Распоряжение Администрации Ковдорского района Мурманской области от 18 октября 2018 г. N 627-р "Об утверждении Порядка работы с письменными обращениями граждан в администрации Ковдорского района"

В соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", руководствуясь Федеральным законом от 06.10.2003 N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации":

1. Утвердить прилагаемый Порядок работы с письменными обращениями граждан в администрации Ковдорского района (далее - Порядок).

2. Руководителям структурных подразделений администрации Ковдорского района, муниципальных учреждений, подведомственных администрации Ковдорского района:

2.1. Руководствоваться в своей работе настоящим Порядком.

2.2. Довести настоящий Порядок до сведения работников.

3. Отменить распоряжения администрации Ковдорского района:

- от 03.04.2013 N 101-р "Об утверждении Порядка работы с письменными обращениями граждан в администрации Ковдорского района";

- от 24.12.2013 N 480-р "О внесении изменений в распоряжение администрации Ковдорского района от 03.04.2013 N 101-р и в Порядок работы с письменными обращениями граждан в администрации Ковдорского района".

4. Настоящее распоряжение вступает в силу со дня его подписания.

5. Отделу информационных технологий администрации Ковдорского района разместить настоящее распоряжение с приложением на официальном сайте администрации Ковдорского района в информационно-телекоммуникационной сети Интернет (www.kovadm.ru).

Глава Ковдорского района

С.Б. Сомов

Порядок работы с письменными обращениями граждан в администрации Ковдорского района
(утв. распоряжением администрации Ковдорского района от 18 октября 2018 г. N 627-р)

1. Общие положения

1.1. Порядок работы с письменными обращениями граждан в администрации Ковдорского района (далее - Порядок) разработан в соответствии с Конституцией Российской Федерации, Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".

1.2. Настоящий Порядок устанавливает систему работы по централизованному учету, организации рассмотрения и контролю за порядком и сроками рассмотрения письменных обращений граждан в администрации Ковдорского района.

1.3. Рассмотрение письменных обращений граждан является прямой служебной обязанностью должностных лиц администрации Ковдорского района и должностных лиц муниципальных учреждений, подведомственных администрации Ковдорского района.

1.4. Работники администрации Ковдорского района и муниципальных учреждений, подведомственных администрации Ковдорского района, осуществляющие работу с обращениями граждан, считаются уполномоченными должностными лицами и несут установленную законодательством Российской Федерации персональную ответственность за своевременность, полноту и правильность рассмотрения обращений граждан.

1.5. Организация работы по регистрации, учету, рассмотрению, контролю, за порядком и сроками рассмотрения обращений граждан осуществляется сотрудником организационного отдела администрации Ковдорского района, ответственным за работу с обращениями граждан. Делопроизводство по обращениям граждан ведется отдельно от других видов делопроизводства и возлагается на организационный отдел администрации Ковдорского района.

2. Поступление, регистрация и направление на рассмотрение письменного обращения

2.1. Письменные обращения граждан могут быть поданы в администрацию Ковдорского района: лично, по почте, с помощью телеграфа и телетайпа, факса, в форме электронного документа на единый адрес электронной почты администрации Ковдорского района: orgotdel@kovadm.ru, а также через Интернет-приемную, размещенную на официальном сайте администрации Ковдорского района в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет": www.kovadm.ru.

2.2. Прием письменных обращений непосредственно от граждан производится сотрудником организационного отдела администрации Ковдорского района, ответственным за работу с обращениями граждан в кабинете N 20 (приемная главы Ковдорского района).

2.3. Письменные обращения граждан регистрируются сотрудником организационного отдела администрации Ковдорского района, ответственным за работу с обращениями граждан, в течение 3-х дней со дня их поступления в администрацию Ковдорского района.

2.4. На полученном обращении в правой нижней части лицевой стороны первой страницы документа проставляется регистрационный штамп с указанием наименования администрации Ковдорского района, даты поступления обращения и порядкового регистрационного номера.

2.5. На каждое поступившее обращение оформляется регистрационно-контрольная карточка. В регистрационно-контрольную карточку вносятся:

- регистрационный номер обращения;

- фамилия и инициалы заявителя (в именительном падеже);

- дата поступления обращения; почтовый адрес заявителя и/или электронный адрес заявителя;

- отмечается вид обращения (заявление, предложение, жалоба);

- указывается, от кого поступило обращение (лично от гражданина, с личного приема или из иной организации), если обращение поступило из иной организации, то указывается наименование организации, проставляется исходящий номер сопроводительного письма и дата его отправки.

- указывается количество листов обращения и приложений к нему;

- составляется аннотация на письмо. Она должна быть четкой, краткой, отражать содержание обращения.

- указывается тема обращения;

- определяется и отмечается ответственный исполнитель.

2.6. Если обращение подписано двумя и более авторами, регистрируется первый автор или тот, в чей адрес просят направить ответ. В регистрационно-контрольной карточке обращения делается отметка "коллективное".

2.7. Поступившее обращение проверяется на повторность. Повторные обращения регистрируются так же, как и первичные. В регистрационно-контрольной карточке обращения делается отметка "повторно" и указываются номера и даты поступления предыдущих обращений. Повторными обращениями считаются предложения, заявления и жалобы, поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого обращения истек установленный законодательством срок рассмотрения или заявитель не согласен с принятым по его обращению решением. Не считаются повторными обращения одного и того же автора, но по разным вопросам.

2.8. Обращения одного и того же автора по одному и тому же вопросу, поступившие до истечения срока рассмотрения первого поступившего обращения, считаются дубликатами и подлежат приобщению к производству по рассматриваемому обращению.

2.9. Регистрируются и учитываются в статистических данных, информационных отчетах и подлежат списанию в дело с уведомлением автора письменного обращения о принятии к сведению изложенной им информации следующие письменные обращения:

- не предполагающие ответа;

- не содержащие конкретных предложений, заявлений и жалоб;

- не содержащие сведений о нарушенном праве гражданина (объединения граждан) и основанные на общих рассуждениях автора;

- связанные с рекламой товаров и услуг.

2.10. Зарегистрированные и оформленные обращения сотрудник организационного отдела, ответственный за работу с обращениями граждан, в течение одного рабочего дня передает главе Ковдорского района, а в случае его отсутствия временно исполняющему обязанности главы Ковдорского района, для ознакомления, определения порядка рассмотрения обращения и назначения уполномоченного должностного лица для рассмотрения поступившего обращения.

2.11. Указания по рассмотрению обращения даются в форме резолюции на регистрационно-контрольной карточке и включают последовательно: фамилию и инициалы лиц, которым дается поручение, лаконично сформулированный текст, подписывающий действие, порядок и срок исполнения, подпись должностного лица, дату резолюции. Поручение может состоять из нескольких частей, предписывающих каждому исполнителю самостоятельные действия, порядок и срок исполнения поручения.

2.12. В случае, если решение поставленных в письменном обращении вопросов относится к компетенции нескольких должностных лиц, ответственным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым, другие должностные лица считаются соисполнителями. Ответственный исполнитель осуществляет контроль за полнотой и правильностью подготовки материалов по обращению всеми соисполнителями и соблюдение ими установленных сроков. Ответственный исполнитель формирует окончательный ответ по обращению при поступлении материалов от соисполнителей.

2.13. Письменные обращения граждан с резолюцией главы Ковдорского района возвращаются сотруднику организационного отдела администрации Ковдорского района, ответственному за работу с обращениями граждан, и передаются им в течение одного рабочего дня уполномоченным должностным лицам.

2.14. В случае, если уполномоченное должностное лицо, назначенное главой Ковдорского района исполнителем, считает, что поставленные в письменном обращении гражданина вопросы не входят в зону его служебной компетенции, в течение одного рабочего дня с момента получения письменного обращения гражданина следует подготовить мотивированную служебную записку на имя главы Ковдорского района с обоснованием своей позиции и ходатайством об изменении ответственного исполнителя.

2.15. Письменные обращения, содержащие вопросы, решение которых не входит в компетенцию администрации Ковдорского района, главы Ковдорского района, а также муниципальных учреждений, подведомственных администрации Ковдорского района, в течение семи дней со дня регистрации направляются в соответствующий орган или должностному лицу, в компетенцию которого входит решение поставленных в обращении вопросов, с одновременным уведомлением гражданина, направившего обращение, о его переадресации.

2.16. Запрещается направлять обращения граждан на рассмотрение тем должностным лицам, решение или действие (бездействие) которых обжалуется.

3. Рассмотрение обращения

3.1. Письменные обращения граждан, поступившие в администрацию Ковдорского района в соответствии с компетенцией, подлежат обязательному рассмотрению.

3.2. При рассмотрении обращений граждан не допускается разглашение сведений, содержащихся в обращениях, а также сведений, касающихся частной жизни гражданина, без его согласия. Не является разглашением сведений, содержащихся в обращении, направление письменного обращения в орган, иную организацию, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов.

3.3. При рассмотрении повторных обращений граждан тщательно выясняются причины их поступления и в случае установления фактов неполного рассмотрения ранее поставленных гражданами вопросов принимаются меры к их всестороннему рассмотрению.

3.4. В случае необходимости уполномоченное должностное лицо, рассматривающее обращение, может обеспечить его рассмотрение с выездом на место, в ответе на обращение должно быть отражено данное обстоятельство.

3.5. Уполномоченное должностное лицо, которому направлено обращение гражданина:

- обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения, в случае необходимости - с участием гражданина, направившего обращение;

- запрашивает, в том числе в электронной форме, необходимые для рассмотрения обращения документы;

- принимает меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов гражданина;

- дает письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

3.6. Сотрудники администрации Ковдорского района и муниципальных учреждений, подведомственных администрации Ковдорского района по направленному запросу уполномоченного должностного лица, рассматривающего письменное обращение гражданина, обязаны к установленному в запросе сроку предоставить документы и материалы, необходимые для рассмотрения обращения, за исключением документов и материалов, в которых содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, и для которых установлен особый порядок предоставления.

3.7. Обращение, в котором обжалуется судебное решение, в течение семи дней со дня регистрации возвращается уполномоченным должностным лицом гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.

3.8. В случае поступления в администрацию Ковдорского района письменного обращения, содержащего вопрос, ответ на который размещен на официальном сайте администрации Ковдорского района в информационно-телекоммуникационной сети Интернет (www.kovadm.ru), гражданину, направившему обращение, уполномоченное должностное лицо в течение семи дней со дня регистрации обращения сообщает электронный адрес официального сайта в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", на котором размещен ответ на вопрос, поставленный в обращении.

4. Ответы на обращения граждан

4.1. Подготовленные по результатам рассмотрения обращений граждан ответы передаются на подпись главе Ковдорского района через сотрудника организационного отдела, ответственного за работу с обращениями граждан, и должны соответствовать следующим требованиям:

- ответ должен содержать конкретную и четкую информацию по всем вопросам, поставленным в обращении (что, когда и кем сделано или будет делаться);

- если просьба, изложенная в обращении, не может быть решена положительно, то указывается, по каким причинам она не может быть удовлетворена;

- в ответе должно быть указано, кому он направлен, дата отправки, регистрационный номер обращения, фамилия, имя, отчество и номер телефона исполнителя.

4.2. Ответ на обращение, поступившее из вышестоящих органов, подписывается главой Ковдорского района.

4.3. Прочие ответы подписываются с учетом резолюции главы Ковдорского района, содержащей поручение о рассмотрении письменного обращения.

4.4. Уполномоченные должностные лица осуществляют подписание ответов на обращение граждан при наличии на письменном обращении гражданина резолюции главы Ковдорского района, указывающей на то, что должностное лицо должно подготовить и самостоятельно дать ответ на обращение гражданина. При этом уполномоченные должностные лица в обязательном порядке указывают, что ответ на обращение гражданина подготовлен на основании поручения главы Ковдорского района.

В случае отсутствия на обращении гражданина вышеуказанной резолюции ответ на обращение гражданина готовится за подписью главы Ковдорского района.

4.5. Ответы на обращения граждан, ответственным исполнителем по которым назначен первый заместитель главы Ковдорского района, заместители главы Ковдорского района, либо управляющий делами администрации Ковдорского района, и переданные ими в соответствии с имеющейся резолюцией для рассмотрения и подготовки ответа уполномоченным должностным лицам, в обязательном порядке должны быть согласованы с ними. При этом в ответе на обращение указывается два исполнителя: должностное лицо, непосредственно подготовившее ответ и соответственно первый заместитель главы Ковдорского района, заместитель главы Ковдорского района или управляющий делами администрации Ковдорского района.

4.6. Ответ на обращение, поступившее в администрацию Ковдорского района в форме электронного документа, направляется в форме электронного ответа по адресу электронной почты, указанному в обращении.

5. Сроки рассмотрения обращения

5.1. Письменные обращения, поступившие в администрацию Ковдорского района, рассматриваются в течение 30 дней со дня их регистрации. В случае, если окончание срока рассмотрения обращения приходится на нерабочий день, то днем окончания этого срока считается предшествующий ему рабочий день.

5.2. Уполномоченное должностное лицо обязано передать подготовленный по результатам рассмотрения обращения проект ответа на подпись главе Ковдорского района или лицу, исполняющему обязанности главы Ковдорского района, не позднее чем за 10 дней до истечения тридцатидневного срока, установленного для рассмотрения обращения.

5.3. В исключительных случаях сроки рассмотрения обращений граждан могут быть продлены, но не более чем на 30 дней с обязательным уведомлением об этом обратившегося гражданина.

5.4. Продление сроков рассмотрения обращений граждан производится главой Ковдорского района. Решение о продлении срока рассмотрения обращения принимается на основании служебной записки уполномоченного должностного лица с обоснованием необходимости продления срока.

5.5. Обращения граждан считаются разрешенными, если все поставленные в них вопросы рассмотрены и заявителям даны письменные ответы.

5.6. Обращение гражданина, на которое дается промежуточный ответ, с контроля не снимается. Контроль за сроком рассмотрения такого обращения завершается только после окончательного рассмотрения обращения и направления ответа гражданину.

6. Контроль за порядком и сроками рассмотрения обращений

6.1. Контроль за порядком и сроками рассмотрения обращений граждан возлагается на сотрудника организационного отдела администрации Ковдорского района, ответственного за работу с обращениями граждан.

6.2. Сотрудник организационного отдела администрации Ковдорского района, ответственный за работу с обращениями граждан, осуществляя контроль за своевременным рассмотрением письменных обращений граждан, в случае, если от уполномоченного должностного лица за 10 дней до истечения тридцатидневного срока, установленного для рассмотрения обращения, не поступает проект ответа на обращение гражданина, направляет уполномоченному должностному лицу справку предупредительного контроля.

6.3. В случае, если ответственным исполнителем является первый заместитель главы Ковдорского района, заместитель главы Ковдорского района, либо управляющий делами администрации Ковдорского района справка предупредительного контроля направляется в их адрес для принятия мер, направленных на своевременное рассмотрение обращений граждан.

7. Ответственность за соблюдение порядка и сроков рассмотрения обращений

7.1. Руководители структурных подразделений администрации Ковдорского района и муниципальных учреждений, подведомственных администрации Ковдорского района, несут персональную ответственность за организацию работы по рассмотрению обращений граждан, а также за соблюдение сроков и порядка рассмотрения обращений граждан, предусмотренную законодательством Российской Федерации.

7.2. На уполномоченных должностных лиц, не обеспечивших своевременное рассмотрение в пределах своей компетенции письменных обращений граждан, может быть наложено дисциплинарное взыскание.