Приказ Министерства социальной защиты населения Республики Мордовия от 19 июня 2017 г. N ОД-160 "О внесении изменений в Регламент ведомственного и межведомственного электронного документооборота и автоматизированного делопроизводства в Министерстве социальной защиты населения Республики Мордовия"

Регистрационная карточка документа	РК
Регистрационная карточка проекта документа	РКПД
Усиленная квалифицированная электронная подпись	ЭП
Межведомственная система электронного документооборота и автоматизированного делопроизводства Республики Мордовия	СЭД
Документационное обеспечение управления	ДОУ

1. Общие положения

Регламент ведомственного и межведомственного электронного документооборота и автоматизированного делопроизводства определяет порядок использования системы электронного документооборота и автоматизированного делопроизводства при организации делопроизводства в Министерстве социальной защиты населения Республики Мордовия (далее - Министерство).

СЭД предназначена для управления и обработки документов в Министерстве. СЭД позволяет повысить эффективность деятельности Министерства за счет:

оптимизации процессов создания, согласования, утверждения документов;

усиления контроля за состоянием исполнения документов и поручений, за состоянием работы с документами и проектами документов;

повышения эффективности работы персонала, сокращения сроков, повышения качества и полноты решения вопросов, ответственности за их исполнение;

создания единого информационного пространства для ввода, обработки, анализа и хранения документов, обеспечения оперативного поиска необходимой информации;

увеличения скорости прохождения документов между структурными подразделениями и оптимизации потоков информации в электронном виде.

При исполнении настоящего регламента Министерство руководствуется Положением о межведомственном электронном документообороте, утвержденным постановлением Правительства Республики Мордовия от 18 августа 2014 г. N 386 "Об утверждении Положения о межведомственном электронном документообороте".

2. Описание объекта автоматизации и иерархической структуры

2.1. Описание объекта автоматизации

Объектом автоматизации являются процессы регистрации и обработки документов, порядок прохождения документов, контроля исполнения поручений и документов в электронном виде с использованием СЭД.

В соответствии с Положением об отделе управления документами и Инструкцией по делопроизводству в Министерстве социальной защиты населения Республики Мордовия данные процессы обеспечивают прием, обработку и отправку входящей, исходящей корреспонденции, обращений граждан, а также подготовку, согласование, утверждение и дальнейшую работу с внутренними документами.

Выделяются основные этапы обработки документов и контроля исполнения поручений:

регистрация документов;

внесение резолюции;

исполнение документа;

контроль прохождения и исполнения документов;

поиск документов и поручений;

отправка документов;

формирование отчетной информации.

2.2. Описание иерархической структуры Министерства

Министерство - функционально-ориентированное (иерархическое) ведомство, характеризующееся вертикальной структурой и иерархией отношений.

Выделяются следующие уровни иерархии в структуре Министерства (рис. 1):

Министр социальной защиты населения Республики Мордовия (далее - Министр);

заместители Министра;

отделы Министерства.

                                   /-----------------------\

                                   |        Министр        |

                                   \-----------------------/

        /--------------------------------------------------------------------------\

                                                      |                         

  /--------------\ /---------------\                    |   /------------\ /-------------\

/-| Первый зам.  | | Зам. Министра |-\                  | /-|    Зам.    | |Зам. Министра|-\

| |   Министра   | |               | |                  | | |  Министра  | |             | |

| \--------------/ \---------------/ | /--------------\ | | \------------/ \-------------/ |

|                                    | | Отдел кадров || |                                |

| /--------------\ /---------------\ | \--------------/ | | /------------\ /-------------\ |

| |   Планово-   | |     Отдел     | |                  | | |  Отдел по  | |    Отдел    | |

||экономический | |  управления   ||                  | | |  вопросам  | |стационарных ||

| |    отдел     | |  документами  | |                  | | |демографии, | | учреждений  | |

| \--------------/ \---------------/ | /--------------\ | ||   семьи,   | \-------------/ |

|                                    | |    Отдел     | | | |материнства |                 |

| /--------------\ /---------------\ | |бухгалтерского|/ | | и детства  |                 |

| |Отдел доплат, | |  Контрольно-  | | |    учета     |   | \------------/                 |

||  надбавок и  | |  ревизионный  || \--------------/   |                                |

| | компенсаций  | |     отдел     | |                    | /------------\ /-------------\ |

| \--------------/ \---------------/ |                    | |    Отдел   | |Хозяйственный| |

|                                    |                    ||ежемесячных | |    отдел    |/

| /--------------\ /---------------\ |                    | |  денежных  | |             |

| |Отдел жилищно-| |   Отдел по    | |                    | |   выплат   | |             |

|| коммунальных | |правовой работе||                    | \------------/ \-------------/

| |    льгот     | | и организации | |                    |

| |              | |    торгов     | |                    | /--------------\

| \--------------/ \---------------/ |                    | |    Отдел     |

|                                    |                    | |информационных|

| /--------------\ /---------------\ |                    \|  технологий  |

||Отдел пособий | |Отдел опеки и  ||                      \--------------/

| |  и субсидий  | |попечительства | |

| \--------------/ \---------------/ |

|                                    |

| /--------------\ /---------------\ |

| |    Отдел     | |     Отдел     | |

| |  социальной  | |  организации  | |

\|  поддержки   | |  социального  |/

  |  населения   | | обслуживания  |

  |              | |   населения   |

  \--------------/ \---------------/

рис. 1 Структура Министерства

3. Объекты информационных процессов

3.1. Роли и права участников

в документообороте Министерства

Перечень участников Министерства, участвующих в процессе документооборота, с описанием их ролей и прав приведен в таблице 1.

Таблица 1

N п/п	Участник процесса	Роль	Права участника процесса
1.	Министр	руководитель	создание поручений; постановка документов на контроль; снятие поручений с контроля; визирование проектов документов; утверждение (подписание) документов
2.1	Первый заместитель Министра	руководитель исполнитель	создание поручений; постановка документов на контроль; снятие поручений с контроля; контроль поручений; исполнение документов и поручений; визирование проектов документов; утверждение (подписание) документов
3.	Заместитель Министра	руководитель исполнитель	создание поручений; постановка документов на контроль; снятие поручений с контроля; контроль поручений; исполнение документов и поручений; визирование проектов документов; утверждение (подписание) документов
4.	Начальник отдела управления документами	контролер исполнитель	создание проектов документов, отчетов, справок; постановка на контроль; снятие поручений с контроля; контроль поручений руководства; визирование проектов документов; исполнение документов и поручений
5.	Консультант отдела управления документами	регистратор исполнитель	регистрация обращений граждан; создание проектов документов, отчетов, справок; визирование проектов документов; исполнение документов и поручений; сдача документов в архив
6.	Главный специалист отдела управления документами	регистратор исполнитель	регистрация: входящих из вышестоящих органов государственной власти и исходящих в вышестоящие органы государственной власти документов; приказов по основной и административно-хозяйственной деятельности; создание проектов документов, отчетов, справок; визирование проектов документов; исполнение документов и поручений; отправка исходящей корреспонденции; сдача документов в архив
7.	Главный специалист отдела управления документами	регистратор исполнитель	регистрация входящих документов из органов местного самоуправления, поступивших через систему электронного взаимодействия (далее - СЭВ), из иных организаций; регистрация исходящих документов в исполнительные органы государственной власти, органы местного самоуправления, в иные организации; создание проектов документов, отчетов, справок; отправка исходящей корреспонденции; сдача документов в архив; определение срока хранения электронных документов; отбор электронных документов к уничтожению для предоставления в экспертно-проверочную комиссию республиканской архивной службы Республики Мордовия (далее - ЭПК); направление утвержденных ЭПК актов о выделении к уничтожению документов оператору СЭД
8.	Главный специалист отдела управления документами	регистратор исполнитель	регистрация ответов на обращения граждан; создание проектов документов, отчетов, справок; исполнение документов и поручений; отправка исходящей корреспонденции; сдача документов в архив
9.	Начальники: отдела кадров; отдела опеки и попечительства; отдела доплат, надбавок и компенсаций	регистратор исполнитель	регистрация приказов по вопросам, относящимся к деятельности отдела; создание проектов документов, отчетов, справок; визирование проектов документов; исполнение документов и поручений
10.	Заместители начальника (главные специалисты): отдела кадров; отдела опеки и попечительства; отдела доплат, надбавок и компенсаций	регистратор исполнитель	регистрация приказов по вопросам, относящимся к деятельности отдела; создание проектов документов, отчетов, справок; визирование проектов документов; исполнение документов и поручений
11.	Начальник отдела	исполнитель	создание проектов документов, отчетов, справок; визирование проектов документов; исполнение документов и поручений
12.	Заместитель начальника (главный специалист)	исполнитель	создание проектов документов, отчетов, справок; визирование проектов документов; исполнение документов и поручений

3.2. Обязанности участников в документообороте Министерства

Пользователи СЭД обязаны:

3.2.1. Отслеживать в СЭД поступление электронных документов не реже, чем каждые два часа.

3.2.2. Проверять достоверность ЭП во вложенных файлах карточки документа и поручениях к документу встроенными механизмами СЭД в соответствии с инструкцией по работе в СЭД. В случае если ЭП неверна, сообщить об этом пользователю, который создал документ или поручение.

3.2.3. При получении резолюции по документу ошибочно (выбран неверный пользователь, данному пользователю документ отправлять было не нужно и т.д.) сообщить об этом пользователю, который отправлял документ. Пользователь, который ошибочно отправил документ, должен ввести нужного пользователя.

3.2.4. Исполнять поручения по документам, исполнителями которых они являются. Ответственность за своевременное исполнение документов, поступивших исполнителю на исполнение через СЭД, лежит на исполнителе.

3.2.5. Оформлять проекты документов по общим правилам делопроизводства, установленным в отношении документов на бумажном носителе и установленным настоящим регламентом.

3.2.6. Результатом исполнения поручения, которое пришло к исполнителю, должны являться либо утвержденный проект и впоследствии зарегистрированный документ, либо отчет о принятии к сведению, в работу и т.п.

3.2.7. Исполнитель обязан заполнять отчет об исполнении поручения, при этом в поле "Дата исполнения" должна проставляться дата фактического исполнения поручения - дата регистрации исходящего письма - ответа или дата принятия документа к сведению/для ознакомления. В поле "Текст отчета" исполнитель записывает краткую информацию об исполнении поручения в понятной руководителю или специалисту отдела управления документами, осуществляющему оперативный контроль за документами.

3.2.8. Сотрудник отдела управления документами, осуществляющий оперативный контроль за документами, обязан производить снятие с контроля документа в СЭД путем проставления фактической даты исполнения поручения и заполнения основания для снятия с контроля.

3.2.9. Пользователи СЭД обязаны немедленно сообщать оператору СЭД об обнаружении неисправностей при работе в СЭД.

3.2.10. Пользователи СЭД могут переназначить поручение на исполнение другим пользователям, являющимися их подчиненными (руководители - начальникам отделов, начальники отделов - сотрудникам отделов).

3.3. Документооборот в Министерстве

В настоящее время в Министерстве используется смешанная модель документооборота. Регистрация входящей, исходящей и основной части внутренней документации осуществляется в отделе управления документами, что позволяет отслеживать документы от момента регистрации до момента отправки.

В процессе обработки документов производится выдача поручений по документу и осуществляется контроль исполнения поручений. В существующей модели документооборота контроль всех поручений Министра и заместителей Министра осуществляют консультант и главные специалисты отдела управления документами.

В таблице 2 приведен перечень групп документов с привязкой к основным процессам документооборота Министерства.

N п/п	Процессы	Группы документов
1.	Регистрация документов отдел управления документами	<*> Входящие (Законы Республики Мордовия, Указы и Распоряжения Главы Республики Мордовия, распоряжения и постановления Правительства Республики Мордовия, письма, переписка, приказы) <*> Исходящие (письма, информация, предложения, отчеты, планы, сведения, мониторинг, списки) Обращения граждан Внутренние распорядительные документы
2.	Регистрация документов отдел кадров; отдел опеки и попечительства; отдел доплат, надбавок и компенсаций	Внутренние распорядительные документы по вопросам, относящимся к деятельности отдела

--------------------------------

<*> Обмен входящими и исходящими документами в основном осуществляется с:

Правительством Российской Федерации;

Администрацией Главы Республики Мордовия;

Правительством Республики Мордовия;

Аппаратом главного федерального инспектора по Республике Мордовия;

федеральными и республиканскими министерствами, государственными комитетами;

администрациями муниципальных районов Республики Мордовия;

подведомственными учреждениями;

иными организациями и учреждениями.

4. Описание основных процессов подготовки, регистрации и обработки документов

Процесс подготовки, регистрации и обработки документов осуществляется непосредственно с использованием СЭД.

Ниже приводится описание основных процессов документооборота, разработанных в соответствии с инструкцией по делопроизводству в Министерстве.

4.1. Процесс регистрации документов

Регистрация документов осуществляется в СЭД. Порядок внесения документов в СЭД зависит от типа регистрируемого документа. Учитывая данные особенности, процесс регистрации документов подразделяется на следующие виды:

регистрация входящего документа;

регистрация исходящего документа;

регистрация внутреннего документа;

регистрация обращений граждан.

4.1.1. Регистрация входящего документа

Документы, поступившие в Министерство, проходят первичную обработку, регистрацию и далее направляются на рассмотрение Министру с использованием СЭД.

Прием, обработка и регистрация входящих документов производится в отделе управления документами.

Регистрационный номер входящего документа состоит из порядкового номера документа в течение года и текущей даты (например: N 66 от 15.10.20...).

К порядковому номеру документа, поступившего из вышестоящих органов государственной власти, добавляется буквенное обозначение - "В".

Документы, поступившие по системе СЭД, сохраняют регистрационный номер, присвоенный соответствующим органом власти или местного самоуправления.

4.1.2. Регистрация исходящего документа

Исходящие документы регистрируются в отделе управления документами с использованием СЭД.

Регистрационный номер состоит:

- в вышестоящие органы государственной власти, не включенные в СЭД: из номера отдела по номенклатуре дел Министерства, порядкового номера документа в течение года, буквенного индекса "И" и текущей даты (например: N 01-35-И от 03.03.20... г.);

- в органы государственной власти и местного самоуправления, включенные, соответственно, в СЭД и СЭВ: из порядкового номера документа в течение года, буквенно-числового индекса "РМ/16" и текущей даты (например: N 3121-РМ/16 от 03.03.20... г.);

- в иные организации: из номера отдела по номенклатуре дел Министерства, порядкового номера документа в течение года и текущей даты (например: N 01-35 от 03.03.20... г.).

Файлы электронного документа подписываются ЭП должностного лица.

4.1.3. Регистрация обращений граждан и ответов на обращения граждан

Письменные обращения граждан регистрируются в отделе управления документами с использованием СЭД.

Регистрационный номер обращения гражданина состоит из номера отдела по номенклатуре дел Министерства, первой буквы фамилии заявителя, порядкового номера документа в течение года и текущей даты (например: N 10-И-2575 от 03.03.20... г.).

Обращения граждан, поступившие по системе СЭД, сохраняют регистрационный номер, присвоенный Администрацией Главы Республики Мордовия, Правительством Республики Мордовия, Государственным Собранием Республики Мордовия.

Регистрационный номер ответа на обращение гражданина состоит из номера отдела по номенклатуре дел Министерства, порядкового номера документа в течение года, буквенного обозначения "Г" и текущей даты (например: N 10-575-Г от 03.03.20... г.).

4.1.4. Регистрация внутренних организационно-распорядительных документов

Внутренние организационно-распорядительные документы делятся на несколько групп:

приказы по основной деятельности;

приказы по административно-хозяйственной деятельности;

приказы по личному составу:

- приказы о приеме, увольнении, переводе;

- приказы о командировках, об отпусках, о взысканиях;

приказы по вопросам опеки и попечительства;

приказы по установлению и выплате надбавок, пенсий за выслугу лет, ЕДВ.

Приказы регистрируются в отделах министерства в соответствии с пунктом 3.1. настоящего Регламента с использованием СЭД.

Регистрационный номер приказов по основной деятельности состоит из буквенного обозначения "ОД", порядкового номера в течение года и текущей даты (например: N ОД-22 от 12.12.20... г.).

Регистрационный номер приказов по административно-хозяйственной деятельности состоит из буквенного обозначения "АХД", порядкового номера в течение года и текущей даты (например: N АХД-22 от 12.12.20... г.).

Регистрационный номер приказов по личному составу состоит:

о приеме, увольнении, переводе - из буквенного обозначения "Л", порядкового номера в течение года и текущей даты (например: N Л-22 от 12.12.20... г.);

о командировках, об отпусках, о взысканиях - из порядкового номера в течение года и текущей даты (например: N 22 от 12.12.20... г.).

Регистрационный номер приказов по вопросам опеки и попечительства состоит из порядкового номера в течение года, буквенного обозначения "Оп" и текущей даты (например: N 202-Оп от 12.12.20... г.).

Регистрационный номер приказов по установлению и выплате надбавок, пенсий за выслугу лет, ЕДВ состоит из буквенного обозначения "П", порядкового номера в течение года и текущей даты (например: N П-22 от 12.12.20... г.).

4.1.5. Процесс подготовки электронного документа

Сотрудник, ответственный за подготовку документа, в файле форматов doc, docx электронного документа должен добавить текст "[список ЭП]" в том месте, где должна быть проставлена собственноручная подпись должностного лица.

После того, как файл будет подписан ЭП должностного лица, пользователь СЭД может сформировать файл электронного документа формата pdf, в котором в месте проставления текста "[список ЭП]" визуализируется штамп ЭП. В штампе ЭП указана следующая информация:

- серийный номер сертификата ЭП;

- владелец сертификата ЭП;

- кем выдан сертификат ЭП;

- срок действия сертификата ЭП.

4.1.6. Порядок регистрации документов

4.1.6.1 Электронный документ в СЭД регистрируется один раз. При поступлении от организации, не подключенной к СЭД, - регистрируется как входящий документ (обращение). Созданный в органе власти, организации - регистрируется как исходящий документ (внутренний документ).

4.1.6.2. Входящие, исходящие документы регистрируются в СЭД в день поступления сотрудникам отдела управления документами в течение двух часов. В случае поступления документов в нерабочее время сроки регистрации начинаются с первого рабочего часа следующего рабочего дня.

4.1.6.3. В случае если в Министерство поступил электронный документ, прошедший ранее регистрацию в СЭД, то такой документ проверяется на наличие всех листов в электронном документе, порядок листов, наличия приложений к ним, проверку подлинности ЭП средствами СЭД в соответствии с инструкцией по работе в СЭД, сканированный образ документа должен быть читаемым (буквы, рисунки должны быть четкими, без искажений).

Если при проверке были обнаружены недостатки, то сотрудники отдела управления документами немедленно сообщает об этом исполнителю письма. Исполнитель обязан устранить недостатки и уведомить сотрудника отдела управления документами.

4.1.7. Общие положения при работе в СЭД с бумажными документами и бумажными копиями электронных документов

4.1.7.1. В случае если документ поступил в бумажном виде в Министерство, то такой документ подлежит переводу в электронный вид посредством сканирования.

4.1.7.2. Не подлежат сканированию сшитые приложения к документам (брошюры, книги и т.д.). В этом случае сканируется только титульная страница документа.

4.1.7.3. Не подлежит первичной регистрации и сканированию бумажный документ, который поступил, из органа власти, организации, которые подключены к СЭД. Такой документ возвращается в орган власти, организацию для регистрации в СЭД. Данное требование относится к документам, которые входят в Перечень документов Администрации Главы Республики Мордовия, Аппарата Правительства Республики Мордовия, исполнительных органов государственной власти Республики Мордовия, создание, хранение и использование которых осуществляется в форме электронных документов в СЭД (утвержденный постановлением Правительства Республики Мордовия от 18 августа 2014 г. N 386 "Об утверждении Положения о межведомственном электронном документообороте").

4.1.7.4. Сканирование многостраничных документов производится в один файл. Прикрепление к карточке каждой отдельной страницы документа не допускается.

4.1.7.5. В случае если документ содержит приложения, последние сканируются как отдельные электронные документы.

4.1.7.6. После окончания сканирования сотрудники отдела управления документами проверяют правильность прикрепления отсканированного образа к карточке документа (наличие всех листов, порядок листов, приложений, содержание документа должно соответствовать теме письма), устанавливают логический порядок отображения файлов (порядковый номер, основной документ или приложение), сканированный образ документа должен быть читаемым (буквы, рисунки должны быть четкими, без искажений).

4.1.7.7. После сканирования и создания электронных образов бумажных документов последние включаются в СЭД.

4.2. Процесс обработки и исполнения документов

В Министерстве процесс обработки и исполнения документов с использованием СЭД включает в себя следующие функции:

передача зарегистрированного документа;

контроль исполнения поручений;

исполнение поручения и документа;

снятие контрольных поручений с контроля.

4.2.1. Передача зарегистрированного документа

Документы, поступившие в Министерство, проходят первичную обработку, регистрацию и направляются на рассмотрение Министру или заместителю Министра в соответствии с приказом о распределении обязанностей. Министр (заместитель Министра) вносит в РК документа указания по исполнению (резолюцию), исполнителей (при необходимости определяет ответственного исполнителя). Документ автоматически направляется сотрудникам министерства, указанным в резолюции Министра (заместителя Министра).

Все указанные выше действия осуществляются с использованием СЭД.

4.2.2. Контроль исполнения поручений

Входящие документы и письменные обращения граждан ставятся на контроль с использованием СЭД и имеют плановую дату исполнения поручения. Контроль исполнения поручений по входящим документам осуществляется главными специалистами отдела управления документами; контроль исполнения поручений по письменным обращениям граждан осуществляется консультантом отдела управления документами.

Продление сроков исполнения производится на основании служебной записки; снятие документа с контроля производится в рабочем порядке по согласованию с Министром (заместителем Министра), выдавшим поручение, или на основании документа-ответа.

4.2.3. Исполнение документа

При получении поручения исполнителями готовятся отчеты об исполнении с использованием СЭД. Напоминания об истечении сроков контрольного поручения осуществляются консультантом и главными специалистами отдела управления документами.

Напоминание происходит с указанием реквизитов документа или обращения и сроком исполнения.

4.3. Процесс отправки документов

Отправку исходящих документов с использованием СЭД обеспечивает отдел управления документами.

Группа документов "Переписка с ИОГВ..." каждого ведомства не дублируется в бумажном виде. Исключением является, когда требуется предоставить бумажный оригинал, в данном случае в СЭД в РК проставляется пометка в поле "Примечание" "Предоставить оригинал".

Электронные документы, которые зарегистрированы в СЭД и направляются в организации, не подключенные к СЭД, доставляются адресатам электронной почтой, факсом, на бумажном носителе и т.д. отделом управления документами. Бумажный носитель подписывается собственноручной подписью руководителя.

5. Порядок удаления электронных документов в исполнительном органе государственной власти Республики Мордовия

Порядок удаления электронных документов определен разделом 9 Положения о межведомственном электронном документообороте, утвержденного Постановлением Правительства Республики Мордовия от 18 августа 2014 г. N 386 "Об утверждении Положения о межведомственном электронном документообороте".

Подготовка акта о выделении к уничтожению электронных документов и направление его Оператору СЭД должны быть завершены не позднее 1 марта следующего за отчетным годом.

Приложение 1
к регламенту ведомственного
и межведомственного электронного
документооборота и автоматизированного,
делопроизводства в Министерстве социальной
защиты населения Республики Мордовия

Обработка входящих документов, обращений граждан и подготовка исходящего

     /----------------------------------------------------------------\

     | Входящий документ от ведомств/организаций/граждан поступает в  |

     |                          Министерство                          |

     \----------------------------------------------------------------/

  Нет/----------------------------------------------------------------\

 /---|  Документ поступил на бумажном носителе/по электронной почте?  |

 |   \----------------------------------------------------------------/

 |                                Да 

 |   /----------------------------------------------------------------\

 |   | Регистратор регистрирует входящий документ в системе "ДЕЛО" -  |

 |   |          создает РК, сканирует бумажный документ в РК          |--\

 |   \----------------------------------------------------------------/  |

 |                                                                       |

 |   /----------------------------------------------------------------\  |

 |   | Документ поступил по системе "ДЕЛО" через Систему электронного |  |

 \--|                 взаимодействия (далее - СЭВ)?                  |  |

     \----------------------------------------------------------------/  |

                                     |                          Нет     |

     /----------------------------\  |   /----------------------------\  |

     |Регистратор с помощью       |  |   |РК находит в папке          |  |

     |поиска "СЭВ" находит        |  |Да |"Поступившие" в кабинете    |  |

     |письма, поступившие по СЭВ  |  |   |Руководителя/заместителя    |  |

     |и автоматически             |  |   |руководителя. Регистратор   |  |

     |зарегистрированные в        |-/   |принимает к исполнению      |  |

     |"ДЕЛО".                     |      |данную РК. РК               |  |

     |Открывает необходимый       |      |автоматически перемещается  |  |

     |документ                    |      |в папку "На исполнении"     |  |

     \----------------------------/      \----------------------------/  |

                                                                       |

     /----------------------------------------------------------------\  |

     |    Регистратор вводит проект резолюции. РК попадает в папку    |  |

     |     "На Рассмотрение", в кабинет руководителя/заместителя      |<-/

     |                          руководителя                          |

     \----------------------------------------------------------------/

     /----------------------------------------------------------------\

     |   Руководитель/заместитель руководителя открывает РК в папке   |

     |   "На рассмотрение" и редактирует, при необходимости, проект   |

     |              резолюции. Выполняет команду "Вернуть"            |

     \----------------------------------------------------------------/

     /----------------------------------------------------------------\

     |   Регистратор отслеживает изменения по данной РК в кабинете    |

     |       в папке "У руководства". Ставит РК на контроль при       |

     |  необходимости. Делает рассылку согласно отписанной резолюции  |

     \----------------------------------------------------------------/

     /----------------------------------------------------------------\

     |     Исполнитель в папке "Поступившие" принимает поручение к    |

     | исполнению. РК с поручением перемещается автоматически в папку |

     |    "На исполнении". Если исполнителем является заместитель     |

     |   руководителя или руководитель отдела, то при необходимости   |

     |                 вводит подчиненную резолюцию                   |

     \----------------------------------------------------------------/

           /----------------------------------------------------\ Нет

           |       Исполнитель ввел подчиненную резолюцию?      |-------\

           \----------------------------------------------------/       |

                                       Да                              |

     /----------------------------------------------------------------\ |

 /---|   Автор подчиненной резолюции отслеживает исполнение своего    | |

 |   |поручения, вводит отчет об исполнении первоначального поручения | |

 |   \----------------------------------------------------------------/ |

 |                                                     /----------------/

/-\                                                   /-\

|1|                                                   |2|

\-/                                                   \-/

 |                                                      Нет

 |   /----------------------------\      /----------------------------\

 |   |Исполнитель вводит отчет об |  Нет |Поручение требует           |

 |   |исполнении в резолюцию      |-----|зарегистрированного ответа  |

 --|(подчиненную) к             |      \----------------------------/

 |   |первоначальной РК           |                    |

 |   \----------------------------/                    |

 |                                 Да /----------------/

 |                                    

 |   /----------------------------------------------------------------\

 |   |                          Исполнитель:                          |

 |   |1. Формирует ответ. В файле ответа добавляет текст "[список ЭП]"|

 |   |в месте, где должна быть проставлена собственноручная подпись   |

 |   |должностного лица                                               |

 |   |2. Создает проект документа в связке с первоначальным           |

 |   |документом (далее - РКПД) или новую версию РКПД, в случае       |

 | /|возврата на доработку;                                          |

 | | |3. Добавляет файл в РКПД;                                       |

 | | |4. Добавляет визирующих/подписывающих                           |

 | | \----------------------------------------------------------------/

 | |                                  

 | | /----------------------------------------------------------------\

 | | |                   Визирующий/подписывающий:                    |

 | | |1. Визирующий в папке "На визировании"/подписывающий в папке    |

 | | |"На подписи" открывает РКПД;                                    |

 | | |2. Просматривает файл;                                          |

 | | |3. Ставит визу/подпись (с помощью электронной подписи)          |

 | | \----------------------------------------------------------------/

 | |                                  

 | |              Нет /------------------------------\

 | \------------------|  РКПД завизирован/подписан?  |

 |                    \------------------------------/

 |                                 Да 

 |   /----------------------------------------------------------------\

 |   |                          Исполнитель:                          |

 |   |1. В папке "Управление проектами" открывает РКПД с состоянием   |

 |   |"Подписан";                                                     |

 |   |2. Направляет в системе "ДЕЛО" проект на регистрацию;           |

 |   |3. Вводит отчет об исполнении в резолюцию к первоначальной РК   |

 |   \----------------------------------------------------------------/

 |                                    

 |   /----------------------------------------------------------------\

 |   |                          Регистратор:                          |

 |   |1. В окне "Регистрация документов" открывает вкладку "Проекты"; |

 |   |2. Открывает необходимую РКПД;                                  |

 |   |3. Регистрирует проект (реквизиты и прикрепленные файлы РКПД    |

 |   |автоматически переносятся в РК);                                |

 |   |4. В адресатах указывает должностное лицо, которому             |

 |   |направляется документ                                           |

 |   \----------------------------------------------------------------/

 |                                    

 |              Да /-----------------------------------\ Нет

 |            /----|  РК необходимо отправить по СЭВ?  |-----\

 |            |    \-----------------------------------/     |

 |                                                          

 |   /----------------------------\       /---------------------------\

 |   |Регистратор в окне РК       |       |Регистратор делает отметку |

 |   |выбирает в меню "Действия"  |       |об отправке документа из   |

 |   |-> "Другие каналы отправки" |-----|окна "Адресаты"            |

 |   |-> "Отправить сообщение     |   |   |                           |

 |   |СЭВ". В открывшемся окне    |   |   |                           |

 |   |нажать кнопку "Закрыть"     |   |   |                           |

 |   \----------------------------/   |   \---------------------------/

 |                                    

 |                                /-------\

 \------------------------------->| Конец |

                                  \-------/

Приложение 2
к регламенту ведомственного
и межведомственного электронного
документооборота и автоматизированного,
делопроизводства в Министерстве социальной
защиты населения Республики Мордовия

Подготовка
внутренних и инициативных исходящих документов

  /-----------------------------------------------------------------------\

  |                             Исполнитель:                              |

  |1. В файле документа добавляет текст "[список ЭП]" в месте, где должна |

  | быть представлена собственноручная подпись должностного лица.         |

  |2. Создает проект документа (далее - РКПД) или новую версию РКПД в     |

/|случае возврата на доработку;                                          |

| |3. Добавляет файл в РКПД;                                              |

| |3. Добавляет визирующих/подписывающих;                                 |

| |4. Отправляет на согласование                                          |

| \-----------------------------------------------------------------------/

|                                    

| /-----------------------------------------------------------------------\

| |                       Визирующий/подписывающий:                       |

| |1. Визирующий в папке "На визировании"/подписывающий в папке "На       |

| |подписи" открывает РКПД;                                               |

| |2. Просматривает файл;                                                 |

| |3. Ставит визу/подпись (с помощью электронной подписи)                 |

| \-----------------------------------------------------------------------/

|                                    

|                 Нет /------------------------------\

\---------------------|  РКПД завизирован/подписан?  |

                      \------------------------------/

                   Да                

  /-----------------------------------------------------------------------\

  |                             Исполнитель:                              |

  |1. В папке "Управление проектами" открывает РКПД с состоянием          |

  |"Подписан";                                                            |

  |2. Направляет с использованием системы "ДЕЛО" проект на регистрацию    |

  \-----------------------------------------------------------------------/

  /-----------------------------------------------------------------------\

  |                             Регистратор:                              |

  |1. В окне "Регистрация документов" открывает вкладку "Проекты";        |

  |2. Открывает необходимую РКПД;                                         |

  |3. Регистрирует проект (реквизиты и прикрепленные файлы РКПД           |

  |автоматически переносятся в РК)                                        |

  \-----------------------------------------------------------------------/

                 Нет /---------------------------------\

/--------------------|  Требуется рассылка документа?  |

|                    \---------------------------------/

|                                 Да 

| /-----------------------------------------------------------------------\

| |     Регистратор в адресатах указывает должностное лицо, которому      |

| |                         направляется документ                         |

| \-----------------------------------------------------------------------/

|                                    

|               Да  /-----------------------------------\ Нет

|             /-----|  РК необходимо отправить по СЭВ?  |-----\

|             |     \-----------------------------------/     |

|                                                            

| /----------------------------\        /---------------------------------\

| |    Регистратор в окне РК   |        |  Регистратор делает отметку об  |

| | выбирает в меню "Действия" |        |    отправке документа из окна   |

| |-> "Другие каналы отправки" |        |            "Адресаты"           |

| |-> "Отправить сообщение     |        |                                 |

| |  СЭВ". В открывшемся окне  |        |                                 |

| |  нажать кнопку "Закрыть"   |        |                                 |

| \----------------------------/        \---------------------------------/

|             |                                               

|             |                         /---------------------------------\

|             |                         |    Должностное лицо в папке     |

|             |                         | "Поступившие" видит поступившую |

|             \-----------------------|      РК. Ставит отметку об      |

|                                  |    | ознакомлении или принимает РК к |

|                                  |    |            исполнению           |

|                                  |    \---------------------------------/

|                                  

|                               /-------\

\------------------------------| Конец |

                                \-------/".