Приложение 1. Административный регламент предоставления муниципальной услуги по предоставлению архивных справок, архивных выписок, копий архивных документов

Приложение 1
к постановлению администрации Ханты-Мансийского района
от 14 сентября 2016 г. N 275

Административный регламент
предоставления муниципальной услуги по предоставлению архивных справок, архивных выписок, копий архивных документов

С изменениями и дополнениями от:

29 декабря 2016 г.

I. Общие положения

Предмет регулирования административного регламента

1. Административный регламент предоставления муниципальной услуги по предоставлению архивных справок, архивных выписок, копий архивных документов (далее - административный регламент, муниципальная услуга) устанавливает сроки и последовательность административных процедур и административных действий администрации Ханты-Мансийского района (далее также - администрация района, уполномоченный орган), а также порядок ее взаимодействия с заявителями при предоставлении муниципальной услуги.

Сведения о заявителях

2. Заявителями являются физические и юридические лица, обратившиеся за предоставлением муниципальной услуги, их законные представители, имеющие право в соответствии с законодательством Российской Федерации либо в силу наделения их заявителями в установленном порядке полномочиями выступать от их имени при предоставлении муниципальной услуги.

Порядок информирования о предоставлении муниципальной услуги

3. Информация о месте нахождения, справочных телефонах, графике работы, адресах электронной почты администрации района, ее органа и должностных лиц, участвующих в предоставлении муниципальной услуги (далее - место предоставления муниципальной услуги):

место нахождения (почтовый адрес): 628002, г. Ханты-Мансийск, ул. Гагарина, д. 214, адрес электронной почты: adm@hmrn.ru;

приемная: 3 этаж, кабинет N 300, телефон 35-28-00, факс 35-28-09;

график работы: ежедневно, кроме субботы и воскресенья и нерабочих праздничных дней, с 09 ч 00 мин до 17 ч 00 мин (в понедельник - до 18 ч 00 мин) с перерывом на обед с 13 ч 00 мин до 14 ч 00 мин;

место, время и график приема архивным отделом указаны в приложении 1 к настоящему административному регламенту.

Нерабочие праздничные дни определяются в соответствии со статьей 112 Трудового кодекса Российской Федерации.

4. Информирование заявителей по вопросам предоставления муниципальной услуги, в том числе о ходе предоставления муниципальной услуги, осуществляется в следующих формах:

устной (при личном обращении заявителя и (или) по телефону);

письменной (при письменном обращении заявителя по почте, электронной почте, факсу);

в форме информационных материалов в информационно-телекоммуникационной сети Интернет на официальном сайте администрации района: http://www.hmrn.ru (далее - официальный сайт);

в федеральной государственной информационной системе "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)" www.gosuslugi.ru (далее - Единый портал);

в региональной информационной системе Ханты-Мансийского автономного округа - Югры "Портал государственных и муниципальных услуг (функций) Ханты-Мансийского автономного округа - Югры" 86.gosuslugi.ru (далее - региональный портал).

Информация о муниципальной услуге также размещается в форме информационных (текстовых) материалов на информационном стенде в месте предоставления муниципальной услуги.

5. В случае устного обращения (лично или по телефону) заявителя специалист, ответственный за предоставление муниципальной услуги, осуществляет устное информирование (соответственно лично или по телефону) обратившегося за информацией заявителя. Устное информирование осуществляется в соответствии с графиком работы администрации района, указанным в пункте 3 настоящего административного регламента, продолжительностью не более 15 минут.

Ответ на телефонный звонок начинается с информации о наименовании органа, в который обратился заявитель, фамилии, имени, отчестве (последнее - при наличии) и должности специалиста, принявшего телефонный звонок.

При общении с заявителями (по телефону или лично) специалист, ответственный за предоставление муниципальной услуги, должен предоставлять полную и достоверную информацию в соответствии с настоящим административным регламентом, соблюдать права заявителя и пользователя информации, применять официально-деловой стиль речи.

При невозможности специалиста, принявшего звонок, самостоятельно ответить на поставленный вопрос, телефонный звонок должен быть переадресован (переведен) на другое должностное лицо или же обратившемуся лицу должен быть сообщен телефонный номер, по которому можно получить необходимую информацию. Если для подготовки ответа требуется время свыше установленной продолжительности, специалист, осуществляющий устное информирование, может предложить заявителю направить в администрацию района или руководителю архивного отдела письменное обращение о предоставлении ему письменного ответа либо назначить другое удобное для заявителя время для устного информирования.

6. Для получения информации по вопросам предоставления муниципальной услуги, сведений о ходе ее оказания в письменной форме заявителям необходимо обратиться к руководителю архивного отдела.

При консультировании в письменной форме, в том числе электронной, ответ на обращение заявителя по вопросам предоставления муниципальной услуги направляется на указанный им адрес по письменному запросу заявителей на почтовый адрес или адрес электронной почты, указанный в запросе, в срок, не превышающий 7 календарных дней с даты регистрации обращения в администрации района или архивном отделе.

Срок ответа на письменное обращение заявителя о ходе предоставления муниципальной услуги - в день регистрации обращения в администрации района или архивном отделе.

7. Для получения информации по вопросам предоставления муниципальной услуги, в том числе о ходе предоставления муниципальной услуги посредством Единого или регионального порталов заявителям необходимо использовать адреса в информационно-телекоммуникационной сети Интернет, указанные в пункте 4 настоящего административного регламента.

8. На стенде в местах предоставления муниципальной услуги и в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" размещается следующая информация:

извлечения из законодательных и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, муниципальных правовых актов, содержащих нормы, регулирующие деятельность по предоставлению муниципальной услуги;

о месте нахождения, графике работы, справочных телефонах, адресах электронной почты администрации района и его структурного подразделения, ответственного за предоставление муниципальной услуги;

о процедуре получения информации заявителями по вопросам предоставления муниципальной услуги, сведений о ходе предоставления муниципальной услуги;

бланки заявления о предоставлении муниципальной услуги и образец его заполнения;

исчерпывающий перечень документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги;

блок-схема предоставления муниципальной услуги;

текст настоящего административного регламента с приложениями (извлечения - на информационном стенде; полная версия размещается в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" либо полный текст административного регламента можно получить, обратившись к специалисту, ответственному за предоставление муниципальной услуги).

9. В случае внесения изменений в порядок предоставления муниципальной услуги специалист, ответственный за предоставление муниципальной услуги, в срок, не превышающий 5 рабочих дней со дня вступления в силу таких изменений, обеспечивает актуализацию информации в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", на информационном стенде, находящемся в месте предоставления муниципальной услуги.

II. Стандарт предоставления муниципальной услуги

Наименование муниципальной услуги

10. Предоставление архивных справок, архивных выписок, копий архивных документов.

Наименование органа местного самоуправления,

предоставляющего муниципальную услугу, его структурных подразделений, участвующих в предоставлении муниципальной услуги

11. Органом, предоставляющим муниципальную услугу, является администрация района.

Непосредственное предоставление муниципальной услуги осуществляет архивный отдел.

В соответствии с требованиями пункта 3 части 1 статьи 7 Федерального закона от 27.10.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" (далее также - Федеральный закон N 210-ФЗ) запрещается требовать от заявителя осуществления действий, в том числе согласований, необходимых для получения муниципальной услуги и связанных с обращением в иные государственные органы, органы местного самоуправления, организации, за исключением получения услуг и получения документов и информации, предоставляемых в результате предоставления таких услуг, включенных в Перечень услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления муниципальных услуг, утвержденный решением Думы Ханты-Мансийского района от 20.03.2014 N 336 "Об утверждении Перечня услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления органами местного самоуправления Ханты-Мансийского района муниципальных услуг и предоставляются организациями, участвующими в предоставлении муниципальных услуг, и порядка определения размера платы за их предоставление".

Результат предоставления муниципальной услуги

12. Результатом предоставления муниципальной услуги являются выдача (направление) заявителю:

архивной справки, архивной выписки, копий архивных документов (далее - архивной копии), информационного письма о хранящихся в архиве архивных документах по определенной проблеме, теме;

уведомления об отказе в предоставлении муниципальной услуги;

уведомления о перенаправлении запроса в другие государственные органы, их территориальные органы, органы местного самоуправления либо организации по принадлежности (составу) архивных документов.

Архивные справки, архивные выписки, информационное письмо оформляются на официальном бланке администрации района.

Архивные копии выдаются (направляются) заявителю сопроводительным письмом на бланке архивного отдела.

Уведомления оформляются на бланке архивного отдела.

Срок предоставления муниципальной услуги

13. Общий срок предоставления муниципальной услуги составляет не более 30 календарных дней со дня регистрации запроса о предоставлении муниципальной услуги.

Общий срок предоставления муниципальной услуги по научно-справочному аппарату архива составляет не более 15 календарных дней со дня регистрации запроса о предоставлении муниципальной услуги.

При поступлении запроса, требующего проведения масштабной поисковой работы по комплексу архивных документов, срок предоставления муниципальной услуги может быть продлен не более чем на 30 календарных дней руководителем архивного отдела с уведомлением об этом заявителя.

В общий срок предоставления муниципальной услуги входит срок выдачи (направления) заявителю документов, являющихся результатом предоставления муниципальной услуги.

Срок выдачи (направления) заявителю документов, являющихся результатом предоставления муниципальной услуги, - не более 2 рабочих дней со дня подписания их уполномоченным должностным лицом.

Правовые основания для предоставления муниципальной услуги

14. Перечень нормативных правовых актов, регулирующих предоставление муниципальной услуги:

Федеральный закон от 06.10.2003 N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации" ("Собрание законодательства Российской Федерации", 06.10.2003, N 40, ст. 3822; "Парламентская газета", 08.10.2003, N 186; "Российская газета", 08.10.2003, N 202);

Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" ("Собрание законодательства Российской Федерации", 2004, N 43, ст. 4169; 2006, N 50, ст. 5280; 2007, N 49 ст. 6079; 2008, N 20, ст. 2253; 2010, N 19, ст. 2291, N 31, ст. 4196);

Федеральный закон от 27.10.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" ("Российская газета", 30.07.2010, N 168; "Собрание законодательства Российской Федерации", 02.08.2010, N 31, ст. 4179);

Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи" ("Российская газета", 08.04.2011, N 168; "Собрание законодательства Российской Федерации", 11.04.2011, N 15, ст. 2036);

Федеральный закон от 09.02.2009 N 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления" ("Российская газета", N 25, 13.02.2009, "Собрание законодательства РФ", 16.02.2009, N 7, ст. 776);

Федеральный закон от 27.07.2006 N 152-ФЗ (ред. от 21.07.2014) "О персональных данных" ("Российская газета", N 165, 29.07.2006, "Собрание законодательства РФ", 31.07.2006, N 31 (1 ч.), ст. 3451);

постановление Правительства Российской Федерации от 25.06.2012 N 634 "О видах электронной подписи, использование которой допускается при обращении за получением государственных и муниципальных услуг" ("Российская газета", 02.07.2012, N 148; "Собрание законодательства Российской Федерации", 02.07.2012, N 27, ст. 3744);

постановление Правительства Российской Федерации от 25.08.2012 N 852 "Об утверждении Правил использования усиленной квалифицированной электронной подписи при обращении за получением государственных и муниципальных услуг и о внесении изменений в Правила разработки и утверждения административных регламентов предоставления государственных услуг" ("Российская газета", 31.08.2012, N 200; "Собрание законодательства Российской Федерации", 03.09.2012, N 36, ст. 4903);

постановление Правительства Российской Федерации от 26.03.2016 N 236 "О требованиях к предоставлению в электронной форме государственных и муниципальных услуг" ("Российская газета", 08.04.2016, N 75; "Собрание законодательства Российской Федерации", 11.04.2016, N 15, ст. 2084);

приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" ("Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти", 14.05.2007, N 20);

Закон Ханты-Мансийского автономного округа - Югры от 07.06.2005 N 42-оз "Об архивном деле в Ханты-Мансийском автономном округе - Югре" ("Собрание законодательства Ханты-Мансийского автономного округа - Югры", 30.06.2005, N 6, ст. 546; газета "Новости Югры", 21.06.2005, N 66);

Закон Ханты-Мансийского автономного округа - Югры от 11.06.2010 N 102-оз "Об административных правонарушениях" ("Собрание законодательства Ханты-Мансийского автономного округа - Югры", 01.06.2010 - 15.06.2010, N 6 (часть I), ст. 461, газета "Новости Югры", N 107, 13.07.2010);

постановление Правительства Ханты-Мансийского автономного округа - Югры от 01.06.2012 N 194-п "О региональных информационных системах Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, обеспечивающих предоставление в электронной форме государственных и муниципальных услуг (осуществлений функций)" ("Новости Югры", 02.10.2012, N 108; "Собрание законодательства Ханты-Мансийского автономного округа - Югры", 15.06.2012, N 6 (ч. 1), ст. 593);

Устав Ханты-Мансийского района (газета "Наш район Ханты-Мансийский", N 50, 21.12.2006);

распоряжение администрации Ханты-Мансийского района от 05.08.2015 N 1010-р "О перечне муниципальных услуг, предоставляемых администрацией Ханты-Мансийского района" (газета "Наш район", N 31, 06.08.2015);

постановление администрации Ханты-Мансийского района от 24.02.2016 N 52 "Об утверждении Правил подачи и рассмотрения жалоб на решения и действия (бездействие) администрации Ханты-Мансийского района, предоставляющей муниципальные услуги, и её должностных лиц, муниципальных служащих" (газета "Наш район", N 7, 25.02.2016);

постановление администрации Ханты-Мансийского района от 08.04.2016 N 121 "О разработке и утверждении административных регламентов предоставления муниципальных услуг" (газета "Наш район", N 14, 14.04.2016);

настоящий административный регламент.

Исчерпывающий перечень документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги

15. Для получения муниципальной услуги заявитель (законный представитель) представляет следующие документы (далее - запрос):

1) заявление о выдаче архивных справок, архивных копий, архивных выписок, информационных писем (далее - заявление);

2) документ, удостоверяющий личность заявителя или его законного представителя - при личном обращении заявителя (законного представителя);

3) документ, подтверждающий полномочия на осуществление действий от имени заявителя, а именно:

оформленная в соответствии с законодательством Российской Федерации доверенность (для физических лиц);

оформленная в соответствии с законодательством Российской Федерации доверенность, подписанная его руководителем или уполномоченным лицом в соответствии с законом и учредительными документами (для юридических лиц);

копия решения о назначении или об избрании либо приказа о назначении физического лица на должность, в соответствии с которым такое физическое лицо обладает правом действовать от имени заявителя без доверенности.

4) письменное разрешение гражданина или его наследников о доступе к архивным документам, содержащим сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу для его безопасности ранее чем через 75 лет со дня создания указанных документов - в случае обращения к архивным документам ограниченного доступа третьего лица;

5) согласие физического лица или его законного представителя на обработку персональных данных - в случае предоставления персональных данных лица, не являющегося заявителем, которые необходимо обработать для предоставления заявителю муниципальной услуги и в соответствии с федеральным законом обработка таких персональных данных должна осуществляться с согласия физического лица.

16. Документы, перечисленные в пункте 15 настоящего административного регламента, представляются заявителем самостоятельно.

Заявитель по своему усмотрению вправе приложить к запросу иные документы (или копии) и сведения, связанные с темой запроса, позволяющие осуществить поиск документов, необходимых для исполнения запроса, указать номер телефона для осуществления взаимодействия.

Предоставление документа заявителем, указанного в подпункте 5 пункта 15 настоящего административного регламента, в отношении лиц, признанных безвестно отсутствующими, разыскиваемых лиц, место нахождения которых не установлено уполномоченным федеральным органом исполнительной власти, не требуется.

17. Способы получения заявителями документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги.

Форму заявления о предоставлении муниципальной услуги заявитель может получить:

на информационном стенде в месте предоставления муниципальной услуги;

у специалиста, ответственного за предоставление муниципальной услуги;

посредством информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" на официальном сайте, Едином и региональном порталах.

18. Требования к документам, необходимым для предоставления муниципальной услуги:

1) заявление должно содержать сведения о наименовании органа, предоставляющего муниципальную услугу, фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии) заявителя физического лица, наименование юридического лица заявителя, почтовый и/или электронный адрес, способ получения результата предоставления муниципальной услуги (лично в архивном отделе или почтой на указанный адрес), тему (вопрос), хронологию запрашиваемой информации, относящейся к архивным документам, подпись заявителя (законного представителя), дату и прилагаемые документы;

2) предоставление в письменной форме на бумажном носителе или в форме электронного документа.

Форма заявления на бумажном носителе рекомендуется согласно приложению 2 к настоящему административному регламенту.

19. Способы подачи документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги:

личное обращение в архивный отдел;

посредством почтового отправления в администрацию района на бумажном носителе с описью вложения;

посредством Единого и регионального порталов.

20. В соответствии с пунктами 1, 2 части 1 статьи 7 Федерального закона N 210-ФЗ не вправе требовать от заявителей:

представления документов и информации или осуществления действий, представление или осуществление которых не предусмотрено нормативными правовыми актами, регулирующими отношения, возникающие в связи с предоставлением муниципальной услуги;

представления документов и информации, в том числе подтверждающих внесение заявителем платы за предоставление государственных и муниципальных услуг, которые находятся в распоряжении органов, предоставляющих государственные услуги, органов, предоставляющих муниципальные услуги, иных государственных органов, органов местного самоуправления либо подведомственных государственным органам или органам местного самоуправления организаций, участвующих в предоставлении предусмотренных частью 1 статьи 1 Федерального закона N 210-ФЗ государственных и муниципальных услуг, в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, муниципальными правовыми актами, за исключением документов, включенных в определенный частью 6 статьи 7 указанного Федерального закона перечень документов. Заявитель вправе представить указанные документы и информацию в орган, предоставляющий муниципальную услугу, по собственной инициативе.

Непредставление заявителем документов, которые он вправе представить по собственной инициативе, не является основанием для отказа ему в предоставлении муниципальной услуги.

Исчерпывающий перечень оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги

21. Основания для отказа в приеме документов действующим законодательством не предусмотрены.

В случае, если в результате проверки квалифицированной подписи будет выявлено несоблюдение установленных условий признания ее действительности, в течение 3 дней со дня завершения проведения такой проверки уполномоченный орган принимает решение об отказе в приеме к рассмотрению обращения за получением муниципальной услуги и направляет заявителю уведомление об этом в электронной форме с указанием пунктов статьи 11 Федерального закона "Об электронной подписи", которые послужили основанием для принятия указанного решения. Уведомление подписывается квалифицированной подписью и направляется по адресу электронной почты заявителя либо посредством портала государственных и муниципальных услуг (функций). После получения уведомления заявитель вправе обратиться повторно с обращением о предоставлении муниципальной услуги, устранив нарушения, которые послужили основанием для отказа в приеме к рассмотрению первичного обращения.

Исчерпывающий перечень оснований для приостановления и (или) отказа в предоставлении муниципальной услуги

22. Основания для приостановления предоставления муниципальной услуги действующим законодательством не предусмотрены.

23. Отказ в предоставлении муниципальной услуги допускается в следующих случаях:

1) отсутствие документов, предусмотренных пунктом 15 настоящего административного регламента;

2) представленное заявителем заявление не соответствует требованиям, установленным пунктом 18 настоящего административного регламента;

3) отсутствие в распоряжении администрации района (муниципального архива) документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги;

4) испрашиваемые архивные документы ограничены в доступе в соответствии с законодательством об архивной деятельности.

Порядок, размер и основания взимания государственной пошлины или иной платы, взимаемой за предоставление муниципальной услуги

24. Предоставление муниципальной услуги осуществляется бесплатно.

Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении муниципальной услуги и при получении результата предоставления муниципальной услуги

25. Максимальный срок ожидания в очереди при подаче заявления о предоставлении муниципальной услуги и при получении результата предоставления муниципальной услуги не должен превышать 15 минут.

Срок и порядок регистрации запроса заявителя о предоставлении муниципальной услуги, в том числе поступившего посредством электронной почты и с использованием федеральной государственной информационной системы "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)", Портала государственных и муниципальных услуг (функций)

Ханты-Мансийского автономного округа - Югры

26. Запросы о предоставлении муниципальной услуги, поступившие в администрацию района на бумажном носителе, подлежат обязательной регистрации специалистом администрации района, ответственным за делопроизводство, в электронном документообороте в течение 1 рабочего дня.

Запросы о предоставлении муниципальной услуги, поступившие в архивный отдел, в том числе в электронной форме, регистрируются специалистом, ответственным за предоставление муниципальной услуги, в журнале регистрации заявлений, в программном комплексе "Учет обращений граждан и организаций" в течение 1 рабочего дня.

В случае личного обращения заявителя запрос о предоставлении муниципальной услуги подлежит обязательной регистрации в течение 15 минут.

По желанию заявителя, подавшего запрос о предоставлении муниципальной услуги, заявителю выдается копия заявления с указанием входящего номера и даты получения или оформляемая архивным отделом расписка о получении документов с указанием их перечня и даты получения.

Запрос о предоставлении муниципальной услуги, поступивший посредством Единого и регионального порталов, принимается с использованием системы межведомственного взаимодействия, в том числе направление заявителю уведомления о приеме обращения (запроса) к рассмотрению или о мотивированном отказе в приеме к рассмотрению.

Требования к помещениям, в которых предоставляется

муниципальная услуга, к местам ожидания и приема заявителей, размещению и оформлению визуальной, текстовой и мультимедийной информации о порядке предоставления муниципальной услуги

27. Здание, в котором предоставляется муниципальная услуга, должно быть расположено с учетом пешеходной доступности от остановок общественного транспорта, оборудовано отдельным входом для свободного доступа заявителей.

Вход в здание должен быть оборудован информационной табличкой (вывеской), содержащей информацию о наименовании, местонахождении, режиме работы, а также о телефонных номерах справочной службы.

Помещения, в которых предоставляется муниципальная услуга, размещаются на первом этаже здания.

В целях обеспечения физической доступности для заявителей с ограничениями жизнедеятельности вход (выход) в здание и помещения, в которых предоставляется муниципальная услуга, оборудуется пандусами, расширенными проходами, специальными ограждениями и перилами, кнопкой вызова. При получении сигнала сотрудник службы охраны встречает и сопровождает заявителя до места получения услуги.

Все помещения, в которых предоставляется муниципальная услуга, должны соответствовать санитарно-эпидемиологическим требованиям, правилам пожарной безопасности, нормам охраны труда.

Каждое рабочее место специалиста, предоставляющего муниципальную услугу, должно быть оборудовано персональным компьютером с возможностью доступа к необходимым информационным базам данных и печатающим устройствам, позволяющим своевременно и в полном объеме получать справочную информацию по вопросам предоставления услуги и организовать предоставление муниципальной услуги в полном объеме.

Места ожидания должны соответствовать комфортным условиям для заявителей, оборудуются столами, стульями или скамьями (банкетками), информационными стендами, информационными терминалами, обеспечиваются писчей бумагой и канцелярскими принадлежностями в количестве, достаточном для оформления документов.

Информационные стенды размещаются на видном, доступном месте в любом из форматов (настенных стендах, напольных или настольных стойках), позволяющих обеспечить заявителей исчерпывающей информацией. Стенды должны быть оформлены в едином стиле, надписи сделаны черным шрифтом на белом фоне.

Оформление визуальной, текстовой и мультимедийной информации о муниципальной услуге должно соответствовать оптимальному зрительному и слуховому восприятию этой информации заявителями.

Показатели доступности и качества муниципальной услуги

28. Показателями доступности муниципальной услуги являются:

транспортная доступность к местам предоставления муниципальной услуги;

доступность информирования заявителей по вопросам предоставления муниципальной услуги, в том числе о ходе предоставления муниципальной услуги, в форме устного или письменного информирования, в том числе посредством официального сайта, Единого и регионального порталов;

доступность заявителей к формам заявлений и иным документам, необходимым для получения муниципальной услуги, размещенным на Едином и региональном порталах, в том числе с возможностью их копирования, заполнения и направления в электронном виде;

бесплатность предоставления информации о процедуре предоставления муниципальной услуги.

29. Показателями качества муниципальной услуги являются:

соблюдение должностными лицами уполномоченного органа, предоставляющими муниципальную услугу, сроков предоставления муниципальной услуги;

соблюдение времени ожидания в очереди при подаче заявления о предоставлении муниципальной услуги и при получении результата предоставления муниципальной услуги;

отсутствие обоснованных жалоб заявителей на качество предоставления муниципальной услуги, действия (бездействие) должностных лиц и решений, принимаемых (осуществляемых) в ходе предоставления муниципальной услуги.

Иные требования, в том числе учитывающие особенности предоставления муниципальной услуги в многофункциональных центрах, в электронной форме

30. Муниципальная услуга посредством многофункционального центра не предоставляется.

Муниципальная услуга в электронной форме предоставляется с применением усиленной квалифицированной электронной подписи посредством использования Единого и регионального портала, обеспечивающего подачу заявления и документов заявителя, мониторинг за ходом рассмотрения заявления. Результат предоставления муниципальной услуги в электронной форме не предоставляется.

III. Состав, последовательность и сроки выполнения
административных процедур, требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур в электронной форме

31. Предоставление муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры:

прием и регистрация запроса о предоставлении муниципальной услуги;

рассмотрение представленных документов и принятие решения о предоставлении муниципальной услуги либо об отказе в предоставлении муниципальной услуги;

выдача (направление) заявителю документов, являющихся результатом предоставления муниципальной услуги.

Блок-схема предоставления муниципальной услуги приведена в приложении 2 к настоящему административному регламенту.

Прием и регистрация заявления о предоставлении муниципальной услуги

32. Основанием для начала административной процедуры является поступление запроса о предоставлении муниципальной услуги.

Сведения о должностных лицах, ответственных за выполнение административных действий, входящих в состав административной процедуры: специалист администрации района, ответственный за делопроизводство, или специалист, ответственный за предоставление муниципальной услуги.

Содержание административных действий, входящих в состав административной процедуры: прием, регистрация и фиксация запроса о предоставлении муниципальной услуги осуществляется в порядке, установленном пунктом 26 настоящего административного регламента.

Критерий принятия решения о приеме и регистрации заявления о предоставлении муниципальной услуги: наличие запроса о предоставлении муниципальной услуги.

Результат выполнения административной процедуры: зарегистрированный запрос о предоставлении муниципальной услуги.

Специалист администрации района, ответственный за делопроизводство, передает зарегистрированный запрос о предоставлении муниципальной услуги в архивный отдел в день его регистрации.

Рассмотрение представленных документов и принятие решения о предоставлении муниципальной услуги либо об отказе в предоставлении муниципальной услуги

Информация об изменениях:

Постановлением администрации Ханты-Мансийского района от 29 декабря 2016 г. N 475 в пункт 33 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

33. Основанием для начала административной процедуры является зарегистрированное заявление о предоставлении муниципальной услуги или поступление его в архивный отдел.

Сведения о должностных лицах, ответственных за выполнение административных действий, входящих в состав административной процедуры:

за рассмотрение документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, оформление и регистрацию документов, являющихся результатом предоставления муниципальной услуги, а также сопроводительного письма к архивным копиям - специалист, ответственный за предоставление муниципальной услуги;

за подписание архивной справки, архивной выписки, архивной копии, информационного письма - заместитель главы Ханты-Мансийского района, координирующий и курирующий деятельность архивного отдела, либо лицо, его замещающее (далее - уполномоченное должностное лицо);

за подписание сопроводительного письма к архивным копиям, уведомления об отказе в предоставлении муниципальной услуги - начальник архивного отдела либо лицо, его замещающее.

Содержание административных действий, входящих в состав административной процедуры:

рассмотрение и оформление документов, являющихся результатом предоставления муниципальной услуги, а также сопроводительного письма к архивным копиям (продолжительность и (или) максимальный срок выполнения - не более 25 календарных дней со дня поступления в архивный отдел зарегистрированного заявления о предоставлении муниципальной услуги либо в течение 10 календарных дней со дня поступления в архивный отдел зарегистрированного заявления о предоставлении муниципальной услуги по научно-справочному аппарату архива);

подписание документов, являющихся результатом предоставления муниципальной услуги, и сопроводительного письма к архивным копиям (продолжительность и (или) максимальный срок выполнения - не более 2 календарных дней со дня рассмотрения заявления о предоставлении муниципальной услуги и оформления документов, являющихся результатом предоставления муниципальной услуги);

регистрация документов, являющихся результатом предоставления муниципальной услуги и сопроводительного письма к архивным копиям (продолжительность и (или) максимальный срок выполнения - не более 1 календарного дня со дня их подписания уполномоченным должностным лицом).

В случае, если заявление не относится к составу хранящихся в архивном отделе документов, специалист, ответственный за предоставление муниципальной услуги, в течение 5 календарных дней с момента регистрации такого заявления обеспечивает его направление для исполнения в другой орган (организацию) с уведомлением об этом заявителя или заявителю даются рекомендации о дальнейших способах (путях) поиска запрашиваемой информации.

Критерием принятия решения о предоставлении или об отказе в предоставлении муниципальной услуги является наличие или отсутствие оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги.

Результат выполнения административной процедуры: подписанные уполномоченным должностным лицом документы, являющиеся результатом предоставления муниципальной услуги и сопроводительное письмо к архивным копиям.

Способ фиксации результата выполнения административной процедуры: документы, являющиеся результатом предоставления муниципальной услуги, и сопроводительное письмо к архивным копиям регистрируются в журнале регистрации заявлений, в программном комплексе "Учет обращений граждан и организаций".

Выдача (направление) заявителю документов, являющихся результатом предоставления муниципальной услуги

34. Основанием для начала административной процедуры являются зарегистрированные документы, являющиеся результатом предоставления муниципальной услуги.

Сведения о должностных лицах, ответственных за выполнение административных действий, входящих в состав административной процедуры: специалист, ответственный за предоставление муниципальной услуги.

Содержание административных действий, входящих в состав административной процедуры: выдача (направление) заявителю документов, являющихся результатом предоставления муниципальной услуги (продолжительность и (или) максимальный срок выполнения - не более 2 рабочих дней со дня подписания их уполномоченным должностным лицом).

Архивная справка, архивная выписка, архивная копия, предназначенные для направления в государства - участники СНГ, включая ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, высылаются непосредственно в адреса заявителей.

Архивная справка, архивная выписка, архивная копия, предназначенные для направления в государства, не являющиеся участниками СНГ (включая ответы об отсутствии запрашиваемых сведений), вместе с запросами (заявлениями, анкетами) направляются в Консульский департамент Министерства иностранных дел Российской Федерации.

Архивная справка, архивная выписка, архивная копия, предназначенные для направления в государства, не являющиеся участниками СНГ, подготовленные по запросам, поступившим в архив из-за рубежа и содержащим просьбу о проставлении апостиля, направляются в Службу по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа - Югры.

Критерий принятия решения о выдаче (направлении) заявителю документов, являющихся результатом предоставления муниципальной услуги: оформленные документы, являющиеся результатом предоставления муниципальной услуги.

Результат выполнения административной процедуры: выданные (направленные) заявителю документы, являющиеся результатом предоставления муниципальной услуги, способом, указанном в заявлении.

Способ фиксации результата выполнения административной процедуры:

в случае выдачи заявителю документов, являющихся результатом предоставления муниципальной услуги, получатель документов ставит отметку об их получении в заявлении о предоставлении муниципальной услуги (указывает свою фамилию, имя, отчество, дату получения документов и расписывается), выдача документов отмечается также в программном комплексе "Учет обращений граждан и организаций";

в случае направления заявителю документов, являющихся результатом предоставления муниципальной услуги, почтой на бумажном носителе запись об отправке документов фиксируется в журнале регистрации заявлений, в программном комплексе "Учет обращений граждан и организаций".

IV. Формы контроля
за исполнением административного регламента

Порядок осуществления текущего контроля за соблюдением и исполнением ответственными должностными лицами положений административного регламента и иных нормативных правовых актов, устанавливающих требования к предоставлению муниципальной услуги, также принятием ими решений

Информация об изменениях:

Постановлением администрации Ханты-Мансийского района от 29 декабря 2016 г. N 475 в пункт 35 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

35. Текущий контроль за соблюдением и исполнением положений настоящего административного регламента и иных нормативных правовых актов, устанавливающих требования к предоставлению муниципальной услуги, а также решений, принятых (осуществляемых) ответственными лицами в ходе предоставления муниципальной услуги, осуществляется заместителем главы Ханты-Мансийского района, координирующим и курирующим деятельность архивного отдела.

Порядок и периодичность осуществления плановых и внеплановых проверок полноты и качества предоставления муниципальной услуги, порядок и формы контроля за полнотой и качеством предоставления муниципальной услуги, в том числе со стороны граждан, их объединений и организаций

Информация об изменениях:

Постановлением администрации Ханты-Мансийского района от 29 декабря 2016 г. N 475 в пункт 36 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

36. Контроль за полнотой и качеством предоставления муниципальной услуги осуществляется в форме плановых и внеплановых проверок полноты и качества предоставления муниципальной услуги (далее - плановые, внеплановые проверки, проверки) в соответствии с решением заместителя главы Ханты-Мансийского района, координирующего и курирующего деятельность архивного отдела.

Плановые проверки проводятся в соответствии с планом мероприятий администрации района.

Периодичность проведения плановых проверок полноты и качества предоставления муниципальной услуги: не реже одного раза в год.

Внеплановые проверки проводятся в случае выявления нарушения положений настоящего административного регламента либо поступления жалобы заявителя, в порядке, предусмотренном разделом V настоящего административного регламента.

Проверки проводятся лицами, уполномоченными заместителем главы Ханты-Мансийского района, координирующим и курирующим деятельность архивного отдела.

Результаты проверки оформляются в виде акта, в котором отмечаются выявленные недостатки и указываются предложения по их устранению.

Акт подписывается лицами, участвующими в проведении проверки.

37. Контроль за полнотой и качеством предоставления муниципальной услуги со стороны граждан, их объединений, организаций осуществляется с использованием соответствующей информации, размещаемой на официальном сайте администрации района, а также с использованием адреса электронной почты администрации района, архивного отдела, в форме письменных и устных обращений в адрес администрации района.

Ответственность должностных лиц органа местного самоуправления за решения и действия (бездействие), принимаемые (осуществляемые) ими в ходе предоставления муниципальной услуги

38. Должностные лица уполномоченного органа несут персональную ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации за решения и действия (бездействие), принимаемые (осуществляемые) в ходе предоставления муниципальной услуги.

39. Персональная ответственность должностных лиц уполномоченного органа закрепляется в их должностных инструкциях в соответствии с требованиями законодательства.

40. В соответствии со статьей 9.6 Закона автономного округа от 11.06.2010 N 102-оз "Об административных правонарушениях" должностные лица уполномоченного органа несут административную ответственность за нарушение настоящего административного регламента, выразившееся в нарушении срока регистрации запроса заявителя о предоставлении муниципальной услуги, срока предоставления муниципальной услуги, в неправомерных отказах в приеме у заявителя документов, предусмотренных для предоставления муниципальной услуги, предоставлении муниципальной услуги, исправлении допущенных опечаток и ошибок, выданных в результате предоставления муниципальной услуги документах либо нарушении установленного срока осуществления таких исправлений, в превышении максимального срока ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении муниципальной услуги, а равно при получении результата предоставления муниципальной услуги, в нарушении требований к помещениям, в которых предоставляется муниципальная услуга, к залу ожидания, местам для заполнения запросов о предоставлении муниципальной услуги, информационным стендам с образцами их заполнения и перечнем документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги.

V. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений

и действий (бездействия) органа,

предоставляющего муниципальную услугу,

а также должностных лиц, муниципальных служащих

41. Заявитель имеет право на досудебное (внесудебное) обжалование действий (бездействия) и решений, принятых (осуществляемых) в ходе предоставления муниципальной услуги.

42. Заявитель, права и законные интересы которого нарушены, имеет право обратиться с жалобой, в том числе в следующих случаях:

нарушение срока регистрации запроса заявителя о предоставлении муниципальной услуги;

нарушение срока предоставления муниципальной услуги;

требование у заявителя документов, не предусмотренных нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, муниципальными правовыми актами для предоставления муниципальной услуги;

отказ в приеме документов, предоставление которых предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, муниципальными правовыми актами для предоставления муниципальной услуги, у заявителя;

отказ в предоставлении муниципальной услуги, если основания отказа не предусмотрены федеральными законами и принятыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, муниципальными правовыми актами;

затребование с заявителя при предоставлении муниципальной услуги платы, не предусмотренной нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, муниципальными правовыми актами;

отказ уполномоченного органа, должностного лица уполномоченного органа в исправлении допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления муниципальной услуги документах либо нарушение установленного срока таких исправлений.

43. Жалоба принимается в письменной форме на бумажном носителе или в электронной форме (электронный документ) по почте, на личном приеме заявителя.

44. В электронной форме жалоба принимается посредством:

официального сайта администрации района;

Единого портала;

портала федеральной государственной информационной системы, обеспечивающей процесс досудебного (внесудебного) обжалования решений и действий (бездействия), совершенных при предоставлении государственных и муниципальных услуг органами, предоставляющими государственные и муниципальные услуги, их должностными лицами, государственными и муниципальными служащими с использованием информационно-телекоммуникационной сети Интернет http://do.gosuslugi.ru/.

Информация об изменениях:

Постановлением администрации Ханты-Мансийского района от 29 декабря 2016 г. N 475 в пункт 45 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

45. Основанием для начала процедуры досудебного (внесудебного) обжалования является поступление жалобы следующим должностным лицам:

на решения и действия (бездействия) должностных лиц, муниципальных служащих архивного отдела - заместителю главы Ханты-Мансийского района, координирующему и курирующему деятельность архивного отдела;

на решения и действия (бездействия) заместителя главы Ханты-Мансийского района, координирующего и курирующего деятельность архивного отдела - главе Ханты-Мансийского района.

Информация об изменениях:

Постановлением администрации Ханты-Мансийского района от 29 декабря 2016 г. N 475 в пункт 46 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

46. Место и время приема жалоб на решения, действия (бездействие) ответственных должностных лиц архивного отдела заместителю главы Ханты-Мансийского района, координирующему и курирующему деятельность архивного отдела, по адресу: 628002, г. Ханты-Мансийск, ул. Гагарина, д. 214, кабинет N 306, в любой рабочий день и часы в соответствии с графиком работы администрации района, адрес электронной почты: office@hmrn.ru;

личный прием по утвержденному графику личного приема заместителя главы Ханты-Мансийского района, координирующего и курирующего деятельность архивного отдела, размещенному на информационном стенде администрации района, официальном сайте в разделе "Обращения".

Место и время приема жалоб главой Ханты-Мансийского района:

628002, г. Ханты-Мансийск, ул. Гагарина, д. 214, приемная главы Ханты-Мансийского района; адрес электронной почты администрации района: office@hmrn.ru;

личный прием по утвержденному графику личного приема главы Ханты-Мансийского района, размещенному на информационном стенде администрации района, официальном сайте в разделе "Обращения".

47. Жалоба должна содержать:

наименование уполномоченного органа, должностного лица уполномоченного органа либо муниципального служащего, решения и действия (бездействие) которых обжалуются;

фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), сведения о месте жительства заявителя - физического лица либо наименование, сведения о месте нахождения заявителя - юридического лица, а также номер (номера) контактного телефона, адрес (адреса) электронной почты (при наличии) и почтовый адрес, по которым должен быть направлен ответ заявителю;

сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) уполномоченного органа, должностного лица уполномоченного органа либо муниципального служащего;

доводы, на основании которых заявитель не согласен с решением и действием (бездействием) уполномоченного органа, должностного лица уполномоченного органа либо муниципального служащего.

48. Заявителем могут быть представлены документы (при наличии), подтверждающие доводы заявителя, либо их копии.

49. В случае подачи жалобы при личном приеме заявитель представляет документ, удостоверяющий его личность в соответствии с законодательством Российской Федерации.

50. В случае, если жалоба подается через представителя заявителя, также представляется документ, подтверждающий полномочия на осуществление действий от имени заявителя. В качестве такого документа могут быть предоставлены:

оформленная в соответствии с законодательством Российской Федерации доверенность (для физических лиц);

оформленная в соответствии с законодательством Российской Федерации доверенность, подписанная его руководителем или уполномоченным лицом в соответствии с законом и учредительными документами (для юридических лиц);

копия решения о назначении или об избрании либо приказа о назначении физического лица на должность, в соответствии с которым такое физическое лицо обладает правом действовать от имени заявителя без доверенности.

51. При подаче жалобы в электронной форме документы, указанные в пункте 50 настоящего административного регламента, могут быть представлены в форме электронных документов, подписанных электронной подписью, вид которой предусмотрен законодательством Российской Федерации, при этом документ, удостоверяющий личность заявителя, не требуется.

52. Заявитель имеет право на получение информации и документов, необходимых для обоснования и рассмотрения жалобы.

53. Жалоба регистрируется не позднее следующего рабочего дня со дня ее поступления и рассматривается уполномоченным должностным лицом в течение 15 рабочих дней со дня ее регистрации, а в случае обжалования отказа уполномоченного органа, должностного лица уполномоченного органа в приеме документов у заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования нарушения установленного срока таких исправлений - в течение 5 рабочих дней со дня ее регистрации.

54. В случае, если жалоба подана должностному лицу администрации района, не наделенному полномочиями на ее рассмотрение в соответствии с пунктом 45 настоящего административного регламента, в течение 1 рабочего дня со дня регистрации жалоба передается уполномоченному должностному лицу, о чем заявитель информируется в письменной форме, при этом срок рассмотрения жалобы исчисляется со дня регистрации жалобы при поступлении.

55. По результатам рассмотрения жалобы принимается решение об удовлетворении жалобы, в том числе в форме отмены принятого решения, исправления допущенных уполномоченным органом опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления муниципальной услуги документах, возврата заявителю денежных средств, взимание которых не предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, муниципальными правовыми актами, а также в иных формах, либо об отказе в удовлетворении жалобы.

56. В удовлетворении жалобы отказывается в следующих случаях:

наличие вступившего в законную силу решения суда по жалобе о том же предмете и по тем же основаниям;

подача жалобы лицом, полномочия которого не подтверждены в порядке, установленном законодательством Российской Федерации;

наличие решения по жалобе, принятого ранее в соответствии с положениями настоящего раздела.

57. Жалоба оставляется без ответа в следующих случаях:

наличие в жалобе нецензурных либо оскорбительных выражений, угроз жизни, здоровью и имуществу должностного лица (муниципального служащего), а также членов его семьи;

отсутствие возможности прочитать какую-либо часть текста жалобы, фамилию, имя, отчество (при наличии) и (или) почтовый адрес заявителя.

58. При удовлетворении жалобы уполномоченное должностное лицо администрации района обеспечивает принятие исчерпывающих мер по устранению выявленных нарушений не позднее 5 рабочих дней со дня принятия решения, если иное не установлено законодательством Российской Федерации.

59. В случае установления в ходе или по результатам рассмотрения признаков состава административного правонарушения или преступления уполномоченное должностное лицо незамедлительно направляет имеющиеся материалы в органы прокуратуры.

60. Ответ по результатам рассмотрения жалобы подписывается уполномоченным должностным лицом и направляется заявителю в письменной форме не позднее дня, следующего за днем принятия решения по жалобе.

61. По желанию заявителя ответ по результатам рассмотрения жалобы может быть представлен не позднее дня, следующего за днем принятия решения, в форме электронного документа, подписанного электронной подписью уполномоченного должностного лица, вид которой установлен законодательством Российской Федерации.

62. В случае, если жалоба была направлена способом, указанным в абзаце четвертом пункта 44 настоящего административного регламента, ответ заявителю направляется посредством системы досудебного обжалования.

63. В ответе по результатам рассмотрения жалобы указываются:

орган, должность, фамилия, имя, отчество (при наличии) уполномоченного должностного лица, рассмотревшего и принявшего решение по жалобе;

номер, дата, место принятия решения, включая сведения о должностном лице, муниципальном служащем, решение или действие (бездействие) которого обжалуется;

фамилия, имя, отчество (при наличии) или наименование заявителя;

основания для принятия решения по жалобе;

принятое по жалобе решение;

в случае, если жалоба признана обоснованной - сроки устранения выявленных нарушений, в том числе срок предоставления результата муниципальной услуги;

сведения о порядке обжалования принятого по жалобе решения.

Информация об изменениях:

Постановлением администрации Ханты-Мансийского района от 29 декабря 2016 г. N 475 в пункт 64 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

64. Решение, принятое по жалобе заместителем главы Ханты-Мансийского района, координирующим и курирующим деятельность архивного отдела, заявитель вправе обжаловать вышестоящему должностному лицу: главе Ханты-Мансийского района или в суд в установленном порядке.

65. Информация об особенностях подачи и рассмотрения жалобы размещается на информационном стенде в месте предоставления муниципальной услуги, в информационно-телекоммуникационной сети Интернет на официальном сайте администрации района, Едином и региональном порталах.