Приложение N 1. Административный регламент предоставления муниципальной услуги "Предоставление архивных документов пользователям в читальном зале архива"

Приложение N 1

к Постановлению администрации

Ангарского городского муниципального

образования Иркутской области

от 14 марта 2016 г. N 487-па

Административный регламент
предоставления муниципальной услуги
"Предоставление архивных документов пользователям
в читальном зале архива"

1. Общие положения

1.1. Предмет регулирования административного регламента

1.1.1. Предметом регулирования настоящего административного регламента являются отношения, возникающие между заявителями и администрацией Ангарского городского округа в лице архивного отдела администрации Ангарского городского округа (далее - Отдел) в сфере предоставления муниципальной услуги "Предоставление архивных документов пользователям в читальном зале архива" (далее - муниципальная услуга). Административный регламент предоставления муниципальной услуги (далее - административный регламент) определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) Отдела при осуществлении предоставления муниципальной услуги.

1.2. Круг заявителей

1.2.1. Заявителями являются физические или юридические лица, либо их уполномоченные представители (далее - заявители). Заявителями могут быть представители государственных органов, органов местного самоуправления.

1.3. Требования к порядку информирования о муниципальной услуге

1.3.1. Информация по вопросам предоставления муниципальной услуги предоставляется Отделом.

Место нахождения: 665831, г.Ангарск, 9 микрорайон, дом 20.

Прием заявителей осуществляется: понедельник и среда с 10.00 до 18.00. Перерыв на обед с 13.00 до 14.00. Вторник, четверг и пятница - дни выполнения и подготовки ответов на запросы. Суббота, воскресенье - выходные дни.

Справочные телефоны: (3955) 51-82-35, 51-82-32.

Адрес электронной почты: archiv@mail.angarsk-adm.ru

Адрес интернет-сайта: http://www.angarsk-adm.ru/.

1.3.2. Предоставление информации по вопросам предоставления муниципальной услуги, в том числе о ходе ее предоставления, осуществляется специалистами Отдела:

а) при личном контакте с заявителями;

б) с использованием средств телефонной, факсимильной и электронной связи (archiv@mail.angarsk-adm.ru), в том числе через официальный сайт Ангарского городского округа в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" (http://www.angarsk-adm.ru/), а также через региональную государственную информационную систему "Региональный портал государственных и муниципальных услуг Иркутской области" в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" - http://38.gosuslugi.ru (далее - Портал);

в) письменно, в случае письменного обращения заявителя.

1.3.3. Специалист Отдела, осуществляющий предоставление информации, должен принять все необходимые меры по предоставлению заявителю исчерпывающей информации по вопросу обращения.

1.3.4. Специалист Отдела предоставляет информацию по следующим вопросам:

а) об отраслевом (функциональном) органе администрации Ангарского городского округа (далее - администрация АГО), предоставляющем муниципальную услугу, включая информацию о его месте нахождения, графике работы, контактных телефонах;

б) о порядке предоставления муниципальной услуги и ходе предоставления муниципальной услуги;

в) о перечне документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги;

г) о времени приема документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги;

д) о сроке предоставления муниципальной услуги;

е) об основаниях отказа в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги;

ж) об основаниях отказа в предоставлении муниципальной услуги;

з) о порядке обжалования решений и действий (бездействия) отраслевого (функционального) органа администрации АГО, предоставляющего муниципальную услугу, а также муниципальных служащих.

1.3.5. Основными требованиями при предоставлении информации являются:

а) актуальность;

б) своевременность;

в) четкость и доступность в изложении информации;

г) полнота информации;

д) соответствие информации требованиям законодательства.

1.3.6. Предоставление информации по телефону осуществляется путем непосредственного общения заявителя со специалистом Отдела.

1.3.7. При ответах на телефонные звонки специалисты Отдела подробно и в вежливой (корректной) форме информируют заявителей по интересующим их вопросам. Ответ на телефонный звонок начинается с информации о фамилии, имени, отчестве (если имеется) и должности лица, принявшего телефонный звонок.

1.3.8. При невозможности специалиста Отдела, принявшего звонок, самостоятельно ответить на поставленные вопросы, телефонный звонок переадресовывается (переводится) на другого специалиста Отдела или же обратившемуся заявителю сообщается телефонный номер, по которому можно получить необходимую информацию. Максимальное время телефонного разговора составляет 15 минут.

1.3.9. Обращения заявителя (в том числе переданные при помощи факсимильной и электронной связи) о предоставлении информации рассматриваются в течение 30 дней со дня регистрации обращения.

Днем регистрации обращения является день его поступления в Отдел.

Ответ на обращение, поступившее в Отдел, в течение срока его рассмотрения направляется по адресу, указанному в обращении.

1.3.10. Информация об Отделе, порядке предоставления муниципальной услуги, а также порядке получения информации по вопросам предоставления муниципальной услуги и ходе предоставления муниципальной услуги размещается:

а) на стенде, расположенном в помещении для приема граждан Отдела;

б) на официальном сайте уполномоченного органа в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", а также на Портале;

в) посредством публикации в средствах массовой информации.

1.3.11. На стенде, расположенном в помещении для приема граждан, размещается следующая информация:

а) список документов для получения муниципальной услуги;

б) о сроках предоставления муниципальной услуги;

в) об основаниях отказа в предоставлении муниципальной услуги;

г) об описании конечного результата предоставления муниципальной услуги;

д) о порядке досудебного обжалования решений и действий (бездействия) Отдела, а также должностных лиц;

е) почтовый адрес Отдела, номера телефонов для справок, график приема заявителей по вопросам предоставления муниципальной услуги, адрес официального сайта Портала.

2. Стандарт предоставления муниципальной услуги

2.1. Наименование муниципальной услуги - "Предоставление архивных документов пользователям в читальном зале архива".

2.2. Органом, предоставляющим муниципальную услугу, является Отдел.

При предоставлении муниципальной услуги запрещается требовать от заявителей осуществления действий, в том числе согласований, необходимых для получения муниципальной услуги и связанных с обращением в иные органы и организации, за исключением получения услуг, включенных в перечень услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления муниципальных услуг, утвержденный решением Думы Ангарского городского округа.

2.3. Результатом предоставления муниципальной услуги является получение заявителем необходимой ему информации из хранящихся архивных документов и научно-справочного аппарата к ним в соответствии с целью работы, темой исследования, а также получение копий заявленных архивных документов либо отказ в предоставлении муниципальной услуги.

2.4. Срок предоставления муниципальной услуги не должен превышать три рабочих дня со дня обращения пользователя.

2.5. Нормативные правовые акты, регулирующие предоставление муниципальной услуги:

1) Конституция Российской Федерации;

2) Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";

3) Федеральный закон от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг";

4) Федеральный закон от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации";

5) Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации";

6) Закон Российской Федерации от 21.07.1993 N 5485 "О государственной тайне";

7) Указ Президента Российской Федерации от 31.12.1993 N 2334 "О дополнительных гарантиях прав граждан на информацию";

8) Указ Президента Российской Федерации от 06.03.1997 N 188 "Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера";

9) Приказ Минкультуры России, МВД России и ФСБ России от 25. 07. 2006 N 375/584/352 "Об утверждении Положения о порядке доступа к материалам, хранящимся в государственных архивах и архивах государственных органов Российской Федерации, прекращенных уголовных и административных дел в отношении лиц, подвергшихся политическим репрессиям, а также фильтрационно-проверочных дел";

10) постановление Правительства Российской Федерации от 17.06.2004 N 290 "О Федеральном архивном агентстве";

11) Рекомендации по доступу к документам государственных архивов, содержащим персональные данные. Росархив, ВНИИДАД, М., 2001;

12) Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук";

13) положение об архивном отделе администрации Ангарского городского округа, утвержденное распоряжением администрации Ангарского городского округа от 30.10.2015 N 152-ра;

14) Приказ Министерства культуры Российской Федерации от 03.06.2013 N 635 "Об утверждении Порядка использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах";

15) Приказ Минкультуры России от 03.12.2015 N 2940 "О внесении изменения в Порядок использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации, утвержденный приказом Министерства культуры Российской Федерации от 3 июня 2013 г. N 635";

16) Приказ Минкультуры России от 03.12.2015 N 2943 "О внесении изменения в Порядок использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации, утвержденный приказом Министерства культуры Российской Федерации от 3 июня 2013 г. N 635".

2.6. Основанием для предоставления муниципальной услуги является письменное обращение заявителя в Отдел. Решение о допуске заявителей для работы в читальных залах, о предоставлении заявителям и копировании научно-справочного аппарата и архивных документов на основании представленных документов принимает начальник Отдела, в срок не более 3 рабочих дней с момента письменного обращения заявителя.

2.6.1. Заявители, ведущие научную работу в соответствии с планами научно-исследовательских учреждений или выполняющие служебное задание, представляют официальные письма направивших их органов или организаций, заявители, ведущие исследование по личной инициативе, представляют личное заявление.

2.6.2. Заявители, обращающиеся в письменном виде, в официальном письме с возможной полнотой указывают следующие реквизиты:

а) полное наименование юридического лица;

б) юридический или фактический адрес юридического лица;

в) дата и номер необходимых архивных документов;

г) фамилия, имя, отчество представителя юридического лица, лица, ведущего научную работу, наименование его должности, ученого звания (если таковое имеется - для лиц, ведущих научную работу);

д) фамилия, имя, отчество, наименование должности, ученого звания научного руководителя - для студентов;

е) цель работы, для научных работ - тема и хронологические рамки исследования;

ж) подпись руководителя организации, ректора (проректора, декана) учебного заведения.

2.6.3. При личном обращении заявителями заполняется анкета (Приложение N 1 к настоящему административному регламенту), в которой указывается:

а) фамилия, имя, отчество физического лица;

б) дата рождения;

в) гражданство;

г) место работы (учебы) и должность;

д) образование, ученая степень, звание;

е) основание для проведения исследований;

ж) название темы, хронологические рамки;

з) цель работы;

и) адрес регистрации по месту пребывания, номер телефона;

к) адрес регистрации по месту жительства, номер телефона;

л) номер мобильного телефона, электронный адрес;

м) серия и номер паспорта физического лица, кем и когда выдан;

н) обязательство-соглашение;

о) цель работы (документы, какого органа или организации необходимо просмотреть, и по какому вопросу), для исследований - тема и хронологические рамки исследования;

п) дата и личная подпись.

2.6.4. Для доступа к архивным документам, содержащим данные о третьих лицах, дополнительно представляются предусмотренные законодательством Российской Федерации документы, подтверждающие полномочия заявителя (доверенность, документы подтверждающие родство).

2.6.5. Архивные документы, содержащие сведения, отнесенные к конфиденциальной информации, предоставляются с учетом категории конфиденциальной информации и установленных законодательством Российской Федерации ограничений доступа к ней.

2.7. Предоставление заявителям архивных документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну, производится с учетом установленных законодательством Российской Федерации ограничений доступа и в соответствии со специальными инструкциями.

2.8. Все заявители при посещении читального зала предъявляют документы, удостоверяющие личность.

2.9. Для предоставления муниципальной услуги не требуется документов, необходимых в соответствии с нормативными правовыми актами для предоставления муниципальной услуги, которые находятся в распоряжении государственных органов, органов местного самоуправления и иных органов, участвующих в предоставлении муниципальных услуг, и которые заявитель вправе представить по собственной инициативе, так как они подлежат представлению в рамках межведомственного информационного взаимодействия.

Запрещается требовать от заявителей:

1) предоставления документов и информации или осуществления действий, представление или осуществление которых не предусмотрено нормативными правовыми актами, регулирующими отношения, возникающие в связи с предоставлением муниципальной услуги;

2) представления документов и информации, которые находятся в распоряжении администрации АГО, а также государственных органов, органов местного самоуправления и подведомственных государственным органам, органам местного самоуправления организаций, в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, муниципальными правовыми актами, за исключением документов, предусмотренных частью 6 статьи 7 Федерального закона от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг".

2.10. Отказ в приеме документов для предоставления муниципальной услуги допускается в случае отсутствия письменного обращения заявителя и необходимых документов, перечисленных в пунктах 2.6-2.8. настоящего административного регламента.

2.11. Основанием для отказа в предоставлении муниципальной услуги является:

2.11.1. Отсутствие у заявителя документально подтвержденных прав на получение сведений, составляющих государственную тайну, содержащих конфиденциальную информацию или иную охраняемую законом тайну.

2.11.2. Наличие ограничений на использование документов, установленных собственником при передаче документов на постоянное хранение.

2.11.3. Нахождение запрашиваемых архивных документов в стадии принятия на хранение в архивный отдел (не прошли научно-техническую обработку, описание и согласование на экспертно-проверочной комиссии архивного агентства Иркутской области).

2.12. Отсрочка в предоставлении заявителям архивных документов допускается сроком на 1 месяц, в случаях:

2.12.1. Использования документов в служебных целях сотрудниками Отдела (тематическая разработка фондов, исполнение запросов, подготовка сборников документов, изготовление страхового фонда или фонда пользования, проведение проверки наличия и состояния документов, реставрация или копирование документов и др.);

2.12.2. Предоставления запрашиваемых заявителем дел и документов во временное пользование иным органам, организациям или другим заявителям;

2.12.3. Экспонирования архивных документов на выставке (выездной или проходящей в архивном отделе).

2.13. Услуги, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления муниципальной услуги, отсутствуют.

2.14. Муниципальная услуга предоставляется на безвозмездной основе.

2.15. Основания, размер и способы взимания платы за предоставление услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления муниципальной услуги, отсутствуют.

2.16. Максимальный срок ожидания в очереди при подаче заявления и при получении результата предоставления муниципальной услуги составляет не более 15 минут.

2.17. Заявление регистрируется специалистом Отдела в день его поступления с присвоением входящего номера и указанием даты и времени подачи заявления. Максимальное время регистрации составляет 10 минут.

2.18. Предоставление архивных документов заявителю в читальный зал производится по мере их подготовки к использованию, но не позднее 3 рабочих дней с момента оформления заявителем Заказа-требования.

2.19. Архивные документы могут быть предоставлены заявителю сроком до 1 месяца. Научно-справочный аппарат к архивным документам (описи дел, документов, путеводители, каталоги) предоставляется заявителям в день обращения на срок не более 5 рабочих дней.

2.20. Сотрудники территориальных органов федеральных органов государственной власти, представительных и исполнительных органов государственной власти края, органов местного самоуправления, судебных органов, органов, осуществляющих оперативно-розыскную деятельность, дознание и следствие, в связи с исполнением ими своих полномочий, допускаются в читальный зал после предъявления служебного удостоверения, выданного соответствующим органом.

2.21. Разрешение на допуск заявителя в читальный зал дается на необходимый заявителю срок, но не превышающий 1 год со дня оформления.

2.22. В случае изменения темы исследования или при необходимости продления срока разрешения заявитель представляет новое официальное письмо, составляет личное заявление.

2.23. Описи дел, документов предоставляются заявителям единовременно в количестве до 5 единиц.

2.24. Предоставление заявителю архивных документов производится по заполненным заказам (требованиям) на выдачу документов (далее - "Заказ-требование") (Приложение N 2 к настоящему административному регламенту).

2.25. Заявителю предоставляются архивные документы, относящиеся только к указанному им вопросу, теме его работы, исследования.

2.26. Архивные документы могут быть предоставлены заявителю сроком до 1 месяца.

2.27. При необходимости продления срока работы с документами заявитель должен обратиться к специалисту ответственному за работу читального зала. Дополнительный срок предоставляется в исключительных случаях и определяется в индивидуальном порядке, но не может превышать 2 недель.

2.28. Заявитель вправе заказывать единовременно в течение рабочего дня и получать не позднее чем через 2 рабочих дня со дня оформления заказа: до 20 дел общим объемом не более 1500 листов (либо одно дело объемом более 1500 листов) из архивных фондов государственных органов, органов местного самоуправления и организаций или не более 500 листов (либо одно дело объемом более 500 листов) из архивных фондов личного происхождения.

2.29. Предоставление подлинников архивных документов, особо ценных и уникальных документов при наличии дел фонда пользования допускается в исключительных случаях (необходимость изучения внешнего вида документов, проведение текстологического анализа и т.д.). Вопрос об их предоставлении и копировании решается начальником Отдела в индивидуальном порядке.

2.30. Фотодокументы предоставляются заявителям в виде негативов и (или) позитивов.

2.31. Изготовление копий архивных документов производится на основании заказа на копирование документов (далее - "Заказ") (Приложение N 3 к настоящему административному регламенту).

2.32. Изготовление ксерокопий с документов осуществляется в течение 3 рабочих дней с момента оформления Заказа.

2.33. Расшивка дел для копирования архивных документов может производиться только в исключительных случаях по специальному разрешению начальника Отдела.

2.34. В случае непосещения заявителем читального зала в течение 2 недель со дня подготовки ему документов, подготовленные для заявителя документы могут быть возвращены в архивохранилище и предоставлены повторно не ранее, чем через 2 месяца после возвращения.

2.35. Отказ в копировании архивных документов заявителям допускается при:

2.35.1. наличии ограничений на использование документов, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации;

2.35.2. наличии ограничений на использование документов, установленных собственником при передаче документов на постоянное хранение.

2.36. Не производится копирование в полном объеме каталогов, картотек, баз и банков данных, других архивных справочников.

2.37. Прием заявителя осуществляется в специально выделенных для этих целей помещениях администрации АГО, а именно в холле для приема граждан Отдела и в читальном зале Отдела.

2.37.1. Места ожидания должны соответствовать комфортным условиям для заявителя, оборудованы стульями. Количество мест ожидания определяется исходя из фактической нагрузки и возможностей для их размещения в холле для приема граждан Отдела.

2.37.2. Места для заполнения заявлений и работы с архивными документами оборудуются столами, стульями и обеспечиваются образцами заполнения заявлений, бланками заявлений и канцелярскими принадлежностями.

2.37.3. Информационный стенд с образцами заполнения заявления и перечнем документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги располагается в холле для приема граждан Отдела. Формы документов для заполнения, образцы заполнения документов размещены в холле для приема граждан на информационном стенде Отдела и на официальном сайте Ангарского городского округа.

2.37.4. Рабочее место специалиста, осуществляющего предоставление муниципальной услуги, должно быть оборудовано персональным компьютером с возможностью доступа к необходимым базам данных, оргтехникой.

2.37.5. Здание, в котором предоставляется муниципальная услуга, должно быть оборудовано средствами пожаротушения, средствами оказания первой медицинской помощи (аптечкой), охранно-пожарной сигнализацией.

2.37.6. Инвалидам (включая инвалидов, использующих кресла-коляски и собак-проводников) обеспечивается:

а) беспрепятственный доступ к зданию, в котором находится Отдел и к предоставляемой в нем муниципальной услуге, а также условия для беспрепятственного пользования транспортом, средствами связи и информации;

б) возможность самостоятельного передвижения по территории, на которой расположено здание Отдела, входа в здание Отдела и выхода из него, посадки в транспортное средство и высадки из него, в том числе с использованием кресла-коляски;

в) сопровождение инвалидов, имеющих стойкие расстройства функции зрения и самостоятельного передвижения, и оказание им помощи в месте предоставления муниципальной услуги;

г) надлежащее размещение оборудования и носителей информации, необходимых для обеспечения беспрепятственного доступа инвалидов к месту предоставления муниципальной услуги с учетом ограничений их жизнедеятельности;

д) дублирование необходимой для инвалидов звуковой и зрительной информации, а также надписей, знаков и иной текстовой и графической информации знаками, выполненными рельефно-точечным шрифтом Брайля, допуск сурдопереводчика и тифлосурдопереводчика;

е) допуск к месту предоставления муниципальной услуги собаки-проводника при наличии документа, подтверждающего ее специальное обучение и выдаваемого по форме и в порядке, которые определяются федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере социальной защиты населения;

ж) оказание помощи инвалидам в преодолении барьеров, мешающих получению ими услуг наравне с другими лицами.

В случаях, если здание невозможно полностью приспособить с учетом потребностей инвалидов, собственник этого объекта до его реконструкции или капитального ремонта должен принимать согласованные с одним из общественных объединений инвалидов, осуществляющих свою деятельность на территории Ангарского городского округа, меры для обеспечения доступа инвалидов к месту предоставления услуги либо, когда это возможно, обеспечить предоставление необходимых услуг по месту жительства инвалида или в дистанционном режиме.

2.38. Показателями доступности предоставляемой заявителю муниципальной услуги являются:

2.38.1. наличие различных способов получения информации о порядке предоставления муниципальной услуги;

2.38.2. короткое время ожидания муниципальной услуги;

2.38.3. удобное территориальное расположение Отдела.

Показателями качества предоставляемой заявителю муниципальной услуги являются:

2.38.4. профессиональная подготовка специалистов, предоставляющих муниципальную услугу;

2.38.5. высокая культура обслуживания заявителей;

2.38.6. соблюдение сроков предоставления муниципальной услуги.

Предоставление муниципальной услуги в многофункциональном центре предоставления государственных и муниципальных услуг (далее - МФЦ) не предусмотрено.

Заявителю обеспечивается возможность получения информации о муниципальной услуге посредством Портала.

2.39. Предоставление муниципальной услуги в электронной форме осуществляется в соответствии с этапами перехода на предоставление услуг (функций) в электронном виде, прилагаемыми к распоряжению Правительства Российской Федерации от 17.12.2009 N 1993-р, и предусматривает следующие этапы:

1) возможность получения информации о муниципальной услуге посредством Портала;

2) возможность копирования и заполнения в электронном виде формы заявления, размещенной на Портале.

При обращении за предоставлением муниципальной услуги в электронной форме заявитель использует электронную подпись в порядке, установленном действующим законодательством. Перечень классов средств электронной подписи, которые допускаются к использованию при обращении за получением муниципальной услуги, оказываемой с применением усиленной квалифицированной электронной подписи, устанавливается в соответствии с действующим законодательством.

При направлении заявления в электронной форме заявитель вправе приложить к нему документы, удостоверяющие личность и полномочия, которые формируются и направляются в виде отдельных файлов в соответствии с требованиями законодательства.

В случае поступления заявления в электронной форме ответ на заявление направляется в форме электронного документа или в письменной форме по почтовому адресу, указанному в заявлении.

3. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур в электронной форме, а также особенности выполнения административных процедур в МФЦ

3.1. Ответственным за предоставление муниципальной услуги является начальник Отдела.

3.2. Предоставление муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры:

3.2.1. Прием и регистрация заявителей.

3.2.2. Предоставление заявителям научно-справочного аппарата, а именно описей, каталогов, обзоров, справочников.

3.2.3. Предоставление заявителям архивных документов.

3.2.4. Копирование заявленных архивных документов.

3.3. Прием и регистрация заявителей осуществляется специалистом Отдела, ответственным за работу в читальном зале.

3.4. Заявители, ведущие научную работу в соответствии с планами научно-исследовательских учреждений или выполняющие служебное задание, представляют ответственному за работу в читальном зале специалисту письма направивших их органов или организаций.

3.5. Заявители, ведущие исследование по личной инициативе, допускаются в читальный зал на основании личных заявлений.

3.6. Специалист, ответственный за работу в читальном зале, знакомится с официальным письмом, личным заявлением заявителя и передает его на рассмотрение начальника Отдела для принятия решения о предоставлении муниципальной услуги.

3.7. После принятия начальником Отдела решения о предоставлении муниципальной услуги специалист, ответственный за работу в читальном зале:

3.7.1. Выдает заявителю для заполнения анкету (Приложение N 1 к настоящему административному регламенту).

3.7.2. Знакомится с заполненной анкетой и сверяет занесенные в нее данные с паспортными данными.

3.7.3. Заводит личное дело заявителя, ведущего научную работу, исследование, куда подшивает письмо организации или личное заявление с резолюцией начальника Отдела, заполненную заявителем анкету, заказы (требования).

3.7.4. Регистрирует личное дело в книге регистрации личных дел.

3.7.5. Консультирует о составе и содержании документов Отдела и научно-справочного аппарата к ним, в соответствии с целью работы, темой исследования.

3.7.6. Знакомит заявителя с режимом работы читального зала и настоящим административным регламентом.

3.7.7. Выдает бланк "Заказа-требования" и объясняет порядок их заполнения.

3.8. Личное дело заявителя пополняется в течение всего периода его работы в читальном зале Отдела.

3.9. Для допуска к работе заявителя, уже посещавшего ранее читальный зал Отдела, специалист, ответственный за работу в читальном зале проверяет по личному делу пользователя срок действия разрешения на получение муниципальной услуги.

3.10. Описи дел предоставляются заявителям под расписку за каждую единицу в книге выдачи архивных документов из архивохранилища.

3.11. После посещения читального зала заявитель сдает специалисту, ответственному за работу в читальном зале, все описи дел, а специалист делает отметку и расписывается в книге выдачи архивных документов из архивохранилища. Только при наличии подписи в книге выдачи архивных документов из архивохранилища заявитель может покинуть помещение читального зала.

3.12. Предоставление заявителям архивных документов производится специалистом, ответственным за работу в читальном зале в следующем порядке:

3.12.1. На основании описей дел заявитель заполняет "Заказ-требование" и передает его специалисту, ответственному за работу в читальном зале. "Заказ-требование" должно быть заполнено разборчиво, без исправлений и помарок и содержать поисковые данные единиц хранения, дату составления и подпись заявителя (приложение N 2 к настоящему административному регламенту).

3.12.2. Специалист, ответственный за работу читального зала проверяет правильность оформления "Заказа-требования" и выдает заявителю запрашиваемые архивные документы под расписку за каждую единицу хранения в специальной графе "Заказа-требования".

3.12.3. При получении дел заявитель проверяет их состояние и сохранность в присутствии специалиста, ответственного за работу читального зала. При обнаружении повреждений или дефектов дел, документов, отсутствия листов в деле, неправильной нумерации заявители должны сообщить об этом специалисту, ответственному за работу читального зала.

3.13. После посещения читального зала заявитель сдает специалисту, ответственному за работу в читальном зале, все дела. Специалист, ответственный за работу в читальном зале, проверяет наличие дел и проводит полистную проверку их физического состояния, при отсутствии замечаний по наличию и физическому состоянию дел расписывается в специальной графе "Заказа-требования" за возврат каждой единицы хранения, а затем - в книге выдачи архивных документов из архивохранилища. Только при наличии подписи в книге выдачи архивных документов из архивохранилища, заявитель может покинуть помещение читального зала.

3.14. Вопросы, связанные с хищением или порчей архивных документов заявителями, решаются в соответствии с действующим законодательством. Заявители, совершившие действия, нанесшие материальный ущерб архиву, несут ответственность в установленном действующим законодательством порядке.

3.15. При наличии технических возможностей для заявителей проводятся следующие виды копирования документированной информации: ксерокопирование и сканирование.

3.16. Копирование научно-справочного аппарата и архивных документов производится в следующем порядке:

3.16.1. По Заказам заявителей в читальном зале Отдела изготавливаются копии архивных документов. Заказы оформляются на бланке "Заказ" (приложение N 3 к настоящему административному регламенту), где указываются поисковые данные документов, при копировании большого количества документов к Заказу может прилагаться перечень документов.

3.16.2. После ксерокопирования или сканирования специалист, ответственный за работу в читальном зале, подшивает Заказ на ксерокопирование или сканирование документов в личное дело заявителя.

3.16.3. Копии архивных документов, изготовленные Отделом, выдаются заявителю под подпись в Заказе на копирование, без их специального заверения. При необходимости по просьбе заявителя на обороте ксерокопии, может быть проставлен штамп "Копия верна" и поисковые данные архивного документа.

3.17. Оформление копий документов, подлежащих вывозу за рубеж, производится в соответствии с письмом Росархива от 11.08.1999 N 5/706-Т "О контроле за вывозом из Российской Федерации копий документов Архивного фонда Российской Федерации".

4. Формы контроля за исполнением административного регламента

4.1. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных настоящим административным регламентом, соблюдением сроков предоставления муниципальной услуги, осуществляется начальником Отдела.

4.2. Текущий контроль включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений, рассмотрение обращений заявителей, содержащих жалобы на решения и действия (бездействие) органа, предоставляющего муниципальную услугу, либо должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу.

4.3. Должностные лица, муниципальные служащие, ответственные за предоставление муниципальной услуги, несут персональную ответственность за соблюдение сроков и порядка предоставления муниципальной услуги.

4.4. Должностные лица, муниципальные служащие, по вине которых допущены нарушения положений настоящего административного регламента, привлекаются к ответственности в соответствии с действующим законодательством.

4.5. Архивное Агентство Иркутской области на основании "Положения об архивном агентстве Иркутской области", утвержденного постановлением Правительства Иркутской области от 29.12.2009 г. N 403/182-пп осуществляет контроль за предоставлением Отделом муниципальной услуги. Контроль за полнотой и качеством исполнения муниципальной услуги включает в себя проведение проверок на предмет выявления нарушений процедур предоставления муниципальной услуги, наличие жалоб заявителей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащие жалобы на решения, действия (бездействие) специалистов Отдела, а так же своевременное устранение нарушений прав заявителей.

4.6. Проверки могут быть плановыми (осуществляться на основании годовых планов работы архивного агентства Иркутской области) и внеплановыми (на основании решения начальника Отдела, а также по обращению заявителя).

4.7. Результаты проверки оформляются в виде справки, в которой отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.

4.8. По результатам проведенных проверок, в случае выявления нарушений прав заявителей к виновным лицам применяются меры ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

5. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) органа,
предоставляющего муниципальную услугу,
а также должностных лиц или муниципальных служащих

5.1. В соответствии с законодательством Российской Федерации заявитель вправе обжаловать действия (бездействие) и решения Отдела, а также его должностных лиц и муниципальных служащих в досудебном порядке.

5.2. Заявитель может обратиться с жалобой, в том числе в следующих случаях:

5.2.1. Нарушение срока регистрации запроса заявителя о предоставлении муниципальной услуги.

5.2.2. Нарушение срока предоставления муниципальной услуги.

5.2.3. Требование у заявителя документов, не предусмотренных нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Иркутской области, муниципальными правовыми актами Ангарского городского округа для предоставления муниципальной услуги.

5.2.4. Отказ в приеме документов, предоставление которых предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Иркутской области, муниципальными правовыми актами Ангарского городского округа для предоставления муниципальной услуги, у заявителя.

5.2.5. Отказ в предоставлении муниципальной услуги, если основания отказа не предусмотрены федеральными законами и принятыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Иркутской области, муниципальными правовыми актами Ангарского городского округа.

5.2.6. Затребование с заявителя при предоставлении муниципальной услуги платы, не предусмотренной нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Иркутской области, муниципальными правовыми актами Ангарского городского округа.

5.2.7. Отказ Отдела, его должностного лица в исправлении допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления муниципальной услуги документах либо нарушение установленного срока таких исправлений.

5.3. Жалоба подается в письменной форме на бумажном носителе, в электронной форме. Жалоба может быть направлена по почте, с использованием информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", официального сайта Ангарского городского округа, федеральной государственной информационной системы "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)" либо региональной государственной информационной системы "Портал государственных услуг Иркутской области", а также может быть принята при личном приеме заявителя.

5.4. Жалоба подается: на действия (бездействие) и решения должностных лиц и муниципальных служащих Отдела - начальнику Отдела, с понедельника по пятницу с 9.00 до 13.00 и 14.00 до 18.00, по адресу Отдела: город Ангарск, 9 микрорайон, дом 20, телефоны: (3955) 51-82-32, 51-82-35, на действия (бездействие) и решения начальника Отдела - руководителю аппарата администрации Ангарского городского округа в общественную приемную отдела делопроизводства и работы с обращениями граждан администрации Ангарского городского округа, с понедельника по пятницу с 9.00 до 13.00 и 14.00 до 18.00, по адресу: город Ангарск, площадь Ленина, здание администрации Ангарского городского округа, кабинет N 17, телефон (3955) 52-30-00.

5.5. Жалоба должна содержать:

5.5.1. Наименование Отдела, предоставляющего муниципальную услугу, его должностного лица или муниципального служащего, решения и действия (бездействие) которых обжалуются.

5.5.2. Фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), сведения о месте жительства заявителя - физического лица либо наименование, сведения о месте нахождения заявителя - юридического лица, а также номер (номера) контактного телефона, адрес (адреса) электронной почты (при наличии) и почтовый адрес, по которым должен быть направлен ответ заявителю.

5.5.3. Сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) Отдела, его должностного лица или муниципального служащего.

5.5.4. Доводы, на основании которых заявитель не согласен с решением и действием (бездействием) Отдела, его должностного лица или муниципального служащего. Заявителем могут быть представлены документы (при наличии), подтверждающие доводы заявителя, либо их копии.

5.5.5. Личную подпись и дату.

5.6. Жалоба, поступившая в Отдел, рассматривается в течение 15 рабочих дней со дня ее регистрации, а в случае обжалования отказа Отдела, его должностного лица в приеме документов у заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования нарушения установленного срока таких исправлений - в течение 5 рабочих дней со дня ее регистрации.

5.7. Уполномоченное на рассмотрение жалобы должностное лицо, указанное в п. 5.4 настоящего административного регламента (далее - уполномоченное лицо) обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения, в случае необходимости - с участием заявителя, направившего жалобу, или его законного представителя. Для принятия решения уполномоченное лицо вправе запрашивать необходимые для рассмотрения жалобы документы и материалы.

5.8. По результатам рассмотрения жалобы уполномоченное лицо принимает одно из следующих решений:

5.8.1. Удовлетворяет жалобу, в том числе в форме отмены принятого решения, исправления допущенных Отделом опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления муниципальной услуги документах, возврата заявителю денежных средств, взимание которых не предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Иркутской области, муниципальными правовыми актами Ангарского городского округа, а также в иных формах.

5.8.2. Отказывает в удовлетворении жалобы.

5.9. Не позднее дня, следующего за днем принятия решения, указанного в 5.8 настоящего административного регламента, заявителю в письменной форме и по желанию заявителя в электронной форме направляется мотивированный ответ о результатах рассмотрения жалобы.

5.10. В случае установления в ходе или по результатам рассмотрения жалобы признаков состава административного правонарушения или преступления уполномоченное лицо, незамедлительно направляет имеющиеся материалы в органы прокуратуры.

Мэр Ангарского городского округа

С.А.Петров