Раздел 12. Постановка на контроль документов и поручений, снятие с контроля

12. Постановка на контроль документов и поручений, снятие с контроля

12.1. Для постановки на контроль в карточке документа, при его регистрации, на вкладке "Контроль" указываются соответствующие значения в поле "Вид контроля" и в поле "Срок контроля".

12.2. После постановки документа на контроль, данный документ отображается во вкладке "Документы, где я контролер" папки "Контроль", которая отображается в списке папок у сотрудников, осуществляющих контроль исполнения документов.

12.3. Сотрудник, осуществляющий контроль, обязан регулярно просматривать папку "Контроль" и информировать непосредственного руководителя о ходе исполнения документов, в случае необходимости.

12.4. Сотрудник, осуществляющий контроль, проверяет наличие завершенных поручений и информации об исполнении в контролируемых документах.

12.5. По всем контрольным документам в карточку документа заносятся информация об исполнении и фактическая дата исполнения.

12.6. При исполнении документа в полном объеме в поле "Фактически исполнено" на вкладке "Контроль" в карточке документа вносится информация о дате исполнения. Также заполняются следующие поля:

- результат исполнения (указывается значение из списка);

- результат ИД (результат исполнительской дисциплины - указывается значение из списка);

- дело на хранении в (указывается информация о месте хранения документов - структурное подразделение администрации города Иркутска)

12.7. Снятие документа с контроля производится сотрудником, осуществляющим контроль, на этапе визирования результата исполнения документа или на основании запроса, полученного в соответствии с процессом, описанным в п.14.13 настоящего Регламента.

12.8. Снятие документа с контроля производится сотрудником, осуществляющим контроль, путем указания даты снятия с контроля в карточке документа в поле "Снято с контроля". После заполнения поля "Снято с контроля" и сохранения карточки, внесение дальнейших изменений в данную карточку становится недоступно, карточка может быть открыта только для чтения.

12.9. О том, что документ снят с контроля, свидетельствует о наличии даты в поле "Снято с контроля" в карточке документа.

12.10. АСУДП дает возможность должностным лицам администрации города Иркутска (руководителям всех уровней) осуществлять мониторинг исполнения выданных ими поручений, производить контроль за соблюдением сроков исполнения поручений. Для этих целей все выданные должностными лицами администрации города Иркутска поручения отображаются в АСУДП в папке "Выданные мной поручения".

12.11. Исполнение поручения также может быть поставлено на контроль. Для этого, при выдаче соответствующего поручения в поле контролер должен быть указан сотрудник, осуществляющий контроль за исполнением данного поручения.

12.12. У сотрудника, осуществляющего контроль исполнения документа (контролера), в папке "Контроль" имеется подпапка "Документы, где я контролер", в которой отображаются карточки неисполненных документов, в которых при регистрации документа данный сотрудник указан контролером.

12.13. У сотрудника, осуществляющего контроль исполнения поручения, в папке "Контроль" имеется подпапка "Задания, где я контролер", в которой отображаются карточки неисполненных поручений, в которых при выдаче поручения данный сотрудник был указан контролером.

12.14. При исполнении поручения результат работы, перед поступлением визирующему лицу (автору поручения) на визирование (приемку результатов исполнения), поступает на визирование/контроль сотруднику, указанному в поле "Контролер" в карточке данного поручения.

12.15. Сотрудник, осуществляющий контроль исполнения поручения, при условии, что поручение полностью исполнено (то есть поставленные в поручении вопросы и задачи исполнителем фактически решены или выполнены), контролер принимает/визирует результат работы, подтверждая соответствие результата исполнения сути поручения, а также производит проверку соответствия приложенных к результату исполнения файлов требованиям оформления.

12.16. Если результат работы по поручению не принят автором поручения (визирующим лицом) и возвращен на доработку, поручение не считается исполненным и снова поступает на контроль к указанному сотруднику, осуществляющему контроль за исполнением резолюции или поручения.

12.17. Снять поручение с контроля имеет право автор поручения или замещающий его сотрудник, путем приемки результата исполнения поручения.