Приложение. Положение о порядке оформления, выдачи, хранения и уничтожения служебных удостоверений муниципальных служащих Думы городского округа "Город Чита"

Приложение

к постановлению Главы

городского округа "Город Чита"

от 15 декабря 2016 г. N 20

Положение
о порядке оформления, выдачи, хранения и уничтожения служебных удостоверений муниципальных служащих Думы городского округа "Город Чита"

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение устанавливает порядок оформления, выдачи, хранения и уничтожения служебных удостоверений (далее - удостоверение) муниципальных служащих Думы городского округа "Город Чита" (далее - муниципальных служащих).

1.2. Удостоверение является официальным документом, удостоверяющим служебное положение и замещаемую должность муниципального служащего, подтверждающим его полномочия и нахождение на службе в Думе городского округа "Город Чита" (далее - Дума городского округа).

1.3. Муниципальные служащие обязаны обеспечивать сохранность удостоверения. Запрещается передавать удостоверение другим лицам, оставлять в качестве залога или на хранение, использовать (предъявлять) в целях, не связанных с выполнением должностных обязанностей либо с реализацией полномочий, в связи с наделением которыми выдано удостоверение.

1.4. Удостоверение выдается муниципальному служащему на срок исполнения полномочий Главы городского округа.

1.5. Удостоверение изготавливается по утвержденному образцу (приложение 1) и описанию (приложение 2).

1.6. Изготовление служебных удостоверений организуют специалисты аппарата Думы. Учет, хранение, оформление, выдачу, изъятие и уничтожение удостоверений муниципальных служащих осуществляет специалист аппарата Думы городского округа, в чьи должностные обязанности входят вопросы кадрового делопроизводства.

1.7. Удостоверения содержат следующие реквизиты и сведения об их владельцах:

герб городского округа;

надпись: "Дума городского округа "Город Чита";

цветную фотографию владельца удостоверения размером 30 х 40 мм, заверенную гербовой печатью Думы городского округа;

дату выдачи удостоверения;

срок действия удостоверения;

регистрационный номер удостоверения;

фамилию, имя, отчество муниципального служащего;

полное наименование должности и места работы муниципального служащего;

полное наименование должности, подпись и расшифровку подписи лица, подписавшего удостоверение, заверенные гербовой печатью Думы городского округа.

1.8. Удостоверение, не соответствующее образцу, с исправлениями и (или) помарками, а также оформленное с нарушением настоящего Положения, считается недействительным и подлежит уничтожению в установленном порядке.

1.9. Расходы, связанные с изготовлением удостоверений, производятся за счет средств бюджета городского округа.

2. Порядок оформления, выдачи и учета удостоверений

2.1. Удостоверения оформляются при назначении на должность муниципальной службы. Основанием для оформления удостоверения является распоряжение Главы городского округа о назначении на должность муниципальной службы.

2.2. Для оформления удостоверения муниципальным служащим представляется фотография, выполненная с соблюдением следующих требований:

размер фотографии должен составлять 30 х 40 мм;

фотография изготавливается в цветном исполнении, выполняется на матовой бумаге с четким изображением лица строго в анфас без головного убора;

задний фон белого цвета, ровный, без полос, пятен и изображения посторонних предметов и теней;

на фотографии не допускаются следы ретуши, изломы, царапины, повреждения эмульсионного слоя, затеки, пятна, различного рода вуали и другие технические дефекты;

не допускается использование фотографии, не соответствующей внешнему виду владельца удостоверения на момент оформления удостоверения.

2.3. Удостоверения, оформляемые муниципальным служащим, подписываются Главой городского округа, либо лицом, исполняющим полномочия Главы городского округа.

2.4. Фотография муниципального служащего и подпись должностного лица скрепляются оттисками гербовой печати Думы городского округа.

2.5. При оформлении удостоверения все сведения вносятся на основании документов личного дела муниципального служащего.

2.6. Регистрация и учет удостоверений осуществляются в журнале учета и выдачи удостоверений муниципальных служащих (приложение 3).

Журнал учета и выдачи удостоверений должен быть пронумерован, прошнурован, скреплен подписью специалиста, ответственного за ведение кадрового делопроизводства и печатью "аппарат Думы городского округа".

В соответствии с журналом учета и выдачи удостоверений каждому удостоверению муниципального служащего присваивается порядковый номер.

2.7. Выдача муниципальному служащему удостоверения осуществляется специалистом аппарата Думы городского округа, на которого возложено кадровое делопроизводство, лично и под роспись в журнале учета и выдачи удостоверений.

2.8. В личной карточке муниципального служащего (форма Т-2) в разделе XI "Дополнительные сведения" делается отметка о выдаче служебного удостоверения, проставляется порядковый номер служебного удостоверения и дата его выдачи.

2.9. При выдаче удостоверения специалисту, впервые назначенному на должность муниципальной службы, с ним проводится инструктаж о правилах пользования удостоверением и порядке его хранения, возврата и замены.

3. Порядок замены и возврата удостоверения

3.1. Удостоверение муниципального служащего подлежит замене в случае:

изменения фамилии, имени или отчества;

изменения должности муниципальной службы;

порчи или утраты удостоверения;

осуществления общей замены удостоверений;

истечения срока действия удостоверения;

иных случаях.

3.2. В случае замены удостоверения муниципальному служащему выдается новое удостоверение. Оформление удостоверений во всех случаях замены (кроме порчи или утраты) осуществляется на основании распоряжения Главы городского округа. При этом ранее выданное удостоверение признается недействительным и подлежит уничтожению в порядке, предусмотренном пунктами 4.3 - 4.5 настоящего Положения.

3.3. Выдача муниципальному служащему нового удостоверения во всех случаях (кроме порчи или утраты) осуществляется при возврате ранее выданного удостоверения.

3.4. О возврате удостоверения специалистом аппарата, на которого возложено кадровое делопроизводство, делается отметка в журнале учета и выдачи удостоверений.

3.5. В случае порчи или утраты удостоверения муниципальный служащий обязан немедленно сообщить об этом руководителю аппарата Думы городского округа. Оформление удостоверения в случае порчи или утраты осуществляется на основании ходатайства руководителя аппарата Думы на имя Главы городского округа, в котором указывается фамилия, имя, отчество и должность муниципального служащего, на имя которого необходимо оформить удостоверение.

3.6. Если утраченное удостоверение не будет найдено в течение одного месяца, лицо, утратившее его, за счет собственных средств размещает в средствах массовой информации объявление о том, что удостоверение считается недействительным.

3.7. Выдача муниципальному служащему нового удостоверения осуществляется лично и под роспись в журнале учета и выдачи удостоверений.

3.8. В личной карточке муниципального служащего (форма Т-2) в разделе XI "Дополнительные сведения" делается отметка о выдаче нового удостоверения, причина замены удостоверения и дата его выдачи.

4. Порядок хранения и уничтожения удостоверений

4.1. Специалист аппарата Думы, в чьи должностные обязанности входят вопросы кадрового делопроизводства, обеспечивает хранение бланков удостоверений, а также оформленных удостоверений (до их выдачи) в несгораемом шкафу или сейфе.

4.2. Ежегодно по состоянию на 1 января руководителем аппарата Думы городского округа осуществляется проверка наличия удостоверений у муниципальных служащих и соответствия их учетным данным.

4.3. Удостоверения, сданные муниципальными служащими, бланки удостоверений, испорченные при их оформлении, а также незаполненные, но срок действия которых истек, уничтожаются в установленном порядке.

Подлежат уничтожению также в случае изменения образца служебного удостоверения, неизрасходованные бланки удостоверений.

4.4. Уничтожение производится комиссией периодически, по мере необходимости.

4.5. Факт уничтожения подтверждается составлением соответствующего акта (приложение 4), подписываемого комиссией из трех лиц. Комиссия создается распоряжением Главы городского округа.

4.6. Акт об уничтожении удостоверений утверждается руководителем аппарата Думы.

4.7. Акты об уничтожении удостоверений хранятся специалистом аппарата Думы, на которого возложены вопросы кадрового делопроизводства.