Раздел 14. Порядок работы с поручениями/документами исполнителей, предоставление сведений об исполнении поручений и документов

14. Порядок работы с поручениями/документами исполнителей, предоставление сведений об исполнении поручений и документов

14.1. Документы в подразделения администрации города Иркутска поступают посредством АСУДП в личную электронную папку исполнителя, указанного в резолюции, в виде карточки поручения с прикрепленными к ней электронными образами документов.

14.2. Сотрудники администрации города Иркутска должны проверять содержимое папки "Новое" в АСУДП регулярно, не менее 2 раз в день.

14.3. Руководители структурных подразделений администрации города Иркутска несут ответственность за своевременное исполнение документов и поручений, направленных им и исполняемых сотрудниками возглавляемых ими структурных подразделений.

14.4. Для информирования сотрудников об имеющихся у них, а также о новых поручениях, в АСУДП предусмотрено окно напоминаний, которое загружается при запуске компьютера и регулярно появляется в правой нижней части экрана независимо от того, запущена ли АСУДП на данном компьютере. В случае если у сотрудника администрации города Иркутска в течение дня не появляется окно уведомлений АСУДП, он должен незамедлительно сообщить об этом администратору АСУДП. Отдел регистрации и контроля организационно-контрольного управления аппарата администрации города Иркутска не осуществляет отправку напоминаний в бумажном виде о наступлении срока исполнения документа.

14.5. Для завершения полученного поручения сотрудник администрации города Иркутска, получивший поручение, вносит в карточку поручения информацию об исполнении согласно резолюции, отражающую конечный итог исполнения поручения, а также прикрепляет к карточке все файлы, подготовленные в процессе исполнения резолюции или поручения, если исполнение предполагало подготовку таких файлов/документов.

14.6. Если исполнение поручения предполагает подготовку письменного ответа заявителю, исполнитель средствами АСУДП, используя кнопку "Создать документ" на основной панели карточки полученного поручения, создает документ в формате MS Word, который автоматически прикрепляется к карточке поручения. Поручения, требующие подготовки ответа заявителю, должны завершаться исполнителем только при условии наличия прикрепленного к карточке поручения файла ответа заявителю в формате MS Word.

14.7. Для подготовки инициированного исходящего письма (не являющегося ответом на обращение), исполнитель/инициатор письма средствами АСУДП создает карточку проекта исходящего письма и заполняет в данной карточке следующие поля:

- информация о получателе (название организации и ФИО получателя письма);

- о чем (основное краткое содержание письма);

- подписант (сотрудник администрации города Иркутска, который подпишет исходящее письмо);

- исполнитель (указывается автор исходящего документа);

- согласующие лица (сотрудники администрации города Иркутска, визирующие проект письма перед тем, как оно поступит на утверждение подписанту. Согласующие лица указываются в поле "Согласующие лица" слева направо в порядке от вышестоящего руководителя к нижестоящему. Процесс согласования документа будет происходить автоматически последовательно, начиная с должностного лица, указанного справа в данном поле).

14.8. Исполнитель/инициатор письма создает в карточке проекта исходящего письма на вкладке "Связанные документы" связи с карточками других связанных документов. Исполнитель/инициатор письма прикрепляет к карточке проекта исходящего письма на вкладке "Вложения (файлы)" подготовленный файл письма в формате MS Word или создает файл письма средствами АСУДП (используя кнопку "Создать файл письма" на панели карточки проекта исходящего письма). После подготовки карточки и файла исходящего письма исполнитель/инициатор письма направляет проект письма на визирование нажав кнопку "Отправить на визирование" на панели карточки проекта исходящего письма.

14.9. При подготовке файлов, направляемых средствами АСУДП, и предполагающих последующее распечатывание этих файлов на бумаге, исполнитель должен убедиться, что подготовленный файл имеет требуемое оформление, настройку полей, а также разделение страниц для корректной печати этого файла на принтере. Исполнитель (создатель файла) должен в настройках печати файла проверить и убедиться, что разметка полей, разбивка страниц, а также область распечатываемых данных настроены корректно и не потребуют от сотрудника, который этот файл будет распечатывать, дополнительной настройки печати.

14.10. При подготовке файлов в формате MS Excel или при прикреплении к карточке файлов в формате MS Excel, исполнитель перед завершением поручения и отправкой файла на визирование или согласование должен в настройках печати файла проверить и убедиться, что разметка полей, а также область распечатываемых данных настроены корректно и не потребуют от сотрудника, который этот файл будет распечатывать, дополнительной настройки печати. Файл в формате Excel не должен иметь страниц внутри файла на которых отсутствует какая-либо информация (пустые страницы должны быть удалены).

14.11. После завершения исполнителем поручения в АСУДП, это поручение автоматически направляется на последовательное визирование должностным лицам, которые перепоручали его на исполнение. Результат исполнения поручения визируется согласно разделу 18 настоящего Регламента.

14.12. Если этого требует процесс исполнения документа, исполнитель перед завершением поручения может изменить или дополнить список визирующих лиц, используя кнопку "Проверить список визирующих лиц" на основной панели карточки полученного поручения.

14.13. Для снятия документа с контроля исполнитель из карточки исполненного документа направляет запрос о снятии с контроля служебным письмом в электронном виде в адрес начальника отдела регистрации и контроля организационно-контрольного управления аппарата администрации города Иркутска. При создании служебного письма исполнитель должен указать соответствующих (необходимых) согласующих лиц и подписанта служебного письма, а также исполнитель должен убедиться, что в служебном письме о снятии с контроля присутствует ссылка на карточку исполненного документа, в которой, в свою очередь, имеется электронный образ зарегистрированного исходящего письма.

14.14. Для отображения исполненных, но не снятых с контроля документов у каждого пользователя АСУДП имеется соответствующая подпапка "Исполненные, не снятые с контроля" в папке "У меня в работе (ВСЕ)" личной папки. Сотрудники администрации города Иркутска самостоятельно должны проверять наличие документов в данной папке для своевременного снятия исполненных документов с контроля.

14.15. В обязанности исполнителя поручения входят:

- своевременное информирование руководителя/автора, выдавшего поручение, в том случае, если рассматриваемый в полученном поручении вопрос не входит в перечень полномочий или обязанностей назначенного исполнителя. Для этого исполнитель должен в течение 2 (двух) рабочих дней, но не позже указанного в поручении срока исполнения завершить данное поручение с указанием в поле "Комментарий" о том, что данное поручение не входит в перечень его полномочий или обязанностей с соответствующим обоснованием;

- своевременное исполнение полученных поручений;

- подготовка ответов заявителю средствами АСУДП и прикрепление к карточке выполняемого поручения документов, являющихся результатом выполнения поручения;

- заполнение полей карточки проекта исходящего документа ("Информация о получателе", "О чем", "Подписант", "Завизировали") при подготовке инициированного исходящего письма, не являющегося ответом на поступившее обращение;

- указание в проекте исходящего документа связей с карточками связанных или упоминаемых в документе иных документов путем прикрепления ссылок в карточке проекта исходящего документа на карточки связанных документов;

- обеспечение путем настроек параметров печати файла корректного распечатывания файлов, направляемых средствами АСУДП, и предполагающих последующее распечатывание на бумаге;

- установление связи в карточке поручения с документами, на которые имеется ссылка в информации о результатах исполнения поручения, при завершении поручения, путем прикрепления ссылок в карточке поручения на карточки связанных документов.