Постановление Администрации Большеигнатовского муниципального района Республики Мордовия от 5 ноября 2015 г. N 431 "Об утверждении Административного регламента Администрации Большеигнатовского муниципального района РМ по предоставлению муниципальной услуги по выдаче архивных справок, копий архивных документов, выписок из архивных документов в новой редакции" (с изменениями и дополнениями) (документ утратил силу)

Постановление Администрации Большеигнатовского муниципального района Республики Мордовия от 5 ноября 2015 г. N 431
"Об утверждении Административного регламента Администрации Большеигнатовского муниципального района РМ по предоставлению муниципальной услуги по выдаче архивных справок, копий архивных документов, выписок из архивных документов в новой редакции"

С изменениями и дополнениями от:

19 августа 2016 г.

На основании Федерального закона от 27.07.2010 г. N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг", Федерального закона от 06.10.2003 г. N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", в целях повышения доступности и качества исполнения услуг в Большеигнатовском муниципальном районе РМ, создания условий для участников отношений, возникающих при оказании данных услуг администрация Большеигнатовского муниципального района постановляет:

1. Утвердить прилагаемый Административный регламент Администрации Большеигнатовского муниципального района РМ по предоставлению муниципальной услуги по выдаче архивных справок, копий архивных документов, выписок из архивных документов в новой редакции.

2. Признать утратившим силу постановление администрации Большеигнатовского муниципального района от 05 июля 2012 года N 346 "Об утверждении Административного регламента по предоставлению муниципальной услуги по выдаче архивных справок".

3. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на заместителя Главы - руководителя аппарата администрации Большеигнатовского муниципального района И.М. Поняеву.

4. Настоящее постановление вступает в силу со дня его официального опубликования.

Глава администрации Большеигнатовского муниципального района

Т.Н. Полозова

Административный регламент
Администрации Большеигнатовского муниципального района по предоставлению муниципальной услуги по выдаче архивных справок, копий архивных документов, выписок из архивных документов в новой редакции
(утв. постановлением администрации Большеигнатовского муниципального района Республики Мордовия от 5 ноября 2015 г. N 431)

С изменениями и дополнениями от:

19 августа 2016 г.

Раздел I. Общие положения

Подраздел 1. Предмет регулирования административного регламента

1. Административный регламент Администрации Большеигнатовского муниципального района по предоставлению муниципальной услуги по выдаче архивных справок, копий архивных документов, выписок из архивных документов (далее -Регламент), разработан в целях повышения качества предоставления и доступности муниципальной услуги, создания благоприятных условий для получателей муниципальной услуги, определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) при осуществлении полномочий по предоставлению муниципальной услуги по выдаче архивных справок, копий архивных документов, выписок из архивных документов (далее - муниципальная услуга).

Подраздел 2. Круг заявителей

2. Заявителями являются граждане Российской Федерации, иностранные граждане, лица без гражданства. Заявителями также могут быть иные физические, а также юридические лица, имеющие право в соответствии с законодательством Российской Федерации либо в силу наделения их заявителями в установленном порядке полномочиями, выступать от их имени при предоставлении муниципальной услуги.

Подраздел 3. Требования к порядку информирования о предоставлении муниципальной услуги

3. Муниципальная услуга по выдаче архивных справок, копий архивных документов, выписок из архивных документов, предоставляется Администрацией Большеигнатовского муниципального района (далее -Администрация) через муниципальный архив Администрации Большеигнатовского муниципального района и Муниципальное казенное архивное учреждение "Объединенный межведомственный архив документов по личному составу" Большеигнатовского муниципального района (далее по тексту -архив); Муниципальное бюджетное учреждение "Многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг Большеигнатовского муниципального района Республики Мордовия" (далее - "МФЦ").

4. Для получения информации о правилах предоставления муниципальной услуги заявитель вправе обратиться:

в устной форме лично или по телефону к специалисту архива, "МФЦ" (далее - специалист)

в письменной форме почтой в адрес архива, "МФЦ";

Сведения о местонахождении, контактных телефонах, официальном сайте, адресах электронной почты, графике работы Администрации, архива, "МФЦ" приведены в приложении N 1.

5. По телефону, при личном либо письменном обращении специалист архива обязан предоставить исчерпывающую информацию по вопросам организации исполнения заявлений граждан, связанных с реализацией их законных прав и свобод.

6. Консультации предоставляются специалистом архива, ответственным за предоставление муниципальной услуги, при личном обращении, по телефону или в письменном виде по вопросам, касающимся:

мест хранения архивных документов, включая информацию о почтовых адресах органов и организаций;

документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги;

порядка и сроков предоставления муниципальной услуги;

порядка обжалования действий (бездействия) должностных лиц, а также принимаемых ими решений при предоставлении муниципальной услуги.

Консультации проводятся при личном обращении, посредством телефонной связи, а при получении письменного обращения - в письменной форме в установленном порядке.

7. Ответ на телефонный звонок начинается с информации о наименовании учреждения, в которое позвонил заявитель, фамилии, имени, отчестве специалиста, принявшего телефонный звонок.

При ответах на телефонные звонки специалист, ответственный за предоставление муниципальной услуги, подробно и в вежливой форме информируют заявителей по вопросам, указанным в пункте 6 Административного регламента.

Во время разговора специалист, ответственный за предоставление муниципальной услуги, произносит слова четко, избегает "параллельных разговоров" с окружающими людьми и не прерывает разговор по причине поступления звонка на другой аппарат.

При невозможности специалиста, принявшего телефонное обращение, самостоятельно ответить на поставленные вопросы, телефонное обращение переадресовывается (переводится) другому должностному лицу или же заявителю сообщается телефонный номер, по которому можно получить необходимую информацию.

Продолжительность консультации по телефону не должна превышать 10 минут.

8. По письменному обращению специалисты, ответственные за предоставление муниципальной услуги, подробно в письменной форме разъясняют заявителю вопросы, указанные в пункте 6 Административного регламента, и в течение 30 дней со дня получения обращения направляют ответ заявителю.

9. При личном обращении заявителей специалисты, ответственные за предоставление муниципальной услуги, разъясняют заявителю вопросы, указанные в пункте 6 Административного регламента, и при представлении документов, соответствующих требованиям пунктов 23, 24 Административного регламента, принимают у заявителя заявление.

10. Личный прием осуществляется в соответствии с графиком (режимом) работы архива, "МФЦ".

В случае, если подготовка ответа требует продолжительного времени, заявителю рекомендуется направить письменное обращение или предлагается другое время для личной консультации.

11. На Республиканском портале государственных и муниципальных услуг заявитель может получить информацию о наименовании, размере платы, результате и сроке предоставлении муниципальной услуги.

12. На информационных стендах в помещении "МФЦ" и на официальном сайте Администрации содержится следующая информация:

номера кабинетов (окошек), контактные телефоны, график работы, фамилия, имена, отчества и должности специалистов, осуществляющих муниципальные услуги;

извлечения из законодательных и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы, регулирующие деятельность по предоставлению муниципальной услуги;

текст Административного регламента;

блок-схемы и краткое описание порядка предоставления муниципальной услуги;

перечень необходимых для предоставления услуги документов;

образцы заявлений;

порядок получения консультаций;

перечень оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги;

Раздел II. Стандарт предоставления муниципальной услуги

Подраздел 1. Наименование муниципальной услуги

13. Муниципальной услугой является предоставление архивных справок, копий архивных документов, выписок из архивных документов.

Подраздел 2. Наименование органа, предоставляющего муниципальную услугу

14. Предоставление муниципальной услуги по выдаче архивных справок, копий архивных документов, выписок из архивных документов осуществляется Администрацией, "МФЦ".

Непосредственное предоставление муниципальной услуги осуществляется специалистом архива.

Подраздел 3. Результат предоставления муниципальной услуги

15. Результатом муниципальной услуги является предоставление:

архивных справок;

выписок из архивных документов;

копий архивных документов;

уведомлений о пересылке заявления в другой орган или организацию по принадлежности;

писем с объяснением причин неисполнения заявления.

Подраздел 4. Срок предоставления муниципальной услуги

16. Срок предоставления муниципальной услуги не должен превышать 30 дней с даты регистрации заявления.

17. При необходимости получения дополнительной информации в других органах и организациях срок рассмотрения заявления может быть продлен не более чем на 30 дней, о чем уведомляется заявитель.

18. При поступлении заявлений, которые не соответствуют требованиям пунктов 23, 24 Административного регламента, специалист архива в 7-дневный срок запрашивает у заявителя необходимую информацию. При предоставлении дополнительных сведений в течение 30 дней со дня их поступления осуществляется подготовка соответствующих выписок из архивных документов, копий, которые направляются с сопроводительным письмом заявителю. В случае не поступления дополнительных сведений в течение 30 дней с даты регистрации заявления заявителю направляется письмо с объяснением причин его неисполнения.

19. Заявления, не относящиеся к компетенции Администрации, в течение 7 дней направляются по принадлежности в соответствующий орган или организацию, о чем уведомляется заявитель.

Подраздел 5. Перечень нормативных правовых актов, регулирующих отношения, возникающие в связи с предоставлением муниципальной услуги, с указанием их реквизитов и источников официального опубликования

20. Предоставление муниципальной услуги осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:

- Конституцией Российской Федерации ("Российская газета", 25.12.1993, N 237);

- Гражданским процессуальным кодексом Российской Федерации от 14.11.2002 N 138-ФЗ (Собрание законодательства Российской Федерации, 2002, N 46, ст. 4532);

- Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169);

- Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 19, ст. 2060);

- Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (Зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 06.03.2007, регистрационный N 9059);

- Конституцией Республики Мордовия ("Известия Мордовии", N 180, 22.09.1995),

- Законом Республики Мордовия от 07.02.2005 N 10-З "Об архивном деле Республики Мордовия" ("Ведомости Государственного Собрания Республики Мордовия", 2005, N 11(63), ст. 373),

- Постановлением Правительства Республики Мордовия от 18.11.2013 N 505 "Об утверждении Положения о Республиканской архивной службе Республики Мордовия",

- Уставом Большеигнатовского муниципального района.

Подраздел 6. Исчерпывающий перечень документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги

21. Основанием для предоставления муниципальной услуги является письменное заявление или обращение заявителя в форме электронного документа о предоставлении сведений в адрес "МФЦ".

22. Заявление (приложения N 2) должно содержать следующую информацию:

фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии) заявителя или наименование органа или организации;

почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ или уведомление о переадресации заявления;

суть заявления;

куда и для какой цели запрашивается архивная копия (выписка);

личную подпись и дату.

Заявление заполняется при помощи средств электронно-вычислительной техники или от руки разборчиво (печатными буквами) чернилами черного или синего цвета.

23. Предоставление муниципальной услуги должно быть подтверждено заявителем путем приложения к заявлению:

копий заполненных страниц паспорта гражданина Российской Федерации - для граждан Российской Федерации;

копий заполненных страниц паспорта иностранного гражданина либо иного документа, установленного федеральным законом или признаваемого в соответствии с международным договором Российской Федерации в качестве документа, удостоверяющего личность иностранного гражданина, - для иностранных граждан;

копий документа, выданного иностранным государством и признаваемого в соответствии с международным договором Российской Федерации в качестве документа, удостоверяющего личность лица без гражданства, разрешения на временное проживание, вида на жительство либо иных документов, предусмотренных Федеральным законом или признаваемых в соответствии с международным договором Российской Федерации в качестве документов, удостоверяющих личность лица без гражданства, - для лиц без гражданства.

24. В зависимости от оснований предоставления муниципальной услуги к заявлению дополнительно прилагаются:

письменное согласие лица, в отношении которого запрашиваются сведения, либо копии документа, подтверждающего факт смерти лица;

копии документов, подтверждающих родство с лицом, в отношении которого запрашиваются сведения;

копии документов, подтверждающих право наследования, с указанием на соответствующий доступ к архивным документам;

нотариально заверенная доверенность, выданная в установленном порядке, подтверждающая право представлять интересы доверителя.

25. Заявления и документы, указанные в пунктах 23, 24 Административного регламента, принимаются на личном приеме в архиве, "МФЦ". Одновременно с копиями документов предъявляются оригиналы.

26. Заявление может быть направлено в архив, "МФЦ" по почте с приложением нотариально заверенных копий документов, указанных в пунктах 23, 24 Административного регламента.

Подраздел 7. Исчерпывающий перечень документов, которые находятся в распоряжении государственных органов, органов местного самоуправления и иных органов, участвующих в предоставлении муниципальной услуги

27. Иные документы, которые находятся в распоряжении государственных органов, органов местного самоуправления и иных органов, участвующих в предоставлении муниципальной услуги, отсутствуют.

Подраздел 8. Запреты, связанные с предоставлением муниципальной услуги

28. Представления документов и информации или осуществления действий, представление или осуществление которых не предусмотрено нормативными правовыми актами, регулирующими отношения, возникающие в связи с предоставлением муниципальной услуги.

29. Представления документов и информации, которые в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации и муниципальными правовыми актами находятся в распоряжении государственных органов, представляющих муниципальную услугу, иных государственных органов, органов местного самоуправления и (или) подведомственных государственным органам и органам местного самоуправления организаций, участвующих в предоставлении муниципальной услуги, за исключением документов, указанных в части 6 статьи 7 Федерального закона от 27 июля 2010 года N 210 -ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг".

Подраздел 9. Исчерпывающий перечень оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги

30. При обращении на личном приеме отсутствуют оригиналы документов, указанные в пунктах 23, 24 Административного регламента.

31. Представленные копии документов, указанные в пунктах 23, 24 Административного регламента и поступившие по почте, нотариально не заверены.

32. Основания для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги:

текст заявления не поддается прочтению;

повторное заявление, в котором не приводятся новые доводы или обстоятельства, если ранее заявителю давался письменный ответ по существу.

представление заявления и (или) документов, не соответствующих требованиям пунктов 22, 23, 24 Административного регламента;

представление неполного комплекта необходимых документов;

в случае если ответ по существу поставленного в заявлении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну;

Подраздел 10. Исчерпывающий перечень оснований для приостановления или отказа в предоставлении муниципальной услуги

33. Основания для приостановления или отказа в предоставлении муниципальной услуги:

отсутствие запрашиваемых сведений;

запрашиваемые сведения не относятся к составу хранящихся в архиве архивных документов (непрофильные).

Подраздел 11. Перечень услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления муниципальной услуги

34. Других услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления муниципальной услуги, законодательством Российской Федерации не предусмотрено.

Подраздел 12. Размер платы, взимаемой с заявителя при предоставлении муниципальной услуги

35. Муниципальная услуга предоставляется бесплатно.

Подраздел 13. Порядок, размер и основания взимания государственной пошлины или иной платы, взимаемой за предоставление муниципальной услуги

36. Государственная пошлина и иная плата за предоставление муниципальной услуги не взимается.

Подраздел 14.Максимальный срок ожидания в очереди

37. Максимальный срок ожидания в очереди при подаче заявления о предоставлении муниципальной услуги и при получении результата предоставления муниципальной услуги не должен превышать 15 минут.

38. Максимальный срок ожидания в электронной очереди при подаче заявления в форме электронного документа в виде запроса о предоставлении муниципальной услуги не должен превышать одного рабочего дня.

Подраздел 15.Срок и порядок регистрации заявления заявителя о предоставлении муниципальной услуги

39. Сроки исполнения муниципальной услуги исчисляются в календарных днях.

40. Письменные заявления регистрируются в архиве в течение 1 рабочего дня со дня поступления в журнале регистрации обращений граждан(приложение N 3).

41. Заявления, поданные в форме электронного документа в "МФЦ", регистрируются в Журнале учета электронных документов-запросов на предоставление муниципальной услуги в день их поступления.

42. Учетный номер заявления по выбору заявителя:

выдается на руки;

сообщается по телефону;

направляется по электронной почте.

Подраздел 16. Требования к зданиям и помещениям, в которых предоставляется муниципальная услуга

Информация об изменениях:

Пункт 43 изменен с 19 августа 2016 г. - Постановление Администрации Большеигнатовского муниципального района Республики Мордовия от 19 августа 2016 г. N 370

См. предыдущую редакцию

43. Входы в здания Администрации, "МФЦ" и архива оборудуются вывесками, содержащими следующую информацию:

наименование,

режим работы.

Помещениями, в которых предоставляется муниципальная услуга, являются места для заполнения заявлений и место ожидания.

Места ожидания должны соответствовать санитарно-эпидемиологическим правилам и нормам, а также быть оборудованы:

противопожарной системой и средствами пожаротушения;

информационным стендом с образцами заявлений, перечнем документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, блок-схемой последовательности действий по предоставлению муниципальной услуги;

стульями и столами;

бланками заявлений и канцелярскими принадлежностями.

Для доступности предоставления услуги инвалидам обеспечиваются следующие условия:

1) условия для беспрепятственного доступа к объектам социальной, инженерной и транспортной инфраструктур (жилым, общественным и производственным зданиям, строениям и сооружениям, включая те, в которых расположены физкультурно-спортивные организации, организации культуры и другие организации), к местам отдыха и к предоставляемым в них услугам;

2) условия для беспрепятственного пользования железнодорожным, воздушным, водным транспортом, автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом в городском, пригородном, междугородном сообщении, средствами связи и информации (включая средства, обеспечивающие дублирование звуковыми сигналами световых сигналов светофоров и устройств, регулирующих движение пешеходов через транспортные коммуникации);

3) возможность самостоятельного передвижения по территории, на которой расположены объекты социальной, инженерной и транспортной инфраструктур, входа в такие объекты и выхода из них, посадки в транспортное средство и высадки из него, в том числе с использованием кресла-коляски;

4) сопровождение инвалидов, имеющих стойкие расстройства функции зрения и самостоятельного передвижения, и оказание им помощи на объектах социальной, инженерной и транспортной инфраструктур;

5) надлежащее размещение оборудования и носителей информации, необходимых для обеспечения беспрепятственного доступа инвалидов к объектам социальной, инженерной и транспортной инфраструктур и к услугам с учетом ограничений их жизнедеятельности;

6) дублирование необходимой для инвалидов звуковой и зрительной информации, а также надписей, знаков и иной текстовой и графической информации знаками, выполненными рельефно-точечным шрифтом Брайля, допуск сурдопереводчика и тифлосурдопереводчика;

7) допуск на объекты социальной, инженерной и транспортной инфраструктур собаки-проводника при наличии документа, подтверждающего ее специальное обучение и выдаваемого по форме и в порядке, которые определяются федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере социальной защиты населения;

8) оказание работниками организаций, предоставляющих услуги населению, помощи инвалидам в преодолении барьеров, мешающих получению ими услуг наравне с другими лицами.

44. Размер помещения и количества мест для заполнения заявлений определяются количеством заявителей, ежедневно обращающихся в "МФЦ".

45. Двери мест ожиданий должны быть оборудованы информационными табличками (вывесками) с указанием:

фамилии, имени, отчества и должности сотрудника, осуществляющего прием заявителей;

времени приема заявителей, перерыва на обед и технического перерыва.

Место ожидания и места для заполнения заявлений должны соответствовать комфортным условиям для заявителей и оптимальным условиям работы сотрудников.

46. Место ожидания должно быть оборудовано информационным стендом, на котором размещается информация, предусмотренная пунктом 12 Административного регламента.

Подраздел 17. Показатели доступности и качества муниципальной услуги

47. Заявитель имеет право:

получать муниципальную услугу своевременно и в соответствии со стандартом предоставления муниципальной услуги;

получать полную, актуальную и достоверную информацию о порядке предоставления муниципальной услуги, в том числе в электронной форме;

получать муниципальную услугу в соответствии с законодательством Российской Федерации;

обращаться с жалобой на принятое по заявлению решение или на действия (бездействие) должностных лиц Администрации в связи с рассмотрением заявления в административном и (или) судебном порядке в соответствии с законодательством Российской Федерации.

48. Основными количественными показателями доступности муниципальной услуги является количество зарегистрированных заявлений и количество выданных архивных справок, копий архивных выписок, копий архивных документов.

49. Основные качественные показатели муниципальной услуги обеспечиваются полнотой и точностью предоставленных заявителю сведений.

50. Требования к качеству предоставления муниципальной услуги предусмотрены нормативными правовыми актами, приведенными в пункте 20 Административного регламента.

51. Количественными показателями качества предоставления муниципальной услуги являются:

срок рассмотрения заявления;

количество зарегистрированных заявлений;

количество выданных копий архивных документов;

количество писем об отказе в выдаче копий архивных документов;

количество жалоб на действия (бездействие) должностных лиц.

Раздел III. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур в электронной форме

Подраздел 1.Состав и последовательность административных процедур при предоставлении муниципальной услуги

55. Организация предоставления муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры:

прием, регистрацию заявления;

анализ тематики поступившего заявления;

направление заявления на исполнение в организации по принадлежности в случае, если оно содержит вопросы, решение которых не входит в компетенцию архива;

подготовку выписок из архивных документов, копий архивных документов при наличии запрашиваемых документов;

направление ответа заявителю.

Подраздел 2.Особенности рассмотрения заявления, поступившего в форме электронного документа

56. По заявлению, поступившему в форме электронного документа, в течение 30 дней со дня получения заявления осуществляется подготовка соответствующих выписок из архивных документов, копий архивных документов в случае наличия в архиве необходимых для ответа на заявление архивных документов или информации.

Заявителю направляется письменный ответ о возможности получения архивной справки, выписок из архивных документов, копий архивных документов при предоставлении документов, указанных в пунктах 23, 24 Административного регламента.

Подраздел 3.Прием и регистрация заявлений

57. Заявления, поступившие в том числе и в форме электронного документа в "МФЦ" в установленном порядке регистрируются ответственным исполнителем по предоставлению муниципальной услуги и в течение 3 дней передаются в архив на исполнение.

58. Регистрация заявления является основанием для начала действий по предоставлению муниципальной услуги.

Подраздел 4. Анализ тематики поступивших заявлений

59. Архив в течение 7 дней со дня поступления проводит анализ тематики заявлений. При этом определяются:

степень полноты информации, содержащейся в заявлении и необходимой для его исполнения;

местонахождение архивных документов, необходимых для исполнения заявления;

местонахождение, адрес конкретного органа, организации, куда следует направить заявление на исполнение по принадлежности.

Подраздел 5. Направление заявлений на исполнение в органы и организации по принадлежности

60. По итогам анализа тематики поступившего заявления, в случаях отсутствия необходимой информации, либо когда решение содержащихся в заявлении вопросов не входит в компетенцию архива в течение 7 дней со дня поступления заявления на исполнение направляют его с сопроводительным письмом по принадлежности в организации, в которых может находиться необходимая для исполнения заявления информация.

61. В случае, если заявление требует исполнения несколькими организациями, Администрация в течении 7 дней со дня поступления направляет его копию по принадлежности для рассмотрения и предоставления необходимой информации.

Подраздел 6. Подготовка архивных справок, выписок из архивных документов, копий архивных документов

62. При наличии в архиве необходимых для ответа на заявление архивных документов или информации в течение 22 дней осуществляется подготовка соответствующих выписок из архивных документов, копий архивных документов.

63. Архивная копия документа является дословным воспроизведением (машинописным, ксерокопией или иным способом) всего текста документа. Архивная копия составляется на бланке архива с обозначением названия: "Архивная копия", исходящей даты, регистрационного номера, ссылки на регистрационный номер и дату документа. В правый стороне верхней части листа указывается фамилия, имя, отчество лица, которому адресуется справка, затем почтовый адрес.

64. В случае если в документе содержится информация на нескольких, не связанных между собой лиц (вопросов), составляется архивная выписка. Архивная выписка воспроизводит полный текст части документа, относящейся к запросу.

В конце архивной справки, копии (выписки) приводятся ссылки на источники, послужившие основание для ее составления (номера фондов, описей, дел, листов). Архивная справка, копия (выписка) распечатывается на листе бумаги формата А4 в 2-х экземплярах, заверяется подписью руководителя аппарата Администрации, начальника архива и печатью.

Один экземпляр архивной справки, копии (выписки) выдается на руки заявителю либо пересылается в "МФЦ", второй - вместе с заявлением хранится в архиве в течение 10 лет (ЭПК ст. 280 ПГ).

Подраздел 7. Направление ответов заявителям

65. При отсутствии необходимой информации либо когда решение содержащихся в заявлении вопросов не входит в компетенцию архива в течение 7 дней со дня поступления заявления на исполнение заявителю направляется уведомление о пересылке заявления в другой орган или организацию по принадлежности либо об отсутствии запрашиваемых архивных документов (сведений).

66. Заявителям, проживающим (находящимся) в Российской Федерации и на территориях государств - участников СНГ, архивные справки, выписки из архивных документов, копии архивных документов, мотивированные письма об отказе в предоставлении архивной информации, письма об отсутствии архивных документов либо сведений, необходимых для исполнения заявления, в течение 20 дней со дня регистрации заявления высылаются по почте непосредственно в их адрес.

67. Направление подготовленных архивных справок, выписок из архивных документов, копий архивных документов, мотивированных писем об отказе в предоставлении архивной информации, писем об отсутствии архивных документов либо сведений, необходимых для исполнения заявления, заявителям, проживающим (находящимся) за пределами Российской Федерации, за исключением проживающих (находящихся) на территориях государств - участников СНГ, осуществляется в течение 20 дней со дня регистрации заявления в установленном порядке.

68. При невозможности исполнения заявления заявителю в течение 10 дней направляется мотивированное письмо с объяснением причин: отсутствие запрашиваемых сведений; необходимость предоставления дополнительных сведений для исполнения заявления; запрашиваемые сведения не относятся к составу хранящихся в муниципальном архиве архивных документов (непрофильные). При этом заявителю сообщается о возможных местах хранения архивных документов, необходимых для исполнения заявления, адресах архивов соответствующих органов и организаций(приложение N 4).

69. Предоставление муниципальной услуги считается законченным, если заявителю выдан на руки либо направлен в установленном порядке ответ на заявление, зарегистрированный в журнале выданных архивных копий, выписок, справок(приложение N 5)

Раздел IV. Контроль за исполнением Административного регламента

70. Мероприятия по контролю за надлежащим предоставлением муниципальной услуги осуществляются в форме текущего контроля, плановых и внеплановых проверок.

Подраздел 1. Текущий контроль за соблюдением и исполнением нормативных правовых актов при предоставлению муниципальной услуги

71. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных Административным регламентом, осуществляется должностными лицами Администрации, ответственными за организацию работы по предоставлению муниципальной услуги.

Подраздел 2. Осуществление плановых и внеплановых проверок полноты и качества предоставления муниципальной услуги

72. Плановые проверки проводятся на основании годовых планов работы, внеплановые проверки проводятся при выявлении нарушений по предоставлению муниципальной услуги или по конкретному обращению заявителя.

Проверки проводятся с целью выявления и устранения нарушений прав заявителей и привлечения виновных лиц к ответственности.

Плановые и внеплановые проверки полноты и качества предоставления муниципальной услуги осуществляются подразделением, ответственным за организацию работы по рассмотрению обращений граждан, и уполномоченными должностными лицами на основании соответствующих ведомственных нормативных правовых актов.

Результаты проверок оформляются отдельной справкой или актом.

Подраздел 3.Ответственность муниципальных служащих

73. Должностные лица, участвующие в предоставлении муниципальной услуги, несут персональную ответственность за исполнение административных процедур и соблюдение сроков, установленных Административным регламентом.

Персональная ответственность указанных лиц закрепляется в их должностных инструкциях.

Подраздел 4. Порядок и формы контроля за предоставлением муниципальной услуги

74. В случае выявления нарушений прав граждан при предоставлении муниципальной услуги к виновным должностным лицам применяются меры ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

Раздел V. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) органа исполнительной власти, предоставляющего муниципальную услугу, а также должностных лиц или муниципальных служащих

75. Заявитель вправе обратиться с жалобой на действия (бездействие) и решения должностного лица, осуществляемые (принимаемые) в ходе предоставления муниципальной услуги, устно или письменно (по почте, по факсимильной связи либо в форме электронного документа).

76. Предметом досудебного (внесудебного) обжалования являются действия (бездействие) и решения должностных лиц Администрации, осуществляемые (принимаемые) в ходе предоставления муниципальной услуги.

77. Жалоба не подлежит рассмотрению в следующих случаях:

в жалобе не указаны фамилия заявителя, направившего ее, почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;

в жалобе содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи.

Заявителю сообщается об оставлении обращения без рассмотрения если:

ответ по существу поставленного в жалобе вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну. При этом заявителю сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в жалобе вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений;

в жалобе содержится вопрос, на который заявителю многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми жалобами и не приводятся новые доводы или обстоятельства. При этом должностное лицо Администрации вправе принять решение о безосновательности очередной жалобы и прекращении переписки с заявителем по данному вопросу при условии, что указанная жалоба и ранее направляемые жалобы направлялись в один и тот же адрес или одному и тому же должностному лицу. О данном решении уведомляется заявитель, направивший жалобу.

Жалоба, в которой обжалуется судебное решение, в течение 7 дней со дня регистрации возвращается заявителю, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.

78. Основанием для отказа в рассмотрении жалобы, направленной в форме электронного документа, является:

указание заявителем неточных сведений о себе и (или) адреса для ответа;

поступление дубликата уже принятого заявления в форме электронного документа;

отсутствие исчерпывающей информации (сути вопроса) в заявлении в форме электронного документа.

79. Основанием для начала процедуры досудебного (внесудебного) обжалования является:

отказ в предоставлении муниципальной услуги;

отказ в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги.

80. Заявитель имеет право на получение исчерпывающей информации и документов, необходимых для обоснования и рассмотрения жалобы.

81. Жалоба в устной форме предъявляется на личном приеме. При личном приеме заявитель предъявляет документ, удостоверяющий его личность. Если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение, с согласия заявителя, может быть дан устно в ходе личного приема. При несогласии заявителя дается письменный ответ по существу поставленных в заявлении вопросов.

82. Заявитель в жалобе в обязательном порядке указывает:

фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии);

почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ, уведомление о переадресации заявления;

наименование органа, в который направляется жалоба, либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего должностного лица;

излагает суть обжалуемого действия (бездействия), то есть основания, по которым считает, что нарушены его права и законные интересы;

личную подпись и дату.

В случае необходимости в подтверждение своих доводов заявитель прилагает к жалобе документы и материалы либо их копии.

83. Жалоба, поступившая в орган, предоставляющий муниципальную услугу, подлежит рассмотрению должностным лицом, наделенным полномочиями по рассмотрению жалоб в течении пятнадцати рабочих дней со дня её регистрации, а в случае обжалования отказа органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу в приеме документов у заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования нарушения установленного срока таких исправлений - в течение пяти рабочих дней со дня её регистрации.

84. По результатам рассмотрения жалобы соответствующим должностным лицом принимается решение об удовлетворении требований заявителя либо об отказе в их удовлетворении.

Письменный ответ, содержащий результаты рассмотрения жалобы, направляется заявителю.

85. Письменные ответы на жалобы, предназначенные для направления заявителям, проживающим (находящимся) в Российской Федерации и на территориях государств - участников СНГ, высылаются по почте непосредственно в адреса заявителей.

86. Направление письменных ответов на жалобы заявителей, проживающих (находящихся) за пределами Российской Федерации, за исключением проживающих (находящихся) на территориях государств - участников СНГ, осуществляет Администрация в установленном порядке.

Приложение N 1
к Административному регламенту
по предоставлению муниципальной
услуги по выдаче архивных справок,
копий архивных документов,
выписок из архивных документов
в новой редакции

Сведения
местонахождении, телефонах, официальном сайте, адресе электронной почты Администрации Большеигнатовского муниципального района, муниципального архива администрации Большеигнатовского муниципального района, Муниципальное казенное архивное учреждение "Объединенный межведомственный архив документов по личному составу" Большеигнатовского муниципального района, Муниципального бюджетного учреждения "Многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг Большеигнатовского муниципального района Республики Мордовия"

Администрация Большеигнатовского муниципального района:

Местонахождение: с. Большое Игнатово, ул. Советская, д. 40.

Почтовый адрес: 431670, с. Большое Игнатово ул. Советская, д 40

Телефон приемной Главы администрации Большеигнатовского муниципального района: (83442) 2-12-44.

Адрес электронной почты: ignadm@inbox.ru.

График работы: понедельник - пятница 8.30 до 16.30,

обед с 13.00 до 14.00,

выходной - суббота, воскресенье.

Муниципальный архив администрации Большеигнатовского муниципального района и Муниципальное казенное архивное учреждение "Объединенный межведомственный архив документов по личному составу" Большеигнатовского муниципального района

Местонахождение: с. Большое Игнатово, ул. Советская д. 32.

Почтовый адрес: 431670, с. Большое Игнатово, ул. Советская д. 32

Телефон архива: (83442) 2-17-85

Адрес электронной почты: arhiv.ignatovskiy@mail.ru.

График работы: понедельник - пятница с 8.30 до 16.30,

обед с 13.00 до 14.00,

выходной - суббота, воскресенье

Муниципальное бюджетное учреждение Большеигнатовского муниципального района "Многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг Большеигнатовского муниципального района Республики Мордовия"

Местонахождение: с. Большое Игнатово, ул. Советская д. 32.

Почтовый адрес: 431670, с. Большое Игнатово, ул. Советская д. 32.

Телефон: (83442) 2-10-39

Адрес электронной почты: ign mfc@mail.ru

График работы: понедельник - вторник с 8.30 до 17.30,

среда - 8.30 до 20.00

четверг - пятница с 8.30 до 16.30

суббота с 9.00 до 13.00

без перерыва на обед

выходной - воскресенье

Приложение N 2
к Административному регламенту
по предоставлению муниципальной
услуги по выдаче архивных справок,
копий архивных документов,
выписок из архивных документов
в новой редакции

Форма бланка заявления

Регистрационный N____________________20___г.

Заявитель___________________________________

Адрес_______________________________________

Телефон_____________________________________

Паспортные данные___________________________

                            ЗАЯВЛЕНИЕ

1. Фамилия, имя, отчество, год и место рождения лица, о котором запрашивается справка
2. О чем запрашивается архивная справка
3. Куда и для какой цели запрашивается архивная справка (адрес, по которому выслать справку)
4. что имеете сообщить дополнительно?

Подпись заявителя____________________________________

Дата заявления_______________________________________

Выявление проводилось: Ф.    ,Оп.    ,Д.    ,ЛЛ.

Исполнитель

Приложение N 3
к Административному регламенту
по предоставлению муниципальной
услуги по выдаче архивных справок,
копий архивных документов,
выписок из архивных документов
в новой редакции

Форма журнала
регистрации обращений граждан

п/п	Дата приема	ФИО	Содержание обращения	Результат обращения (дана консультация, принято для исполнения по документам архива письменное заявление, выдана архивная справка и пр.)	Кол-во использованных ед. хр.	Примечание/подпись
1	2	3	4	5	6	7

Приложение N 4
к Административному регламенту
по предоставлению муниципальной
услуги по выдаче архивных справок,
копий архивных документов,
выписок из архивных документов
в новой редакции

                                   Форма

                      отрицательного ответа на запрос

_________________________________________________________________________

                     (название муниципального архива)

_________________________________________________________________________

                    (почтовый индекс, адрес, телефон)

Адресат _________________________________________________________________

Архивная справка

________________N___________

на N____________от__________

                             Текст сообщения

Специалист архива          ________________         _____________________

                            личная подпись           расшифровка подписи

Заместитель главы -руководитель

аппарата администрации Большеигнатовского

муниципального района      ________________         _____________________

                            личная подпись           расшифровка подписи

Исп.: ФИО

тел.(83442)2-17-85

Приложение N 5
к Административному регламенту
по предоставлению муниципальной
услуги по выдаче архивных справок,
копий архивных документов,
выписок из архивных документов
в новой редакции

Форма
журнала регистрации выданных копий, выписок, справок

N п/п	Автор запроса, исх. N, дата, адрес, телефон	Дата и регистрационный номер запроса	Содержание запроса	Название выданного документа (копия, выписка, справка и др.)	Дата и регистрационный номер выданного документа	Расписка в получении или дата отправки	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8

Приложение N 6
к Административному регламенту
по предоставлению муниципальной
услуги по выдаче архивных справок,
копий архивных документов,
выписок из архивных документов
в новой редакции

Блок-схема
последовательности действий по предоставлению муниципальной услуги