Приложение. Регламент ведомственного и межведомственного электронного документооборота и автоматизированного делопроизводства в министерстве информатизации и связи Республики Мордовия

Информация об изменениях:

Приложение изменено. - Приказ Министерства информатизации и связи Республики Мордовия от 22 августа 2017 г. N 85

См. предыдущую редакцию

Приложение
к приказу Мининформсвязи
Республики Мордовия
от 29 декабря 2014 г. N 103

Регламент
ведомственного и межведомственного электронного документооборота и автоматизированного делопроизводства в министерстве информатизации и связи Республики Мордовия

С изменениями и дополнениями от:

22 августа 2017 г.

Список сокращений

Регистрационная карточка документа	РК
Регистрационная карточка проекта документа	РКПД
Усиленная квалифицированная электронная подпись	ЭП
Межведомственная система электронного документооборота и автоматизированного делопроизводства Республики Мордовия	СЭД

1. Общие положения

Регламент ведомственного и межведомственного электронного документооборота и автоматизированного делопроизводства определяет порядок использования системы электронного документооборота и автоматизированного делопроизводства при организации делопроизводства в Министерстве информатизации и связи Республики Мордовия (далее - Мининформсвязи Республики Мордовия).

Система электронного документооборота и автоматизированного делопроизводства предназначена для управления и обработки документов в Мининформсвязи Республики Мордовия. СЭД позволяет повысить эффективность деятельности Мининформсвязи Республики Мордовия за счет:

оптимизации процессов создания, согласования, утверждения документов;

усиления контроля за состоянием исполнения документов и поручений, за состоянием работы с документами и проектами документов;

повышения эффективности работы персонала, сокращения сроков, повышения качества и полноты решения вопросов, ответственности за их исполнение;

создания единого информационного пространства для ввода, обработки, анализа и хранения документов, обеспечения оперативного поиска необходимой информации;

увеличения скорости прохождения документов между структурными подразделениями и оптимизации потоков информации в электронном виде.

При исполнении настоящего регламента Мининформсвязи Республики Мордовия руководствуется Положением о межведомственном электронном документообороте, утвержденным постановлением Правительства Республики Мордовия от 18 августа 2014 г. N 386 "Об утверждении положения о межведомственном электронном документообороте".

2. Описание объекта автоматизации и иерархической структуры

2.1. Описание объекта автоматизации

Объектом автоматизации являются процессы регистрации и обработки документов, порядок прохождения документов, контроля исполнения поручений и документов в электронном виде с использованием СЭД.

В соответствии с положением об организационном отделе и инструкцией по делопроизводству Мининформсвязи Республики Мордовия данные процессы обеспечивают прием, обработку и отправку входящей, исходящей корреспонденции, обращений граждан, а также подготовку, согласование, утверждение и дальнейшую работу с внутренними документами.

Выделяются основные этапы обработки документов и контроля исполнения поручений:

регистрация документов;

внесение резолюции;

исполнение документа;

контроль прохождения и исполнения документов;

поиск документов и поручений;

отправка документов;

формирование отчетной информации.

2.2. Описание иерархической структуры

Мининформсвязи Республики Мордовия функционально-ориентированное (иерархическое) ведомство, характеризующееся вертикальной структурой и иерархией отношений

Выделяются следующие уровни иерархии в структуре Мининформсвязи Республики Мордовия (рис 1):

Министр;

заместители Министра;

отделы;

консультант-юрист.

Структура
Мининформсвязи Республики Мордовия

                        /------------------------\

                        |         Министр        |

                        | информатизации и связи |

                        \------------------------/

               /-------------------------------------------------\

 /---------------------------\  /------------------------------\ |/---------------\

/|Первый заместитель Министра|  |    Заместитель Министра -    | ||Организационный|

|\---------------------------/ /|      начальник отдела        | ||     отдел     |

|/---------------------------\ || информационной безопасности  | |\---------------/

||       Отдел развития      | |\------------------------------/ |/---------------\

|| информационных технологий | |/------------------------------\ || Консультант-  |

|| и информационных ресурсов | ||        Отдел развития        | \|     юрист     |

|\---------------------------/ ||        инфраструктуры -      |  \---------------/

|/---------------------------\ ||информационно-коммуникационных|

|| Отдел программ и проектов | ||      технологий и связи      |

|| информационного общества и| |\------------------------------/

|| электронного правительства| |/------------------------------\

|\---------------------------/ \|     Отдел информационной     |

|/---------------------------\  |         безопасности         |

\|  Отдел межведомственного  |  \------------------------------/

 |электронного взаимодействия|

 \---------------------------/

Рис. 1

3. Объекты информационных процессов

3.1. Роли и права участников в документообороте Мининформсвязи Республики Мордовия

Перечень участников Мининформсвязи Республики Мордовия, участвующих в процессе документооборота, с описанием их ролей и прав приведен в таблице 1.

Таблица 1. Перечень участников Мининформсвязи Республики Мордовия, участвующих в процессе документооборота, с описанием их ролей и прав

N п/п	Участник процесса	Роль	Права участника процесса
1.	Министр	руководитель	создание поручений; постановка документов на контроль; снятие поручений с контроля; визирование проектов документов; утверждение документов
2	Первый заместитель Министра	руководитель, исполнитель	создание поручений; постановка документов на контроль; снятие поручений с контроля; контроль поручений; исполнение документов и поручений; визирование проектов документов; утверждение документов
3.	Заместитель Министра - начальник отдела	руководитель, исполнитель	создание поручений; постановка документов на контроль; снятие поручений с контроля; контроль поручений; исполнение документов и поручений; визирование проектов документов; утверждение документов
4.	Начальник организационного отдела	контролер, исполнитель	создание поручений; регистрация документов; создание проектов документов, отчетов, справок; постановка на контроль; снятие поручений с контроля; контроль поручений руководства; визирование проектов документов; исполнение документов и поручений; сдача документов в архив; определение срока хранения электронных документов; отбор электронных документов к уничтожению и составление акта о выделении документов к уничтожению для предоставления в экспертно-проверочную комиссию Республиканской архивной службы Республики Мордовия (далее ЭПК); направление утвержденных ЭПК актов о выделении к уничтожению документов оператору СЭД
5.	Заместитель начальника организационного отдела	регистратор, исполнитель	регистрация документов; создание проектов документов, отчетов, справок; визирование проектов документов; исполнение документов и поручений; отправка исходящей корреспонденции; сдача документов в архив
6.	Начальник отдела	исполнитель	создание поручений; постановка на контроль; снятие поручений с контроля; создание проектов документов, отчетов, справок; визирование проектов документов; исполнение документов и поручений
7.	Заместитель начальника отдела	исполнитель	создание проектов документов, отчетов, справок; исполнение документов и поручений
8.	Консультант отдела Консультант-юрист	исполнитель	создание проектов документов, отчетов, справок; исполнение документов и поручений

3.2. Обязанности участников в документообороте Мининформсвязи Республики Мордовия

Пользователи СЭД обязаны:

3.2.1. Отслеживать в СЭД поступление электронных документов не реже, чем каждые два часа.

3.2.2. Проверять достоверность ЭП во вложенных файлах карточки документа и поручениях к документу встроенными механизмами СЭД в соответствии с инструкцией по работе в СЭД. В случае если ЭП неверна, сообщить об этом пользователю, который создал документ или поручение,

3.2.3. При получении резолюции по документу ошибочно (выбран неверный пользователь, данному пользователю документ отправлять было не нужно и т.д.) сообщить об этом пользователю, который отправлял документ. Пользователь, который ошибочно отправил документ, должен ввести нужного пользователя.

3.2.4. Исполнять поручения по документам, исполнителями которых они являются. Ответственность за своевременное исполнение документов, поступивших исполнителю на исполнение через СЭД, лежит на исполнителе.

3.2.5. Оформлять проекты документов по общим правилам делопроизводства, установленным в отношении документов на бумажном носителе и установленным настоящим регламентом.

3.2.6. Результатом исполнения поручения, которое пришло к исполнителю, должны являться либо утвержденный проект и впоследствии зарегистрированный документ, либо отчет о принятии к сведению, в работу и т. п.

3.2.7. Исполнитель обязан заполнять отчет об исполнении поручения, при этом в поле "Дата исполнения" должна проставляться дата фактического исполнения поручения - дата регистрации исходящего письма-ответа или дата принятия документа к сведению/для ознакомления. В поле "Текст отчета" Исполнитель записывает краткую информацию об исполнении поручения в понятной Министру или контролеру форме.

3.2.8. Контролер обязан производить снятие с контроля документа в СЭД путем проставления фактической даты исполнения поручения и заполнения основания для снятия с контроля.

3.2.9. Пользователи СЭД обязаны немедленно сообщать оператору СЭД об обнаружении неисправностей при работе в СЭД.

3.2.10. Пользователи СЭД могут переназначить поручение на исполнение другим пользователям, являющимися их подчиненными (руководители - начальникам отделов, начальники отделов - сотрудникам отделов).

3.3. Документооборот в Мининформсвязи Республики Мордовия

В настоящее время в Мининформсвязи Республики Мордовия используется централизованная модель документооборота. Регистрация входящей, исходящей и внутренней документации осуществляется в организационном отделе, что позволяет отслеживать документы от момента регистрации до момента отправки.

В процессе обработки документов производится выдача поручений по документу и осуществляется контроль исполнения поручений. В существующей модели документооборота контроль всех поручений Министра и заместителей Министра осуществляет начальник организационного отдела.

В таблице 2 приведен перечень групп документов с привязкой к основным процессам документооборота Мининформсвязи Республики Мордовия.

Таблица 2. Перечень групп документов Мининформсвязи Республики Мордовия

N п.п.	Процессы	Группы документов
	Регистрация документов Организационный отдел	<*> входящие (письма, переписка, приказы, распоряжения, постановления Правительства Республики Мордовия, законы Республики Мордовия, указы Главы Республики Мордовия, распоряжения Главы Республики Мордовия) <*> исходящие (письма, информация, предложения, отчеты, планы, сведения, мониторинг, списки) обращения граждан внутренние распорядительные документы

_____________________________

<*> Обмен входящими и исходящими документами в основном осуществляется с:

Правительством Российской Федерации;

Администрацией Главы Республики Мордовия;

Правительством Республики Мордовия;

Аппаратом главного федерального инспектора по Республике Мордовия;

федеральными и республиканскими министерствами, государственными комитетами;

администрациями муниципальных районов Республики Мордовия;

подведомственными учреждениями;

иными организациями и учреждениями.

4. Описание основных процессов подготовки, регистрации и обработки документов

Процесс подготовки, регистрации и обработки документов осуществляется непосредственно с использованием СЭД.

Ниже приводится описание основных процессов документооборота, разработанных в соответствии с Инструкцией по делопроизводству Мининформсвязи Республики Мордовия.

4.1. Процесс регистрации документов

Регистрация документов осуществляется в СЭД. Порядок внесения документов в СЭД зависит от типа регистрируемого документа. Учитывая данные особенности, процесс регистрации документов подразделяется на следующие виды:

регистрация входящего документа;

регистрация исходящего документа;

регистрация внутреннего документа;

регистрация обращений граждан.

4.1.1. Регистрация входящего документа

Документы, поступившие в Мининформсвязи Республики Мордовия, проходят первичную обработку, регистрацию и далее направляются на рассмотрение Министру с использованием СЭД.

Прием, обработка и регистрация входящих документов производится в организационном отделе.

Регистрационный номер входящего документа состоит из порядкового номера документа в течение года и текущей даты (например, N 7 от 15.01.2017).

4.1.2. Регистрация исходящего документа

Исходящие документы регистрируются в организационном отделе с использованием СЭД. В случае направления исходящих документов в Администрацию Главы Республики Мордовия, Правительство Республики Мордовия, исполнительные органы государственной власти Республики Мордовия регистрационный номер состоит из номера в течение года, литеры "РМ/6" и текущей даты (например, N 7-РМ/6 от 02.01.2017).

Во всех остальных случаях регистрационный номер исходящего документа состоит из номера отдела по номенклатуре и порядкового номера документа в течение года и текущей даты (например, N 3-35 от 03.03.2017).

Регистрационный номер служебной записки состоит из номера в течение года, литеры "с/з" и текущей даты (например, N 2 с/з от 02.05.2017).

Файлы электронного документа подписываются ЭП должностного лица.

4.1.3. Регистрация обращения граждан

Обращения граждан регистрируются в организационном отделе с использованием СЭД.

Регистрационный номер состоит из порядкового номера документа в течение года, буквенного обозначения "по" и текущей даты (например, N 4/по от 05.04.2017).

4.1.4. Регистрация внутреннего документа

Внутренние документы разбиты на несколько групп:

приказы по основной деятельности;

приказы по личному составу.

- приказы о приеме, перемещении, совмещении, переводе, увольнении;

- приказы о выплатах (премия, поощрение, надбавки к з/п и др.);

- приказы о командировках работников;

- приказы о предоставлении всех видов отпусков;

поручения планерки Мининформсвязи РМ;

перечень поручений Министра информатизации и связи РМ.

Все приказы регистрируются в организационном отделе с использованием СЭД.

Регистрационный номер приказов о приеме, перемещении, совмещении, переводе, увольнении состоит из порядкового номера в течение года, литеры "к" и текущей даты (например, N 1-к от 28.03.2017).

Регистрационный номер приказов о выплатах (премия, поощрение, надбавки к з/п и др.) состоит из порядкового номера в течение года, литеры "лс" и текущей даты (например, N 9-лс от 09.06.2017).

Регистрационный номер приказов о командировках работников состоит из порядкового номера в течение года, литеры "ком" и текущей даты (например, N 6-ком от 26.05.2017).

Регистрационный номер приказов о предоставлении всех видов отпусков состоит из порядкового номера в течение года, литеры "о" и текущей даты (например, N 10-о от 16.03.2017).

Регистрационный номер приказов по Основной деятельности состоит из порядкового номера в течение года и текущей даты (например, N 1 от 11.01.2017).

4.1.5. Процесс подготовки электронного документа

Сотрудник, ответственный за подготовку документа, в файле форматов .doc, .docx электронного документа должен добавить текст "[список ЭП] в том месте, где должна быть проставлена собственноручная подпись должностного лица.

После того, как файл будет подписан ЭП должностного лица, пользователь СЭД может сформировать файл электронного документа формата .pdf, в котором в месте проставления текста "[список ЭП]" визуализируется штамп ЭП, В штампе ЭП указана следующая информация:

- серийный номер сертификата ЭП;

- владелец сертификата ЭП;

- кем выдан сертификат ЭП;

- срок действия сертификата ЭП.

4.1.6. Порядок регистрации документов

4.1.6.1. Электронный документ в СЭД регистрируется один раз. При поступлении от организации, не подключенной к СЭД, регистрируется как входящий документ (обращение). Созданный в органе власти, организации регистрируется как исходящий документ (внутренний документ).

4.1.6.2. Входящие, исходящие документы регистрируются в СЭД в день поступления сотрудникам организационного отдела в течение двух часов. В случае поступления документов в нерабочее время сроки регистрации начинаются с первого рабочего часа следующего рабочего дня.

4.1.6.3. В случае если в Мининформсвязи Республики Мордовия поступил электронный документ, прошедший ранее регистрацию в СЭД, то такой документ проверяется на наличие всех листов в электронном документе, порядок листов, наличия приложений к ним, проверку подлинности ЭП средствами СЭД в соответствии с инструкцией по работе в СЭД, сканированный образ документа должен быть читаемым (буквы, рисунки должны быть четкими, без искажений).

Если при проверке были обнаружены недостатки, то сотрудники организационного отдела немедленно сообщает об этом исполнителю письма. Исполнитель обязан устранить недостатки и уведомить сотрудников организационного отдела.

4.1.7. Общие положения при работе в СЭД с бумажными документами и бумажными копиями электронных документов

4.1.7.1. В случае если документ поступил в бумажном виде в Мининформсвязи Республики Мордовия, то такой документ подлежит переводу в электронный вид посредством сканирования.

4.1.7.2. Не подлежат сканированию сшитые приложения к документам (брошюры, книги и т.д.). В этом случае сканируется только титульная страница документа.

4.1.7.3. Не подлежит первичной регистрации и сканированию бумажный документ, который поступил из органа власти, организации, которые подключены к СЭД. Такой документ возвращается в орган власти, организацию для регистрации в СЭД. Данное требование относится к документам, которые входят в Перечень документов Администрации Главы Республики Мордовия, Аппарата Правительства Республики Мордовия, исполнительных органов государственной власти Республики Мордовия, создание, хранение и использование которых осуществляется в форме электронных документов в СЭД (утвержден постановлением Правительства Республики Мордовия от 18 августа 2014 г. N 386 "Об утверждении Положения о межведомственном электронном документообороте").

4.1.7.4. Сканирование многостраничных документов производится в один файл. Прикрепление к карточке каждой отдельной страницы документа не допускается.

4.1.7.5. В случае если документ содержит приложения, последние сканируются как отдельные электронные документы.

4.1.7.6. После окончания сканирования организационный отдел проверяет правильность прикрепления отсканированного образа к карточке документа (наличие всех листов, порядок листов, приложений, содержание документа должно соответствовать теме письма), устанавливает логический порядок отображения файлов (порядковый номер, основной документ или приложение), сканированный образ документа должен быть читаемым (буквы, рисунки должны быть четкими, без искажений).

4.1.7.7. После сканирования и создания электронных образов бумажных документов последние включаются в СЭД.

4.2. Процесс обработки и исполнения документов

В Мининформсвязи Республики Мордовия процесс обработки и исполнения документов с использованием СЭД включает в себя следующие функции:

передача зарегистрированного документа;

контроль исполнения поручений;

исполнение поручения и документа;

снятие контрольных поручений с контроля.

4.2.1. Передача зарегистрированного документа

Документы, поступившие в Мининформсвязи Республики Мордовия, проходят первичную обработку, регистрацию и направляются с проектом резолюции на рассмотрение Министру. Министр редактирует, при необходимости, проект резолюции, возвращает в организационный отдел. Далее документы передаются на исполнение согласно отписанной резолюции. Все указанные выше действия осуществляются с использованием СЭД.

4.2.2. Контроль исполнения поручений

Входящие документы ставятся на контроль с использованием СЭД и имеют плановую дату исполнения поручения, Контроль исполнения поручений осуществляется начальником организационного отдела.

Продление сроков исполнения и снятие документа с контроля производится на основании служебной записки или в рабочем порядке по согласованию с руководителем, выдавшим поручение.

4.2.3. Исполнение документа

При получении контрольного поручения готовятся отчеты об исполнении с использованием СЭД. Напоминания об истечении сроков контрольного поручения осуществляются организационным отделом.

Напоминание происходит с указанием реквизитов документа или обращения и сроком исполнения.

4.3. Процесс отправки документов

Отправку исходящих документов с использованием СЭД обеспечивает организационный отдел.

Группа документов "Переписка с ИОГВ Мининформсвязи РМ" не дублируется в бумажном виде. Исключением является, когда требуется предоставить бумажный оригинал, в данном случае в СЭД в РК проставляется пометка в поле "Примечание" "Предоставить оригинал".

Электронные документы, которые зарегистрированы в СЭД и направляются в организации, не подключенные к СЭД, доставляются адресатам электронной почтой, факсом, на бумажном носителе и т.д. организационным отделом. Бумажный носитель подписывается собственноручной подписью руководителя.

5. Порядок удаления электронных документов в Мининформсвязи Республики Мордовия

Порядок удаления электронных документов определен разделом 9 Положения о межведомственном электронном документообороте, утвержденного Постановлением Правительства Республики Мордовия от 18 августа 2014 г. N 386 "Об утверждении Положения о межведомственном электронном документообороте".

Подготовка акта о выделении к уничтожению электронных документов и направление его Оператору СЭД должны быть завершены не позднее 1 марта, следующего за отчетным годом.