Приложение. Положение о персональных данных муниципального служащего администрации Урупского муниципального района и ведении его личного дела

Приложение

к постановлению

администрации Урупского

муниципального района

от 10 июля 2017 г. N 209

Положение
о персональных данных муниципального служащего администрации Урупского муниципального района и ведении его личного дела

1. Настоящим Положением определяется порядок получения, обработки, хранения, передачи и любого другого использования персональных данных муниципального служащего администрации Урупского муниципального района (далее - муниципальный служащий), а также ведения его личного дела в соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 30 мая 2005 года N 609 "Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела", статьями 29 и 30 Федеральным законом от 02 марта 2007 г. N 25-ФЗ "О муниципальной службе в Российской Федерации" (далее - Федеральный закон), Федеральным законом от 18 мая 2009 года N 559 "О представлении гражданами, претендующими на замещение должностей федеральной государственной службы, и федеральными государственными служащими сведений о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера", и на основании главы 14 Трудового кодекса Российской Федерации

2. Под персональными данными муниципального служащего понимаются сведения о фактах, событиях и обстоятельствах жизни муниципального служащего, позволяющие идентифицировать его личность и содержащиеся в личном деле муниципального служащего либо подлежащие включению в его личное дело в соответствии с настоящим Положением.

3. Глава администрации Урупского муниципального района (работодатель) либо его представитель (далее - представитель нанимателя), обеспечивает защиту персональных данных муниципальных служащих, содержащихся в их личных делах, от неправомерного их использования или утраты.

4. Глава администрации Урупского муниципального района (работодатель) определяет, ответственных лиц (заместитель начальника отдела по организационным и общим вопросам, кадровому, правовому обеспечению и мобилизационной работе администрации муниципального района - должностное лицо кадровой службы администрации Урупского муниципального района), за ведение и сохранность личных дел муниципальных служащих, а так же уполномоченных на получение, обработку, хранение, передачу и любое другое использование персональных данных муниципального служащего и несущих ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации за нарушение режима защиты этих персональных данных (далее ответственные лица).

- Персональные данные, внесённые в личные дела муниципальных служащих, иные сведения, содержащиеся в личных делах муниципальных служащих, относятся к сведениям конфиденциального характера.

5. При получении, обработке, хранении и передаче персональных данных муниципального служащего, ответственные должностные лица кадровой службы обязаны соблюдать следующие требования:

а) обработка персональных данных муниципального служащего осуществляется в целях обеспечения соблюдения Конституции Российской Федерации, федеральных законов и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, содействия муниципальному служащему в прохождении муниципальной службы Российской Федерации (далее - муниципальная служба), в обучении и должностном росте, обеспечения личной безопасности муниципальной служащего и членов его семьи, а также в целях обеспечения сохранности принадлежащего ему имущества и имущества органа местного самоуправления, учета результатов исполнения им должностных обязанностей;

б) персональные данные следует получать лично у муниципального служащего. В случае возникновения необходимости получения персональных данных муниципального служащего у третьей стороны следует известить об этом муниципального служащего заранее, получить его письменное согласие и сообщить муниципальному служащему о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных;

в) запрещается получать, обрабатывать и приобщать к личному делу муниципального служащего не установленные федеральными законами персональные данные о его политических, религиозных и иных убеждениях, частной жизни, членстве в общественных объединениях, в том числе в профессиональных союзах;

г) при принятии решений, затрагивающих интересы муниципального служащего, запрещается основываться на персональных данных муниципального служащего, полученных исключительно в результате их автоматизированной обработки или с использованием электронных носителей;

д) защита персональных данных муниципального служащего от неправомерного их использования или утраты обеспечивается за счет средств органа местного самоуправления в порядке, установленном федеральными законами;

е) передача персональных данных муниципального служащего третьей стороне не допускается без письменного согласия муниципального служащего, за исключением случаев, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью муниципального служащего, а так же в других случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

6. В целях обеспечения защиты персональных данных, хранящихся в личных делах муниципальных служащих, муниципальные служащие имеют право:

а) получать полную информацию о своих персональных данных и обработке этих данных (в том числе автоматизированной);

б) осуществлять свободный бесплатный доступ к своим персональным данным, включая право получать копии любой записи, содержащей персональные данные муниципального служащего, за исключением случаев, предусмотренных федеральным законом;

в) требовать исключения или исправления неверных или неполных персональных данных, а также данных, обработанных с нарушением Федерального закона. Муниципальный служащий при отказе ответственного должностного лица кадровой службы исключить или исправить персональные данные муниципального служащего имеет право заявить в письменной форме Главе администрации Урупского муниципального района о своем несогласии, обосновав соответствующим образом такое несогласие. Персональные данные оценочного характера муниципальный служащий имеет право дополнить заявлением, выражающим его собственную точку зрения;

г) требовать от представителя нанимателя или уполномоченного им лица уведомления всех лиц, которым ранее были сообщены неверные или неполные персональные данные муниципального служащего, обо всех произведенных в них изменениях или исключениях из них;

д) обжаловать в суд любые неправомерные действия или бездействие при обработке и защите персональных данных муниципального служащего.

7. Муниципальный служащий, виновный в нарушении норм, регулирующих получение, обработку, хранение и передачу персональных данных другого муниципального служащего, несет ответственность в соответствии с Федеральным законом и другими федеральными законами.

8. В соответствии с Законом Карачаево-Черкесской Республики от 23.06.2008 N 29-РЗ "О реестре должностей муниципальной службы в Карачаево-Черкесской Республике" на основе персональных данных муниципальных служащих администрации Урупского муниципального района формируется и ведется, в том числе на электронных носителях, реестр муниципальных служащих.

9. Представитель нанимателя или уполномоченное им лицо вправе подвергать обработке (в том числе автоматизированной) персональные данные муниципальных служащих при формировании кадрового резерва.

10. В личное дело муниципального служащего вносятся его персональные данные и иные сведения, связанные с поступлением на муниципальную службу, ее прохождением и увольнением с муниципальной службы и необходимые для обеспечения деятельности администрации Урупского муниципального района.

Личное дело муниципального служащего ведется ответственным должностным лицом кадровой службы администрации Урупского муниципального района.

11. Персональные данные, внесенные в личные дела муниципальных служащих, иные сведения, содержащиеся в личных делах муниципальных служащих, относятся к сведениям конфиденциального характера (за исключением сведений, которые в установленных федеральными законами случаях могут быть опубликованы в средствах массовой информации), а в случаях, установленных федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, Карачаево-Черкесской Республики - к сведениям, составляющим государственную тайну.

12. Сведения о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера муниципальных служащих предоставляются для опубликования общероссийским и региональным средствам массовой информации по их обращениям с одновременным информированием об этом указанных муниципальных служащих.

13. Средствам массовой информации по их обращениям предоставляются следующие сведения о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера муниципальных служащих, указанных в пункте 12 настоящего Положения:

а) декларированный годовой доход;

б) перечень объектов недвижимости, принадлежащих муниципальному служащему на праве собственности или находящихся в его пользовании, с указанием вида, площади и страны расположения каждого из них;

в) перечень транспортных средств и суммарная декларированная стоимость ценных бумаг, принадлежащих муниципальному служащему на праве собственности.

14. Сведения, указанные в пункте 13 настоящего Положения, предоставляются на основании данных, имеющихся в отделе по организационным и общим вопросам, кадровому, правовому обеспечению и мобилизационной работе, ответственном за кадровую работу администрации Урупского муниципального района на дату получения обращения соответствующего средства массовой информации.

15. В предоставляемых средствам массовой информации сведениях запрещается указывать:

а) иные данные о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера муниципального служащего, кроме указанных в пункте 13 настоящего Положения;

б) данные о супруге, детях и иных членах семьи гражданского служащего;

в) данные, позволяющие определить место жительства, почтовый адрес, телефон и иные индивидуальные средства коммуникации муниципального служащего, а также его супруги (ее супруга), детей и иных членов его семьи;

г) данные, позволяющие определить местонахождение объектов недвижимости, принадлежащих муниципальному служащему на праве собственности или находящихся в его пользовании;

д) информацию, отнесенную к государственной тайне или являющуюся конфиденциальной.

16. К личному делу муниципального служащего приобщаются:

а) письменное заявление о приеме (поступлении) на муниципальную службу (работу);

б) собственноручно заполненная и подписанная гражданином Российской Федерации анкета установленной формы с приложением фотографии;

- на все вопросы даются полные ответы, без каких либо сокращений, прочерков, исправлений и помарок, в строгом соответствии с записями, которые содержатся в его личных документах.

- при заполнении анкеты используются следующие документы: паспорт (документ удостоверяющий личность), трудовая книжка, военный билет, документ об образовании (диплом, свидетельство, аттестат, удостоверение).

- автобиография; составляется работником собственноручно в произвольной форме, без исправлений и помарок. В "автобиографии" должны быть освещены следующие вопросы: Фамилия, имя, отчество, год, число, месяц и место рождения, национальность, социальное происхождение, полученное образование (где, когда, в каких учебных заведениях) с какого времени началась самостоятельная трудовая деятельность и каковы причины перехода с одной работы на другую, общественная работа (где, когда, в качестве кого), участие в выборных органах, сведения о семейном положении и близких родственниках (отце, матери, жене (муже),братьях сёстрах, о детях более подробно), дата составления "Автобиографии" и подпись работника.

в) документы о прохождении конкурса на замещение вакантной должности муниципальной службы (если гражданин назначен на должность по результатам конкурса);

г) копия паспорта и копии свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния;

д) копия трудовой книжки или документа, подтверждающего прохождение военной или иной службы;

е) копии документов об образовании и о квалификации, документов о квалификации, подтверждающих повышение или присвоение квалификации по результатам дополнительного профессионального образования, документов о присвоении ученой степени, ученого звания (если таковые имеются);

(в ред. Указа Президента РФ от 01.07.2014 N 483)

ж) копии решений о награждении государственными наградами Российской Федерации, Почетной грамотой Президента Российской Федерации, об объявлении благодарности Президента Российской Федерации, присвоении почетных, воинских и специальных званий, присуждении государственных премий (если таковые имеются);

(в ред. Указа Президента РФ от 23.10.2008 N 1517)

з) копия распоряжения (приказа) администрации Урупского муниципального района о приеме (поступлении) на муниципальную службу;

и) экземпляр трудового договора, а также экземпляры письменных дополнительных соглашений, которыми оформляются изменения и дополнения, внесенные в трудовой договор;

- должностная инструкция;

к) копии распоряжения (приказа) администрации Урупского муниципального района о переводе муниципального служащего на иную должность муниципальной службы, о временном замещении им иной должности муниципальной службы;

л) копии документов воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу);

м) копия распоряжения (приказа) администрации Урупского муниципального района об увольнении муниципального служащего и о прекращении служебного трудового договора или его приостановлении;

н) аттестационный лист муниципального служащего, прошедшего аттестацию, и отзыв об исполнении им должностных обязанностей за аттестационный период;

о) сведения о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера гражданина, претендующего на замещение должности муниципальной службы, а так же сведения о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера супруги (супруга) и несовершеннолетних детей гражданина в соответствии с Положением о предоставлении гражданами, претендующими на замещение должностей муниципальной службы, сведений о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера;

п) копии решений о поощрении муниципального служащего, а также о наложении на него дисциплинарного взыскания до его снятия или отмены;

р) копии документов о начале служебной проверки, ее результатах, об отстранении муниципального служащего от должности муниципальной службы;

с) документы, связанные с оформлением допуска к сведениям, составляющим государственную или иную охраняемую законом тайну, если исполнение обязанностей по должности муниципальной службы связано с использованием таких сведений;

т) сведения о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера муниципального служащего;

у) копия страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования;

ф) копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе физического лица по месту жительства на территории Российской Федерации;

х) копия страхового медицинского полиса обязательного медицинского страхования граждан;

ц) медицинское заключение установленной формы об отсутствии у гражданина заболевания, препятствующего поступлению на муниципальную службу или ее прохождению;

ч) справка о результатах проверки достоверности и полноты представленных муниципальным служащим сведений о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера, а также сведений о соблюдении муниципальным служащим ограничений, установленных федеральными законами, если такая проверка проводилась;

ш) копии документов о включении муниципального служащего в кадровый резерв, а также об исключении его из кадрового резерва;

щ) справка об отсутствии судимости;

Личное дело муниципального служащего формируется после издания распоряжения (приказа) администрации Урупского муниципального района о назначении гражданина на должность муниципальной службы и ведётся на протяжении всего периода прохождения муниципальной службы.

Ответственные должностные лица за ведение кадровой документации администрации Урупского муниципального района:

- при поступлении на муниципальную службу оформляют личное дело муниципального служащего в течение 10 рабочих дней;

- приобщают к личным делам, нормативно установленные документы, содержащие персональные данные, в течение 10 рабочих дней;

- при переводе муниципального служащего передают личное дело по указанному месту в течение 15 рабочих дней со дня поступления официального запроса о передаче личного дела;

Личные дела муниципальных служащих подлежат регистрации в журнале учёта личных дел муниципальных служащих.

17. В личное дело муниципального служащего вносятся также письменные объяснения муниципального служащего, если такие объяснения даны им после ознакомления с документами своего личного дела.

К личному делу муниципального служащего приобщаются иные документы, предусмотренные федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

В процессе прохождения муниципальной службы к личному делу муниципального служащего приобщаются документы в хронологическом порядке в зависимости от времени их поступления

18. Документы, приобщенные к личному делу муниципального служащего, брошюруются, страницы нумеруются, к личному делу прилагается опись.

Факт ознакомления с личным делом муниципального служащего удостоверяется личной подписью муниципального служащего в листе ознакомления с личным делом муниципального служащего.

К личному делу муниципального служащего приобщаются письменные объяснения муниципального служащего, если такие объяснения были даны им после ознакомления с документами своего личного дела.

Учетные данные муниципальных служащих, хранятся отделе по организационным и общим вопросам, кадровому, правовому обеспечению и мобилизационной работе, ответственном за кадровую работу в администрации Урупского муниципального района. Ответственные должностные лица кадровой службы обеспечивают их защиту от несанкционированного доступа и копирования.

19. В обязанности кадровой службы администрации Урупского муниципального района, осуществляющей ведение личных дел муниципальных служащих, входит:

а) приобщение документов, указанных в пунктах 16 и 17 настоящего Положения, к личным делам муниципальных служащих;

б) обеспечение сохранности личных дел муниципальных служащих;

в) обеспечение конфиденциальности сведений, содержащихся в личных делах муниципальных служащих, в соответствии с Федеральным законом, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также в соответствии с настоящим Положением;

г) предоставление сведений о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера муниципальных служащих, для опубликования общероссийским средствам массовой информации по их обращениям;

д) предоставление сведений о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера муниципальных служащих для опубликования региональным средствам массовой информации по их обращениям;

е) информирование муниципальных служащих, указанных в подпунктах "г" и "д" настоящего пункта, об обращении общероссийского или регионального средства массовой информации о предоставлении ему сведений о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера этих муниципальных служащих;

ж) ознакомление муниципального служащего с документами своего личного дела не реже одного раза в год, а также по просьбе муниципального служащего и во всех иных случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации. Карачаево-Черкесской Республики.

20. Муниципальные служащие, уполномоченные на ведение и хранение личных дел муниципальных служащих администрации, могут привлекаться в соответствии с законодательством Российской Федерации к дисциплинарной и иной ответственности за разглашение конфиденциальных сведений, содержащихся в указанных личных делах, а также за иные нарушения порядка ведения личных дел муниципальных служащих, установленного настоящим Положением.

21. При переводе муниципального служащего на должность муниципальной службы в другом органе самоуправления его личное дело передается в орган самоуправления по новому месту муниципальной службы (работы) по запросу.

22. Если гражданин, личное дело которого храниться в администрации Урупского муниципального района, поступит на муниципальную службу вновь, его личное дело подлежит передаче в орган местного самоуправления по месту замещения должности муниципальной службы в соответствии с запросом.

23. Личные дела муниципальных служащих, уволенных с муниципальной службы, хранятся кадровой службой соответствующего государственного органа в течение 10 лет со дня увольнения с муниципальной службы, после чего передаются в архив.

Личные дела гражданских служащих, содержащие сведения, составляющие государственную тайну, хранятся кадровой службой соответствующего государственного органа в соответствии с законодательством Российской Федерации о государственной тайне.

Ведение нескольких личных дел на муниципального служащего не допускается.

24. Порядок оформления документов, включаемых в личное дело муниципального служащего.

а) к личному делу муниципального служащего приобщаются оригиналы документов либо копии, выписки из них, заверенные подписью ответственных лиц и печатью администрации Урупского муниципального района.

б) анкета заполняется гражданином при поступлении на муниципальную службу собственноручно, проверяется и заверяется ответственными должностными лицами кадровой службы.

в) изменения персональных данных муниципального служащего отражаются в дополнении к анкете.

Все вносимые изменения должны быть подтверждены оригиналами документов, либо удостоверенными в установленном порядке копиями документов, выписками из них, которые подлежат приобщению к личному делу муниципального служащего. Работник обязан в течение 7 дней информировать ответственного за кадровую работу об изменении в своих анкетных данных.

г) документы, приобщённые к личному делу муниципального служащего, брошюруются, страницы нумеруются, к личному делу прилагается опись.

д) внутренняя опись документов заполняется одновременно с формированием личного дела и затем заполняется при каждом внесении в личное дело новых документов.

При нумерации листов личного дела листы внутренней описи нумеруются отдельно.

е) все документы личного дела помещаются в папку, на которой проставляется присвоенный ей порядковый номер. Под этим номером личное дело регистрируется в "Журнале учёта личных дел".

25. Порядок ознакомления с личным делом муниципального служащего.

а) ознакомление муниципального служащего с документами своего личного дела проводится ответственными должностными лицами кадровой службы не реже одного раза в год, а так же по просьбе муниципального служащего.

б) личные дела муниципальных служащих не выдаются на руки муниципальным служащим, на которых они ведутся.

В соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации, работник имеет право на получение копии любого документа, содержащегося в его личном деле, на основании письменного заявления на имя начальника управления. Копии документов должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно в течение трёх дней со дня подачи заявления.

в) личные дела могут выдаваться во временное пользование только в случаях предусмотренных законодательством на основании письменного запроса с письменного разрешения начальника управления. Для контроля за своевременным возвратом личных дел, выданных во временное пользование, используется контрольная карточка, которая заполняется на каждое личное дело.

г) ежегодно ответственные должностные лица за кадровое делопроизводство проводят проверку наличия и состояния личных дел. Проведения проверки фиксируется в личном деле. При выявлении недостатков в оформлении и ведении личных дел составляется соответствующий акт.

26. Ответственность за разглашение конфиденциальной информации, связанной с персональными данными муниципального служащего:

а) лица, виновные в нарушении норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных муниципальных служащих, несут ответственность в соответствии с действующим законодательством.

б) лица, ответственные за ведение и сохранность личных дел муниципальных служащих, а так же уполномоченные на получение, обработку, хранение, передачу и любое другое использование персональных данных муниципальных служащих администрации Урупского муниципального района, могут привлекаться в соответствии с действующим законодательством к дисциплинарной и иной ответственности за разглашение конфиденциальных сведений, содержащихся в указанных личных делах, а так же за иные нарушения порядка ведения личных дел муниципальных служащих, установленного настоящим Положением.