Постановление Администрации Великого Новгорода от 26 января 2018 г. N 293 "Об утверждении Положения об организации проектной деятельности в Администрации Великого Новгорода и функциональной структуры системы управления проектной деятельностью в Администрации Великого Новгорода" (с изменениями и дополнениями)

Постановление Администрации Великого Новгорода от 26 января 2018 г. N 293
"Об утверждении Положения об организации проектной деятельности в Администрации Великого Новгорода и функциональной структуры системы управления проектной деятельностью в Администрации Великого Новгорода"

В соответствии с постановлением Правительства Новгородской области от 12.10.2017 N 347 "Об организации проектной деятельности в Правительстве Новгородской области и органах исполнительной власти Новгородской области", в целях организации проектной деятельности в Администрации Великого Новгорода постановляю:

1. Утвердить прилагаемые:

Положение об организации проектной деятельности в Администрации Великого Новгорода;

функциональную структуру системы управления проектной деятельностью в Администрации Великого Новгорода.

2. Опубликовать настоящее постановление в газете "Новгород" и на официальном сайте Администрации Великого Новгорода в сети Интернет.

Мэр Великого Новгорода

Ю.И. Бобрышев

Положение
об организации проектной деятельности в Администрации Великого Новгорода
(утв. постановлением Администрации Великого Новгорода от 26 января 2018 г. N 293)

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение устанавливает порядок организации проектной деятельности в Администрации Великого Новгорода.

1.2. Термины, используемые в настоящем Положении:

проект - комплекс взаимосвязанных мероприятий, направленных на достижение уникальных результатов в условиях временных и ресурсных ограничений;

проектная деятельность - деятельность, связанная с инициированием, подготовкой, реализацией и завершением проектов.

1.3. Организационная структура системы управления проектной деятельностью включает в себя:

формируемые в целях реализации проектов или направлений постоянные органы управления проектной деятельностью - проектные офисы Администрации Великого Новгорода (далее - проектные офисы);

формируемые в целях реализации проектов или направлений временные органы управления проектной деятельностью, к которым относятся:

руководитель проекта, рабочей группы;

рабочая группа;

участники проекта.

1.4. Составы проектных офисов утверждаются постановлением Администрации Великого Новгорода.

2. Инициирование проектов

2.1. Предложения о реализации проектов разрабатываются и инициируются:

структурными подразделениями Администрации Великого Новгорода по собственной инициативе, а также в соответствии с поручениями Мэра Великого Новгорода, Правительства Новгородской области;

общественными объединениями, научными и иными организациями.

2.2. При наличии поручения Мэра Великого Новгорода, Правительства Новгородской области о целесообразности реализации проекта разработка предложения о реализации проекта не требуется.

По соответствующему проекту формируется паспорт проекта.

2.3. Инициатор проекта представляет предложение о реализации проекта в соответствующий проектный офис.

2.4. Предложение о реализации проекта должно содержать идею проекта, описание проблем, цели, конкретные результаты и показатели, базовые подходы к способам, этапам и формам их достижения, обоснование оценки сроков, финансового обеспечения с указанием источников финансирования, риски и иные сведения о проекте.

2.5. Соответствующий проектный офис в течение 5 рабочих дней со дня поступления предложения о реализации проекта регистрирует предложение о реализации проекта и направляет его для согласования заинтересованным структурным подразделениям Администрации Великого Новгорода.

Заинтересованные структурные подразделения Администрации Великого Новгорода рассматривают предложение о реализации проекта и в течение 10 рабочих дней со дня его поступления направляют в адрес инициатора проекта письменное заключение, которое содержит согласие с предложением о реализации проекта или замечания к предложению о реализации проекта.

2.6. Инициатор проекта с участием заинтересованных структурных подразделений Администрации Великого Новгорода в течение 10 рабочих дней со дня поступления письменного заключения и замечаний при необходимости обеспечивает доработку и согласование предложения о реализации проекта.

2.7. Инициатор проекта направляет в соответствующий проектный офис доработанное предложение о реализации проекта или заключение, в котором содержится обоснование невозможности и (или) нецелесообразности доработки предложения о реализации проекта, с приложением письменного заключения или предложений и замечаний, указанных в пункте 2.5 настоящего Положения.

2.8. Поступившее в проектный офис предложение о реализации проекта рассматривается на очередном заседании проектного офиса с целью принятия одного из следующих решений:

о целесообразности реализации проекта и разработки паспорта проекта;

об урегулировании разногласий и о целесообразности реализации проекта и разработки паспорта проекта;

о нецелесообразности реализации проекта.

2.9. Решение о целесообразности разработки паспорта проекта должно содержать информацию о разработчике паспорта проекта (далее - разработчик).

3. Паспорт проекта

3.1. Паспорт проекта разрабатывается разработчиком, определенным решением соответствующего проектного офиса, и включает в себя: наименование, обоснование, основания для инициирования, цели, целевые показатели и критерии успешности, способы достижения целей и задач, ключевые риски и возможности, сроки начала и окончания, оценку финансового обеспечения с указанием источников финансирования, сведения об исполнителях и соисполнителях мероприятий проекта и иные сведения.

3.2. Паспорт проекта направляется разработчиком на согласование заинтересованным структурным подразделениям Администрации Великого Новгорода, организациям - потенциальным исполнителям или соисполнителям мероприятий проекта (далее - исполнители мероприятий проекта).

3.3. Исполнители мероприятий проекта в течение 15 рабочих дней со дня поступления паспорта проекта рассматривают, согласовывают соответствующие материалы и направляют их разработчику.

3.4. При поступлении замечаний и предложений от исполнителей мероприятий проекта разработчик в течение 7 рабочих дней со дня их поступления осуществляет доработку паспорта проекта и направляет его на повторное согласование исполнителям мероприятий проекта.

Неурегулированные разногласия вносятся разработчиком в лист разногласий (приложение N 1 к настоящему Положению).

3.5. В случае если замечания от исполнителей мероприятий проекта не поступили разработчику в установленный срок, паспорт проекта считается согласованным.

3.6. Согласованный паспорт проекта вносится разработчиком на очередное заседание соответствующего проектного офиса.

Проектный офис в течение 5 рабочих дней со дня поступления паспорта проекта рассматривает согласованный паспорт проекта и принимает одно из следующих решений:

об утверждении паспорта проекта и о реализации проекта, о назначении руководителя проекта и об утверждении состава рабочей группы;

об урегулировании разногласий;

о необходимости доработки паспорта проекта при наличии неурегулированных разногласий.

4. Подготовка, реализация проекта, внесение изменений в проект

4.1. Руководитель проекта в течение 20 рабочих дней со дня утверждения паспорта проекта обеспечивает разработку рабочего плана реализации проекта - "дорожной карты" (далее - "дорожная карта"), который состоит из следующих документов:

план реализации проекта с указанием контрольных точек реализации;

план согласований и контрольных мероприятий проекта;

план финансового обеспечения проекта.

"Дорожная карта" утверждается первым заместителем Главы администрации Великого Новгорода.

4.2. Оперативное управление реализацией проекта осуществляется руководителем проекта в соответствии с утвержденной "дорожной картой".

4.3. В случае если в проекте определены этапы реализации, мероприятия очередного этапа начинаются по завершении предыдущего этапа реализации проекта.

Завершение очередного этапа реализации проекта оформляется протоколом, который утверждается соответствующим проектным офисом.

4.4. В ходе реализации проекта в "дорожную карту" могут быть внесены изменения, которые должны быть согласованы с первым заместителем Главы администрации Великого Новгорода. По результатам проведенной оценки составляется отчет о ходе реализации проекта по форме согласно приложению N 2 к настоящему Положению.

4.5. В ходе реализации проекта инициатором проекта с участием рабочей группы проводится соответствующая оценка актуальности его целей, задач и способов реализации с учетом имеющихся рисков и возможностей по повышению выгод от реализации проекта.

4.6. Разработка и согласование проектов правовых актов, подготавливаемых в рамках реализации проектов, осуществляются структурными подразделениями Администрации Великого Новгорода - участниками проекта в порядке, установленном Регламентом Администрации Великого Новгорода.

5. Завершение проекта

5.1. Руководитель проекта в течение 20 рабочих дней со дня завершения реализации проекта готовит проект протокола о завершении проекта, а также итоговый отчет о реализации проекта и направляет их на согласование в рабочую группу.

5.2. Согласованный проект протокола о завершении проекта, а также итоговый отчет о реализации проекта в течение 3 рабочих дней со дня завершения согласования направляются на рассмотрение в соответствующий проектный офис.

5.3. Проектный офис рассматривает проект протокола о завершении проекта, а также итоговый отчет о реализации проекта в течение 15 рабочих дней со дня их поступления.

5.4. На заседании проектного офиса принимается одно из следующих решений:

об утверждении проекта протокола о завершении проекта, а также итогового отчета о реализации проекта;

об отклонении проекта протокола о завершении проекта, а также итогового отчета о реализации проекта и необходимости продолжения реализации проекта.

5.5. В случае отклонения проектным офисом проекта протокола о завершении проекта, а также итогового отчета о реализации проекта руководитель проекта в течение 5 рабочих дней со дня принятия такого решения готовит пояснения в письменном виде для повторного рассмотрения проекта протокола о завершении проекта на заседании проектного офиса.

6. Мониторинг реализации проектов

6.1. Мониторинг реализации проектов представляет собой систему мероприятий по измерению фактических параметров проектов, расчету отклонения фактических параметров проектов от плановых, анализу их причин, прогнозированию хода реализации проектов.

6.2. Мониторинг реализации проектов проводится в отношении:

паспорта проекта;

"дорожной карты".

6.3. Мониторинг реализации проектов осуществляют:

руководитель проекта - в отношении "дорожной карты";

проектные офисы - в отношении паспорта проекта.

6.4. Руководитель проекта ежемесячно, не позднее последнего рабочего дня отчетного месяца, представляет данные мониторинга реализации проекта в соответствующий проектный офис.

6.5. На заседаниях проектного офиса руководитель проекта докладывает информацию о ходе реализации проекта. В случае выявления рисков реализации проекта, требующих внесения изменений в паспорт и (или) "дорожную карту", дополнительно к информации о ходе реализации проекта докладывается информация о принятых мерах и (или) представляются соответствующие предложения о мероприятиях по корректирующим воздействиям.

В рамках указанных заседаний могут приниматься решения о проведении оценок и иных контрольных мероприятий по проекту.

6.6. Руководителем проекта подготавливается ежегодный отчет о ходе реализации проекта в сроки, определенные "дорожной картой", который рассматривается и утверждается проектным офисом в течение 20 рабочих дней со дня его поступления.

В течение 5 рабочих дней со дня утверждения проектным офисом указанный отчет публикуется руководителем проекта на официальном сайте Администрации Великого Новгорода в сети Интернет.

Приложение N 1
к Положению об организации
проектной деятельности
в Администрации Великого Новгорода

                                Лист

                            разногласий N __

        к паспорту проекта _________________________________________

                                   (наименование проекта)

     ____________________________________________________________________

Номер пункта паспорта проекта, содержание пункта	Полное наименование структурного подразделения Администрации Великого Новгорода и предлагаемая им редакция пункта	Позиция разработчика

     Разработчик __________________ _________________________________

                       (подпись)       (расшифровка подписи)

     "____" __________ 20___ год

Приложение N 2
к Положению об организации
проектной деятельности
в Администрации Великого Новгорода

                                 Форма

                      Отчет о ходе реализации проекта 

          ____________________________________________________

                          (наименование проекта)

_________________________________________________________________________

                            за ____________ год

                    Сведения о финансировании проекта

(тыс. рублей)
N п/п	Наименование	Всего		Средства федерального бюджета		Средства областного бюджета		Средства бюджета Великого Новгорода		Внебюджетные источники
		план на год	кассовый расход	план на год	кассовый расход	план на год	кассовый расход	план на год	кассовый расход	план на год	кассовый расход
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12

        Сведения о выполнении мероприятий "дорожной карты" проекта

N п/п	Наименование мероприятия	Срок реализации	Результат реализации мероприятия	Проблемы, возникшие в ходе реализации мероприятия
1	2	3	4	5

                       Сведения о достижении значений

               целевых показателей "дорожной карты" проекта

N п/п	Наименование целевого показателя, единица измерения	Значение целевого показателя			Обоснование отклонений значений целевого показателя на конец отчетного периода (при наличии)
		базовый год	отчетный год
			планируемый	фактический
1	2	3	4	5	6

             Результаты оценки эффективности реализации проекта

Степень достижения плановых значений целевых показателей ( )	Степень реализации мероприятий ( )	Степень соответствия запланированному уровню расходов ( )	Эффективность использования средств ( )	Эффективность реализации мероприятий проекта ( )
1	2	3	4	5

Оценка эффективности мероприятий проекта рассчитывается по следующим формулам:

1) степень достижения планового значения каждого целевого показателя проекта:

для целевых показателей, желательной тенденцией развития которых является увеличение значений:

;

для целевых показателей, желательной тенденцией развития которых является снижение значений:

,

где:

- степень достижения планового значения i-го целевого показателя;

- фактическое значение i-го целевого показателя, достигнутое на конец отчетного финансового года;

- плановое значение i-го целевого показателя.

Степень достижения плановых значений целевых показателей проекта:

,

где:

- степень достижения целевых показателей в целом по проекту;

- степень достижения планового значения i-го целевого показателя;

- количество целевых показателей по проекту;

2) степень реализации мероприятий проекта:

,

где:

- степень реализации мероприятий проекта;

- количество выполненных мероприятий;

- общее количество мероприятий, запланированных к реализации в отчетном году;

3) степень соответствия запланированному уровню расходов:

,

где:

- степень соответствия запланированному уровню расходов на реализацию проекта;

- фактические расходы на реализацию проекта в отчетном году;

- плановые расходы на реализацию проекта в отчетном году;

4) эффективность использования средств на реализацию мероприятий проекта:

,

где:

- эффективность использования средств на реализацию проекта;

- степень реализации проекта;

- степень соответствия запланированному уровню расходов на реализацию проекта;

5) эффективность реализации проекта:

,

где:

- эффективность реализации проекта;

- степень достижения целевых показателей в целом по проекту;

- эффективность использования средств на реализацию проекта.

Функциональная структура
системы управления проектной деятельностью в Администрации Великого Новгорода
(утв. постановлением Администрации Великого Новгорода от 26 января 2018 г. N 293)

1. Проектный офис Администрации Великого Новгорода

1.1. Проектные офисы Администрации Великого Новгорода (далее - проектные офисы) формируются на постоянной основе для реализации одного или нескольких проектов в рамках определенного направления.

1.2. Составы проектных офисов утверждаются постановлением Администрации Великого Новгорода.

Проектный офис возглавляет руководитель проектного офиса, а в его отсутствие - заместитель руководителя проектного офиса.

В состав проектного офиса включаются руководители либо заместители руководителей структурных подразделений Администрации Великого Новгорода.

1.3. Подготовку и организацию проведения заседаний проектных офисов осуществляет секретарь соответствующего проектного офиса.

1.4. Решение о проведении заседания проектного офиса принимается руководителем проектного офиса, а в случаях его отсутствия - заместителем руководителя проектного офиса.

Заседание проектного офиса считается правомочным, если на нем присутствует более одной трети членов проектного офиса.

Члены проектного офиса участвуют в заседаниях лично. В случае невозможности присутствия члена проектного офиса на заседании он имеет право представить свое мнение по рассматриваемым вопросам в письменной форме не позднее чем за один рабочий день до дня заседания проектного офиса.

1.5. Решения проектного офиса принимаются простым большинством голосов членов проектного офиса, присутствующих на заседании. В случае равенства голосов решающим является голос председательствующего на заседании проектного офиса.

1.6. Принимаемые на заседаниях проектного офиса решения оформляются протоколами, которые подписываются и утверждаются руководителем проектного офиса в течение 2 рабочих дней со дня проведения заседания проектного офиса.

Протокол заседания проектного офиса направляется членам проектного офиса в течение 2 рабочих дней со дня утверждения протокола.

1.7. Решения проектного офиса являются обязательными для реализации структурными подразделениями Администрации Великого Новгорода.

1.8. Проектный офис:

осуществляет контроль за ходом реализации проектов;

принимает решение о целесообразности (нецелесообразности) реализации проектов;

утверждает паспорта проектов;

утверждает составы рабочих групп;

назначает руководителей проектов;

запрашивает у заинтересованных структурных подразделений Администрации Великого Новгорода, руководителей проектов материалы и информацию по вопросам реализации проектов;

заслушивает руководителей проектов и членов рабочих групп по вопросам реализации проектов;

оценивает эффективность и результативность деятельности руководителей проектов;

утверждает протоколы и отчеты о реализации проектов, а также итоговые отчеты о реализации проектов;

проводит мониторинг реализации проектов в отношении паспортов проектов.

2. Рабочая группа

2.1. Рабочая группа формируется в целях реализации одного проекта в рамках определенного направления.

2.2. Состав рабочей группы утверждается проектным офисом.

В состав рабочей группы включаются руководители либо заместители руководителей структурных подразделений Администрации Великого Новгорода, являющихся исполнителями или соисполнителями мероприятий проекта либо заинтересованными в результатах реализации проекта.

В состав рабочей группы могут включаться представители научных и общественных организаций, предприятий и организаций Великого Новгорода, приглашенные лица, руководители организаций, являющихся исполнителями или соисполнителями мероприятий проекта либо заинтересованными в результатах реализации проекта.

2.3. Руководство деятельностью рабочей группы осуществляет руководитель рабочей группы, который одновременно является руководителем проекта (в его отсутствие - заместитель руководителя рабочей группы), в компетенцию которого входит:

принятие решений о проведении заседаний рабочей группы при возникновении вопросов, относящихся к ее полномочиям;

распределение обязанностей между членами рабочей группы;

утверждение повестки заседания рабочей группы;

ведение заседаний рабочей группы;

утверждение итоговых документов (протоколов) заседаний рабочей группы.

2.4. Рабочая группа правомочна рассматривать вопросы повестки дня, если на ее заседании присутствует более трети членов рабочей группы.

2.5. Подготовка материалов для заседания рабочей группы, проектов ее решений осуществляется членами рабочей группы.

2.6. Организационно-технические функции по подготовке и проведению заседаний рабочей группы, а также ведение делопроизводства рабочей группы осуществляет секретарь рабочей группы.

2.7. Решения рабочей группы принимаются открытым голосованием простым большинством голосов присутствующих на заседании членов рабочей группы.

2.8. Решения рабочей группы подписываются руководителем (в его отсутствие - заместителем) и секретарем рабочей группы.

2.9. Рабочая группа:

формирует цели, задачи проекта, механизм их реализации;

разрабатывает рабочий план реализации проекта - "дорожную карту";

запрашивает в установленном порядке от структурных подразделений Администрации Великого Новгорода, иных организаций и должностных лиц документы и информацию, необходимые для обеспечения деятельности рабочей группы (кроме сведений, составляющих государственную и коммерческую тайну);

взаимодействует с предприятиями, организациями, общественными объединениями в вопросах определения механизмов достижения установленных проектом целей;

принимает решение о необходимости разработки проектов правовых актов Администрации Великого Новгорода, проектов решений Думы Великого Новгорода по вопросам реализации проекта.

3. Руководитель проекта, рабочей группы

Руководитель проекта, рабочей группы:

осуществляет оперативное управление реализацией проекта, обеспечивая достижение целей, показателей, промежуточных, непосредственных и долгосрочных результатов и выгод проекта в рамках выделенного бюджета, в соответствии со сроками осуществления проекта и с заданными требованиями к качеству;

обеспечивает разработку, исполнение и своевременную актуализацию рабочего плана реализации проекта - "дорожной карты";

обеспечивает формирование и актуализацию документов и данных, касающихся проекта;

обеспечивает представление отчетности и организацию мониторинга реализации проекта;

выполняет иные функции, предусмотренные Положением об организации проектной деятельности в Администрации Великого Новгорода, иными нормативными правовыми актами, а также принимаемыми в соответствии с ними решениями проектного офиса.

4. Участники проекта

Участники проекта обеспечивают выполнение работ по проекту в соответствии с планами и иными документами проекта, указаниями руководителя соответствующего проекта, рабочей группы.