Раздел XX. Составление и оформление служебных документов (п.п. 285-298)

Раздел XX
Составление и оформление служебных документов

285. Документы должны составляться кратко, ясно и не иметь помарок, их содержание должно быть полным, объективным и исключающим поводы к повторной переписке.

Текст служебного документа может состоять из 2 частей - вводной и основной. В первой части излагаются факты, события, мотивы, побудившие составить документ. Здесь же даются ссылки на решения вышестоящих органов, явившиеся основанием для составления письма. Во второй части - выводы, просьбы, предложения и т.п.

286. Документы могут быть изготовлены на компьютере, машинописным или рукописным способами. Служебные документы для печатания на компьютере и пишущей машинке должны быть написаны ясно, разборчиво, чернилами или пастой.

В них должны быть четко выделены абзацы.

В верхнем левом углу первой страницы рукописи исполнитель указывает количество экземпляров, которые необходимо напечатать, свою подпись и дату.

287. Документы адресуют организациям, их руководителям или конкретным должностным лицам, а также гражданам при ответе на их обращения.

При указании на документе адресата соблюдаются следующие правила: наименование организации, структурного подразделения организации указывается в именительном падеже;

при направлении документа должностному лицу название организации, ведомства, учреждения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия адресата - в дательном падеже;

почтовый адрес указывается полностью: улица, номер дома; город, область (республика, край), индекс отделения связи (допускается указывать индекс главпочтамта);

документ не должен содержать более четырех адресов. При направлении документа более чем в четыре адреса на каждом документе указывается только один адрес.

288. Не следует текст письма начинать со ссылки на поступившее письмо-просьбу или запрос, так как для этого есть реквизит "Ссылка на регистрационный номер и дату документа", куда и вносится дата и номер поступившего письма.

289. В сопроводительных документах, к которым имеются приложения, под текстом после слова "Приложение" указываются наименование приложенных документов, их количество, а также их входящие (исходящие) номера.

Отметка о наличии приложения отделяется от текста 1,5-2 интервалами.

290. Под текстом документа либо под указанием о приложении документов слева печатается должность, а справа - инициалы и фамилия лица, подписывающего документ.

Служебные документы подписываются мировым судьей. Подпись мирового судьи отделяется от предыдущего реквизита 2-3 межстрочными интервалами.

Отметку об исполнителе (фамилия, имя, отчество, номер телефона) располагают на лицевой стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, печатают размером шрифта N 10. Слово "Исполнитель" или "Исп." не печатается.

291. Каждый исходящий документ, как правило, должен иметь копию, которая заверяется исполнителем с указанием его должности.

После подписания документа копия подшивается в наряд или дело.

292. При направлении документа нескольким адресатам подписываются все отправляемые экземпляры.

Служебные документы должны подписываться разборчиво, без сокращений и росчерков.

Дату подписания документа и, если необходимо, надпись "Лично" или указание о срочности проставляет лицо, подписывающее документ.

293. При подписании документов, составленных комиссией, указывают не должности лиц, составляющих документ, а распределение обязанностей в составе комиссии.

294. На документах, требующих особого удостоверения их подлинности, ставится печать. Перечен