Приложение 1. Порядок постоянного хранения и использования технических паспортов, оценочной и иной хранившейся по состоянию на 1 января 2013 года в органах и организациях по государственному техническому учету и (или) технической инвентаризации учетно-технической документации об объектах государственного технического учета и технической инвентаризации (регистрационных книг, реестров, копий правоустанавливающих документов)

Приложение 1

к постановлению Правительства

Карачаево-Черкесской Республики

от 20 декабря 2016 г. N 337

Порядок
постоянного хранения и использования технических паспортов, оценочной и иной хранившейся по состоянию на 1 января 2013 года в органах и организациях по государственному техническому учету и (или) технической инвентаризации учетно-технической документации об объектах государственного технического учета и технической инвентаризации (регистрационных книг, реестров, копий правоустанавливающих документов)

1. Общие положения

1.1. Настоящий Порядок устанавливает требования к хранению и использованию технических паспортов, оценочной и иной хранившейся по состоянию на 1 января 2013 года в органах и организациях по государственному техническому учету и (или) технической инвентаризации учетно-техническая документации об объектах государственного технического учета и технической инвентаризации (регистрационные книги, реестры, копии правоустанавливающих документов), расположенных на территории Карачаево-Черкесской Республики, являющихся собственностью Карачаево-Черкесской Республики (далее - Порядок постоянного хранения и использования технической документации).

1.2. Положения настоящего Порядка предназначены для применения органом исполнительной власти Карачаево-Черкесской Республики, учреждением или организацией, осуществляющими постоянное хранение указанных в п. 1.1 настоящего Порядка документов (далее - уполномоченная организация).

1.3. Термины и определения.

В настоящем Порядке применены следующие термины с соответствующими определениями.

Архив - совокупность технической паспортов, оценочной и иной хранившейся по состоянию на 01.01.2013 в органах и организациях по государственному техническому и (или) технической инвентаризации учетно-технической документации об объектах государственного технического учета и технической инвентаризации, расположенных на территории Карачаево-Черкесской Республики (регистрационных книг, реестров, копий правоустанавливающих документов), переданных уполномоченной организации, осуществляющей постоянное хранение архива, а также система научно-справочного аппарата к таким документам.

К термину "Архив" неприменимо понятие "архивохранилище".

Архивная выписка - документ, составленный на бланке, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящуюся к определенному факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра (инвентарного номера) и номеров листов единицы хранения.

Архивный документ - документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для граждан, общества, государства.

Архивохранилище - специально оборудованное помещение (помещения) для хранения документов архива.

Внутренняя опись документов инвентарного дела - учетный документ, содержащий перечень документов дела с указанием порядковых номеров документов, их индексов, названий, дат, номеров листов. Во внутренней описи первой группы инвентарного дела листы нумеруются в пределах каждого документа, подшиваемого в дело. Во внутренней описи второй и третьей групп инвентарного дела листы нумеруются по порядку в пределах группы.

Единица хранения - инвентарное дело, представляющее собой физически обособленный документ или совокупность документов, имеющую самостоятельное значение, инвентарная или реестровая книга.

Инвентарная книга (книга учета) - книга учета инвентарных дел, образовавшихся в деятельности органов и организациях по государственному техническому учету и (или) технической инвентаризации до 01.01.2013. Листы инвентарной книги должны прошиваются, нумеруются и скрепляются печатью.

Инвентарное дело - систематизированная совокупность технических паспортов, оценочной и иной учетно-технической документации, содержащей информацию об инвентарном объекте по данным технической паспортизации и инвентаризации/учету изменений.

Инвентарный номер - идентификационный номер, присвоенный инвентарному делу.

Инвентарный объект - объект технической инвентаризации (учета), характеризующийся: наличием основного строения, единством назначения основного строения и вспомогательных (служебных) строений (сооружений) либо совокупностью основных строений, расположенных в пределах одной обособленной территории (земельного участка) - в том числе, комплекс зданий и сооружений производственно-технологического назначения.

Заверенная копия документа - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком поставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость.

Копия документа - экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа.

Регистрация документа - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения.

Система научно-справочного аппарата (НСА) к документам архива - комплекс взаимосвязанных архивных справочников и автоматизированных информационно-поисковых систем о составе и содержании документов, создаваемых на единых научно-методических основах для поиска архивных документов, создаваемых на единых научно-методических основах для поиска архивных документов и архивной информации в целях их эффективного использования.

Учет документов архива - система учета количества состава инвентарных дел, хранящихся в архивохранилище.

Электронная форма документа (электронный носитель) - документ, выполненный как структурированный набор данных, создаваемых программно-техническими средствами.

1.4. Дела и документы архива, созданные за счет физических и юридических лиц, не становятся собственностью этих физических и юридических лиц, не являются элементом состава их имущества и товаром в качестве информационного ресурса, не могут быть объектом сделок купли-продажи, передачи прав владения, распоряжения.

1.5. Архив собирает, учитывает, хранит, осуществляет экспертизу, систематизирует и использует:

находящиеся в текущем производстве дела и документы на все объекты недвижимости (жилищный фонд, объекты внешнего благоустройства, производственного назначения, инженерные сети) с момента их регистрации в инвентарных книгах установленного образца, независимо от формы собственности объекта недвижимости, времени создания, вида носителя документальной информации;

оконченные текущим производством дела и документы до их передачи в государственный архив или уничтожения;

учетно-справочный аппарат, фиксирующий состав и содержание, движение архивного фонда (инвентарные, реестровые книги, алфавитные, статистические картотеки, описи дел и документов, в том числе переданных в государственный архив, акты на уничтожение дел и документов, утративших научно-историческое и практическое значение);

информационные и учетные электронные базы данных технической документации;

печатные материалы, в том числе ведомственные издания, дополняющие архивный фонд организации, необходимые для информационно-справочной и иной работы архива.

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником

1.7. В состав технического архива по решению экспертной комиссии может также быть включена управленческая документация.

1.8. Задачами архива являются:

прием, учет, хранение в установленном порядке подлинной и копийной документации;

проверка комплектности принимаемых инвентарных дел и документов на объекты недвижимости, наличия регистрационных свидетельств, в том числе о принадлежности к памятникам архитектуры, истории и культуры;

проверка правильности оформления (подписания) документов, подлежащих приему в архив;

участие в создании и ведение учетно-информационных и поисковых систем;

размножение и рассылка документов внешним абонентам;

контроль за внесением изменений в состав инвентарных дел и документов, учетную документацию;

учет и розыск утраченных документов;

организация работы по экспертизе научной и практической ценности документов;

участие в работе по составлению перечней (описей, реестров) документов, подлежащих передаче в государственный архив;

оформление и описание дел и документов, отобранных для передачи в государственный архив, и передача их в государственный архив;

ведение и представление в установленные сроки реестров, паспортов о составе и содержании хранящихся дел и документов;

обеспечение сохранности, соблюдение порядка доступа к информации дел и документов согласно установленному порядку;

организация экспертизы научной и практической ценности, подготовка в установленном порядке и передача в государственный архив дел и документов на объекты - памятники архитектуры, истории и культуры, других документов, имеющих научно-историческую ценность;

создание и пополнение учетно-справочного аппарата на дела и документы, в том числе в электронном формате (информационно-поисковые базы данных);

организация и ведение учета пользования делами и документами, выдача справок, копий, выписок из документов физическим и юридическим лицам в установленном порядке;

проведение инвентаризации (проверки наличия) и паспортизации дел и документов архива;

изготовление, хранение, учет страховых копий дел и документов страхового фонда и фонда пользования, передача их в установленном порядке в Единый документально-информационный фонд технической инвентаризации объектов недвижимости Российской Федерации.

1.9. Руководитель уполномоченной организации имеет право:

подписывать и заверять в установленном порядке учетные и отчетные документы, а также удостоверять архивные копии для представления и выдачи физическим и юридическим лицам;

контролировать соблюдение в организации, ее структурных подразделениях установленных правил работы с документами. Требовать от других подразделений и должностных лиц выполнения установленных правил оформления передаваемых документов, представления необходимых удостоверяющих документов и свидетельств, необходимых для внесения их в реестры и постановки на архивный учет;

вносить предложения по вопросам совершенствования учетно-отчетной деятельности архива, улучшения в структурных подразделениях работы по оформлению документов, формированию их в дела, подготовке документов к передаче на архивное хранение;

требовать создания необходимых условий для правильного ведения архива и обеспечения сохранности архивных документов;

осуществлять связь с другими учреждениями и организациями по вопросам, входящим в компетенцию архива;

участвовать в работе совещаний, в мероприятиях по повышению квалификации работников архива.

1.10. Руководитель уполномоченной организации несет личную ответственность за:

некачественное и несвоевременное выполнение обязанностей, возложенных на архив;

ведение архива с нарушением требований законодательства, правил, положений, инструкций и иных нормативных актов;

прием и постановку на инвентарный учет дел и документов;

нарушение порядка уничтожения и списания дел и документов;

недостоверность и нарушение сроков предоставления установленных форм отчетности (паспортов, реестров, отчетов, сведений) заинтересованным органам;

использование предоставленных служебным положением прав в корыстных целях, нанесение материального или иного ущерба государству, обществу, личности;

нарушение трудового законодательства, трудовой дисциплины, правил внутреннего распорядка;

нарушение установленного порядка доступа и выдачи документированной и не документированной информации;

использование электронных и иных копий для выдачи удостоверенных на правах подлинника документов без обращения к подлинникам документов для идентификации информации.

1.11. За нарушение требований настоящего Порядка должностные лица несут ответственность в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

Нарушения, повлекшие за собой хищения, уничтожение или повреждение предметов и документов, содержащих информацию об объектах-памятниках архитектуры, истории и культуры, иных объектах государственного значения, влекут за собой уголовную ответственность в соответствии с действующим законодательством.

1.12. Целью деятельности архива является обеспечение собственников организаций, государственных органов, органов местного самоуправления и владельцев основных фондов информацией о местоположении, техническом состоянии, стоимости и принадлежности строений, помещений и сооружений, выдаваемой на основе, хранящейся в архиве инвентаризационно-технической документации.

1.13. Ведение архивов БТИ осуществляется на основе принципов единства технологии его ведения на всей территории Карачаево-Черкесской Республики, обеспечения в соответствии с действующим законодательством общедоступности и непрерывности актуализации содержащихся в нем сведений, сопоставимости таких сведений со сведениями, содержащимися в других государственных информационных ресурсах.

1.14. Хранение технической документации в Архиве уполномоченной организации осуществляется по хронологически и/или логически связанным совокупностям - архивным фондам. В пределах архивного фонда архивные документы организуются по единицам хранения.

1.15. Единицей хранения является:

инвентарное дело на объект технического учета, включающее одно или несколько строений основного назначения, расположенных на отдельном земельном участке, имеющем кадастровый номер, с указанием почтового адреса; при квартальной застройке - на каждое основное строение;

инвентарное дело на объект внешнего благоустройства, инженерные сети и сооружения коммунально-бытового назначения;

всякий сброшюрованный или переплетенный комплект или отдельный чертежный лист, если он не брошюруется с другими материалами, в том числе правоустанавливающие документы на квартиры и иные помещения в многоквартирных домах и нежилых зданиях.

1.16. Перечень материалов основного хранения может дополняться приказом руководителя уполномоченной организации.

1.17. Поступающие в основное хранилище единицы хранения (инвентарные дела, комплекты чертежей и другие) должны иметь четкое наименование, позволяющее их отнесение к тому или иному виду основных фондов.

1.18. Постоянному хранению в архиве подлежат:

Основные документы:

схематические планы городов и поселков;

инвентарные дела и правоустанавливающая документация на строения;

материалы технического учета объектов внешнего благоустройства, инженерных сетей и сооружений.

Прочие документы:

инвентарные книги;

реестровые книги;

алфавитная картотека владельцев строений:

статистические карточки на строения и отчеты о жилом фонде;

книга учета уничтоженных дел на строения;

иные документы, относящиеся к деятельности бюро технической инвентаризации.

1.19. Ведение архивов осуществляется на бумажных и (или) электронных носителях. При несоответствии между сведениями на бумажных носителях и электронных носителях приоритет имеют сведения на бумажных носителях.

1.20. Информация об объектах, содержащаяся в документах архивов, предоставляется пользователям в виде формализованного документа установленного образца.

1.21. Предоставление информации из архивов, отнесенной к государственной тайне или являющейся конфиденциальной, осуществляется в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

1.22. Постановка на технический учет и снятие с учета объекта, а также учет изменений соответствующих сведений об объекте осуществляются на основании представляемых в архивы заявлений пользователей и необходимых в соответствии с настоящим Порядком документов.

1.23. Техническая документация имеет постоянный срок хранения, отчуждение архива не допускается.

1.24. Ответственность за сохранность технической документации несет руководитель уполномоченной организации в соответствии с порядком, установленным законодательством Российской Федерации.

2. Порядок комплектования архива

2.1. В архивохранилище принимаются инвентарные дела, состоящие из документов, указанных в пункте 1.1. настоящего Порядка.

2.2. Уполномоченная организация принимает от органов и организаций по государственному техническому учету и (или) технической инвентаризации документы, указанные в пункте 1.1 настоящего Порядка после проведения совместной инвентаризации (проверки наличия и состояния) с составлением акта по форме согласно приложению 1 к настоящему Порядку.

2.3. Требования, предъявляемые к оформлению инвентарных дел.

2.3.1. Инвентарные дела должны быть полностью сформированы. Сформированное инвентарное дело на инвентарный объект должно состоять из трех групп документов и материалов.

2.3.2. Документы каждой группы инвентарного дела должны быть оформлены, заключены в отдельные обложки (твердые папки), сшиты и пронумерованы; обложки инвентарных дел оформляются по форме согласно приложения 2 к настоящему Порядку.

2.3.3. На каждую группу документов должна быть составлена внутренняя опись документов, входящих в состав группы по форме согласно приложения 3 к настоящему Порядку. Поэтажные планы больших форматов могут быть сброшюрованы и храниться отдельно в соответствии с размером формата; на каждом из них должен быть проставлен инвентарный номер того дела, к которому они относятся.

2.4. В первую группу включаются документы по состоянию на 01.01.2013 года, составленные в следующей последовательности:

технический паспорт (листы прошиты, пронумерованы и скреплены печатью);

инвентаризационная карточка (при наличии);

акт обследования (при наличии).

план земельного участка;

поэтажные планы основных строений;

экспликации к поэтажным планам.

Скрепление материалов первой группы должно позволять извлечение их из дела для снятия копий и выдачи исполнителям в производство.

При утрате документов первой группы их восстановление должно производиться с выходом на место и использованием материалов второй и третьей групп, брошюровка которых не должна позволять их извлечения из дела.

2.5. Во второй группе ("группа правоустанавливающих документов") должны быть сформированы правоустанавливающие и правоподтверждающие документы на объект недвижимости (в том числе на земельный участок), представленные заказчиком работ по технической инвентаризации, сброшюрованные в хронологическом порядке по мере поступления в архив, а также заявки на проведение работ по технической инвентаризации.

Каждый лист материалов, подшиваемых в данную группу, должен нумероваться нарастающим итогом. Заголовки документов и номера листов дела должны вноситься в опись данной группы документов. Извлечение документов данной группы из дела запрещается.

2.6. В третьей группе ("группа первичных и черновых документов"): абрис и черновое описание, подсчеты площадей, фотографии, акты технического обследования, а также технические паспорта и другие материалы, составленные в результате предшествующих обследований (инвентаризаций), но утратившее значение. К этой группе также могут быть отнесены материалы технического характера, предоставленные заказчиком для использования в работе по подготовке учетно-технической документации (проектные материалы, сметная документация, схемы расположения объекта, картографические и геодезические материалы).

Извлечение документов третьей группы из дела, а также внесение каких-либо исправлений и поправок в документы после их подшивки не допускается.

2.7. Документы, утратившие значение в связи с заменой их новыми, должны содержать отметку "Погашено. Дата. Подпись".

2.8. Нумерация документов ведется самостоятельно по каждой группе. Сведения об обнаруженных ошибках должны вноситься в примечаний к описи листов, хранящихся в деле.

2.9. Полученные документы с подписанными актами приема-передачи по форме согласно приложения 4 к настоящему Порядку передаются в уполномоченную организацию, осуществляющую постоянное хранение архива.

3. Организация постоянного хранения документов архива

3.1. Постоянное хранение документов архива в уполномоченной организации, осуществляющей постоянное хранение архива.

3.1.1. К основному хранению в архив принимаются материалы на бумажных носителях, оформленные в установленном порядке, то есть заключенные в твердые панки, сшиты, прошнурованы, пронумерованы и оценены. Скрепление листов дела металлическими предметами не допускается. Планы больших форматов сброшюровываются, нумеруются инвентарным номером дела, к которому относятся и хранятся отдельно.

3.1.2. Стоимость сдаваемых в архив инвентарных дел определяется по расчету, составленному исполнителем, проверенному главным бухгалтером и утвержденному руководителем уполномоченной организации.

Стоимость инвентарного дела определяется исходя из затрат уполномоченной организации на его разработку.

Первоначальная стоимость инвентарного дела указывается в левом верхнем углу на обороте обложки. Последующие затраты, связанные с внесением по результатам текущей инвентаризации, плюсуются к первоначальной стоимости, а новая стоимость дописывается под первоначальной нарастающим итогом.

Стоимость дел, ранее принятых на хранение без оценки определяется инвентаризационной комиссией, создаваемой приказом уполномоченной организации при проведении инвентаризации архива.

3.1.3. Учет поступающих в основное хранилище инвентарных дел производится путем их регистрации в инвентарных книгах.

Книги пронумеровываются, прошнуровываются и скрепляются печатью.

Обязательным требованием к регистрационной записи является указание даты регистрации, регистрационного (инвентарного) номера и наименование дела.

3.1.4. Инвентарная книга на домовой фонд (жилые здания и здания гражданского назначения) заполняется в порядке существующей в архиве комплектации дел в алфавитном порядке наименования улиц или поквартально в целом по каждому городу (другому населенному пункту) независимо от принадлежности.

3.1.5. Инвентарная книга на жилой фонд первоначально заполняется в порядке существующей в архиве комплектации дел в алфавитном порядке наименования улиц или поквартально в целом по каждому городу (поселку), сельскому населенному пункту без ограничения их по фондам. В дальнейшем инвентарные номера делам присваиваются нарастающим итогом по мере их поступления.

Присвоенный инвентарный номер проставляется в левом верхнем углу обложки дела.

Инвентарный номер, в зависимости от метода группировки дел, состоит:

для дел, хранящихся в алфавитном порядке наименования улиц - из порядкового номера по инвентарной книге;

для дел, хранящихся с разграничением по кварталам, проставляются в виде дроби. В числителе дроби указывается порядковый номер (регистрационный номер) по инвентарной книге, а знаменателе - условный (присвоенный) номер города (района, поселка), номер квартала и номер папки.

Условные номера населенных пунктов принимаются в соответствии с почтовой индексацией.

Детальный порядок нумерации (присвоение регистрационных номеров) инвентарных дел устанавливается приказом руководителя уполномоченной организации.

Инвентарные номера на материалы объектов внешнего благоустройства и инженерных сетей присваиваются в соответствии с порядковой записью в специальной инвентарной книге.

3.1.6. Поиск дел в архиве производится по инвентарному номеру, который указывается в алфавитной и статистической карточках на строение основного назначения, а на объекты внешнего благоустройства и инженерные сети по инвентарному номеру, указанному в алфавите наименования объектов.

3.1.7. В случае раздела одного объекта (домовладения) на два или несколько самостоятельных с обособленными земельными участками, за одним из них сохраняется прежний инвентарный номер, а выделяемым присваиваются инвентарные номера в порядке поступления их в архив.

Документы, относящиеся к общему первоначальному объекту (домовладений), погашаются и оставляются в деле, которому сохранен инвентарный номер.

Инвентарные книги являются доказательным документом о наличии дел, хранящихся в архиве. Для целей доказательства существования объекта и его принадлежности инвентарная книга не используется.

3.1.8. Реестровые книги предназначены для регистрации инвентарных объектов.

Запись в реестровую книгу имеет доказательную силу в части существования объекта на момент регистрации.

Форма реестровой книги предусматривает также регистрацию документов о принадлежности объекта.

Регистрация правоустанавливающего документа имеет юридическое значение для установления собственника объекта на дату регистрации и исчисления сроков.

Реестровые книги ведутся по следующим объектам недвижимости:

зданиям гражданского назначения;

квартирам;

сооружениям коммунально-бытового назначения;

передаточным устройствам.

Регистрация квартир и правоустанавливающих документов на них проводится в реестровой книге.

Реестровые книги ведутся специалистом, назначенным приказом руководителя уполномоченной организации.

3.1.9. Ведение статистической и алфавитной картотек.

Статистические карточки являются главным источником инвентаризационно-технической информации, позволяющим снизить число обращений к материалам основного хранения. Статистические карточки составляются по результатам текущей инвентаризации. Карточки хранятся в ящиках, по видам основных фондов, в порядке, аналогичном алфавитной картотеке владельцев.

Детальный порядок ведения статистической картотеки, в том числе разграничение основных фондов по категориям принадлежности, устанавливается руководством уполномоченной организации.

Если статистические карточки не заводятся, то уполномоченное должностное лицо вносит статистическую информацию в специальные журналы, заведенные по каждому населенному пункту с группировкой их по фондам принадлежности.

Статические карточки составляются исполнителем работ на каждое учтенное основное строение и вместе с инвентарным делом сдаются в архив.

По каждому городу (поселку) карточки хранятся в отдельных ящиках с расположением их по фондам принадлежности и в алфавитном порядке наименования улиц, переулков.

Алфавитная картотека составляется на всех домовладельцев строений и предназначается для отыскивания дела в случае когда местонахождение строения заранее неизвестно.

3.1.10. Алфавитная картотека владельцев строений предназначается для получения информации о принадлежности инвентарных объектов и поиска соответствующих материалов основного хранения в случае, когда местонахождение объекта заранее не известно. Алфавитная карточка по обслуживаемым городам и другим населенным пунктам размещается в ящиках в алфавитном порядке наименования владельцев. На лицевой стороне ящика делается надпись с указанием начальных букв наименования владельца. Группировку алфавитных карточек, целесообразно делать по принципу построения энциклопедических словарей. В алфавитных карточках указывают паспортные данные собственника, год рождения, а по юридическим лицам - данные свидетельства о государственной регистрации.

В небольших населенных пунктах допускается ведение вместо картотеки алфавитной книги с соблюдением установленных правил.

3.1.11. Алфавитные и статистические карточки на снесенные объекты, а также алфавитные карточки выбывших владельцев погашаются с указанием даты и основания погашения, изымаются из действующей картотеки и хранятся не менее 3-х лет в отдельном ящике, в алфавитном порядке наименований улиц.

3.1.12. Книга учета самовольного строительства ведется в хронологическом порядке выявления эксплуатируемых строительных объектов, не принятых государственной комиссией.

Самовольное возведение строений, не являющихся самостоятельными инвентарными объектами (пристроек, гаражей и других принадлежностей главной вещи), а также перепланировки помещений, в данной книге не фиксируется. Книга учета бесхозных объектов ведется по форме согласно приложения 10 к настоящему Порядку, аналогично книге учета самовольного строительства.

3.1.13. Поступившие в архив инвентарные дела подлежат учету в соответствующих книгах учета поступлений в архив, проверке на соответствие комплекта документов внутренней описи, систематизации работниками архива, и хранятся в архивохранилище в установленном порядке.

ГАРАНТ:

Нумерация подпунктов приводится в соответствии с источником

3.2.1. Учет и систематизация инвентарных дел заключаются в проверке соответствия присвоенных им инвентарных номеров в соответствующих инвентарных книгах, с указанными номерами на обложках инвентарных дел и размещении их на соответствующем месте в архивохранилище.

3.2.2. Ответственность за сохранность технических паспортов, оценочной и иной документации (регистрационных книг, реестров, копий правоустанавливающих документов и тому подобного) несет руководитель уполномоченной организации, осуществляющей их постоянное хранение в соответствии с установленным законодательством Российской Федерации порядком.

3.2.3. Учет поступления и выбытия дел, документов в архиве осуществляется на основании:

акта проверки наличия и состояния архивных документов;

акта об обнаружении документов (по форме согласно приложения 5 к настоящему Порядку);

акта об утрате документов (по форме согласно приложения 6 к настоящему Порядку);

акта приема-передачи архивных документов на хранение;

инвентарных книг;

карточек учета выдачи и возврата инвентарных дел (документов) (карта-заместитель) (по форме согласно приложения 7 к настоящему Порядку);

книги регистрации приема-выдачи инвентарных дел (документов) из архива (по форме согласно приложения 8 к настоящему Порядку);

книги учета инвентарных дел на инвентарные объекты, уничтоженные по различным причинам и не подлежащие восстановлению;

реестра инвентарных дел на объекты недвижимости, включенные в установленном порядке в областной и муниципальный список памятников истории и культуры, расположенных на территории Карачаево-Черкесской Республики (помечаются грифом "памятник культуры") (по форме согласно приложения 9 к настоящему Порядку).

На основании указанных документов вносятся необходимые изменения в основной учетный документ архива - книгу учета поступления и выбытия дел, документов при каждом изменении в составе и объеме документов архива.

3.2.4. Учет документов архива может осуществляться и в автоматизированном режиме - в виде учетных баз данных.

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником

3.3. Проверка наличия и состояния документов (инвентаризация архива);

3.3.1. Проверка наличия и состояния документов проводится в целях установления фактического наличия единиц хранения и соответствия их количеству, числящемуся по учетным документам, выявления документов, подлежащих реставрации и профилактической обработке.

В ходе проверки осуществляется:

установление фактического наличия документов, находящихся на хранении в архиве;

выявление и устранение недостатков в учете документов;

выявление отсутствующих документов и организация их поиска;

выявление и учет документов, требующих реставрации, консервации, профилактической и технической обработки.

3.3.2. Проверка наличия и состояния документов проводится не реже, чем один раз в год.

3.3.3. Единовременные проверки наличия и состояния документов проводятся в архиве:

после перемещения дел в другое помещение;

после чрезвычайных происшествий, вызвавших перемещение (эвакуацию) дел или доступ в архивохранилище посторонних лиц;

при смене руководителя уполномоченной организации, заведующего архивом;

при возврате документов в большом количестве после выдачи во временное пользование.

3.3.4. При проверке наличия и состояния документов:

сохраняется порядок расположения документов на стеллажах и первичных средствах хранения;

размещаются на свои места обнаруженные во время инвентаризации, неправильно расположенные дела и документы;

изымаются и изолируются дела, зараженные плесенью или другими биологическими вредителями.

3.3.5. Проверка наличия и состояния дел проводится путем сверки записей в книге учета поступивших на постоянное хранение инвентарных дел и инвентарных дел и инвентарных книгах с описанием дел на обложках (инвентарного номера, названия и адреса объекта и т.п.). Проводится инвентаризация не только бумажных, но и электронных носителей.

Физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния архивных документов.

Дела, выданные во временное пользование, проверяются по книгам и актам выдачи дел и считаются имеющимися в наличии.

3.3.6. Акт проверки наличия и состояния архивных документов составляется непосредственно в ходе проверки. По окончании проверки архива акт(ы) проверки включаются в соответствующее дело и хранятся в архиве.

3.3.7. Если проверкой обнаружена недостача дел и документов, то организуется их поиск.

В этих целях:

изучаются все учтенные документы по выдаче дел из архива;

организуется поиск не обнаруженных при проверке дел, предварительно изучив документы, подтверждающие прием-передачу дел;

проверяются дела, находящиеся рядом с предполагаемым местом хранения отсутствующего инвентарного дела на стеллажах;

изучаются дело, в котором хранятся документы, отражающие движение дел - акты выдачи дел во временное пользование, ранее составленные акты проверки наличия и состояния проверяемого архива.

3.3.8. Найденные в итоге поиска дела раскладывается на места, а в листе проверки к соответствующему акту инвентаризации делается отметка с указанием даты и подписи должностного лица.

3.3.9. После рассмотрения результатов поиска лицом, ответственным за обеспечение сохранности документов архива, принимается решение о порядке и сроках восстановления утраченных документов (инвентарного дела).

3.3.10. Проверка наличия и состояния документов считается завершенной после внесения изменений, выявленных проверкой, в учетные документы архива.

4. Режимы хранения документов архива

4.1. Нормативные условия хранения архивных документов обеспечиваются:

созданием оптимальных (нормативных) противопожарного, охранного, температурно-влажностного, светового и санитарно-гигиенического режимов в здании и помещениях архива, установленных законодательством Российской Федерации.

применением специальных средств хранения и перемещения архивных документов (стеллажи, шкафы, сейфы, коробки, папки).

4.2. Требования к помещениям архива.

4.2.1. К помещениям основного назначения архива относятся:

архивохранилище;

помещение для работы с документами (прием, временное размещение, выдача документов и вспомогательные работы с ними);

рабочая комната сотрудников архива.

Допускается многофункциональное использование отдельных помещений с выделением перегородками основных и вспомогательных участков, за исключением архивохранилища.

4.2.2. В целях обеспечения сохранности документации помещение архива должно быть изолированным, сухим и безопасным в противопожарном отношении. Оконные проемы архивохранилищ, расположенных ниже 3 этажа, заделываются металлическими решетками. Входные двери целесообразно обивать железом с устройством запоров, а по окончании рабочего дня помещение архива опечатывать.

4.2.3. Для размещения документации помещение архива оборудуется стеллажами ячейками, высота которых должна обеспечивать вертикальное хранение дел.

Для хранения алфавитной и статической картотек в помещении архива устанавливаются специально изготовленные шкафы или столы ящиками.

4.2.4 Архивохранилище обеспечивается:

переносной лестницей-стремянкой в целях безопасной работы на верхних стеллажах;

пылесосом для удаления пыли;

рабочим халатом для техника архива.

4.2.5. Архив должен быть расположен в помещениях, обособленных от других помещ