Раздел XX. Составление и оформление служебных документов (п.п. 285-298)

Раздел XX
Составление и оформление служебных документов

285. Документы должны составляться кратко, ясно и не иметь помарок, их содержание должно быть полным, объективным и исключающим поводы к повторной переписке.

Текст служебного документа может состоять из 2 частей - вводной и основной. В первой части излагаются факты, события, мотивы, побудившие составить документ. Здесь же даются ссылки на решения вышестоящих органов, явившиеся основанием для составления письма. Во второй части - выводы, просьбы, предложения и т.п.

286. Документы могут быть изготовлены на компьютере, машинописным или рукописным способами. Служебные документы для печатания на компьютере и пишущей машинке должны быть написаны ясно, разборчиво, чернилами или пастой.

В них должны быть четко выделены абзацы.

В верхнем левом углу первой страницы рукописи исполнитель указывает количество экземпляров, которые необходимо напечатать, свою подпись и дату.

287. Документы адресуют организациям, их руководителям или конкретным должностным лицам, а также гражданам при ответе на их обращения.

При указании на документе адресата соблюдаются следующие правила: наименование организации, структурного подразделения организации указывается в именительном падеже;

при направлении документа должностному лицу название организации, ведомства, учреждения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия адресата - в дательном падеже;

почтовый адрес указывается полностью: улица, номер дома; город, область (республика, край), индекс отделения связи (допускается указывать индекс главпочтамта);

документ не должен содержать более четырех адресов. При направлении документа более чем в четыре адреса на каждом документе указывается только один адрес.

288. Не следует текст письма начинать со ссылки на поступившее письмо-просьбу или запрос, так как для этого есть реквизит "Ссылка на регистрационный номер и дату документа", куда и вносится дата и номер поступившего письма.

289. В сопроводительных документах, к которым имеются приложения, под текстом после слова "Приложение" указываются наименование приложенных документов, их количество, а также их входящие (исходящие) номера.

Отметка о наличии приложения отделяется от текста 1,5-2 интервалами.

290. Под текстом документа либо под указанием о приложении документов слева печатается должность, а справа - инициалы и фамилия лица, подписывающего документ.

Служебные документы подписываются мировым судьей. Подпись мирового судьи отделяется от предыдущего реквизита 2-3 межстрочными интервалами.

Отметку об исполнителе (фамилия, имя, отчество, номер телефона) располагают на лицевой стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, печатают размером шрифта N 10. Слово "Исполнитель" или "Исп." не печатается.

291. Каждый исходящий документ, как правило, должен иметь копию, которая заверяется исполнителем с указанием его должности.

После подписания документа копия подшивается в наряд или дело.

292. При направлении документа нескольким адресатам подписываются все отправляемые экземпляры.

Служебные документы должны подписываться разборчиво, без сокращений и росчерков.

Дату подписания документа и, если необходимо, надпись "Лично" или указание о срочности проставляет лицо, подписывающее документ.

293. При подписании документов, составленных комиссией, указывают не должности лиц, составляющих документ, а распределение обязанностей в составе комиссии.

294. На документах, требующих особого удостоверения их подлинности, ставится печать. Перечень документов, на которых проставляется печать, определяется на основании действующих нормативных актов.

Печать проставляется таким образом, чтобы оттиск затрагивал подлинную подпись и название должности лица, подписывающего документ.

295. Поправки, внесенные при подписании документа на первом экземпляре, переносятся исполнителем на остальные экземпляры.

В подписанные служебные документы вносить какие-либо исправления и добавления запрещается.

На документах, заверенных гербовой печатью, подчистки и неоговоренные исправления не допускаются.

296. Телеграфная переписка допускается только по срочным вопросам. Текст телеграммы излагается кратко, без союзов, предлогов и знаков препинания, если при этом не искажается его содержание. В телеграмме не допускаются переносы слов, поправки и исправления.

Телеграмма печатается в двух экземплярах. Перед телеграфным адресом указывается категория телеграммы. Под текстом телеграммы указываются сокращенно должность, а также фамилия подписавшего телеграмму, а под чертой - фамилия и должность этого лица, адрес судебного участка без сокращений и дата отправления телеграммы.

297. Все подписанные документы отправляются в установленном настоящей Инструкцией порядке.

Перед отправкой документа проверяется правильность написания адреса, наличие указанных в документах приложений и подписей. На письмах с несколькими адресами подчеркивается адрес того корреспондента, которому направляется данный экземпляр письма.

298. Процессуальные документы составляются по правилам, предусмотренным процессуальным законодательством Российской Федерации.