Раздел III. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения

Раздел III. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения

Перечень административных процедур

41. Предоставление государственной услуги включает в себя следующие административные процедуры:

1) приём документов, указанных в пункте 17 Административного регламента (далее - документы), регистрация запроса и представленных официальных документов;

2) рассмотрение документов в целях установления наличия либо отсутствия оснований для отказа в предоставлении государственной услуги;

3) проставление апостиля либо отказ в проставлении апостиля;

4) выдача результата предоставления государственной услуги.

Блок-схема предоставления государственной услуги приведена в Приложении N 1 к Административному регламенту.

Приём документов, регистрация запроса и представленных официальных документов

42. Основанием для начала административной процедуры является поступление в Агентство документов.

43. Документы представляются заявителем лично в соответствии с графиком приема заявителей Агентством либо направляются в Агентство почтовой корреспонденцией.

44. Датой поступления документов является дата регистрации запроса в Агентстве.

45. Прием документов и регистрацию запроса, поступивших почтовой корреспонденцией, в день их поступления осуществляет секретарь-делопроизводитель Агентства в системе электронного документооборота "Дело"; затем передает их должностному лицу, ответственному за прием и регистрацию документов, для установления отсутствия оснований для отказа в приеме документов, предусмотренных пунктом 21 Административного регламента, и регистрации запроса и поступивших официальных документов в автоматизированной информационной системе органов ЗАГС.

Максимальный срок выполнения административного действия составляет 1 рабочий день.

46. Прием документов, установление отсутствия оснований для отказа в приеме документов, предусмотренных пунктом 21 Административного регламента, регистрацию запроса и официальных документов, представленных заявителем на личном приеме, осуществляет должностное лицо, ответственное за прием и регистрацию документов, в автоматизированной информационной системе органов ЗАГС во время приема. После окончания приема запрос и официальные документы, представленные заявителем на личном приеме, должностное лицо, ответственное за прием и регистрацию документов, передает секретарю-делопроизводителю Агентства для регистрации в системе электронного документооборота "Дело".

Максимальный срок выполнения административного действия составляет 1 рабочий день.

47. Должностное лицо, ответственное за прием и регистрацию документов, при поступлении к нему документов устанавливает отсутствие оснований для отказа в приеме документов, предусмотренных пунктом 21 Административного регламента.

Максимальный срок выполнения административного действия составляет 3 минуты на каждый представленный документ.

48. В случае наличия оснований для отказа в приеме документов, предусмотренных пунктом 21 Административного регламента, представленных заявителем на личном приеме, должностное лицо, ответственное за прием и регистрацию документов, в устной форме уведомляет заявителя на личном приеме о наличии оснований для отказа в приеме документов, разъясняет заявителю основания для отказа в приеме документов, в том числе разъясняет заявителю, как устранить обстоятельства, препятствующие приему документов (если такие обстоятельства устранимы), а также информирует заявителя о порядке обжалования принятого решения об отказе в приеме документов и возвращает заявителю представленные документы.

49. По письменному требованию, изложенному заявителем в запросе, предоставившим документы на личном приеме, должностное лицо, ответственное за прием и регистрацию документов, готовит проект уведомления об отказе в приеме документов (в письменном требовании заявитель указывает способ получения уведомления - на личном приеме или почтовой корреспонденцией).

В проекте уведомления указываются основания для отказа в приеме документов, разъясняется, как устранить обстоятельства, препятствующие их приему (если такие обстоятельства устранимы), заявитель информируется о порядке обжалования принятого решения об отказе в приеме документов.

Подготовленный проект уведомления с приложением документов, представленных заявителем, должностное лицо, ответственное за прием и регистрацию документов, в день обращения заявителя на личный прием передает секретарю-делопроизводителю Агентства для регистрации запроса в системе электронного документооборота "Дело" и представления проекта уведомления с приложением документов, представленных заявителем, на подпись руководителю Агентства.

50. Руководитель Агентства подписывает уведомление об отказе в приеме документов и передает должностному лицу, ответственному за прием и регистрацию документов.

Максимальный срок выполнения административного действия составляет 1 рабочий день.

51. Должностное лицо, ответственное за прием и регистрацию документов, выдает (в соответствии с графиком приема заявителей Агентством) заявителю на личном приеме уведомление об отказе в приеме документов с приложением представленных документов или передает указанное уведомление и представленные заявителем документы секретарю-делопроизводителю Агентства для отправки заявителю почтовой корреспонденцией (в день поступления к нему подписанного руководителем Агентства уведомления об отказе и представленных заявителем документов).

52. Срок подготовки уведомления об отказе в приеме документов не должен превышать 2 (двух) рабочих дней со дня представления заявителем на личном приеме (поступления почтовой корреспонденцией) документов в Агентство.

53. При отсутствии оснований для отказа в приёме документов, предусмотренных пунктом 21 Административного регламента, должностное лицо, ответственное за прием и регистрацию документов, предлагает заявителю на личном приеме оформить запрос, если запрос не предоставлен заявителем самостоятельно.

Запрос может быть выполнен от руки (разборчиво), машинописным способом или распечатан посредством электронных печатающих устройств; подписывается лично заявителем.

В запросе указываются фамилия, имя, отчество (при наличии) заявителя или наименование юридического лица, являющегося заявителем, почтовый адрес для направления ответа, номер телефона, описание и количество представленных официальных документов.

Указанный запрос на личном приеме заполняется в электронном виде (с использованием автоматизированной информационной системы органов ЗАГС), с одновременной распечаткой и передачей его должностным лицом, ответственным за прием и регистрацию документов, заявителю для проставления даты и подписи.

54. Должностное лицо, ответственное за данную процедуру, вносит в Журнал учета входящих документов для проставления апостиля (Приложение N 3 к Административному регламенту) информацию о запросе и принятых официальных документах.

При поступлении документов, необходимых для предоставления государственной услуги, почтовой корреспонденцией должностное лицо, ответственное за прием и регистрацию документов, делает отметку в графе 1 Журнала учета входящих документов для проставления апостиля о поступлении указанных документов почтовой связью. В графы 3, 4 и 5 Журнала учета входящих документов для проставления апостиля должностным лицом, ответственным за прием и регистрацию документов, вносятся сведения в соответствии с запросом заявителя.

Максимальный срок выполнения административного действия составляет 4 минуты на каждый представленный официальный документ.

Журнал учета входящих документов для проставления апостиля ведется в электронном виде (с использованием автоматизированной информационной системы органов ЗАГС).

При технических сбоях автоматизированной информационной системы указанный журнал ведется в бумажном виде.

55. Должностное лицо, ответственное за прием и регистрацию документов, при личном обращении заявителя оформляет расписку в получении документов (Приложение N 4 к Административному регламенту), ставит в расписке подпись и передает её заявителю на личном приеме.

Расписка в получении документов может заполняется в электронном виде (с использованием автоматизированной информационной системы органов ЗАГС), с одновременной распечаткой расписки для передачи ее заявителю.

Максимальный срок выполнения административного действия составляет 4 минуты.

56. После выполнения действий по приему документов, регистрации запроса и официальных документов, представленных заявителем, должностное лицо, ответственное за прием и регистрацию документов, передает их должностному лицу, ответственному за проставление апостиля.

Максимальный срок выполнения административного действия - 1 (один) рабочий день.

57. Результатом административной процедуры является прием и регистрация запроса и официальных документов, представленных заявителем, либо уведомление заявителя об отказе в приеме документов.

Рассмотрение документов в целях установления наличия либо отсутствия оснований для отказа в предоставлении государственной услуги, принятия решения в проставлении апостиля либо об отказе в его проставлении

58. Основанием для начала административной процедуры является поступление запроса и зарегистрированных документов, поступивших для предоставления государственной услуги, к должностному лицу, ответственному за проставление апостиля.

59. Должностное лицо, ответственное за проставление апостиля, устанавливает наличие или отсутствие оснований для отказа в предоставлении государственной услуги, предусмотренных пунктом 23 Административного регламента.

Максимальный срок выполнения административного действия - 20 минут на каждый документ.

60. При отсутствии документа, подтверждающего факт уплаты государственной пошлины за предоставление государственной услуги (в случае непредставления заявителем по собственной инициативе), должностное лицо, ответственное за проставление апостиля, формирует и направляет межведомственный запрос для получения информации об уплате государственной пошлины за предоставление государственной услуги.

61. При наличии технической возможности использования информационной системы должностное лицо, ответственное за проставление апостиля, обращается к ГИС ГМП.

В день поступления зарегистрированных документов, в течение 20 минут формирует с использованием автоматизированной информационной системы органов ЗАГС межведомственный запрос в Федеральное казначейство о предоставлении информации об уплате заявителем государственной пошлины за предоставление государственной услуги и направляет его адресату по каналам системы межведомственного электронного взаимодействия.

62. При отсутствии технической возможности использования ГИС ГМП должностное лицо, ответственное за проставление апостиля, обращается к администратору платежей - Управлению Министерства юстиции Российской Федерации по Калининградской области.

1). В день поступления зарегистрированных документов, в течение 20 минут, формирует с использованием программно-технических средств Агентства запрос в Управление Министерства юстиции Российской Федерации по Калининградской области и представляет на подпись руководителю Агентства.

2). Руководитель Агентства подписывает запрос о предоставлении информации об уплате заявителем государственной пошлины за предоставление государственной услуги и передает его должностному лицу, ответственному за проставление апостиля.

3). Должностное лицо, ответственное за проставление апостиля, отправляет сканированный образ запроса о предоставлении информации об уплате заявителем государственной пошлины за предоставление государственной услуги на адрес электронной почты Управления Министерства юстиции Российской Федерации по Калининградской области (minregistr@baltnet.ru), запрос о предоставлении информации об уплате заявителем государственной пошлины за предоставление государственной услуги на бумажном носителе направляет простым почтовым отправлением в Управление Министерства юстиции Российской Федерации по Калининградской области по адресу: 236035, г. Калининград, ул. Сергеева, д. 2.

Максимальный срок выполнения административного действия составляет 1 рабочий день.

63. При поступлении информации, содержащейся в ГИС ГМП, либо ответа на межведомственный запрос должностное лицо, ответственное за проставление апостиля, осуществляет действия, предусмотренные пунктом 59 Административного регламента, в день получения ответа.

64. При наличии оснований, предусмотренных пунктом 23 Административного регламента, должностное лицо, ответственное за проставление апостиля, принимает решение об отказе в проставлении апостиля.

При отсутствии оснований, предусмотренных пунктом 23 Административного регламента, должностное лицо, ответственное за проставление апостиля, принимает решение о проставлении апостиля.

65. Результатом административной процедуры является принятие Агентством решения о проставлении апостиля либо об отказе в проставлении апостиля.

Решение о проставлении апостиля или об отказе в проставлении апостиля принимается в день рассмотрения документов.

Максимальный срок выполнения административной процедуры составляет 1 рабочий день.

Проставление апостиля либо отказ в проставлении апостиля

66. Основанием для начала административной процедуры является принятие Агентством решения о проставлении апостиля либо об отказе в проставлении апостиля.

67. Форма апостиля должна соответствовать образцу, содержащемуся в приложении к Конвенции.

Апостиль удостоверяет подлинность подписи, качество, в котором выступало лицо, подписавшее официальный документ, и в надлежащем случае - подлинность печати, которыми скреплен этот документ.

Апостиль имеет форму квадрата со стороной не менее 9 см, составляется на русском языке. Заголовок апостиля должен быть дан на французском языке - "APOSTILLE (Convention de la Haye du 5 octobre 1961)".

Проставление апостиля на официальном документе, представленном заявителем, осуществляется путём проставления специального оттиска штампа "Апостиль" (приложение к Конвенции) с его последующим заполнением.

Апостиль может быть подготовлен методом компьютерного набора. Для подготовки апостиля также допускается использование информационных автоматизированных систем.

Проставление апостиля методом ксерокопирования или любым иным отличным от предусмотренных Административным регламентом способов не допускается.

Текст в апостиле должен быть напечатан или четко написан от руки, подчистки и иные исправления не допускаются.

68. В случае принятия Агентством решения о проставлении апостиля должностное лицо, ответственное за проставление апостиля, в день принятия Агентством решения приступает к проставлению штампа "Апостиль" на официальном документе, представленном заявителем.

Оттиск штампа "Апостиль" проставляется на оборотной стороне официального документа, представленного заявителем, либо на отдельном листе бумаги формата А4, скрепляемом с официальным документом.

В случае проставления апостиля на отдельном листе, официальный документ, представленный заявителем, и лист с апостилем прошиваются нитью любого цвета либо специальным тонким шнуром (лентой).

Лист с апостилем в месте, где он прошит с официальным документом, заклеивается плотной бумажной "звездочкой", на которой проставляется оттиск печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации (далее - гербовая печать). Под "звездочкой" делается запись о количестве прошитых, пронумерованных и скрепленных гербовой печатью листов с указанием фамилии, инициалов лица, уполномоченного на подписание апостиля - руководителя Агентства.

Текст в апостиле должен быть напечатан или четко написан от руки, подчистки не допускаются, приписки и иные исправления оговариваются лицом, его подписавшим, и подтверждаются его подписью и оттиском гербовой печати. Для проставления апостиля могут применяться штампы с текстом соответствующих надписей.

Максимальный срок выполнения административного действия составляет 10 минут на каждый документ.

69. Должностное лицо, ответственное за проставление апостиля, в день принятия Агентством решения о проставлении апостиля заполняет соответствующие строки штампа "Апостиль" в электронном виде (с использованием автоматизированной информационной системы органов ЗАГС):

- в строке 1 - "Российская Федерация";

- в строке 2 - фамилия в творительном падеже и инициалы должностного лица, подписавшего официальный документ, представленный для проставления апостиля. В случае отсутствия в Агентстве образца подписи лица, подписавшего официальный документ, и наличия факта его выдачи, в строке 2 апостиля указывается: "должностным лицом, уполномоченным на подписание официального документа";

- в строке 3 - должность лица, подписавшего официальный документ, представленный для проставления апостиля. В случае отсутствия в Агентстве точного наименования должности лица, подписавшего официальный документ, и наличия факта его выдачи, в строке 3 апостиля указывается "должностным лицом";

- в строке 4 - официальное наименование Органа ЗАГС, удостоверившего документ оттиском печати;

- в строке 5 - в предложном падеже указывается город, в котором проставляется апостиль;

- в строке 6 - цифрами указывается дата проставления апостиля;

- в строке 7 - в творительном падеже фамилия и инициалы, должность лица, подписавшего апостиль, а также название удостоверяющего органа;

- в строке 8 указывается номер апостиля.

Максимальный срок выполнения административного действия составляет 20 минут на каждый официальный документ.

70. После выполнения административных действий, предусмотренных пунктами 68, 69 Административного регламента, должностное лицо, ответственное за проставление апостиля, передает официальный документ, представленный для проставления апостиля, руководителю Агентства для подписания апостиля и проставления оттиска гербовой печати.

Максимальный срок выполнения административного действия - в течение 1 рабочего дня.

71. Руководитель Агентства подписывает апостиль (строка 10), заверяет подписью количество прошитых, пронумерованных и скрепленных листов, проставляет оттиск гербовой печати на апостиле (строка 9) и на месте бумажной "звездочки".

Оттиск гербовой печати, проставляемый на месте бумажной "звездочки", должен располагаться на "звездочке" и на листе.

При проставлении в строке 9 апостиля оттиска гербовой печати допускается выступ оттиска за рамки апостиля.

72. После возврата руководителем Агентства официального документа с подписанным и заверенным оттиском гербовой печати апостилем должностное лицо, ответственное за проставление апостиля, вносит в Реестр апостилей информацию, предусмотренную Приложением N 5 к Административному регламенту.

Если заявитель освобожден от уплаты государственной пошлины, в графе 8 Реестра апостилей указывается основание освобождения заявителя от уплаты государственной пошлины.

Реестр апостилей ведется в электронном виде (с использованием автоматизированный информационной системы органов ЗАГС).

При технических сбоях автоматизированной информационной системы Реестр апостилей ведется в бумажном виде.

Максимальный срок выполнения административного действия составляет 5 минут на каждый официальный документ.

73. В случае принятия Агентством решения об отказе в проставлении апостиля должностное лицо, ответственное за проставление апостиля, в день принятия решения Агентством готовит проект уведомления заявителю об отказе в проставлении апостиля и представляет его на подпись руководителю Агентства с приложением официальных документов, поступивших для проставления апостиля.

В проекте уведомления излагаются основания для отказа в предоставлении государственной услуги, а также заявитель информируется о порядке обжалования принятого решения об отказе в проставлении апостиля.

74. Руководитель Агентства подписывает уведомление об отказе в проставлении апостиля и возвращает должностному лицу, ответственному за проставление апостиля.

75. Должностное лицо, ответственное за проставление апостиля, в день поступления к нему подписанного уведомления об отказе в проставлении апостиля передает его с приложением официальных документов, поступивших для проставления апостиля, должностному лицу, ответственному за выдачу результата предоставления государственной услуги.

76. Результатом административной процедуры является проставление апостиля либо подготовка уведомления об отказе в проставлении апостиля.

Максимальный срок выполнения административной процедуры - 1 рабочий день.

Выдача результата предоставления государственной услуги

77. Основанием для начала административной процедуры является поступление должностному лицу, ответственному за выдачу результата предоставления государственной услуги, официальных документов, представленных заявителем, с проставленным апостилем, либо уведомления об отказе в проставлении апостиля с приложением официальных документов, представленных заявителем.

78. При выдаче официальных документов с проставленным апостилем лично заявителю должностное лицо, ответственное за выдачу результата предоставления государственной услуги:

- проверяет наличие у заявителя документа, удостоверяющего личность, и расписки в получении документов (Приложение N 4 к Административному регламенту);

- знакомит заявителя с перечнем выдаваемых официальных документов, представленных заявителем для проставления апостиля. Заявитель ставит подпись в графе 9 Реестра апостилей (Приложение N 5 к Административному регламенту) в подтверждение получения официальных документов. При ведении Реестра апостилей в электронном виде должностное лицо, ответственное за процедуру выдачи результата предоставления государственной услуги, распечатывает строку Реестра апостилей, соответствующую записи о приеме документов, для проставления заявителем подписи;

- выдаёт официальные документы, представленные заявителем, с проставленным апостилем.

Максимальный срок выполнения административного действия составляет 5 минут.

79. В случае поступления документов для проставления апостиля почтовой корреспонденцией, должностное лицо, ответственное за выдачу результата предоставления государственной услуги, в день поступления к нему официальных документов, представленных заявителем, с проставленным апостилем готовит проект письма об отправке официальных документов и передает его с приложением официальных документов на подпись руководителю Агентства.

80. Руководитель Агентства подписывает письмо и передает его и приложенные официальные документы должностному лицу, ответственному за выдачу результата предоставления государственной услуги.

Максимальный срок выполнения административного действия составляет 1 рабочий день.

81. Должностное лицо, ответственное за выдачу результата предоставления государственной услуги, вносит в графу 9 Реестра апостилей (Приложение N 5 к Административному регламенту) отметку об отправке документов заявителю с указанием даты отправки;

- передает сопроводительное письмо и официальные документы, представленные заявителем, с проставленным апостилем секретарю-делопроизводителю Агентства для отправки заявителю заказной почтовой корреспонденцией.

Максимальный срок выполнения административного действия - в течение 1 рабочего дня.

82. При выдаче уведомления об отказе в проставлении апостиля на личном приеме заявителю должностное лицо, ответственное за выдачу результата предоставления государственной услуги, не позднее срока, предусмотренного пунктом 15 Административного регламента:

- вносит в графу 7 Журнала учета входящих документов для проставления апостиля (Приложение N 3 к Административному регламенту) запись об отказе в проставлении апостиля;

- возвращает заявителю представленные официальные документы и вручает уведомление об отказе в проставлении апостиля;

- разъясняет заявителю основания для отказа в предоставлении государственной услуги и порядок обжалования принятого решения об отказе.

Заявитель расписывается в получении документов, проставляет дату их получения и свою подпись в графе 7 Журнала учета входящих документов для проставления апостиля. При ведении Журнала учета входящих документов для проставления апостиля в электронном виде должностное лицо, ответственное за выдачу результата предоставления государственной услуги, распечатывает строку Журнала учета входящих документов для проставления апостиля, соответствующую записи о приеме документов, для проставления заявителем даты и подписи.

83. В случае отказа заявителя от получения уведомления об отказе в проставлении апостиля на личном приеме либо поступления документов для проставления апостиля почтовой корреспонденцией, должностное лицо, ответственное за выдачу результата предоставления государственной услуги, в день поступления к нему от должностного лица, ответственного за проставление апостиля, уведомления об отказе в проставлении апостиля и официальных документов, поступивших для проставления апостиля:

- вносит в графу 7 Журнала учета входящих документов для проставления апостиля запись об отказе в проставлении апостиля и об отправке документов заявителю с указанием даты отправки;

- передает секретарю-делопроизводителю Агентства уведомление об отказе в проставлении апостиля и предоставленные заявителем официальные документы для отправки заявителю заказной почтовой связью.

Максимальный срок выполнения административной процедуры - в течение 1 рабочего дня.

84. Результатом административной процедуры является выдача заявителю лично либо отправка почтовой корреспонденцией результата предоставления государственной услуги.