Приложение N 2. Проверочный лист (список контрольных вопросов) при проведении плановых проверок по контролю за соблюдением юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями законодательства об архивном деле в Калининградской области

Приложение N 2
к приказу Министерства
по культуре и туризму
Калининградской области
от 03 октября 2018 года N 298-ОД

Российская Федерация Правительство Калининградской области Министерство по культуре и туризму ул. Дм. Донского, 7а, г. Калининград, 236007, тел. (4012) 60-48-04, факс (4012) 60-48-50

__________________________                __________________________

                                           (дата заполнения листа)

                                          __________________________

(место проведения плановой                 (время заполнения листа)

         проверки)

Проверочный лист

(список контрольных вопросов)

    Контроль за соблюдением юридическими лицами и индивидуальными

       предпринимателями законодательства Российской Федерации

            об архивном деле в Калининградской области

Учетный  номер проверки и дата присвоения учетного номера проверки в

Едином реестре проверок: ___________________________________________

Реквизиты приказа Министерства по культуре и туризму Калининградской

области о проведении проверки: _____________________________________

Должность,  фамилия,  инициалы   должностного    лица   Министерства,

проводящего проверку: ______________________________________________

Наименование   и   реквизиты   юридического   лица / индивидуального

предпринимателя,   в    отношении   которого   проводится   проверка:

____________________________________________________________________

Проверочный  лист  содержит  вопросы,  соблюдение  которых  является

наиболее  значимым  с  точки зрения недопущения возникновения угрозы

причинения вреда охраняемым интересам.

N п/п	Перечень вопросов, отражающих содержание обязательных требований	Реквизиты нормативных правовых актов, с указанием их структурных единиц, которыми установлены обязательные требования	Выполнено	Не выполнено	Примечание
Наличие организационно-распорядительных документов, регулирующих архивное дело в организации
1.	Наличие правового акта о создании архива и положения об архиве организации	статьи 5, 13, 17 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (далее - Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ); пункты 1.3, 1.4, 1.5 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 N 526 (далее - Правила от 31.03.2015 N 526)			указывается правовой статус архива (самостоятельное структурное подразделение, в структуре отдела, иное); указать вид распорядительного документа об утверждении положения об архиве, его дату и номер, а также дату и номер протокола согласования с ЭПК
2.	Наличие организационно-распорядительных документов о назначении ответственного в организации за обеспечение сохранности архивных документов, а также их учет, комплектование и использование, передачу на постоянное хранение в государственные или муниципальные архивы	статьи 5, 13, 17, 19, 21, 23 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ; пункты 1.3, 1.4, 2.9, 2.10 Правил от 31.03.2015 N 526			указывается приказ, должностная инструкция (регламент), положение о структурном подразделении организации и другие локальные правовые акты, на основании которых за сотрудником (должностным лицом) закреплены обязанности по обеспечению сохранности архивных документов, их учету, комплектованию и использованию
3.	Наличие согласованной с экспертно-проверочной комиссией уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела (далее - ЭПК) и утвержденной руководителем организации номенклатуры дел, закрепляющей порядок формирования и учета дел в делопроизводстве и соответствующей структуре (штатному расписанию) организации	пункты 4.14-4.18 Правил от 31.03.2015 N 526
4.	Наличие инструкции по делопроизводству	статья 11 Федерального закона от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации"
Организация хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в организации
5.	Наличие помещения архива, соответствующего нормативному режиму хранения архивных документов	статьи 5, 13, 17 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ			наличие помещения архива, соответствующего нормативному режиму хранения архивных документов
6.	Соблюдается ли противопожарный режим в здании и/или помещении архива организации?	пункты 4, 6, 7, 61, 70 раздела I, раздел XIX Правил противопожарного режима в Российской Федерации, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 25.04.2012 N 390; пункты 2.14, 2.15, 2.22 Правил от 31.03.2015 N 526			наличие в архиве пожарной сигнализации, схем эвакуации людей и документов, первичных средств пожаротушения и журналов их учета, табличек с надписями: "Ответственный за противопожарное состояние" и "О пожаре звонить по телефону"
7.	Соблюдается ли охранный режим в здании и/или помещении архива организации?	пункты 2.14, 2.15, 2.20, 2.23 Правил от 31.03.2015 N 526
8.	Соответствует ли организация хранения и размещение архивных документов, специальные средства хранения и перемещения архивных документов (стеллажи, шкафы, сейфы, коробки, папки и др.) параметрам, установленным для документов разных категорий, на разных носителях?	пункты 2.21, 2.35, 2.36 Правил от 31.03.2015 N 526
9.	Наличие постеллажного и пофондового (при большом количестве фондов) топографических указателей	пункты 2.37, 2.38 Правил от 31.03.2015 N 526
10.	Соблюдается ли световой режим в здании и/или помещении архива организации?	пункт 2.24 Правил от 31.03.2015 N 526
11.	Соблюдается ли температурно-влажностный режим в здании и/или помещении архива организации?	пункты 2.25, 2.34 Правил от 31.03.2015 N 526
12.	Наличие контрольно-измерительных приборов температуры и относительной влажности воздуха, журнала учета температурно-влажностного режима	пункт 2.26 Правил от 31.03.2015 N 526
13.	Соблюдается ли санитарно-гигиенический режим в здании и/или помещении архива организации?	пункты 2.27-2.29 Правил от 31.03.2015 N 526
14.	Соблюдается ли порядок проведения и периодичность проверок наличия и состояния документов в архиве организации?	пункты 2.39-2.43 Правил от 31.03.2015 N 526
15.	Наличие актов проверки наличия и состояния архивных документов и соответствующих записей, внесенных в учетные документы по итогам проверки наличия и состояния архивных документов	пункт 2.43 Правил от 31.03.2015 N 526
16.	Наличие акта об утрате документов, согласованного с экспертной комиссией и утвержденного руководителем	пункты 2.44, 3.15, 4.32, 6.8 Правил от 31.03.2015 N 526			заполняется при выявлении подобных случаев в архиве организации
17.	Оформляется ли выдача сотрудникам архивных документов, дел, копий фонда пользования, описей дел, документов из архивохранилища заказом (служебной запиской) на выдачу документов?	пункт 2.46 Правил от 31.03.2015 N 526
18.	Используются ли карты-заместители при выдаче архивных дел?	пункт 2.47 Правил от 31.03.2015 N 526
Организация учета документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в организации
19.	Наличие паспорта архива организации	пункты 3.1, 3.2, 3.12 Правил от 31.03.2015 N 526
20.	Наличие книги учет поступления и выбытия дел	пункты 3.6, 3.7 Правил от 31.03.2015 N 526
21.	Наличие, оформление и комплектность описей дел на архивные документы постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения, по личному составу, согласованных и утвержденных установленным порядком	пункты 3.6, 3.10, 4.10-4.12, 4.31-4.34, 5.5 Правил от 31.03.2015 N 526
22.	Наличие реестра описей установленной формы	пункты 3.6. 3.11 Правил от 31.03.2015 N 526			ведется в организации при наличии двух и более описей дел, документов
23.	Наличие дела фонда	пункт 3.15 Правил от 31.03.2015 N 526			ведется на каждый фонд, находящийся на хранении в архиве организации
24.	Соблюдается ли порядок учета документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в организации?	статьи 16, 19 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ; пункты 3.14-3.15 Правил от 31.03.2015 N 526
25.	Наличие актов о технических ошибках в учетных документах архива организации установленной формы	пункты 2.43, 3.15 Правил от 31.03.2015 N 526			заполняется в случае обнаружения технических ошибок в учетных документах архива организации
26.	Наличие актов установленной формы о неисправимых повреждениях архивных документов	пункты 3.15 Правил от 31.03.2015 N 526			заполняется при выявлении подобных случаев в архиве организации
Организация комплектования в организации архива документами Архивного фонда Российской Федерации и другими архивными документами
27.	Наличие правового акта о создании и составе экспертной комиссии организации, положения об экспертной комиссии и протоколов ее заседаний	пункты 5, 6 статьи 6 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ; пункты 4.7-4.11 Правил от 31.03.2015 N 526
28.	Соблюдаются ли сроки и порядок проведения экспертизы ценности в организации, упорядочения документов	пункты 4.3-4.6, 4.10, 4.11 Правил от 31.03.2015 N 526
29.	Имеются ли факты утраты или несанкционированного уничтожения документов Архивного фонда Российской Федерации?	пункты 3.15, 4.3-4.6, 4.10-4.13 Правил от 31.03.2015 N 526
30.	Наличие актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, и других документов, подтверждающих факт сдачи документов на уничтожение (утилизацию)	пункты 3.15, 4.12, 4.13 Правил от 31.03.2015 N 526
31.	Наличие, оформление и физическое состояние архивных документов и документов Архивного фонда Российской Федерации, в том числе электронных документов (единиц хранения)	статьи 16, 20 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ; пункты 2.9-2.11, 3.1, 3.3, 3.4, 4.19-4.30, 4.34 Правил от 31.03.2015 N 526
Организация использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в организациях
32.	Наличие исторической справки к фонду	пункт 5.6 Правил от 31.03.2015 N 526
33.	Ведется ли учет использования архивных документов, в том числе выдачи архивных справок, выписок, копий документов? Наличие книги (базы данных) регистрации поступающих запросов	пункт 5.8 Правил от 31.03.2015 N 526
34.	Соблюдается ли порядок и сроки исполнения запросов пользователей? Наличие запросов (заявлений, писем) пользователей о предоставлении информации	пункты 5.9-5.10 Правил от 31.03.2015 N 526
35.	Соблюдается ли порядок оформления архивных справок, выписок и копий архивных документов, а также порядок получения их пользователя ми?	статья 26 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ; пункты 5.11-5.18 Правил от 31.03.2015 N 526
36.	Наличие актов об изъятии из дел (возвращении) подлинных личных документов и копий взамен изъятых документов. Наличие разрешения руководителя организации на изъятие из дел (возвращение) подлинных личных документов	пункт 5.17 Правил от 31.03.2015 N 526			заполняется в случае наличия фактов изъятия подлинных личных документов из дел
37.	Соблюдается ли порядок работы пользователей с архивными документами в читальном зале?	пункт 5.19 Правил от 31.03.2015 N 526			при отсутствии читального зала распространяется на специально выделенное помещение, выделенное для работы пользователей с архивными документами
Организация передачи документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов организации на хранение в государственный или муниципальный архив
38.	Соблюдаются ли сроки временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов до их передачи на постоянное хранение в государственный (муниципальный)архив?	статьи 22, 23 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ; пункты 4.1-4.2, 6.5 Правил от 31.03.2015 N 526
39.	Наличие письменного разрешения государственного (муниципального) архива о продлении сроков хранения документов в архиве организации	пункт 6.5 Правил от 31.03.2015 N 526			заполняется при наличии в архиве организации документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся сверх установленного срока
40.	Наличие актов приема-передачи документов на хранение установленной формы	пункты 3.15, 6.8 Правил от 31.03.2015 N 526
41.	Соблюдаются ли порядок передачи архивных документов на постоянное хранение в государственный (муниципальный)архив?	пункты 6.6-6.8 Правил от 31.03.2015 N 526
42.	Наличие актов об обнаружении дефектов	пункт 6.7 Правил от 31.03.2015 N 526			заполняется при выявлении подобных случаев

Должность, фамилия и инициалы лица Министерства,

проводящего проверку                                    подпись

Должность,  фамилия  и  инициалы представителя юридического лица или

индивидуального    предпринимателя,     в     отношении     которого

проводится проверка

                                                        подпись

"___" _________ 20___ г.