Распоряжение администрации города Горно-Алтайска от 25 января 2017 г. N 62-р "Об утверждении Положения об Архивном отделе Администрации города Горно-Алтайска" (с изменениями и дополнениями)

Распоряжение администрации города Горно-Алтайска от 25 января 2017 г. N 62-р
"Об утверждении Положения об Архивном отделе Администрации города Горно-Алтайска"

С изменениями и дополнениями от:

10 ноября 2017 г.

В соответствии с Федеральным законом от 6 октября 2003 года N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", Федеральным законом от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Законом Республики Алтай от 24 декабря 2007 года N 103-РЗ "Об архивном деле в Республике Алтай", Законом Республики Алтай от 14 марта 2003 года N 9-61 "О наделении органов местного самоуправления государственными полномочиями в области архивного дела", статьями 35, 37 Устава муниципального образования "Город Горно-Алтайск", принятого постановлением Горно-Алтайского городского Совета депутатов от 29 августа 2013 года N 12-3, распоряжением Администрации города Горно-Алтайска от 21 декабря 2016 года N 2003-р:

1. Утвердить прилагаемое Положение об Архивном отделе Администрации города Горно-Алтайска.

2. Настоящее Распоряжение вступает в силу с 1 февраля 2017 года.

3. Контроль за исполнением настоящего Распоряжения возложить на Управляющего делами Администрации города Горно-Алтайска.

Первый заместитель главы администрации города Горно-Алтайска

О.А. Сафронова

Утверждено
распоряжением Администрации
города Горно-Алтайска
от "25".01.2017 года N 62-р

Положение

об Архивном отделе Администрации города Горно-Алтайска

С изменениями и дополнениями от:

10 ноября 2017 г.

I. Общие положения

1. Настоящие Положение об Архивном отделе Администрации города Горно-Алтайска (далее - Положение) разработано в соответствии с Федеральным законом от 6 октября 2003 года N 131-ФЗ "Об общих принципах местного самоуправления в Российской Федерации", Федеральным законом от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Законом Республики Алтай от 14 марта 2003 года N 9-61 "О наделении органов местного самоуправления государственными полномочиями в области архивного дела", Законом Республики Алтай от 24 декабря 2007 года N 103-РЗ "Об архивном деле в Республике Алтай", Уставом муниципального образования "Город Горно-Алтайск".

2. Архивный отдел Администрации города Горно-Алтайска (далее - отдел) - структурное подразделение Администрации города Горно-Алтайска, создан в целях эффективной организации архивного дела в муниципальном образовании "Город Горно-Алтайск" и реализации полномочий муниципального образования в области архивного дела, а равно переданных государственных полномочий в области архивного дела.

3. В своей деятельности отдел руководствуется федеральным законодательством, законодательством Республики Алтай, муниципальными правовыми актами, нормативно-методическими документами Федерального архивного агентства в области архивного дела, локальными нормативными правовыми актами Администрации города Горно-Алтайска, настоящим Положением.

4. Отдел осуществляет свою деятельность в тесном взаимодействии со структурными подразделениями, отраслевыми (функциональными) органами Администрации города Горно-Алтайска, с Комитетом по делам ЗАГС и архивов Республики Алтай, средствами массовой информации.

5. Отдел находится в непосредственном подчинении Управляющего делами администрации города Горно-Алтайска.

6. Затраты на финансовое и материально-техническое обеспечение отдела осуществляется за счет бюджетных ассигнований, предусмотренных бюджетом муниципального образования "Город Горно-Алтайск" (далее - муниципальное образование), и субвенций, предоставляемых из республиканского бюджета в соответствии с Законом Республики Алтай от 14 марта 2003 года N 9-61 "О наделении органов местного самоуправления государственными полномочиями в области архивного дела".

7. Внесение изменений в настоящие Положение осуществляется распоряжением Администрации города Горно-Алтайска.

II. Основные задачи отдела

8. Основными задачами отдела являются:

а) обеспечение сохранности и ведение государственного учета архивных документов, подлежащих постоянному и длительному хранению.

б) представление в установленном порядке учетных данных в сфере архивного дела в Комитет по делам ЗАГС и архивов Республики Алтай;

в) комплектование Архивного отдела документами, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение для населения города Горно-Алтайска и Республики Алтай в целом;

г) организационно-методическое руководство деятельностью ведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве органов местного самоуправления города Горно-Алтайска, муниципальных учреждений, муниципальных унитарных предприятий, организаций иных форм собственности и граждан, в процессе деятельности которых образуются документы Архивного фонда Республики Алтай, другие архивные документы, проведение совещаний, семинаров по вопросам организации и методики работы с документами, организация конкурсов, проверка сохранности архивных документов;

д) информационное обеспечение органов местного самоуправления города Горно-Алтайска, организация использования архивных документов, удовлетворение прав граждан на архивную информацию.

III. Функции отдела

9. Основными фикциями отдела являются:

а) обеспечивает хранение архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей;

б) осуществляет учет документов, принятых в отдел, представляет в установленном порядке учетные данные в Комитет по делам ЗАГС и архивов Республики Алтай;

в) подготавливает предложения по повышению безопасности хранящихся в отделе документов, вносит в установленном порядке на рассмотрение лица, исполняющего полномочия главы Администрации города Горно-Алтайска и реализацию принятых решений;

г) обеспечивает проведение экспертизы ценности документов, хранящихся в отделе;

д) составляет списки организаций - источников комплектования отдела и представляет их в установленном порядке на согласование в Комитет по делам ЗАГС и архивов Республики Алтай и на утверждение лица, исполняющего полномочия главы Администрации города Горно-Алтайска, ведет систематическую работу по уточнению списков;

е) организует в соответствии с законодательно установленными сроками отбор архивных документов организаций - источников комплектования для постоянного и долговременного хранения и осуществляет их прием в отдел;

ё) оказывает методическую помощь по вопросам организации и сохранности архивных документов, в том числе по личному составу, в организациях - источниках комплектования отдела;

ж) осуществляет в установленном законодательством порядке рассмотрение и согласование локальных нормативных и методических документов, определяющих порядок документационного обеспечения управления и работы архива организации: положений об архивах, экспертных комиссиях, номенклатур дел организаций - источников комплектования отдела, инструкций по делопроизводству, актов о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения, описей постоянного срока хранения организаций - источников комплектования отдела, согласование описей дел по личному составу реорганизованных, ликвидированных организаций, документы которых подлежат приему в отдел;

з) обеспечивает в установленном законодательством порядке рассмотрение Комитетом по делам ЗАГС и архивов Республики Алтай описей дел постоянного срока хранения и по личному составу, поступивших от организаций - источников комплектования отдела;

и) обеспечивает рассмотрение и утверждение Комитетом по делам ЗАГС и архивов Республики Алтай описей дел по личному составу ликвидированных организаций, документы которых подлежат приему в отдел;

й) организует провидение совещаний, семинаров, консультаций по вопросам организации и методики работы с документами;

к) подготавливает предложения по улучшению сохранности архивных документов, по улучшению документационного обеспечения управления в организациях города Горно-Алтайска, повышению квалификации работников делопроизводственных служб, внесение предложений в установленном порядке на рассмотрение лица, исполняющего полномочия главы Администрации города Горно-Алтайска и реализацию принятых решений;

л) обеспечивает исполнение социально-правовых запросов физических и юридических лиц на документную информацию путем выдачи в установленном законодательством порядке дел во временное пользование, подготовку заверенных копий архивных документов, выписок из них;

м) обеспечивает проведение документальных выставок, представляет архивные материалы для средств массовой информации;

н) обеспечивает исполнение социально-правовых запросов граждан на основе принятых в отдел документов по личному составу, выдача заверенные архивные справки, заверенные копии и выписки из документов;

o) осуществляет прием граждан, рассматривает поступившие от граждан заявления, консультирует их по вопросам розыска архивных документов;

п) обеспечивает создание и совершенствование поисково-справочного аппарата к документам, хранящимся в отделе, в том числе Справочник о составе и содержании фондов отдела, автоматизирование информационно-поисковой системы, базы данных, архивные справочники о составе и содержании документов;

p) обеспечивает подготовку проектов муниципальных правовых актов в целях совершенствования работы отдела;

с) реализует отдельные государственные полномочия по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности и находящихся на территории города Горно-Алтайска.

IV. Права отдела

10. Отдел имеет право:

а) выдавать копии архивных документов, выписки и справки социально-правового характера, исполненных на основе архивных документов с использованием бланка Администрации города Горно- Алтайска и круглой печати с изображением герба города Горно-Алтайска для удостоверения;

б) давать в пределах своей компетенции организациям, находящимся на территории города Горно-Алтайска, методические рекомендации по вопросам организации и хранения архивных документов, организации документов в делопроизводстве, устранению выявленных недостатков;

в) принимать участие в совещаниях, семинарах, проверках и мероприятиях, проводимых Администрацией города Горно-Алтайска, её отраслевыми (функциональными) органами и иными структурными подразделениями;

г) запрашивать и получать в установленном порядке от организаций - источников комплектования, независимо от их ведомственной подчиненности, организационно-правовых форм и форм собственности, необходимые сведения об организации хранения и состоянии сохранности архивных документов, организации документов в делопроизводстве, использовании в делопроизводстве информационных технологий, участвовать в работе экспертных комиссий организаций;

д) вносить на рассмотрение Администрации города Горно-Алтайска и Комитета по делам ЗАГС и архивов Республики Алтай предложения по развитию архивного дела, улучшению обеспечения сохранности, комплектования и использования документов, хранящихся в архивном отделе, совершенствованию работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве организаций;

е) осуществлять проверку в установленном порядке исполнения организациями, расположенными на территории города Горно-Алтайска, независимо от их ведомственной подчиненности, организационно- правовых форм и форм собственности, требований федерального и республиканского законодательства в области архивного дела;

ё) запрашивать и получать сведения, необходимые для работы по уточнению списков источников комплектования отдела;

ж) по согласованию с организациями участвовать в работе ликвидационных комиссий с целью решения вопросов обеспечения сохранности документов ликвидируемых организаций;

з) взаимодействовать в своей деятельности с отраслевыми (функциональными) органами и иными структурными подразделениями Администрации города Горно-Алтайска, организациями, находящимися на территории города Горно-Алтайска, Комитетом по делам ЗАГС и архивов Республики Алтай, общественными организациями.

и) запрашивать у структурных подразделений, отраслевых (функциональных) органов Администрации города Горно-Алтайска, муниципальных учреждений, муниципальных предприятий муниципального образования, хозяйственных обществ, более пятидесяти процентов акций (долей) в уставном капитале которых находится в муниципальной собственности муниципального образования, и получать документы, информацию, справки, расчеты, необходимые для выполнения своих задач и функций;

й) привлекать с согласия руководителя структурного подразделения, отраслевого (функционального) органа Администрации города Горно-Алтайска их специалистов для подготовки проектов муниципальных правовых актов и других документов, а также для разработки и осуществления мероприятий, проводимых отделом в соответствии с возложенными на него задачами и функциями;

к) участвовать в совещаниях и заседаниях, проводимых лицом, исполняющим полномочия главы Администрации города Горно-Алтайска, Администрацией города Горно-Алтайска;

л) проводить семинары-совещания по вопросам, относящимся к компетенции отдела;

м) повышать квалификацию и необходимые профессиональные навыки специалистов отдела;

н) пользоваться информационными банками данных, оргтехникой Администрации города Горно-Алтайска, использовать имеющиеся системы связи;

о) вносить лицу, исполняющему полномочия главы Администрации города Горно-Алтайска, предложения по совершенствованию форм и методов работы отдела;

п) осуществлять иные права, предусмотренные действующим законодательством, необходимые для реализации своих задач и функций.

V. Организация деятельности отдела

Информация об изменениях:

Пункт 11 изменен с 10 ноября 2017 г. - Распоряжение администрации города Горно-Алтайска от 10 ноября 2017 г. N 1327-р

См. предыдущую редакцию

11. Структура отдела и штатная численность определяются распоряжением лица, исполняющего полномочия главы Администрации города Горно-Алтайска.

12. Отдел возглавляет начальник отдела администрации (далее - начальник отдела), который является муниципальным служащим.

13. Начальник отдела назначается на должность лицом, исполняющим полномочия главы Администрации города Горно-Алтайска.

14. В непосредственном подчинении начальника отдела находятся (далее - специалисты отдела):

а) лица, не замещающие должности муниципальной службы, - архивист 2 категории и архивист.

15. Начальник отдела:

а) осуществляет руководство отделом, планирует и организует деятельность отдела, несет персональную ответственность за выполнение возложенных на отдел задач и функций;

б) осуществляет контроль и принимает необходимые меры по соблюдению в отделе сроков исполнения поступившей в отдел корреспонденции;

в) распределяет должностные обязанности между специалистами отдела;

г) дает специалистам отдела обязательные для исполнения поручения в пределах компетенции отдела;

д) обеспечивает соблюдение специалистами отдела служебной (трудовой) дисциплины, контролирует своевременное и качественное исполнение ими поручений;

е) осуществляет иные права и выполняет другие обязанности в соответствии с должностной инструкцией.

16. В случае временного отсутствия начальника отдела (в связи с болезнью, отпуском, командировкой), невозможности исполнения им своих обязанностей его обязанности временно исполняет архивист 2 категории, в том числе и в порядке совмещения должностей.

17. Права, обязанности, ответственность начальника отдела, иных специалистов отдела конкретизируются их должностными инструкциями.