Приложение. Инструкция по делопроизводству в Правительстве Калининградской области

Приложение
к постановлению Правительства
Калининградской области
от 10 апреля 2017 г. N 180

Инструкция

по делопроизводству в Правительстве Калининградской области

V. Организация документооборота и исполнения документов

Глава 1. Организация документооборота

348. Движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.

349. Все документы в Правительстве делятся на документопотоки:

поступающая документация (входящая);

отправляемая документация (исходящая);

внутренняя документация, разрабатываемая в Правительстве и не направляемая за пределы.

350. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в Правительстве, регламентируются Регламентом, настоящей Инструкцией, положениями об исполнительных органах государственной власти Калининградской области, должностными регламентами.

Глава 2. Организация доставки документов

351. Доставка документов в Правительство осуществляется, как правило, средствами почтовой, фельдъегерской и специальной связи на основании заключенных договоров (контрактов), а также электрической связи, непосредственно нарочными (курьерами) самих отправителей и по системе межведомственного электронного документооборота (МЭДО), сервера электронного взаимодействия (СЭВ).

352. Почтовой связью доставляется письменная корреспонденция в виде простых, заказных и ценных писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания.

353. По каналам электрической связи поступают: телеграммы, факсограммы, телефонограммы, электронные документы.

354. По системе межведомственного электронного документооборота поступают: постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, поручения Правительства Российской Федерации, письма Аппарата Правительства Российской Федерации, письма из Управления делами Президента Российской Федерации по работе с обращениями граждан и организаций, из федеральных органов исполнительной власти, государственных органов и организаций, включенных в указанную систему.

Глава 3. Прием, обработка и распределение входящих документов

355. Поступающие в Правительство документы принимаются, проходят стадии первичной обработки, регистрации, предварительного рассмотрения и распределения в Административном управлении.

356. Документы, поступившие фельдсвязью по окончании рабочего дня, в выходные и праздничные дни, принимаются в приемной Губернатора сотрудниками Секретариата Губернатора.

357. Корреспонденция, поступившая фельдъегерской связью, принимается по описи. Сотрудник отдела документационного обеспечения, принимающий фельдъегерскую почту, расписывается на каждом листе описи, представленной фельдъегерями, сверяя корреспонденцию по количеству и адресам отправителей. Номера на конвертах должны совпадать с номерами в описи. В случае обнаружения поврежденных пакетов в почтовом реестре (описи) делается соответствующая запись.

358. Первый экземпляр описи возвращается фельдъегерю, визовой подшивается в дело отдела документационного обеспечения. Расписка в реестре (описи) за получение корреспонденции заверяется оттиском печати Правительства с текстом внутри "Административное управление. Для документов" или "Административное управление. Для пакетов".

359. При приеме нарочной корреспонденции после проверки на обороте последнего листа каждого документа ставится штамп с указанием даты поступления документа в Правительство.

360. Служебные документы, адресованные Губернатору, поступившие в приемную Губернатора, заместителей Председателя Правительства или непосредственно в структурные подразделения, подлежат обязательной передаче в Административное управление для регистрации.

361. При отсутствии входящего регистрационного номера на документе, послужившем основанием для подготовки структурным подразделением исходящего письма, исходящий документ к регистрации и отправке по официальным каналам связи Правительства Калининградской области не принимается.

362. В процессе первичной обработки конверты (бандероли) проверяются на целостность упаковки, правильность доставки (адреса). Все конверты (бандероли), за исключением имеющих пометку "вручить лично", вскрываются.

363. Ошибочно присланные документы пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю с приложением соответствующего акта.

364. При нарушении целостности упаковки документов сотрудник отдела документационного обеспечения Административного управления проставляет на упаковке отметку "Поступило в поврежденном виде", которую заверяет своей подписью с расшифровкой и указанием даты. В этом случае почтовое отправление направляется на исполнение с упаковкой.

365. Конверты (упаковка) от поступившей корреспонденции уничтожаются через 2 рабочих дня.

Конверты (упаковка) сохраняются и прилагаются к поступившим документам в следующих случаях:

1) обязательно - к обращениям граждан;

2) к документам, связанным с рассмотрением дел в судах общей юрисдикции и арбитражных судах (претензии, иски, повестки, решения, определения, постановления судов и т.д.);

3) к уведомлениям о собраниях акционеров акционерных обществ;

4) если в документе не указан адрес отправителя и (или) соответствующие реквизиты (номер, дата);

5) если дата, проставленная на документе, расходится с датой, указанной в почтовом штемпеле на конверте более чем на два рабочих дня;

6) если проставленная в почтовом штемпеле на конверте дата отправления или получения имеет значение в качестве доказательства времени отправки или получения данных документов.

Затем проверяется наличие документов, включая приложения, а также соответствие номеров документов номерам, указанным на конвертах, правильность (полнота) оформления документа.

366. При отсутствии приложений либо отсутствии необходимых реквизитов документа (подпись, дата и регистрационный номер) документ возвращается отправителю с приложением соответствующего акта.

При обнаружении повреждений или отсутствии документов составляется акт об отсутствии (или повреждении) документов (приложений) в почтовом отправлении в двух экземплярах. Один экземпляр акта направляется отправителю документа, второй подшивается в соответствующее дело.

367. Поступающие документы распределяются на регистрируемые и нерегистрируемые.

Не подлежат регистрации:

- повестки дня заседаний Правительства и материалы к заседаниям;

- материалы к заседаниям рабочих групп и комиссий Правительства;

- сводки и справки по контролю исполнения поручений;

- поздравительные и благодарственные письма, телеграммы, пригласительные билеты;

- программы семинаров, конференций, симпозиумов и подобных мероприятий;

- бюллетени и другие периодические издания научно-исследовательских институтов;

- работы научно-исследовательских институтов, присланные для сведения;

- коммерческие предложения;

- печатные издания (книги, журналы, бюллетени, вырезки из газет);

- статистические сборники и информационные справочники;

- счета организаций;

- образцы проспектов, каталогов и других рекламных материалов иностранных организаций и фирм, международных ярмарок и выставок;

- месячные и квартальные бухгалтерские отчеты;

- документы по материально-техническому обеспечению;

- формы статистической отчетности;

- бухгалтерские документы по внутренним расчетам;

- унифицированные формы;

- бланки документов;

- извещения об отпусках и командировках;

- документы (заявки, наряды, списки) по хозяйственному, культурно-бытовому обслуживанию;

- заявления о предоставлении путевок в дома отдыха, оздоровительные лагеря, детские сады.

368. Работа с незарегистрированными документами не допускается, за исключением документов, указанных в п. 367 настоящей Инструкции.

369. На каждый документ в СЭДО заводится регистрационная карточка. Регистрация документов производится в соответствии с настоящей Инструкцией.

В том случае, если в поступившем документе имеется ссылка на другие документы, в его регистрационной карточке в СЭДО осуществляется связка с ними.

В правой нижней части лицевой стороны первого листа документа проставляется регистрационный штамп.

После присвоения поступившим документам регистрационного номера и нанесения штрих-кода документы сканируются.

Электронная копия документа присоединяется к его регистрационной карточке.

Не подлежат сканированию следующие документы:

- содержащие информацию ограниченного доступа, в том числе с пометками "Для служебного пользования" и "конфиденциально";

- содержащие кадровую информацию и персональные данные, в том числе о государственных гражданских служащих Калининградской области;

- прилагаемые к письмам нотариально заверенные, а также сшитые документы, заверенные подписью должностного лица и печатью организации (свыше 15 листов);

- объемные приложения к документам (брошюры, книги и т.д.) свыше 50 листов;

- оформленные на листах иного, кроме А4, формата;

- оформленные на бумаге нестандартной толщины (менее 57 г/м или более 120 г/м).

370. Зарегистрированные документы на имя Губернатора или в адрес Правительства передаются в Административное управление для рассмотрения и подготовки проектов указаний по исполнению документа.

Документы, адресованные заместителям Председателя Правительства и поступившие из федеральных государственных органов государственной власти, после регистрации передаются для рассмотрения и подготовки проектов указаний по исполнению документов в соответствующие секретариаты заместителей Председателя Правительства.

Остальные документы на бумажном носителе в соответствии с требованиями действующего законодательства Российской Федерации (в том числе связанные с финансированием, а также финансовая и бюджетная отчетность) передаются Административным управлением через ячейки установленного образца по аналогичным маршрутам в секретариаты соответствующих заместителей Председателя Правительства, а также ответственным за делопроизводство в Правительстве.

371. Рассмотренные руководством документы в СЭДО с применением ЭП автоматически направляются на исполнение указанным в указании по исполнению документа должностным лицам.

372. Документы на бумажных носителях (ДСП) после рассмотрения Губернатором вновь возвращаются в Административное управление и передаются на исполнение заместителям Председателя Правительства и в структурные подразделения. При этом, исходя из указания по исполнению, документ копируется в необходимом количестве экземпляров согласно количеству соисполнителей.

373. Обработка и передача документов на бумажных носителях исполнителям осуществляется в день их поступления в Правительство Калининградской области либо в первой половине следующего рабочего дня при поступлении документов после 17:00 или в нерабочее время (срочные - немедленно).

374. Обращения граждан регистрируются отдельно от других документов в сроки, установленные действующим законодательством.

Лица, ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях, обязаны забирать поступившую корреспонденцию не реже двух раз в день.

375. Входящие документы передаются исполнителям в течение рабочего дня, срочные документы - немедленно. Для получения зарегистрированных документов с указанием по исполнению поручения Губернатора с отметками срочности доставки "Вручить немедленно" и "Срочно", а также с контрольным сроком исполнения менее 3 дней сотрудник Административного управления вызывает сотрудника соответствующего секретариата заместителей Председателя Правительства или ответственного за делопроизводство структурных подразделений.

376. Заместитель Председателя Правительства, получивший адресованную ему корреспонденцию по вопросам, не относящимся к его компетенции в соответствии с распределением обязанностей, по договоренности (либо со служебной запиской), передает ее через Административное управление заместителю Председателя Правительства, к сфере ведения которого относятся вопросы, затрагиваемые в документе.

377. Переадресация (переметка) и передача документов по принадлежности вопроса из одного структурного подразделения в другое подразделение, к сфере ведения которого относятся вопросы, затрагиваемые в документе, осуществляется со служебной запиской через Административное управление.

Документ должен быть переадресован в течение 3 дней со дня поступления в секретариат заместителя Председателя Правительства или в структурное подразделение, если срок его исполнения более 10 дней, и в течение одного дня при сроке его исполнения менее 10 дней.

Документы с просроченным сроком исполнения могут быть переадресованы только после продления срока их исполнения в установленном порядке.

378. Подлинник документа на бумажном носителе, исполняемого несколькими подразделениями, получает ответственный (головной) исполнитель.

Административное управление осуществляет направление подлинника документа в адрес основного исполнителя.

379. В случае, если поступившие документы не требуют исполнения, руководители структурных подразделений аппарата Правительства делают на них пометки об ознакомлении и списании в дело (на бланк указания по исполнению документа ставится отметка: "В дело", подпись и дата).

380. Поступившие телеграммы принимаются под расписку сотрудниками Административного управления с проставлением даты и времени приема, регистрируются, а затем передаются на рассмотрение руководству и исполнение.

381. Документы, полученные на официальные номера Правительства по каналам факсимильной связи, регистрируются в установленном порядке и передаются адресатам в день их приема, срочные - немедленно.

382. Поступающая в Правительство корреспонденция на иностранных языках регистрируется в Административном управлении и передается в СЭДО по журналу в Агентство по международным и межрегиональным связям Калининградской области, которым в течение трех суток организуется подготовка аннотации для Губернатора и его заместителей с переводом текста документа на русский язык. После доклада соответствующему должностному лицу эти документы передаются на регистрацию (регистрируется аналогично остальной входящей корреспонденции и передается должностному лицу, которому она адресована.)

ГАРАНТ:

Нумерация глав приводится в соответствии с источником

Глава 3. Организация обработки и передачи исходящих документов, подготовленных на бумажном носителе

383. Исходящие документы, предназначенные для передачи на подпись Губернатору и требующие согласования с заместителем Председателя Правительства в соответствии с распределением обязанностей, либо подготовленные за подписью заместителя Председателя Правительства, передаются ответственными за делопроизводство в Правительстве сотрудникам секретариатов соответствующих заместителей Председателя Правительства.

384. Исходящие документы, предназначенные для передачи на подпись Губернатору, передаются ответственными за делопроизводство в Правительстве в Административное управление.

385. Исходящие документы передаются для подписания (визирования) с подлинниками входящих и внутренних документов, на основании которых они подготовлены (далее - документы-основания). При этом к исходящему документу в хронологической последовательности прикладываются входящий документ-основание с указаниями по исполнению документа, докладные записки о переносе сроков исполнения поручения, служебные записки, представляющие собой переписку между структурными подразделениями-соисполнителями в процессе подготовки документа и другие документы, связанные с его подготовкой.

386. Документы, поступающие на подпись (согласование) заместителю Председателя Правительства, просматриваются и визируются помощником заместителя Председателя Правительства. При этом обращается внимание на наличие документов, послуживших основанием для написания письма, наличие указаний по исполнению поручения Губернатора, заместителей Председателя Правительства, руководителей исполнительных органах государственной власти Калининградской области, правильность и полноту выполнения указания по исполнению документа, наличие приложений, правильность оформления проекта письма (в том числе правильность указания адресата, наличие виз исполнителей и соисполнителей, указание исполнителя и др.).

387. Уполномоченное лицо Административного управления проверяет наличие оригиналов документов, послуживших основанием для написания письма, наличие указаний по исполнению поручения Губернатора, заместителей Председателя Правительства, правильность и полноту выполнения указаний по исполнению документа, наличие виз руководителей структурных подразделений-исполнителей и соисполнителей, заместителей Председателя Правительства, корректора (если письмо передается на подпись Губернатору), правильность оформления проекта письма, наличие приложений.

388. Ответственность за правильность и полноту выполнения указаний по исполнению документа, за качество подготовленных проектов писем за подписью Губернатора, заместителей Председателя Правительства возлагается на руководителей исполнительных органов государственной власти Калининградской области.

389. Неправильно или не полностью оформленные и содержащие грамматические ошибки документы возвращаются исполнителю для доработки и визирования у соисполнителей и повторного представления на подпись Губернатору или его заместителю.

390. Все исходящие документы Правительства подлежат обязательной регистрации в соответствии с настоящей Инструкции. Не прошедший регистрацию документ не является официальным документом Правительства и на отправку не принимается.

391. Исходящие документы, подписанные Губернатором и заместителями Председателя Правительства, регистрируются централизованно в Административном управлении.

392. Исходящие документы печатаются в количестве, необходимом для направления адресатам, плюс два экземпляра.

Второй экземпляр является визовым, который в процессе согласования текста документа визируется исполнителем, начальником отдела, руководителем исполнительного органа государственной власти Калининградской области, соисполнителями, заместителями Председателя Правительства и корректором (если документ подписывается Губернатором).

393. Исходящие документы регистрируются только при наличии копий всех отправляемых приложений к визовому экземпляру (за исключением копий законов, актов Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, актов Губернатора и Правительства).

394. После регистрации исходящие документы, подписанные Губернатором или заместителями Председателя Правительства, направляются адресатам, визовые экземпляры вместе с приложениями формируются сотрудниками Административного управления в дела согласно утвержденной номенклатуре дел, третьи экземпляры передаются структурному подразделению-исполнителю.

395. Вторая и третья копии зарегистрированного исходящего документа заверяются путем проставления пометки (или оттиска штампа) "Верно" и подписи сотрудника, осуществляющего регистрацию документа и удостоверяющего полное соответствие копии подлиннику документа.

396. Отправка исходящей корреспонденции осуществляется централизованно Административным управлением.

397. На отправку принимаются, в основном, документы, имеющие дату текущего дня (за исключением копийных экземпляров документов) либо дату предыдущего дня.

Документы с датой давности двух или более дней к отправке не принимаются.

398. Передача исходящей документации на отправку из структурных подразделений Правительства (за подписью их руководителей или их заместителей) осуществляется ответственными сотрудниками за делопроизводство после ее регистрации в соответствующих подразделениях.

399. В Административном управлении проверяется правильность оформления исходящих документов (адрес, заголовок, подпись, необходимость проставления печати, наличие приложений, отметка об исполнителе, соответствие количества экземпляров количеству адресатов) и производится сортировка документов по форме отправления (простая, заказная, международная).

Неправильно оформленные документы к отправке не принимаются и возвращаются исполнителю для переоформления.

400. Документы, направляемые по списку рассылки, принимаются только при наличии оформленного (подписанного руководителем) указателя рассылки.

Копия указателя рассылки, при необходимости, направляется всем указанным адресатам.

Срочная корреспонденция отправляется в первую очередь. Документы, отправленные с нарочным (сотрудником структурного подразделения), передаются организациям-адресатам под расписку.

Документы, отправляемые одновременно в один адрес, вкладываются в один конверт.

Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию должностного лица, подписавшего документ, или начальника Административного управления.

401. Если подлинный экземпляр документа получает исполнитель для передачи непосредственно адресату, то на копии документа (визовом экземпляре), остающейся в деле, исполнитель расписывается за полученный документ и указывает дату получения (возможно использование штампа "Подлинный экземпляр получил на руки").

402. При получении подлинного экземпляра документа непосредственно заявителем или его доверенным лицом, кроме подписи и даты получения, указываются паспортные данные заявителя либо делается отметка "по доверенности" и доверенность подшивается вместе с копией документа в дело.

403. Документы, отправляемые Правительством, передаются фельдъегерской, почтовой или электрической связью (телеграммы, факсограммы, телефонограммы, электронные сообщения), а также по системе МЭДО, СЭВ. При отправке документов фельдъегерской и почтовой (заказные письма) связью составляется реестр на отправляемые документы в 3 экземплярах, один из которых остается в Административном управлении.

404. Фельдъегерской связью осуществляется отправка документов только адресатам, включенным в перечень федеральных органов исполнительной власти.

Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными соответствующим постановлением Правительства Российской Федерации.

405. Отправка телеграмм осуществляется в соответствии с Правилами предоставления услуг телеграфной связи, утвержденными соответствующим постановлением Правительства Российской Федерации.

406. Телеграмма сдается на отправку не менее чем в трех экземплярах аналогично письму: на бланке установленного образца и два экземпляра (в т.ч. визовой) - на стандартном листе бумаги формата А4. При направлении в несколько адресов к телеграмме прикладывается указатель рассылки.

407. Отправка документов в Правительство Российской Федерации, Аппарат Правительства Российской Федерации, другие федеральные органы исполнительной власти, государственные органы и организации осуществляется по МЭДО. Переписка по МЭДО происходит только с федеральными органами исполнительной власти, государственными органами и организациями, включенными в указанную систему и имеющими специальные настройки.

408. Не подлежат отправке по системе МЭДО:

1) документы с пометкой "Для служебного пользования";

2) документы, имеющие в приложении брошюры, книги, газеты, журналы, карты, текстовые и иные материалы формата, превышающего А4;

3) документы, не соответствующие требованиям Приказа Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации и Федеральной службы охраны Российской Федерации от 27 мая 2015 г. N 186/258 "Об утверждении Требований к организационно-техническому взаимодействию государственных органов и государственных организаций посредством обмена документами в электронном виде".

409. При передаче и приеме текстов документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:

а) объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать 5 листов;

б) ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего подразделения;

в) факсограммы на иностр