Приказ Министерства культуры, национальной политики, туризма и архивного дела Республики Мордовия от 21 февраля 2018 г. N 45 "Об Экспертно-проверочной комиссии Министерства культуры, национальной политики, туризма и архивного дела Республики Мордовия"

В соответствии с пунктом 2 статьи 13 Закона Республики Мордовия от 7 февраля 2005 года N 10-З "Об архивном деле Республики Мордовия" и Положением о Министерстве культуры, национальной политики, туризма и архивного дела Республики Мордовия, утвержденным постановлением Правительства Республики Мордовия от 11 октября 2017 года N 551, приказываю:

1. Создать Экспертно-проверочную комиссию Министерства культуры, национальной политики, туризма и архивного дела Республики Мордовия.

2. Утвердить прилагаемое Положение об Экспертно-проверочной комиссии Министерства культуры, национальной политики, туризма и архивного дела Республики Мордовия.

3. Признать утратившим силу приказ Республиканской архивной службы Республики Мордовия от 18 марта 2007 года N 15 "Об утверждении Положения об экспертно-проверочной комиссии".

4. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя Министра культуры, национальной политики, туризма и архивного дела Республики Мордовия Н.В. Бычкова.

Министр

А.М. Чушкин

Положение
об Экспертно-проверочной комиссии Министерства культуры, национальной политики, туризма и архивного дела Республики Мордовия
(утв. приказом Министерства культуры, национальной политики, туризма и архивного дела Республики Мордовия от 21 февраля 2018 г. N 45)

1. Общие положения

1. Экспертно-проверочная комиссия Министерства культуры, национальной политики, туризма и архивного дела Республики Мордовия (далее - ЭПК) является совещательным органом, осуществляющим рассмотрение научно-методических вопросов, связанных с экспертизой ценности документов и включением их в состав Архивного фонда Республики Мордовия, с определением в его составе особо ценных, в том числе уникальных документов, а также решение вопросов о включении в состав Архивного фонда Республики Мордовия конкретных документов, комплектование ими архивных органов и учреждений Республики Мордовия, осуществлением методического руководства деятельностью экспертно-методических и (или) экспертных комиссий (далее ЭМК - ЭК) архивных учреждений, центральных экспертных и (или) экспертных комиссий (далее ЦЭК - ЭК) исполнительных органов государственной власти Республики Мордовия.

2. ЭПК в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными законами и законами Российской Федерации, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, приказами и указаниями Федерального архивного агентства, решениями Центральной экспертно-проверочной комиссии при Федеральном архивном агентстве, законами Республики Мордовия, указами и распоряжениями Главы Республики Мордовия, постановлениями и распоряжениями Правительства Республики Мордовия, приказами Министра культуры, национальной политики, туризма и архивного дела Республики Мордовия, настоящим Положением.

3. Состав ЭПК формируется из числа сотрудников Министерства культуры, национальной политики, туризма и архивного дела Республики Мордовия (далее - Министерство) и подведомственных ему архивных учреждений. Состав утверждается приказом Министра культуры, национальной политики, туризма и архивного дела Республики Мордовия.

В состав ЭПК входят председатель, заместитель председателя, секретарь и ее члены.

4. Председателем ЭПК назначается заместитель Министра культуры, национальной политики, туризма и архивного дела Республики Мордовия, должностные обязанности которого связаны с реализацией полномочий Министерства в сфере архивного дела.

Председатель осуществляет общее руководство деятельностью ЭПК, председательствует на ее заседаниях, несет ответственность за выполнение возложенных на ЭПК задач.

2. Основные задачи и функции ЭПК

5. Основными задачами ЭПК являются:

1) определение вида и состава источников комплектования архивных органов и учреждений Республики Мордовия;

2) решение вопросов об отнесении архивных документов к составу Архивного фонда Республики Мордовия, в том числе совместно с собственниками и владельцами архивных документов;

3) отнесение документов Архивного фонда Республики Мордовия к категории особо ценных, в том числе уникальных документов;

4) определение состава документов, относящихся к Архивному фонду Республики Мордовия, и сроков хранения документов, не предусмотренных действующими перечнями;

5) рассмотрение и принятие решений по вопросам формирования и оптимизации состава документов Архивного фонда Российской Федерации, архивных фондов Республики Мордовия, научно-методическим и практическим вопросам экспертизы ценности документов и комплектования ими государственных и муниципальных архивов, архивов организаций.

6. ЭПК в соответствии с возложенными на нее задачами рассматривает:

1) проекты нормативных документов отраслевого и межотраслевого значения (положений, инструкций, методических указаний) по вопросам экспертизы ценности документов и комплектования ими государственных, муниципальных архивов и архивов исполнительных органов государственной власти республики Мордовия, организаций и учреждений Республики Мордовия (далее - архивы организаций),

2) отчеты, доклады, обзоры, методические рекомендации и другие материалы по результатам изучения вопросов экспертизы ценности документов и комплектования ими государственных, муниципальных и архивов организаций;

3) предложений архивных учреждений Республики Мордовия, исполнительных органов государственной, власти Республики Мордовия по разработке (переработке) методических пособий отраслевого значения по вопросам экспертизы ценности документов и комплектования ими государственных, муниципальных и ведомственных архивов, по определению состава документов постоянного хранения, сроков хранения документов, не предусмотренных действующими перечнями, а также по вопросам изменения установленных сроков хранения документов Архивного фонда Республики Мордовия в организациях;

4) примерные и отраслевые списки организаций, документы которых подлежат и не подлежат приему в государственные, муниципальные архивы Республики Мордовия, изменения и дополнения к спискам;

5) списки учреждений (лиц) - источников комплектования государственных и муниципальных архивов Республики Мордовия, изменения и дополнения к спискам;

6) перечни проектов (проблем, тем), научно-техническая документация, по которым подлежит приему в государственные и муниципальные архивы Республики Мордовия;

7) примерные и индивидуальные номенклатуры дел, исторические справки, инструкции по делопроизводству, положения об экспертных комиссиях и архивах организаций - источников комплектования государственных и муниципальных архивов Республики Мордовия;

8) описи дел постоянного хранения и по личному составу, составленные государственными и муниципальными архивами Республики Мордовия после проведения работ по упорядочению документов, акты о выделении к уничтожению документов и дел, созданных после 1945 г. и находящихся на хранении в государственных и муниципальных архивах Республики Мордовия;

9) представляемые организациями - источниками комплектования государственных и муниципальных архивов Республики Мордовия описи дел постоянного хранения управленческой, научно-технической, аудиовизуальной и электронной документации, описи дел по личному составу и долговременного хранения, акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения;

10) описи особо ценных документов, хранящихся в государственных и муниципальных архивах Республики Мордовия, описи особо ценных документов, представляемые организациями - источниками комплектования государственных и муниципальных архивов Республики Мордовия;

11) предложения архивных учреждений Республики Мордовия о включении отдельных документов в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Республики Мордовия;

12) информацию о работе ЭМК - ЭК архивных учреждений Республики Мордовия, а также ЦЭК - ЭК исполнительных органов государственной власти республики Мордовия, организаций Республики Мордовия по вопросам, входящим в компетенцию этих комиссий;

13) спорные вопросы экспертизы ценности документов и комплектования ими государственных и муниципальных архивов Республики Мордовия, архивов организаций, возникающие при отборе и подготовке документов Архивного фонда Республики Мордовия к передаче на постоянное хранение;

14) акты о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны, перечень дел, предлагаемых к списанию.

7. ЭПК выносит рекомендации по результатам обсуждения:

предложений архивных органов и учреждений, организаций Республики Мордовия об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных действующими перечнями, а также по вопросам изменения установленных сроков хранения;

спорных вопросов экспертизы ценности и фондирования документов организаций - источников комплектования архивных органов и учреждений Республики Мордовия, возникающих при отборе и подготовке документов к передаче на государственное хранение;

вопросов о приеме на государственное хранение документов личного происхождения.

8. ЭПК рассматривает и выносит решения:

1) об утверждении: описей дел постоянного хранения, актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, образовавшихся после 1945 г., перечней проектов (проблем, тем), научно-техническая документация по которым подлежит приему в государственные и муниципальные архивы, акты о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны, перечень дел, предлагаемых к списанию (подпункты 6 - 10, 14 пункта 6);

2) о согласовании примерных индивидуальных номенклатур дел, описей по личному составу, исторических справок, инструкций по делопроизводству, положений об ЭК и архиве (подпункты 7, 9 пункта 6);

3) об одобрении: проектов нормативных документов, программ и результатов изучения вопросов экспертизы ценности документов (подпункты 1, 2 пункта 6), предложений об установлении сроков хранения документов (подпункт 3 пункта 6), отраслевых списков видов организаций, изменений и дополнений к ним (подпункт 4 пункта 6), списков организаций - источников комплектования государственных и муниципальных архивов Республики Мордовия (подпункт 5 пункта 6), Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Республики Мордовия (подпункт 11 пункта 6);

4) об одобрении методических рекомендаций по вопросам экспертизы ценности документов и отбора их в состав Архивного фонда Республики Мордовия, подготовленных работниками Министерства культуры, национальной политики, туризма и архивного дела Республики Мордовия.

9. ЭПК выносит рекомендации по результатам обсуждения:

1) предложений по разработке (переработке) нормативных документов и методических пособий по вопросам экспертизы ценности документов и комплектования ими государственных и муниципальных архивов Республики Мордовия, архивов организаций (подпункт 3 пункта 6);

2) информации о работе ЭМК - ЭК архивных учреждений и ЦЭК - ЭК исполнительных органов государственной власти Республики Мордовия.

3. Права ЭПК

10. ЭПК имеет право:

1) определять по результатам проведения экспертизы ценности состав документов, подлежащих включению в архивные фонды Республики Мордовия;

2) требовать при рассмотрении описей дел постоянного хранения, по личному составу представления организацией - источником комплектования актов о выделении документов к уничтожению, если при рассмотрении описи выявлена неполнота состава включенных в опись дел и документов;

3) требовать от ЭМК - ЭК архивных учреждений и ЦЭК - ЭК исполнительных органов государственной власти Республики Мордовия - источников комплектования соблюдения порядка оформления и полноты состава документов, представляемых на рассмотрение ЭПК, возвращать составителям некачественно подготовленные документы;

4) рекомендовать организациям принятие мер по розыску недостающих дел (документов) постоянного хранения, запрашивать письменные объяснения руководителей о причинах отсутствия, утраты или незаконного уничтожения документов;

5) запрашивать предложения и заключения архивных органов и учреждений, организаций по методическим и практическим вопросам отбора документов на хранение, а также протоколы заседаний экспертных комиссий организаций - источников комплектования по рассмотрению указанных вопросов и материалы к ним;

6) информировать руководителей архивных учреждений Республики Мордовия и организаций-источников комплектования государственных муниципальных архивов Республики Мордовия по вопросам, относящихся к деятельности ЭМК - ЭК и ЦЭК - ЭК;

7) возвращать составителям для доработки некачественно подготовленные документы, по которым ЭПК имеет право выносить соответствующие решения (подпункты 1, 2 пункта 8).

4. Организация работы ЭПК

11. Деятельность ЭПК предусматривается соответствующими планами основных мероприятий Министерства и осуществляется в соответствии с графиком работы ЭПК на год, утвержденным приказом Министра культуры, национальной политики, туризма и архивного дела Республики Мордовия.

Заседания ЭПК созываются в соответствии с графиком работы ЭПК, а также по мере необходимости.

Заседание ЭПК считается правомочным, если на нем присутствует более половины ее членов.

ЭПК организует и проводит при необходимости выездные заседания в муниципальных образованиях Республики Мордовия, в крупных организациях - источников комплектования, совместные заседания с ЦЭК отраслевых органов государственной власти Республики Мордовия.

12. Поступающие на рассмотрение ЭПК документы должны быть оформлены с учетом требований Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, настоящего Положения, иметь необходимое количество экземпляров.

13. Документы, представленные на рассмотрение ЭПК с нарушением требований, установленных настоящим Положением, к рассмотрению не принимаются.

14. Документы, поступившие на рассмотрение ЭПК, по указанию председателя ЭПК передаются исполнителям через секретаря ЭПК.

15. Секретарь ЭПК:

организует проверку правильности оформления документов, поступивших на рассмотрение ЭПК;

передает документы исполнителю в соответствии с указаниями председателя ЭПК;

обеспечивает подготовку проектов повестки дня заседания ЭПК;

обеспечивает своевременное представление документов, подлежащих рассмотрению на заседании ЭПК, их регистрацию и учет, готовит документы к рассмотрению;

обеспечивает созыв заседаний ЭПК, ведет их протокол;

осуществляет учет и отчетность о работе ЭПК, ведет документацию и обеспечивает ее сохранность;

осуществляет контроль за сроками прохождения документов и исполнения решений ЭПК;

выполняет иные обязанности по поручению председателя ЭПК.

16. Заседания ЭПК протоколируются. Протоколы заседаний подписываются председателем и секретарем ЭПК и утверждаются Министром культуры, национальной политики, туризма и архивного дела Республики Мордовия.

Решения ЭПК принимаются по каждому вопросу (документу) отдельно большинством голосов присутствующих на заседании членов. При разделении голосов поровну решение принимается председателем ЭПК.

Особые мнения членов ЭПК И других присутствующих на заседании ЭПК лиц отражаются в протоколе или прилагаются к нему.

Выписки из протокола ЭПК оформляются секретарем в течение 3 рабочих дней после утверждения протокола и направляются в организации - источники комплектования, архивные органы и учреждения Республики Мордовия.

17. Вид контроля и сроки предоставления информации о выполнении решений ЭПК должны быть определены в тексте самого решения, в случае их отсутствия устанавливаются председателем ЭПК.

Снятие с контроля решений ЭПК осуществляется председателем ЭПК.

18. ЭПК имеет печати и штампы об утверждении, согласовании документов, предусмотренных частью 6 настоящего Положения.

19. Если решение ЭПК подлежит дальнейшему рассмотрению Центральной экспертно-проверочной комиссией при Федеральном архивном агентстве, то необходимые приложения к нему готовятся согласно Перечню основных документов, представляемых на рассмотрение Центрально-экспертно-проверочной комиссии при Федеральном архивном агентстве.

20. Деятельность в ЭПК работников Министерства культуры, национальной политики, туризма и архивного дела и других архивных учреждений Республики Мордовия предусматривается в планах работы по месту их основной деятельности и дополнительной оплате не подлежит.