Постановление Администрации Кадошкинского муниципального района Республики Мордовия от 17 апреля 2015 г. N 123-П "Об утверждении Положения об архиве отдела экономического анализа и торговли администрации Кадошкинского муниципального района"

В целях обеспечения сохранности документов, внедрения в работу Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности отдела экономического анализа и торговли администрации Кадошкинского муниципального района Республики Мордовия, утвержденного приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 года N 558, администрация Кадошкинского муниципального района Республики Мордовия постановляет:

1. Утвердить прилагаемое положение об архиве отдела экономического анализа и торговли администрации Кадошкинского муниципального района.

2. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на руководителя аппарата администрации Кадошкинского муниципального района В.В. Ханюкову.

3. Настоящее постановление вступает в силу со дня официального опубликования в газете для издания официальных сообщений и материалов, нормативных и иных актов "Вестник" и подлежит размещению на официальном сайте администрации Кадошкинского муниципального района в сети "Интернет".

Глава администрации Кадошкинского муниципального района Республики Мордовия

А.В. Чаткин

Положение
об архиве отдела экономического анализа и торговли администрации Кадошкинского муниципального района Республики Мордовия
(утв. постановлением администрации Кадошкинского муниципального района Республики Мордовия от 17 апреля 2015 г. N 123-П)

1. Общие положения

1.1. Документы, образующиеся в процессе деятельности отдела экономического анализа и торговли администрации Кадошкинского муниципального района Республики Мордовия (далее - Отдел), имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение, входят в состав Архивного фонда Российской Федерации, являются муниципальной собственностью и подлежат передаче в муниципальный архив.

1.2. До передачи на постоянное хранение эти документы временно, в пределах сроков, установленных Федеральным законом от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", хранятся в Отделе.

1.3. В целях своевременного приема архивных документов от исполнителей, обеспечения их учета, сохранности, упорядочения, использования и подготовки их к передаче на постоянное хранение в Отделе создается архив.

Все работы, связанные с подготовкой, транспортировкой и передачей архивных документов, производятся силами и за счет средств Отдела.

За утрату и порчу документов Архивного фонда Российской Федерации должностные лица Отдела несут ответственность в соответствии с действующим законодательством.

Отдел обеспечивает архив необходимым помещением, оборудованием и кадрами.

1.4. Функции архива Отдела возлагаются на лицо, ответственное за архив.

Лицо, ответственное за архив, назначается распоряжением Администрации Кадошкинского муниципального района Республики Мордовия (далее - Администрация) из числа работников Отдела.

Круг обязанностей лица, ответственного за архив, определяется должностным регламентом и настоящим Положением.

1.5. В своей работе архив руководствуется законодательством Российской Федерации, Федеральным законом от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Законом Республики Мордовия от 07 февраля 2005 г. N 10-З "Об архивном деле Республики Мордовия", нормативно-методическими документами Федерального архивного агентства, Республиканской архивной службы Республики Мордовия, постановлениями и распоряжениями Администрации, настоящим Положением.

1.6. Положение об архиве Отдела разрабатывается на основании Примерного положения и утверждается постановлением Администрации по согласованию с Экспертно-проверочной комиссией (далее - ЭПК) Республиканской архивной службы Республики Мордовия.

1.7. Организационно-методическое руководство деятельностью архива осуществляет муниципальный архив.

2. Состав документов архива

В состав документов архива входят:

2.1. Законченные делопроизводством документы постоянного хранения, образовавшиеся в деятельности Администрации, в том числе аудиовизуальные и машиночитаемые (электронные) документы (обязательными условиями архивного хранения электронных документов являются наличие в архиве программно-аппаратных средств для хранения, копирования и воспроизведения электронных документов).

2.2. Документы постоянного хранения учреждений-предшественников.

2.3. Научно-справочный аппарат, раскрывающий состав и содержание документов архива (описи, исторические справки, каталоги, указатели).

3. Задачи и функции архива

3.1. Основными задачами архива являются:

3.1.1. Комплектование архива документами, образовавшимися в процессе деятельности Отдела.

3.1.2 Учет, обеспечение сохранности, создание научно-справочного аппарата, использование документов, хранящихся в архиве.

3.1.3. Подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда Российской Федерации в муниципальный архив с соблюдением требований, устанавливаемых Федеральным архивным агентством и Республиканской архивной службой республики Мордовия.

3.1.4. Осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве Отдела.

3.2. В соответствии с возложенными на него задачами архив осуществляет следующие функции:

3.2.1. Принимает не позднее, чем через 3 года после завершения делопроизводством, учитывает и хранит документы Отдела, обработанные в соответствии с требованиями, установленными Федеральным архивным агентством и Республиканской архивной службы Республики Мордовия.

3.2.2. Разрабатывает и согласовывает с муниципальным архивом графики представления описей на рассмотрение ЭПК Республиканской архивной службы Республики Мордовия и передачи документов Архивного фонда Российской Федерации на муниципальное хранение.

3.2.3. Составляет и представляет не позднее чем через 2 года после завершения делопроизводством, годовые разделы описей дел постоянного хранения на рассмотрение Экспертной комиссии Администрации и ЭПК Республиканской архивной службы Республики Мордовия.

3.2.4. Осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность принятых на хранение дел.

3.2.5. Создает, пополняет и совершенствует научно-справочный аппарат к хранящимся в архиве делам и документам, обеспечивает его преемственность с научно-справочным аппаратом муниципального архива.

3.2.6. Организует исполнение документов:

информирует руководство и работников Отдела о составе и содержании документов архива;

выдает в установленном порядке дела, документы или копии документов в целях служебного и научного использования;

исполняет запросы организаций и заявления граждан по вопросам социально-правового характера, в установленном порядке выдает копии документов и архивные справки;

ведет учет использования документов, хранящихся в архиве.

3.2.7. Проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве, участвует в работе экспертной комиссии Администрации.

3.2.8. Оказывает методическую помощь в составлении номенклатуры дел Отдела, контролирует правильность формирования и оформления дел в делопроизводстве, а также подготовку дел к передаче в архив Отдела.

3.2.9. Участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников Отдела в области ведения делопроизводства и архивного дела.

3.2.10. Ежегодно представляет в муниципальный сведения о составе и объеме документов по установленным формам:

итоговую запись к номенклатуре дел;

паспорт архива.

3.2.11. Подготавливает и в установленном порядке передает на хранение в муниципальный архив документы Архивного фонда Российской Федерации.

3.3. Архив Отдела осуществляет прием электронных документов, обеспечивает их сохранность, учет, отбор и использование, а также подготовку и передачу на постоянное хранение в муниципальный архив.

Все операции, осуществляемые с электронными документами при передаче на архивное хранение и в процессе хранения (перезапись, конвертирование в новые форматы, сжатие и др.), должны быть документированы для обеспечения аутентичности электронных документов.

4. Права архива

Для выполнения возложенных задач и функций архив имеет право:

4.1. Контролировать выполнение установленных правил работы с документами в Отделе.

4.2. Требовать от исполнителей своевременной передачи в архив документов в упорядоченном состоянии.

4.3. Запрашивать от работников Отдела сведения, необходимые для работы архива.

4.4. Участвовать в мероприятиях проводимых Федеральным архивным агентством, Республиканской архивной службой Республики Мордовия, муниципальным архивом по вопросам архивного дела и документационного обеспечения Отдела.

5. Ответственность за архив

Ответственный за архив совместно с руководителем Отдела несет ответственность за:

5.1. Несоблюдение условий обеспечения сохранности документов.

5.2. Утрату и несанкционированное уничтожение документов.

5.3. Необоснованный отказ в приеме на хранение документов, образовавшихся в процессе деятельности Отдела.

5.4. Нарушение правил использования документов и доступа пользователей к документам, установленных законодательством.