Приложение. Порядок ведения претензионной и исковой работы в рамках исполнения государственных контрактов (договоров), заключенных Министерством юстиции Мурманской области

Приложение
к приказу Министра
юстиции Мурманской области
от 3 октября 2016 г. N 92

Порядок
ведения претензионной и исковой работы в рамках исполнения государственных контрактов (договоров), заключенных Министерством юстиции Мурманской области

1. Общие положения

1.1. Порядок ведения претензионной и исковой работы в рамках исполнения государственных контрактов (договоров), заключенных Министерством юстиции Мурманской области (далее - Порядок) разработан Министерством юстиции Мурманской области (далее - Министерство) в соответствии с положениями Федерального закона от 05.04.2013 N 44-ФЗ "О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд" (далее - Федеральный закон N 44-ФЗ), на основании положений Гражданского кодекса Российской Федерации (далее - ГК РФ), Бюджетного кодекса Российской Федерации и иных норм права, содержащихся в иных нормативных правовых актах.

1.2. В Порядке используются следующие понятия, термины, определения: государственный контракт (договор) - договор, заключенный Министерством юстиции Мурманской области от имени Мурманской области в рамках Федерального закона N 44-ФЗ (далее - контракт);

заказчик - Министерство юстиции Мурманской области, действующее от имени Мурманской области, уполномоченное принимать бюджетные обязательства в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации от имени Мурманской области и осуществляющее закупки;

поставщик (подрядчик, исполнитель) - юридическое и физическое лицо, заключившее контракт на поставку товара, выполнение работы, оказание услуги (в том числе приобретение недвижимого имущества или аренда имущества) (далее - контрагенты);

недостаток товара (работы, услуги) - несоответствие товара (работы, услуги) обязательным требованиям, предусмотренным законодательством Российской Федерации, или условиям контракта (при их отсутствии или неполноте условий обычно предъявляемым требованиям), или целям, для которых товар (работа, услуга) такого рода обычно используется, или целям, о которых поставщик (подрядчик, исполнитель) был поставлен в известность заказчиком при заключении контракта, или образцу и (или) описанию при продаже товара по образцу и (или) по описанию;

существенный недостаток товара (работы, услуги) - неустранимый недостаток или недостаток, который не может быть устранен без несоразмерных расходов или затрат времени, или выявляется неоднократно, или проявляется вновь после его устранения, или другие подобные недостатки;

безопасность товара (работы, услуги) - безопасность товара (работы, услуги) для жизни, здоровья, имущества потребителя и окружающей среды при обычных условиях его использования, хранения, транспортировки и утилизации, а также безопасность процесса выполнения работы (оказания услуги);

претензия - письменное требование, адресованное к контрагенту об устранении нарушений исполнения обязательства либо требование об уплате неустоек (штрафов, пеней). Документ предусматривается на досудебном этапе урегулирования правового спора. К претензии рекомендуется прилагать копии документов, подтверждающих обоснованность претензионных требований;

истец - заинтересованное лицо, обратившееся в суд за защитой нарушенных либо оспариваемых прав, свобод или законных интересов, в том числе с требованием о присуждении ему компенсации за нарушение права на судопроизводство в разумный срок или права на исполнение судебного постановления в разумный срок;

исковое заявление - заявление в суд, в котором заинтересованное лицо (истец) просит суд удовлетворить те или иные требования в целях защиты прав или интересов истца;

обеспечение исполнения контракта - банковская гарантия, выданная банком и соответствующая требованиям статьи 45 Федерального закона N 44-ФЗ, или внесение денежных средств на указанный заказчиком счет, на котором в соответствии с законодательством Российской Федерации учитываются операции со средствами, поступающими заказчику.

2. Задачи и функции претензионной и исковой работы

2.1. Основными задачами претензионной и исковой работы являются:

- понуждение недобросовестного контрагента к надлежащему исполнению обязательств, возникших из положений контракта;

- взыскание с недобросовестных контрагентов пеней, штрафов по контрактам в претензионном и/или судебном порядке (судебных расходов в случае судебного разбирательства).

2.2. Основными функциями претензионной и исковой работы являются:

- осуществление контроля за надлежащим исполнением контрагентом контрактных обязательств;

- досудебное урегулирование споров, возникших по вине контрагента в ходе исполнения контракта - проведение досудебных действий заказчиком по понуждению контрагента к надлежащему исполнению обязательств, возникших из положений контракта, путем направления претензии (требования);

- подготовка заказчиками исковых заявлений, требований к недобросовестным контрагентам по исполнению контрактных обязательств в случае отказа контрагента от урегулирования возникшего спора в добровольном (претензионном) порядке;

- осуществление представительства в судебных органах по рассмотрению поданных исков;

- подготовка отчетов о претензионной и исковой работе заказчика;

- подготовка документов для передачи Управлению федеральной антимонопольной службы по Мурманской области для включения контрагента в реестр недобросовестных поставщиков (подрядчиков, исполнителей) согласно статье 104 Федерального закона N 44-ФЗ.

3. Организация претензионной и исковой работы в Министерстве юстиции Мурманской области

3.1. Министр юстиции Мурманской области (далее - Министр) приказом "О контрактной службе Министерства юстиции Мурманской области" определяет контрактных управляющих и структурные подразделения (включая контрактную службу, контрактного управляющего), ответственных за ведение претензионной и исковой работы. Обязанности лица, связанные с осуществлением претензионной и исковой работы, предусмотренной статьей 38 Федерального закона N 44-ФЗ, должны быть отражены в должностном регламенте.

3.2. Координацию претензионной и исковой работы Министерства осуществляет административный отдел Министерства (далее - административный отдел).

3.3. Для надлежащего контроля за претензионной и исковой работой административный отдел ведет Журнал учета входящих и исходящих претензий, а также Журнал учета исковых заявлений и движения по судебным делам.

Журнал учета входящих и исходящих претензий, а также Журнал учета исковых заявлений и движения по судебным делам должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены печатью Министерства.

Надлежащее ведение названных журналов позволит в необходимых случаях доказать в суде факт направления претензии, а также организовать контроль за осуществлением претензионной и исковой работы.

3.4. Административный отдел так же осуществляет:

- контроль соблюдение сроков отправки ответственными контрактными управляющими претензий в адрес недобросовестных контрагентов;

- контроль соблюдение сроков подачи исковых заявлений ответственными контрактными управляющими и движения судебных дел;

- подготовку сводных отчетов Министерства о претензионной и исковой работе Министерства на основании данных, предоставленных контрактными управляющими, ответственными за закупки.

3.5. Контрактный управляющий, ответственный за закупку, отвечает за:

- своевременное информирование административного отдела о факте ненадлежащего исполнения контрагентом контрактных (договорных) обязательств;

- соблюдение сроков отправки претензий в адрес недобросовестных контрагентов;

- соблюдение сроков подачи исковых заявлений и движения судебных дел;

- контроль надлежащего и своевременного исполнения контрагентами требований претензий, а также вступивших в силу решений суда по поданным исковым заявлениям.

3.6. Административный отдел ежемесячно сверяет данные учета претензионных дел с данными учета исковых материалов, чтобы обеспечить своевременное предъявление исковых заявлений по полностью или частично не удовлетворенным претензиям.

3.7. В процессе исполнения контракта контрактный управляющий, ответственный за закупку, осуществляет непрерывный контроль за исполнением контрагентами условий контрактов, включая контроль за соблюдением:

- сроков исполнения условий контрактов (срока начала исполнения контрактов, в том числе этапов их исполнения (при наличии этапов в контракте), срока окончания исполнения своих обязательств по контрактам);

- условий об объеме (количество и комплектность) и качестве поставляемых по контракту товаров. При этом необходимо обращать внимание на точное соблюдение поставщиком требований заявки на поставку, спецификации и тому подобных документов, согласно техническому заданию по конкретному контракту;

- условий об объеме, составе и качестве выполняемых работ (оказываемых услуг). При этом необходимо осуществлять контроль за количеством и качеством используемых при выполнении работ (указании услуг) товаров, материалов, оборудования и тому подобного, согласно техническому заданию по конкретному контракту;

- иных условий контракта.

3.8. Фактами нарушения условий контракта и, соответственно, юридическим основанием для направления претензии является любое нарушение условий контракта контрагентами, ставящее под угрозу достижение конечного результата исполнения контракта, а именно:

- нарушение сроков исполнения контракта (срока начала исполнения контракта, в том числе условий о начале и окончании срока исполнения этапов поставки товаров (выполнения работ, оказания услуг) по контракту (при их наличии), срока окончания исполнения условий контракта);

- нарушение объема (количества и комплектности), качества поставляемых по контракту товаров, либо объема, состава и качества выполняемых работ (оказываемых услуг) по контракту, а также количества и качества используемых при выполнении работ (оказании услуг) товаров, материалов, оборудования и т.п.;

- нарушение установленных заказчиком сроков устранения недостатков поставленного товара (результатов выполненных работ, оказанных услуг), выявленных заказчиком;

- иные нарушения условий контракта со стороны контрагента, ставящие под угрозу достижение целей исполнения контракта.

3.9. Факт неисполнения или ненадлежащего исполнения обязательств по контракту должен быть задокументирован в виде двухстороннего акта выявленных недостатков. Акт подписывается уполномоченными представителями сторон по контракту (законными представителями юридического лица или представителями по доверенности).

Перед составлением акта представитель заказчика (контрактный управляющий, ответственный за закупку) в обязательном порядке извещает другую сторону по контракту способом, указанным в контракте, о месте и времени составления акта.

В случае неявки представителя другой стороны по контракту составляется односторонний акт с указание неявки представителя контрагента и приложением к акту копии письма о вызове.

3.10. Этапы осуществления претензионной работы:

I. Подготовительный этап (допретензионная работа);

II. Претензионная работа;

III. Исковое производство (судебный порядок рассмотрения спора).

4. Подготовительный этап (допретензионная работа)

4.1. Цель подготовительного этапа (допретензионной работы) - сбор доказательств по имеющимся фактам неисполнения или ненадлежащего исполнения обязательств по контракту для обоснования правомерности выставления заказчиком претензионного требования.

4.2. Контрактный управляющий, ответственный за закупку, в течение двух рабочих дней со дня выявления и документирования факта неисполнения или ненадлежащего исполнения контрагентом договорных обязательств по согласованию с административным отделом направляет контрагенту уведомление (Приложение N 1), в котором указывает суть нарушения, разумно допустимый срок устранения выявленных недостатков.

4.3. Уведомление направляется контрагенту путем факсимильной связи, по электронной почте в отсканированном виде с последующим досылом оригинала заказным письмом с уведомлением о вручении по почте или с курьером, либо передает нарочно под роспись уполномоченному представителю контрагента с обязательной отметкой на втором экземпляре информации о вручении (дата, подпись представителя контрагента). Если имеются сведения о юридическом и фактическом адресе, то уведомление направляется в оба адреса.

4.4. Если контрагентом добровольно и оперативно в установленные сроки нарушения не устранены, контрактный управляющий, ответственный за закупку, переходит к выполнению второго этапа претензионной работы.

5. Претензионная работа

5.1. Цель претензионной работы - добровольная уплата другой стороне по контракту неустойки (штрафа, пени) за неисполнение или ненадлежащие исполнение условий контракта путем выставления заказчиком контрагенту претензии (Приложение N 2).

Претензия также может содержать требование о расторжении контракта по соглашению сторон или иных требований, вытекающих из контракта.

5.2. Требование (претензия) предъявляется в связи с неисполнением или ненадлежащим исполнением, а также в случае просрочки исполнения контрагентом обязательства, предусмотренного контрактом, взысканием неустойки (пеней, штрафов), а также убытков, причиненных заказчику вследствие неисполнения или ненадлежащего исполнения контракта со стороны контрагента.

5.3. Согласно части 1 статьи 330 ГК РФ под неустойкой (штрафом, пеней) признается определенная законодательством или контрактом денежная сумма, которую должник (контрагент) обязан уплатить кредитору (заказчику) в случае неисполнения или ненадлежащего исполнения обязательства, в частности в случае просрочки исполнения.

5.4. В контрактах используются две формы ответственности недобросовестного контрагента:

- пеня - определенная контрактом денежная сумма, которую контрагент обязан уплатить заказчику в случае просрочки исполнения обязательств, предусмотренных контрактом, за каждый день просрочки;

- штраф - определенная контрактом денежная сумма, которую контрагент обязан уплатить заказчику в случае неисполнения или ненадлежащего исполнения обязательств, предусмотренных контрактом (за исключением просрочки исполнения обязательств поставщиком (подрядчиком, исполнителем).

5.5. Контрактный управляющий, ответственный за закупку, при получении материалов для предъявления претензии должен проверить:

- наличие правовых оснований на предъявление претензии;

- полноту полученных материалов по факту нарушения условий контракта и их надлежащее документальное оформление (наличие доказательств).

При необходимости следует получить дополнительные материалы.

5.6. Контрактный управляющий, ответственный за закупку, не позднее десяти календарных дней с момента возникновения права требования уплаты неустойки (штрафа, пеней) или удовлетворения иных требований:

- готовит проект претензии и согласовывает его со свои непосредственным руководителем, административным отделом, сектором финансов, учета и отчетности Министерства, заместителем министра юстиции Мурманской области - руководителем контрактной службы Министерства;

- направляет претензию заказным письмом с уведомлением о вручении по почте или с курьером, либо передает нарочно под роспись уполномоченному представителю контрагента с обязательной отметкой на втором экземпляре информации о вручении (дата, подпись представителя контрагента). Если имеются сведения о юридическом и фактическом адресе контрагента, то претензия направляется в оба адреса;

- уведомляет начальника административного отдела о направлении претензии (по электронной почте или служебной запиской) в течение одного рабочего дня со дня направления претензии.

5.7. Административный отдел в течение одного рабочего дня вносит соответствующие данные о направленной контрагенту претензии в Журнал учета входящих и исходящих претензий.

5.8. В течение трех рабочих дней со дня подписания заказчиком претензии контрактный управляющий, ответственный за размещение сведений в единой информационной системе в сфере закупок (далее - ЕИС), на основании записи в журнале учета претензий размещает в реестре контрактов сведения о принятых заказчиком решениях о взыскании с контрагента неустойки (штрафа, пеней) в связи с неисполнением или ненадлежащим исполнением обязательств, предусмотренных контрактом.

5.9. Заказчик при неисполнении или ненадлежащем исполнении контрагентом обязательств по контракту (полностью или частично) имеет право:

5.9.1. Самостоятельно обратить взыскание на обеспечение исполнения контракта (предоставленного в виде внесения денежных средств) в случае, если в контракте предусмотрен внесудебный порядок обращения взыскания на обеспечение.

Для этого контрактным управляющим необходимо предусматривать в контракте следующее условие:

"В случае неисполнения или ненадлежащего исполнения поставщиком (подрядчиком, исполнителем) своих обязательств по контракту и неуплаты или отказа от уплаты в срок установленной заказчиком суммы пеней (штрафа), заказчик имеет право самостоятельно во внесудебном порядке взыскать сумму неустойки из обеспечения, представляемого поставщиком (подрядчиком, исполнителем)".

5.9.2. В случае, если обеспечение исполнения контракта представлено в виде банковской гарантии, направить в банк, выдавшей гарантию, требование об уплате денежной суммы неустойки (штрафа, пеней) с указанием нарушения, допущенного контрагентом, расчета суммы неустойки (штрафа, пеней) и приложением подтверждающих документов в соответствии с постановлением Правительства РФ от 08.11.2013 N 1005 "О банковских гарантиях, используемых для целей Федерального закона "О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд".

Примерная форма требования об уплате по банковской гарантии содержится в Приложении N 3 к Порядку.

5.10. Особенности осуществления претензионной работы при расторжении контракта:

5.10.1. В случае систематического неисполнения обязательств по контракту или по иным основаниям, указанным в законодательстве или контракте, он может быть расторгнут:

- по соглашению сторон;

- в одностороннем порядке;

- в судебном порядке.

5.10.2. При подготовке к расторжению контракта необходимо обязательно применять претензионный (досудебный) порядок урегулирования спора.

5.10.3. При наличии оснований для расторжения контракта контрактный управляющий, ответственный за закупку, готовит в двух экземплярах и согласовывает со своим непосредственным руководителем, административным отделом, сектором финансов, учета и отчетности Министерства, заместителем министра юстиции Мурманской области - руководителем контрактной службы Министерства:

- проект соглашения о расторжении контракта (далее - Соглашение) (Приложение N 4);

- проект претензии (Приложение N 5) с предложением о расторжении контракта.

5.10.4. Контрактный управляющий, ответственный за закупку:

- направляет контрагенту претензию и Соглашение заказным письмом с уведомлением о вручении или посредством курьера (при этом на втором экземпляре претензии должна быть отметка контрагента по контракту о получении претензии). Если имеются сведения о юридическом и фактическом адресе, то документы направляются в оба адреса;

- уведомляет начальника административного отдела о направлении претензии (по электронной почте или служебной запиской) в течение одного рабочего дня со дня направления претензии.

В претензии в обязательном порядке должен быть указан срок рассмотрения претензии, в том числе срок подписания Соглашения.

5.10.5. Административный отдел в течение одного рабочего дня вносит соответствующие данные о направленной контрагенту претензии в Журнал учета входящих и исходящих претензий.

5.10.6. В случае неудовлетворения претензии или оставления претензии без ответа контрагентом в течение 30 дней со дня предъявления претензии, у