.

5.1.11. Федеральные конституционные законы, федеральные законы, постановления и распоряжения Государственной Думы и Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации (далее - документы) поступают и регистрируются в министерстве государственно-правового развития.

После регистрации поступившего документа в министерство государственно-правового развита передает его губернатору области или лицу, его замещающему, через главного советника губернатора - заместителя руководителя аппарата

С резолюцией губернатора области или лица, его замещающего, в которой конкретно указывается, кому, что и в какие сроки необходимо исполнить, документ возвращается в министерство государственно-правового развития. Специалист министерства государственно-правового развития в соответствии с резолюцией проводит дальнейшую работу с документом, в том числе направляет копию документа исполнителю (исполнителям) согласно резолюции и ставит документ на контроль.

Руководители органов исполнительной власти области знакомятся в министерстве государственно-правового развития с федеральными правовыми актами, поступившими в министерство государственно-правового развития, согласно резолюции губернатора области или лица, его замещающего.

Законы Магаданской области, принятые Магаданской областной Думой и подписанные губернатором области, направляются в министерство государственно-правового развития для их регистрации и обнародования.

5.1.12. Проекты договоров, соглашений (далее - проект договора) передается через отдел делопроизводства и документооборота на рассмотрение в органы исполнительной власти области, указанные в резолюции, для заключения. Специалисты органов исполнительной власти области составляют соответствующие заключения, утверждаемые руководителями данных подразделений. Руководители органов исполнительной власти области визируют проекты каждого экземпляра, представленного на согласование договора (оборот последнего листа), с указанием следующих реквизитов: занимаемая должность, личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия), дата визирования документа.

После поступления заключений из органов исполнительной власти области проект договора рассматривается в министерстве государственно-правового развития, визируется (визируется с замечаниями, не визируется) заместителем председателя Правительства - министром государственно-правового развития Магаданской области и передается через отдел делопроизводства и документооборота на подписание надлежащему должностному лицу.

Проекты договоров, предусматривающих выделение средств из областного бюджета или внебюджетного фонда, а также влекущих к расходам из указанных источников проходят обязательное согласование с финансовым органом, контролирующим использование средств из данных источников.

После подписания проекта договора с органами государственной власти области договор регистрируется в отделе делопроизводства и документооборота, один экземпляр передается на исполнение исполнителю, второй остается в деле в соответствии с номенклатурой управления документационного обеспечения.

Подписанные договоры (соглашения) с федеральными органами государственной власти, органами государственной власти субъектов Российской Федерации, международные договоры и соглашения передаются через отдел делопроизводства и документооборота в министерство государственно-правового развития для присвоения даты, порядкового номера и дальнейшего хранения в соответствии с номенклатурой дел министерства государственно-правового развития Магаданской области.

Договоры гражданско-правового характера передаются на хранение в управление учета, финансов и отчетности.

5.1.13. Внутренняя переписка по вопросам служебной деятельности между структурными подразделениями аппарата губернатора области ведется без регистрации документов в отделе делопроизводства и документооборота.

5.1.14. Служебная информация может приниматься и отправляться посредством факсимильной связи и электронной почты.

Поступившие факсограммы после регистрации в системе САДД в тот же день передаются адресату, срочные - безотлагательно.

Запрещается передавать факсимильной связью, электронной почтой любую информацию ограниченного режима доступа, включая электронные копии рукописных материалов. Ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего материал к передаче.

Факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму.

На оригинале переданной факсограммы проставляются дата и время передачи факсограммы, наименование корреспондента (куда направлена факсограмма) и номер его факса, кому передан оригинал. Эти записи закрепляются подписью ответственного лица с приложением контрольного талона, полученного по факсу.

На местах, где установлены средства факсимильной связи, указанные функции ответственного лица возлагаются на лиц, непосредственно осуществляющих передачу корреспонденции по факсу. Переданные факсограммы учитываются в журналах установленной формы (приложение N 11).

При необходимости включения факсограммы в дело длительного хранения с нее снимается ксерокопия, которая помещается в дело.

5.2. Работа с исходящими служебными документами

Учет исходящих документов осуществляется в отделе делопроизводства и документооборота.

Работа с исходящими служебными документами в аппарате губернатора включает проверку правильности оформления, комплектности документа и соответствия количества экземпляров документа списку рассылки, их регистрацию, учет и отправку. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям для исправления в соответствии с требованиями п.п. 3.3-3.4 настоящей Инструкции.

Исходящие документы отправляются с подлинной подписью.

Документы на отправку передаются в отдел делопроизводства и документооборота до 15-00.

Регистрация отправляемых документов осуществляется в день их подписания (утверждения) либо на следующий рабочий день. Регистрационный номер документа, дата регистрации состоит из его порядкового номера в пределах года, и проставляются на подлиннике документа в реквизитах бланка и на копии, остающейся в деле. Документу, направленному в несколько адресов, присваивается один регистрационный номер.

Учет исходящих регистрационных номеров ведет специалист отдела делопроизводства и документооборота.

Регистрируемые исходящие документы подлежат сканированию (кроме документов с пометкой ДСП). Сведения о регистрируемых документах вносятся в РК базы данных Правительства, используемой для учета, поиска, хранения и использования документов.

Отправка производится в день регистрации документа или на следующий рабочий день.

Срочная корреспонденция отправляется в первую очередь по системе межведомственного электронного документооборота либо факсимильной связью.

Документы с пометкой "ДСП" пересылаются сторонним организациям фельдъегерской связью, заказными или ценными почтовыми отправлениями.

Отправляемая по почте корреспонденция проходит сортировку документов по способу доставки корреспонденции адресату (простая, заказная, фельдъегерская, международная и др.), упаковку, адресование (при направлении документа более чем в 4 адреса - в соответствии с указателем рассылки, который составляет исполнитель), проставление стоимости почтовых услуг и передачу на отправку в местное отделение почтовой связи. Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи.

При отправке, в соответствии с прилагаемым указателем рассылки, исходящего письма одного и того же содержания допускается передавать в отдел делопроизводства и документооборота подлинно подписанный экземпляр (оригинал) письма и необходимое количество его ксерокопий. Копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы. Копия документа с визами и приложениями в соответствии с номенклатурой дел подшивается в дело (входящий документ передается на хранение в дело вместе с документом-ответом).

Документы, направляемые почтовой связью в один адрес, вкладываются в один конверт.

Служебные документы, в формуляр которых не входит указание адресата, других элементов, необходимых для их отсылки, принимаются на отправку только с сопроводительными письмами со всеми приложениями в необходимом количестве экземпляров.

В зависимости от содержания и срочности документы доставляются адресатам почтой, фельдсвязью, передаются по телеграфу, факсу, курьерской почтой. Документы, направляемые по домашним адресам, отправляются почтовой связью.

Передача документов между органами исполнительной власти области и структурными подразделениями аппарата губернатора осуществляется через отдел делопроизводства и документооборота.

Неправильно оформленные документы и корреспонденция неслужебного характера, не связанные с деятельностью Правительства, к отправке не принимаются и возвращаются исполнителю.

5.3. Работа исполнителей с документами

5.3.1. Руководители органов исполнительной власти области, структурных подразделений аппарата губернатора обеспечивают оперативное рассмотрение документов, доведение их до исполнителей в день поступления, осуществляют контроль за качественным исполнением документов.

5.3.2. Исполнитель получает документы в возможно короткие сроки (в день их рассмотрения руководителем или на следующий рабочий день), срочные документы передаются исполнителю незамедлительно. При необходимости безотлагательного исполнения поступившего документа допускается направление отсканированного документа исполнителю для ознакомления с его содержанием до рассмотрения документа руководством Правительства.

При рассмотрении документов руководитель выделяет документы, требующие срочного исполнения. Документы, присланные для согласования, рассматриваются в первую очередь.

5.3.3. Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой информации; подготовку проекта ответа и всех необходимых приложений с соблюдением установленных правил его оформления в соответствии с требованиями п.п. 3.3-3.4 настоящей Инструкции; согласование проекта с заинтересованными должностными лицами в соответствии с п.п. 3.3.3.12 и п. 3.4.22 настоящей Инструкции; доработку проекта документа по замечаниям, полученным в ходе согласования (в случае существенной корректировки проекта документа проводится его повторное согласование); в необходимых случаях - подготовку списка (указателя) рассылки документа; представление проекта документа на подпись (утверждение) руководству Правительства, подготовку к пересылке адресату.

5.3.4. В тех случаях, когда о выполнении поручения, данного нескольким исполнителям, требуется представить обобщенную информацию, ответственный исполнитель имеет право созывать соисполнителей для выработки совместного решения. Ответственный исполнитель готовит проект документа, используя предоставленную соисполнителями информацию, согласовывает его с соисполнителями и с заместителями председателя Правительства, заместителями губернатора области, курирующим данное направление деятельности.

Исполнитель не должен разглашать содержание поступивших к нему документов и подготовленных проектов служебных документов, с ними могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению.

5.3.5. Подготовленный исполнителем письменный проект ответа на документ, поступивший на имя губернатора области, завизированный исполнителем, заместителями председателя Правительства, заместителями губернатора, курирующим данный вопрос вместе с входящим документом, на который подготовлен ответ, передается в управление документационного обеспечения для оформления его на бланке губернатора Магаданской области. Электронная версия проекта документа, подготовленного для подписания губернатором области или лица, его замещающего, адресованного адресатам, находящимся:

- за пределами Магаданской области - направляется по средствам электронной почты на электронный адрес руководителя управления документационного обеспечения или лица, его замещающего;

- в пределах Магаданской области - направляется по средствам электронной почты на электронный адрес заместителя руководителя управления - начальника отдела делопроизводства и документооборота.

Подготовленный письменный ответ на документ, поступивший на имя вице губернатора-первого заместителя председателя Правительства, первого заместителя Председателя Правительства, заместителя председателя Правительства, заместителя губернатора, оформляется на соответствующем бланке ведущим специалистом отдела делопроизводства и документооборота и передается на подпись руководству.

Подписанный руководителем документ передается в отдел делопроизводства и документооборота для регистрации и отправки адресату. Копия документа-ответа помещается в дело в соответствии с номенклатурой дел отдела делопроизводства и документооборота.

5.3.6. При оперативном решении вопросов исполнитель делает отметки на документе: о датах поступления, окончательного исполнения и результате.

Все отметки размещаются на свободных от текста местах с подписью исполнителя.

5.3.7. Исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.

5.4. Инвентарный учет документов

5.4.1. Инвентарному учету подлежат сброшюрованные документы (издания), разработанные в Правительстве и поступившие из других учреждений (предприятий).

На инвентарный учет не берутся:

- сброшюрованные документы, подшиваемые в дела;

- сброшюрованные документы, поступившие для согласования или временного пользования.

5.4.2. Инвентарный учет ведется по журналу (приложение N 12).

Штамп "Инв. N ____ " проставляется в левом верхнем углу обложки.

5.4.3. Тираж и список рассылки разработанных в Правительстве изданий определяется руководителем аппарата.

5.5. Ведение делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан

5.5.1. Обращения граждан регистрируются и формируются в дела отдельно от других документов Правительства в соответствии с Административным регламентом исполнения государственной функции "Рассмотрение обращений граждан в Администрации Магаданской области", утвержденным постановлением администрации Магаданской области от 11 сентября 2008 г. N 363-па, осуществляется отделом по работе с обращениями граждан управления протокола и организационной работе аппарата губернатора области (далее - отдел по работе с обращениями граждан).

5.5.2. Все письменные обращения, поступающие в Правительство должны быть зарегистрированы в течение 3-х дней с момента их поступления и переданы руководству на рассмотрение в соответствии с распределением обязанностей или направлены в течение 7 дней с момента регистрации в соответствующие органы исполнительной власти области, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, с уведомлением гражданина, направившего обращение.

Регистрация всех (письменных и устных) обращений граждан производится путем заполнения регистрационной карточки электронного учета, при этом у каждого вида обращений своя система учета, вид регистрационной карточки и индексация (например, письменное заявление Л-101, личный прием - Пр-Л-101). Регистрационный индекс состоит из начальной буквы фамилии автора и порядкового номера поступившего письма. Заявлениям, принятым на личном приеме, присваиваются те же регистрационные номера, что и на карточке личного приема, на заявлении делается соответствующая пометка (принято на личном приеме).

5.5.3. Обращения граждан, поступившие в Правительство по информационным системам общего пользования, подлежат рассмотрению в общем порядке, если они отвечают требованиям, предъявляемым к письменным обращениям.

5.5.4. Повторным обращениям при их поступлении присваивается очередной регистрационный номер, а в карточке делается отметка "Повторно" и подбирается вся предшествующая переписка.

Повторными считаются предложения, заявления и жалобы, поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого заявления не истек установленный законодательством срок рассмотрения или заявитель не удовлетворен данным ему ответом.

Обращения одного и того же лица одинакового содержания, направленные различным адресатам и поступившие для рассмотрения в Правительство, учитываются под регистрационным индексом первого обращения с добавлением порядкового номера, проставляемого через дробь (например: Д-101/1, Д-101/2).

Если в письменном обращении гражданина содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, может быть принято решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу. О данном решении уведомляется гражданин, направивший обращение.

Обращения граждан, поступившие в Правительство, требующие ответа заявителю, ставятся на контроль. В этих случаях в компьютерной карточке делается пометка в левом верхнем углу "К" и до снятия с контроля она остается в рабочем фонде. Если обращение направлено в Правительство из вышестоящей организации с требованием ответа или разъяснения в ее адрес, в правом верхнем углу компьютерной карточки проставляется буква "О", а в соответствующую графу заносится код организации, число и номер сопроводительного письма, на которое необходимо дать ответ.

5.5.5. Обращения граждан, на которые даются промежуточные ответы, с контроля не снимаются. Контроль завершается только после вынесения решения и принятия исчерпывающих мер по разрешению обращения. Решение о снятии с контроля принимает должностное лицо, поставившее письмо на контроль.

Предложения, заявления и жалобы граждан считаются разрешенными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, приняты необходимые меры и даны исчерпывающие ответы заявителю.

5.5.6. Письменные обращения граждан рассматриваются в органах исполнительной власти области в течение 30 дней со дня их регистрации в отделе по работе с обращениями граждан либо в срок, установленный в резолюции руководителя, но не превышающий 30 дней со дня регистрации обращения. Обращения, не требующие дополнительного изучения и проверки, рассматриваются в течение 15 дней. В исключительных случаях, а также в случае направления запроса в государственный орган, орган местного самоуправления, к соответствующему должностному лицу по согласованию с начальником отдела по работе с обращениями граждан, срок рассмотрения обращения может быть продлен, но не более чем на 30 дней. Гражданин, направивший обращение, должен быть уведомлен о продлении срока рассмотрения его обращения.

5.5.7. Письменное обращение, содержащее нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица органа исполнительной власти области, а также членов его семьи может быть оставлено без рассмотрения, а гражданину, направившему такое обращение, может быть сообщено о недопустимости злоупотребления правом. В случае оставления такого обращения без рассмотрения, оно списывается "В дело" заместителем председателя Правительства области, курирующим данное направление деятельности.

В карточке электронного учета в графе "Резолюция" ставится отметка "Без рассмотрения", которая дублируется на письме, с указанием даты и фамилии специалиста.

Аннотация такого письма в учетной карточке должна содержать обоснование принятого решения. О списании таких писем "В дело" без рассмотрения начальник отдела по работе с обращениями граждан информирует заместителем председателя Правительства, курирующего данное направление деятельности.

5.5.8. Письменные обращения граждан, в которых не указаны фамилии гражданина, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, признаются анонимными. При регистрации такому обращению в учетной карточке присваивается номер с индексом "Ан" (анонимное), в графе "Адрес" указывается территория по почтовому штемпелю.

Содержание таких писем аннотируется так же, как и других обращений граждан. Анонимные письма рассмотрению не подлежат. При принятии специалистом иного решения, он в обязательном порядке обосновывает его в аннотации. Окончательное решение о рассмотрении анонимного обращения принимает заместитель председателя Правительства, курирующий данное направление деятельности.

5.5.9. Ответы на обращения дают руководители Правительства и органов исполнительной власти области. Ответ может быть дан в письменной или устной форме. В случае устного ответа делается соответствующая запись в деле с указанием даты разговора с заявителем.

5.5.10. Обращения граждан, взятые на контроль в отделе по работе с обращениями граждан, ответы к ним и документы, связанные с их разрешением, а также документы по личному приему граждан формируются в дела. Документы в этих делах располагаются в хронологическом порядке.

При этом каждое обращение и документы к нему составляют самостоятельную группу, оформленную в одну обложку, на которой проставляется индекс и другие реквизиты обращения.

5.5.11. Прием граждан в отделе по работе с обращениями граждан организуется ежедневно, кроме выходных дней. Учет высказанных ими предложений, жалоб и заявлений ведется в журнале регистрации.

Переданные на приеме гражданами письменные заявления рассматриваются как письма граждан, поступившие в Правительство.

5.5.12. Поручения руководителей Правительства по результатам личного приема граждан исполняются оперативно.

5.5.13. Начальник отдела по работе с обращениями граждан осуществляет анализ и обобщение вопросов, поставленных гражданами в обращениях и на личном приеме, оперативно и периодически представляет губернатору области информацию о количестве и характере обращений граждан.

VI. Контроль исполнения документов

6.1. Порядок контроля и исполнения документов определяются настоящей Инструкцией. Целью контроля является обеспечение исполнения установленных сроков, указанных в резолюции или в самом документе.

6.2. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения, а именно:

- поручения и указания, содержащиеся в законах, указах, постановлениях, распоряжениях, решениях вышестоящих органов. Информация по исполнению поручений и указаний Президента Российской Федерации или информация на имя помощника Президента Российской Федерации - начальника Контрольного управления об исполнении поручения Президента Российской Федерации представляется за подписью должностного лица, которому дано поручение, а в его отсутствие - лица, исполняющего его обязанности;

- постановления и распоряжения губернатора Магаданской области, постановления и распоряжения Правительства Магаданской области, содержащие поручения с установленными сроками исполнения, требующие контроля;

- поручения, задания органам исполнительной власти области, организациям, предприятиям и учреждениям, расположенным на территории области;

- документы, по которым требуется ответ в вышестоящие органы;

- обращения, заявления и жалобы граждан.

6.3. Контроль за исполнением документов и поручений в аппарате губернатора осуществляется с использованием системы САДД.

Контроль исполнения документов включает постановку документа на контроль, регулирование хода исполнения, снятие исполненного документа с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей о состоянии исполнения документов.

Постановку документа на контроль в системе САДД осуществляют при вводе в РК резолюции путем заполнения поля "Дата исполнения. Плановая.". РК на документ, поставленный на контроль, в дополнение к рассылке по папкам исполнителей автоматически помещается в папку "На контроле" автора резолюции.

6.4. При постановке документа на контроль в правом верхнем поле резолюции к документу ставится отметка о контроле, которую обозначают буквой "К", выделенной красным цветом.

6.5. По исполнении документа в РКФ документа заполняется поле "Отчет исполнителя", делается краткая запись о результатах исполнения с указанием даты исполнения и даты произведения записи.

Контрольная картотека систематизируется по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов.

6.6. Контроль за соблюдением сроков исполнения документов в аппарате губернатора осуществляют:

- отдел делопроизводства и документооборота;

- руководитель аппарата;

- заместители председателя Правительства, заместитель губернатора руководитель аппарата;

- помощники губернатора области;

- руководитель управления документационного обеспечения (поручения и указания Президента Российской Федерации);

- руководители структурных подразделений аппарата губернатора;

- министерство государственно-правового развития (юридические документы);

- помощники заместителей председателя Правительства, либо должностные лица, на которых возложены функции помощников.

6.6.1. Контроль за соблюдением сроков исполнения федеральных конституционных законов, федеральных законов, постановлений, распоряжений Государственной Думы и Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, указов, распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений, распоряжений Правительства Российской Федерации (далее - контрольный документ), находящихся на контроле, осуществляет министерство государственно-правового развития.

После постановки на контроль документа в соответствии с резолюцией губернатора области или лица, его замещающего, копия контрольного документа с копией резолюции (поручения) направляется исполнителю (исполнителям) для организации его исполнения.

После получения копии контрольного документа, исполнитель (исполнители) в установленный в резолюции срок (если срок не указан, в течение одного месяца со дня регистрации контрольного документа) обеспечивает подготовку и представление в Правительство соответствующих материалов (проект закона Магаданской области, постановления, распоряжения губернатора Магаданской области, постановления, распоряжения Правительства Магаданской области, иные предложения по организации исполнения) с одновременным письменным уведомлением об этом министерства государственно-правового развития, осуществляющего контроль исполнения документов.

Если поручение дано нескольким должностным лицам, то работу по его исполнению координирует должностное лицо, указанное в поручении первым, которое представляет в Правительство по результатам исполнения контрольных документов соответствующие материалы, согласованные с соисполнителями.

Министерство государственно-правового развития в процессе осуществления контроля за исполнением документов, при необходимости в письменной форме запрашивает у исполнителя (исполнителей) дополнительную информацию о ходе и результатах исполнения контрольного документа.

Исполнитель (исполнители), получивший запрос о ходе исполнения контрольного документа, в течение 10 рабочих дней со дня его получения, направляет в министерство государственно-правового развития информацию о мерах, принятых во исполнение контрольного документа, причинах невозможности исполнения или своевременного исполнения контрольного документа, необходимости продления срока исполнения и иную информацию о результатах исполнения контрольного документа.

При необходимости продления срока исполнения контрольного документа, ответственное должностное лицо, указанное в поручении (резолюции) к контрольному документу, готовит на имя губернатора области или лица, его замещающего, мотивированную просьбу о продлении срока исполнения контрольного документа и представляет ее в министерство государственно-правового развития.

Министерство государственно-правового развития в установленном порядке направляет данную просьбу, с приложенным к ней контрольным документом, губернатору области или лицу, его замещающему, для продления сроков исполнения.

Срок исполнения считается продленным после проставления на контрольном документе визы губернатора области или лица, его замещающего.

6.6.2. Ежемесячно (по состоянию на первое число каждого месяца) министерство государственно-правового развития представляет руководителю аппарата отчет об исполнении документов, находящихся на контроле министерство государственно-правового.

Министерство государственно-правового развития снимает с контроля документы, если на них имеется резолюция губернатора области или лица, его замещающего, - "В дело".

6.6.3. Управление документационного обеспечения осуществляет контроль за соблюдением установленных сроков и качеством исполнения поручений и указаний Президента Российской Федерации органами исполнительной власти Магаданской области.

6.6.4. Управление протокола и организационной работы аппарата губернатора области - не реже 1 раза в квартал информирует губернатора области о выполнении правовых актов, об исполнении поручений, данных губернатором области, в том числе поручений по итогам его командировок в районы области.

6.6.5. Помощники председателя Правительства либо должностные лица, на которых возложены функции помощников, в соответствии с распределением обязанностей, ежедневно сверяют наличие контрольных документов, находящихся на исполнении у работников, с данными электронного учета о сроках исполнения, и напоминают исполнителям о контрольных документах, срок исполнения которых истекает или уже истек.

6.7. Сроки исполнения документов.

6.7.1. Сроки исполнения документов и обозначенных в них поручений исчисляются в календарных днях: поступивших из вышестоящих органов государственной власти и внутренних - с даты подписания (утверждения) документа или с даты подписания поручения (резолюции), остальных - с даты их поступления в Правительство.

Поручение должно быть исполнено в соответствии с содержанием резолюции, исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством.

Документы подлежат исполнению в следующие сроки:

- с обозначенной датой исполнения - в указанный срок;

- без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку "срочно", на котором проставлен штамп "СРОЧНО", выделенный красным цветом - в 3-дневный срок; имеющие пометку "оперативно" - в 10-дневный срок; остальные - в срок не более 1 месяца;

- по парламентским запросам - не позднее, чем через 15 дней со дня получения;

- по поручениям Правительства Российской Федерации - до 10 дней или к указанному в них сроку;

- по запросам членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации и Магаданской областной Думы - не позднее, чем через 30 дней со дня получения.

Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.

6.7.2. Срок исполнения документа может быть продлен только лицом или учреждением, которые его установили. Продление срока исполнения должно быть оформлено сразу после получения документа исполнителем или не менее, чем за 2-3 дня до истечения срока исполнения документа. Если в процессе исполнения выясняется невозможность соблюдения указанного срока, то исполнитель обращается с соответствующей аргументированной просьбой к руководителю, давшему поручение. В противном случае документ считается неисполненным в срок.

В случае если по представленным материалам даны новые поручения, дальнейший контроль осуществляется на основании этих поручений.

6.7.3. Документ снимается с контроля после решения всех поставленных в нем вопросов и сообщения результатов заинтересованным учреждениям и лицам.

6.8. Для снятия с контроля документа, исполнение которого возложено на руководителя органа исполнительной власти области, копия ответа, отправленного заявителю с исходящим номером за подписью руководителя, представляется в управление документационного обеспечения для формирования архива либо результаты выполнения поручения излагаются на отдельном листе бумаги в форме краткой справки. Например: "Дан устный ответ", "Вопрос обсужден тогда-то", "Решено (указывается, что решено)" и т.д. Снять документ с контроля может только руководитель, давший поручение, на основании вышеперечисленных действий исполнителя.

Сведения об исполненном документе, находящемся на контроле в отделе делопроизводства и документооборота (исходящий номер, исполнитель и др. сведения), вносятся в РКФ документа путем заполнения поля "Отчет исполнителя" и внесения информации о списании документа в "Дело", автоматически снимая документ с контроля.

Снятый с контроля документ помещается в дело в соответствии с номенклатурой дел.

6.9. По истечению календарного месяца на утверждение губернатору области вносятся представления на руководителей органов исполнительной власти области на начисление и выплату ежемесячной надбавки к должностному окладу за особые условия областной гражданской службы по итогам работы за текущий месяц, которое в обязательном порядке должно быть завизированным: заместителем председателя Правительства Магаданской области или заместителем губернатора области, курирующим направление деятельности руководителя органа исполнительной власти области, заместителем председателя Правительств - министром государственно-правового развития Магаданской области, руководителем управления пресс-службы губернатор и Правительства Магаданской области, руководителем управления документационного обеспечения. В случае имеющейся задолженности по исполнению документов, стоящих на контроле в управлении документационного обеспечения, на представлении производится отметка о количестве неисполненных документов с приложением РКФ документов.

В аппарате губернатора области Представления на начисление и выплату ежемесячной надбавки к должностному окладу за особые условия областной гражданской службы по итогам работы за текущий месяц на руководителей структурных подразделений аппарата губернатора с визами заместителя председателя Правительства - министра государственно-правового развития Магаданской области, руководителя управления пресс-службы губернатора и Правительства Магаданской области, руководителя управления документационного обеспечения, с приложением РК документов, в случае их несвоевременного исполнения, вносятся руководителю аппарата.

6.10. Персональную ответственность за своевременное и качественное исполнение поручений губернатора области или лица, его замещающего, по контрольным документам, несут руководители органов исполнительной власти области, структурных подразделений аппарата губернатора.

VII. Порядок обращения со служебными документами ограниченного распространения

7.1. Общие положения

7.1.1. К служебным документам ограниченного распространения относятся несекретная информация и издания, которые не содержат сведений, составляющих государственную тайну, касающиеся деятельности органов исполнительной власти области, ограничение на распространение которых обусловлены служебной необходимостью.

7.1.2. Ответственность за организацию правильного обращения с документами ограниченного распространения, обеспечения их учета, сохранности, санкционированного использования возлагается на ответственных специалистов подразделений аппарата губернатора.

Выдача документов (их копий или проектов), содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется на основании письменного запроса с разрешения руководителя аппарата губернатора с поэкземплярным учетом и под роспись.

7.1.3. Не могут быть отнесены к служебной информации ограниченного распространения:

- законодательные акты, устанавливающие правовой статус государственных органов, организаций, общественных объединений, а также права, свободы и обязанности граждан, порядок их реализации;

- сведения о чрезвычайных ситуациях, опасных природных явлениях и процессах, экологическая, демографическая, гидрометеорологическая, гидрогеологическая, санитарно-эпидемиологическая и другая информация, необходимая для обеспечения безопасного существования населенных пунктов, граждан и населения в целом, а также производственных объектов;

- описание структуры органа исполнительной власти области, его функций, направлений деятельности, а также его адрес;

- порядок рассмотрения и разрешения заявлений, обращений граждан и юридических лиц, решения, принятые по результатам их рассмотрения;

- сведения об исполнении областного бюджета, использовании других государственных ресурсов, о состоянии экономики и потребностей населения;

- документы, накапливаемые в открытых фондах библиотек и архивов, информационных системах организаций, необходимые для реализации прав, свобод и обязанностей граждан.

7.1.4. На документах и на их проектах, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, проставляется пометка "ДСП".

7.1.5. Должностные лица, принявшие решение об отнесении служебной информации к разряду ограниченного распространения, несут персональную ответственность за обоснованность принятия такого решения и соблюдение ограничений, предусмотренных в п. 7.2.

7.1.6. Служебная информация ограниченного распространения без санкции соответствующего должностного лица не подлежит разглашению.

7.1.7. За разглашение служебной информации ограниченного распространения, а также за нарушение порядка обращения с документами, содержащими такую информацию, государственный служащий может быть привлечен к дисциплинарной или иной, предусмотренной законодательством Российской Федерации, ответственности.

7.1.8. В случае ликвидации структурного подразделения аппарата губернатора области решение о дальнейшем использовании служебной информации ограниченного распространения принимает ликвидационная комиссия.

7.2. Порядок обращения с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения

7.2.1. Необходимость проставления пометки "ДСП" на документах и изданиях, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, определяют исполнитель и должностное лицо, подписывающее или утверждающее документ. Указанная пометка и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к таким документам.

7.2.2. Прием и учет (регистрацию) документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения и имеющих пометку "ДСП", осуществляется в порядке, предусмотренном для других служебных документов, в том числе с использованием системы САДД.

Документы с пометкой "ДСП", поступившие в Правительство, подлежат сканированию с помощью аттестованного по требованиям безопасности для обработки конфиденциальной информации сканере, при этом к регистрационному индексу документа добавляется пометка "ДСП" и указывается номер (номера) поступивших экземпляров документа, количество страниц (если документ не сброшюрован). Указание номеров экземпляров обязательно при учете всех последующих перемещений и передач документов с пометкой "ДСП".

Документы ограниченного распространения передаются работникам только по указанию руководителя и обязательно под роспись.

7.2.3. Изготовление, размножение, печатание данного вида документов в аппарате губернатора осуществляется с использованием аттестованных средств вычислительной техники (далее - СВТ) в соответствии со специальными требованиями и рекомендациями по защите конфиденциальной информации. На обороте последнего листа каждого экземпляра указывается количество отпечатанных экземпляров, указатель рассылки (при незначительном количестве адресатов), фамилии исполнителя и специалиста, отпечатавшего документ, дата печати, например:

Отп., в 3-х экз

Эю. N 1 - министерство финансов

Эк 1. N 2 - министерство государственно-правового развития

N 3 - в дело 07-07 Исп. Иванов B.C. 62-22-33

Отп. Петрова В О.

07 01.2014

Отпечатанные и подписанные документы вместе с проектами передаются для регистрации.

Документы с пометкой "ДСП":

- регистрируются и учитываются совместно с другими несекретными документами. К регистрационному номеру добавляется пометка "ДСП";

- передаются работникам под роспись;

- пересылаются сторонним организациям фельдъегерской связью, заказным или ценным почтовым отправлением. Запрещается их передача факсимильной связью или посредством электронной почты;

- размножаются (тиражируются) только с разрешения руководителя.

Учет размноженных документов осуществляется поэкземплярно.

7.2.4. При необходимости направления документов с пометкой "ДСП" в несколько адресов составляется указатель рассылки, в котором поадресно проставляются номера отправляемых экземпляров. Указатель рассылки подписывают исполнитель и руководитель структурного подразделения аппарата губернатора области, подготовившего документ.

7.2.5. Исполненные документы с пометкой "ДСП" группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел несекретного делопроизводства. При этом на обложке дела, в которое помещены такие документы, также проставляется пометка "ДСП".

В делах с документами с пометкой "ДСП" постоянного и долговременного (свыше 10 лет) срока хранения должны оформляться внутренние описи.

7.2.6. Уничтожение дел, документов с пометкой "ДСП", утративших свое практическое значение и не имеющих исторической и иной научной ценности, производится по акту установленной формы. В учетных формах об этом делается отметка со ссылкой на соответствующий акт.

7.2.7. Передача документов и дел с пометкой "ДСП" от одного работника к другому осуществляется с разрешения соответствующего руководителя под роспись.

7.2.8. При смене работника, ответственного за учет документов с пометкой "ДСП", составляется акт приема-передачи этих документов, который утверждается соответствующим руководителем.

7.2.9. О фактах утраты документов, дел, изданий, содержащих служебную информацию ограниченного распространения либо разглашения такой информации, ставится в известность губернатор области или лицо, его замещающее, и назначается комиссия для расследования обстоятельств утраты или разглашения. На утраченные документы, дела, издания с пометкой "ДСП" составляется акт, на основании которого делаются соответствующие отметки в учетных формах. Акты на утраченные дела постоянного срока хранения передаются в архив для включения в дело фонда.

7.2.10. Ознакомление с документами, имеющими пометку "ДСП" и находящимися в архиве Правительства, производится с разрешения руководителя аппарата.

7.2.11. При снятии пометки "ДСП" на документах, делах или изданиях, а также в учетных формах делается соответствующая пометка и об этом извещаются все адресаты, кому ранее эти документы были направлены.

7.2.12. Передача конфиденциальной информации сторонним организациям посредством копирования информации на магнитные носители разрешается в соответствии со специальными инструкциями по обработке документов с конфиденциальной информацией при помощи СВТ с письменного разрешения руководителей - владельцев информации.

VIII. Организация работы с документами в делопроизводстве

8.1. Составление номенклатуры дел

8.1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в Правительстве, с указанием сроков их хранения (приложение N 13).

Номенклатура дел используется для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения, поиска документов и является основой составления описей дел постоянного (свыше 10 лет) хранения и временного (до 10 лет включительно) хранения.

8.1.2. Сводная номенклатура дел Правительства составляется управлением документационного обеспечения (не позднее 15 ноября текущего года) на основе номенклатур дел структурных подразделений аппарата губернатора. Один раз в 5 лет согласовывается с экспертно-проверочной методической комиссией (ЭПМК) агентства по делам архива министерства государственно-правового развития. Сводная номенклатура дел Правительства утверждается руководителем аппарата и вводится в действие с 01 января следующего года.

Вновь созданное подразделение аппарата губернатора обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел структурного подразделения и представить ее в управление документационного обеспечения.

После утверждения сводной номенклатуры дел структурные подразделения аппарата губернатора получают выписки из соответствующих разделов номенклатуры для использования в работе.

Сводная номенклатура дел составляется не менее чем в 4-х экземплярах: 1-й экземпляр как документ постоянного срока хранения и включается в дело "Управления документационного обеспечения"; 2-й - используется в отделе делопроизводства и документооборота как рабочий экземпляр (может вестись в электронном виде); 3-й-помещается в контрольно-наблюдательное дело Правительства в государственном архиве Магаданской области; 4-й - в контрольное дело ЭПМК агентства по делам архива министерства государственно-правового развития , с которой согласовывалась номенклатура дел.

После утверждения сводная номенклатура дел Правительства вводится в систему САДД.

Сводная номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры Правительства.

Названиями разделов номенклатуры дел являются наименования структурных подразделений аппарата губернатора области.

В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы аппарата губернатора области.

В номенклатуру дел не включаются периодические издания.

8.1.3. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом.

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного цифрового обозначения (кода) структурного подразделения аппарата губернатора и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 12-05, где 12 - код структурного подразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела в разделе номенклатуры дел.

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела четко, в обобщенной форме отражает основное содержание и состав документов дела и состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); название структурного подразделения аппарата губернатора области (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которым относятся документы дела.

Не рекомендуется употреблять в заголовке дела неконкретные формулировки ("разные материалы", "общая переписка" и др.), а также вводные слова и сложные обороты.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по перечню.

В графе 5 "Примечание" указываются название перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 2010 года), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другое структурное подразделение для продолжения и др.

8.1.4. Если в течение года в структурном подразделении аппарата губернатора возникают новые документированные участки работы, на них формируются соответствующие дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру дел. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.

8.1.5. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).

8.2. Правила формирования и оформления дел, подготовка дел к передаче на архивное хранение

8.2.1. Дело - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности Правительства.

Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дел.

Документы после их исполнения формируются в соответствии с номенклатурой дел Правительства в дела с соблюдением принципов систематизации документов и их распределения (группировки) на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе на дела по личному составу, и на дела временного (до 10 лет включительно) хранения.

8.2.2. При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила: помещать в дело исполненные документы, соответствующие по своему содержанию заголовку дела по номенклатуре; помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса; помещать приложения вместе с основными документами; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения; включать в дело по одному экземпляру каждого документа; помещать в дела факсограммы, телеграммы, телефонограммы на общих основаниях; помещать в дело документ, правильно и полностью оформленный (с датой, подписью и др. реквизитами); не помещать в дело документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики (за исключением особо ценных); по объему дело не должно превышать 250 листов, при толщине не более 4 см (толщина дел со сроками хранения до 10 лет не должна превышать 10 см). При превышении данного объема заводится второй том. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением обозначений: "Т. 1", "Т. 2" и т.д.

8.2.3. Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

Положения, уставы, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

При формировании приказов по личному составу формируются в отдельные дела приказы по личному составу по различным вопросам, в соответствии со сроками хранения. Например, приказы о приеме, перемещении, увольнении работников формируются отдельно от приказов по другим вопросам (командировкам и.т.д.).

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Документы коллегий группируются в два дела: а) протоколы и решения коллегии; б) документы к заседаниям коллегии.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам.

Документы к заседаниям группируются в отдельное дело, так же, как и приложения к протоколам, если они содержат более 25 страниц. Документы к протоколам, если они сгруппированы в отдельные дела, систематизируются внутри дела по номерам протоколов.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от их проектов.

Обращения (предложения, заявления, жалобы) граждан по вопросам работы Правительства, ее подразделений или подведомственных организаций, и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам.

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

8.2.4. Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. После исполнения документов и окончания работы с ними они помещаются (подшиваются) для обеспечения физической сохранности в твердые обложки или папки- регистраторы.

Дела со дня их формирования до передачи в архив Правительства или на уничтожение хранятся по месту их формирования.

В каждом структурном подразделении аппарата губернатора выделяются сотрудники, ответственные за сохранность документов и формирование их в дела при методической помощи и под контролем управления документационного обеспечения и Государственного архива Магаданской области.

Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи.

8.2.5. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе дела по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (приложение N 14); нумерацию листов в деле и составление листа-заверителя дела (приложение N 15), составление в необходимых случаях, внутренней описи документов дела (приложение N 16); подшивку и переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

Дела временного (до 10 лет) хранения подлежат частичному оформлению.

8.2.6. Обложка (титульный лист) дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. Надписи на обложках дел (томов), следует выполнять чернилами, разборчиво, без сокращений. Если на обложку наклеивается титульный лист, изготовленный типографским способом, то надписи на нем можно печатать. Титульный лист рекомендуется наклеивать с накладкой клея на всю поверхность листа с тем, чтобы под ним не образовывалось пустот.

На обложке дела указываются реквизиты: наименование органа исполнительной власти, наименование структурного подразделения аппарата губернатора области; делопроизводственный номер (индекс) дела; заголовок дела; дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела и номер статьи по перечню; архивный шифр дела.

Обложки дел с документами, изготовленными на нестандартных листах, могут иметь размеры, соответствующие размерам подшитых в них листов.

Реквизиты" проставляемые на обложке (титульном листе) дела, оформляются следующим образом: наименование органа исполнительной власти, наименование структурного подразделения аппарата губернатора области- указывается полностью, в именительном падеже в соответствии с утвержденной структурой аппарата губернатора области. В случаях, когда в течение года, за который готовятся дела, структурное подразделение аппарата губернатора области было переименовано (преобразовано) и это не вызвало возникновения нового фондообразователя, под старым его наименование пишется и новое наименование; делопроизводственный номер (индекс) дела - проставляется цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел; если дело состоит из нескольких томов, то на обложке первого тома указывается количество томов этого дела, а на последующих томах - номер очередного тома, на последнем томе после его номера добавляется слово "последний"; заголовок (наименование) дела - переносится из номенклатуры дел, согласованной с ЭПМК агентства по делам архива министерства государственно-правового развития. Заголовок дела должен быть кратким и в то же время полно раскрывать содержание подшитых в дело документов. В заголовке указываются виды имеющихся в деле документов, их автор и по какому они вопросу; дата дела - указывается год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для, дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом число (двумя цифрами) и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами.

Для дел, сформированных из документов по номинальному признаку, то есть по видам документов (приказы, распоряжения, акты и т.п.), датой начала дела является дата подписания или утверждения самого раннего документа, а датой окончания - дата подписания (утверждения) самого позднего документа.

Датой дела, содержащего протоколы заседаний, является дата утверждения (если они утверждаются) или составления первого и последнего протокола.

Крайними датами личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено. В случае смерти лица, на которое заведено дело, конечной датой является дата документа, извещающего о его кончине, или запись об этом сотрудника кадровой службы.

Для дел, содержащих переписку, датой начала дела является дата поступления первого входящего или дата первого исходящего документа, а датой окончания - дата самого позднего входящего или исходящего документа независимо от места нахождения их в деле.

Если в дело включены документы (приложения и т.п.), даты которых выходят за крайние даты дела, то под датами дела, с новой строчки делается запись: "В деле имеются документы за...год(ы)".

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме чистых, листа заверителя и внутренней описи, нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами, валовой нумерацией. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз в возрастающем порядке номеров, начиная с первого. Цифры проставляются в правом верхнем углу листа, не задевая текста документов. Листы внутренней описи нумеруются отдельно. Нумеровать листы цветными карандашами и чернилами не допускается.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно, начиная с 1-го. Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельные тома и также нумеруются отдельно.

Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания нумеруются в общем порядке или сохраняют собственную нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов в деле.

Сложенный лист большого формата (АЗ, А2), разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; а лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и др.) нумеруется, как один лист; в нижней части или на обороте такого листа делается опись наклеенных на него документов. Во внутренней описи и в заверительной надписи в конце дела о таких листах делается оговорка, например: "На листе 6 наклеено 5 фотографий согласно описи на обороте листа".

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Карты и схемы, склеенные из нескольких листов, нумеруются как один лист. На таких листах на обороте или свободном от текста месте указывается количество листов в склейке. Во внутренней описи и в заверительной надписи в конце дела о таких листах делается оговорка. Например: "Лист 7 - карта-склейка из 10 листов".

Если к документу (листу) подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки, справки и др.), то каждый документ нумеруется отдельно, очередным порядковым номером.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: вначале конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. Наиболее ценные в историческом и художественном отношении документы (чертежи, рукописи, графика и т.д.) не подшиваются, а вкладываются в конверт.

При наличие отдельных ошибок в нумерации листов в делах, при подготовке их к сдаче в архив, допускается употребление литерных (с буквенными дополнениями) номеров листов.

После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела на отдельном листе-заверителе дела (приложение N 15). В ней цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, отмечаются особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и др.) и физического состояния документов (помарки, неразборчивый текст, порванные листы и др.).

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.

Реквизит "Срок хранения дела и номер статьи перечня" переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел.

На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно".

8.2.7. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела, дела с документами ограниченного доступа и др.), составляется внутренняя опись документов дела (приложение N 16).

Внутренняя опись документов дела составляется также на объемные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов. Во внутреннюю опись помимо документов, подшитых в дело, должны быть внесены и все приложения, относящиеся к нему.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов, приложений к делу и количество листов внутренней описи.

Листы внутренней описи подшиваются в начале дела. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.

При изменении состава документов дела (изъятии, включении документов, замены их копиями и др.) эти изменения отражаются во внутренней описи в графе "Примечание" со ссылками на соответствующие акты и при необходимости составляется новая итоговая запись.

Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи и при необходимости скрепляется печатью.

8.2.8. Документы в делах постоянного, долговременного (свыше 10 лет) и по личному составу подшиваются на четыре прокола прочными нитками в твердую обложку из картона, или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. Текст не должен подходить к линии подшивки (переплета) ближе 2 см, а листы не должны выступать за края обложки. В случае, когда текст на документе расположен близко к краю листа, к такому листу подклеивается полоска бумаги, за которую документ подшивается (переплетается) в дело.

Указания по исполнению документа руководства, визы, составленные на отдельных листах (бегунках), размещаются перед документом, к которому они относятся и в таком порядке подшиваются в дело.

При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.

Дела постоянного хранения, состоящие из документов особой научно-исторической, художественной и иной ценности или неформатных документов (карты, схемы, планы, чертежи, фотоснимки и другие документы большого формата), в целях их сохранности и удобства пользования не подшиваются в дела, а хранятся сложенными в закрытых твердых папках с тремя клапанами и с завязками, или в картонных футлярах (коробках) в качестве приложений к делам. На каждую папку (коробку) составляется внутренняя опись находящихся в ней документов.

Для предохранения документов от механической порчи на первом и последнем листах дела, тома перед прошивкой наклеиваются полоски тонкого картона, через которые и пропускается шнур.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в папках-скоросшивателях, мягких обложках, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять. Реквизиты обложки дела заполняются по упрощенной схеме (без проставления архивного шифра, количества листов в деле).

8.2.9. В случае утраты документов и дел проводится служебное расследование, по результатам которого, лицо, виновное в утрате, несет ответственность в установленном порядке.

8.3. Экспертиза ценности документов, порядок составления описей дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу

8.3.1. Экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Магаданской области.

8.3.2. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в аппарате губернатора создана постоянно действующая экспертная комиссия (далее - ЭК).

Функции и права ЭК, а также организация ее работы определены Положением "О постоянно действующей экспертной комиссии администрации Магаданской области".

При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив Правительства; отбор дел с временными сроками хранения (до 10 лет) и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях аппарата губернатора, а также выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

8.3.3. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно лицами, ответственными за ведение делопроизводства, совместно с ЭК под непосредственным методическим руководством Государственного архива Магаданской области.

8.3.4. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дел по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.

8.3.5. В аппарате губернатора в каждом структурном подразделении описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно. По этим описям документы сдаются в архив Правительства. Описи дел - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) нумерацией. Основой составления описей дел является номенклатура дел.

Описи дел структурных подразделений аппарата губернатора составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу по установленной форме (приложение N 17) и представляются в управление документационного обеспечения не позднее чем через 3 года после завершения дел в делопроизводстве.

На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

Описи дел, подготовленные структурными подразделениями аппарата губернатора, служат основой для подготовки сводной описи дел (приложение N 18) Правительства, которую готовит управление документационного обеспечения и по которой дела передаются на хранение в Государственный архив Магаданской области.

8.3.6. В описях дел указывается полное действительное (без сокращений) наименование структурного подразделения, которое вело дела и закончило их делопроизводством. В случаях, когда структурное подразделение в течение периода, за который вносятся дела в опись, было переименовано (преобразовано), под прежним наименованием пишется его новое наименование.

Описательная статья описи дел структурного подразделения имеет следующие элементы: порядковый номер дела (тома, части) по описи; индекс дела (тома, части); заголовок дела (тома, части); дата дела (тома, части); количество листов в деле (томе, части); срок хранения дела.

При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел; каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть),, в том числе сформированное в отдельный том приложение к делу, вносятся в опись под самостоятельным номером; порядок нумерации дел в описи - валовый; порядок присвоения номеров описям структурных подразделений устанавливается по согласованию с управлением документационного обеспечения; графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "То же", при этом, другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью); многотомные дела в опись вносятся по порядку номеров томов. В этом случае в описи пишется наименование только первого тома, а наименования всех остальных томов, если они помещены на одной странице, обозначаются словами "То же". Если же наименование многотомного дела переходит на следующий лист, то необходимо заголовок дела повторить полностью. При внесении в опись последнего тома после номера тома добавляется слово "Последний".

В описи между наименованиями (заголовками) дел оставляется интервал не менее 1 см.

Графа описи "Примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на соответствующий акт, о наличии копий и т.п.

8.3.7. В конце описи вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные и пропущенные номера).

8.3.8. Опись дел структурного подразделения аппарата губернатора подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с руководителем управления документационного обеспечения и утверждается руководителем структурного подразделения.

Опись дел структурного подразделения составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в управление документационного обеспечения, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении.

8.3.9. Отбор документов к уничтожению и составление акта о выделении документов к уничтожению (приложение N 19) производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЭК одновременно. Согласованные ЭК акты утверждаются руководителем аппарата только после утверждения ЭПМК агентства по делам архива министерства государственно-правового развития описей дел постоянного срока хранения; после этого структурное подразделение аппарата губернатора области имеет право уничтожить дела, включенные в данные акты, в соответствии с установленным порядком.

8.4. Организация оперативного хранения документов и передача документов в архив Правительства области

8.4.1. В архив Правительства передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дел по личному составу не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года после года, в котором документы были помещены в дело на хранение и только по утвержденным описям дел.

8.4.2. Дела временного хранения (до 10 лет включительно) передаче в архив Правительства не подлежат (они хранятся в структурных подразделениях аппарата губернатора и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке).

Законченные делопроизводством дела постоянного срока хранения передаются в архив Правительства по окончании календарного года в соответствии с графиком, ежегодно утверждаемым руководителем аппарата.

Дела, оформленные с нарушением установленных правил в соответствии с п. 8.2, возвращаются в структурное подразделение на доработку, которая осуществляется в течение 10 дней.

8.4.3. Прием дел производится заместителем руководителя - начальником отдела по обеспечению оформления нормативных правовых актов управления документационного обеспечения совместно с архивариусом отдела по обеспечению оформления нормативных правовых актов в присутствии работника структурного подразделения с проставлением в двух экземплярах описи дел отметок о наличии каждого дела (в конце каждого экземпляра описи указывается количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи архивариуса и лица, передавшего дела).

8.4.4. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения аппарата губернатора области лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив Правительства, независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.

8.4.5. Лица, ответственные за ведение делопроизводства в структурных подразделениях аппарата губернатора, обеспечивают сохранность документов. Дела, с момента их заведения и до сдачи в архив Правительства или уничтожения, хранятся в рабочих кабинетах в закрывающихся шкафах, предохраняющих их от пыли и солнечного света.

В целях обеспечения оперативного поиска документов дела располагаются в шкафах вертикально, корешками наружу и в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

Хранить дела в неприспособленных шкафах и в рабочих столах запрещается.

8.4.6. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя аппарата с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника. Снятие копий и производство выписок из документов, находящихся в делах постоянного срока хранения также осуществляется с разрешения руководителя аппарата.

IX. Машинописные работы

9.1. Машинописные работы выполняют ведущие специалисты отдела делопроизводства и документооборота и главные специалисты приемной губернатора области отдела делопроизводства и документооборота. Распределение и контроль за выполнением работ осуществляет руководитель управления документационного обеспечения.

9.2. Для печатания принимаются только служебные материалы.

9.2. Печатание производится в порядке поступления материалов. Срочные материалы печатаются вне очереди.

9.4. Передаваемые для печати рукописи должны быть написаны разборчиво, на одной стороне листа. Небрежно и неразборчиво написанные черновики, правленые карандашом, а также неподписанные исполнителем, для печатания не принимаются.

При подготовке материалов для печатания особое внимание следует обращать на четкое и разборчивое написание фамилий, специальных терминов, иностранных слов, географических названий. Применяются только общепринятые сокращения слов.

9.5. Печатание документов производится на бланках в соответствии со стандартными требованиями к оформлению служебных документов или на бумаге стандартных размеров. Допускается печатание документов с использованием оборотной стороны листа. При печатании документов соблюдаются установленный порядок расположения текста, правила орфографии и пунктуации.

Корректорские работы специалисты, печатающие документы, не производят.

Тексты документов на бланках формата А4 печатаются, как правило, через 1,5 или 2 межстрочных интервала, на бланках формата А5 - через 1 межстрочный интервал.

Документы и тексты, подготавливаемые к типографскому изданию, печатаются, как правило, через два интервала.

Документы на двух или более листах должны быть пронумерованы. Номер страницы проставляется арабскими цифрами посредине верхнего поля листа, начиная со второго.

Документы и материалы, подлежащие дальнейшему редактированию и правке, могут быть переписаны на флэш-накопитель данных заказчика.

X. Копировально-множительные работы

10.1. Копировально-множительные работы осуществляются в копировально-множительном бюро отдела по обеспечению оформления нормативных правовых актов. На копирование в копировально-множительное бюро сдаются только служебные документы и материалы.

Копирование производится по заказу, подписанному руководителем структурного подразделения аппарата губернатора. Заказы выполняются в порядке очередности их поступления. Учет копируемых в бюро документов ведется на основании заказов, бланки которых хранятся в течение полугодия, после чего уничтожаются.

Целесообразность копирования документов и материалов, необходимых для работы в структурных подразделениях аппарата губернатора, определяет руководитель подразделения.

Изготовленные копии подлежат учету в установленном порядке.

10.2. Документы и материалы, как правило, первые экземпляры (подлинники), передаются на размножение в несброшюрованном виде, качественно и четко напечатанными.

Тираж размноженных материалов должен соответствовать заказу. Изготовленные копии выдаются заказчику вместе с подлинником документа. О выполнении работы делается соответствующая отметка на бланке.

Приложение N 1
к п. 3.1.11-3.1.13.

Проект

Губернатор Магаданской области
(Правительство Магаданской области)

Постановление

                  от "____" ____________ г. N __

                             г. Магадан

Об утверждении Положения об управлении документационного обеспечения аппарата губернатора Магаданской области

В соответствии __________________________________ постановляю (ет):

___________________________________________________________________

1. Утвердить прилагаемое Положение ________________________________

___________________________________________________________________

2. Признать утратившим силу _______________________________________

___________________________________________________________________

Губернатор Магаданской области

И. Фамилия

Образец оформления проекта постановления губернатора области, постановления Правительства Магаданской области

Продолжение приложения N 1

Проект

Губернатор Магаданской области
(правительство Магаданской области)

Распоряжение

                    от "__" ____________ г. N __

О выделении средств

В соответствии с Законом Магаданской области от ____________________

1. Выделить ________________________________________________________

____________________________________________________________________

2. Управлению учета, финансов и отчетности аппарата губернатора

Магаданской области _______________________________________________.

3. Главе администрации муниципального образования __________________

____________________________________________________________________

3.1._______________________________________________________________.

3.2._______________________________________________________________.

4. Контроль за исполнением настоящего распоряжения возложить на_____

____________________________________________________________________

Губернатор Магаданской области

И. Фамилия

Образец оформления проекта распоряжения губернатора

Магаданской области, распоряжения Правительства Магаданской области

Приложение N 2
к п. 3.1.4-3.1.9.

Лист согласования проекта постановления (распоряжения)

Губернатора Магаданской области, постановления (распоряжения)

Правительства Магаданской области

     ___________________________________________________________

                        (наименование проекта)

Подготовлен:

___________________________________________________________________

                        (фамилия, инициалы)

___________________________________________________________________

             (должность, место работы, дата, подпись)

"СОГЛАСОВАНО

Должность, место работы	Подпись	Дата поступления документа	Дата согласования документа	Инициалы, фамилия

Разослать:

Наименование министерств, комитетов, департаментов Магаданской области, Управлений и отделов аппарата губернатора, предприятий и организаций области	Кол- во экз.	Наименование министерств, комитетов, департаментов. Управлений и отделов аппарата губернатора, предприятий и организаций области	Кол- во экз.

Михайлова Светлана Васильевна (исполнитель)

(4132)62-71-6]

Начальник правового отдела Иванов Игорь Петрович (подпись)

(4132)62-73-61

                                           Формат А4 (210 х 297 мм)

Образец оформления листа согласования проекта постановления (распоряжения) губернатора Магаданской области, постановления (распоряжение) Правительства Магаданской области

Приложение N 2.1
к п. 3.1.14

Опросный лист к проекту постановления (распоряжения) Правительства

Магаданской области

      ______________________________________________________

                          (наименование проекта)

Проект подготовлен: _______________________________________________

                              (фамилия, инициалы)

___________________________________________________________________

___________________________________________________________________

              (должность, место работы, дата, подпись)

Должность	Фамилия, инициалы	Принять	Отклонить <*>	Воздержаться	Подпись, дата
1	2	3	4	5	6

Иванова Ольга Петровна (исполнитель)

(4132)62-41-81

Начальник правового отдела Ирина Евгеньевна Сидорова (подпись)

(4132)65-73-52

<*> Заключение оформляется на отдельном листе.

                                           Формат А4 (210 х 297 мм)

Образец оформления опросного листа к проекту постановления (распоряжения) Правительства Магаданской области

Приложение N 3
к п. 3.2.3-3.2.4, 3.3-3.4.

Магаданская область
Губернатор

Горького ул., д. 6, г. Магадан, 685000

Тел. (8 4132) 62-31-34, 60-76-86,

факс (8 4132) 60-71-61, 60-78-07

http://www.magadan.ru. E-mail: postmast@regadm.magadan.ru

___________ N _________           Руководителю Федерального агентства

На N 1564 от 27.01.2014                   по государственным резервам

                                             Минэкономразвития России

                                             И.О. Фамилия

                     Уважаемый ________________!

Благодарю Вас за информацию о проведении конкурса по отбору субъектов Российской Федерации для участия в ... и направляю... . Приложение: на 4 л. в 1 экз.

                                                     И. Фамилия

Образец оформления продольного бланка служебного письма должностного лица

Приложение N 4
к п. 3.2.3-3.2.4, 3.3-3.4.

Правительство                                 Председателю Комитета

Магаданской области                            Государственной Думы

                                                 по охране здоровья

Горького ул., д. 6, г. Магадан, 685000

Тел. (8 4132) 62-31-34, 60-76-86,

факс (8 4132) 60-71-61, 60-78-07

http://www.magadan.ru. E-mail: postmast@regadm.magadan.ru

___________ N _________

На N 24 от 27.01.2014

                                                И.О. Фамилия

                     Уважаемый ______________ !

Правительство Магаданской области поддерживает проект федерального закона N 632281-5 "О донорстве крови и ее компонентов", внесенный Правительством Российской Федерации, без замечаний и предложений.

Приложение: на 2 л. в 1 экз.

Губернатор Магаданской области

И. Фамилия

Образец углового бланка служебного письма

Приложение N 5
к п. 3.1.5, 3.2.1, 3.3-3.4.

Правительство Магаданской области аппарат губернатора Магаданской области
Управление
документационного обеспечения

ул. Горького, д. 6, г. Магадан, 685000

Тел. (8 4132) 62-31-61, 63-33-73, 62-55-24, те л. /факс 60-71-61

postmast@regadm.magadan.ru

____________ N _______                Заместителю губернатора -

На N от                                 руководителю аппарата

                                         губернатора области

                                                  И.О. Фамилия

                        Служебная записка

Прошу установить ..... .

Приложение: на 1 л. в 1 экз.

Руководитель управления

И.О. Фамилия

Образец электронного шаблона продольного бланка структурного подразделения аппарата губернатора Магаданской области

Приложение N 6
к п. 4.1.5.

Правительство Магаданской области
аппарат Губернатора Магаданской области

Приказ

                     от "__" _________ г. N ___

                            г. Магадан

О формировании кадрового резерва аппарата
Губернатора Магаданской области

В связи с ______________________________________________________

                               (основание)

____________________________________________________ приказываю:

1. Включить в кадровый резерв аппарата администрации

Магаданской области:

1.1._________________________________.

1.2._________________________________.

2. Управлению кадров и государственной службы аппарата

губернатора Магаданской области .

3. Контроль за исполнение настоящего приказа возложить

на И.О. Фамилия.

Заместитель губернатора - руководитель аппарата

И.О. Фамилия

Визы (на оборотной стороне).

Образец оформления приказа аппарата губернатора Магаданской области

Приложение N 7
к п. 4.2.2-4.2.3, 4.2.7.

Правительство Магаданской области
Протокол
заседания Совета территории

г. Магадан

    ____________                                     N_________

Председательствующий - И.О. Фамилия

Секретарь - И.О. Фамилия

Присутствовали: 20 человек (список прилагается)

ПОВЕСТКА ДНЯ:

1. О мерах по реализации областной целевой программы...

Доклад заместителя председателя Правительства Магаданской области...

2. Об ...

1. СЛУШАЛИ:

И.О. Фамилия - текст доклада прилагается

ВЫСТУПИЛИ:

И.О. Фамилия - краткая запись выступления

И.О. Фамилия - краткая запись выступления ПОСТАНОВИЛИ:

1.1. ...

1.2. ...

2. СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

ПОСТАНОВИЛИ:

Председательствующий          подпись             И.О. Фамилия

Секретарь                     подпись             И.О. Фамилия

Образец оформления полного протокола органа исполнительной власти Магаданской области

Приложение N 8
к п. 4.2.2, 4.2.4, 4.2.7.

Правительство Магаданской области
Протокол
совещания у Губернатора Магаданской области
И.О. Фамилия

г. Магадан

   _____________                                   N ________

Председательствующий - И.О. Фамилия

Секретарь - И.О. Фамилия Присутствовали:

Наименование должности -                        И.О. Фамилия

Наименование должности -                        И.О. Фамилия

Наименование должности -                        И.О. Фамилия

Наименование должности -                        И.О. Фамилия

                                             Инициалы и фамилии

                                            в алфавитном порядке

________________________________________________________________

I. О выполнении годового плана...

               ______________________________________

                (Фамилия, Фамилия, Фамилия, Фамилия)

1.1. Принять к сведению ...

1.2. Заместителю председателя Правительства ...

II. О введении мер по ....

              _______________________________________

                (Фамилия, Фамилия, Фамилия, Фамилия)

2.1. Принять к сведению....

Губернатор Магаданской области       подпись         И.О. Фамилия

Образец оформления краткого протокола совещания у губернатора Магаданской области

Приложение N 9
к п. 5.1.3.

                                                           УТВЕРЖДАЮ

                                             Руководитель управления

                                       документационного обеспечения

                                        Личная подпись  Расшифровка

                                                          подписи

                                           Дата

Акт

Мы, нижеподписавшиеся работники отдела делопроизводства и

документооборота управления документационного обеспечения

аппарата губернатора Магаданской области ___________________________

составили настоящий акт о том, что "___" _________ 200__ г.

при вскрытии пакета ________________________________________________

в нем не обнаружено ________________________________________________

Настоящий акт составлен в 3-х экземплярах.

Подписи: ___________________________

         ___________________________

         ___________________________

                                           Формат А4 (210 х 297 мм)

Форма акта о недостаче или повреждении поступивших в Правительство Магаданской области документов

Приложение N 10
к п. 5.1.6.

ГАРАНТ:

Изображение может быть предоставлено по запросу пользователя

Окно регистрационной карточки входящего документа

Приложение N 11
к п. 5.1.14.

Журнал регистрации исходящих факсимильных сообщений

N п/п	Дата отправки	Время отправки	Получатель	Исходящий номер	Дата документа	Содержание документа	Ответственный исполнитель	Отправил факс	Получил факс

Образец журнала регистрации исходящих факсимильных сообщений

Приложение N 12
к п. 5.4.

Журнал инвентарного учета документов

N п/п

Наименование документа

Издано или поступил

Распределение

Возврат

Уничтожение

Примечание

откуда поступил, кем издан

вх. N сопроводительного письма, дата

кол-во экз.

N экз.

куда и кому направлено

N исх. документа и дата

N экз.

вх. N сопроводительного письма, дата

N экз.

N экз.

N и дата акта

Форма журнала инвентарного учета документов

Приложение N 13
к п. 8.1.

   Правительство                                  Утверждаю

 Магаданской области                       Заместитель губернатора -

  НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ                          руководитель аппарата

 _____ N ___________                  губернатора Магаданской области

_____________________                     Подпись     Расшифровка

 (место составления)                                      подписи

 На _____________ год                       Дата

Индекс дела	Заголовок дела (тома, частей)	Кол-во дел (томов, частей)	Срок хранения дела (тома, части) и N статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5
Название раздела

Руководитель управления

документационного обеспечения       Подпись       Расшифровка подписи

Дата

      Виза лица,

 ответственного за архив

СОГЛАСОВАНО                               СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК                         Протокол ЭПМК агентства по

от _______ N ______                       делам архива

                                       от ___________ N ____

Приложение N 14
к п. 8.2.5-8.2.6.

                                   Код органа исполнительной власти

                                   Магаданской области_____________

                                                /------------------\

Государственный архив Магаданской области       | Ф. N ___________ |

__________________________________________      | Оп. N __________ |

__________________________________________      | Д. N ___________ |

__________________________________________      \------------------/

__________________________________________

             Правительство Магаданской области

   _______________________________________________________

   _______________________________________________________

   _______________________________________________________

   _______________________________________________________

     (наименование органа исполнительной власти области

               и структурного подразделения)

ДЕЛО N ____ТОМ N______

     ____________________________________________________

     ____________________________________________________

     ____________________________________________________

     ____________________________________________________

     ____________________________________________________

                      (Заголовок дела)

     ____________________________________________________

                      (Крайние даты)

                                          На _________________ лист

                                         Хранить __________________

Ф. N ______________________

Оп. N ____________________

Д-N ______________________

                                        Формат С4 (230 х 320 мм)

Форма обложки дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения

Приложение N 15
к п. 8.2.5-8.2.6.

Лист-заверитель дела N ________

В деле подшито и пронумеровано _________________________ лист(ов),

                                (цифрами и прописью)

в том числе:

литерные номера листов ________________________________________

пропущенные номера листов _____________________________________

+ листов внутренней описи _____________________________________

Особенности физического состояния и формирования дела	Номера листов
1	2

Наименование должности

работника                  Подпись             Расшифровка подписи

Дата

                                         Формат А4 (210 х 297 мм)

Форма листа-заверителя дела

Продолжение приложения N 13

Итоговая запись
о категориях и количестве дел, заведенных в ______ году в __________________________________________________________________ (наименование органа исполнительной власти области)

По срокам хранения	Всего	В том числе:
		переходящих	с отметкой "ЭПК"
1	2	3	4
Постоянного
Временного (свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет включительно)
ИТОГО:

Руководитель управления

документационного обеспечения       Подпись          Расшифровка

                                                       подписи

Дата

Итоговые сведения переданы в архив.

Наименование должности,

передавшего сведения                Подпись          Расшифровка

                                                       подписи

Дата

                                         Формат А4 (210 х 297 мм)

Форма номенклатуры дел
Правительства Магаданской области

Приложение N 17
к п. 8.3.5-8.3.8.

      _______________________________________________________

        (Наименование органа исполнительной власти области)

      _______________________________________________________

           (Наименование структурного подразделения)

                                                     Утверждаю

                                               Наименование должности

                                            руководителя структурного

                                                   подразделения

                                       Подпись            Расшифровка

                                                             подписи

                                           Дата

Опись N _______

N п/п	Индекс дела (тома, части)	Заголовок дела (тома, части)	Крайние даты	Кол-во листов в деле (томе, части)	Срок хранения дела (тома, части)	Примечание
1	2	3	4	5	6*	7
Название раздела

В данную опись внесено _____________________ дел с N ____

                       (цифрами и прописью)

по N ________________ , в том числе:

литерные номера: _____________________________________________

пропущенные номера: __________________________________________

Наименование должности

составителя описи            Подпись                Расшифровка

                                                      подписи

Дата

       Согласовано                       Согласовано **

Руководитель управления             Протокол ЭК структурного

     документационного                    подразделения

         обеспечения                от _______________ N ________

Подпись     Расшифровка

             подписи

Дата

_____________________

* Графа 6 опускается в описях дел постоянного хранения.

** При наличии ЭК структурного подразделения.

Приложение N 16
к п. 8.2.5, 8.2,7, 8.3.5-8.3.8

Внутренняя опись
документов дела N _____________________

N п/п	Индекс документа	Дата документа	Заголовок документа	Номера листов дела	Примечание
1	2	3	4	5	6

Итого ______________________________________ документов,

              (цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи ____________________________

                                       (цифрами и прописью)

Наименование должности лица,

составившего внутреннюю опись

документов дела                Подпись          Расшифровка подписи

Дата

                                         Формат А4 (210 х 297 мм)

Форма внутренней описи документов дела

Продолжение приложения N 17

Передал _______________________________________________ дел

                (цифрами и прописью)

и _______________________ регистрационно-контрольных картотек

   (цифрами и прописью)

к документам***

Наименование должности сотрудника

структурного подразделения          Подпись    Расшифровка подписи

Дата

Принял ____________________ дел и _________________________

      (цифрами и прописью)          (цифрами и прописью)

регистрационно-контрольных картотек к документам.

Наименование должности сотрудника

управления документационного

обеспечения                         Подпись     Расшифровка подписи

Дата

                                          Формат А4 (210 х 297 мм)

Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения

и по личному составу структурного подразделения

________________________

*** Передаются вместе с делами управления документационного обеспечения.

Приложение N 18
к п. 8.3.

Правительство Магаданской области

Фонд N ______________                           Утверждаю

ОПИСЬ N _____________                   Заместитель губернатора -

дел постоянного хранения                 руководитель аппарата

за _______________ год              губернатора Магаданской области

                               Подпись           Расшифровка подписи

                               Дата

N п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Кол-во листов	Примечание
1	2	3	4	5	6

В данный раздел описи внесено ____________________________ ед.хр

с N ___________________ по N _____________________ . в том числе

литерные номера: _______________________________________________

пропущенные номера: ____________________________________________

Наименование должности

составителя описи          Подпись            Расшифровка подписи

Наименование должности лица,

ответственного за архив    Подпись            Расшифровка подписи

Дата

          Согласовано                            Утверждено

протокол ЭК органа исполнительной  Протокол ЭПК органа исполнительной

         власти области                        власти области

от __________ N ___________        от ____________ N ___________

                                               Форма А4 (210x297 мм)

Форма годового раздела сводной описи дел постоянного хранения

Приложение N 19
к п. 8.3.9.

Правительство

Магаданской области

          АКТ                                  Утверждаю

_______________ N ________             Заместитель губернатора -

___________________________             руководитель аппарата

     (место составления)                 губернатора области

 о выделении к уничтожению         Подпись      Расшифровка подписи

  документов, не подлежащих         Дата

         хранению

На основании ______________________________________________________

                 (название и выходные данные перечня документов

                         с указанием сроков их хранения)

___________________________________________________________________

отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности

и утратившие практическое значение документы фонда N ______________

                                                   (название фонда)

N п/п	Заголовок дела или групповой заголовок дел	Дата дела или крайние даты дел	Номера описей (номенклатур за годы)	Индекс дела (тома, части) по номенклатуре или N дела по описи	Кол-во дел (томов, частей)	Сроки хранения дела (тома, части) и номера статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5	6	1	8

Итого дел ___________________________ за _____________________годы

               (цифрами и прописью)

Описи дел постоянного хранения за ________________ годы утверждены,

а по личному составу согласованы с ЭПМК агентства о делам архива

министерства государственно-правового развития

Магаданской области

(протокол от ____________ N ________________ )

Наименование должности лица,

проводившего экспертизу

ценности документов           Подпись           Расшифровка подписи

Дата

Согласовано

Протокол ЭК

от ______________ N _____________

Продолжение приложения N 19

Документы в количестве _____________________________________ дел,

                              (цифрами и прописью)

весом ______ кг сданы в ___________________________________________

                               (наименование организации)

на переработку по приемо-сдаточной накладной от _____________ N ____

Наименование должности работника,

сдавшего документы                 Подпись      Расшифровка подписи

Изменения в учетные документы внесены

Наименование должности работника

управления документационного

обеспечения, внесшего изменения

в учетные документы                 Подпись      Расшифровка подписи

Дата

Формат А4 (210 х 297 мм)

Форма акта о выделении к уничтожению документов,
не подлежащих хранению

Приложение N 20
к п. 3.4.21

Журнал учета печатей и штампов

N п/п	Оттиск печати (штампа)	Наименование печати (штампа)	Дата получения печати (штампа) от изготовителя	Предприятие изготовитель, дата и N сопроводительного документа	Кому выдана (должность, подразделение
1	2	3	4	5	6

Роспись работника	Дата возврата печати	Роспись работника	Дата уничтожения печати	Дата, номер акта
1	2	3	4	5