Приказ Министерства спорта и физической культуры Республики Мордовия от 15 марта 2013 г. N 82 "Об утверждении Методических рекомендаций по организации проведения официальных физкультурных мероприятий и спортивных соревнований Республики Мордовия"

В соответствии с Законом Республики Мордовия от 18 декабря 2008 г. N 136-З "О физической культуре и спорте в Республике Мордовия", Положением о Министерстве спорта и физической культуры Республики Мордовия, утвержденным постановлением Правительства Республики Мордовия от 01.10.2012 г. N 357, приказываю:

1. Утвердить прилагаемые Методические рекомендации по организации проведения официальных физкультурных мероприятий и спортивных соревнований Республики Мордовия.

2. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя Министра В.В. Цыбусову.

Министр

В.Г. Киреев

Методические рекомендации
по организации проведения официальных физкультурных мероприятий и спортивных соревнований Республики Мордовия
(утв. приказом Министерства спорта и физической культуры Республики Мордовия от 15 марта 2013 г. N 82)

1. Общие положения

1.1. Официальные физкультурные мероприятия и спортивные соревнования Республики Мордовия (далее - мероприятия) проводятся в целях развития и популяризации спорта в Республике Мордовия, а также повышения уровня физической подготовленности и мастерства спортивного резерва Республики Мордовия.

Основными целями и задачами проведения мероприятий являются:

- усиление внимания к проблемам молодежного спорта, работе специалистов, тренеров и общественно-физкультурного актива, занятых в этой сфере деятельности;

- развитие материально-технической базы, ее оснащение современным спортивным оборудованием и инвентарем, строительство, реконструкция и восстановление объектов спорта;

- укрепление здоровья, совершенствование общефизической и разносторонней подготовки молодежи, пропаганда и формирование моды на здоровый образ жизни.

Общее руководство организацией мероприятий осуществляет Министерство спорта и физической культуры Республики Мордовия (далее - Минспорт Республики Мордовия).

Непосредственное проведение мероприятий возлагается на Организационные комитеты, созданные на местах проведения соревнований, а также на региональные спортивные федерации, Главную судейскую коллегию (далее - ГСК) и судейские коллегии по видам спорта.

1.2. Всероссийские физкультурные и спортивные мероприятия организовываются в соответствии с Методическими рекомендациями Министерства спорта Российской Федерации и ФГБУ "Федеральный центр подготовки спортивного резерва" по организации проведения всероссийских комплексных физкультурных и спортивных мероприятий.

2. Организационная структура штаба

Одной из важнейших задач является создание временной управленческой структуры на местах проведения мероприятия - Оргкомитет.

Особую роль в этой связи должно сыграть принятие Минспортом Республики Мордовия соответствующего приказа, который утверждает состав Оргкомитета, намечает главные направления работы, а также создает штаб.

Данный документ позволяет в дальнейшем более рационально использовать материальные, финансовые и людские ресурсы.

Основная нагрузка ложится на штабы, которые отвечают за вопросы планирования, контроля, текущей и итоговой отчетности.

Структура штаба со всеми необходимыми службами* выглядит следующим образом:

Руководитель штаба

Заместитель руководителя штаба по организационным вопросам

Заместитель руководителя штаба по финансово-экономическим вопросам

Служба приезда-отъезда делегаций Служба размещения Служба питания Программа "Зритель" Служба маркетинга Пресс-центр

Служба аккредитации Служба протокола VIP-служба Служба безопасности Служба информационного обеспечения

Транспортная служба Медико-санитарная служба Служба волонтеров Служба культурной программы Служба связи и технической поддержки

*Обязанность по обеспечению деятельности нескольких служб может быть возложена на одно ответственное лицо.

3. Функциональные обязанности служб штаба

1. Руководитель штаба осуществляет общее руководство и координацию деятельности всех подразделений и служб штаба.

2. Заместитель руководителя штаба по организационным вопросам отвечает за решение организационно-технических проблем в период подготовки и проведения соревнований.

3. Заместитель руководителя штаба по финансово-экономическим вопросам отвечает за эффективное использование бюджетных и внебюджетных средств.

4. Служба приезда-отъезда делегаций работает в круглосуточном режиме.

Прибытия и отъезды делегаций должны проводиться эффективно и сопровождаться теплым приемом и прощанием ко всем участникам мероприятия на заранее определенных местах.

Для того чтобы этого достичь, необходима ежедневная консолидация информации о прибытии/убытии всех участников, и это также является важной информацией для других служб, которая позволяет им определить уровень нагрузки и наиболее вероятные дни наибольшей необходимости в их услугах, а именно такие как протокол, аккредитация, размещение, транспортировка, организация питания, культурная программа и т. д.

Основные задачи службы:

- формирование базы данных о сроках и местах приезда-отъезда делегаций и их количественном составе;

- обеспечение трансфера;

- организация дежурства волонтеров в местах приезда делегаций;

- обеспечение прибывших всей необходимой информацией о месте размещения, питания и координатами всех служб с указанием ответственных лиц и их контактных телефонов.

5. Транспортная служба решает следующие задачи:

- работа диспетчеров (круглосуточно);

- предоставление транспортных услуг;

- утверждает график транспортных перевозок, в том числе обеспечение перевозки команд на церемонии открытия и закрытия;

- участие волонтеров - координаторов транспорта на объектах спорта;

- в случае необходимости - оказание дополнительных платных услуг.

6. Служба размещения осуществляет планирование и организацию размещения делегаций в соответствии с установленной категорией, включая платные услуги. Особое внимание уделяется соблюдению санитарных норм и достойных условий проживания.

7. Служба питания организовывает унифицированную и централизованную систему питания участников и гостей мероприятия в местах проживания и проведения соревнований. Осуществляет контроль за меню и качеством продуктов.

8. VIP-служба обеспечивает прием, размещение, питание и передвижение VIP-персон, а так же их участие в протокольных и непротокольных мероприятиях.

Помогает VIP-персонам в ориентации на местах проведения мероприятия, предоставляет информацию о местах проведения соревнований, а также оказывает содействие по любым другим возникающим вопросам.

Сотрудники службы должны быть способны действовать самостоятельно по своей инициативе и брать на себя ответственность, а также превосходно понимать систему работы Оргкомитета и штаба, чтобы знать к кому обращаться для решения возникающих проблем.

Необходимо учесть, чтобы сотрудники имели тот же уровень доступа, что и VIP-персоны, для них должны быть зарезервированы места недалеко от секторов VIP.

9. Служба протокола отвечает за организацию и проведение протокольных мероприятий, предусмотренных регламентом (церемония открытия - закрытия соревнований, награждение победителей и призеров).

Данная служба должна осуществлять протокол во всех его деталях, включая подготовку и рассылку приглашений и писем, координацию неофициальных встреч и упрощение процедур таких, как транспортировка и размещение гостей в ходе мероприятия.

10. Пресс-центр создается для информационной поддержки на местах проведения мероприятия. Сотрудники пресс-центра содействуют СМИ в оперативном получении информации, которая должна поступать со всех спортивных арен. Пресс-конференции проводятся по случаю начала соревнований, встреч с победителями и призерами, почетными гостями, членами оргкомитета и руководителями муниципальных образований. Пресс-центр организовывает различные интервью, анонсирует предстоящие соревнования, выпускает приложение к региональному спортивному изданию, выпускает буклеты и т. п.

11. Служба технической поддержки обеспечивает бесперебойное функционирование всех технических средств, задействованных при проведении мероприятия, а так же радио, телефонную и электронную связь с объектами спорта, используемыми при проведении мероприятия.

12. Служба информационного обеспечения работает совместно с Пресс-центром, осуществляет регулярные контакты с руководителями муниципальных штабов и занимается сбором текущей информации о ходе проведения соревнований со всех объектов спорта, где проходят соревнования.

13. Медико-санитарная служба предоставляет медицинские услуги и ведет контроль за соблюдением установленных санитарных норм и требований. Для оказания первой медицинской помощи необходимо оборудовать медицинские пункты на местах проведения соревнований и проживания спортивных делегаций. Обеспечивает постоянное дежурство при проведении соревнований бригад "скорой помощи".

Оргкомитет должен обеспечивать предоставление скорой медицинской помощи для всех участников в случае необходимости.

Обязательным условием проведения соревнований является наличие в местах проведения соревнований автомашин "Скорая помощь" с квалифицированным медицинским персоналом.

14. Служба безопасности формируется из числа специально подготовленных лиц с целью обеспечения общественного порядка и безопасности на объектах спорта и прилегающих территориях, в местах проживания и питания участников, во время перевозок и взаимодействует с органами ГИБДД, МВД и ФСБ.

15. Программа "Зритель" должна обеспечить на достаточном уровне присутствие болельщиков на спортивных аренах, зрительскую поддержку соперничающих команд и придать этому направлению работы организованные формы.

16. Служба культурной программы призвана создать необходимые условия для активного досуга и времяпрепровождения участников и гостей мероприятия, организации экскурсий, концертов, дискотек и т. п.

17. Служба волонтеров взаимодействует с другими подразделениями и службами в целях более качественного выполнения возложенных на них функций. Особую важность необходимо уделить при формировании службы, так как именно волонтеры показывают участникам насколько эффективно и хорошо организовано мероприятие.

Количественный состав волонтеров определяется исходя из конкретных задач обеспечения соревновательной и внесоревновательной деятельности. В качестве волонтеров привлекаются молодые люди, как правило, студенты ВУЗов, четко представляющие специфику своего участка работы.

Необходимо провести вводный курс для волонтеров, который разъяснит цели мероприятия, расположение объектов спорта, и в случае необходимости, терминологию определенных видов спорта

Волонтерам должна быть предоставлена соответствующая, удобная и привлекательная униформа, которая поможет обозначить и определить их должность.

Основные области задействования волонтеров:

- офис Оргкомитета

- офис ГСК и Главного секретариата

- пресс центр

- места проживания и питания участников

- места проживания и питания VIP-персон

- центры аккредитации

- транспортировка

- услуги по встрече и размещению

- объекты спорта

- медицинские центры

18. Служба аккредитации обеспечивает участников делегации мероприятий аккредитационной карточкой со шнурком для ношения на шее. Карточка должна быть именной с фотографией обладателя, указанием фамилии и имени, названием места, сроков проведения соревнований и вида спорта, названием организаторов. Служба аккредитации должна быть проинструктирована и иметь все необходимое оборудование для проведения данной процедуры.

Аккредитация проходит по следующим категориям доступа:

- Оргкомитет

- Участник

- Тренер

- Представитель

- Судья

- Гость

- Пресса

- TV

- Медслужба

- Волонтер

- Служебный

- Охрана

Последние четыре категории могут быть не именными. Категория VIP является дополнительной и прилагается к основной аккредитации. Список лиц категории VIP утверждается руководителем штаба.

Аккредитационная карточка используется для идентификации, получения услуг (например, транспортировки, питания и проживания) и, в первую очередь, для осуществления контроля доступа службой безопасности.

19. Служба маркетинга вносит существенный вклад в привлечении средств на проведение мероприятия, таких как: реклама на спортивном оборудовании и в местах проведения соревнований (реклама алкоголя и табака не допускается), плакаты, талисманы, экипировка и сувениры. Хорошей практикой является изучение опыта предыдущих спортивных мероприятий с целью определить потенциальных спонсоров. Маркетинг и заключение контрактов должны производиться под руководством Оргкомитета.

4. Главная судейская коллегия и главный секретариат

Деятельность ГСК и ГС направлена на обеспечение проведения мероприятия на высоком организационном, спортивном и техническом уровне. Основными задачами Главной судейской коллегии на местах проведения соревнований являются:

- координация работы судейских коллегий по видам спорта;

- контроль проведения соревнований в точном соответствии с регламентом;

- рассмотрение протестов официальных представителей сборных команд на решения судейских коллегий по видам спорта;

- подведение итогов мероприятия.

Основными задачами Главного секретариата на местах проведения соревнований являются:

- обеспечение единообразного документального оформления результатов соревнований по всем видам спорта.

- оказание помощи судейским коллегиям по видам спорта в разработке нормативных и методических материалов по соревнованиям (регламентов, расписаний, памяток для представителей и т. п.).

Для обеспечения оперативной работы ГСК и Главного секретариата на местах проведения мероприятий необходимо выделить рабочее помещение.

Помещение должно быть оборудовано рабочими местами (количество рабочих мест и их оборудование согласовывается с ГСК и ГС) с наличием офисной техники, локальной сетью, выходом в интернет и телефонами с выходом на междугороднюю связь.

Для выезда на места проведения соревнований необходимо предусмотреть автотранспорт.

В местах проживания делегаций необходимо организовать информационные пункты (филиалы Главного секретариата).

5. Пресс-центр

Пресс-центр должен иметь помещение для работы аккредитованных представителей прессы, включая представителей печатных изданий и фотокорреспондентов.

Как правило, пресс-центр должен открыться за 3 дня до Церемонии открытия мероприятия и работать 24 часа после Церемонии закрытия, работая в круглосуточном режиме.

Помещение пресс-центра включает в себя:

- комната для пресс-конференций;

- достаточное количество рабочих мест для обеспечения всех аккредитованных журналистов*;

- точки электропитания для облегчения работы с портативными компьютерами;

- доступ к телефонным и факсовым устройствам;

- компьютеры и принтеры с доступом в интернет;

- линии интернет для портативных компьютеров (точки доступа Wi-Fi)

- копировальные аппараты;

- онлайн доступ к Службе информационного обеспечения.

* - рабочее место включает предоставление места за столом и может включать компьютер и принтер с доступом в интернет.

Доступ в пресс-центр должен строго контролироваться в соответствии с политикой аккредитации.

На местах проведения соревнований (церемониях открытия, закрытия и награждения), оргкомитет должен обеспечить места и оборудование для прессы, как на трибуне, так и на площадке, а так же должно быть организовано помещение для интервью. Логотипы мероприятия должны быть ясно видимы за интервьюируемыми.

Основные места соревнований (места проведения финалов, церемоний открытия, закрытия и награждения) должны быть оборудованы освещением в соответствии с минимальными телевизионными требованиями (то есть 1500 люкс).

Пресса и фотокорреспонденты могут совместно использовать одни и те же средства транспорта, которые предоставляются для транспортировки между соответствующими объектами, такими как пресс-центр, места проживания и основные места проведения соревнований.

6. Допинг-контроль

На финальных соревнованиях, как правило, проводится антидопинговая программа в соответствии с кодексом Всемирного антидопингового агентства (WADA).

Оргкомитет должен организовать проведение допинг-контроля в соответствии с графиком, определенным Российским антидопинговым агентством "РУСАДА", а также обеспечить необходимым оборудованием на всех основных объектах проведения финальных соревнований.

Все средства проведения допинг контроля должны соответствовать требованиям WADA и включать:

- безопасную зону допинг-контроля и тестирования;

- безопасную зону ожидания, прилегающую к зоне допинг контроля;

- мужской и женский туалеты, душевые кабины;

- холодильник для хранения взятых анализов.

Необходимо учесть, что участникам проходящим допинг контроль требуется транспортировка, если их команда уже покинула объект проведения соревнований.

7. Протокольные мероприятия

Протокол Церемонии открытия, закрытия, награждения и других официальных церемоний заблаговременно определяется оргкомитетом.

Разрабатывается и утверждается план художественной части протокольной церемонии, тщательно продумывается техническое оснащение, готовится эскиз оформления мест проведения Церемоний открытия и закрытия.

Общие рекомендации для Церемоний открытия и закрытия:

- должна быть создана специальная программа по вопросам распространения билетов и пригласительных;

- меры безопасности должны быть повышенными;

- доступ на объекты проведения Церемоний должен быть организован только для официальных транспортных средств со специальными пропусками и осуществляться соответствующим образом. В дополнение должны выдаваться специальные разрешения на парковку;

- транспортировка по окончанию Церемоний должна быть четко спланирована;

- должны быть определены места встречи и зоны ожидания для спортсменов;

- раздевалки должны быть предоставлены людям, принимающим участие в Церемониях.

7.1. Церемония открытия

Церемония открытия мероприятия базируется на следующем протоколе:

- проверяется готовность основных служб: реквизита, звука, света, руководители аниматоров, ведущий церемонии, разводящие по площадке, сервис-группа;

- список официальных лиц, VIP и почетных гостей согласовывается с руководителем штаба за несколько дней до дня открытия и уточняется за 2 часа до начала церемонии;

- парад участников:

а) одинаковая униформа участников одной команды;

б) парад должен проходить под маршевую музыку с последовательным приветствием каждой из команд;

в) последовательность выхода команд - в алфавите русского языка;

г) замыкает парад команда-хозяйка;

д) команды выстраиваются в колонны, перед зрителями.

- начало торжественной части церемонии: на арену выходят официальные лица, ведущий представляет их и Главного судью соревнований;

- церемония зажжения Огня (прописывается с учетом особенностей спортивного сооружения (в закрытых помещениях возможен отказ от подобной церемонии). Вынос факела с Огнём рекомендуется поручить местному заслуженному спортсмену-ветерану и передать для зажжения юному спортсмену или спортсменке, уже имеющим высокие спортивные достижения;

- вынос и поднятие флага мероприятия осуществляется капитанами команд-участниц. Поднятие флага проводится под музыку известного спортивного марша (по выбору организаторов);

- клятва спортсмена произносится одним из местных участников мероприятия: "От имени всех молодых спортсменов я обещаю, что мы будем участвовать в (название мероприятия), не применяя допинг, уважая и соблюдая правила, по которым они проводятся, в истинно спортивном духе, во славу российского спорта и во имя чести своих команд";

- клятва судей произносится Главным судьей соревнований (или по виду спорта): "От имени всех судей я обещаю, что мы будем выполнять наши обязанности во время (название мероприятия) со всей беспристрастностью, уважая и соблюдая правила, по которым проводятся соревнования в подлинно спортивном духе";

- приветственные речи официальных лиц не более 3-х минут (количество выступающих и ораторы - по согласованию с руководителем штаба, но не более 4-х человек);

- оратор, который произносит заключительную речь, заканчивает ее словами: "(название мероприятия) объявляется открытым";

- звучит гимн Российской Федерации, Республики Мордовия (государственный флаг Российской Федерации, Республики Мордовия должен быть заблаговременно поднят и находится на видном месте);

- участники парада уходят с площадки и занимают места на трибунах;

- культурная программа.

7.2. Церемония закрытия

Церемония закрытия мероприятия проводится в том же порядке, как и церемония открытия и базируется на следующем протоколе:

- проверяется готовность основных служб: реквизита, звука, света, руководители аниматоров, ведущий церемонии, разводящие по площадке, сервис-группа;

- список официальных лиц, VIP и почетных гостей согласовывается с руководителем штаба за несколько дней до дня открытия и уточняется за 2 часа до начала церемонии;

- парад участников:

а одинаковая униформа участников одной команды;

б) парад должен проходить под маршевую музыку с последовательным приветствием каждой из команд;

в) последовательность выхода команд - в алфавите русского языка;

г) замыкает парад команда-хозяйка;

д) команды выстраиваются в колонны, перед зрителями.

- начало торжественной части церемонии: на арену выходят официальные лица, ведущий представляет их и Главного судью соревнований;

- под музыку известного спортивного марша (по выбору организаторов) и при участии капитанов команд-участниц опускается флаг мероприятия;

- гасится Огонь;

- торжественные речи официальных лиц не более 3-х минут (количество выступающих и ораторы - по согласованию с руководителем штаба, но не более 4-х человек);

- оратор, который произносит заключительную речь, заканчивает ее словами: "(название мероприятия) объявляется закрытым";

- звучит гимн Российской Федерации, Республики Мордовия (государственный флаг Российской Федерации, Республики Мордовия должен быть заблаговременно поднят и находится на видном месте);

- участники парада уходят с площадки и занимают места на трибунах;

- культурная программа.

7.3. Процедура награждения победителей и призеров

Место должно быть оборудовано:

- пьедесталом почета стандартного образца;

- пьедестал должен находиться в видимой зоне для зрителей на фоне официальных баннеров мероприятия и должен быть удобным для обзора теле и фотожурналистами;

- обязательно наличие флага Российской Федерации, Республики Мордовия и флага мероприятия.

Церемония награждения начинается с третьего и заканчивается первым местом.

Дополнительные неофициальные призы и сувенирная продукция оргкомитета и спонсоров вручаются спортсменам после вручения медалей. После церемонии награждения звучит гимн Российской Федерации, Республики Мордовия.

8. Финансовая отчетность

8.1. Договор, акт выполненных работ, отчет по смете.

8.2. Правоустанавливающие документы на деятельность организации.

8.3. Проживание участников, судей:

Свидетельство о праве собственности;

Списки проживающих (ФИО, срок пребывания в гостинице);

Договор, акт выполненных работ;

Документ, подтверждающий оплату услуг.

8.4. Питание участников:

Свидетельство о праве собственности;

Договор, акт выполненных работ;

Документ, подтверждающий оплату услуг;

Списки питающихся (ФИО, сроки питания).

8.5. Проезд судей:

Командировочное удостоверение;

Проездной билет (при использовании электронного билета, необходим посадочный талон, чек оплаты);

Расходный кассовый ордер на выдачу денежных средств;

Авансовый отчет.

8.6. Оплата работы судей:

Удостоверение, подтверждающее категорию, присвоенную судье;

Табель учета рабочего времени;

Ведомость выдачи денежных средств;

Список судей.

8.7. Услуги спортсооружения:

Свидетельство о праве собственности;

Договор, акт выполненных работ;

Документ, подтверждающий оплату услуг;

График использования спортсооружения.

8.8. Услуги автотранспорта:

Лицензия на осуществление пассажирских перевозок;

ПТС;

Путевые листы;

Договор, акт выполненных работ;

Документ, подтверждающий оплату услуг.

8.9. Информационно-техническое обеспечение:

Инвентарные карточки (форма ОС-6);

График использования техники;

Договор, акт выполненных работ;

Документ, подтверждающий оплату услуг;

Газетные публикации, эфирная справка.

8.10. Наградная атрибутика и сувенирная продукция:

Товарная накладная на выдачу наградной атрибутики и сувенирной продукции, заверенная подписью и печатью;

Акт списания наградной атрибутики и сувенирной продукции;

Ведомость выдачи наградной атрибутики.