Приложение. Порядок взаимодействия муниципального казенного учреждения "Архив Ермаковского района" с организациями-источниками комплектования

Приложение

к постановлению администрации

Ермаковского района

от 10 августа 2018 г. N 441-п

Порядок
взаимодействия муниципального казенного учреждения "Архив Ермаковского района" с организациями-источниками комплектования

1. Общее положение

1.1. Положение составлено в целях формирования и обеспечения сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов, находящихся на временном хранении у источников комплектования Ермаковского архива, оказания методической и практической помощи архивным и экспертным службам организаций в соответствии со ст. 20, 23 Федерального закона от 2.10.2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", ст. 2. Федерального закона от 18.06.2017 г. N 127-ФЗ "О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации", п.п. 4.2.2, 4.2.3, 4.9 "Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук", утвержденных приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19, приказа Министерства культуры Российской Федерации "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях" от 31.03.2015 г. N 526, Устава муниципального казенного учреждения "Архив Ермаковского района" (далее - Ермаковский архив) от 12 ноября 2015 г. N 773-п

ГАРАНТ:

По-видимому, в предыдущем абзаце допущена опечатка. Дату "от 2.10.2004 г." следует читать как "от 22.10.2004 г."

1.2. Положение регламентирует и регулирует отношения между организацией - источником комплектования (далее - организация) и Ермаковским архивом по обеспечению сохранности, учету, хранению, комплектованию и использованию документов Архивного фонда Российской Федерации, а также документов по личному составу, образовавшихся в процессе деятельности организации, порядок осуществления взаимодействия с организациями путем проведения изучения организации делопроизводства и сохранности документов сотрудниками Ермаковского архива ведомственных архивов и организаций определяет круг вопросов, подлежащих обследованию в обязательном порядке.

1.3. Термины и определения

Архивный фонд - совокупность архивных документов, исторически или логически связанных между собой (документы Архивного фонда Российской Федерации, Архивного фонда Ермаковского района и другие архивные документы).

Акт обследования - контрольно-учетный и оперативный документ, в котором сотрудник отражает состояние архива организации при осуществлении текущего архивного наблюдения, а также предложения (рекомендации) по устранению нарушений правил работы ведомственных архивов организаций.

2. Обязательства сторон

2.1. Организация:

2.1.1. Обеспечивает сохранность архивных документов, образующихся в процессе ее деятельности, в течение сроков, установленных нормативными правовыми актами;

2.1.2. Осуществляет учет, упорядочение, создание научно-справочного аппарата к документам Архивного фонда Российской Федерации и по личному составу, а также использование архивных документов в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации, Красноярского края;

2.1.3. Осуществляет отбор, подготовку и передачу в упорядоченном состоянии документов Архивного фонда Российской Федерации в Ермаковский архив с соблюдением установленных правил организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов. Документы Архивного фонда Российской Федерации передаются в Ермаковский архив по описям на бумажном и электронном носителях и в специальных архивных коробах. Передача документов на хранение оформляется актом приема-передачи;

2.1.4. Готовит и представляет в Ермаковский архив для рассмотрения и подготовки заключения в архивное агентство Красноярского края

к утверждению:

описи дел постоянного хранения;

на согласование:

описи дел по личному составу;

акты об утрате документов постоянного хранения и по личному составу;

акты о не обнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны;

акты о неисправимых повреждениях документов.

2.1.5. Разрабатывает и представляет на согласование в Ермаковский архив:

номенклатуру дел, образующихся в ее деятельности;

проект инструкции по делопроизводству;

проекты положений об архиве и экспертной комиссии организации;

2.1.6. Ежегодно представляет сведения об объеме документов Архивного фонда Российской Федерации и по личному составу, хранящихся в организации (паспорт архива);

2.1.7. Своевременно информирует Ермаковский архив об изменении адреса, переименовании, реорганизации, ликвидации организации, а также об изменении места хранения документов;

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником

2.3. Ермаковский архив:

2.3.1. На основании акта приема-передачи принимает обязательства по хранению документов Архивного фонда Российской Федерации, образовавшихся в процессе деятельности организации, обеспечивает их сохранность, учет, а также осуществляет использование документов в соответствии с законодательством Российской Федерации;

2.3.2. Обеспечивает выдачу организации во временное пользование дел, переданных ею на постоянное хранение;

2.3.3. Оказывает организации необходимую методическую и практическую помощь по вопросам архивного дела и делопроизводства, в повышении квалификации сотрудников организации, отвечающих за работу архива и организацию делопроизводства, изучает организацию делопроизводства и сохранность документов в организации.

3. Организация и порядок проведения изучения организации делопроизводства и сохранности документов ведомственных архивов

3.1. Изучения организации делопроизводства и сохранности документов в организациях осуществляется в целях соблюдения правил и условий хранения документов Архивного фонда, находящихся на временном хранении в организации и оказания консультативно-методической помощи по следующим вопросам:

- организации документов в делопроизводстве и формировании дел;

- отбору документов в состав Архивного фонда и подготовке к передаче их на постоянное хранение;

- по упорядочению документов по личному составу;

- по ведению учета документов Архивного фонда, находящихся на временном хранении;

- по совершенствованию работы делопроизводственных, архивных и экспертных служб источников комплектования;

- повышению профессиональной квалификации работников делопроизводственных, архивных и экспертных служб источников комплектования.

3.2. Основанием для выхода сотрудника Архива в организацию с целью изучения организации делопроизводства и сохранности документов является план работы Ермаковского архива, поручения Учредителя, обращения учреждений и организаций с целью оказания методической и практической помощи, в условиях ситуации угрозы сохранности документов. Внеплановое изучения организации делопроизводства и сохранности документов осуществляется по письменному обращению организации или по e-mail.

4. Оформление результатов изучения организации делопроизводства и сохранности документов ведомственного архива

4.1. Результаты изучения организации делопроизводства и сохранности документов, условий хранения документов Архивного фонда (далее - обследование), находящихся на временном хранении в организации, оформляются актом (справкой), который объективно отражает состояние дел в организации.

4.2. Акт (справка) должен быть составлен в двух экземплярах (один подшивается в наблюдательное дело по данной организации, хранящейся в Ермаковском архиве, второй направляется в обследуемую организацию).

5. Обязанности, права и ответственность сотрудников Архива, осуществляющих консультативно-методическую помощь и обследование организаций (ведомственных архивов)

5.1. При проведении консультаций и обследования организации

сотрудники Ермаковского архива обязаны:

- руководствоваться действующим законодательством и нормативно-методическими актами по архивному делу Российской Федерации;

- четко и объективно освещать деятельность организации (ведомственного архива);

- вести себя корректно по отношению к работникам обследуемой организации;

- обеспечить качественное консультирование сотрудников организации и своевременное оформление результатов обследования;

5.2. При проведении обследования организации сотрудники Ермаковского архива имеют право:

- знакомиться с документами обследуемой организации (инструкция по делопроизводству, номенклатура дел, положения об архиве и экспертной комиссии, приказ о назначении лица, ответственного за архив, инструкции о мерах пожарной безопасности, план эвакуации документов на случай пожара, план мероприятий по эвакуации и укрытию документов при чрезвычайных происшествиях, журнал регистрации показаний контрольно-измерительных приборов по влажности и температуре воздуха, и т.д.);

- проводить консультации дистанционно при наличии в организации и у сотрудников Ермаковского архива подключения к сети Интернет;

- своевременно получать информацию о внесении изменений в законодательные акты и организационную структуру Красноярского края, касающиеся архивного дела.

6. Порядок ведения наблюдательных дел организаций-источников комплектования

В соответствии с п.4.2.3. Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденных приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19, "Архив ведет наблюдательное дело на каждый государственный орган, орган местного самоуправления и организацию - источник комплектования архива, в которое включаются документы, характеризующие его правовой статус и деятельность, а также работу архива и организацию документов в делопроизводстве".

В наблюдательное дело включаются следующие группы документов:

документы, характеризующие организацию; документы, характеризующие работу архива организации, постановку делопроизводства в организации.

Документы, характеризующие организацию:

копии нормативных и распорядительных документов о создании организации,

изменениях ее наименования и подчиненности, реорганизации и ликвидации; справки об изменениях в структуре и форме собственности организации;

Документы, характеризующие работу архива организации, постановку

делопроизводства в организации:

копии распорядительных документов руководителя организации о назначении ответственного за делопроизводство и архив, о создании и составе экспертной комиссии (ЭК) организации, других распорядительных документов, касающихся архивного дела и делопроизводства организации; положение об архиве (если имеется); положение об ЭК организации; планы работы ЭК организации; переписка об изменении номенклатуры дел; инструкция по делопроизводству (и распорядительный документ о введении ее в действие);

справки, акты, предписания по результатам обследования делопроизводства и архива организации; акты организации об утратах документов постоянного срока хранения, документов по личному составу, акты о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны, документы о причинах утраты и мерах по розыску документов (после приема документов организации на постоянное хранение в архив указанные документы помещаются в дело фонда);

переписка с организацией по вопросам ведения делопроизводства и обеспечения сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации.

С целью контроля за качеством описей в наблюдательное дело могут помещаться заключения на годовые разделы описей, направляемые на рассмотрение ЭПК архивного агентства Красноярского края, и выписки из протоколов заседаний ЭПК с замечаниями к ним.

Наблюдательное дело формируется с момента включения организации в Список организаций-источников комплектования Архива и ведется до момента исключения организации из него.

При исключении организации из числа источников Архива ее наблюдательное дело подвергается полной обработке (экспертиза, переплет, нумерация), включается в опись и принимается на постоянное хранение в Ермаковский архив.