Распоряжение Министерства культуры Забайкальского края от 23 декабря 2015 г. N 598/Р Об утверждении состава и Регламента работы экспертно-проверочной комиссии Министерства культуры Забайкальского края

Распоряжение Министерства культуры Забайкальского края
от 23 декабря 2015 г. N 598/Р

В соответствии с пунктами 9.13.1, 13.11 Положения о Министерстве культуры Забайкальского края, утвержденного постановлением Правительства Забайкальского края от 13 мая 2014 года N 258 (с изменениями, внесенными постановлениями Правительства Забайкальского края от 16 сентября 2014 года N 547, от 28 октября 2014 года N 612, от 13 октября 2015 года N 519, от 23 декабря 2015 года N 616), в целях реализации полномочий по созданию экспертно-проверочной комиссии:

1. Утвердить состав экспертно-проверочной комиссии Министерства культуры Забайкальского края.

2. Утвердить прилагаемый регламент работы экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) Министерства культуры Забайкальского края.

3. Признать утратившими силу:

1) приказ Департамента по делам архивов Забайкальского края от 14 июня 2012 года N 29 "Об утверждении Регламента работы ЭПК Департамента по делам архивов Забайкальского края".

2) приказ Департамента по делам архивов Забайкальского края от 02 ноября 2015 года N 32 о составе экспертно-проверочной комиссии.

Министр культуры

В.К. Колосов

Состав
экспертно-проверочной комиссии Министерства культуры Забайкальского края
(утв. распоряжением Министерства культуры Забайкальского края
23 декабря 2015 года N 598/Р)

Щапова Наталья Сергеевна	-начальник отдела архивного дела Министерства культуры Забайкальского края, председатель экспертно-проверочной комиссии;
Лапина Вера Алексеевна	-главный специалист-эксперт отдела архивного дела Министерства культуры Забайкальского края; секретарь экспертно-проверочной комиссии;
Бегаева Валентина Николаевна	-начальник отдела ведомственных архивов ГКУ "Государственный архив Забайкальского края", эксперт экспертно-проверочной комиссии;
Викторова Татьяна Андреевна	-архивист 1 категории отдела ведомственных архивов ГКУ "Государственный архив Забайкальского края"; эксперт экспертно-проверочной комиссии;
Гурулева Людмила Юрьевна	-начальник отдела комплектования и работы с организациями ГКУ "Государственный архив документов по личному составу Забайкальского края";
Жамсаранова Нина Эрынеевна	-ведущий специалист отдела организационной работы и взаимодействия с органами местного самоуправления при управлении делами администрации муниципального района "Читинский район";
Коновалова Наталья Александровна	-начальник отдела по делам архивов администрации городского округа "Город Чита";
Лукьянов Алексей Николаевич	-главный специалист отдела архивного дела Министерства культуры Забайкальского края;
Оскорбина Ольга Васильевна	-начальник отдела документационного обеспечения Министерства культуры Забайкальского края;
Риккер Елена Викторовна Теличан Олеся Вадимовна	-заместитель по инновационной деятельности (главный хранитель фондов) ГКУ "Государственный архив Забайкальского края"; -архивист 1 категории отдела ведомственных архивов ГКУ "Государственный архив Забайкальского края", эксперт экспертно-проверочной комиссии.

Регламент работы
экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) Министерства культуры
Забайкальского края
(утв. распоряжением Министерства культуры Забайкальского края
23 декабря 2015 года N 598/Р)

1. Общие положения

1. Экспертно-проверочная комиссия Министерства культуры Забайкальского края (далее - ЭПК) осуществляет свою деятельность на основании федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, приказов Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации, Положения о Министерстве культуры Забайкальского края, Положения об экспертно-проверочной комиссии Министерства культуры Забайкальского края, правовых актов Министерства культуры Забайкальского края, а также настоящим Положением

ЭПК на своих заседаниях рассматривает методические и практические вопросы, связанные с определением состава документов, относящихся к Архивному фонду Российской Федерации, и подлежащих хранению государственными и муниципальными архивами Забайкальского края; с экспертизой ценности документов и комплектованием ими государственных и муниципальных архивов Забайкальского края и архивов организаций; а также осуществляет научно-методическое руководство деятельностью экспертно-методических комиссий государственных архивов Забайкальского края, экспертных комиссий администраций муниципальных районов Забайкальского края, органов государственной власти Забайкальского края, учреждений, организаций, предприятий.

ГАРАНТ:

Нумерация разделов приводится в соответствии с источником

1. Планирование работы ЭПК

2. ЭПК организует свою работу в соответствии с планом работы ЭПК.

3. Объемы работы определяются на основе графиков упорядочения документов и предоставления описей и номенклатур дел на рассмотрение ЭПК государственными и муниципальными архивами Забайкальского края.

4. При внесении в план работы ЭПК методических и организационных вопросов учитываются решения ЦЭПК при Федеральном архивном агентстве, предложения экспертно-методических комиссий государственных архивов и экспертных комиссий администраций муниципальных районов Забайкальского края, ЭК организаций -источников комплектования, членов ЭПК.

Предложения в план работы ЭПК на год представляются до 1 декабря текущего года секретарю ЭПК.

5. Секретарь ЭПК подготавливает план работы ЭПК на будущий год с учетом поступивших предложений.

6. План работы ЭПК на следующий год утверждается министром культуры Забайкальского края после рассмотрения его на последнем заседании ЭПК в текущем году.

Утвержденный план работы ЭПК в течение 3 дней со дня утверждения направляется в государственные и муниципальные архивы Забайкальского края, а также размещается на официальном сайте в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" Министерства культуры Забайкальского края (далее - официальный сайт).

2. Прием и регистрация документов, поступивших от органов государственной власти, местного самоуправления Забайкальского края, организаций и граждан через государственные и муниципальные архивы Забайкальского края. Проверка комплектности и правил оформления

7. Документы поступают на рассмотрение ЭПК от государственных или муниципальных архивов Забайкальского края на бумажном носителе или в электронном виде.

От организаций, не являющихся источниками комплектования государственных или муниципальных архивов Забайкальского края, документы на рассмотрение комиссии поступают напрямую с разрешения председателя ЭПК в качестве исключения.

8. Подготовку документов, подлежащих рассмотрению на заседании ЭПК, осуществляют государственные и муниципальные архивы Забайкальского края.

9. Подготовку дополнительных материалов осуществляют должностные лица государственного или муниципального архива Забайкальского края, в том числе являющиеся кураторами организаций - источников комплектования, ликвидируемых организаций, в том числе в результате банкротства.

10. Проекты документов разрабатываются организациями с учетом условий и специфики своей деятельности, а также требований к оформлению, структуре и содержанию, изложенных в законодательных и иных нормативных правых актах Российской Федерации, распорядительных и методических документах Министерства культуры Российской Федерации и иных ведомств, государственных стандартах, правовых актах и методических рекомендациях Министерства культуры Забайкальского края.

11. К поступающим на рассмотрение ЭПК документам предъявляются следующие требования:

11.1. подготовка и оформление документов осуществляется с учетом требований Государственной системы стандартизации на организационно-распорядительную документацию; Основных правил работы с научно-технической документацией в организациях и на предприятиях; Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, организациях РАН, утвержденных приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 года N 19; Перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31.07.2007 года N 1182; Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 года N 477; Методических рекомендаций по составлению инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных приказом Росархива от 23.12.2009 года N 76; Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранении", утвержденного приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 года N 558; Правил организации хранения, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах исполнительной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 N 526;

11.2. пакет документов формируется согласно приложению N 1 к настоящему регламенту работы ЭПК;

11.3. представление нормативного количества экземпляров на осуществляется бумажном носителе, либо представление в электронном виде;

11.4. наличие отметки о согласовании ЦЭК-ЭК представляющей организации;

11.5. наличие заключения государственного (муниципального) архива Забайкальского края.

12. Ответственность за качество предоставленных ЭПК материалов возлагается на куратора организации от государственного или муниципального архива Забайкальского края. Эксперт ЭПК представляет секретарю ЭПК свое экспертное заключение в отношение поступивших документов, в котором отражает свои замечания и предложения.

13. Прием и регистрацию документов, поступивших от органов государственной власти и органов местного самоуправления Забайкальского края, организаций и граждан через государственные и муниципальные архивы Забайкальского края осуществляет секретарь ЭПК в день поступления к нему документов.

Регистрация данных документов проводится в электронном журнале "Учет деятельности ЭПК".

14. Поступающие на рассмотрение ЭПК документы с ограничительными грифами, регистрируются специалистом отдела архивного дела Министерства культуры Забайкальского края, имеющим допуск к таким документам (далее - специалист), рассматриваются членами ЭПК, допущенными в установленном порядке к работе с документами, содержащими государственную тайну. Протоколы о результатах рассмотрения членами ЭПК документов с ограничительными грифами оформляются специалистом.

15. Документы от государственных и муниципальных архивов Забайкальского края поступают секретарю ЭПК не позднее 13 рабочих дней до заседания ЭПК.

16. После приема документов секретарь ЭПК осуществляет первичную проверку представленных документов на соответствие требованиям оформления документов, их комплектность и не позднее 3 рабочих дней с момента регистрации, указанной в пункте 13, передает зарегистрированные документы членам ЭПК для выдачи ими заключения о качестве документов и выявленных нарушениях.

17. При выявлении в ходе проверки нарушений, секретарь ЭПК составляет замечания по представленным документам и передает их членам ЭПК для ознакомления.

18. Председатель ЭПК имеет право определять конкретных исполнителей, ответственных за подготовку данного вопроса на ЭПК.

3. Рассмотрение документов, поступивших для рассмотрения ЭПК и составление заключения

19. При подготовке документов к рассмотрению ЭПК, член ЭПК в течение 5 рабочих дней со дня поступления к нему документов:

19.1. проверяет правильность проведения экспертизы ценности, определения сроков хранения документов, полноту и соответствие документов законодательству;

19.2. готовит заключение на представленные документы, при необходимости вправе консультироваться с другими специалистами в области архивного дела;

19.3. передает секретарю ЭПК документы:

19.3.1. требующие коллегиального обсуждения (спорные) для включения вопроса в повестку дня заседания ЭПК;

19.3.2. заключения на представленные документы.

Если представленные документы, по мнению членов ЭПК не соответствуют критериям экспертизы ценности, требованиям к оформлению документов, то на них оформляется письменное замечание.

20. Документы, требующие коллегиального обсуждения (спорные), передаются членами секретарю ЭПК не позднее, чем за 5 рабочих дней до очередного заседания ЭПК, для включения вопроса в повестку дня заседания ЭПК.

21. Эксперты, включенные в состав ЭПК, ответственные за прохождение вопроса, представляют секретарю ЭПК текст своего выступления в письменном виде не позднее, чем за три дня до заседания ЭПК.

4. Подготовка представленных документов
к рассмотрению на заседании ЭПК

22. Секретарь ЭПК в течение 3 рабочих дней после получения документов от членов ЭПК формирует повестку дня заседания ЭПК, включая в нее спорные вопросы и вопросы, требующие коллегиального обсуждения на заседании ЭПК.

23. Не менее 2 рабочих дней до дня заседания ЭПК секретарь организует ознакомление членов ЭПК с повесткой заседания и размещает ее на официальном сайте.

24. Документы или вопросы, которые не были представлены в указанный срок, включаются в повестку дня, в порядке исключения, только с разрешения председателя ЭПК.

25. Председатель ЭПК принимает решение о внеплановом рассмотрении вопросов/документов на заседании ЭПК. В случае внепланового внесения вопроса на ЭПК срок предоставления документов и заключений устанавливается председателем ЭПК.

5. Подготовка и рассмотрение представленных документов
на заседании ЭПК

26. Заседания ЭПК проводится ежемесячно (последний четверг месяца).

27. Заседание считается правомочным, если на нем присутствуют более половины состава членов ЭПК. По вопросам, касающимся изменения документов нормативного правового характера, решение ЭПК считается правомочным при наличии 2/3 голосов членов ЭПК.

28. Если представленные на заседание ЭПК документы имеют положительные заключения экспертов ЭПК и визы согласования членов ЭПК, то в этом случае принимается решение об их согласовании, утверждении или одобрении без обсуждения.

29. Если представленные на заседание ЭПК документы имеют письменные замечания членов ЭПК, отрицательные заключения экспертов ЭПК или ЭМК государственных или муниципальных архивов Забайкальского края, то они подлежат обсуждению всеми присутствующими членами ЭПК.

30. Время для выступления (докладов) на заседаниях ЭПК предоставляется в пределах 10 минут, для содокладов -до 5 минут.

31. Решения ЭПК принимаются по каждому вопросу (документу) отдельно большинством голосов присутствующих членов ЭПК. При разделении голосов поровну решение ЭПК принимается председателем ЭПК.

Особые мнения членов или экспертов ЭПК отражаются в протоколе и прилагаются к нему в письменном виде.

32. Решение ЭПК об утверждении или согласовании или одобрении представленных документов оформляется путем проставления на документах грифа "УтвержденО" или "СОГЛАСОВАНО" или "ОДОБРЕНО", наименования утверждающего документа в именительном падеже "Протокол ЭПК Министерства культуры Забайкальского края", его даты и номера.

33. Заседание ЭПК протоколируется секретарем ЭПК. Проекты решений ЭПК в течение трех дней после заседания дорабатываются секретарем ЭПК с учетом замечаний и предложений, внесенных на заседании членами ЭПК.

34. Протокол заседания ЭПК подписывается председателем и секретарем ЭПК и представляется в течение 3 дней после заседания на утверждение министру культуры Забайкальского края.

35. Решения ЭПК вступают в силу после утверждения министром культуры Забайкальского края протокола заседания ЭПК.

36. В течение одного рабочего дня после утверждения протокола заседания ЭПК секретарь ЭПК размещает информацию о результатах заседания ЭПК на официальном сайте.

6. Выдача решений ЭПК

37. Секретарь ЭПК не позднее 5 рабочих дней после утверждения министром культуры Забайкальского края протокола заседания ЭПК организует отправку утвержденных (согласованных) документов организаций -источников комплектования в государственные или муниципальные архивы Забайкальского края.

38. При положительном решении ЭПК документы с грифом ЭПК об их утверждении (согласовании) направляются в государственные или муниципальные архивы Забайкальского края в бумажном виде или в форме электронного документа.

К ним могут прилагаться:

выписка из протокола ЭПК решения об утверждении или согласовании документов (по требованию учреждения, представившего документы);

выписки из протокола ЭПК решения по интересующим организацию вопросам, требующим решения или мнения ЭПК.

39. В случае отрицательного решения предоставляются выписки из решения ЭПК об отказе в утверждении или согласовании документов с указанием причин по форме согласно приложению N 3, замечания экспертов и членов ЭПК, подготовленных по форме согласно приложению N 2).

40. В случае принятия ЭПК решений об отказе в утверждении (согласовании) документов, представленных на соответствующее заседание ЭПК, после устранения причин, послуживших основанием для принятия данных решений, организации - источники комплектования представляют их повторно в порядке и сроки, установленные настоящим регламентом работы.

7. Порядок и формы контроля за исполнением решений ЭПК

41. Председатель ЭПК осуществляет текущий контроль за соблюдением и исполнением положений настоящего регламента.

42. Текущий контроль за полнотой и качеством исполнения включает в себя проведение проверку соблюдения членами ЭПК положений настоящего регламента, выявление и устранение нарушений прав заявителей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащие жалобы на решения, действия (бездействие) членов ЭПК.

43. По результатам текущего контроля председатель ЭПК подготавливает служебную записку на министра культуры Забайкальского края.