Приложение. Административный регламент местной администрации Баксанского муниципального района по предоставлению муниципальной услуги "Выдача архивных справок, копий и выписок по тематике обращения"

Приложение

к постановлению местной администрации

Баксанского муниципального района

от 19 сентября 2017 г. N 471-п

Административный регламент
местной администрации Баксанского муниципального района по предоставлению муниципальной услуги "Выдача архивных справок, копий и выписок по тематике обращения"

1. Общие положения

1.1. Административный регламент предоставления муниципальной услуги "Выдача архивных справок, копий и выписок по тематике обращения" (далее - административный регламент) разработан в целях повышения качества предоставления и доступности муниципальной услуги, определения сроков и последовательности действий (административных процедур) при предоставлении муниципальной услуги.

1.2. Муниципальная услуга "Выдача архивных справок, копий и выписок по тематике обращения" (далее - муниципальная услуга) предоставляется физическим и юридическим лицам либо их уполномоченным представителям, обратившимся с заявлением о предоставлении муниципальной услуги (далее - заявитель, заявители).

1.3. Требования к порядку информирования о правилах предоставления муниципальной услуги:

1.3.1 Заявитель либо его представитель может обратиться за получением необходимой информации для получения муниципальной услуги в отделе архивной службы местной администрации Баксанского муниципального района (далее - отдел архивной службы) по адресу: 364515, Кабардино-Балкарская Республика, г. Баксан, ул. Революционная, б/н, кабинет 122.

Прием граждан осуществляется:

вторник - четверг с 9-00 до 17-00 часов.

Выходные дни: суббота, воскресенье.

Телефон для справок архивного отдела: 8-866-34-4-27-38.

Адрес официального сайта местной администрации Баксанского муниципального района: www. ba.adm-kbr.ru;

Адрес электронной почты местной администрации Баксанского муниципального района: admbakr@kbr.ru.

Адрес федеральной государственной информационной системы "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)": www.gosuslugi.ru;

1.3.2 Заявитель либо его представитель может также обратиться за получением необходимой информации в Государственное бюджетное учреждение "Многофункциональный центр по предоставлению государственных и муниципальных услуг Кабардино-Балкарской Республики" (далее - ГБУ "МФЦ").

Адрес официального сайта ГБУ "МФЦ": мфцкбр.рф.

Адрес электронной почты ГБУ "МФЦ": mfc@uslugikbr.ru.

Телефон для справок в ГБУ "МФЦ": 8-866-2-42-10-21;

1.3.3 При ответах на телефонные звонки должностное лицо подробно, со ссылками на соответствующие нормативно-правовые акты, информирует заявителей по интересующим их вопросам. Ответ на телефонный звонок должен содержать информацию о должности сотрудника, фамилии, имени, отчестве принявшего телефонный звонок. Время разговора не должно превышать десяти минут.

В случае если для подготовки ответа требуется продолжительное время, должностное лицо, осуществляющее устное информирование, может предложить заинтересованным лицам обратиться за необходимой информацией в письменном виде, либо назначить другое удобное для заинтересованного лица время для устного информирования (с учетом графика работы отдела архивной службы).

Информация о порядке предоставлении муниципальной услуги размещается на официальном сайте местной администрации Баксанского муниципального района в сети Интернет, а также в федеральной государственной информационной системе "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)".

1.3.4 На информационном стенде, размещенном рядом с кабинетом отдела архивной службы, указан график приема граждан, перечень документов, необходимых для получения муниципальной услуги и образец заполнения заявления. Телефон для справок: 8-866-34-4-27-38.

При информировании посредством личного обращения должностное лицо обязано принять заинтересованное лицо в соответствии с графиком работы отдела архивной службы.

При информировании по письменным запросам ответ в простой, четкой и понятной форме с указанием фамилии, имени, отчества, номера телефона исполнителя направляется в виде почтового отправления в офис заинтересованного лица или в электронном виде.

На официальном сайте местной администрации Баксанского муниципального района и в федеральной государственной информационной системе "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)" в сети Интернет размещается вся необходимая для получения муниципальной услуги информация.

2. Стандарт предоставления муниципальной услуги

2.1. Наименование муниципальной услуги: "Выдача архивных справок, копий и выписок по тематике обращения", что включает в себя исполнение запросов заявителей.

2.2. Муниципальная услуга предоставляется отделом архивной службы, а также ГБУ "МФЦ".

В соответствии с пунктом 3 части 1 статьи 7 Федерального закона от 27 июля 2010 года N 2010-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" специалист, ответственный за предоставление муниципальной услуги, не вправе требовать от заявителя:

- осуществления действий, в том числе согласований, необходимых для получения муниципальной услуги и связанных с обращением в иные органы и организации, участвующие в предоставлении муниципальной услуги, за исключением получения услуг, включенных в перечень услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления муниципальной услуги, утвержденный нормативно-правовым актом местной администрации Баксанского муниципального района.

2.3. Результатом предоставления муниципальной услуги является:

- представление архивной информации заявителю (архивная справка, архивная выписка, архивная копия);

- официальный ответ об отсутствии запрашиваемых сведений.

2.4. Срок предоставления муниципальной услуги.

Срок исполнения письменных обращений определяется в соответствии с действующим законодательством до 30 дней.

2.5. Правовые основания для предоставления муниципальной услуги:

- Конституция Российской Федерации от 12.12.1993 года;

- Федеральный закон от 27.07.2010 года N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг";

- Федеральный закон от 22.10.2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";

- Федеральный закон от 02.05.2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации";

- Федеральный закон от 06.10.2003 года N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации";

- приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук";

- постановление местной администрации Баксанского муниципального района N 417-п от 06.06.2013 года "О Регламенте местной администрации Баксанского муниципального района";

- Положение об отделе архивной службы местной администрации Баксанского муниципального района, утвержденное постановлением местной администрации Баксанского муниципального района от 06.06.2013 г. N 417-п.

ГАРАНТ:

По-видимому, в тексте предыдущего абзаца допущена опечатка. Имеется в виду "Положение об отделе архивной службы местной администрации Баксанского муниципального района, утвержденное постановлением Главы местной администрации Баксанского муниципального района от 6 апреля 2009 г. N 128-п"

2.6. Перечень документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги:

1) заявление (приложение N 2 к настоящему административному регламенту);

2) паспорт заявителя;

3) документ, удостоверяющий личность и доверенность лица, уполномоченного на представление интересов заявителя;

4) свидетельство о смерти собственника (для наследников);

5) правоустанавливающие документы на объекты недвижимости, права на которые не зарегистрированы в Едином государственном реестре прав на недвижимое имущество и сделок с ним.

Документы, получаемые по каналам системы межведомственного электронного взаимодействия, в том случае, если не были представлены заявителем по собственной инициативе:

- выписка из ЕГРП.

2.7. В соответствии с требованиями пунктов 1 и 2 статьи 7 Федерального закона от 27 июля 2010 года N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" установлен запрет требовать от заявителя:

- представления документов и информации или осуществления действий, предоставление или осуществление которых не предусмотрено нормативными правовыми актами, регулирующими отношения, возникающие в связи с предоставлением муниципальной услуги;

- представления документов и информации, которые в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Кабардино-Балкарской Республики и муниципальными правовыми актами находятся в распоряжении структурных подразделений местной администрации Баксанского муниципального района.

2.8. В предоставлении муниципальной услуги может быть отказано в случае нарушения требований, установленных пунктом 2.6 настоящего административного регламента.

В случае отказа в предоставлении муниципальной услуги заявителю направляется письменное сообщение об отказе в представлении информации с разъяснением причин, послуживших основанием для отказа.

2.9. Основания для отказа в приеме документов для предоставления муниципальной услуги:

- непредставление или представление не в полном объеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги;

- отсутствие необходимых для проведения поисковой работы сведений;

- текст заявления не поддается прочтению;

- текст заявления содержит ненормативную лексику и оскорбительные высказывания.

2.10. Основанием для приостановления исполнения муниципальной услуги является желание заявителя или лица уполномоченного на представление интересов заявителя.

2.11. Муниципальная услуга предоставляется бесплатно.

2.12. Максимальный срок ожидания в очереди при подаче заявления о предоставлении муниципальной услуги и при получении результата предоставления муниципальной услуги не должен превышать более 15 минут.

2.13. Срок регистрации заявления о предоставлении муниципальной услуги не должен превышать 30 минут.

2.14. Требования к местам предоставления муниципальной услуги:

- помещение для работы с Заявителями должно быть оборудовано в соответствии с требованиями санитарных норм и правилами пожарной безопасности;

- кабинеты отдела архивной службы должны быть оборудованы информационными табличками (вывесками) с указанием номера кабинета и названия отдела;

- помещение для предоставления муниципальной услуги должно быть оснащено стульями, столами, телефонной связью, компьютером с возможностью печати;

- для ожидания заинтересованных лиц отводится специальное место, оборудованное стульями.

2.15. Показатели доступности и качества муниципальной услуги:

1) Показателями оценки доступности муниципальной услуги являются:

- транспортная доступность к месту предоставления муниципальной услуги 5 минут ходьбы от остановочного пункта);

- обеспечение беспрепятственного доступа граждан с ограниченными возможностями передвижения к помещениям, в которых предоставляется услуга;

- размещение информации о порядке предоставления муниципальной услуги на официальном сайте местной администрации Баксанского муниципального района, а также в федеральной государственной информационной системе "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)";

- возможность беспрепятственного входа в помещения и выхода из них;

- содействие со стороны должностных лиц учреждения, при необходимости, инвалиду при входе в объект и выходе из него;

- оборудование на прилегающих к зданию территориях мест для парковки автотранспортных средств инвалидов;

- возможность посадки в транспортное средство и высадки из него перед входом в учреждение, в том числе с использованием кресла-коляски, и, при необходимости, с помощью персонала;

- возможность самостоятельного передвижения по объекту в целях доступа к месту предоставления услуги, а также с помощью должностных лиц, предоставляющих услуги;

- сопровождение инвалидов, имеющих стойкие расстройства функции зрения и самостоятельного передвижения, по территории учреждения;

- проведение инструктажа должностных лиц, осуществляющих первичный контакт с получателями услуги, по вопросам работы с инвалидами;

- размещение носителей информации о порядке предоставления услуги инвалидам с учетом ограничений их жизнедеятельности, в том числе, при необходимости, дублирование необходимой для получения услуги звуковой и зрительной информации, а также надписей;

- знаков и иной текстовой и графической информации знаками, выполненными рельефно-точечным шрифтом Брайля и на контрастном фоне;

- обеспечение допуска на объект собаки-проводника при наличии документа, подтверждающего ее специальное обучение, выданного по форме, установленной федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере социальной защиты населения;

- оказание должностными лицами инвалидам необходимой помощи, связанной с разъяснением в доступной для них форме порядка предоставления и получения услуги, оформлением необходимых для ее предоставления документов, ознакомлением инвалидов с размещением кабинетов, последовательностью действий, необходимых для получения услуги;

- обеспечение допуска сурдопереводчика, тифлосурдопереводчика, а также иного лица, владеющего жестовым языком;

- обеспечение условий доступности для инвалидов по зрению официального сайта учреждения и информационно-телекоммуникационной сети "Интернет";

- оказание должностными лицами учреждения иной необходимой инвалидам помощи в преодолении барьеров, мешающих получению ими услуг наравне с другими лицами.

2) Показателями оценки качества муниципальной услуги являются:

- количество взаимодействий с должностным лицом, ответственным за предоставление муниципальной услуги - 2 (1 - обращение за предоставлением муниципальной услуги, 1 - получение конечного результата);

- соблюдение должностным лицом, ответственным за предоставление, сроков предоставления муниципальной услуги;

- соблюдение сроков ожидания в очереди при предоставлении муниципальной услуги (при подаче заявления на предоставление муниципальной услуги - менее 15 минут; при получении конечного результата - менее 15 минут);

- отсутствие поданных в установленном порядке жалоб со стороны заявителей на качество предоставления муниципальной услуги, действия (бездействия) должностного лица, ответственного за предоставление муниципальной услуги, при предоставлении муниципальной услуги.

2.16. Организация предоставления муниципальной услуги в электронной форме утверждена распоряжением Правительства Кабардино-Балкарской Республики от 29 апреля 2010 года N 158-рп "О мерах по обеспечению перехода на предоставление государственных и муниципальных услуг (функций) в электронном виде".

В федеральной государственной информационной системе "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)" размещается следующая информация:

- перечень документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги;

- перечень оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги;

- сроки оказания муниципальной услуги;

- формы заявлений на предоставление муниципальной услуги, и обеспечивается доступ к ним для копирования и заполнения в электронном виде.

Предоставление государственных и муниципальных услуг в ГБУ "МФЦ" осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2010 года N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг", иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Кабардино-балкарской Республики, правовыми актами по принципу "одного окна", в соответствии с которыми предоставление муниципальной услуги осуществляется после однократного обращения заявителя с соответствующим запросом, а взаимодействие с органом, предоставляющим муниципальную услугу, осуществляется ГБУ "МФЦ" без участия заявителя в соответствии с нормативными правовыми актами и соглашением о взаимодействии между ГБУ "МФЦ" и местной администрацией Баксанского муниципального района.

3. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур в электронной форме

3.1. Предоставление муниципальной услуги представлено блок-схемой (приложение N 1 к настоящему административному регламенту) и включает в себя следующие административные процедуры:

- прием и регистрация заявления;

- поиск испрашиваемых документов;

- подготовка ответа: составление архивной справки, архивной выписки, архивной копии;

- выдача или направление ответа заявителю и внесение записи в журнал регистрации архивных справок, выписок, копий.

Ответственным за исполнение административных процедур является должностное лицо отдела архивной службы, ответственное за предоставление муниципальной услуги (далее - исполнитель).

3.2. Административная процедура "Прием и регистрация заявления" осуществляется отделом архивной службы, общим отделом местной администрации Баксанского муниципального района и общественной приемной главы местной администрации Баксанского муниципального района, в зависимости от того, куда обратился заявитель.

Заявитель может обратиться за получением муниципальной услуги также в ГБУ "МФЦ".

Регистрация заявления о предоставлении муниципальной услуги осуществляется в течение 30 минут.

В случае обращения заявителя через общий отдел местной администрации Баксанского муниципального района или общественную приемную главы местной администрации Баксанского муниципального района, заявление о предоставлении муниципальной услуги передается в отдел архивной службы в течение 3 рабочих дней.

Рассмотрение исполнителем заявления и приложенных к нему документов осуществляется в течение 3 дней. В случае если заявитель не представил по собственной инициативе документы, получаемые по каналам системы межведомственного электронного взаимодействия, исполнитель формирует и направляет межведомственный запрос в соответствующий орган для получения необходимой информации.

3.3. Административная процедура "Поиск испрашиваемых документов", необходимых для исполнения запроса осуществляется в течение 12 дней.

Исполнитель осуществляет поиск документов в архивохранилище с помощью имеющегося научно-справочного аппарата, базы данных "Архивный фонд", путем определения шифров документов, согласно которым производиться выборка дел необходимых для предоставления муниципальной услуги.

3.4. Административная процедура "Составление архивной копии и архивной выписки" осуществляется в течение 10 дней:

3.4.1 Архивные копии (выписки) изготавливаются на бланке архивного отдела архивной службы с обозначением названия документа: "Архивная выписка", "Архивная копия".

3.4.2 Текст архивной копии (выписки) дается в полном соответствии с оригиналом документа. Идентичность подлиннику выдаваемых архивных копий (выписок) подтверждается подписью начальника отдела архивной службы и печатью местной администрации Баксанского муниципального района.

3.4.3 Архивная выписка производится только из документа, в котором содержится несколько отдельных, не связанных между собой вопросов. Выписка должна воспроизводить полный текст части документа, относящегося к запросу. В архивной выписке название архивного документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Извлечениями из текстов архивных документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу.

3.4.4 В примечаниях к тексту архивной копии (выписки) делаются соответствующие оговорки о частях текста оригинала, неразборчиво написанных, исправленных автором, не поддающихся прочтению вследствие повреждения текста и т.д. Отдельные слова и выражения оригинала, вызывающие сомнения в их точности, оговариваются словами "Так в тексте оригинала", "Так в документе".

3.4.5 После текста архивной копии (выписки) указывается основание: архивный шифр документа (единиц хранения архивных документов, номера архивных фондов, номера описей, использовавшиеся для составления архивной копии, выписки).

3.4.6 При изготовлении архивной копии с помощью копировально-множительной техники, пишется "КОПИЯ ВЕРНА", с указанием N фонда, N описи, N дела и подтверждается подписью начальника отдела архивной службы и печатью местной администрации Баксанского муниципального района. Если текст архивной копии занимает более одного листа, все листы архивной копии должны быть заверены подписью начальника отдела архивной службы и печатью местной администрации Баксанского муниципального района.

3.4.7 При отсутствии в отделе архивной службы документов, необходимых для исполнения запроса, на бланке отдела архивной службы составляется ответ заявителю о невозможности представления соответствующих документов с указанием причин отказа.

3.4.8 Архивные выписки и архивные копии оформляются на государственном языке Российской Федерации (русском).

3.5. Административная процедура "Выдача или направление ответа заявителю и внесение записи в журнал регистрации выданных архивных справок, выписок, копий" включает в себя:

3.5.1 Архивная выписка и архивная копия, предназначенные для направления заявителям (включая ответы об отсутствии запрашиваемых сведений), высылают отделом архивной службы на следующий день после их оформления по почте простыми письмами по непосредственному адресу заявителей, либо выдаются заявителям лично.

В случае если заявитель обратился за получением муниципальной услуги через ГБУ "МФЦ", результат предоставления муниципальной услуги выдается в ГБУ "МФЦ".

3.5.2 Сведения, содержащие персональные данные о третьих лицах, предоставляются уполномоченному лицу на основании доверенности, заверенной в установленном порядке.

3.5.3 Заявление считается исполненным, если по нему приняты необходимые меры и заявитель проинформирован о результатах рассмотрения;

3.5.4 Результатом административной процедуры является регистрация архивной справки, архивной выписки, архивной копии с указанием даты исполнения и номера справки, а также внесение записи об исполнении в журнал регистрации архивных справок, выписок, копий.

4. Порядок и формы контроля за предоставлением муниципальной услуги

4.1. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению муниципальной услуги, и принятием решений работниками отдела архивной службы, осуществляется должностными лицами отдела архивной службы, участвующими в предоставлении муниципальной услуги, осуществляется путем проведения начальником отдела архивной службы, путем проведения проверок соблюдения и исполнения положений настоящего административного регламента, иных правовых актов.

4.2. Проверки могут быть плановые (осуществляются на основании годовых планов работы отдела архивной службы) и внеплановые. Проверка может осуществляться на основании жалоб заявителей.

4.3. Все должностные лица, участвующие в предоставлении данной муниципальной услуги, несут ответственность за выполнение своих обязанностей и соблюдение сроков выполнения административных процедур.

4.4. Персональная ответственность специалиста закрепляется в его должностной инструкции в соответствии с требованиями законодательства.

4.5. Контроль за предоставлением муниципальной услуги со стороны юридических лиц не предусмотрен.