Приложение N 17. Должностная инструкция главного специалиста аппарата Думы

Информация об изменениях:

Постановлением Главы городского округа "Город Чита" от 29 июня 2016 г. N 15 настоящее постановление дополнено приложением N 17

Приложение N 17
к постановлению Главы городского округа
от 16 октября 2014 г. N 1

Должностная инструкция
главного специалиста аппарата Думы

1. Общие положения:

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет должностные обязанности, права и ответственность главного специалиста по вопросам общего делопроизводства аппарата Думы (далее главный специалист);

1.2. Главный специалист назначается на должность муниципальной службы распоряжением Главы городского округа "Город Чита" по представлению руководителя аппарата Думы городского округа и (или) по итогам конкурса и освобождается от замещаемой должности распоряжением Главы городского округа в соответствии с требованиями Трудового кодекса РФ, законодательства и нормативных правовых актов о муниципальной службе;

1.3. На должность главного специалиста назначается лицо имеющее высшее профессиональное образование, без предъявления требований к стажу;

1.4. Должность главного специалиста в соответствии с должностными обязанностями, предусмотренными настоящей инструкцией, относится к старшей группе должностей, категории "специалисты";

1.5. Главный специалист в своей деятельности руководствуется Конституцией РФ, федеральными конституционными законами, федеральными законами, иными нормативно - правовыми актами РФ, законами Забайкальского края, иными нормативно-правовыми актами Забайкальского края, Уставом городского округа, Регламентом Думы, Положением об аппарате и настоящей инструкцией;

1.6. Главный специалист в своей деятельности подчиняется руководителю аппарата Думы городского округа, а при его отсутствии заместителю руководителя аппарата Думы по правовым вопросам.

2. Должностные обязанности:

2.1. Осуществляет ведение единой автоматизированной системы делопроизводства в Думе городского округа в соответствии с инструкцией по делопроизводству;

2.2. Осуществляет контроль за соблюдением требований инструкции по делопроизводству Думы городского округа при подготовке документов сотрудниками аппарата Думы.

2.3. Осуществляет своевременный прием, регистрацию и передачу по назначению входящей и внутренней корреспонденции, регистрацию и отправку исходящей корреспонденции;

2.4. Производит контроль за прохождением корреспонденции, своевременным исполнением обращений граждан, организаций, общественных объединений, государственных органов, органов местного самоуправления поступивших в Думу (далее контрольных документов).

2.5. Готовит ежеквартальные и годовые информационно-справочные данные о поступивших в Думу обращениях и исполнении контрольных документов, доводит их до Главы городского округа;

2.6. Осуществляет контроль за подготовкой ответов на запросы Думы городского округа в установленные сроки, готовит запросы - напоминания и направляет по назначению;

2.7. Осуществляет координацию работы с администрацией городского округа по вопросам подготовки ответов по результатам рассмотрения заявлений, обращений, поступивших в Думу городского округа и направленным Главой городского округа на исполнение в администрацию городского округа;

2.8. Оказывает содействие в рассмотрении письменных обращений граждан, обращений граждан поступивших во время приема и по информационным системам общего пользования, готовит проекты запросов и ответов на обращения, деловых писем.

2.9. Осуществляет регистрацию решений Думы городского округа в системе электронного документооборота "СЭД - Дело" и рассылку решений Думы согласно листу рассылки;

2.10. Ведет контроль за исполнением поручений Главы городского округа по работе с документами;

2.11. Осуществляет совместно с консультантом по организационным вопросам ведение сводной номенклатуры дел Думы городского округа и формирование архива Думы городского округа в соответствии с номенклатурой дел Думы.

2.12. Осуществляет протоколирование и документальное оформление публичных слушаний, семинаров, совещаний.

2.13. Осуществляет техническую подготовку заседаний Думы, Совета Думы, совещаний;

2.14. Осуществляет доставку материалов Думы и постоянных комиссий, исходящей корреспонденции Думы учреждениям, организациям, предприятиям.

2.15. Осуществляет оформление Благодарственных писем, Почетных грамот Главы городского округа и Думы городского округа.

2.16. Осуществляет копировально-множительную работу.

2.17. Исполняет иные обязанности в соответствии с распоряжениями руководителя аппарата Думы.

3. Должностные права:

3.1. Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с выполнением изложенных в должностной инструкции обязанностей;

3.2. Требовать от сотрудников Думы городского округа соблюдения требований законодательства по общему делопроизводству;

3.3. Взаимодействовать со всеми сотрудниками Думы городского округа по вопросам своей компетенции;

3.4. Иные права, предусмотренные ст. 7 Положения "О муниципальной службе в городском округе "Город Чита".

4. Ответственность:

4.1. Несет дисциплинарную ответственность за качество и своевременность выполнения возложенных на него должностной инструкцией обязанностей и разглашение конфиденциальной информации.

4.2. Несет персональную ответственность за сохранность документов, сохранность муниципального имущества и состояние противопожарной безопасности на рабочем месте.