Приложение 2. Положение об архиве мирового судьи Самарской области

Приложение 2
к приказу службы мировых судей
Самарской области
от 19.07.2018 N 68-п

Положение

об архиве мирового судьи Самарской области

1. Общие положения

1.1. Положение об архиве мирового судьи Самарской области (далее - Положение) составлено в целях совершенствования организации хранения, учета, отбора, упорядочения и использования документов в архиве мирового судьи Самарской области.

1.2. Действие настоящего положения распространяется на все архивы мировых судей Самарской области и вступает в силу после издания соответствующего приказа мирового судьи.

1.3. Документы мирового судьи Самарской области (далее - мировой судья), имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение, составляют часть Архивного фонда Самарской области, являются собственностью государства и подлежат постоянному хранению в соответствующем государственном (муниципальном) архиве Самарской области (далее - государственный (муниципальный архив)).

До передачи на государственное хранение данные документы временно в течение 75 лет хранятся в архиве мирового судьи (в соответствии с Инструкцией по организации работы архива у мирового судьи Самарской области, утвержденной приказом службы мировых судей Самарской области от 27.12.2013 N 177-п).

1.4. Мировой судья и работники его аппарата обеспечивают сохранность, учет, отбор, упорядочение и использование документов архивного фонда Самарской области, образующихся в их деятельности в соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденными Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 N 526.

1.5. Все работы, связанные с подготовкой и передачей архивных документов на государственное хранение, производятся силами ответственных работников аппаратов мировых судей Самарской области за счет средств, предусмотренных на материально-техническое обеспечение деятельности мировых судей Самарской области.

Транспортировка документов для передачи на государственное хранение, производится силами подведомственного службе мировых судей Самарской области (далее - Служба) государственного казенного учреждения Самарской области "Агентство по обеспечению деятельности мировых судей Самарской области" (далее - Агентство) за счет средств, предусмотренных на материально-техническое обеспечение деятельности мировых судей Самарской области.

1.6. За утрату и порчу документов Архивного фонда Самарской области мировой судья и работники его аппарата несут ответственность в соответствии с действующим законодательством.

1.7. На судебном участке мирового судьи для хранения документов Архивного фонда Самарской области и законченных делопроизводством документов практического назначения, их отбора, учета, использования и подготовки к передаче на государственное хранение создается архив.

Обеспечение архива мирового судьи необходимым помещением, оборудованием осуществляет Агентство за счет средств, предусмотренных на материально-техническое обеспечение деятельности мировых судей Самарской области.

1.8. Архив мирового судьи не является самостоятельным подразделением, функции по его ведению возлагаются на ответственного работника аппарата мирового судьи.

1.9. В своей работе ответственный за ведение архива работник аппарата мирового судьи руководствуется законодательством Российской Федерации, законодательными актами по архивному делу, приказами, указаниями Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации, Службы, приказами мирового судьи, правилами и другими нормативно-методическими документами Федерального архивного агентства, методическими документами управления государственной архивной службы Самарской области и настоящим Положением.

1.10. Архив мирового судьи работает по планам, утверждаемым мировым судьей, и отчитывается перед ним в своей работе.

1.11. Контроль за деятельностью архива осуществляет мировой судья.

1.12. Организационно-методическое руководство деятельностью архива мирового судьи осуществляет Служба, управление государственной архивной службы Самарской области и соответствующий государственный (муниципальный) архив.

2. Состав документов архива

В архив мирового судьи поступают:

2.1. Завершенные делопроизводством уголовные, гражданские и административные дела, учетно-статистические карточки на них, наряды, журналы судебного и общего делопроизводства временного (свыше 10 лет) и постоянного хранения.

2.2. Документы постоянного хранения мировых судей предшествующих судебных участков.

2.3. Служебные и ведомственные издания.

2.4. Научно-справочный аппарат к документам архива.

3. Задачи и функции архива

3.1. Основными задачами архива мирового судьи являются:

3.1.1. Комплектование документами, состав которых предусмотрен разделом 2 настоящего положения.

3.1.2. Учет, обеспечение сохранности, создание научно-справочного аппарата, использование документов, хранящихся в архиве.

3.1.3. Подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда Самарской области на государственное хранение с соблюдением требований, устанавливаемых Федеральным архивным агентством.

3.1.4. Осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве мирового судьи.

3.2. В соответствии с возложенными на него задачами архив осуществляет следующие функции:

3.2.1. Принимает не позднее чем через 3 года после завершения делопроизводством, учитывает и хранит документы мирового судьи, обработанные в соответствии с требованиями, установленными Федеральным архивным агентством.

3.2.2. Разрабатывает и согласовывает с соответствующим государственным (муниципальным) архивом графики представления описей на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии при управлении государственной архивной службы Самарской области и передачи документов Архивного фонда Самарской области на государственное хранение.

3.2.3. Составляет и представляет не позднее чем через 7 лет после завершения делопроизводством годовые разделы описей дел постоянного хранения на рассмотрение постоянно действующей экспертной комиссии у мирового судьи (далее - экспертная комиссия).

3.2.4. Осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность принятых дел.

3.2.5. Создает, пополняет и совершенствует научно-справочный аппарат к хранящимся в архиве делам и документам, обеспечивает его преемственность с научно-справочным аппаратом соответствующего государственного (муниципального) архива.

3.2.6. Организует использование документов:

- информирует мирового судью и работников его аппарата о составе и содержании документов архива;

- выдает в установленном порядке дела, документы или копии документов в целях служебного и научного использования для работы в помещении архива;

- исполняет запросы организаций и заявления граждан, в установленном мировым судьей порядке выдает копии документов и архивные справки;

- ведет учет использования документов, хранящихся в архиве.

3.2.7. Проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве, участвует в работе экспертной комиссии.

3.2.8. Оказывает методическую помощь в составлении индивидуальной номенклатуры дел мирового судьи, контролирует правильность формирования и оформления дел в делопроизводстве, а также подготовку дел к передаче в архив.

3.2.9. Организует инструктаж работников аппарата мирового судьи по вопросам ведения архива.

Ежегодно представляет в соответствующее государственное (муниципальное) архивное учреждение сведения о составе и объеме документов по установленной форме.

3.2.10. Подготавливает и в установленном порядке передает на хранение в соответствующее государственное (муниципальное) архивное учреждение документы архивного фонда Самарской области.

4. Права архива

Для выполнения возложенных задач и функций ответственный за ведение архива работник аппарата мирового судьи имеет право:

4.1. Запрашивать от работников аппарата мирового судьи сведения, необходимые для работы архива, с учетом обеспечения выполнения всех возложенных на архив задач и функций.

5. Ответственность работника аппарата мирового судьи, осуществляющего функции по ведению архива

5.1. Работник аппарата мирового судьи, ответственный за ведение архива, несет ответственность за выполнение возложенных на архив задач и функций.