Приложение N 1

Приложение N 1

п/п	Виды документов	Необходимые приложения к основному документу	Примечание
1	2	3	4
1	Списки организаций -источников комплектования государственных и муниципальных архивов
2	Предложения о внесении в Список организаций -источников комплектования	- экспертное заключение; - историческая справка с указанием места и значения в отрасли; - копии учредительных документов; - номенклатура дел организации; - инструкция по делопроизводству; - проект договора с организацией.	Справка руководителя архивного отдела (архива) или заведующего отделом формирования архивного фонда государственного архива Забайкальского края, характеризующая функции, структуру, подчиненность, место в отраслевой системе и документальный комплекс организации и содержащая предложение и обоснование формы приема документов на постоянное хранение
3	Предложения об исключении из Списка организаций -источников комплектования	- копия документа о ликвидации, реорганизации или письмо руководителя с отказом от сотрудничества с изложением причин отказа; - акт о приеме-передаче документов на государственное хранение (в случае ликвидации); - экспертное заключение с указанием крайних дат и мест хранения документов организации.
4	Проекты методических и научно-исследовательских разработок по направлениям и видам выполняемых работ, разработанные отделом, государственными и муниципальными архивами Забайкальского края	- заключение ЭМК госархива Забайкальского края / заведующего муниципального архива Забайкальского края.
5	Перечни проектов (объектов), проблем (тем), НТД по которым подлежит передаче на государственное хранение	- решение ЭК организации об одобрении; - номенклатура дел; - инструкция по делопроизводству; - заключения экспертов.
6	Предложения ЭК организаций -источников комплектования об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, не предусмотренных действующими перечнями	- инициативный документ с обоснованием предлагаемых сроков хранения отдельных категорий документов с приложением заключений специалистов; - решение ЭК организации по этому вопросу; - копия отраслевого перечня документов, в случае если сроки установлены по этому перечню.
7	Предложения о решении спорных вопросов по отбору документов на государственное хранение	- инициативный документ с изложением существа спора; - заключения архива.
8	Описи дел постоянного хранения источников комплектования: - на управленческую документацию (УД) - на кинофотофонодокументы - на НТД; - объединенных архивных фондов	- гриф согласования ЦЭК-ЭК организации; - титульный лист, включающий переименования организации за период, включенный в опись; - список изменений в названии и подчиненности фондообразователя; - историческая справка фондообразователя (при первом приеме), дополнение к ранее представленной исторической справке; - предисловие к описи; - список сокращенных слов (по мере необходимости); - справка руководителя организации о неполноте состава дел, включенных в опись; - номенклатура дел; - заключение архива.
9	Описи особо ценных документов (дел), хранящихся в ГКУ ГАЗК	- гриф ЭМК ГКУ ГАЗК; - заключение главного хранителя фондов госархива (для государственных архивов); - заключение архива.
10	Описи дел по личному составу	- гриф согласования ЦЭК-ЭК организации - титульный лист, включающий переименования организации за период, включенный в опись; - список изменений в названии и подчиненности фондообразователя; - историческая справка фондообразователя (при первом приеме), дополнение к ранее представленной исторической справке; - предисловие к описи; - список сокращенных слов (по мере необходимости); - заключение архива.
11	Переработанные и усовершенствованные описи дел, хранящихся в государственных и муниципальных архивах Забайкальского края	- титульный лист; - историческая справка фондообразователя; - предисловие к описи; - акт переработки (усовершенствования описи); - старая опись; - переводная таблица шифров дел; - заключение архива.	Акт предоставляется также для утверждения ЭПК
12	Описи дел, прошедших экспертизу ценности в государственных и муниципальных архивах Забайкальского края	- титульный лист; - историческая справка фондообразователя; - акт описания; - акт о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения и не представляющих исторической ценности; - акт возврата архивных документов собственнику (на документы личного происхождения) - заключение архива.	Акты об описании и уничтожении предоставляется также для утверждения ЭПК
13	Перечни документов, подлежащих приему и хранению на электронных носителях, представляемые организациями -источниками комплектования	- решение ЭК организации; - распорядительный документ об электронном документообороте; - инструкция по делопроизводству; - номенклатура дел; - заключение архива.
14	Акты о выделении к уничтожению документов и дел организаций-источников комплектования, имеющих в перечнях отметку ЭПК*	- выписка из протокола ЭК организации; - гриф согласования ЦЭК-ЭК организации; - заключения куратора организации о составе и полноте документов, отобранных на государственное хранение, а также за какие годы сданы в архив.
15	Акты об утрате документов	- гриф согласования ЦЭК-ЭК организации; - справка руководителя организации на бланке о проведенной работе по розыску, причинах утраты или гибели документов, мерах, принятых к дальнейшей сохранности документов и к виновным; - заключение куратора о возможностях восполнить утраченную информацию за счет оставшихся документов.
16	Акт о неисправимых повреждениях документов организации -источника комплектования государственного или муниципального архива Забайкальского края	- гриф согласования ЦЭК-ЭК организации; - справка куратора организации о проверке документов, составленная по результатам выхода в организацию.
17	График научного описания и технической обработки документов, представления описей и номенклатур дел на рассмотрение ЭПК организациями - источниками комплектования государственных архивов Забайкальского края
18	Номенклатуры дел организаций -источников комплектования государственных архивов Забайкальского края	- гриф согласования ЭК организации; - копии отраслевых перечней документов, если номенклатура основана на этих перечнях; - копии инструкции по делопроизводству; - заключения архива.
19	Положения об ЭМК, ЭК, архивах организаций -источников комплектования государственных архивов Забайкальского края	- гриф согласования ЦЭК-ЭК организации; - заключение архива.
20	Инструкции по делопроизводству организаций -источников комплектования	- гриф согласования ЭК организации; - заключение архива.

Документы до 1922 г. включительно к уничтожению не выделяются. На документы ранее 1945 г. включительно акты утверждаются ЦЭПК Федерального архивного агентства. Заголовок каждой позиции акта должен раскрыть состав и содержание помещенных в него документов. Для дел с дублетной и поглощенной документацией нужно указать точное местонахождение подлинников в графе "Примечание" по каждой позиции акта дать ссылку на номер фонда, описи, дела, оставленного на хранение, в котором помещена уничтожаемая информация. После перечня дел, включенных в акт, дать пояснения о характере и составе дел, оставленных на хранение.