Приложение. Правила подготовки и регистрации документов служебной переписки Министерства юстиции Мурманской области

Приложение
к приказу Министерства
юстиции Мурманской области
от 24 мая 2016 г. N 51

Правила
подготовки и регистрации документов служебной переписки Министерства юстиции Мурманской области

Настоящие Правила конкретизируют отдельные вопросы подготовки и регистрации документов служебной переписки документооборота Министерства юстиции Мурманской области (далее - Министерство), которые не предусмотрены Регламентом Правительства Мурманской области и иных исполнительных органов государственной власти Мурманской области, утвержденным постановлением Правительства Мурманской области от 30.01.2014 N 32-ПП, и Инструкцией по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Мурманской области, утвержденной распоряжением Правительства Мурманской области от 20.12.2012 N 438-РП.

1. Проекты федеральных законов, поступающих из Государственной думы ФС РФ, и проекты законов Мурманской области, поступающие из Мурманской областной Думы, регистрируются централизованно в отдельной линейке номеров вида ПЗ-05/N, где 05 - индекс Министерства.

2. Прочая корреспонденция, поступающая в Министерство, регистрируется ответственными сотрудниками централизованно в единой линейке входящих регистрационных номеров вида 05/N, где 05 - индекс Министерства.

3. При подготовке исходящего или внутреннего документа его исполнитель обязан создать в СЭДО карточку с временным номером и заполнением основных полей.

4. Исходящие и внутренние документы Министерства регистрируются в единой линейке номеров:

- номера исходящих документов имеют вид 05-ХХ/N-ИФ, где 05 - индекс Министерства, XX - индекс подразделения исполнителя документа, ИФ - инициалы имени и фамилии подписанта документа;

- номера внутренних документов имеют вид 05-ХХ/вн. N, где 05 - индекс Министерства, XX - индекс подразделения исполнителя документа;

- номера внутренних документов вида "Протокол" имеют вид Пр-05/N-ИФ, где 05 - индекс Министерства, ИФ - инициалы имени и фамилий подписанта документа.

5. Право регистрации в СЭДО (присвоение номеров) исходящих и внутренних документов назначается отдельным ответственным сотрудникам или всем сотрудникам Министерства. Сотрудник(и), осуществляющий регистрацию документа в СЭДО, обязан прикрепить к его регистрационной карточке электронный образ документа с подписями и регистрационными реквизитами.

Электронный образ документа не прикрепляется к регистрационной карточке в случае отнесения документа к грифам "Для служебного пользования", "Конфиденциально", "ПДн". В этом случае сотрудник, осуществляющий регистрацию документа в СЭДО, обязан указать значение грифа уровня информации в документе в соответствующем поле регистрационной карточки.

6. Подписание исходящих и внутренних документов Министерства осуществляется исключительно в печатном виде.

7. Руководители структурных подразделений Министерства, лица, их замещающие, сотрудники, являющимися секретарями межведомственных рабочих групп, могут подписывать исходящие документы при решении вопросов в пределах своей компетенции.

8. При подготовке исходящих и внутренних документов служебной переписки Министерства для проведения визирования их проектов у согласующих лиц возможно использовать электронное согласование в СЭДО.

9. При электронном согласовании используется простая электронная подпись, выпускаемая оператором информационно-вычислительной сети исполнительных органов государственной власти Мурманской области - Комитетом по развитию информационных технологий и связи Мурманской области.

10. Проставление в СЭДО согласующим лицом (или лицом, которое в СЭДО назначено его заместителем) в задании на согласование признака "Согласовано" приравнивается к его собственноручной подписи (или собственноручной подписи его заместителя в СЭДО) на печатном экземпляре проекта документа.

11. Способ согласования (в электронном виде в СЭДО или путем сбора виз на печатном экземпляре проекта документа) для каждого конкретного проекта документа, а также список согласующих лиц, виды маршрутов, сроки и т.п. определяет исполнитель документа.

12. При электронном согласовании в СЭДО проекта документа возможно включение в маршруты согласования с типом "Визирование" руководителя или сотрудника, который будет в дальнейшем подписывать документ на бумажном носителе (в порядке предварительного согласования и информирования).

13. В случае если проект документа согласован в СЭДО путем электронного согласования, исполнитель документа при представлении документа в печатном виде на подпись руководителю обязан приложить распечатанный итоговый лист согласования, который вместе с оригиналом документа должен подшиваться в дело согласно номенклатуре дел.

Простая электронная подпись - электронная подпись, которая посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом (согласно Федеральному закону от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи").

Заместитель в СЭДО - сотрудник, которому в СЭДО специальным способом делегированы права на работу с документами и заданиями Замещаемого. Сотрудникам, имеющим роль Секретарь ИОГВ, права "замещения в СЭДО" всех сотрудников, входящих в Министерства, назначаются по умолчанию.