Постановление Администрации Большеигнатовского муниципального района Республики Мордовия от 16 июня 2017 г. N 307 "Об утверждении технологической схемы предоставления муниципальной услуги "Предоставление архивных справок, копий архивных документов, выписок из архивных документов"

В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 27.09.2011 N 797 "О взаимодействии между многофункциональными центрами предоставления государственных и муниципальных услуг и федеральными органами исполнительной власти, органами государственных внебюджетных фондов, органами государственной власти субъектов Российской Федерации, органами местного самоуправления"постановляю:

1. Утвердить технологическую схему предоставления муниципальной услуги "Предоставление архивных справок, копий архивных документов, выписок из архивных документов"по принципу "одного окна"

3. Разместить утвержденную технологическую схему на официальном сайте администрации Большеигнатовского муниципального района РМ.

3. Контроль за исполнением постановления возложить на руководителя аппарата администрации Большеигнатовского муниципального района И.М. Поняеву.

4. Постановление вступает в силу с момента подписания.

Глава Большеигнатовского муниципального района

Т.Н. Полозова

Технологическая схема
предоставления муниципальной услуги "Предоставление архивных справок, копий архивных документов, выписок из архивных документов
(утв. постановлением администрации Большеигнатовского муниципального района Республики Мордовия от 16 июня 2017 г. N 307)

Раздел 1. "Общие сведения муниципальной услуге"

N п/п	Параметр	Значение параметра/состояние
1	Наименование органа, предоставляющего услугу	Администрация Большеигнатовского муниципального района Республики Мордовия
2	Номер услуги в федеральном реестре	-
3	Полное наименование услуги	Предоставление архивных справок, копий архивных документов, выписок из архивных документов
4	Краткое наименование услуги	-
5	Административный регламент предоставления услуги	Административный регламент администрации Большеигнатовского муниципального района по предоставлению муниципальной услуги по выдаче архивных справок, копий архивных документов, выписок из архивных документов, утвержден постановлением администрации Большеигнатовского муниципального района 05 ноября 2015 года N 431
6	Перечень "подуслуг"	нет
7	Способы оценки качества предоставления услуги	нет

Раздел 2. Общие сведения об услуге

Срок предоставления в зависимости от условий		Основания отказа в приеме документов	Основания отказа в предоставлении услуги	Основания приостановления предоставления услуги	Срок приостановления предоставления услуги	Плата за предоставление "подуслуги"			Способ обращения за получением услуги	Способ получения результата услуги
при подаче заявления по месту жительства (месту нахождения юр. лица)	при подаче заявления не по месту жительства (по месту обращения)					наличие платы (государственной пошлины)	реквизиты нормативного правового акта, являющегося основанием для взимания платы (государственной пошлины)	КБК для взимания платы (государственной пошлины), в том числе через МФЦ
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11
30 дней с даты регистрации заявления в Муниципальном архиве администрации Большеигнатовского муниципального района или в МКАУ "ОМА Большеигнатовского муниципального района"(далее по тексту - Архив)	30 дней с даты регистрации заявления в Муниципальном архиве администрации Большеигнатовского муниципального района или в МКАУ "ОМА Большеигнатовского муниципального района"(далее по тексту - Архив)	- отсутствуют оригиналы документов, указанные в пунктах 23, 4 Административного регламента; - представленные копии документов, указанные в пунктах 23, 4 Административного регламента и поступившие по почте, нотариально не заверены; - текст заявления не поддается прочтению; - повторное заявление, в котором не приводятся новые доводы или обстоятельства, если ранее заявителю давался письменный ответ по существ, - представление заявления и (или) документов, не соответствующих требованиям пунктов 22, 3, 4 Административного регламента; - представление неполного комплекта необходимых документов.	- отсутствие запрашиваемых сведений; - запрашиваемые сведения не относятся к составу хранящихся в архиве архивных документов (непрофильные).	- отсутствие запрашиваемых сведений; - запрашиваемые сведения не относятся к составу хранящихся в архиве архивных документов (непрофильные).	нет	нет	-	-	- посредством личного обращения заявителя в Архив; - посредством почтового отправления; - через МБУ "МФЦ Большеигнатовского муниципального района РМ"(далее по тексту - МФЦ); - посредством отправления заявления на электронную почту Архива и МФЦ; - по телефону	- посредством личного обращения заявителя в Архив; - посредством почтового отправления; - через МБУ "МФЦ Большеигнатовского муниципального района РМ"(далее по тексту - МФЦ); - посредством отправления заявления на электронную почту Архива и МФЦ; - по телефону

Раздел 3. Сведения о заявителях услуги

N п/п	Категории лиц, имеющих право на получение услуги	Документ, подтверждающий правомочие заявителя соответствующей категория на получение услуги	Установленные требования к документу, подтверждающему правомочие заявителя соответствующей категории на получение услуги	Наличие возможности подачи заявления на предоставление услуги представителями заявителя	Исчерпывающий перечень лиц, имеющих право на подачу заявления от имени заявителя	Наименование документа, подтверждающего право подачи заявления от имени заявителя	Установленные требования к документу, подтверждающему право подачи заявления от имени заявителя
1	2	3	4	5	6	7	8
1	Физические лица	- паспорта гражданина Российской Федерации - для граждан РФ; - доверенность; - паспорта иностранного гражданина либо иной документ, установленного федеральным законом или признаваемого в соответствии с международным договором РФ в качестве документа, удостоверяющего личность иностранного гражданина, - для иностранных граждан; - документ, выданный иностранным государством и признаваемый в соответствии с международным договором РФ в качестве документа, удостоверяющего личность лица без гражданства, разрешения на временное проживание, вида на жительство либо иных документов, предусмотренных Федеральным законом или признаваемых в соответствии с международным договором РФ в качестве документов, удостоверяющих личность лица без гражданства, - для лиц без гражданства.	Документы должен быть изготовлены по единому образцу с указанием всех реквизитов	Имеется	Лица, имеющие соответствующие полномочия	Доверенность	Должна быть: подписана заявителем, действительна на срок обращения за предоставлением муниципальной услуги
2	Юридические лица	Решение (приказ) о назначении или избрании физического лица на должность	Должно содержать: подпись должностного лица, подготовившего документ, дату составления документа, информацию о праве физического лица действовать от имени заявителя без доверенности. Должно быть действительным на срок обращения за предоставлением муниципальной услуги	Имеется	Лица, имеющие соответствующие полномочия	Доверенность	Должна быть: заверена печатью заявителя, пописана руководителем заявителя или уполномоченным этим руководителем лицом, действительна на срок обращения за предоставлением муниципальной услуги

Раздел 4. Документы, предоставляемые заявителем для получения услуги

N п/п	Категория документа	Наименования документов, которые предоставляет заявитель для получения услуги	Количество необходимых экземпляров документа с указанием подлинник/копия	Условие предоставления документа	Установленные требования к документу	Форма (шаблон) документа	Образец документа/заполнения документа
1	2	3	4	5	6	7	8
1.	Заявление о предоставлении муниципальной услуги	Заявление на предоставление архивных справок	1 экз., оригинал Действия: проверка на соответствие установленным требованиям, формирование в дело	нет	Заявление должно содержать следующую информацию: 1) суть обращения, а также сведения, необходимые для его исполнения; 2) сведения о заявителе: - для юридических лиц: название организации; юридический и почтовый адрес; телефон и электронный адрес при их наличии; дату отправления и номер запроса; наименование должности, фамилию, имя, отчество должностного лица. - для физических лиц: фамилию, имя, отчество заявителя; год и место рождения заявителя; почтовый адрес места жительства; телефон и электронный адрес при их наличии; 3) дата отправления заявления, подпись заявителя, а также другие сведения, необходимые для исполнения запроса.	Форма в Приложении 1 к технологической схеме	Образец заполнения заявления в Приложении 2 к технологической схеме
		Заявление на предоставление копий архивных документов	1 экз., оригинал Действия: проверка на соответствие установленным требованиям, формирование в дело	нет	Заявление должно содержать следующую информацию: 1) суть обращения, а также сведения, необходимые для его исполнения; 2) сведения о заявителе: - для юридических лиц: название организации; юридический и почтовый адрес; телефон и электронный адрес при их наличии; дату отправления и номер запроса; наименование должности, фамилию, имя, отчество должностного лица. - для физических лиц: фамилию, имя, отчество заявителя; год и место рождения заявителя; почтовый адрес места жительства; телефон и электронный адрес при их наличии; 3) дата отправления заявления, подпись заявителя, а также другие сведения, необходимые для исполнения запроса.	Форма в Приложении 1 к технологической схеме	Образец заполнения заявления в Приложении 3 к технологической схеме
		Заявление на предоставление выписки из архивных документов	1 экз., оригинал Действия: проверка на соответствие установленным требованиям, формирование в дело	нет	Заявление должно содержать следующую информацию: 1) суть обращения, а также сведения, необходимые для его исполнения; 2) сведения о заявителе: - для юридических лиц: название организации; юридический и почтовый адрес; телефон и электронный адрес при их наличии; дату отправления и номер запроса; наименование должности, фамилию, имя, отчество должностного лица. - для физических лиц: фамилию, имя, отчество заявителя; год и место рождения заявителя; почтовый адрес места жительства; телефон и электронный адрес при их наличии; 3) дата отправления заявления, подпись заявителя, а также другие сведения, необходимые для исполнения запроса.	Форма в Приложении 1 к технологической схеме	Образец заполнения заявления в Приложении 4 к технологической схеме
2.	Документ, удостоверяющий личность	- паспорта гражданина Российской Федерации; - паспорт иностранного гражданина;	1 экз., оригинал Действия: проверка на соответствие установленным требованиям, формирование в дело	нет	Соответствие требованиям, установленным федеральным законом или признаваемого в соответствии с международным договором РФ в качестве документа, удостоверяющего личность иностранного гражданина	нет	нет
3.	Письменное согласие лица, в отношении которого запрашиваются сведения, либо документы, подтверждающие факт смерти лица	Согласие, свидетельство о смерти или справка о смерти	1 экз., оригинал Действия: проверка на соответствие установленным требованиям, формирование в дело	нет	Соответствие требованиям, установленным законодательством РФ	нет	нет
4.	Документы, подтверждающие родство с лицом, в отношении которого запрашиваются сведения	Свидетельства о рождении, справки о рождении и т.д.	1 экз., оригинал Действия: проверка на соответствие установленным требованиям, формирование в дело	нет	Соответствие требованиям, установленным законодательством РФ	нет	нет
5.	Документы, подтверждающие право наследования	Справки, выписки	1 экз., оригинал Действия: проверка на соответствие установленным требованиям, формирование в дело	нет	Соответствие требованиям, установленным законодательством РФ	нет	нет

Раздел 5. Документы и сведения, получаемые посредством межведомственного информационного взаимодействия

Реквизиты актуальной технологической карты межведомственного взаимодействия	Наименование запрашиваемого документа (сведения)	Перечень и состав сведений, запрашиваемых в рамках межведомственного информационного взаимодействия	Наименование органа (организации), направляющего(ей) межведомственный запрос	Наименование органа (организации), в адрес которого(ой) направляется межведомственный запрос	SID электронного сервиса/ наименование вида сведений	Срок осуществления межведомственного информационного взаимодействия	Формы (шаблоны) межведомственного запроса и ответа на межведомственный запрос	Образцы заполнения форм межведомственного запроса и ответа на межведомственный запрос
1	2	3	4	5	6	7	8	9
нет	нет	нет	нет	нет	нет	нет	нет	нет

Раздел 6. Результат услуги

N п/п	Документ/ документы, являющийся(еся) результатом услуги	Требования к документу/ документам, являющемуся(ихся) результатом услуги	Характеристика результата услуги (положительный/ отрицательный)	Форма документа/ документов, являющегося(ихся) результатом услуги	Образец документа/ документов, являющегося(ихся) результатом услуги	Способы получения результата услуги	Срок хранения невостребованных заявителем результатов услуги
							в органе	в МФЦ
1	2	3	4	5	6	7	8	9
1.	Архивная справка	- составляется на бланке архива с обозначением названия: "Архивная справка" исходящей даты, регистрационного номера, ссылки на регистрационный номер и дату документа. В правый стороне верхней части листа указывается фамилия, имя, отчество лица, которому адресуется справка, затем почтовый адрес; - в документе приводятся ссылки на источники, послужившие основание для ее составления (номера фондов, описей, дел, листов); - документ распечатывается на листе бумаги формата А4 в 2-х экземплярах, заверяется подписью руководителя аппарата администрации Большеигнатовского муниципального района, начальника архива и печатью; - один экземпляр архивной справки, выдается заявителю, второй - вместе с заявлением хранится в архиве в течение 10 лет (ЭПК ст. 280 ПГ).	Положительный	Форма в Приложении 5 к технологической схеме	Образец документа в Приложении 6 к технологической схеме	- лично заявителю; - МФЦ (на бумажном носителе); - заявителю по почте.	10 лет	2 месяца
2.	Копия архивного документа	- дословно воспроизводится (машинописном, ксерокопией или иным способом) весь текст документа - оригинала; - составляется на бланке архива с обозначением названия: "Архивная копия" исходящей даты, регистрационного номера, ссылки на регистрационный номер и дату документа. В правый стороне верхней части листа указывается фамилия, имя, отчество лица, которому адресуется справка, затем почтовый адрес; - в документе приводятся ссылки на источники, послужившие основание для ее составления (номера фондов, описей, дел, листов); - документ распечатывается на листе бумаги формата А4 в 2-х экземплярах, заверяется подписью руководителя аппарата администрации Большеигнатовского муниципального района, начальника архива и печатью; - один экземпляр архивной справки, выдается заявителю, второй - вместе с заявлением хранится в архиве в течение 10 лет (ЭПК ст. 280 ПГ).	Положительный	Форма в Приложении 7 к технологической схеме	Образец документа в Приложении 8 к технологической схеме	- лично заявителю; - МФЦ (на бумажном носителе); - заявителю по почте.	10 лет	2 месяца
3.	Выписка из архивного документа	- дословно воспроизводится (машинописном, ксерокопией или иным способом) весь текст документа - оригинала; - составляется на бланке архива с обозначением названия: "Архивная выписка" исходящей даты, регистрационного номера, ссылки на регистрационный номер и дату документа. В правый стороне верхней части листа указывается фамилия, имя, отчество лица, которому адресуется справка, затем почтовый адрес; - в документе приводятся ссылки на источники, послужившие основание для ее составления (номера фондов, описей, дел, листов); - документ распечатывается на листе бумаги формата А4 в 2-х экземплярах, заверяется подписью руководителя аппарата администрации Большеигнатовского муниципального района, начальника архива и печатью; - один экземпляр архивной справки, выдается заявителю, второй - вместе с заявлением хранится в архиве в течение 10 лет (ЭПК ст. 280 ПГ).	Положительный	Форма в Приложении 9 к технологической схеме	Образец документа в Приложении 10 к технологической схеме	- лично заявителю; - МФЦ (на бумажном носителе); - заявителю по почте.	10 лет	2 месяца
4.	Письмо (ответы об отсутствии запрашиваемых сведений)	При отсутствии сведений в архивных документах, необходимых для исполнения запроса составляется отрицательный ответ. В ответе излагается причина, по которой не представляется возможным выдать запрашиваемый документ или справку, о дальнейших путях поиска необходимой информации, о направлении соответствующего запроса на исполнение в другой архив или организацию. Документ распечатывается на листе бумаги формата А4 в 2-х экземплярах, заверяется подписью руководителя аппарата администрации Большеигнатовского муниципального района, начальника архива и печатью.	Отрицательный	Форма в Приложении 11 к технологической схеме	Образец документа в Приложении 12 к технологической схеме	- лично заявителю; - МФЦ (на бумажном носителе); - заявителю по почте.	10 лет	2 месяца

Раздел 7. Технологические процессы предоставления услуги

N п/п	Наименование процедуры процесса	Особенности исполнения процедуры процесса	Сроки исполнения процедуры (процесса)	Исполнитель процедуры процесса	Ресурсы, необходимые для выполнения процедуры процесса	Формы документов, необходимые для выполнения процедуры процесса
1	2	3	4	5	6	7
1. Прием и регистрация запроса (заявления) и прилагаемых к нему документов
1.	Прием и регистрация запроса заявителя	Должностное лицо Архива: Основанием для начала выполнения административной процедуры является поступление запроса заявителя в Архив посредством личного обращения заявителя, по почте, в электронном варианте через электронную почту. Регистрации подлежат все поступившие запросы, независимо от способа их поступления. При поступлении запроса посредством электронной почты он распечатывается на бумажном носителе и в дальнейшем работа с ним ведётся в установленном порядке аналогично запросу, полученному на бумажном носителе. Должностное лицо Архива, ответственное за приём и регистрацию документов, в установленном порядке заносит сведения в журнал регистрации. При регистрации запросу присваивается соответствующий регистрационный номер. В случае если заявитель обратился с несколькими запросами по разным вопросам, каждое обращение регистрируется отдельно. По желанию заявителя при приёме и регистрации запроса на втором экземпляре заявления должностное лицо, ответственное за прием и регистрацию, проставляет отметку о принятии с указанием регистрационного номера и даты регистрации.	В день поступления	Должностное лицо Архива	документационное обеспечение, технологическое обеспечение	нет
		Сотрудник МФЦ: Основанием для начала выполнения административной процедуры является поступление запроса заявителя в МФЦ посредством личного обращения заявителя, по почте, в электронном варианте через электронную почту. Регистрации подлежат все поступившие запросы, независимо от способа их поступления. При поступлении запроса посредством электронной почты он распечатывается на бумажном носителе и в дальнейшем работа с ним ведётся в установленном порядке аналогично запросу, полученному на бумажном носителе. Специалист МБУ "МФЦ" ответственный за прием и регистрацию документов: устанавливает личность заявителя, проверяет полномочия заявителя, в том числе полномочия представителя заявителя действовать от его имени; проверяет наличие всех документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги; проверяет соответствие представленных документов установленным требованиям, а именно: документы, в установленных законодательством случаях удостоверены, скреплены печатями, имеют надлежащие подписи сторон или определенных законодательством должностных лиц; тексты документов написаны разборчиво, наименования юридических лиц без сокращения, с указанием их места нахождения; фамилии, имена и отчества физических лиц, название юридического лица, адреса их места жительства и места нахождения написаны полностью; в документах нет подчисток, приписок, зачеркнутых слов и иных не оговоренных в них исправлений; документы не исполнены карандашом; документы не имеют серьезных повреждений, наличие которых не позволяет однозначно истолковать их содержание; осуществляет проверку представленных копий документов на их соответствие оригиналам. При отсутствии необходимых документов, несоответствии представленных документов установленным требованиям, специалист МФЦ, ответственный за прием и регистрацию документов, уведомляет заявителя о наличии препятствий для предоставления муниципальной услуги, объясняет заявителю содержание выявленных недостатков в представленных документах и предлагает принять меры по их устранению. Продолжительность приема и регистрации документов составляет не более 15 минут. Специалист МФЦ, ответственный за прием и регистрацию документов, вносит регистрирующую запись о приеме документов в регистрационную карточку автоматизированной системы учета входящей и исходящей документации в соответствии с действующими правилами ведения учета документов. После регистрации заявления специалист МФЦ направляет запрос и документы, необходимые для предоставления муниципальной услуги в Архив.	Не позднее следующего дня после поступления запроса	Специалист МФЦ	документационное обеспечение, технологическое обеспечение	нет
2. Рассмотрение документов, необходимых для предоставления архивной справки, копий архивных документов или выписки из архивного документа
1.	Анализ тематики поступивших запросов	Должностное лицо Архива, ответственное за исполнение запроса, осуществляет анализ тематики запросов с использованием архивных справочников, содержащих сведения о местах хранения документов, необходимых для исполнения запросов. В ходе анализа определяется: - степень полноты информации, содержащейся в запросе, необходимой для его исполнения; - место нахождения архивных документов, необходимых для исполнения запроса; - адрес конкретной организации, куда следует направить запрос по принадлежности для непосредственного исполнения. При выявлении недостаточности сведений, необходимых для исполнения запроса, или нечётко, неправильно сформулированного запроса должностное лицо, ответственное за исполнение запроса, готовит письменный запрос об уточнении и дополнении запроса заявителя необходимыми для исполнения сведениями.	В течение 7 дней с момента поступления запроса	Должностное лицо Архива	документационное обеспечение, технологическое обеспечение	нет
	Направление запросов на исполнение в организации по принадлежности	По итогам анализа запроса должностное лицо Архива, отвечающее за его исполнение, направляет запрос с сопроводительным письмом для исполнения в другие органы и организации, имеющие на хранении документы, необходимые для исполнения запроса. В случае, если запрос требует исполнения несколькими организациями, должностное лицо архивного отдела, ответственное за исполнение запроса, готовит проекты сопроводительных писем о направлении в соответствующие организации копии запроса, направляет с указанием о направлении ответа в адрес заявителя и для контроля в адрес Архива, одновременно информируя об этом получателя муниципальной услуги.	В течение 7 дней с момента поступления запроса	Должностное лицо Архива	документационное обеспечение, технологическое обеспечение	нет
3. Выдача архивной справки, копий архивных документов или выписки из архивного документа, либо мотивированный отказ в предоставлении муниципальной услуги
1.	Подготовка и направление ответа заявителю	Должностное лицо Архива: По результатам исполнения запроса по имеющимся на хранении документам должностное лицо архивного отдела готовит архивные справки, архивные выписки, архивные копии либо мотивированный отказ. Результат предоставления муниципальной услуги выдается заявителю при предъявлении паспорта или иного удостоверяющего личность документа; доверенному лицу - при предъявлении доверенности, оформленной в установленном порядке	30 дней со дня регистрации письменного обращения. При наличии причин, не позволяющих подготовить ответ на запрос заявителя в установленный срок, может быть продлен срок предоставления муниципальной услуги не более чем на 30 дней с письменным объяснением задержки исполнения срока запроса.	Должностное лицо Архива	документационное обеспечение, технологическое обеспечение	нет
		Сотрудник МФЦ: Сотрудник МФЦ регистрирует результат в журнале выдачи результатов и выдает его заявителю при предъявлении паспорта или иного удостоверяющего личность документа; доверенному лицу - при предъявлении доверенности, оформленной в установленном порядке	В течение 3-х рабочих дней	Специалист МФЦ	документационное обеспечение, технологическое обеспечение	нет

Раздел 8. Особенности предоставления услуги в электронной форме

Способ получения заявителем информации о сроках и порядке предоставления услуги	Способ записи на прием в орган, МФЦ для подачи запроса о предоставлении услуги	Способ формирования запроса о предоставлении услуги	Способ приема и регистрации органом, предоставляющим услугу, запроса о предоставлении услуги и иных документов, необходимых для предоставления услуги	Способ оплаты государственной пошлины за предоставление услуги и уплаты иных платежей, взимаемых в соответствии с законодательством Российской Федерации	Способ получения сведений о ходе выполнения запроса о предоставлении услуги	Способ подачи жалобы на нарушение порядка предоставления услуги и досудебного(внесудебного) обжалования решений и действий (бездействия) органа в процессе получения услуги
1	2	3	4	5	6	7
Предоставление архивных справок, заверенных копий и выписок из архивных документов
На официальном сайте Администрации Большеигнатовского муниципального района Республики Мордовия: http://ignatovo.mordovia.ru	Запись заявителя в электронной форме на прием в орган: осуществляется по телефонам Архива и МФЦ, или по электронной почте Архива и МФЦ	С помощью специализированного программного обеспечения (Vipnet client)	Требуется предоставление заявителем документов на бумажном носителе	-	Электронная почта заявителя	Нет (электронная почта)