Приложение. Административный регламент по предоставлению администрацией города коврова муниципальной услуги "выдача архивных справок, выписок, копий документов, находящихся на архивном хранении"

Приложение
к постановлению
администрации города Коврова Владимирской области
от 11 января 2017 г. N 33

Административный регламент
по предоставлению администрацией города коврова муниципальной услуги "выдача архивных справок, выписок, копий документов, находящихся на архивном хранении"

С изменениями и дополнениями от:

15 сентября 2017 г.

1. Общие положения

Административный регламент по предоставлению муниципальной услуги "Выдача архивных справок, выписок, копий документов, находящихся на архивном хранении" разработан в целях повышения результативности, качества, открытости и доступности муниципальной услуги, устанавливает стандарт предоставления муниципальной услуги, определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) при предоставлении муниципальной услуги.

1.1. Получатели муниципальной услуги

1.1.1. Получателями муниципальной услуги являются заявители, обращающиеся на законных основаниях к архивным документам для получения и использования необходимой информации.

Заявитель -физическое или юридическое лицо (за исключением государственных органов и их территориальных органов, органов государственных внебюджетных фондов и их территориальных органов, органов местного самоуправления) либо их уполномоченные представители, обратившиеся в орган, предоставляющий муниципальную услугу, с запросом о предоставлении муниципальной услуги, выраженным в письменной или электронной форме.

1.1.2. При получении муниципальной услуги заявители имеют право на:

- получение муниципальной услуги своевременно и в соответствии со стандартом предоставления муниципальной услуги;

- получение полной, актуальной и достоверной информации о порядке предоставления муниципальной услуги, в том числе в электронной форме;

- получение муниципальной услуги в электронной форме, если это не запрещено законом, а также в иных формах, предусмотренных законодательством Российской Федерации, по выбору заявителя;

- досудебное (внесудебное) рассмотрение жалоб в процессе получения муниципальной услуги;

- получение муниципальной услуги в муниципальном казенном учреждении "Многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг населению "Мои документы" (далее -многофункциональный центр) в соответствии с соглашением, заключенным между многофункциональным центром и органам, предоставляющим муниципальную услугу (далее -соглашения о взаимодействии), с момента вступления в силу соответствующего соглашения о взаимодействии.

1.2. Порядок информирования о предоставлении муниципальной услуги

Информация об изменениях:

Постановлением администрации города Коврова Владимирской области от 15 сентября 2017 г. N 2499 пункт 1.2.1 пункта 1.2 раздела 1 настоящего приложения изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

1.2.1. Место нахождения архивного отдела: Советская ул., д. 2, г. Ковров. Адрес для направления корреспонденции: Краснознаменная ул., д. 6, г. Ковров, 601900. Электронный адрес: archive@kovrov-gorod.ru. Телефон: 8(49232) 2-27-28.

1.2.2. График работы архивного отдела:

понедельник -пятница 8.00 -17.00

обеденный перерыв 12.00 -13.00

суббота -воскресенье выходные дни

Прием заявителей специалистами архивного отдела осуществляется в приемные дни:

понедельник, вторник, четверг 8.00 -17.00

обеденный перерыв 12.00 -13.00

1.2.3. Информирование по процедуре исполнения муниципальной услуги производится:

- по телефону;

- почтовой связью;

- при личном обращении заявителя;

- с использованием информационно-телекоммуникационной сети "Интернет".

1.2.4. Информация о месте нахождения и графике работы архивного отдела, почтовом адресе, контактных телефонах размещена на сайте администрации города Коврова: kovrov-gorod.ru.

1.2.5. Основными требованиями при информировании заявителей являются компетентность, своевременность, четкость в изложении материала, полнота консультации.

1.2.6. При общении с заявителями специалисты архивного отдела обязаны:

- исходить из того, что признание, соблюдение и защита прав и свобод человека и гражданина составляет основной смысл и содержание деятельности органов местного самоуправления и муниципальных служащих;

- проявлять корректность и внимательность;

- избегать конфликтных ситуаций, способных нанести ущерб их репутации или авторитету муниципального образования.

1.2.7. Ответ на телефонный звонок должен начинаться с информации о наименовании органа, в который позвонил заявитель (архивный отдел администрации города Коврова), фамилии, имени, отчества и должности специалиста, принявшего телефонный звонок.

При невозможности специалиста, принявшего звонок, самостоятельно ответить на поставленные вопросы, телефонный звонок должен быть переадресован (переведен) на заведующего архивным отделом, либо заявителю должен быть сообщен телефонный номер, по которому можно получить исчерпывающую информацию.

1.2.8. При информировании посредством личного обращения сотрудник архивного отдела обязан принять заявителя в соответствии с графиком работы архивного отдела (пункт 1.2.2. настоящего Регламента).

1.2.9. В случае если для подготовки ответа требуется продолжительное время, специалист, осуществляющий устное информирование, может предложить заявителю обратиться за необходимой информацией в письменном виде либо назначить другое удобное для него время для устного информирования (с учетом графика работы архивного отдела).

1.2.10. При информировании по письменным запросам ответ в простой, четкой и понятной форме с указанием фамилии, инициалов и номера телефона исполнителя направляется в виде почтового отправления на адрес заявителя.

1.2.11. При информировании по письменным обращениям в электронной форме специалист архивного отдела отправляет исчерпывающую информацию по вопросам организации исполнения запросов на электронный адрес заявителя.

1.2.12. Информация о месте нахождения, контактных телефонах и адресах государственного и муниципальных архивов Владимирской области размещены на сайте Архивного департамента администрации Владимирской области ao.avo.ru.

2. Стандарт предоставления муниципальной услуги

2.1. Наименование муниципальной услуги "Выдача архивных справок, выписок, копий документов, находящихся на архивном хранении" (далее -муниципальная услуга).

2.2. Наименование органа, предоставляющего муниципальную услугу

Муниципальную услугу по выдаче архивных справок, выписок, копий документов, находящихся на архивном хранении, предоставляет администрация города Коврова. Исполнителем муниципальной услуги является архивный отдел администрации города Коврова (далее -архивный отдел). Организация, принимающая участие в предоставлении муниципальной услуги -МКУ "Многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг населению "Мои документы"

2.3. Результат предоставления муниципальной услуги

Результатом предоставления муниципальной услуги является выдача (отправка) заявителю соответствующим образом оформленной архивной справки, архивной выписки, архивной копии, уведомления о переадресации запроса в организации, учреждения, в которых находятся на хранении необходимые для исполнения запроса документы, ответа об отсутствии запрашиваемых сведений, отказ в предоставлении муниципальной услуги.

2.4. Срок предоставления муниципальной услуги

2.4.1. Общий срок предоставления муниципальной услуги составляет не более 30 календарных дней с даты регистрации запроса, заявления, обращения (далее -запроса), поступившего в архивный отдел. При поступлении запроса через многофункциональный центр срок исчисляется со дня передачи запроса в архивный отдел. В исключительных случаях (длительное отсутствие специалистов отдела, временное закрытие отдела на ремонт, другие форс-мажорные обстоятельства, не позволяющие исполнить запрос в срок) срок исполнения запроса может быть продлен распоряжением администрации города Коврова не более чем на 30 календарных дней с обязательным уведомлением об этом заявителя.

2.4.2. При поступлении запросов, которые не могут быть исполнены без предоставления дополнительных сведений или уточнений, архивный отдел в течение 5 рабочих дней с даты регистрации запроса направляет заявителю ответ с просьбой указать необходимые для исполнения запроса сведения.

2.4.3. Запросы, не относящиеся к составу хранящихся в архивном отделе документов (непрофильные запросы), при наличии в архивном отделе сведений о местонахождении документов в течение 5 рабочих дней с даты регистрации запроса направляются по принадлежности в соответствующую организацию, с уведомлением об этом заявителя.

2.4.4. При отсутствии документов, необходимых для исполнения запроса, и сведений о их возможном местонахождении в течение 5 рабочих дней с даты регистрации запроса составляется ответ (информационное письмо) об отсутствии запрашиваемых сведений.

2.5. Правовые основания для предоставления муниципальной услуги

Предоставление муниципальной услуги осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:

- Конституцией Российской Федерации от 12.12.1993;

- Законом Российской Федерации от 21.07.1993 N 5485-1 "О государственной тайне";

- Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";

- Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации";

- Федеральным законом от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации";

- Федеральным законом от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных";

- Федеральным законом от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг";

- Указом Президента Российской Федерации от 31.12.1993 N 2334 "О дополнительных гарантиях прав граждан на информацию";

- Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук";

- Законом Владимирской области от 09.11.2005 N 167-ОЗ "Об архивном деле во Владимирской области";

- Постановлением администрации города Коврова Владимирской области от 24.08.2015 N 2081 "Об утверждении Положения об архивном отделе администрации города Коврова";

- Настоящим Регламентом.

2.6. Исчерпывающий перечень документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги

2.6.1. Основанием для предоставления муниципальной услуги является письменный запрос заявителя в адрес архивного отдела, поступивший при личном обращении, либо посредством почтовой связи, либо с использованием информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", либо через многофункциональный центр.

Образцы заявлений (запросов) приведены в приложении N 1 к настоящему Регламенту.

2.6.2. Документы, необходимые для предоставления муниципальной услуги:

- заявление по установленной форме (приложение N 1 к настоящему Регламенту);

- с запросом физического лица предъявляется документ, удостоверяющий личность заявителя;

- запрос юридического лица оформляется на бланке организации за подписью руководителя организации;

- в случае обращения с запросом уполномоченного представителя заявителя предъявляется документ, подтверждающий полномочия представителя.

В зависимости от содержания запроса заявитель указывает в запросе иные сведения, необходимые для осуществления поиска нужной заявителю информации, а также может предъявить соответствующие документы и (или) материалы:

- правоустанавливающие документы на объекты недвижимости, права на которые не зарегистрированы в Едином государственном реестре прав на недвижимое имущество и сделок с ним;

- документы о трудовой деятельности, трудовом стаже и заработке гражданина, а также документы, оформленные по результатам расследования несчастного случая на производстве либо профессионального заболевания;

- свидетельства о государственной регистрации актов гражданского состояния;

- документы об образовании и (или) о квалификации, об ученых степенях и ученых званиях и документы, связанные с прохождением обучения, выдаваемые организациями, осуществляющими образовательную деятельность;

- справки, заключения и иные документы, выдаваемые организациями, входящими в государственную, муниципальную или частную систему здравоохранения;

- документы Архивного фонда Российской Федерации и другие архивные документы в соответствии с законодательством об архивном деле в Российской Федерации, переданные на постоянное хранение в государственные или муниципальные архивы;

- решения, заключения и разрешения, выдаваемые органами опеки и попечительства в соответствии с законодательством Российской Федерации об опеке и попечительстве;

- документы, выдаваемые федеральными государственными учреждениями медико-социальной экспертизы;

- документы о государственных и ведомственных наградах, государственных премиях и знаках отличия.

В случае если для предоставления муниципальной услуги необходима обработка персональных данных лица, не являющегося заявителем, при обращении за получением муниципальной услуги заявитель дополнительно представляет документы, подтверждающие получение согласия указанного лица или его законного представителя на обработку персональных данных указанного лица. Документы, подтверждающие получение согласия, могут быть представлены, в том числе, в форме электронного документа. Действие настоящей части не распространяется на лиц, признанных безвестно отсутствующими.

2.6.3. Архивный отдел не вправе требовать от заявителя представления документов и информации, которые находятся в распоряжении органов, предоставляющих государственные и муниципальные услуги, иных государственных органов, органов местного самоуправления либо подведомственных государственным органам или органам местного самоуправления организаций, участвующих в предоставлении государственных и муниципальных услуг. Заявитель вправе представить указанные документы и информацию в архивный отдел по собственной инициативе.

2.6.4. Доступ к архивным документам может быть ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Ограничивается доступ к архивным документам, независимо от их формы собственности, содержащим сведения, составляющие государственную и иную охраняемую законодательством Российской Федерации тайну, а также к подлинникам особо ценных, в том числе уникальных, документов и документам Архивного фонда Российской Федерации, признанным в установленном порядке находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии.

Ограничение на доступ к архивным документам, содержащим сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу для его безопасности, устанавливается на срок 75 лет со дня создания указанных документов. С письменного разрешения гражданина, а после его смерти с письменного разрешения наследников данного гражданина, ограничение на доступ к архивным документам, содержащим сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу для его безопасности, может быть отменено ранее, чем через 75 лет со дня создания указанных документов.

2.6.5. Интернет-обращения (запросы) должны содержать следующие реквизиты:

- фамилию, имя, отчество физического лица или наименование юридического лица;

- почтовый адрес места жительства физического лица или адрес места нахождения юридического лица;

- изложение существа запроса;

- дату отправления письма.

Запрос, поступивший с использованием информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", распечатывается на бумажном носителе, и в дальнейшем работа с ним ведется в установленном для письменных запросов порядке.

2.6.6. Рассмотрение запросов заявителей проводится при наличии документов, подтверждающих право на получение запрашиваемой информации.

2.7. Исчерпывающий перечень оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги

Основания для отказа в приеме заявлений и документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, нормативными правовыми актами не предусмотрены.

2.8. Исчерпывающий перечень оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги либо приостановления оказания муниципальной услуги

2.8.1. Решение об отказе в предоставлении муниципальной услуги принимается в случаях:

- если в запросе не указаны фамилия, имя, отчество гражданина, направившего запрос, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;

- если запрос содержит нецензурные, либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностных лиц, а также членов их семей;

- если текст письменного запроса не поддается прочтению, ответ на запрос не дается, и он не подлежит рассмотрению, о чем сообщается гражданину, направившему запрос, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению;

- если в запросе содержится вопрос, на который гражданину неоднократно давались письменные ответы по существу, при этом в очередном запросе не приводятся новые доводы или обстоятельства, заведующий архивным отделом вправе принять решение о безосновательности очередного запроса и прекращении переписки с заявителем по данному вопросу; о данном решении уведомляется заявитель, направивший запрос;

- если от заявителя поступило заявление о прекращении исполнения запроса;

- если у заявителя отсутствуют документы, подтверждающие его полномочия выступать от имени третьих лиц;

- если ответ по существу поставленного в запросе вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, персональные данные третьих лиц, заявителю, направившему запрос, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений;

- если в запросе указаны неполные или недостоверные сведения либо отсутствуют сведения, необходимые для его исполнения;

- если с запросом не предъявлены необходимые для предоставления муниципальной услуги документы, указанные в п. 2.6.2. настоящего Регламента.

2.8.2. Отказ в предоставлении муниципальной услуги не препятствует повторному обращению заявителя о предоставлении такой услуги после устранения причин, послуживших основанием для отказа.

2.8.3. Основания для приостановления оказания муниципальной услуги отсутствуют.

2.9. Размер платы, взимаемой с заявителя при предоставлении муниципальной услуги

Муниципальная услуга предоставляется заявителям на бесплатной основе.

2.10. Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении муниципальной услуги и при получении результата предоставления муниципальной услуги

2.10.1. Максимальный срок ожидания в очереди при подаче заявления о предоставлении муниципальной услуги не должен превышать 30 минут.

2.10.2. Максимальный срок ожидания в очереди при получении результата предоставления муниципальной услуги не должен превышать 10 минут.

2.11. Срок регистрации запроса заявителя о предоставлении муниципальной услуги

Письменные запросы заявителей, поступившие в архивный отдел при личном обращении, по почте или с использованием информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", регистрируются в день поступления.

Информация об изменениях:

Постановлением администрации города Коврова Владимирской области от 15 сентября 2017 г. N 2499 в пункт 2.12 раздела 2 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

2.12. Требования к помещениям, в которых предоставляется муниципальная услуга

2.12.1. Помещение, в котором предоставляется муниципальная услуга, размещается на 1 этаже здания. При входе в здание имеется вывеска со сведениями о полном наименовании органа, являющегося исполнителем муниципальной услуги, режиме работы.

2.12.2. Места для приема заявителей оборудованы столами, стульями, бумагой, ручками для оформления письменных заявлений, информационными материалами (образцами заявлений, перечнем документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, адресами и контактными телефонами архивного отдела, МБУ "Ковровский районный архив", ГБУВО "Государственный архив Владимирской области").

2.12.3. Место для ожидания в очереди при подаче заявления и при получении результата предоставления муниципальной услуги оборудовано стульями.

2.12.4. Вход в помещение оборудуется пандусом, расширенным проходом, позволяющим обеспечить беспрепятственный доступ маломобильных клиентов, включая инвалидов, использующих кресла-коляски.

2.12.5. Инвалидам (включая инвалидов, использующих кресла-коляски и собак-проводников) обеспечиваются:

- возможность самостоятельного передвижения по территории в целях доступа к месту предоставления муниципальной услуги, входа в помещение и выхода из него, посадки в транспортное средство и высадки из него, в том числе с использованием кресла-коляски;

- допуск собаки-проводника при наличии документа, подтверждающего ее специальное обучение;

- сопровождение инвалидов, имеющих стойкие расстройства функции зрения и самостоятельного передвижения, и оказание им помощи;

- надлежащее размещение оборудования и носителей информации, необходимых для обеспечения беспрепятственного доступа инвалидов к объекту и к услугам с учетом ограничений их жизнедеятельности;

- дублирование необходимой для инвалидов звуковой и зрительной информации знаками, выполненными рельефно-точечным шрифтом Брайля, допуск сурдопереводчика и/или тифлосурдопереводчика;

- предоставление иной необходимой помощи в преодолении барьеров, мешающих получению ими услуги наравне с другими лицами.

2.12.6. В случаях, если при предоставлении муниципальной услуги невозможно реализовать одно или несколько требований, предусмотренных пунктами 2.12.4, 2.12.5 в полном объеме, муниципальная услуга предоставляется по согласованию с одним из общественных объединений инвалидов, действующих на территории городского округа, либо, когда это возможно, по месту жительства инвалида или в дистанционном режиме.

2.15. Показатели доступности и качества муниципальной услуги

2.15.1. Показателями доступности и качества муниципальной услуги является соблюдение сроков ее предоставления, а также отсутствие обоснованных жалоб со стороны заявителей.

2.15.2. Заявитель взаимодействует со специалистами архивного отдела при подаче заявления и при получении ответа. При подаче заявления максимальная продолжительность взаимодействия не более 20 минут, при получении ответа -не более 10 минут.

2.15.3. Информацию о ходе предоставления муниципальной услуги заявитель может получить по электронной почте.

3. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения

3.1. Описание последовательности действий при предоставлении муниципальной услуги

Организация предоставления муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры архивного отдела:

- прием заявителей;

- регистрация запросов заявителей;

- анализ тематики поступивших запросов, принятие решения о возможности исполнения запроса;

- исполнение запросов, подготовка ответов;

- выдача (отправка) ответов заявителям.

Блок схема последовательности действий при предоставлении муниципальной услуги приводится в приложении N 2 к Регламенту.

3.2. Организация и ведение приема заявителей

3.2.1. Прием заявителей (получателей муниципальной услуги) осуществляется специалистами архивного отдела в приемные дни: понедельник, вторник, четверг с 8.00 до 12.00 и с 13.00 до 17.00.

3.2.2. При приеме заявителя специалист архивного отдела проверяет представленные заявителем заявление и документы, необходимые для предоставления муниципальной услуги, в том числе документы, удостоверяющие личность заявителя или полномочия уполномоченного лица; правильность указанных в заявлении данных на их соответствие данным в представленных документах.

3.2.3. При наличии в архивном отделе документов по интересующему заявителя вопросу специалисты архивного отдела принимают от него запрос в письменном виде.

3.2.4. При отсутствии в архивном отделе документов по интересующему заявителя вопросу заявитель получает консультацию специалиста архивного отдела с указанием предполагаемого места нахождения документов.

3.2.5. При отсутствии в архивном отделе документов по интересующему заявителя вопросу и сведений о возможном месте нахождения документов по интересующему заявителя вопросу ему дается отрицательный ответ, при необходимости в письменном виде (информационное письмо об отсутствии запрашиваемых сведений).

Максимальное время выполнения административной процедуры -20 минут.

3.3. Регистрация запросов заявителей

3.3.1. Поступившие в архивный отдел запросы регистрируются в день поступления. Каждому запросу присваивается индивидуальный регистрационный номер. Регистрация ведется в журнале регистрации, в который заносятся следующие сведения:

- регистрационный номер;

- дата поступления запроса;

- фамилия, имя, отчество (последнее -при наличии) заявителя (наименование организации);

- почтовый адрес, по которому в случае необходимости следует направить ответ;

- краткое содержание запроса.

При исполнении запроса в журнал вносится исходящий номер, дата исполнения и результат рассмотрения запроса (положительный, отрицательный).

3.3.2. Регистрация запроса является основанием для начала действий по предоставлению муниципальной услуги.

3.3.3. С даты регистрации запроса заявитель имеет право на получение сведений о ходе исполнения муниципальной услуги по телефону, посредством электронной почты или на личном приеме в соответствии с графиком работы архивного отдела.

3.3.4. Результатом выполнения административной процедуры является проставление на запросе входящего номера и даты поступления запроса, внесение записи в журнал регистрации.

Максимальное время выполнения административной процедуры -10 минут.

3.4. Анализ тематики поступивших запросов, принятие решения о возможности исполнения запросов

3.4.1. Запрос, поступивший на исполнение специалисту архивного отдела, исполняется в порядке очередности.

3.4.2. Специалист архивного отдела с учетом необходимых профессиональных навыков и с использованием имеющегося в архивном отделе научно-справочного аппарата, справочников по фондам архивов, базы данных "Архивный фонд" и другого информационного материала определяет:

- правомочность получения заявителем запрашиваемой информации с учетом ограничений на предоставление сведений конфиденциального характера;

- степень полноты информации, содержащейся в запросе, необходимой для его исполнения;

- наличие в архивном отделе архивных документов и информации, необходимых для исполнения запроса (определение профильных и непрофильных запросов);

- при отсутствии в архивном отделе необходимых документов -адреса конкретных органов и организаций, куда следует направить запрос на исполнение по принадлежности.

3.4.3. Результатом выполнения административной процедуры является принятие решения:

- о возможности исполнения запроса;

- о направлении запроса по принадлежности;

- об отказе в предоставлении муниципальной услуги;

- о невозможности исполнения запроса и подготовке в адрес заявителя информационного письма об отсутствии запрашиваемых сведений.

Максимальное время выполнения административной процедуры -не более 3 рабочих дней с даты регистрации запроса.

3.5. Исполнение запросов, подготовка ответов получателям муниципальной услуги

3.5.1. При поступлении профильного запроса специалист архивного отдела:

- при помощи имеющегося научно-справочного аппарата определяет архивные шифры документов, необходимых для исполнения запроса;

- в соответствии с архивными шифрами берет из архивохранилища необходимые для исполнения запроса дела;

- выявляет в архивных документах сведения по теме запроса;

- готовит ответ на запрос заявителя в форме архивной справки, архивной выписки, архивной копии;

- передает подготовленный ответ на подпись заведующему архивным отделом и заместителю главы администрации города;

- возвращает все полученные дела в архивохранилище.

3.5.1.1. Архивная справка -документ, имеющий юридическую силу и содержащий документную информацию о предмете запроса с указанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения тех архивных документов, на основании которых она составлена. Текст в архивной справке дается в хронологической последовательности событий с указанием видов архивных документов и их дат. В архивной справке допускается цитирование архивных документов. Несовпадение отдельных данных архивных документов со сведениями, изложенными в запросе, не является препятствием для включения их в архивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в архивных документах. В архивной справке эти данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов, или наличие одного из них оговариваются в тексте справки в скобках ("Так в документе", "Так в тексте оригинала"). В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию тех архивных документов, на основании которых составлена архивная справка. В компетенцию архивного отдела не входит оценка свидетельских показаний, а также выдача каких-либо справок со слов заявителей или на основании имеющихся в личном распоряжении заявителей документов.

Архивная справка оформляется на бланке администрации города Коврова, подписывается заместителем главы администрации города Коврова, заведующим архивным отделом, заверяется печатью администрации города Коврова.

3.5.1.2. Архивная выписка -документ, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящийся к определенному факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единиц хранения. В архивной выписке название архивного документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Извлечениями из текстов архивных документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу. Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте архивного документа отдельных слов обозначаются многоточием. В примечании к тексту архивной выписки делаются соответствующие оговорки о частях текста оригинала, неразборчиво написанных, исправленных автором, не поддающихся прочтению вследствие поврежденного текста и т.д. Отдельные слова и выражения оригинала, вызывающие сомнения в их точности, оговариваются словами в скобках ( "Так в документе", "Так в тексте оригинала").

Архивная выписка оформляется на бланке администрации города Коврова, подписывается заместителем главы администрации города Коврова, заведующим архивным отделом, заверяется печатью администрации города Коврова.

3.5.1.3. Архивная копия -дословно воспроизводящая текст архивного документа копия, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения, заверенная в установленном порядке. При изготовлении копий архивных документов бланк не используется.

3.5.1.4. В архивной справке, архивной выписке, архивной копии, объем которой превышает один лист, все листы прошиваются, нумеруются и скрепляются печатью архива.

3.5.1.5. При необходимости к архивной справке прилагаются копии архивных документов или выписки из них, подтверждающие сведения, изложенные в архивной справке.

3.5.1.6. Архивные справки, архивные выписки, архивные копии оформляются на государственном языке Российской Федерации.

3.5.2. При отсутствии в архивном отделе документов, необходимых для исполнения запроса, составляется ответ (информационное письмо) об отсутствии запрашиваемых сведений на бланке администрации города Коврова. В ответе излагается причина, по которой не представляется возможным выдать запрашиваемый документ или справку. При необходимости ответ заверяется печатью администрации города Коврова.

3.5.3. Запрос, не относящийся к составу хранящихся в архивном отделе документов (непрофильный запрос), при наличии сведений о месте нахождения документов направляется по принадлежности в соответствующий архив или организацию, с уведомлением об этом заявителя, или заявителю дается соответствующая рекомендация.

3.5.4. В случаях, установленных п. 2.8.1. настоящего Регламента, готовится отказ в предоставлении муниципальной услуги с указанием причины отказа.

3.5.5. Результатом выполнения административной процедуры является подготовленная и соответствующим образом оформленная архивная справка, архивная выписка или архивная копия, ответ (информационное письмо) об отсутствии запрашиваемых сведений, уведомление о переадресации запроса, отказ в предоставлении муниципальной услуги.

Максимальное время выполнения административной процедуры -не более 28 календарных дней с даты регистрации запроса.

3.6. Выдача (отправка) ответов заявителям

3.6.1. Основанием для начала выполнения административной процедуры является подписание заместителем главы администрации города Коврова архивной справки, архивной выписки, архивной копии, ответа на запрос, отказа в предоставлении муниципальной услуги.

3.6.2. Специалист архивного отдела проставляет на архивной справке, архивной выписке, архивной копии, ответе на запрос, отказе в предоставлении муниципальной услуги исходящий номер, дату исполнения, вносит запись в журнал регистрации.

3.6.3. При личном обращении в архивный отдел архивные справки, архивные выписки, архивные копии, ответы на запрос, отказы в предоставлении муниципальной услуги могут быть выданы заявителю при предъявлении документа, удостоверяющего личность; для уполномоченных лиц -доверенности, оформленной в установленном порядке. Заявитель расписывается в журнале регистрации за получение документа.

3.6.4. Ответ на письменный запрос, поступивший по почте, направляется по почте заявителю простым письмом через отдел организационно-контрольной работы, кадров и делопроизводства управления делами и кадрами администрации города Коврова.

3.6.5. Ответ на запрос, полученный с использованием информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", направляется заявителю способом, который указан в запросе: лично при предъявлении документа, удостоверяющего личность, либо уполномоченному лицу, либо по почте простым письмом.

3.6.6. Ответ на запрос, поступивший через многофункциональный центр, выдается на руки курьеру многофункционального центра по реестру.

3.6.7. При поступлении коллективного запроса ответ на него направляется в адрес заявителя, указанного в запросе первым, если в запросе не указан иной адресат для ответа.

3.6.8. Рассмотрение запроса считается законченным, если по нему приняты необходимые меры и автор запроса проинформирован о результатах рассмотрения.

3.6.9. Результатом выполнения административной процедуры является роспись заявителя (или уполномоченного лица) в получении ответа или отметка об отправке ответа посредством почтовой связи с указанием даты передачи письма в отдел организационно-контрольной работы, кадров и делопроизводства управления делами и кадрами администрации города Коврова.

Максимальное время выполнения административной процедуры -не более 30 календарных дней с даты регистрации запроса.

4. Порядок и формы контроля за предоставлением муниципальной услуги

4.1. Порядок осуществления контроля

4.1.1. Текущий контроль за своевременным и качественным предоставлением услуги осуществляет заведующий архивным отделом.

4.1.2. Текущий контроль включает в себя проведение проверок соблюдения и исполнения специалистами архивного отдела положений настоящего Регламента, выявление и устранение нарушений прав граждан и организаций.

4.1.3. Помимо текущего контроля могут осуществляться внеплановые проверки полноты и качества предоставления муниципальной услуги. Внеплановые проверки осуществляются по конкретному обращению заявителя.

4.1.4. Внешний контроль за предоставлением архивным отделом муниципальной услуги осуществляется архивным департаментом администрации Владимирской области. Порядок и формы контроля определены административным регламентом исполнения архивным департаментом администрации Владимирской области государственной функции по осуществлению контроля за соблюдением законодательства об архивном деле, утвержденным постановлением губернатора Владимирской области от 18.11.2009 N 956 .

4.2. Ответственность специалистов при предоставлении муниципальной услуги

4.2.1. Специалисты архивного отдела, предоставляющие муниципальную услугу, несут персональную ответственностью, в соответствии с законодательством Российской Федерации, за:

- неправомерный отказ в приеме или исполнении запросов;

- действие или бездействие, ведущее к нарушению прав и законных интересов заявителя;

- нарушение срока и порядка регистрации запросов, их рассмотрения;

- принятие заведомо необоснованного решения;

- преследование граждан за критику;

- предоставление недостоверной информации;

- разглашение сведений о частной жизни гражданина (без его согласия);

- сохранность находящихся у них на регистрации, рассмотрении запросов и документов, связанных с их исполнением.

4.2.2. При уходе в отпуск специалист обязан передать все имеющиеся у него на исполнении письменные запросы временно замещающему его должностному лицу.

4.2.3. По фактам нарушений специалистом архивного отдела настоящего Регламента главой города Коврова назначается служебная проверка.

4.2.4. При обнаружении неисполнения или ненадлежащего исполнения специалистом возложенных на него обязанностей по предоставлению муниципальной услуги данный специалист привлекается к дисциплинарной ответственности.

5. Порядок досудебного (внесудебного) обжалования действий (бездействия) должностных лиц, осуществляемых в ходе выполнения регламента

5.1. Получатель муниципальной услуги имеет право на обжалование действий (бездействия) специалистов архивного отдела при предоставлении ими муниципальной услуги.

5.2. Предметом обжалования может быть:

- нарушение срока регистрации запроса заявителя о предоставлении муниципальной услуги;

- нарушение срока предоставления муниципальной услуги;

- требование у заявителя документов, не предусмотренных настоящим регламентом;

- отказ в приеме документов, предоставление которых предусмотрено нормативными правовыми актами для предоставления муниципальной услуги, у заявителя;

- отказ в предоставлении муниципальной услуги, если основания отказа не предусмотрены настоящим регламентом;

- требование с заявителя платы при предоставлении муниципальной услуги;

- отказ в исправлении допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления муниципальной услуги документах либо нарушение установленного срока таких исправлений;

- некорректное поведение специалиста, предоставляющего услугу.

5.3. Жалоба подается в письменной форме на бумажном носителе либо в электронной форме. Жалоба может быть направлена по почте, либо через многофункциональный центр, либо с использованием информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", а также может быть подана на личном приеме.

5.4. Жалоба должна содержать:

- фамилию, имя, отчество (последнее -при наличии), место жительства заявителя -физического лица либо наименование и юридический адрес заявителя -юридического лица;

- номер контактного телефона, адрес электронной почты (при наличии), почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ заявителю;

- наименование органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, либо муниципального служащего, решение и действие (бездействие) которого обжалуется;

- сведения об обжалуемых действиях (бездействии) органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, либо муниципального служащего;

- доводы, на основании которых заявитель не согласен с решением и действием (бездействием) органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, либо муниципального служащего;

- личную подпись и дату.

В случае необходимости в подтверждение своих доводов заявитель прилагает к письменной жалобе документы и материалы либо их копии.

5.5. Должностные лица администрации города Коврова, уполномоченные на рассмотрение жалоб:

- обеспечивают объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращений, в случае необходимости - с участием заявителя, направившего жалобу, или его законного представителя;

- по результатам рассмотрения жалобы принимают меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов заявителя, дают письменный ответ по существу поставленных в жалобе вопросов.

5.6. Ответ на жалобу подписывается должностным лицом, уполномоченным на рассмотрение жалоб.

5.7. Жалоба должна быть рассмотрена в течение 15 дней со дня ее регистрации, а в случае обжалования отказа в приеме документов у заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования установленного срока таких исправлений -в течение 5 рабочих дней со дня ее регистрации.

5.8. Если в письменной жалобе не указаны фамилия инициатора жалобы и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на жалобу не дается.

5.9. Должностные лица администрации города Коврова при получении письменной жалобы, в которой содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы имуществу, жизни, здоровью должностного лица, а также членов его семьи, вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных вопросов и сообщить заявителю, направившему жалобу, о недопустимости злоупотребления правом.

5.10. Если текст жалобы не поддается прочтению, ответ на жалобу не дается, о чем сообщается заявителю, направившему жалобу, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

5.11. Если в жалобе заявителя содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направленными жалобами, и при этом в жалобе не приводятся новые доводы или обстоятельства, должностные лица администрации города Коврова вправе принять решение о безосновательности очередной жалобы и прекращении переписки с заявителем по данному вопросу при условии, что указанная жалоба и ранее направляемые жалобы направлялись в администрацию города Коврова. О данном решении уведомляется заявитель, направивший обращение.

5.12. Жалоба считается разрешенной, если рассмотрены все поставленные в ней вопросы, приняты необходимые меры и дан письменный ответ (в пределах компетенции) по существу поставленных в ней вопросов.

5.13. Заявитель вправе обратиться с жалобой в суд и оспорить действия (бездействие) должностного лица, а также принимаемого им решения при предоставлении муниципальной услуги, если считает, что нарушены его права и свободы, в порядке, установленным действующим законодательством Российской Федерации.

5.14. В случае установления в ходе или по результатам рассмотрения жалобы признаков состава административного правонарушения или преступления должностное лицо, уполномоченное на рассмотрение жалоб, незамедлительно направляет имеющиеся материалы в органы прокуратуры.