Приложение. Положение о персональных данных муниципального служащего администрации Ильичевского сельского поселения Прикубанского муниципального района Карачаево-Черкесской Республики и ведении его личного дела

Приложение

к постановлению

главы администрации

Ильичевского сельского поселения

от 16 декабря 2015 г. N 72

Положение
о персональных данных муниципального служащего администрации Ильичевского сельского поселения Прикубанского муниципального района Карачаево-Черкесской Республики и ведении его личного дела

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение определяет порядок комплектования, хранения, передачи и любого другого использования персональных данных муниципального служащего администрации Ильичевского сельского поселения Прикубанского муниципального района Карачаево-Черкесской Республики, а также ведения его личного дела в соответствии со статьями 29, 30 Федерального закона от 02.03.2007 года N 25-ФЗ "О муниципальной службе в Российской Федерации".

1.2. Под персональными данными муниципального служащего понимаются сведения о фактах, событиях и обстоятельствах жизни муниципального служащего, позволяющие идентифицировать его личность и содержащиеся в личном деле муниципального служащего, либо подлежащие включению в его личное дело в соответствии с настоящим Положением.

1.3. Личное дело - это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о муниципальном служащем и о прохождении им муниципальной службы.

Личное дело оформляется после издания распоряжения главы администрации Ильичевского сельского поселения Прикубанского муниципального района Карачаево-Черкесской Республики по личному составу о назначении на должность муниципальной службы и пополняется документами, возникшими в процессе прохождения муниципальной службы муниципальным служащим.

Каждое личное дело оформляется в обложку единого образца и имеет индивидуальный порядковый номер в соответствии с номером регистрации его в журнале учета личных дел.

Ведение нескольких личных дел одного муниципального служащего не допускается.

Запрещается сбор и внесение в личное дело сведений о политической и религиозной принадлежности муниципального служащего, о его частной жизни, а также иных сведений, не предусмотренных настоящим Положением и действующим законодательством Российской Федерации.

2. Состав документов, включаемых в личное дело

2.1. Личное дело на момент начального формирования включает в себя следующие документы (в порядке их расположения):

- опись документов, приобщенных к личному делу муниципального служащего;

- анкета установленного образца, заполненная собственноручно;

- дополнение к анкете по форме согласно приложению к Положению;

- копия документов, подтверждающих профессиональное образование, повышение квалификации, наличие ученой степени или ученого звания, если таковые имеются;

- копия трудовой книжки или документа, подтверждающего прохождение военной службы;

- копии решений о присвоении государственных наград, присуждении почетных и специальных званий, если таковые имеются;

- медицинское заключение формы 086-У (только при назначении на муниципальную должность впервые или вновь);

- справка о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера муниципального служащего;

- справка о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера супруги (супруга) и несовершеннолетних детей муниципального служащего (в соответствии с перечнем должностей, утвержденных постановлением главы администрации Ильичевского сельского поселения Прикубанского муниципального района Карачаево-Черкесской Республики от - N - "Об утверждении перечня должностей муниципальной службы в администрации Ильичевского сельского поселения Прикубанского муниципального района Карачаево-Черкесской Республики", при назначении на которые граждане и при замещении которых муниципальные служащие администрации Ильичевского сельского поселения Прикубанского муниципального района Карачаево-Черкесской Республики обязаны представлять сведения о своих доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера, а также сведения о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера своих супруги (супруга) и несовершеннолетних детей");

- копия протокола заседания конкурсной комиссии и другие документы о прохождении конкурса на замещение вакантной должности муниципальной службы (если гражданин принят на муниципальную службу по результатам конкурса);

- заявление о поступлении на муниципальную службу;

- копия распоряжения (приказа) о назначении лица на должность муниципальной службы;

- трудовой договор;

- типовой договор об оформлении допуска к государственной тайне, если муниципальный служащий допущен к государственной тайне;

- копия страхового свидетельства пенсионного страхования;

- копия свидетельства о постановке физического лица на учет в налоговом органе по месту жительства на территории Российской Федерации;

- копия документов воинского учета - для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;

- копия страхового медицинского полиса обязательного медицинского страхования граждан;

- иные документы, предусмотренные действующим законодательством Российской Федерации.

Сведения, включаемые в личное дело при поступлении лица на муниципальную службу, должны подтверждаться документами, установленными законодательством Российской Федерации. Достоверность копий (выписок) из находящихся у муниципального служащего документов заверяется в установленном порядке соответствующей кадровой службой.

2.2. Все документы, поступающие в личное дело в дальнейшем, располагаются в хронологическом порядке. К ним относятся:

а) документы, отражающие прохождение муниципальным служащим муниципальной службы:

- заключение по результатам испытательного срока, если таковой устанавливается;

- заявление об участии в конкурсе на замещение другой муниципальной должности, переводе на другую должность или об освобождении от замещаемой должности;

- документы о прохождении конкурса на замещение другой (вакантной) муниципальной должности муниципальной службы (если принимал участие в конкурсе);

- копии решений о переводе на другую муниципальную должность или об освобождении от замещаемой должности;

- копии документов, подтверждающих повышение квалификации, переподготовку, получение дополнительной специальности, ученой степени или звания;

- копии решений о присвоении государственных наград, присуждении почетных и специальных званий, государственных премий, а также копии наградных материалов;

- копии решений о поощрении муниципального служащего, а также копии решений о наложении на него дисциплинарного взыскания до его снятия или отмены;

- справка о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера муниципального служащего (ежегодно);

- справка о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера супруги (супруга) и несовершеннолетних детей муниципального служащего в соответствии с перечнем должностей, утвержденных постановлением главы администрации Ильичевского сельского поселения Прикубанского муниципального района Карачаево-Черкесской Республики от 16.09.2009 N 491 "Об утверждении перечня должностей муниципальной службы в администрации Ильичевского сельского поселения Прикубанского муниципального района Карачаево-Черкесской Республики, при назначении на которые граждане и при замещении которых муниципальные служащие администрации Ильичевского сельского поселения Прикубанского муниципального района Карачаево-Черкесской Республики обязаны представлять сведения о своих доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера, а также сведения о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера своих супруги (супруга) и несовершеннолетних детей" (ежегодно);

- документы, связанные с оформлением допуска к сведениям, составляющим государственную или иную охраняемую законом тайну, если исполнение обязанностей муниципальной должности муниципальной службы связано с использованием таких сведений;

- аттестационный лист муниципального служащего муниципальной службы, прошедшего аттестацию, и отзыв на него;

- копии решений о присвоении лицу квалификационного разряда;

б) документы, подтверждающие изменение анкетно-биографических данных муниципального служащего: копии документов, связанных с изменением фамилии, имени, отчества;

в) документы и справки кадровой службы (специально уполномоченного подразделения) соответствующего органа местного самоуправления, организующего проверку, о результатах проверки достоверности и полноты сведений, представленных гражданином при назначении на должность муниципальной службы, а также сведений о соблюдении лицом, замещающим должность муниципальной службы установленных действующим законодательством ограничений (при проведении проверки).

В личное дело вносятся также письменные объяснения лица, замещающего муниципальную должность муниципальной службы, если такие объяснения сделаны им после ознакомления с документами своего личного дела.

2.3. Документы личного дела формируются в папку, страницы нумеруются. Личному делу присваивается порядковый номер, под которым оно регистрируется в журнале учета личных дел.

2.4. Документы, приобщенные к личному делу, вносятся в опись. Каждый документ записывается отдельно с указанием его наименования, количества листов и даты приобщения к материалам личного дела. При передаче личного дела по новому месту муниципальной службы опись документов, находящихся в личном деле, заверяется работниками кадровой службы структурного подразделения администрации Ильичевского сельского поселения Прикубанского муниципального района Карачаево-Черкесской Республики.

2.5. При извлечении каких либо документов из личного дела муниципального служащего по указанию руководителя работник кадровой службы должен сделать соответствующую запись во внутренней описи.

2.6. Запрещается требовать от муниципального служащего переписывать ранее оформленные документы.

2.7. В личное дело не включаются документы второстепенного значения, имеющие временные (до 10 лет) сроки хранения (справки с места жительства, о жилищных условиях, проекты и дубликаты документов). Такого рода документы кадровая служба может накапливать за пределами личного дела.

3. Порядок выдачи личных дел во временное пользование

3.1. Личные дела муниципальных служащих являются документами строгой отчетности. Ответственность за хранение личных дел возлагается на руководителя кадровой службы и лицо, которому поручено ведение личных дел.

3.2. Личные дела могут выдаваться во временное пользование лишь определенным должностным лицам. Круг лиц, допускаемых к пользованию личными делами, определяется непосредственно главой администрации Ильичевского сельского поселения Прикубанского муниципального района Карачаево-Черкесской Республики.

3.3. При работе с личным делом, выданным во временное пользование, запрещается производить какие-либо исправления в ранее сделанных записях, вносить новые записи, извлекать из личного дела, имеющиеся там документы или помещать в него новые и разглашать содержащиеся в нем конфиденциальные сведения.

3.4. Учет выданных личных дел ведется с помощью журнала учета личных дел. Выдача личных дел производится под расписку с указанием даты выдачи.

3.5. Личные дела не выдаются на руки муниципальным служащим, на которых они заведены.

4. Обязанности кадровых служб, осуществляющих ведение личных дел

4.1. В обязанности кадровой службы (ответственного лица) осуществляющей (его) ведение личных дел, замещающих должности муниципальной службы входит:

- оформление и ведение личных дел лиц, замещающих должности муниципальной службы;

- обеспечение сохранности личных дел лиц, замещающих должности муниципальной службы;

- обеспечение конфиденциальности сведений, содержащихся в личных делах лиц, замещающих должности муниципальной службы, регулируется настоящим Положением.

4.2. Лица, замещающие должности муниципальной службы администрации Ильичевского сельского поселения Прикубанского муниципального района Карачаево-Черкесской Республики имеют право на ознакомление со всеми материалами личного дела, отзывами о своей деятельности и другими документами до внесения их в личное дело, приобщение к личному делу своих объяснений.

Указанные лица обязаны своевременно информировать об изменениях в своих анкетных данных.

4.3. Работники кадровых служб, уполномоченные на ведение и хранение личных дел, могут привлекаться в соответствии с действующим законодательством к дисциплинарной и иной ответственности за разглашение конфиденциальных сведений, содержащихся в личных делах муниципальных служащих, и за иные нарушения порядка ведения личных дел, установленные настоящим Положением.

5. Хранение и передача личных дел

5.1. Личные дела хранятся в кадровой службе структурного подразделения администрации Ильичевского сельского поселения Прикубанского муниципального района Карачаево-Черкесской Республики как документы строгой отчетности отдельно от трудовых книжек и других документов. Для хранения личных дел муниципальных служащих используются сейфы или металлические шкафы.

5.2. Личные дела систематизируются и хранятся в алфавитном порядке.

5.3. Ежегодно в кадровых службах проводится проверка наличия и состояния личных дел.

5.4. При выявлении недостатков в оформлении и ведении личных дел составляется соответствующий акт. Результаты проверки в обязательном порядке доводятся до главы администрации Ильичевского сельского поселения Прикубанского муниципального района Карачаево-Черкесской Республики.

5.5. Личное дело при назначении, либо при переводе муниципального служащего на другую должность государственной или муниципальной службы, в том числе на должность федеральной государственной службы, передается по новому месту назначения на основании официального запроса соответствующего руководителя с отметкой в журнале регистрации личных дел.

5.6. Личные дела лиц, освобожденных от замещения должностей муниципальной службы хранятся кадровой службой соответствующего структурного подразделения администрации муниципального района в течение 5 лет со дня освобождения от должности, после чего оформляются в соответствии с требованиями архивных органов и передаются на хранение в архив.

Зам. главы администрации Ильичевского сельского поселения

Л.В. Авдеева