Постановление Администрации городского округа Самара от 22 августа 2016 г. N 1151 "Об утверждении Правил подготовки, оформления и прохождения распорядительных и организационно-распорядительных документов Администрации городского округа Самара, внесении изменений в Регламент Администрации городского округа Самара, утвержденный распоряжением Главы городского округа Самара от 02.07.2007 N 229-р, и признании утратившими силу отдельных муниципальных правовых актов"

В целях установления единого подхода к подготовке, оформлению и прохождению распорядительных и организационно-распорядительных документов Администрации городского округа Самара постановляю:

1. Утвердить Правила подготовки, оформления и прохождения распорядительных и организационно-распорядительных документов Администрации городского округа Самара (прилагаются).

2. Внести в приложение к распоряжению Главы городского округа Самара от 02.07.2007 N 229-р "Об утверждении Регламента Администрации городского округа Самара" следующие изменения:

2.1. Пункт 7.1 изложить в следующей редакции:

"7.1. Порядок подготовки, оформления и прохождения распорядительных и организационно-распорядительных документов Администрации городского округа Самара устанавливается соответствующим распорядительным документом Администрации городского округа Самара.".

2.2. Пункты 7.2-7.20 исключить.

3. Признать утратившими силу:

распоряжение Главы Администрации города Самары от 27.03.2002 N 71-р "Об утверждении Инструкции о подготовке, оформлении и прохождении распорядительных документов в Администрации городского округа Самара";

распоряжение главы администрации города Самары от 04.06.2004 N 200-р "О внесении изменения в Инструкцию о подготовке, оформлении и прохождении распорядительных документов в администрации города Самары";

распоряжение Главы городского округа Самара от 15.01.2007 N 1-р "О внесении изменений и дополнений в Инструкцию о подготовке, оформлении и прохождении распорядительных документов в Администрации городского округа Самара";

распоряжение Главы городского округа Самара от 19.03.2008 N 45-р "О внесении изменения в Инструкцию о подготовке, оформлении и прохождении распорядительных документов в Администрации городского округа Самара";

распоряжение Главы городского округа Самара от 31.03.2008 N 61-р "Об утверждении Инструкции о порядке подготовки разрешений на строительство, разрешений на ввод объектов в эксплуатацию при осуществлении строительства, реконструкции, капитального ремонта объектов капитального строительства, расположенных на территории городского округа Самара";

пункт 2 распоряжения Администрации городского округа Самара от 26.06.2015 N 170-р "О внесении изменений в отдельные муниципальные правовые акты".

4. Настоящее постановление вступает в силу со дня его подписания.

5. Контроль за выполнением настоящего постановления возложить на заместителя главы городского округа - руководителя Аппарата Администрации городского округа Самара Терентьева В.Н.

Глава городского округа

О.Б. Фурсов

Правила

подготовки, оформления и прохождения распорядительных и организационно-распорядительных документов Администрации городского округа Самара

(утв. постановлением Администрации городского округа Самара от 22 августа 2016 г. N 1151)

1. Общие положения

Настоящие Правила подготовки, оформления и прохождения распорядительных и организационно-распорядительных документов Администрации городского округа Самара (далее - Правила) принимаются с целью упорядочения подготовки, оформления и прохождения распорядительных и организационно-распорядительных документов в Администрации городского округа Самара (далее - распорядительные и организационно-распорядительные документы).

Правила способствуют:

унификации применяемых форм документов, структуры текстов и шрифтов;

сокращению затрат труда и средств в процессе создания распорядительных и организационно-распорядительных документов;

формированию официально-делового стиля документов Администрации городского округа Самара;

упорядочению подготовки разрешений на строительство, разрешений на ввод объектов в эксплуатацию при осуществлении строительства, реконструкции объектов капитального строительства, проектов отказов в их выдаче, проектов продления срока действия разрешений на строительство объектов капитального строительства, расположенных на территории городского округа Самара, а также подготовки иных муниципальных правовых актов Администрацией городского округа Самара в градостроительной сфере.

1.1. Правила разработаны на основании:

Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждены приказом Росархива от 23.12.2009 N 76);

ГОСТа Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов";

ГОСТа Р 7.0.8.-2013 "Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения";

Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 N 477;

Закона Самарской области от 09.02.2009 N 2-ГД "О регистре муниципальных нормативных правовых актов Самарской области".

1.2. При разработке и оформлении распорядительных и организационно-распорядительных документов, организации и ведении совместной работы над проектами распорядительных и организационно-распорядительных документов сотрудники отраслевых (функциональных) органов Администрации городского округа Самара (далее - подразделения Администрации городского округа Самара), а также Департамента градостроительства городского округа Самара (далее - ДГС) и Департамента управления имуществом городского округа Самара (далее - ДУИ) руководствуются настоящими Правилами.

Правила распространяются на организацию работы с распорядительными и организационно-распорядительными документами, включая подготовку проектов, согласование, консолидацию, нормоконтроль, подписание, регистрацию, учёт и контроль выполнения, осуществляемые с применением информационных технологий.

1.3. Делопроизводство в подразделениях Администрации городского округа Самара ведётся с использованием автоматизированной информационной системы электронного делопроизводства и управления документооборотом Администрации городского округа Самара (далее - Система).

1.4. Проекты распорядительных и организационно-распорядительных документов создаются в Системе (за исключением разрешений на строительство и разрешений на ввод объектов в эксплуатацию) с приложением электронных образов проекта и пакета необходимых сопроводительных документов к нему. Наименования вложений (файлов) должны соответствовать содержанию и наименованиям вложенных документов.

На каждом этапе работы с распорядительным или организационно-распорядительным документом (разработка проекта, согласование, нормоконтроль) версия проекта и сопроводительных документов к нему в Системе должны соответствовать фактическому состоянию проекта.

1.5. Ответственность за актуальность и достоверность информации о согласовании проекта распорядительного или организационно-распорядительного документа в Системе несет его разработчик.

1.6. Организация, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики, установление единых требований к документированию деятельности и организации работы с распорядительными и организационно-распорядительными документами, методическое руководство и контроль за соблюдением требований Правил осуществляются управлением делопроизводства, контроля исполнительской дисциплины и архивов Департамента организации процессов управления Аппарата Администрации городского округа Самара (далее - Управление).

1.7. Ответственность за соблюдение установленного Правилами порядка работы с распорядительными и организационно-распорядительными документами возлагается на руководителей соответствующих подразделений Администрации городского округа Самара, ДГС и ДУИ.

1.8. Запрещается работать с оригиналами распорядительных и организационно-распорядительных документов вне служебных помещений, за исключением судебных и надзорных (контролирующих) органов.

1.9. Об утрате распорядительного или организационно-распорядительного документа немедленно докладывается руководителю подразделения. По поручению руководителя подразделения Администрации городского округа Самара проводится проверка, о результатах которой официальным служебным письмом информируется заместитель главы городского округа - руководитель Аппарата Администрации городского округа Самара.

1.10. Содержание распорядительных и организационно-распорядительных документов, а также принятых по ним решений до опубликования документов в установленном порядке (в случае необходимости) относится к документам, содержащим служебную информацию, и не подлежит разглашению.

Информация, содержащаяся в распорядительных и организационно-распорядительных документах, может использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями должностных лиц, работающих с информацией.

Сотрудники структурных подразделений Администрации городского округа Самара, ДГС и ДУИ несут дисциплинарную и иную установленную законодательством Российской Федерации ответственность за несоблюдение настоящих Правил.

1.11. Взаимодействие с представителями средств массовой информации, передача им служебной информации осуществляются в установленном порядке уполномоченным подразделением Администрации городского округа Самара.

1.12. Правила не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну, информацию "Для служебного пользования" и коммерческую тайну.

2. Основные термины и определения

2.1. В Правилах используются следующие основные понятия:

дело - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или направлению деятельности подразделения Администрации городского округа Самара или ДГС, ДУИ;

делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними;

документ - зафиксированная на материальном носителе путём документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или её материальный носитель;

документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

информационная система - совокупность содержащейся в базах данных информации и обеспечивающих её обработку информационных технологий и технических средств;

информация - сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления;

исполнитель - сотрудник подразделения Администрации городского округа Самара, ДГС, ДУИ, на которого возложена функция по разработке проекта документа;

конфиденциальные сведения - служебная несекретная информация ограниченного распространения, касающаяся деятельности Администрации городского округа Самара, подразделений Администрации городского округа Самара и должностных лиц, ограничения на распространение которой диктуются текущей служебной необходимостью;

копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

лингвистическая экспертиза - редактирование и корректорская правка текстов (стилистическая, орфографическая, пунктуационная) проектов нормативных правовых актов, распорядительных, организационно-распорядительных и иных документов в соответствии с нормами современного русского языка и требованиями, предъявляемыми настоящими Правилами;

номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, формируемых делопроизводством органа местного самоуправления, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке;

нормоконтроль - проверка комплектности проекта документа, соблюдения действующих требований к оформлению и форматированию документа, итогов согласования проекта документа;

подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;

разработчик проекта - подразделение Администрации городского округа Самара, ДГС, ДУИ (его руководитель), на которое возложена функция по разработке проекта;

регистрация документа - присвоение документу регистрационно-учётного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;

редактор (корректор) - лицо, ответственное за проведение лингвистической экспертизы;

реквизит документа - обязательный элемент оформления официального документа;

сканирование документа - получение электронного образа документа;

электронный документооборот - документооборот с применением информационной системы.

2.2. В Правилах используются следующие понятия, предназначенные для описания работы с электронной подписью (далее - ЭП):

аутентичность электронного документа - свойство электронного документа, гарантирующее, что электронный документ равнозначен заявленному;

владелец сертификата ключа проверки электронной подписи - лицо, которому в установленном Федеральным законом от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи" порядке выдан сертификат ключа проверки электронной подписи;

ключ электронной подписи - уникальная последовательность символов, предназначенная для создания электронной подписи;

ключ проверки электронной подписи - уникальная последовательность символов, однозначно связанная с ключом электронной подписи и предназначенная для проверки подлинности электронной подписи;

носитель ключевой информации - физическое устройство хранения (дискета, флэш-накопитель, защищённый носитель ключевой информации и др.), содержащее один или несколько ключей ЭП;

подписант - должностное лицо подразделения Администрации городского округа Самара, ДГС и ДУИ, имеющее право подписи документа;

пользователи - сотрудники подразделений Администрации городского округа Самара, органов местного самоуправления (ДГС и ДУИ), имеющие доступ к Системе, в том числе осуществляющие регистрацию документов, создание и утверждение резолюций, а также исполнение поручений (исполнители);

регистраторы - пользователи Системы, осуществляющие регистрацию распорядительных и организационно-распорядительных документов, формирование и рассылку поручений по данным видам документов;

электронный документ - документ, информация в котором представлена в электронной форме;

средства электронной подписи - шифровальные (криптографические) средства, используемые для реализации хотя бы одной из следующих функций: создание электронной подписи, проверка электронной подписи, создание ключа электронной подписи и ключа проверки электронной подписи;

сертификат ключа проверки электронной подписи - электронный документ или документ на бумажном носителе, выданный удостоверяющим центром либо доверенным лицом удостоверяющего центра и подтверждающий принадлежность ключа проверки электронной подписи владельцу сертификата ключа проверки электронной подписи;

электронная подпись - информация в электронной форме, присоединённая к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связанная с такой информацией, которая используется для определения лица, подписывающего информацию. Это реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также устанавливать отсутствие искажения информации в электронном документе;

электронный образ документа - электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе;

квалифицированная электронная подпись - это электронная подпись, которая соответствует признакам:

получена в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа электронной подписи;

позволяет определить лицо, подписавшее электронный документ;

позволяет обнаружить факт внесения изменений в электронный документ после момента его подписания;

создаётся с использованием средств электронной подписи;

ключ проверки электронной подписи указан в квалифицированном сертификате;

усиленная квалифицированная электронная подпись - это электронная подпись, которая соответствует всем признакам квалифицированной электронной подписи и, кроме того, для создания и проверки которой используются средства электронной подписи, получившие подтверждение соответствия требованиям, установленным Федеральным законом от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи".

2.3. Иные понятия, используемые в Правилах, соответствуют понятиям, определённым действующим законодательством Российской Федерации.

3. Виды распорядительных и организационно-распорядительных документов

3.1. Распорядительными документами являются постановления и распоряжения Администрации городского округа Самара, распоряжения первых заместителей главы городского округа Самара, распоряжения заместителей главы городского округа Самара.

3.2. Постановления Администрации городского округа Самара, носящие нормативный характер, устанавливают, изменяют и (или) отменяют правовые нормы, обязательные для неопределенного круга лиц, и рассчитаны на неоднократное применение.

3.3. Постановления (распоряжения) Администрации городского округа Самара, носящие ненормативный характер, устанавливают, изменяют и (или) отменяют права и обязанности конкретных лиц и (или) рассчитаны на однократное применение.

3.4. Постановления и распоряжения Администрации городского округа Самара, распоряжения первых заместителей и заместителей главы городского округа Самара оформляются на номерных черно-белых бланках, формы которых утверждаются распоряжением Администрации городского округа Самара.

3.5. К организационно-распорядительным документам относятся:

разрешение на строительство, которое представляет собой документ, подтверждающий соответствие проектной документации требованиям градостроительного плана земельного участка или проекту планировки территории и проекту межевания территории (в случае строительства, реконструкции линейных объектов) и дающий застройщику право осуществлять строительство, реконструкцию объектов капитального строительства;

разрешение на ввод объекта в эксплуатацию, которое представляет собой документ, удостоверяющий выполнение строительства, реконструкции объекта капитального строительства в полном объёме в соответствии с разрешением на строительство, соответствие построенного, реконструированного объекта капитального строительства градостроительному плану земельного участка или в случае строительства, реконструкции линейного объекта проекту планировки территории и проекту межевания территории, а также проектной документации;

приказы первых заместителей главы городского округа Самара, заместителей главы городского округа Самара, руководителей подразделений Администрации городского округа Самара, которые издаются по вопросам организационного и методического характера, по направлениям деятельности, находящимся в их компетенции;

протоколы, которыми оформляются решения, принятые:

на заседаниях Коллегии Администрации городского округа Самара и иных коллегиальных, совещательных (консультативных) органов Администрации городского округа Самара;

на еженедельных рабочих совещаниях, а также на выездных тематических совещаниях, проводимых Г лавой городского округа Самара.

3.6. В протоколах еженедельных рабочих совещаний и выездных тематических совещаний фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений председательствующим на совещании и должностными лицами, участвующими в совещании (заседании), являющимися членами коллегиального органа, или лицами, специально приглашенными для участия в совещании (заседании) с правом совещательного голоса при принятии решения по вопросам повестки дня.

3.7. Решения, принятые в ходе обсуждения вопросов повестки дня на заседании Коллегии Администрации городского округа Самара, оформляются официальным протоколом, оформленным на неномерных черно-белых бланках формата А4 с продольным расположением реквизитов Администрации городского округа Самара.

3.8. Решения, принятые на еженедельных рабочих совещаниях или на выездных тематических совещаниях, проводимых Главой городского округа Самара, оформляются официальными протоколами на неномерных черно-белых бланках формата А4 с продольным расположением реквизитов Администрации городского округа Самара.

3.9. Решения, принятые на иных совещаниях в процессе работы различных коллегиальных органов (координационных советов, межведомственных и иных комиссий, проектных и рабочих групп и др.), оформляются официальными протоколами на чистом листе бумаги формата А4 (без бланка).

3.10. Необходимость реализации решений, содержащихся в протоколах заседаний Коллегии Администрации городского округа Самара или в протоколах еженедельных рабочих совещаний, выездных тематических совещаний, проводимых Главой городского округа Самара, в свою очередь, может требовать издания постановлений (распоряжений) Администрации городского округа Самара или иных муниципальных правовых актов или приказов.

4. Порядок подготовки проектов постановлений, распоряжений Администрации городского округа Самара, распоряжений первых заместителей и заместителей главы городского округа Самара

4.1. Основаниями для подготовки проекта распорядительного документа являются:

планы работы Администрации городского округа Самара;

нормативные правовые акты органов государственной власти и органов местного самоуправления;

поручения Главы городского округа Самара, первых заместителей главы городского округа Самара, заместителей главы городского округа Самара;

протокол совещания (заседания) у Главы городского округа Самара;

протокол заседания Коллегии Администрации городского округа Самара.

4.2. Подготовка проектов распорядительных документов осуществляется сотрудниками подразделений Администрации городского округа Самара, ДГС, ДУИ.

Не допускается подготовка проектов распорядительных документов работниками сторонних организаций.

4.3. Проект распорядительного документа создаётся исполнителем в Системе. Исполнитель проекта распорядительного документа создаёт в Системе регистрационно-учётную карточку.

В регистрационно-учётной карточке фиксируются следующие данные:

структурное подразделение исполнителя (заполняется системой автоматически);

исполнитель проекта (заполняется системой автоматически);

наименование вида распорядительного документа;

регистрационно-учётный номер проекта документа;

дата регистрации проекта распорядительного документа;

тема;

краткое содержание;

отметка о конфиденциальности;

отметка о срочности;

количество листов в проекте распорядительного документа;

количество приложений к проекту распорядительного документа;

количество листов в приложениях к проекту распорядительного документа;

список согласующих должностных лиц;

подписант проекта распорядительного документа;

информация о связанных с созданным проектом распорядительного документа иных документах, зарегистрированных в Системе;

вложенные отсканированные документы;

файлы проекта распорядительного документа и приложений к нему в формате Word (Excel).

4.4. К проекту распорядительного документа, выполненному в электронном макете чёрно-белого неномерного бланка, прилагаются:

пояснительная записка, которая подписывается разработчиком проекта распорядительного документа (лицом, его замещающим) и содержит обоснование необходимости подготовки проекта распорядительного документа и практической значимости ожидаемого результата, анализ возможных последствий (финансовых, управленческих, правовых и других), сроки исполнения, наименование подразделения Администрации городского округа Самара, органа местного самоуправления городского округа Самара (ДГС, ДУИ), которое подготовило данный проект, дату подготовки проекта;

сведения о наличии поручения Главы городского округа Самара (при разработке проекта распоряжения Администрации городского округа Самара или распоряжения первого заместителя главы городского округа Самара на основании поручений первых заместителей главы городского округа Самара, заместителей главы городского округа Самара - сведения о наличии данных поручений);

финансово-экономическое обоснование (в случае внесения проекта распорядительного документа, реализация которого потребует материальных затрат, затрагивает финансовые правоотношения, в том числе изменения доходной и (или) расходной частей муниципального бюджета городского округа Самара, или проекта распорядительного документа, детализирующего (конкретизирующего) объем, порядок и (или) направления финансирования действующего финансового обязательства);

сведения о нормативных правовых актах, на основании которых подготовлен проект распорядительного документа;

судебные акты (извлечения из них) в случае разработки проекта правового акта в целях их исполнения;

заключение правового подразделения разработчика проекта распорядительного документа, являющегося юридическим лицом, содержащее выводы о наличии правовых оснований принятия проекта распорядительного документа, соответствии проекта компетенции органов местного самоуправления, об отсутствии в проекте коррупциогенных факторов (указывается для проектов распорядительных документов, носящих нормативный характер), возможности принятия проекта в представленной редакции (наличие обязательно);

лист рассылки распорядительного документа, подписанный разработчиком.

4.5. Прилагаемые к проекту распорядительного документа материалы, указанные в пункте 4.4 настоящих Правил, на основании которых разработан проект, сканируются и вкладываются в закладку "Вложения" регистрационно-учётной карточки проекта распорядительного документа, созданной в Системе.

4.6. Проекту распорядительного документа Системой присваивается номер проекта, фиксируется дата его создания.

4.7. Номер проекта указывается исполнителем на бланке проекта распорядительного документа.

4.8. Сформированный в Системе проект распорядительного документа проходит в ней все этапы: согласование, консолидацию (доработка проекта на основании замечаний, полученных от согласующих должностных лиц, а также доработка проекта на основании замечаний, полученных в результате отклонения с нормоконтроля), нормоконтроль (который включает проверку комплектности документа, лингвистическую экспертизу, оформление номерного бланка), подписание, регистрацию распорядительного документа.

4.9. При введении в Системе в постоянную эксплуатацию электронной подписи весь перечень действий по созданию проекта распорядительного документа, а также этапы, указанные в пункте 4.8 настоящих Правил, осуществляются с помощью электронной подписи в соответствии с разделом 7 настоящих Правил.

5. Требования к оформлению проектов распорядительных документов

5.1. Проект распорядительного документа, созданный исполнителем в электронном виде в Системе на электронном макете неномерного черно-белого бланка соответствующего вида распорядительного документа: постановления или распоряжения Администрации городского округа Самара, распоряжения первого заместителя главы городского округа Самара, заместителя главы городского округа Самара, содержит в правом верхнем углу надпись "Проект N ______".

В электронном макете черно-белого неномерного бланка проекта распорядительного документа содержатся следующие реквизиты:

реквизит N 02 - герб городского округа Самара;

реквизит N 08 - полное наименование организации;

реквизит N 10 - наименование вида документа: постановление (распоряжение) Администрации городского округа Самара, распоряжение первого заместителя главы городского округа Самара, заместителя главы городского округа Самара.

реквизит N 11 - отметка для постановки даты регистрации документа;

реквизит N 12 - отметка для постановки номера документа.

5.2. Исполнитель проекта распорядительного документа заполняет электронный макет бланка в следующем порядке:

5.2.1. Реквизит N 18 - заголовок к тексту документа.

Заголовок к тексту распорядительного документа располагается на расстоянии 36 пт ниже реквизитов N 11 и N 12.

Заголовок печатается через одинарный междустрочный интервал обычным шрифтом Times New Roman, кегль шрифта - 14, выравнивается по центру бланка распорядительного документа, начинается с предлога "О" или "Об", не выделяется подчеркиванием, кавычками, в конце не ставится точка.

Заголовок к тексту проекта распорядительного документа должен быть кратким, точно передавать содержание документа и в краткой форме обозначать предмет, регулируемый данным документом, содержать ответ на вопрос: "о чем?" ("о ком?"). Объем заголовка не должен превышать 6 строк.

Допускается форматировать заголовок от границы левого до границы правого поля. Не допускается при оформлении заголовка выполнять перенос слов, дат, отделять инициалы от фамилии.

Например (фрагмент бланка):

"Фрагмент бланка"

5.2.2. Реквизит N 20 - текст документа.

Текст проекта распорядительного документа оформляется с использованием редактора MS Word. Для печати используется шрифт Times New Roman, кегль шрифта - 14, междустрочный интервал - 1,5.

Текст проекта распорядительного документа оформляется с соблюдением полей следующих размеров: левое поле - 30 мм; правое поле - 15 мм; верхнее поле - 20 мм; нижнее поле - 20 мм.

5.2.2.1. Текст проекта распорядительного документа состоит из двух частей: констатирующей (преамбула) и постановляющей (распорядительной). Начинается текст с констатирующей части (преамбулы).

Преамбула проекта распорядительного документа может содержать:

а) обоснование принятия документа.

В случае принятия постановления Администрации городского округа Самара в преамбуле указываются обстоятельства и мотивы, послужившие причиной или поводом для издания постановления Администрации городского округа Самара, а также в случае необходимости - ссылки на законы и иные нормативные правовые акты, в соответствии с которыми издается документ.

Порядок перечисления следующий:

Конституция РФ;

федеральные конституционные законы;

федеральные законы;

Указы Президента РФ;

постановления Правительства РФ;

акты федеральных органов исполнительной власти РФ;

законодательные и нормативные правовые акты субъектов РФ;

муниципальные правовые акты городского округа Самара.

Например:

На основании Федерального закона от 03.11.2006 N 174-ФЗ "Об автономных учреждениях", а также в целях приведения нормативных правовых актов городского округа Самара в соответствие с действующим законодательством Российской Федерации постановляю:

б) извлечения (цитаты) из решений органов государственной власти или из иных нормативных правовых актов (в этом случае перед цитатой пишется вводное слово "в частности"),

К проекту распорядительного документа, имеющему ссылки на ранее принятые документы, необходимо прилагать в Системе их отсканированные копии в соответствии с требованием, указанным в пункте 4.4 настоящих Правил.

Преамбула постановления Администрации городского округа Самара завершается словом "постановляю:", которое печатается строчными буквами в разрядку и завершается двоеточием.

В случае принятия распоряжения Администрации городского округа Самара преамбула может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении.

Преамбула распоряжения Администрации городского округа Самара, распоряжения первого заместителя или заместителя главы городского округа Самара заканчивается двоеточием.

5.2.2.2. Постановляющая часть текста проекта распорядительного документа содержит следующие пункты:

об отмене, изменениях правовых актов либо их отдельных пунктов, если вновь принимаемый документ исключает действие ранее принятых;

о приведении в соответствие с вновь принятым правовым актом ранее изданных правовых актов.

Постановляющая часть излагается по пунктам в повелительной форме ("обязать", "поручить", "выделить" и т.д.).

В случаях когда исполнителем поручений, указанных в постановляющей части проекта распорядительного документа, является организация, не подчиненная Администрации городского округа Самара, применяется рекомендательная форма ("предложить", "рекомендовать").

Каждый пункт постановляющей части должен содержать:

конкретную задачу по решению вопроса в целом;

инициалы имени и отчества, фамилию исполнителя поручения, полное наименование его должности (или наименование структурного подразделения или организации);

срок исполнения (при необходимости).

Пункты постановляющей части текста проекта распорядительного документа имеют единую (сквозную) для всего документа нумерацию, нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.

Пункты могут подразделяться на подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами или обозначаются строчными буквами с закрывающей их круглой скобкой.

Например:

2.1.2. Обеспечить выполнение следующих мероприятий: а)................................................................. ..................................................................; б)................................................................;

либо:

2.1.2. Обеспечить выполнение следующих мероприятий: 1)................................................................. ..................................................................; 2)................................................................;

После арабских цифр и буквенных обозначений подпунктов, закрывающихся круглой скобкой, текст начинается со строчной буквы. Заканчивается оформление подпунктов точкой с запятой, за исключением последнего абзаца указанных подпунктов, текст которого заканчивается точкой.

После цифровых обозначений пунктов, которые заканчиваются точкой, текст начинается с прописной буквы.

Если подпункт состоит из нескольких абзацев, они отделяются друг от друга точками.

Каждый пункт (подпункт) должен содержать только одно поручение, по одному вопросу и при необходимости срок исполнения.

В тех случаях, когда необходимо поручить одному ответственному исполнителю (или группе ответственных исполнителей) несколько разных заданий, то ответственный исполнитель (исполнители) указывается в основном пункте один раз, а поручения выделяются в отдельные пункты, например:

2. Заместителю главы городского округа - руководителю Аппарата Администрации городского округа Самара В.Н. Терентьеву в срок до 1 декабря 2015 г. обеспечить разработку: 2.1. Мероприятий по своевременной подготовке.... 2.2. Графика проведения мероприятий, посвящённых....

5.2.2.3. Содержание правовых норм проекта распорядительного документа должно быть логически последовательным и содержательно определенным, не допускающим различного понимания и толкования содержащихся в нем положений. Текст проекта распорядительного документа должен устанавливать механизм реализации содержащихся в нем положений, быть логичным, лаконичным, ясным, точным, соответствовать действующим правилам орфографии и пунктуации.

Текст проекта распорядительного документа не должен содержать:

большого количества придаточных предложений, причастных и деепричастных оборотов;

разных, хотя и равнозначных терминов для обозначения одного и того же понятия;

произвольно выбранных исполнителем проекта распорядительного документа сокращений.

Если в тексте документа часто употребляется длинное наименование какой-либо организации, то допускается его сокращение после первого употребления этого наименования.

Например: "производственный жилищно-ремонтный трест "Универсал" (далее - ПЖРТ "Универсал")". При последующих упоминаниях использовать указанное сокращение.

В случае наличия в проекте пунктов о возложении обязанностей на какое-либо лицо, не являющееся работником Администрации городского округа Самара, должно быть письменное согласие данного лица. В тексте проекта после упоминания данного лица должны содержаться слова "по согласованию".

5.2.2.4. Проект постановления Администрации городского округа Самара, затрагивающий права, свободы и обязанности человека и гражданина, должен содержать в постановляющей части пункт о вступлении постановления в силу после его официального опубликования.

Проект постановления Администрации городского округа Самара, устанавливающий правила, обязательные для исполнения на территории городского округа Самара, должен содержать в постановляющей части пункт о вступлении постановления в силу со дня его официального опубликования либо пункт, устанавливающий другую конкретную дату его вступления в силу.

5.2.2.5. Проекты распорядительных документов, носящих ненормативный характер, должны содержать в постановляющей части пункт о вступлении распорядительного документа в силу со дня его подписания, если в распорядительном акте не установлено иное. При этом данные документы официальному опубликованию не подлежат, если в самом проекте распорядительного документа не установлено иное.

5.2.2.6. Пункт о вступлении в силу и опубликовании является предпоследним в постановляющей части текста проекта любого распорядительного документа. Если в тексте проекта присутствуют оба пункта, то пункт об опубликовании следует позже пункта о вступлении в силу.

Отдел подготовки, прохождения и контроля распорядительных документов управления делопроизводства, контроля исполнительской дисциплины и архивов Департамента организации процессов управления Аппарата Администрации городского округа Самара (далее - ОППКРД) после опубликования муниципальных нормативных правовых актов Администрации городского округа Самара вносит информацию о печатном издании и реквизитах номера печатного издания, в котором они опубликованы, в Систему.

5.2.2.7. Проекты распорядительных документов не должны противоречить изданным ранее правовым актам или дублировать их, если при этом не изменяется или не отменяется ранее изданный акт.

Внесение изменений и дополнений в распорядительный документ, признание его утратившим силу производится распорядительным документом равной юридической силы. При признании распорядительного документа утратившим силу в распорядительном документе, его отменяющем, признаются утратившими силу все распорядительные документы о внесении в него изменений и дополнений в хронологическом порядке с указанием органа, издавшего акт, даты, номера и наименования распорядительного документа. При необходимости могут признаваться утратившими силу отдельные положения (пункты, подпункты) распорядительного документа. Не допускается внесение изменений в распорядительные документы о внесении изменений и дополнений.

В случае если изменения и дополнения вносились в распорядительный документ неоднократно, что создает трудности в его правоприменении, необходимо изложение его в новой редакции либо признание его утратившим силу с последующим принятием нового распорядительного документа с прежним предметом правового регулирования.

5.2.2.8. Последний пункт постановляющей части проекта распорядительного документа должен содержать сведения о должностном лице, на которое возлагается контроль исполнения распорядительного документа.

Функции контроля не могут возлагаться на должностное лицо, которое является исполнителем проекта распорядительного документа.

Если в тексте проекта распорядительного документа есть поручения первым заместителям и заместителям главы городского округа Самара, ДГС, то функцию контроля Глава городского округа Самара возлагает на себя.

В данном случае (когда функция контроля возложена на Главу городского округа Самара) пункт о контроле выполнения не нумеруется и в последнем абзаце проекта распорядительного документа выполняется следующая запись:

Контроль за выполнением настоящего постановления (распоряжения) оставляю за собой.

5.2.2.9. При оформлении проекта многостраничного распорядительного документа первая страница не нумеруется. Все последующие страницы нумеруются.

Номера страниц проставляются посередине верхнего поля каждого листа арабскими цифрами.

5.2.2.10. При оформлении нескольких многостраничных приложений к проекту распорядительного документа в каждом приложении нумерация страниц выполняется в соответствии с пунктом 5.2.2.9 настоящих Правил.

5.2.3. Реквизит N 21 - отметка о наличии приложения.

5.2.3.1. Если к проекту распорядительного документа имеются приложения, то они в обязательном порядке упоминаются в постановляющей части в порядке очерёдности ("согласно приложению N 1", "согласно приложению N 2" и т.д.).

Если приложение к проекту распорядительного документа одно, то оно не нумеруется.

Приложения к проекту распорядительного документа содержат в верхнем правом углу первого листа отметку с указанием наименования распорядительного документа, его даты и номера.

5.2.3.2. Реквизит N 21 на приложении к проекту распорядительного документа выполняется с использованием шрифта Times New Roman, кегль шрифта - 14, начертание - обычное, междустрочный интервал - одинарный. Надпись центрируется относительно слова "Приложение", выполненного прописными буквами. После слова "Приложение" выполняется отступ вниз 18 пт и далее указывается наименование распорядительного документа, его дата и номер.

Например:

Приложение N 2 к постановлению Администрации городского округа Самара от ________________ N _____

5.2.3.3. При наличии в тексте проекта распорядительного документа формулировки "Утвердить" (прилагаемое к проекту постановления или распоряжения положение или порядок, муниципальная программа, Устав, правила, инструкция, регламент, состав комиссии, перечень мероприятий и др.) допускается на самом приложении в правом верхнем углу печатать слово "Утверждено" ("Утвержден", "Утверждена") со ссылкой на распорядительный документ, его дату и номер.

Данная надпись выполняется с использованием шрифта Times New Roman, кегль шрифта - 14, начертание - обычное, междустрочный интервал - одинарный.

Надпись центрируется относительно слова "Утверждено", выполненного прописными буквами.

После слова "Утверждено" выполняется отступ вниз на 18 пт и далее указываются наименование распорядительного документа, его дата и номер.

Например:

Утверждено постановлением Администрации городского округа Самара от _______________ N ______

Слова "Утверждено" или "Утвержден" в приложениях согласуются в роде и числе с видом утверждаемого документа.

Например:

Положение - "Утверждено";

Программа - "Утверждена";

Мероприятия - "Утверждены";

Регламент - "Утвержден".

5.2.3.4. Заголовки к тексту приложения печатаются центрованным способом. Наименование вида документа-приложения (первое слово заголовка приложения) выполняется прописными буквами с использованием шрифта Times New Roman, начертание - обычный шрифт, кегль шрифта - 14, междустрочный интервал - одинарный.

После наименования вида документа, например: регламент, делается отступ вниз на 18 пт и далее указывается полное наименование документа.

Например:

Регламент Администрации городского округа Самара

Заголовок к тексту приложения отделяется от реквизита N 21 надписи даты и номера распорядительного документа, указанного в верхнем правом углу, дополнительным интервалом не менее 70 пт.

Текст приложения начинается на расстоянии не менее 24 пт от последней строки заголовка к тексту приложения.

5.2.3.5. При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются центрованным способом (относительно границ текста). Точка в конце заголовка не ставится. Заголовки разделов приложения выполняются обычным шрифтом.

В программах, уставах разделы нумеруются римскими цифрами, а пункты и подпункты так же, как и в тексте проекта распорядительного документа.

В порядках, правилах, положениях, инструкциях и регламентах составные части (разделы, подразделы, пункты, подпункты) нумеруются арабскими цифрами.

Подразделы нумеруют в пределах раздела. Номер подраздела может состоять из номера раздела и номера подраздела, разделённых точкой, например: 1.2 (раздел 1, подраздел 2 данного раздела).

Номер пункта должен состоять из номера раздела, подраздела и пункта, разделенных точками, например: 2.3.1.

Пункты могут подразделяться на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта.

Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками.

Если таблицу печатают более чем на одной странице, то заголовочная часть таблицы (наименование граф или нумерация граф таблицы) повторяется на каждой странице.

Листы приложения нумеруются также по центру верхней части страницы арабскими цифрами. Нумерация выполняется самостоятельно (без учета количества листов распорядительного документа), начиная со второго листа.

При наличии в тексте документа ссылки на сноску она оформляется звездочкой * или цифрой со скобкой 1). Текст сноски печатается через 1 междустрочный интервал в конце страницы под чертой. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка. На одной странице не должно быть более трех сносок.

Например (нижняя часть страницы):

________________________ 1) ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

5.2.4. Реквизит N 22 - подпись. Для оформления данного реквизита от последней строки постановляющей части текста проекта распорядительного документа выполняется отступ вниз не менее 24 пт, после чего заполняется данный реквизит.

Реквизит N 22 включает в себя:

полное наименование должности должностного лица, подписавшего распорядительный документ;

личную подпись;

расшифровку подписи (инициалы, фамилия).

Если полное наименование должности занимает несколько строк, то все строки центрируются относительно самой длинной строки. Не допускается сокращение наименований должностей.

Распорядительный документ может быть подписан должностным лицом, исполняющим обязанности вышестоящего должностного лица, при этом словосочетание "исполняющий обязанности" пишется полностью.

Не допускается ставить в данном случае надпись от руки "зам.", "и.о." или косую черту перед наименованием должности.

Инициалы и фамилия должностного лица выравниваются по правому полю и указываются на уровне последней строки полного наименования должности.

Наименования должностей муниципальной службы, за исключением наименований, расположенных в начале предложения, следует писать со строчной буквы. Слово "Глава" в наименовании должности Главы городского округа Самара следует писать с прописной буквы.

Слово "Глава" в наименовании должности первого заместителя главы городского округа Самара или заместителя главы городского округа Самара следует писать со строчной буквы.

5.2.5. Реквизит N 27 - отметка о разработчике распорядительного документа располагается на лицевой стороне последнего листа проекта распорядительного документа в левом нижнем углу документа, на расстоянии не более 36 пт от границы нижнего поля.

Данный реквизит оформляется шрифтом Times New Roman, кегль шрифта - 14, начертание - обычное, междустрочный интервал - одинарный. Реквизит включает в себя следующие данные: инициалы и фамилию разработчика проекта распорядительного документа, оформленные без пробелов, и номер его служебного телефона (оформляется с пробелами через 2-3 цифры).

Например: И.И. Иванов 337 34 74.

5.2.6. Реквизит N 24 - визы согласования проекта распорядительного документа. Перечень виз согласования проекта распорядительного документа формируется и оформляется в соответствии с требованиями, указанными в разделе 6 настоящих Правил.

5.2.6.1. Общие требования к оформлению реквизита N 24:

На оборотной стороне каждого листа проекта распорядительного документа в нижней его части без отступа прописными буквами с использованием шрифта Times New Roman, кегль шрифта - 14, начертание - обычное пишется слово "согласовано:".

Под ним с интервалом 18 пт располагается таблица, состоящая из четырёх граф следующего наименования без выделения границ:

дата поступления проекта на согласование (фиксируется дата фактического получения согласующим должностным лицом проекта документа на согласование);

наименование должности (указывается должность лица, с которым согласовывается проект распорядительного документа);

личная подпись и дата согласования;

инициалы имени, отчества и фамилия.

Полистное согласование проекта распорядительного документа осуществляется следующими должностными лицами (в порядке убывания):

разработчиком проекта распорядительного документа;

руководителем правового подразделения разработчика проекта распорядительного документа, являющегося юридическим лицом;

непосредственным руководителем исполнителя проекта распорядительного документа;

исполнителем проекта распорядительного документа.

Все остальные визы согласования оформляются на Листе согласования.

При согласовании проекта распорядительного документа должностным лицом, исполняющим обязанности руководителя, в графе "Наименование должности" не допускается указывать сокращение "И.о.".

В данном случае наименование должности указывается полностью. Например: "Исполняющий обязанности руководителя Департамента физической культуры и спорта".

Не допускается ставить предлог "За", надпись от руки "Зам." или косую черту перед наименованием должности в знак того, что документ согласовывается заместителем руководителя.

5.2.7. Дата регистрации проекта распорядительного документа и распорядительного документа, оформленного на номерном бланке, оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности:

число, месяц, год, например: 20.01.2011.

5.2.8. Реквизит N 12 - регистрационный номер. Нумерация распорядительных документов и распорядительных документов, оформленных на номерных бланках, ежегодно начинается с номера 1.

Постановления и распоряжения Администрации городского округа Самара, распоряжения первых заместителей и заместителей главы городского округа Самара регистрируются раздельно в разных журналах в Системе в пределах календарного года, при этом к порядковому номеру распоряжений Администрации городского округа Самара через дефис добавляется буква "р" на бумажном носителе.

5.2.9. Реквизит N 25 - оттиск печати.

Оттиск круглой гербовой печати Администрации городского округа Самара ставится на документах, подписанных Главой городского округа Самара, должностным лицом исполняющим его обязанности, первыми заместителями и заместителями главы городского округа Самара.

Оттиск круглой печати ставится ОППКРД начальником ОППКРД на копиях распорядительных документов и документах, направляемых юридическим и физическим лицам во исполнение поступивших от них письменных запросов.

Оттиск круглой гербовой печати Администрации городского округа Самара ставится начальником ОППКРД на документах при заверении подлинности подписи Главы городского округа Самара или исполняющего обязанности Г лавы городского округа Самара.

Оттиск круглой гербовой печати Администрации городского округа Самара ставится также на документах, где воспроизведение оттиска данной печати специально предусматривается законодательными и нормативными правовыми актами.

Правильно поставленный оттиск круглой гербовой печати Администрации городского округа Самара должен захватывать последние буквы в наименовании должности лица, подписавшего документ, и первый элемент личной подписи.

В случае если личная подпись выполняется крупным почерком и занимает большую часть места, отведённого для заполнения реквизита N 22 - подпись, оттиск круглой гербовой печати Администрации городского округа Самара незначительно смещается вниз и влево, захватывает до 30% от полного наименования должности руководителя и часть первого элемента личной подписи.

5.2.9.1. Хранение круглой гербовой печати Администрации городского округа Самара и печати ОППКРД обеспечивает начальник данного отдела.

6. Порядок согласования, оформления номерных бланков и подписания проектов постановлений и распоряжений Администрации городского округа Самара, распоряжений первых заместителей и заместителей главы городского округа Самара

6.1. Проекты всех постановлений и распоряжений Администрации городского округа Самара, распоряжений первых заместителей и заместителей главы городского округа Самара согласовываются в Системе.

В регистрационно-учётной карточке проекта распорядительного документа, кроме основных данных, указанных в пункте 4.3 настоящих Правил, Системой автоматически фиксируются в процессе работы с проектом:

дата и время получения и завершения задачи "на согласование" проекта распорядительного документа в Системе каждым согласующим должностным лицом;

дата и время получения и завершения задачи "на консолидацию" в Системе исполнителем проекта распорядительного документа (в случае отклонения согласующим должностным лицом проекта для доработки или согласования с замечаниями либо отклонения с нормоконтроля для устранения замечаний);

дата и время получения и завершения задачи "нормоконтроль" (проверка комплектности документа, лингвистическая экспертиза, оформление номерного бланка либо отклонение для устранения замечаний) в Системе сотрудниками ОППКРД;

дата и время получения и завершения задачи "на подписание" в Системе;

дата и время получения и завершения задачи "на регистрацию" в Системе сотрудниками ОППКРД;

дата и время получения и завершения задачи "на формирование поручений" в Системе сотрудниками ОППКРД.

В Системе, в регистрационно-учётной карточке проекта распорядительного документа также фиксируются сведения о продлении сроков согласования или доработки проекта распорядительного документа.

6.2. Проект распорядительного документа последовательно согласовывается должностными лицами в соответствии со списком участвующих в согласовании, созданным исполнителем в Системе.

Согласование осуществляется в сроки, установленные пунктом 6.4.15 настоящих Правил.

Правовой департамент Администрации городского округа Самара осуществляет согласование проекта распорядительного документа на заключительном этапе, за исключением проектов распорядительных документов, разработанных Аппаратом Администрации городского округа Самара.

В данном случае проект распорядительного документа согласовывается Правовым департаментом после получения всех необходимых согласований до согласования заместителем главы городского округа - руководителем Аппарата Администрации городского округа Самара.

6.3. Проект распорядительного документа, оформленный на бумажном носителе исполнителем в соответствии с требованиями, указанными в разделе 5 данных Правил, проходит согласование путём проставления виз согласования в Листе согласования.

В Листе согласования указываются следующие должностные лица:

первый заместитель главы городского округа Самара (или первые заместители главы городского округа Самара - в алфавитном порядке фамилий), в компетенции которого находится данный вопрос;

заместитель главы городского округа - руководитель Аппарата Администрации городского округа Самара;

заместитель главы городского округа - руководитель Правового департамента Администрации городского округа Самара (за исключением проектов распорядительных документов первых заместителей и заместителей главы городского округа Самара);

руководители подразделений Администрации городского округа Самара (перечень определяет исполнитель проекта распорядительного документа, располагая перечень согласующих должностных лиц в алфавитном порядке по наименованиям подразделений Администрации городского округа Самара);

руководители органов местного самоуправления: ДГС, ДУИ.

6.4. Перечень виз в Листе согласования формируется в следующей последовательности:

6.4.1. Первый заместитель главы городского округа Самара или первые заместители главы городского округа Самара (указываются в алфавитном порядке фамилий);

6.4.2. Заместитель главы городского округа - руководитель Правового департамента Администрации городского округа Самара;

6.4.3. Заместитель главы городского округа - руководитель Аппарата Администрации городского округа Самара.

6.4.3.1. Если разработчиком проекта распорядительного документа является руководитель Аппарата Администрации городского округа Самара (или подразделение Аппарата Администрации городского округа Самара), то его виза оформляется после виз первых заместителей главы городского округа Самара, затем оформляется виза, указанная в пункте 6.4.2 настоящих Правил.

6.4.4. Заместители главы городского округа - руководители подразделений Администрации городского округа Самара. Наименования подразделений Администрации городского округа Самара указываются в алфавитном порядке:

заместитель главы городского округа - руководитель Департамента городского хозяйства и экологии Администрации городского округа Самара;

заместитель главы городского округа - руководитель Департамента образования Администрации городского округа Самара;

заместитель главы городского округа - руководитель Департамента опеки, попечительства и социальной поддержки Администрации городского округа Самара;

заместитель главы городского округа - руководитель Департамента потребительского рынка и услуг Администрации городского округа Самара;

заместитель главы городского округа - руководитель Департамента промышленной политики, транспорта и поддержки предпринимательства Администрации городского округа Самара;

заместитель главы городского округа - руководитель Департамента управления делами Администрации городского округа Самара;

заместитель главы городского округа - руководитель Департамента финансов и экономического развития Администрации городского округа Самара;

руководители подразделений Администрации городского округа Самара. Наименования подразделений Администрации городского округа Самара указываются в алфавитном порядке:

руководитель Департамента культуры, туризма и молодежной политики Администрации городского округа Самара;

руководитель Департамента общественных и внешних связей Аппарата Администрации городского округа - заместитель руководителя Аппарата Администрации городского округа Самара;

руководитель Департамента организации процессов управления Аппарата Администрации городского округа Самара;

руководитель Департамента по вопросам общественной безопасности и противодействия коррупции Администрации городского округа Самара;

руководитель Департамента по управлению персоналом и кадровой политике Аппарата Администрации городского округа Самара;

руководитель Департамента физической культуры и спорта Администрации городского округа Самара;

руководитель Управления главного архитектора Администрации городского округа Самара;

руководитель Управления гражданской защиты Администрации городского округа Самара;

руководитель Управления информации и аналитики Администрации городского округа Самара;

руководитель Управления организации торгов Администрации городского округа Самара;

руководитель Управления по мобилизационным вопросам Администрации городского округа Самара;

руководитель Управления по работе с обращениями граждан Аппарата Администрации городского округа Самара.

6.4.5. Руководители органов, входящих в структуру органов местного самоуправления городского округа Самара. Наименования органов местного самоуправления указываются в алфавитном порядке наименований данных органов:

руководитель Департамента градостроительства городского округа Самара;

руководитель Департамента управления имуществом городского округа Самара.

Если разработчиком проекта распорядительного документа является орган местного самоуправления (ДГС, ДУИ), то в Листе согласования проекта виза согласования, указанная в пункте 6.4.3 настоящих Правил, не оформляется.

6.4.6. Проект распорядительного документа должен в обязательном порядке содержать визы согласования следующих должностных лиц:

первый заместитель главы городского округа Самара (или первые заместители главы городского округа Самара - в алфавитном порядке фамилий), в компетенции которого находится данный вопрос;

заместитель главы городского округа - руководитель Правового департамента Администрации городского округа Самара (за исключением проектов распорядительных документов первых заместителей и заместителей главы городского округа Самара);

разработчик проекта распорядительного документа (руководитель подразделения Администрации городского округа Самара);

руководитель правового подразделения разработчика проекта распорядительного документа, являющегося юридическим лицом (при наличии в структуре разработчика правового подразделения);

непосредственный руководитель исполнителя проекта распорядительного документа.

6.4.7. Приложение к проекту распорядительного документа визируется полистно на оборотной стороне в нижней части каждого листа (в порядке убывания):

разработчиком проекта распорядительного документа;

руководителем правового подразделения разработчика проекта распорядительного документа, являющегося юридическим лицом;

исполнителем проекта распорядительного документа.

Последняя страница приложения к проекту распорядительного документа с лицевой стороны подписывается первым заместителем (заместителем) главы городского округа Самара, в компетенции которого находится данный вопрос.

Слово "Согласовано" при оформлении реквизита N 24 на приложениях к проекту распорядительного документа не указывается.

В случае если исполнителем проекта распорядительного документа является подразделение Администрации городского округа Самара, входящее в состав Аппарата Администрации городского округа Самара, или находящееся в непосредственном подчинении Главы городского округа Самара, или ДГС, то приложение к проекту распорядительного документа согласовывается руководителем подразделения Администрации городского округа Самара или ДГС.

6.4.8. Внесение на этапе согласования в проект распорядительного документа согласующими должностными лицами замечаний, а именно: незначительных, не меняющих сути документа изменений (исправление ошибок, допущенных при оформлении и форматировании всего проекта распорядительного документа в целом, устранение опечаток, уточнение порядка нумерации, уточнение ссылок на законодательные и нормативные документы, и т.п.) не влечёт за собой повторного согласования.

6.4.9. При внесении согласующими должностными лицами замечаний, имеющих принципиальное значение, изменяющих суть проекта распорядительного документа (корректировка представленных данных, фактов, выводов, методологии, порядка и сроков исполнения, исполнителей и соисполнителей и т.д. и т.п.), исполнитель проекта распорядительного документа после завершения консолидации (доработки) должен направить в Системе проект распорядительного документа на повторное согласование всем согласующим должностным лицам.

6.4.10. Проекты распорядительных документов до их представления на подпись Главе городского округа Самара подлежат обязательному согласованию со всеми должностными лицами и организациями, имеющими непосредственное отношение к вопросам, содержащимся в проекте документа.

Отказ от процедуры согласования проекта распорядительного документа согласующим должностным лицом не допускается.

Замечания или возражения по проекту распорядительного документа не препятствуют его дальнейшему согласованию. Замечания, не учтённые исполнителем проекта распорядительного документа, оформляются в форме листа разногласий как исходящее письмо, созданное на макете черно-белого неномерного бланка структурного подразделения с угловым расположением реквизитов, адресованное Главе городского округа Самара. Разногласия могут быть указаны как в отношении одного согласующего должностного лица, так и в отношении нескольких согласующих должностных лиц.

Проект распорядительного документа, имеющий оформленный лист разногласий, подлежит оформлению на номерном бланке, если:

разногласия представлены только в отношении одного согласующего должностного лица;

на проекте распорядительного документа имеется резолюция "на номерной бланк" заместителя главы городского округа Самара, в компетенцию которого входит данный вопрос (в отношении проектов распорядительных документов, разработанных подразделениями Администрации городского округа Самара, деятельность которых в соответствии с утвержденной структурой Администрации городского округа Самара не относится к сфере контроля первых заместителей главы городского округа Самара), первого заместителя главы городского округа Самара, в компетенцию которого входит данный вопрос, либо Главы городского округа Самара.

Проекты распорядительных документов, имеющие два и более листов разногласий на замечания согласующих должностных лиц, не подлежат оформлению на номерном бланке.

6.4.11. Доработка проекта распорядительного документа по замечаниям, полученным в процессе согласования, осуществляется исполнителем в течение 5 (пяти) рабочих дней, не считая дня поступления в Системе задачи "на консолидацию".

6.4.12. Доработка проекта распорядительного документа по замечаниям, выданным сотрудником ОППКРД по итогам нормоконтроля, осуществляется исполнителем в течение 3 (трёх) рабочих дней, не считая дня получения исполнителем в Системе задачи "на консолидацию".

ОППКРД осуществляет постоянный контроль за соблюдением сроков доработки проектов распорядительных документов по замечаниям, выданным по результатам нормоконтроля.

6.4.13. Согласование проектов распорядительных документов с органами и организациями, не входящими в структуру Администрации городского округа Самара, осуществляется исполнителем проекта распорядительного документа самостоятельно.

6.4.13.1. Проект распорядительного документа считается согласованным с органами и организациями, не входящими в структуру Администрации городского округа Самара, если в Листе согласования распорядительного документа есть виза согласующего должностного лица (руководителя органа или организации, не входящих в структуру Администрации городского округа Самара, заверенная оттиском круглой печати данного органа или организации), или к проекту распорядительного документа приложен оригинал служебного письма на бланке органа или организации, не входящих в структуру Администрации городского округа Самара, с подтверждением согласования проекта распорядительного документа (подпись руководителя на бланке письма должна быть заверена оттиском круглой печати данного органа или организации).

6.4.13.2. В обязательном порядке исполнитель подготавливает и направляет на экспертизу за подписью руководителя подразделения Администрации городского округа Самара, ДГС, ДУИ:

а) проект муниципального нормативного правового акта Администрации городского округа Самара:

в Самарскую межрайонную природоохранную прокуратуру - в случае, если в проекте муниципального нормативного правового акта Администрации городского округа Самара содержатся положения, регулирующие правоотношения в сфере охраны окружающей среды и природопользования;

в прокуратуру города Самары для проведения антикоррупционной экспертизы проекта муниципального нормативного правового акта Администрации городского округа Самара;

б) проекты муниципальных правовых актов Администрации городского округа Самара, в том числе проекты муниципальных программ (изменений в муниципальные программы), предусматривающих установление, изменение, приостановление или прекращение расходных обязательств городского округа Самара, в Контрольно-счётную палату городского округа Самара для проведения финансово-экономической экспертизы.

6.4.13.3. В случае если проект постановления Администрации городского округа Самара затрагивает вопросы осуществления предпринимательской и инвестиционной деятельности и подлежит оценке регулирующего воздействия, проект направляется в Правовой департамент только после проведения оценки его регулирующего воздействия при наличии соответствующего заключения уполномоченного органа об оценке регулирующего воздействия.

6.4.13.4. Проект распорядительного документа направляется на согласование в Правовой департамент на бумажном носителе.

Срок, установленный абзацем третьим пункта 6.4.15 настоящих Правил, исчисляется с даты поступления проекта распорядительного документа в Правовой департамент на бумажном носителе.

Проект распорядительного документа подлежит возврату разработчику Правовым департаментом без проведения правовой экспертизы в случае непредставления полного пакета документов, необходимых для проведения правовой экспертизы, а также в любых случаях несоответствия проекта действующему законодательству, в том числе если:

проект не содержит всех необходимых виз согласования;

в пакете документов отсутствует заключение правового подразделения разработчика проекта распорядительного документа, являющегося юридическим лицом, подготовленное в соответствии с абзацем седьмым пункта 4.4 настоящих Правил;

проект не согласован лицами, чьи визы согласования предусмотрены на оборотной стороне проекта (приложения к нему) и в Листе согласования;

в пояснительной записке к проекту отсутствует ссылка на правовые основания его принятия;

в преамбуле нормативного проекта распорядительного документа отсутствуют ссылки на правовые основания его принятия;

в проекте содержатся ссылки на утратившие силу правовые акты, не учтены изменения действующего законодательства;

проект разработан без учета норм о компетенции органов государственной власти, органов местного самоуправления;

подготовка проекта в отсутствие оснований, указанных в пункте 4.1 настоящих Правил;

разработка проекта с нарушением компетенции разработчика, а также на основании поручения неуполномоченного лица.

В указанных случаях антикоррупционная экспертиза проекта распорядительного документа Правовым департаментом не проводится.

6.4.13.5. В случае, если в результате проведения правовой и антикоррупционной экспертизы проекта Правовым департаментом установлено несоответствие проекта законодательству, выявлен (ы) коррупциогенный (ые) фактор (ы), проект с соответствующим заключением возвращается его исполнителю для устранения имеющихся замечаний.

6.4.13.6. В случае поступления на согласование в Правовой департамент:

а) одного и того же проекта распорядительного акта, подготовленного разработчиком с нарушением норм действующего законодательства, более 2 (двух) раз;

б) в течение месяца более 3 (трёх) различных проектов распорядительных актов, подготовленных одним и тем же разработчиком с нарушением норм действующего законодательства,

заместитель главы городского округа - руководитель Правового департамента Администрации городского округа Самара направляет информацию по данным фактам в адрес Главы городского округа Самара с предложением о применении к руководителю разработчика мер дисциплинарной ответственности.

6.4.14. Проекты распорядительных документов согласовываются в Системе.

6.4.15. Сроки согласования проектов распорядительных документов:

должностными лицами (за исключением заместителя главы городского округа - руководителя Правового департамента Администрации городского округа Самара) в течение 5 (пяти) рабочих дней, не считая дня поступления в Системе задачи "на согласование";

заместителем главы городского округа - руководителем Правового департамента Администрации городского округа Самара - в течение 10 (десяти) рабочих дней, не считая дня поступления в Системе задачи "на согласование";

должностными лицами, участвующими в согласовании, при получении проекта распорядительного документа на повторное согласование в течение 2 (двух) рабочих дней, не считая дня поступления в Системе задачи "на согласование", за исключением абзаца пятого настоящего пункта.

В случае если проект распорядительного документа был возвращен разработчику в соответствии с пунктом 6.4.13.4 настоящих Правил, а также если содержание представленного на повторное согласование проекта распорядительного документа претерпело существенные изменения, согласование проекта Правовым департаментом осуществляется в течение 10 рабочих дней, не считая дня поступления в Системе задачи "на согласование".

6.4.15.1. Срок согласования должностным лицом (включая повторное согласование) проекта распорядительного документа, направленного на ликвидацию угрозы чрезвычайных ситуаций и ликвидацию возникшей чрезвычайной ситуации, не должен превышать 1 (одного) рабочего дня, не считая дня поступления в Системе задачи "на согласование".

6.4.15.2. Общий срок согласования проекта распорядительного документа не должен превышать 45 дней.

6.4.16. Оформление реквизита N 24 "визы согласования" на номерном бланке распорядительного документа:

6.4.16.1. Все проекты распорядительных документов по завершению процедуры согласования в течение 5 (пяти) рабочих дней проходят нормоконтроль, лингвистическую экспертизу, форматирование и оформление на номерных чёрно-белых бланках типографского изготовления.

6.4.16.2. На обороте каждого листа проекта распорядительного документа, оформленного на номерном бланке, без отступа от границы верхнего поля, выполняется надпись:

"Все согласования и положительные заключения, предусмотренные действующим законодательством и правовыми актами органов местного самоуправления, получены.

Требования, предъявляемые к данному виду распорядительных актов органов местного самоуправления, соблюдены.

Проект постановления готов к подписанию Главой городского округа Самара".

Ниже через один интервал, без выделения границ, выполняется таблица, состоящая из трёх граф:

"Наименование должности" (указывается полное наименование должности руководителя исполнителя проекта распорядительного документа или исполняющего обязанности данного руководителя);

"Личная подпись и дата согласования";

"Инициалы имени, отчества и фамилия".

В порядке убывания указывается:

виза разработчика проекта распорядительного документа;

виза заместителя главы городского округа - руководителя Правового департамента Администрации городского округа Самара.

В нижней части оборотной стороны каждого листа распорядительного документа указывается виза заместителя главы городского округа - руководителя Аппарата Администрации городского округа Самара.

6.4.16.3. На оборотной стороне каждого листа приложения к проекту распорядительного документа, оформленному на номерном бланке, в нижней его части (без слова "Согласовано:") выполняется без выделения границ таблица, состоящая из трёх граф:

"Наименование должности" (порядок заполнения - в соответствии с пунктом 5.2.6.1 настоящих Правил);

"Личная подпись и дата согласования";

"Инициалы имени, отчества и фамилия".

6.4.17. Проекты распоряжений первых заместителей и заместителей главы городского округа Самара, в том числе оформленные на номерном бланке:

не визируются заместителем главы городского округа - руководителем Правового департамента Администрации городского округа Самара;

визируются руководителем правового подразделения разработчика проекта распорядительного документа, являющегося юридическим лицом.

6.4.18. Номерной бланк проекта распорядительного документа передаётся исполнителю проекта распорядительного документа сотрудником ОППКРД под роспись в журнале выдачи номерных бланков распорядительных документов для полистного визирования. Срок полистного визирования номерного бланка - 3 (три) рабочих дня, не считая дня получения номерного бланка в ОППКРД.

Завизированный в установленном порядке номерной бланк проекта распорядительного документа возвращается исполнителем в ОППКРД.

6.4.19. В течение двух рабочих дней сотрудник ОППКРД проверяет комплектность документов, входящих в состав проекта распорядительного документа, последовательность их расположения в деле и передаёт согласованный в установленном порядке номерной бланк проекта распорядительного документа в приёмные Главы городского округа Самара, первых заместителей главы городского округа Самара на подписание.

6.4.20. Подписанный номерной бланк распорядительного документа регистрируется в течение двух рабочих дней в Системе сотрудником ОППКРД с присвоением ему регистрационно-учётного номера и даты регистрации.

Внесение каких-либо исправлений в подписанные распорядительные документы запрещается.

Дата регистрации и регистрационно-учётный номер присваиваются Системой в момент регистрации подписанного распорядительного документа и воспроизводятся сотрудником ОППКРД, выполняющим регистрацию, на номерном бланке распорядительного документа в соответствии с требованиями, установленными пунктами 5.2.7 и 5.2.8 настоящих Правил.

6.4.21. Зарегистрированные постановления и распоряжения Администрации городского округа Самара рассылаются ОППКРД в соответствии с листом рассылки.

В лист рассылки включаются все руководители, указанные в постановляющей (распорядительной) части распорядительного документа как исполнители, в том числе: юридические лица (руководители организаций, предприятий различных форм собственности, учреждения городского округа Самара), должностные лица Администрации городского округа Самара, физические лица, а также:

Прокуратура города Самары - для проведения антикоррупционной экспертизы муниципального нормативного правового акта (далее - МНПА). Направляются все МНПА;

Контрольно-счетная палата городского округа Самара (далее - КСП) - для проведения финансово-экономической экспертизы муниципальных программ городского округа Самара;

Дума городского округа Самара (далее - Дума) - для сведения;

Государственная инспекция строительного надзора Самарской области, Средне-Поволжское управление Федеральной службы по экологическому, технологическому и атомному надзору (в зависимости от того, какой именно орган государственной власти уполномочен осуществлять государственный строительный надзор в рассматриваемом случае), Росреестр и филиал Федерального государственного бюджетного учреждения "Федеральная кадастровая палата Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии" по Самарской области - для проведения государственного строительного надзора на объектах. Направляются копии всех разрешений на строительство и разрешений на ввод объектов в эксплуатацию.

6.4.22. Рассылка постановлений и распоряжений Администрации городского округа Самара в соответствии с листом рассылки осуществляется;

в подразделения Администрации городского округа Самара, органы местного самоуправления городского округа Самара (ДГС, ДУИ), администрации внутригородских районов городского округа Самара - сотрудниками отдела контроля исполнительской дисциплины Управления в Системе в течение 2 (двух) рабочих дней с даты регистрации;

юридическим лицам (руководителям организаций, предприятий различных форм собственности, в учреждения городского округа Самара, физическим лицам - сотрудниками ОППКРД через отдел делопроизводства, приема и регистрации документов Управления (далее - ОДПРД) в течение 2 (двух) рабочих дней с даты регистрации.

6.4.23. Рассылка МНПА в Прокуратуру города Самары осуществляется сотрудниками ОППКРД через ОДПРД не позднее 5 (пяти) рабочих дней со дня регистрации МНПА.

6.4.24. Копии МНПА для Думы и копии муниципальных программ для КСП передаются сотрудниками ОППКРД под подпись в журнале выдачи копий документов не позднее 5 (пяти) рабочих дней со дня регистрации МНПА.

6.4.25. Рассылка разрешений на строительство и разрешений на ввод объектов в эксплуатацию в Государственную инспекцию строительного надзора Самарской области, Средне-Поволжское управление Федеральной службы по экологическому, технологическому и атомному надзору (в зависимости от того, какой именно орган государственной власти уполномочен осуществлять государственный строительный надзор в рассматриваемом случае), Росреестр и филиал Федерального государственного бюджетного учреждения "Федеральная кадастровая палата Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии" по Самарской области осуществляется сотрудниками ОППКРД в течение 3 (трёх) календарных дней с даты регистрации разрешения.

6.4.26. Рассылка распоряжений и приказов первых заместителей и заместителей главы городского округа Самара в подразделения Администрации городского округа Самара, органы местного самоуправления городского округа Самара (ДГС, ДУИ), администрации внутригородских районов городского округа Самара, осуществляется в Системе сотрудниками ОППКРД по листу рассылки в течение 2 (двух) рабочих дней с даты регистрации.

6.4.27. Рассылка копий распорядительных документов, изданных по вопросам, срок исполнения которых не более 3 (трех) дней, осуществляется в течение одного рабочего дня с даты регистрации распорядительного документа.

7. Согласование, рецензирование, нормоконтроль и подписание проектов распорядительных и организационно-распорядительных документов в Системе с использование ЭП

7.1. Ввод в эксплуатацию и использование ЭП при согласовании, рецензировании, нормоконтроле и подписании проектов распорядительных (организационно-распорядительных) документов, а также при формировании отчётов об исполнении данных документов в Системе осуществляется в соответствии с постановлением Администрации городского округа Самара.

7.2. Работа с электронными документами в Системе с использованием усиленной квалифицированной и квалифицированной электронной подписи осуществляется на основании положений Инструкции по работе с электронными документами в автоматизированной информационной системе электронного делопроизводства и управления документооборотом Администрации городского округа Самара АИС "САМАРА", которая утверждается постановлением Администрации городского округа Самара.

7.3. Проект распорядительного (организационно-распорядительного) документа, созданный в Системе в электронной форме, подписанный усиленной квалифицированной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.

7.4. Усиленная квалифицированная и квалифицированная электронные подписи обеспечивают целостность электронного документа и его защиту от подделки.

7.5. Согласование, рецензирование, нормоконтроль, подписание проектов распорядительных и организационно-распорядительных документов Администрации городского округа Самара осуществляются пользователями с использованием аппаратных устройств - защищённых электронных носителей ключевой информации (token).

7.6. Правом согласования и подписи распорядительных и организационно-распорядительных документов в Системе с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи наделяются:

Глава городского округа Самара;

первые заместители главы городского округа Самара;

заместители главы городского округа Самара;

руководители подразделений Администрации городского округа Самара;

руководители органов местного самоуправления городского округа Самара (ДГС, ДУИ).

7.7. Правом создавать проекты распорядительных (организационно-распорядительных) документов в Системе с использованием квалифицированной электронной подписи наделяются все сотрудники подразделений Администрации городского округа Самара и органов местного самоуправления (ДГС и ДУИ), имеющие роль в Системе "функциональный пользователь".

7.8. Согласование, рецензирование, подписание проектов распорядительных (организационно-распорядительных) документов, формирование поручений, рассылка и формирование отчётов об исполнении выданных поручений могут выполняться с любого рабочего места в Системе, на котором установлены программные средства для работы с усиленной квалифицированной и квалифицированной ЭП.

7.9. Пользователь, подписавший документ ЭП, несёт ответственность за его содержание.

7.10. Согласование, рецензирование, подписание проектов распорядительных (организационно-распорядительных) документов в Системе не дублируется на бумажном носителе (за исключением номерного бланка, на котором визы согласования оформляются в соответствии с пунктами 6.4.16.2 и 6.4.16.3 настоящих Правил).

7.11. Исполнитель проекта распорядительного (организационно-распорядительного) документа Администрации городского округа Самара для создания проекта:

вставляет ключ электронной подписи в USB-порт компьютера и вводит код для использования ЭП;

выполняет в Системе все действия, указанные в пунктах 4.3 и 4.5 настоящих Правил, включая маршрут согласования на закладке "Согласование" в регистрационно-учётной карточке проекта документа. Создание маршрута согласования осуществляется последовательно. При необходимости указываются сроки завершения задач согласования.

Созданный проект распорядительного или организационно-распорядительного документа заверяется ЭП исполнителя.

7.12. Должностные лица, указанные в маршруте согласования исполнителем проекта распорядительного (организационно-распорядительного) документа Администрации городского округа Самара, которым в Системе поступила задача на согласование (рецензирование), осуществляют следующую последовательность действий:

вставляют ключ электронной подписи в USB-порт компьютера и вводят код для использования ЭП;

изучают регистрационно-учётную карточку проекта и файлы проекта документа, приложений к нему и иных документов, вложенных в соответствии с требованиями, указанными в пунктах 4.3 и 4.5 настоящих Правил;

изучают на закладках "Лист согласования и подписания" или "Задачи" результаты согласования проекта документа на предыдущей очереди согласования (замечания к тексту проекта документа, комплектности вложений, оформлению, причины отклонения проекта документа, текст заключения или листа разногласий);

прикрепляют файлы с замечаниями или с заключением на закладке "Вложения" в карточке задачи согласования или рецензирования (если проект согласовывается с замечаниями или отклоняется);

заполняют поле "Замечания" в карточке задачи согласования или рецензирования.

7.13. Выполнив действия, указанные в пункте 7.12 настоящих Правил, согласующее должностное лицо визирует ЭП проект распорядительного (организационно-распорядительного) документа в Системе, выбирая: "согласовать", "согласовать с замечаниями", "отклонить".

7.14. В случае если проект распорядительного (организационно-распорядительного) документа был согласован очередным должностным лицом, задача согласования поступает в Системе следующему, указанному в маршруте, должностному лицу.

7.15. В случае если проект распорядительного (организационно-распорядительного) документа был согласован в Системе с замечаниями или отклонён, Система направляет исполнителю проекта задачу "на консолидацию" для устранения замечаний.

На этапе консолидации формируется новая версия проекта распорядительного или организационно-распорядительного документа, которая заверяется ЭП исполнителя.

7.16. Согласованный в установленном порядке (или отклонённый в соответствии с пунктом 6.4.10 настоящих Правил) проект распорядительного (организационно-распорядительного) документа поступает в Системе сотруднику ОППКРД на нормоконтроль (собственно нормоконтроль, лингвистическую экспертизу и оформление номерного бланка). Исполненная сотрудником ОППКРД задача нормоконтроля заверяется ЭП.

7.17. Проект распорядительного (организационно-распорядительного) документа, прошедший нормоконтроль, направляется в Системе на подписание.

7.18. На этапе подписания проект распорядительного (организационно-распорядительного) документа может быть отклонён подписантом. В данном случае исполнителю поступает в Системе задача консолидации, которая отрабатывается в соответствии с пунктом 7.15 настоящих Правил.

7.19. Если к проекту распорядительного (организационно-распорядительного) документа на этапе подписания замечания отсутствуют, то подписант:

подписывает проект в Системе своей ЭП;

подписывает бумажную копию электронного документа, выполненную на номерном бланке, оформленном в соответствии с требованиями раздела 6 настоящих Правил.

7.20. Подписанный ЭП проект распорядительного (организационно-распорядительного) документа направляется Системой на регистрацию и поступает в журнал "Документы на регистрацию".

7.21. Регистрация и рассылка распорядительных и организационно-распорядительных документов выполняется в соответствии с настоящими Правилами.

8. Ответственность владельцев ключей ЭП

8.1. Владельцы ключей ЭП несут персональную ответственность за безопасность (сохранение в тайне) ключей ЭП и обязаны обеспечить их сохранность, неразглашение и нераспространение.

8.2. Ключ ЭП является персональным, выдаётся владельцу под роспись и не подлежит передаче другим лицам.

8.3. Пользователь ЭП должен обеспечить все необходимые меры, исключающие несанкционированный доступ к принадлежащему ему ключевому носителю ЭП.

8.4. При работе с ЭП запрещается:

производить несанкционированное копирование носителей ключевой информации;

передавать носители ключевой информации другим лицам;

выводить ключи ЭП на экран монитора или принтер;

использовать носитель ключевой информации на других АРМ;

записывать на носитель ключевой информации посторонние файлы.

8.5. Срок действия ключей ЭП - один год. Владелец ключа ЭП получает право использования соответствующего ключа подписи в течение всего срока действия.

8.6. За две недели до окончания срока действия ключа ЭП пользователь ЭП обращается в управление информационных ресурсов и технологий Департамента управления делами Администрации городского округа Самара, который осуществляет взаимодействие с удостоверяющим центром, для формирования и выдачи нового комплекта, включающего ключ ЭП и ключ проверки ЭП.

8.7. При компрометации ключа ЭП (хищении, утрате, разглашении, несанкционированном копировании и других происшествиях, в результате которых ключ ЭП мог стать доступным третьим лицам и (или) процессам) владелец ключа ЭП немедленно прекращает его использование и незамедлительно сообщает в письменном виде (докладная записка) об этом в управление информационных ресурсов и технологий Департамента управления делами Администрации городского округа Самара.

8.8. При увольнении сотрудник в обязательном порядке сдаёт ключ ЭП в управление информационных ресурсов и технологий Департамента управления делами Администрации городского округа Самара под роспись.

9. Порядок формирования МНПА для включения в регистр муниципальных нормативных правовых актов

9.1. Все МНПА подлежат обязательному включению в регистр муниципальных нормативных правовых актов Самарской области (далее - Регистр).

9.2. В течение 15 дней после официального опубликования (обнародования) МНПА начальник ОППКРД обязан сформировать и направить в Правительство Самарской области копии МНПА на бумажном и электронном носителях для включения в Регистр с приложением сведений, определяемых в соответствии с Законом Самарской области от 09.02.2009 N 2-ГД "О регистре муниципальных нормативных правовых актов Самарской области".

9.3. Формирование копий МНПА осуществляется начальником ОППКРД на основании информации (служебной записки) Правового департамента о необходимости включения проекта распорядительного документа Администрации городского округа Самара в Регистр, а также на основании писем органов местного самоуправления (ДГС, ДУИ, Думы) о включении МНПА, изданных органом местного самоуправления, в Регистр с приложением копий на бумажном и электронном носителях.

9.3.1. Служебная записка Правового департамента, содержащая сведения о номере проекта документа, его названии и исполнителе, направляется в адрес заместителя руководителя Департамента - руководителя управления делопроизводства, контроля исполнительской дисциплины и архивов Департамента организации процессов управления Аппарата Администрации городского округа Самара Аппарата Администрации городского округа Самара.

9.3.2. Письма органов местного самоуправления (ДГС, ДУИ) о включении МНПА в Регистр, подписанных руководителем органа местного самоуправления (ДГС, ДУИ), своевременно направляются в адрес заместителя главы городского округа - руководителя Аппарата Администрации городского округа Самара. К письму в обязательном порядке прилагаются копии МНПА, заверенные надлежащим образом, электронные версии МНПА, реестр МНПА с указанием вида МНПА, даты и номера регистрации документа, наименования МНПА, источника официального опубликования (обнародования).

9.4. Бумажные копии МНГ1А, заверенные в установленном порядке, совместно с заполненной типовой формой реестра МНПА для включения в Регистр с сопроводительным письмом, подписанным Главой городского округа Самара, передаются в Правительство Самарской области.

9.5. При заполнении реестра МНПА для включения в Регистр в табличной форме установленного образца указываются следующие данные:

вид муниципального нормативного правового акта;

наименование органа (должностного лица), принявшего (издавшего) муниципальный нормативный правовой акт;

дата принятия (подписания) муниципального нормативного правового акта;

регистрационный номер муниципального нормативного правового акта;

наименование муниципального нормативного правового акта;

источник официального опубликования (обнародования) муниципального нормативного правового акта.

9.6. Электронная версия МНПА в формате doc. или rtf, направляется на магнитном носителе (флэш-карта или лазерный диск) в Правительство Самарской области и дополнительно дублируется в виде рассылки на официальный адрес электронной почты.

9.7. Копии МНПА, включаемых в Регистр, направляются в Прокуратуру города Самары для проведения антикоррупционной экспертизы в соответствии с распоряжением Администрации городского округа Самара от 15.10.2009 N 243-р "Об утверждении Положения о порядке проведения в Администрации городского округа Самара антикоррупционной экспертизы нормативных правовых актов и их проектов".

9.8. Начальник ОППКРД ежемесячно формирует реестр МНПА, включающий все документы, в том числе регулирующие правоотношения в сфере охраны окружающей среды и природопользования, подлежащие включению в Регистр, направленные за данный период в Правительство Самарской области, и отправляет его в Самарскую межрайонную природоохранную прокуратуру до 15 числа месяца, следующего за отчетным.

10. Подготовка, оформление, подписание и хранение отдельных организационно-распорядительных документов

10.1. Разрешения на строительство и разрешения на ввод объектов в эксплуатацию

10.1.1. Порядок подготовки разрешений на строительство, разрешений на ввод объектов в эксплуатацию при осуществлении строительства, реконструкции объектов капитального строительства, расположенных на территории городского округа Самара, отказов в выдаче данных разрешений:

10.1.1.1. Заявления о выдаче разрешений на строительство, разрешений на ввод объектов в эксплуатацию при осуществлении строительства, реконструкции объектов капитального строительства, расположенных на территории городского округа Самара (далее - разрешения), и приложенные к ним документы, направленные в адрес Главы городского округа Самара, регистрируются и рассматриваются ДГС.

ДГС осуществляет комплексное рассмотрение представленного застройщиком пакета документов на соответствие действующим нормам законодательства с последующей подготовкой заключения, содержащего вывод о соответствии либо несоответствии документов нормам действующего законодательства, регулирующим деятельность в сфере градостроительства и земельных правоотношений.

10.1.1.2. ДГС при поступлении заявления о выдаче разрешения на строительство:

10.1.1.2.1. Проводит проверку наличия документов, прилагаемых к заявлению о выдаче разрешений, в соответствии со статьёй 51 Градостроительного кодекса Российской Федерации, Земельным и Воздушным кодексом РФ, Административным регламентом министерства строительства Самарской области по предоставлению государственной услуги "Выдача разрешений на строительство при осуществлении строительства, реконструкции объектов капитального строительства", утверждённым приказом министерства строительства Самарской области от 20.04.2015 N 224-п (далее - Административный регламент N 224-п), и иными нормативными правовыми актами, регулирующими деятельность в области строительства.

10.1.1.2.2. Проводит проверку соответствия проектной документации или схемы планировочной организации земельного участка с обозначением места размещения объекта индивидуального жилищного строительства требованиям градостроительного плана земельного участка либо в случае выдачи разрешения на строительство линейного объекта требованиям проекта планировки территории и проекта межевания территории, а также красным линиям. В случае выдачи лицу разрешения на отклонение от предельных параметров разрешённого строительства, реконструкции проводится проверка проектной документации или указанной схемы планировочной организации земельного участка на соответствие требованиям, установленным в разрешении на отклонение от предельных параметров разрешённого строительства, реконструкции.

10.1.1.2.3. Подготавливает проект разрешения на строительство или отказа в выдаче такого разрешения с указанием причин отказа.

10.1.1.3. Проект разрешения на строительство разрабатывается исполнителем на электронном макете трафаретного бланка, утверждённого приказом Министерства строительства и жилищно-коммунального хозяйства РФ от 19.02.2015 N 117/пр "Об утверждении формы разрешения на строительство и формы разрешения на ввод объекта в эксплуатацию".

Трафаретный бланк чёрно-белого исполнения оформляется на листе бумаги плотностью г/м 2 формата А4 и содержит строго определённый набор реквизитов и место расположения на бланке.

10.1.1.4. ДГС при поступлении заявления о выдаче разрешения на ввод объектов в эксплуатацию:

10.1.1.4.1. Проводит проверку наличия и правильности оформления документов на соответствие требованиям статьи 55 Градостроительного кодекса Российской Федерации, Земельного и Воздушного кодекса РФ, Административного регламента министерства строительства Самарской области по предоставлению государственной услуги "Выдача разрешений на ввод объектов капитального строительства в эксплуатацию при осуществлении строительства, реконструкции объектов капитального строительства", утверждённого приказом министерства строительства Самарской области от 20.04.2015 N 225-п (далее - Административный регламент N 225-п), и иных нормативных правовых актов, регулирующих деятельность в области строительства.

10.1.1.4.2. Осуществляет осмотр объекта капитального строительства, в ходе которого осуществляется проверка соответствия такого объекта требованиям, установленным в разрешении на строительство, градостроительном плане земельного участка или в случае строительства, реконструкции линейного объекта проекте планировки территории и проекте межевания территории, а также требованиям проектной документации, в том числе требованиям энергетической эффективности и требованиям оснащённости объекта капитального строительства приборами учёта используемых энергетических ресурсов, за исключением случаев осуществления строительства, реконструкции объекта индивидуального жилищного строительства.

В случае если при строительстве, реконструкции объекта капитального строительства осуществляется государственный строительный надзор, осмотр такого объекта не проводится.

10.1.1.4.3. Подготавливает проект разрешения на ввод объекта в эксплуатацию или отказа в выдаче такого разрешения с указанием причин отказа.

10.1.1.4.4. Проект разрешения на ввод объекта в эксплуатацию разрабатывается исполнителем на электронном макете трафаретного бланка, утверждённого приказом Министерства строительства и жилищно-коммунального хозяйства РФ от 19.02.2015 N 117/пр "Об утверждении формы разрешения на строительство и формы разрешения на ввод объекта в эксплуатацию".

Трафаретный бланк чёрно-белого исполнения оформляется на листе бумаги плотностью г/м 2 формата А4 и содержит строго определённый набор реквизитов и место расположения на бланке.

10.1.1.4.5. Подготовленные ДГС проекты разрешений направляются в Правовой департамент для рассмотрения в рамках имеющихся полномочий, определенных Положением о Правовом департаменте, вместе с зарегистрированным заявлением о выдаче соответствующего разрешения и иными документами, представленными застройщиком, с приложением положительных заключений Правового управления ДГС и подразделения, осуществляющего подготовку рассматриваемого проекта, за подписью курирующих заместителей руководителя ДГС.

10.1.1.5. Правовой департамент:

10.1.1.5.1. При поступлении проекта разрешения в течение 3 (трех) рабочих дней со дня регистрации в Правовом департаменте рассматривает материалы, представленные ДГС, на соответствие формам разрешений, утвержденным приказом Министерства строительства и жилищно-коммунального хозяйства РФ от 19.02.2015 N 117/пр "Об утверждении формы разрешения на строительство и формы разрешения на ввод объекта в эксплуатацию", правилам юридической техники и Уставу городского округа Самара и подготавливает заключение на проект разрешения.

10.1.1.5.2. При поступлении проекта отказа в выдаче разрешения рассматривает в течение 3 (трех) рабочих дней со дня регистрации в Правовом департаменте материалы, представленные ДГС, на соответствие формам, утверждённым Административными регламентами N 224-п, N 225-п, а также проверяет его на соответствие правилам юридической техники и Уставу городского округа Самара и либо визирует, либо возвращает в ДГС на доработку проект отказа в выдаче разрешения.

10.1.1.6. ДГС предоставляются в ОППКРД два экземпляра проекта разрешения для прохождения нормоконтроля. Прошедшие в ОППКРД проверку экземпляры разрешений передаются Главе городского округа Самара для подписания. Передаваемые проекты должны содержать 2 (два) экземпляра проекта разрешения с положительными заключениями Правового управления ДГС и подразделения, осуществляющего подготовку рассматриваемого проекта, за подписью курирующих заместителей руководителя ДГС, а также с заключением Правового департамента на соответствующий проект разрешения. В случае отказа в выдаче соответствующего разрешения на подписание Главе городского округа Самара передаются 2 (два) экземпляра проекта отказа.

10.1.1.7. Подписанные Главой городского округа Самара разрешения подлежат регистрации в ОППКРД, а отказы в выдаче разрешений - в Управлении по обеспечению деятельности Главы городского округа Самара.

10.1.1.8. Подписанные разрешения на строительство регистрируются в журнале регистрации и учёта разрешений на строительство.

10.1.1.9. Хранение зарегистрированных разрешений, являющихся экземплярами Администрации городского округа Самара, с приложением положительных заключений Правового управления ДГС и подразделения, осуществляющего подготовку рассматриваемого проекта, за подписью курирующих заместителей руководителя ДГС и заключения Правового департамента осуществляется в ОППКРД, а зарегистрированных отказов в выдаче разрешений - в Управлении по обеспечению деятельности Главы городского округа Самара.

10.1.2. Порядок продления срока действия разрешений на строительство объектов капитального строительства, расположенных на территории городского округа Самара:

10.1.2.1. Заявления о продлении срока действия разрешений на строительство объектов капитального строительства, расположенных на территории городского округа Самара (далее - продление разрешения), и приложенные к ним документы, направленные в адрес Главы городского округа Самара, регистрируются и рассматриваются ДГС.

10.1.2.2. ДГС при поступлении заявления о продлении разрешения:

подготавливает письмо-запрос на имя руководителя управления делопроизводства, контроля исполнительской дисциплины и архивов Департамента организации процессов управления Аппарата Администрации городского округа Самара на выдачу оригинала разрешения на строительство для оформления продления срока действия данного разрешения;

подготавливает проект продления срока действия разрешения на строительство в соответствии с требованиями части 20 статьи 51 Градостроительного кодекса Российской Федерации либо письмо-ответ с отказом в продлении с указанием причин отказа.

10.1.2.3. Подготовленные ДГС проекты продлений разрешений с приложением положительных заключений Правового управления ДГС и подразделения, осуществляющего подготовку рассматриваемого проекта, за подписью курирующих заместителей руководителя ДГС или отказов в продлении направляются в Правовой департамент для рассмотрения вместе с заявлением о продлении соответствующего разрешения и иными документами, представленными застройщиком.

10.1.2.4. Правовой департамент:

10.1.2.4.1. Рассматривает в течение 3 (трех) рабочих дней со дня регистрации в Правовом департаменте материалы, представленные ДГС совместно с проектами продлений разрешений, оформленными на трафаретной форме, на соответствие форме, утверждённой приказом Минстроя России от 19.02.2015 N 117/пр, отказами в продлении таких разрешений - форме, утверждённой Административным регламентом N 224-п, а также проверяет их на соответствие правилам юридической техники и Уставу городского округа Самара.

10.1.2.4.2. Визирует либо возвращает в ДГС на доработку проект продления соответствующего разрешения.

10.1.2.5. ДГС на подписание Главе городского округа Самара направляются 2 (два) экземпляра проекта о продлении разрешения на строительство (с положительными заключениями Правового управления ДГС и подразделения, осуществляющего подготовку рассматриваемого проекта, за подписью курирующих заместителей руководителя ДГС, а также с заключением Правового департамента на соответствующий проект продления разрешения) или отказов в продлении таких разрешений.

10.1.2.6. Сведения о подписании Главой городского округа Самара разрешения с отметкой о продлении срока действия фиксируются сотрудниками ОППКРД в журнале регистрации разрешений на строительство.

10.1.2.7. Хранение зарегистрированных разрешений на строительство с отметкой о продлении срока их действия, являющихся экземплярами Администрации городского округа Самара, с приложением положительных заключений Правового управления ДГС и подразделения, осуществляющего подготовку рассматриваемого проекта, за подписью курирующих заместителей руководителя ДГС и заключения Правового департамента на проект продления разрешения на строительство осуществляется в ОППКРД.

10.1.2.8. Подписанные Главой городского округа Самара отказы в продлении разрешений на строительство подлежат регистрации в Управлении по обеспечению деятельности Главы городского округа Самара.

10.1.2.9. Хранение зарегистрированных отказов в продлении разрешений на строительство, являющихся экземплярами Администрации городского округа Самара, осуществляется в Управлении по обеспечению деятельности Главы городского округа Самара.

10.1.3. Порядок подготовки иных муниципальных правовых актов Администрации городского округа Самара в градостроительной сфере:

10.1.3.1. В случае если в соответствии с градостроительным законодательством требуется принятие Администрацией городского округа Самара иных муниципальных правовых актов, не указанных в пунктах 10.1, 10.1.2 настоящих Правил (далее - муниципальные правовые акты в градостроительной сфере), ДГС осуществляет подготовку соответствующих проектов.

10.1.3.2. Проекты иных муниципальных правовых актов в градостроительной сфере создаются в ДГС в Системе в соответствии с общим порядком, указанным в разделе 7 настоящих Правил, и направляются в Правовой департамент для рассмотрения вместе с документами, на основании которых они разработаны, с приложением положительных заключений Правового управления ДГС и подразделения, осуществляющего подготовку рассматриваемого проекта, за подписью курирующих заместителей руководителя ДГС.

10.1.3.3. Правовой департамент:

10.1.3.3.1. В течение 3 (трех) рабочих дней со дня регистрации в Правовом департаменте рассматривает в Системе материалы, представленные ДГС, совместно с проектом муниципального правового акта в градостроительной сфере на соответствие требованиям, необходимым для его принятия, а также проверяет их на соответствие правилам юридической техники и Уставу городского округа Самара.

10.1.3.3.2. Согласовывает в Системе проекты муниципальных правовых актов в градостроительной сфере либо возвращает их в ДГС на доработку.

10.1.3.4. ДГС на подписание Главе городского округа Самара направляются в Системе проект муниципального правового акта в градостроительной сфере с положительными заключениями Правового управления ДГС и подразделения, осуществляющего подготовку рассматриваемого проекта, за подписью курирующих заместителей руководителя ДГС.

10.1.3.5. Подписанный в Системе Главой городского округа Самара муниципальный правовой акт в градостроительной сфере подлежит регистрации сотрудниками ОППКРД в Системе.

10.1.3.6. Хранение зарегистрированных в Системе бумажных экземпляров муниципальных правовых актов в градостроительной сфере с приложением положительных заключений Правового управления ДГС и подразделения, осуществляющего подготовку рассматриваемого проекта, за подписью курирующих заместителей руководителя ДГС осуществляется в ОППКРД.

10.1.3.7. Ответственность за подготовленные разрешения на строительство, разрешения на ввод объектов в эксплуатацию при осуществлении строительства, реконструкции, проектов отказов в их выдаче, проектов продления срока действия разрешений на строительство объектов капитального строительства, расположенных на территории городского округа Самара, а также подготовки иных муниципальных правовых актов, необходимость принятия которых Администрацией городского округа Самара требуется в соответствии с градостроительным законодательством, несёт орган, осуществляющий подготовку и предоставление таких документов в Администрацию городского округа Самара.

10.1.3.8. Ответственность за содержание и качество документов, подготовка которых осуществляется в соответствии с разделом 10.1 настоящих Правил, а также за их соответствие действующему законодательству несёт орган, осуществляющий подготовку и предоставление таких документов в Администрацию городского округа Самара.

10.2. Приказы первых заместителей главы городского округа и заместителей главы городского округа Самара

10.2.1. Проект приказа первого заместителя главы городского округа Самара (заместителя главы городского округа Самара) разрабатывается на основании поручения первого заместителя главы городского округа Самара (заместителя главы городского округа Самара), данного исполнителю в резолюции по информационно-справочному, распорядительному или организационно-распорядительному документу, в поручении, содержащемся в протоколе проводимого под его председательством рабочего совещания или изложенного в виде свободного (не связанного с документами) поручения на бланке для резолюции.

10.2.2. Проект приказа и приложения к нему оформляются в полном соответствии с требованиями, изложенными в разделах 6 и 7 настоящих Правил, за исключением:

констатирующей части приказа, которая завершается словом "приказываю:";

реквизита N 24 - визы согласования.

10.2.3. Слово "приказываю:" печатается после завершения констатирующей части приказа строчными буквами в разрядку и завершается двоеточием. Кегль шрифта - 14, шрифт обычный.

В случае если объем текста приказа превышает 3 страницы, в самом приказе излагают лишь основные вопросы, а остальной текст выносится в приложения к приказу.

В качестве приложений к приказам могут оформляться графики, схемы, таблицы, списки, методики, утверждаемые приказом, и др.

10.2.4. Реквизит N 24 - визы согласования.

Визы согласования оформляются в полном соответствии с требованиями, изложенными в разделах 6 и 7 настоящих Правил, но количество согласующих должностных лиц сокращено до 2 (двух), а именно: визы разработчика и исполнителя проекта.

Исполнитель проекта приказа может принять решение об увеличении количества виз согласования и расширить перечень.

10.2.5. Создание проекта приказа, согласование, рецензирование, консолидация, нормоконтроль, подписание и регистрация могут осуществляться в Системе с помощью ЭП.

По окончании согласования, нормоконтроля, лингвистической экспертизы в Системе электронный проект приказа оформляется сотрудниками ОППКРД на черно-белом номерном бланке установленного образца.

10.2.6. На оборотной стороне каждой страницы приказа в нижней части заполняется реквизит N 24 - визы согласования.

Оформленный бланк приказа и приложение к нему визируются полистно разработчиком и исполнителем данного проекта.

Лист рассылки подписывается разработчиком приказа.

10.2.7. Завизированный бланк приказа и приложения к нему, комплект прилагаемых документов и лист рассылки приказа передаются исполнителем в ОППКРД.

10.2.8. Приказ и приложения к нему проходят в ОППКРД проверку комплектности и передаются на подписание первому заместителю главы городского округа Самара (заместителю главы городского округа - руководителю Аппарата Администрации городского округа Самара) в течение двух рабочих дней.

Неверно оформленные приказ и приложения к нему возвращаются исполнителю на доработку сотрудником ОППКРД.

Подписанный приказ передаётся на регистрацию и рассылку в ОППКРД.

Оригинал приказа учитывается и хранится в ОППКРД.

10.2.9. Рассылку приказа в Системе осуществляют на основании листа рассылки сотрудники ОППКРД. Рассылка приказа осуществляется в соответствии с пунктом 6.4.26 настоящих Правил.

11. Подготовка, согласование, подписание, регистрация и рассылка протоколов рабочих совещаний Главы городского округа Самара и протоколов заседания Коллегии Администрации городского округа Самара

11.1. Подготовка, согласование, оформление и подписание протоколов:

11.1.1. Решения, принятые на совещаниях (заседаниях), оформляются протоколами в срок не более 2 (двух) рабочих дней со дня проведения совещания (заседания).

11.1.2. Проекты протоколов рабочих совещаний у Главы городского округа Самара и проекты протоколов заседания Коллегии Администрации городского округа разрабатываются сотрудниками отдела организационной работы управления организационной работы и протокола Департамента организации процессов управления Аппарата Администрации городского округа (далее - отдел организационной работы).

11.1.3. Протоколы совещаний (заседаний) иных коллегиальных (совещательных, консультативных) органов (координационных советов, рабочих и проектных групп и др.) или рабочих совещаний, проводимых первыми заместителями главы городского округа Самара, заместителями главы городского округа Самара, руководителями подразделений Администрации городского округа, разрабатываются работниками, уполномоченными на ведение протоколов на данных совещаниях.

Процедура согласования проекта протокола контролируется разработавшим его исполнителем.

Протокол рабочего совещания у Главы городского округа Самара и протокол заседания Коллегии Администрации городского округа подписывается Главой городского округа Самара или должностным лицом, исполняющим его обязанности.

11.1.4. Протоколы плановых рабочих совещаний, проводимых Главой городского округа Самара еженедельно, оформляются на листах формата А4 с соблюдением полей:.

правое поле - 15 мм;

левое поле - 30 мм;

верхнее поле - 20 мм;

нижнее поле - 20 мм.

11.1.5. Оформление протоколов рабочих совещаний включает в себя заполнение следующих реквизитов:

11.1.5.1. Реквизит N 10 - наименование вида документа.

Наименование вида документа оформляется с использованием шрифта Times New Roman, кегль шрифта - 23, начертание полужирное, буквы прописные.

Без отступа от края верхнего поля страницы по центру пишется вид организационно-распорядительного документа: протокол.

11.1.5.2. Реквизит N 18 - заголовок документа.

Заголовок документа оформляется с отступом 24 пт от реквизита N 10 с использованием шрифта Times New Roman, кегль шрифта - 14, начертание полужирное, выравнивание по центру страницы.

В качестве заголовка документа указываются наименование вида проводимого совещания и наименование коллегиального (совещательного, консультативного) органа или должности лица, под председательством которого проводилось совещание.

Заголовок документа грамматически согласовывается с названием вида документа.

Например:

"Заголовок документа"

11.1.5.3. Протоколы заседаний Коллегии Администрации городского округа Самара оформляются на не номерных бланках Администрации городского округа Самара.

Бланк содержит следующие реквизиты:

02 - герб городского округа Самара в черно-белом воспроизведении;

06 - полное наименование организации;

10 - наименование вида документа.

11.1.5.4. Оформление протокола начинается с заполнения реквизита N 18 - заголовок документа заполняется в соответствии с требованиями, изложенными в пункте 11.1.5.2 настоящих Правил.

11.1.5.5. Реквизит N 11 - дата протокола.

Реквизит N 11 оформляется с отступом вниз 36 пт от реквизита N 18 и выравнивается по границе левого поля.

Датой протокола считается дата проведения совещания (заседания) Коллегии Администрации городского округа Самара.

Дата протокола оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год.

День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенных точкой. Год - четырьмя арабскими цифрами.

Например: 12.05.2016.

11.1.5.6. Реквизит N 12- регистрационный номер документа.

Регистрационно-учетный номер оформляется с отступом вниз 36 пт от реквизита N 18 и выравнивается по границе правого поля.

Реквизит N 12 проставляется сотрудником отдела организационной работы, отвечающим за регистрацию данного вида документов.

По всем видам протоколов ведется выделенный учет в зависимости от вида протоколируемого события.

Пример заполнения реквизитов N 18, N 11, N 12:

"Пример заполнения реквизитов"

11.1.5.7. Реквизит N 20 - текст протокола.

Текст протокола оформляется с отступом 18 пт от реквизитов N 11 и N 12, используется шрифт Times New Roman, кегль шрифта - 14, начертание обычное, междустрочный интервал - 1,5 строки, выравнивание по ширине страницы.

Текст состоит из двух частей: вводной и основной.

11.1.5.7.1. Вводная часть текста оформляется единообразно в протоколах любого вида, включая стенограммы.

Оформление вводной части протокола рабочего совещания у Главы городского округа Самара (аналогично - при оформлении протоколов рабочих совещаний у первых заместителей главы городского округа Самара, заместителей главы городского округа Самара, руководителей подразделений Администрации городского округа Самара) начинается с указания:

полного наименования должностей и Ф.И.О. присутствующих на рабочем совещании (если участников много, рядом с указанием их количества делается отметка - "Список участников прилагается");

фамилий отсутствующих участников заседания.

Повестка дня рабочих совещаний не указывается.

Выполняется отступ вниз 18 пт от границы левого поля, с использованием шрифта Times New Roman, кегль шрифта - 14, начертание обычное, строчными буквами печатается слово "решили:", которое заканчивается двоеточием.

На следующей строке с начала абзаца нумеруются и формулируются принятые решения.

Итоги голосования не фиксируются.

11.1.5.8. Протокол рабочего совещания завершается оформлением реквизита N 22 - подпись, который отделяется от текста отступом 36 пт.

Реквизит N 22 состоит из полного наименования должности лица, председательствовавшего на совещании, его личной подписи и расшифровки подписи (инициалы и фамилия).

Наименование должности печатается от границы левого поля, через 1 междустрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией с выравниванием по правому полю листа.

11.1.5.9. Оформление вводной части текста протокола заседания Коллегии Администрации городского округа Самара состоит из указания данных, изложенных в следующем порядке:

а) фамилия и инициалы председательствовавшего (председателя).

Слово "Председательствовал" печатается прописными буквами, с использованием шрифта Times New Roman, кегль шрифта - 14, начертание обычное, выравнивание по центру страницы, под ним через интервал 18 пт указываются его должность, фамилия и инициалы имени и отчества;

б) должности, инициалы имени и отчества и фамилии лиц, присутствовавших на заседании.

Выполняется отступ вниз 18 пт, от границы левого поля печатается слово "Присутствовали:" с использованием шрифта Times New Roman, кегль шрифта - 14, начертание обычное, в конце слова ставится двоеточие.

Выполняется отступ вниз 18 пт и в формате таблицы (без выделения границ), с междустрочным интервалом 1,5 строки приводится список всех присутствующих. В первой графе таблицы указываются должности присутствующих, во второй графе, справа от наименования должностей, указываются инициалы имени и отчества и фамилии присутствующих.

Данные в таблице выравниваются в каждой графе по ширине;

в) фамилии и инициалы отсутствовавших на заседании.

От нижней границы таблицы, указанной в подпункте "б" настоящего пункта, выполняется отступ вниз 18 пт, от границы левого поля печатается слово "Отсутствовали:" с использованием шрифта Times New Roman, кегль шрифта - 14, начертание обычное, в конце слова ставится двоеточие.

С междустрочным интервалом 1,5 строки через запятую перечисляются фамилии и инициалы всех отсутствующих.

Если на заседании присутствуют все, то запись не оформляется;

г) должности, инициалы имени и отчества и фамилии лиц, приглашенных на заседание.

От последней строки с информацией, указанной в подпункте "в" настоящего пункта, выполняется отступ вниз 18 пт, от границы левого поля печатается слово: "Приглашенные:" с использованием шрифта Times New Roman, кегль шрифта - 14, начертание обычное, в конце слова ставится двоеточие.

Выполняется отступ вниз 18 пт, в формате таблицы без выделения границ, с междустрочным интервалом 1,5 приводится список всех приглашенных.

В первой графе таблицы указываются должности приглашенных, во второй графе, справа от наименования должностей, указываются инициалы имени и отчества и фамилии приглашенных.

Данные в таблице выравниваются в каждой графе по ширине;

д) фамилии и инициалы имени и отчества представителей средств массовой информации и наименования средств массовой информации;

От нижней границы таблицы, указанной в подпункте "г" настоящего пункта, выполняется отступ вниз 18 пт, от границы левого поля с использованием шрифта Times New Roman, кегль шрифта - 14, начертание обычное, печатается предложение: "Представители средств массовой информации:", в конце ставится двоеточие.

С междустрочным интервалом 1,5 строки перечисляются через запятую все присутствующие представители средств массовой информации;

ж) повестка дня заседания.

От последней строки с информацией, указанной в подпункте "д" настоящего пункта, выполняется отступ вниз 18 пт, от границы левого поля печатается словосочетание: "Повестка дня:" с использованием шрифта Times New Roman, кегль шрифта - 14, начертание обычное, в конце словосочетания ставится двоеточие.

Со следующей строки от начала абзаца с междустрочным интервалом 1,5 нумеруются и излагаются все вопросы повестки дня, начиная с предлога "О" или "Об".

Текст повестки дня выравнивается по ширине страницы.

Под текстом каждого пункта повестки дня, с начала абзаца, указываются: фамилия, имя, отчество докладчика (полностью) и регламентный лимит времени на выступление в минутах.

Например:

Повестка дня: 1. О внесении изменений в муниципальную программу городского округа Самара "Молодежь Самары" на 2014-2018 годы. Докладчик: (фамилия, имя, отчество полностью) Регламент выступления - 5 минут. 2. О внесении изменений в муниципальную программу городского округа Самара "Развитие культуры городского округа Самара" на 2015-2019 годы. Докладчик: (фамилия, имя, отчество полностью) Регламент выступления - 5 минут.

Пункты повестки дня разделяются двойным междустрочным интервалом;

з) решения по каждому вопросу повестки дня.

От последней строки текста повестки дня заседания выполняется отступ вниз 18 пт, по центру страницы с использованием шрифта Times New Roman, кегль шрифта - 14, начертание полужирное, печатается предложение: "По первому (или второму, третьему и т.д.) вопросу слушали", в конце которого ставится двоеточие.

На следующей строке, от границы левого поля листа, с выравниванием по ширине листа, с интервалом 1,5 строки печатаются фамилия, имя, отчество и полное наименование должности докладчика, а также наименование вопроса повестки дня.

Выполняется отступ вниз 18 пт, от границы левого поля, с использованием шрифта Times New Roman, кегль шрифта - 14, начертание обычное, строчными буквами печатается слово "решили:", которое заканчивается двоеточием.

На следующей строке, с начала абзаца, нумеруются и излагаются принятые по данному вопросу решения и фиксируются итоги голосования.

Например:

По четвертому вопросу слушали: Доклад Ф.И.О. (полностью) - руководителя Департамента (наименование Департамента полностью) по вопросу "О внесении изменений (далее - полное наименование)" на 2008-2012 годы. решили: 4.1. Принять к сведению информацию о внесении изменений (далее - полное наименование) на 2012-2017 годы. 4.2. Рекомендовать Главе городского округа Самара принять постановление Администрации городского округа Самара "О внесении изменений (далее - полное наименование)" на 2008-2017 годы. 4.3. Направить копию постановления Администрации городского округа Самара "О внесении изменений (далее - полное наименование)" на 2012-2017 годы" в Думу городского округа Самара для информации. Ответственный исполнитель: Ф.И.О. Срок исполнения: до 16.05.2016. Голосовали: за решение - единогласно. По пятому вопросу слушали:

11.1.5.10. Реквизит N 24 - визы согласования.

Список должностных лиц, визирующих протокол заседания Коллегии, включает следующих должностных лиц:

заместитель главы городского округа - руководитель Аппарата Администрации городского округа Самара;

руководитель Департамента организации процессов управления Аппарата Администрации городского округа Самара;

начальник отдела организационной работы.

11.1.5.11. Реквизит N 22 - подпись.

Данный реквизит отделяется от текста отступом 36 пт и состоит из полного наименования должности лица, председательствовавшего на совещании, его личной подписи и расшифровки подписи (инициалы и фамилия).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 (один) междустрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией с выравниванием по правому полю листа.

12. Регистрация, рассылка и контроль исполнения поручений, внесенных в протоколы

12.1. После завершения согласования и подписания проекта протокола в Системе протокол совещания (заседания) у Главы городского округа Самара, протокол заседания Коллегии Администрации городского округа Самара регистрируются в Системе работником отдела организационной работы управления протоколов и организационной работы Департамента организации процессов управления Аппарата Администрации городского округа Самара.

Протоколу присваивается очередной порядковый номер в пределах календарного года.

ГАРАНТ:

Нумерация подпунктов приводится в соответствии с источником

12.1.2. По окончании регистрации протокола заседания Коллегии Администрации городского округа Самара работник отдела организационной работы управления протоколов и организационной работы Департамента организации процессов управления Аппарата Администрации городского округа Самара:

формирует в Системе карточки контрольных поручений с указанием исполнителя поручения, даты исполнения поручения и контролёра поручения;

рассылает в Системе контрольные карточки поручений исполнителям поручений;

контролирует исполнение протокольных поручений исполнителем.

12.2. По окончании регистрации протокола рабочего совещания, проводимого у Главы городского округа Самара, работник отдела контроля исполнительской дисциплины (далее - ОКИД) управления делопроизводства, контроля исполнительской дисциплины и архивов Департамента организации процессов управления Аппарата Администрации городского округа Самара на основании поручений, выданных в протоколе Главой городского округа Самара:

формирует в Системе карточки контрольных поручений с указанием исполнителя поручения, даты исполнения поручения и контролёра поручения;

рассылает в Системе контрольные карточки поручений исполнителям поручений;

контролирует исполнение протокольных поручений исполнителем.

12.3. Сотрудник ОКИД, назначенный ответственным за контроль исполнения протокольных поручений, один раз в две недели, в пятницу, до 12 часов представляет заместителю руководителя - руководителю управления делопроизводства, контроля исполнительской дисциплины и архивов Департамента организации процессов управления Аппарата Администрации городского округа Самара сведения об итогах контроля исполнительской дисциплины за прошедшие две недели. Данные предоставляются по всем видам протоколов еженедельных и выездных тематических рабочих совещаний, проводимых Главой городского округа Самара, и протоколами заседании Коллегии Администрации городского округа Самара в части статуса исполнения поручений (неисполненные поручения, срок исполнения которых истёк) в разрезе исполнителей контрольных поручений.

Отчет по итогам исполнения всех контрольных поручений, содержащихся в протоколах, ежеквартально на рабочих совещаниях у Главы городского округа Самара доводится до сведения всех участников совещания.

12.4. Протоколы, содержащие информацию ограниченного распространения, оформляются, регистрируются, тиражируются, рассылаются и учитываются в подразделении, в компетенцию которого входит работа с документами с грифом "ДСП" (для служебного пользования).

Все протоколы, содержащие сведения ограниченного распространения с грифом "ДСП", подлежат выделенной журнальной регистрации.

На протоколе, содержащем служебную информацию ограниченного распространения, в верхней правой части первой страницы проставляется пометка "Для служебного пользования" (далее - гриф "ДСП").

Под грифом "ДСП" проставляется:

регистрационно-учетный номер по журналу регистрации протоколов с грифом "ДСП";

номер экземпляра: "Экз. N 1".

Запрещается регистрация, рассылка и формирование поручений по данным видам протоколов в Системе.

Все номера экземпляров фиксируются в журнале выдачи документов с грифом "ДСП", каждый номер экземпляра записывается в журнале на отдельного адресата (исполнителя протокольного поручения) в соответствии с листом рассылки протокола.

13. Оформление выписки из протокола

13.1. Выписка из протокола представляет собой точную копию части текста подлинного протокола, относящегося к вопросу повестки дня, по которому готовят выписку.

Исполнителем выписки воспроизводятся:

все реквизиты бланка протокола;

вводная часть текста;

вопрос повестки дня, по которому готовится выписка;

текст решения, принятого по данному вопросу повестки дня.

Если текст повестки дня отсутствует, то после вводной части протокола воспроизводится текст решения.

13.2. Выписку из протокола подписывает только секретарь рабочего совещания (заседания Коллегии Администрации городского округа Самара), он же составляет заверительную надпись.

13.3. Заверительная надпись включает:

слово "Верно";

указания должности лица;

заверяющего выписку;

личной подписи данного должностного лица;

инициалов, фамилии и даты.

Выписка из протокола оформляется для предоставления муниципальным служащим Администрации городского округа Самара или иным заявителям (предприятие, учреждение, иное юридическое лицо) и заверяется оттиском печати "Для документов".

Оформленная выписка из протокола прилагается к сопроводительному письму, которое регистрируется в Системе и направляется адресату.

14. Формирование дел с распорядительными и организационно- распорядительными документами, архивное хранение дел

14.1. По завершении календарного года все распорядительные и организационно-распорядительные документы, прошедшие регистрацию в ОППКРД (в комплекте со всеми документами, подтверждающими проведение согласования и доработки проекта, повторное согласование обновленных версий проекта и т.д.), проходят в данном отделе экспертизу.

В соответствии с действующей Номенклатурой дел Администрации городского округа Самара (утверждается распорядительным документом Администрации городского округа Самара) выполняется формирование архивных дел, разрабатываются описи дел постоянного срока хранения.

Окончательно сформированные дела хранятся в архиве ОППКРД в течение 5 лет (оперативный срок хранения).

14.2. По истечении оперативного срока хранения сформированные дела переплетаются в жесткий переплет, картонируются и на основании акта приема-передачи передаются начальником ОППКРД на хранение в архивный отдел.

14.3. Приказы заместителя главы городского округа - руководителя Аппарата Администрации городского округа Самара по вопросам:

организации работы Аппарата Администрации и исполнению контрольных поручений Главы городского округа Самара и его первых заместителей хранятся по месту регистрации данных документов в ОППКРД не более 5 лет;

утверждения и введения в действие методических рекомендаций по направлениям деятельности, находящимся в компетенции Аппарата Администрации городского округа Самара, хранятся по месту регистрации в ОППКРД до минования надобности.

14.4. Протоколы заседаний Коллегии Администрации городского округа Самара являются документами постоянного срока хранения.

Оригиналы протоколов заседаний Коллегии Администрации городского округа Самара формируются в дела сотрудниками отдела организационной работы и хранятся по месту их регистрации в данном отделе 5 лет.

По истечении данного срока хранения дела переплетаются в жесткий переплет, картонируются и передаются по акту приема-передачи на хранение в Архивный отдел Управления.

14.5. Протоколы, содержащие сведения ограниченного распространения с грифом "ДСП", формируются в дела сотрудником подразделения, в компетенцию которого входит оформление протоколов с грифом "ДСП", и хранятся по месту их регистрации в данном подразделении 5 лет. Оформляются протоколы с грифом "ДСП" отдельным актом приёма-передачи. На акте также проставляется гриф "ДСП". Данные акты имеют выделенную регистрацию в журнале. Архивное хранение протоколов с грифом "ДСП", а также описей и актов приема-передачи данных дел осуществляется в металлических запираемых шкафах. Шкафы с делами, содержащими гриф "ДСП", опечатываются.

14.6. Контроль формирования дел в соответствии с установленными требованиями осуществляет начальник Архивного отдела Управления.

Заместитель главы городского округа - руководитель Аппарата Администрации городского округа Самара

В.Н. Терентьев