Приложение N 1. Инструкция о ведении делопроизводства в администрации города Липецка

Приложение N 1
к распоряжению
администрации города Липецка
от 17 апреля 2014 г. N 277-р

Инструкция
о ведении делопроизводства в администрации города Липецка

1. Общие положения

1.1. Инструкция о ведении делопроизводства в администрации города Липецка (далее - Инструкция) устанавливает единые требования к подготовке, обработке, контролю исполнения, хранению и использованию документов в администрации города Липецка (далее - администрация города).

1.2. Инструкция разработана в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (далее - ГОСТ Р 6.30-2003), утвержденным постановлением Госстандарта России от 03 марта 2003 года N 65-ст, Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными приказом Росархива от 23 декабря 2009 года N 76.

1.3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами в администрации города независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, контроль исполнения, хранение и использование документов, осуществляемые с использованием системы электронного документооборота (далее - СЭД).

1.4. Положения Инструкции не распространяются на организацию работы с секретными документами и документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения.

1.5. Порядок работы с документами, установленный Инструкцией, обязателен для всех работников администрации города. Работники администрации города несут персональную ответственность за невыполнение требований Инструкции, сохранность находящихся у него документов.

1.6. Ответственность за организацию и ведение делопроизводства в структурных подразделениях администрации города возлагается на их руководителей.

Руководитель структурного подразделения определяет лицо, ответственное за ведение делопроизводства, который обеспечивает сохранность, учет, прохождение документов в установленные сроки, информирует руководство о состоянии их исполнения, осуществляет ознакомление работников с нормативными и методическими документами по делопроизводству.

Ответственность и обязанность по ведению делопроизводства в администрации города определяются должностной инструкцией.

1.7. Передача документов, их копий по запросам сторонних организаций допускается с разрешения руководителя структурного подразделения.

1.8. Руководители структурных подразделений администрации города в случае увольнения сотрудника или его перехода на другую работу обеспечивают полную передачу по акту всех находящихся у него на исполнении, контроле или хранении документов лицу, его замещающему, или иному должностному лицу. В случае отсутствия таковых, документы передаются непосредственному руководителю.

2. Основные понятия

В Инструкции применяются следующие основные понятия:

Автор документа - физическое или юридическое лицо, создавшее документ;

Бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;

Вид документа - принадлежность документа к определенной группе документов по признакам содержания и целевого назначения;

Делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними;

Документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;

Документ - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот администрации города;

Документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

Дело - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности администрации города;

Делопроизводитель - лицо, ответственное за ведение делопроизводства администрации города или ее структурного подразделения;

Документальный фонд администрации города или ее структурного подразделения - совокупность документов, образующихся в процессе деятельности администрации города и структурных подразделений;

Копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в администрации города или ее структурных подразделениях, с указанием сроков их хранения;

Оформление документа - проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования;

Подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;

Реквизит документа - обязательный элемент оформления документа;

Регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;

Формирование дела - группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел;

Электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме;

Экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда РФ и последующей передачи в архивное управление администрации города Липецка на хранение;

Опись дел - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения администрации или структурного подразделения, предназначенный для их учета, раскрытия содержания и оперативного поиска.

3. Основные требования к подготовке и оформлению документов

3.1. Бланки документов

При подготовке и оформлении документов необходимо соблюдать ряд требований и правил, обеспечивающих их юридическую силу, целесообразность и обоснованность, оперативное исполнение и использование.

Служебные документы печатаются на бланках. Бланки документов должны иметь поля не менее (мм):

- левое - 25;

- правое - 10;

- верхнее - 20;

- нижнее - 20.

Расположение реквизитов на бланке должно соответствовать ГОСТ Р 6.30-2003 .

В администрации города применяются следующие виды бланков:

- постановление администрации города Липецка;

- распоряжение администрации города Липецка;

- бланк письма главы города Липецка;

- бланк письма администрации города Липецка;

- общий бланк администрации города Липецка;

- бланк письма структурного подразделения администрации города Липецка.

Общий бланк используют для печатания любых видов документов, кроме писем (например: заявка, список, информация, план мероприятий, уведомление, справка, доверенность, акт, отчет, ходатайство, правила, приглашение, протоколы заседаний коллегии администрации, протоколы оперативных совещаний у главы города и заместителей главы администрации и др.).

Документы, создаваемые совместно двумя или более структурными подразделениями, оформляются без бланка.

Бланки изготавливаются на белой бумаге форматов А4 (210 х 297 мм) и А5 (210 х 148 мм) и печатаются черной краской на основе продольного или углового расположения реквизитов с помощью компьютерной техники (приложения N 1 - 6).

В зависимости от расположения реквизитов используются угловые и продольные бланки. Использование углового или продольного бланка не влияет на юридическую силу документа.

3.2. Оформление реквизитов документов

ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает следующие реквизиты, которые используются при подготовке и оформлении документов:

01 - Государственный герб Российской Федерации;

02 - герб субъекта Российской Федерации;

03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 - код организации;

05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 - код формы документа;

08 - наименование организации;

09 - справочные данные об организации;

10 - наименование вида документа;

11 - дата документа;

12 - регистрационный номер документа;

13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 - место составления или издания документа;

15 - адресат;

16 - гриф утверждения документа;

17 - резолюция;

18 - заголовок к тексту;

19 - отметка о контроле;

20 - текст документа;

21 - отметка о наличии приложения;

22 - подпись;

23 - гриф согласования документа;

24 - визы согласования документа;

25 - оттиск печати;

26 - отметка о заверении копии;

27 - отметка об исполнителе;

28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 - отметка о поступлении документа в организацию;

30 - идентификатор электронной копии документа.

Герб

Изображение герба при продольном расположении реквизитов находится в центре верхнего поля, а при угловом расположении реквизитов - в левой части верхнего поля над серединой строки с наименованием организации-автора.

Вид документа

Вид документа указывается во всех документах, кроме писем - постановлениях, распоряжениях, протоколах, служебных (докладных) записках, актах, справках, заключениях и др., печатается прописными буквами, полужирным шрифтом, в разрядку, например: протокол, справка, акт, докладная записка.

Дата документа

Дата документа может быть оформлена двумя способами:

- цифровым в последовательности: день месяца, месяц, год: 05.04.2013

- словесно-цифровым способом: 05 апреля 2013 г.

Дата оформляется без кавычек.

Датой документа может быть дата:

- подписания документа (в приказах, распоряжениях, постановлениях, докладных записках, письмах);

- утверждения документа (в положениях, инструкциях, правилах, регламентах и др.);

- заседания (в протоколах);

- события (в актах).

Если авторами документа выступают несколько организаций (две или более), то датой документа считается дата последнего подписания.

Регистрационный номер документа

Регистрационный номер - цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу для его учета и последующего поиска. Регистрационный номер проставляется одновременно с датой документа от руки или с помощью механического нумератора.

На документах, авторами которых выступают несколько организаций, номера документов проставляются через косую черту в порядке указания авторов на документе (слева направо):

553-01-10/01-6-25

Ссылка на регистрационный номер и дату документа

Ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который направляется ответ.

Адресат

В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица.

Каждая из частей реквизита "Адресат" печатается с новой строки через 1 межстрочный интервал. Длина строки ограничивается правой границей текстового поля.

При направлении документа в организацию или ее структурное подразделение указывается полное наименование организации или организации и структурного подразделения в именительном падеже, например:

                                        Администрация Липецкой области

                                        Управление государственной службы

                                        и кадровой работы

Допускается центрировать все строки реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке.

Должность и фамилия должностного лица, которому адресован документ, указываются в дательном падеже, инициалы ставятся перед фамилией, например:

                                        Генеральному директору

                                        ЗАО "Авиастар-СП"

                                        А.П. Сергееву

или

                                        Администрация Липецкой области

                                        Правовое управление

                                        главному консультанту

                                        О.В. Павловой

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:

                                        Муниципальные образовательные

                                        учреждения города Липецка

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим и четвертым адресатами не указывается. При большем числе адресатов составляют список рассылки, в котором указываются наименования организаций с их адресами.

В соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи установлена следующая последовательность написания элементов почтового адреса:

- наименование адресата (наименование организации - юридического лица, для гражданина - фамилия, имя, отчество);

- название улицы, номер дома, номер квартиры;

- название населенного пункта (города, поселка);

- название района;

- название республики, края, области, автономного округа (области);

- название страны (для международных почтовых отправлений);

- почтовый индекс.

При адресовании документа в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

                                        Агентство недвижимости "Шанс"

                                        Краснознаменная ул., д. 8,

                                        г. Липецк, 398031

При адресовании документа физическому лицу указываются фамилия и инициалы (инициалы после фамилии), затем почтовый адрес, например:

                                        Андрееву С.И.

                                        Газина ул., д. 15, кв.6,

                                        г. Липецк, 398600

Утверждение документа

Утверждение документов производится проставлением грифа утверждения в правом верхнем углу первого листа документа. Примерный перечень документов, подлежащих утверждению, указан в приложении N 7.

Гриф утверждения оформляется следующим образом:

                                        УТВЕРЖДАЮ

                                        Глава города Липецка

                                        Подпись Инициалы, фамилия

При утверждении документа постановлением, распоряжением, приказом гриф утверждения состоит из слов Утверждено (Утверждена, Утвержден, Утверждены), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера.

                                        УТВЕРЖДЕНО

                                        Постановлением администрации

                                        города Липецка

                                        от ______________ N ________

Резолюция

Резолюция - надпись на документе, сделанная должностным лицом и содержащая принятое им решение. Текст резолюции должен содержать: фамилию и инициалы исполнителя, содержание поручения, срок исполнения.

Резолюция обязательно подписывается и датируется руководителем. Допускается оформление резолюции на отдельном листе.

Заголовок к тексту

Заголовок - краткое изложение содержания документа. Он должен быть максимально кратким и емким, точно передавать смысл текста.

Заголовок должен грамматически согласовываться с наименованием вида документа.

Например: Приказ (о чем?) о приеме на работу; должностная инструкция (кого?) главного специалиста-эксперта.

Заголовок составляется автором документа. Заголовок отражает краткое содержание документа и согласуется с его наименованием. Заголовок писем, положений, текстовых приказов отвечает на вопрос "о ком?", "о чем?", имеет форму отглагольного существительного с предлогом "о", "об" и кавычками не выделяется. Заголовок не должен превышать двух строк (допускается до 4-х). Точка в конце заголовка не ставится.

Отметка о контроле документа

Поступающие в адрес главы города Липецка, заместителей главы администрации города документы, требующие исполнения и подготовки ответа, подлежат постановке на контроль. Отметка "КОНТРОЛЬ" проставляется на верхнем поле документа справа, с помощью штампа или от руки буквой "К" с указанием даты исполнения документа.

Текст документа

Текст документа отражает основное смысловое содержание документа.

Текст документа, в том числе направляемого зарубежным адресатам, излагается русским литературным языком с учетом особенностей официально-делового стиля, вида документа.

Содержание документа должно быть изложено кратко, логично, точно и ясно.

Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты вопросы должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени ("Имеете", "Владеете" или "Были", "Находились").

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части (констатирующей) указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст документа может содержать одну заключительную часть (например, распоряжение - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения).

Написание отдельных наименований, слов и словосочетаний, наиболее часто употребляемых в тексте документов, изложено в приложении N 8.

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: вид документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов, то его следует разбивать на разделы, главы, пункты, подпункты. Возможно деление крупных разделов на подразделы.

Текст печатается на расстоянии 2 - 3 межстрочных интервалов от заголовка текста в установленных границах полей.

Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Отметка о наличии приложения

Отметка о наличии приложения к документу печатается от границы левого поля и отделяется от текста 2 - 3 межстрочными интервалами.

Если документ имеет приложение, названное в тексте, то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 2 экз.

Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и число экземпляров, например:

Приложение: Справка по результатам проверки на 3 л. в 1 экз.

При наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение: 1. Информация о подготовке образовательных учреждений

               к  новому  учебному 2012/2013 году  на  территории

               Липецкой области на 7 л. в 1 экз.

            2. Правила подготовки приказов и распоряжений на 5 л.

               в 3 экз.

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают, например:

Приложение: Устав ООО "ЛГЭК" в 1 экз.

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо  главе  администрации  Липецкой  области от 12.10.2011

            N 7888-01-11 и приложение к нему, всего на 5 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 1 экз. только в первый адрес

Подпись

В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное, если документ оформлен на бланке) личная подпись и расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:

Первый заместитель главы

администрации города Липецка                            Инициалы, фамилия

Если документ оформлен на бланке должностного лица, наименование должности может быть сокращено:

Первый заместитель главы                                Инициалы, фамилия

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Заместитель главы администрации                         Инициалы, фамилия

Главный бухгалтер                                       Инициалы, фамилия

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне.

При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке.

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

Председатель комиссии                   Подпись         Инициалы, фамилия

Члены комиссии:                         Подпись         Инициалы, фамилия

                                        Подпись         Инициалы, фамилия

При отсутствии должностного лица, за подписью которого подготовлен проект документа, документ подписывается исполняющим его обязанности.

И.о. председателя

департамента культуры                                    Инициалы,фамилия

Не допускается ставить предлог "За" или косую черту перед наименованием должности.

Согласование документа

Оценка целесообразности документа, его обоснованности, соответствия действующему законодательству проводится согласованием проекта документа. Согласование может проводиться как внутри, так и вне администрации города.

Внутреннее согласование оформляется путем визирования проекта документа должностным лицом. Виза включает в себя наименование должности визирующего, личную подпись, расшифровку подписи и дату.

Например:

Председатель департамента образования

Подпись             Инициалы, фамилия

21.09.2013

Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа излагаются на отдельном листе, о чем на проекте делается соответствующая отметка.

В этом случае виза оформляется следующим образом:

Замечания прилагаются

Председатель департамента

территориального управления

Подпись             Инициалы, фамилия

23.09.2013

Визы проставляются на экземплярах проектов документов, остающихся в управлении делопроизводства и протокола администрации города, на лицевой стороне ниже подписи в левом нижнем углу.

Внешнее согласование проекта документа оформляется соответствующим грифом. Гриф согласования располагается ниже подписи на лицевой стороне документа и включает в себя слово Согласовано, наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование структурного подразделения), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования; или наименование документа, подтверждающего согласование, его дату и регистрационный номер.

Например:

СОГЛАСОВАНО

Председатель департамента экономического

развития администрации города Липецка

       Подпись         Инициалы, фамилия

       21.04.2013

СОГЛАСОВАНО

Протокол ОЭПМК архивного

управления администрации

города Липецка

от 21.04.2013 N 3

Грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования, на котором указываются наименование и реквизиты основного документа (если содержание документа затрагивает интересы нескольких структурных подразделений). На документе делается отметка "Лист согласования прилагается"

Порядок визирования проектов правовых актов администрации изложен в пункте 3.3.

ГАРАНТ:

По-видимому, в тексте предыдущего абзаца допущена опечатка. В настоящем приложении пункт 3.3 отсутствует

Отметка об исполнителе

Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой (на письмах) и оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:

Инициалы, фамилия

41-47-87

На документе, подготовленном по поручению руководителя группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя.

Реквизит "Отметка об исполнителе" печатается размером шрифта N 14 от границы левого поля.

Указания по исполнению документа

Указания по исполнению документов фиксируются в форме резолюции, включающей фамилию и инициалы исполнителя, содержание поручения, срок исполнения. Резолюция подписывается руководителем и датируется.

В случаях, когда поручение дано нескольким должностным лицам, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым, если не оговорено иное. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координации их работы.

На документах, не требующих дополнительных указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указывается исполнитель, подпись автора резолюции, дата.

Резолюция может быть написана непосредственно на самом документе между реквизитами "Адресат" и "Текст" документа или на отдельном листе формата А6 с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится. Резолюция прикрепляется к документу и вместе с ним подшивается в дело.

Отметка об исполнении документа

Отметка об исполнении документа включает в себя ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или, при отсутствии такого документа, краткие сведения об исполнении.

Отметка об исполнении документа подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ и включает информацию о направлении документа в дело, например:

Отправлено письмо от 07.07.2012 N 2345-01-09.

В дело N 01-10

Подпись И.О. Фамилия

Дата

Отметка об исполнении документа проставляется на лицевой стороне первого листа документа в нижней части.

Заверение копий

Заверение копии документа производится для придания ей юридической силы.

Администрация города и ее структурные подразделения могут заверять только копии тех документов, которые создаются у них (это положение не распространяется на архивное управление). Выдача копий документов производится с разрешения начальника управления делопроизводства и протокола администрации города и руководителей структурных подразделений администрации города.

Копии с документа воспроизводятся ксерокопированием или с помощью компьютерной техники. Копия должна быть заверена должностным лицом, удостоверяющим полное ее соответствие подлиннику. Например:

     Верно

Начальник отдела делопроизводства

и протокола управления делопроизводства

и протокола администрации города Липецка

     дата                      Подпись                  Инициалы, фамилия

4. Подготовка и оформление отдельных видов документов

4.1. Правовые акты администрации города

Проекты правовых актов администрации города разрабатываются структурными подразделениями администрации в соответствии с компетенцией по поручению руководства или по собственной инициативе.

Ответственность за качество подготовки проектов правовых актов, содержание, достоверность, целесообразность, полноту представляемых материалов несут авторы проекта.

К проекту правового акта, основанием для принятия которого послужили другие документы (постановления, договоры, контракты, соглашения и др.), прилагаются копии этих документов, а также справочные и аналитические материалы, связанные с подготовкой проекта.

Правовые акты администрации города издаются в виде постановлений и распоряжений администрации города Липецка (приложения N 9, 10).

Постановления администрации города Липецка издаются по вопросам местного значения и вопросам, связанным с осуществлением отдельных государственных полномочий. Правовые акты по вопросам организации работы администрации издаются в форме распоряжений администрации города.

Проекты правовых актов администрации города имеют следующие реквизиты:

- герб города Липецка - располагается в центре верхнего поля в черно-белом изображении;

- наименование организации - администрация города Липецка;

- наименование вида акта - постановление или распоряжение;

- дата акта - отделяется от наименования вида акта, как правило, 2 межстрочными интервалами, оформляется цифровым способом, печатается от левой границы текстового поля, проставляется при подписании акта;

- номер - печатается арабскими цифрами и состоит из знака "N" и порядкового номера документа, например, N 143;

- к порядковому номеру распоряжения через дефис добавляется буква "р", например, N 153-р;

- место издания - отделяется от реквизитов "Дата" и "Номер" межстрочным интервалом и оформляется центрованным способом;

Дата и номер постановления, распоряжения администрации города располагаются на одном уровне и разнесены к левой и правой границам текстового поля документа.

Заголовок печатается через одинарный межстрочный интервал в границах, предусмотренных бланками правовых актов, на расстоянии 2 одинарных межстрочных интервалов от реквизитов "Дата" и "Номер". Точка в конце заголовка не ставится.

Текст отделяется от заголовка 3 одинарными межстрочными интервалами.

Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст проекта правового акта излагается в логической последовательности точным и лаконичным языком, исключающим двусмысленное толкование. Предложения строятся в соответствии с общепринятыми правилами и нормами русского языка.

Текст может подразделяться на констатирующую часть (преамбулу) и постановляющую (для постановлений) либо распорядительную (для распоряжений) часть.

Преамбула - вводная часть проекта правового акта, которая определяет его цели и задачи.

Преамбула:

- не имеет наименования;

- не содержит нормативные предписания;

- не нумеруется;

- не содержит ссылки на другие муниципальные правовые акты, подлежащие признанию утратившими силу и изменению в связи с принятием правового акта;

- не содержит определения каких-либо понятий;

- не формулирует предмет регулирования правового акта.

Преамбула может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении.

Констатирующая часть в проекте постановления администрации города завершается словами "администрация города Постановляет, при этом слово Постановляет выделяется отдельной строкой, печатается прописными буквами вразрядку от левой границы текстового поля и отделяется от постановляющей части текста двоеточием и двойным интервалом (пробелом).

Постановляющая (распорядительная) часть проекта постановления (распоряжения) администрации города может подразделяться на разделы, подразделы, главы, пункты, подпункты.

Разделы и подразделы нумеруются римскими цифрами, главы, пункты, подпункты - арабскими. Подпункты также могут обозначаться арабскими цифрами или строчными буквами русского алфавита с закрывающей круглой скобкой.

В случае, если в проекте правового акта имеются ссылки на другие правовые акты, то указываются вид акта, дата, регистрационный номер и наименование акта.

Подпись на правовом акте отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и состоит из наименования должности ("Глава города Липецка"), личной подписи и ее расшифровки (инициалов и фамилии главы города). Слова "Глава города Липецка" печатаются от левой границы текстового поля. Расшифровка подписи печатается на уровне слов "Глава города Липецка" без пробелов между инициалами и фамилией у правой границы текстового поля. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правой границей текстового поля.

Указание о должностном лице (или лицах), ответственном(ых) за исполнение документа в целом, должно содержаться в последнем пункте правового акта.

Номера листов проекта печатаются шрифтом, равным шрифту текста, проставляются арабскими цифрами посередине верхнего поля листа, без знаков препинания. На первом листе номер не проставляется.

Приложения к правовым актам администрации города печатаются на отдельных листах. Страницы в приложениях нумеруются самостоятельно, начиная со второго листа. В левом нижнем углу приложения проекта правового акта печатаются инициалы и фамилия руководителя структурного подразделения, внесшего проект. Ниже располагается его подпись (приложение N 11).

Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании текста приложений к проектам правовых актов идентичны размерам, применяемым при оформлении текста самих правовых актов.

Приложениями к правовым актам могут быть положения, программы, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, инструкции, штатные расписания и др.

Порядок подготовки проектов положений, правил, инструкций и т.д. соответствует общему порядку подготовки проектов правовых актов.

Штатное расписание составляется в табличной форме (приложение N 12).

Если в тексте правового акта дается ссылка на приложение, то на первом листе приложения дается ссылка на правовой акт администрации города.

Например:

                                            Приложение

                                            к постановлению администрации

                                            города Липецка

                                            от ____________ N ___________

При наличии нескольких приложений они нумеруются.

Например:

                                            Приложение N 2

                                            к постановлению администрации

                                            города Липецка

                                            от _____________ N __________

Заголовок к тексту приложения печатается центрованным способом. Наименование приложения (первое слово заголовка приложения) выделяется прописными буквами полужирным шрифтом и может быть напечатано вразрядку.

Например:

                          И Н С Т Р У К Ц И Я

                          по делопроизводству

Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками. Текст таблицы может быть напечатан через одинарный межстрочный интервал.

В приложениях, оформленных в виде таблиц, допускается применение шрифта размером N 10, 11, 12.

Если таблицу печатают более чем на одной странице, заголовочная часть таблицы (нумерация граф) повторяется на каждой странице.

При наличии в тексте сносок ссылка на сноску оформляется звездочкой: *, **, ***. Текст сноски печатается через одинарный межстрочный интервал в конце каждой страницы или после приложения в целом под чертой шрифтом меньшим, чем основной текст. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка.

На одной странице не должно проставляться более трех сносок.

При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются центрованным способом (относительно границ текста) и нумеруются римскими цифрами. Точка в конце заголовка не ставится. Допускается выделять заголовки разделов полужирным шрифтом.

Подготовленный и завизированный автором проект правового акта передается в управление делопроизводства и протокола администрации города Липецка, где проводится его стилистико-грамматическая обработка, проверяется правильность его составления и оформления (наличие необходимых подписей, приложений и сопроводительных документов). К проекту в обязательном порядке прилагаются первичные документы (письма, заявления, ходатайства и т.д.).

После проведения стилистико-грамматической обработки проект правового акта передается управлением делопроизводства и протокола на согласование в заинтересованные структурные подразделения.

Согласование проектов правовых актов администрации города осуществляется его визированием.

Визирование проекта правового акта структурным подразделением осуществляется в срок не более 2-х рабочих дней.

Правовая экспертиза осуществляется в срок не более 5-ти рабочих дней со дня поступления проекта правового акта в правовое управление.

Проекты правовых актов по кадровым вопросам согласовываются правовым управлением в срок не более 2-х рабочих дней.

Проекты нормативных правовых актов подлежат антикоррупционной экспертизе. Правовая и антикоррупционная экспертиза осуществляется правовым управлением в срок не более 10-ти рабочих дней со дня поступления проектов нормативных правовых актов.

Визирование проектов правовых актов оформляется на оборотной стороне документа (приложение N 13). Проекты правовых актов подлежат обязательному согласованию с первым заместителем или заместителем главы администрации, координирующим работу структурного подразделения, внесшего проект, правовым управлением администрации города Липецка.

Виза включает в себя наименование должности руководителя подразделения, личную подпись визирующего, расшифровку подписи и дату подписи. Визы проставляется в нижней части оборотной стороны последнего листа правового акта администрации.

Например:

Внесено департаментом образования         Подпись       Инициалы, фамилия

                                                              дата

        начальник отдела правового

        обеспечения                       Подпись       Инициалы, фамилия

                                                              дата

Визы: заместитель главы администрации

      города Липецка                      Подпись       Инициалы, фамилия

                                                              дата

      начальник правового управления      Подпись       Инициалы, фамилия

                                                        дата

При наличии у должностных лиц, с которыми согласуется проект правового акта, особого мнения, оно прилагается в виде отдельной записки. Разрешение спорной ситуации возлагается на заместителя, координирующего работу структурного подразделения, готовившего проект.

Если в процессе согласования в проект правового акта вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит перепечатыванию и повторному согласованию.

В случаях внесения документа структурным подразделением с правом юридического лица проект правового акта визируется дополнительно работником юридической службы данного подразделения.

В верхней части оборотной стороны проекта располагается список рассылки.

В левом нижнем углу оборотной стороны проекта проставляются отметка об исполнителе (инициалы, фамилия, его телефон) и дата подготовки документа.

Проекты нормативных правовых актов администрации города, затрагивающие права, свободы и обязанности граждан города структурные подразделения администрации города Липецка направляют для согласования в прокуратуру Липецкой области. При получении заключения прокуратуры Липецкой области на предмет соответствия проекта нормативного правового акта федеральным законам структурные подразделения администрации города прикладывают данное заключение к проекту.

Прошедший правовую экспертизу и согласованный с заинтересованными лицами проект правового акта представляется управлением делопроизводства и протокола главе города для рассмотрения и подписания.

После подписания постановления и распоряжения администрации города нумеруются порядковым номером в пределах календарного года (при регистрации распоряжений к порядковому номеру добавляется буква "р") и рассылаются в соответствии со списком рассылки. При большом количестве адресатов список рассылки оформляется на отдельном листе, подписывается руководителем структурного подразделения, внесшего проект и прилагается к постановлению или распоряжению администрации города. Копии правовых актов, в соответствии со списком рассылки, направляются адресатам.

Первый экземпляр правовых актов хранится в управлении делопроизводства и протокола администрации города до передачи в архивное управление в соответствии с действующим законодательством.

Распоряжения по личному составу и распоряжения об утверждении структуры и штатных расписаний структурных подразделений администрации регистрируются и хранятся в управлении организационно-контрольной работы и муниципальной службы.

4.2. Документы, представляемые в Липецкий городской Совет депутатов

4.2.1. Общие требования к подготовке и оформлению проектов муниципальных правовых актов.

Подготовка и оформление проектов муниципальных правовых актов и поправок к ним, инициативных предложений о разработке и принятии новых муниципальных правовых актов; проектов муниципальных правовых актов о внесении изменений и дополнений в действующие муниципальные правовые акты либо о признании их утратившими силу к рассмотрению Липецким городским Советом депутатов (далее городской Совет) осуществляется в соответствии с Правилами юридико-технического оформления проектов нормативных правовых актов города Липецка, вносимых в городской Совет, установленными "Положением о муниципальных правовых актах города Липецка", принятым решением Липецкого городского Совета депутатов от 29.06.2010 N 54.

Проект муниципального правового акта (включая приложения), представляемый администрацией города Липецка для рассмотрения в городском Совете, и материалы к нему визируются руководителем структурного подразделения, ответственного за подготовку документа, на каждом листе подлинника документа.

Подготовленный проект и материалы к нему проходят процедуру внутреннего согласования с заместителем главы администрации, координирующим работу подразделения, разработавшего проект; председателем департамента финансов, начальником правового управления администрации города. Согласование оформляется проставлением визы на листе согласования (стандартном листе бумаги формата А 4).

Лист согласования с экземпляром документов хранится в управлении делопроизводства и протокола администрации города.

4.2.2. Общие требования к подготовке и оформлению информаций, отчетов, планов, направляемых в Липецкий городской Совет депутатов.

Первая страница информации, отчета содержит следующие реквизиты:

- наименование вида документа (печатается с прописной буквы полужирным шрифтом, выравнивается по центру);

- заголовок (печатается строчными буквами, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру, отделяется от текста двумя межстрочными интервалами; точка в конце не ставится).

В заголовке к тексту указывается полное наименование информации, отчета.

Информацию, отчет, план подписывает руководитель структурного подразделения администрации (приложение N 14)

В случае, когда к информации, отчету, плану прилагаются демонстрационные материалы (слайды) с диаграммами, таблицами, схемами по подготовленной тематике, они одновременно помещаются в соответствующей части текста информации, отчета (приложение N 15).

Информации, отчеты, планы, представляемые администрацией города для рассмотрения в городском Совете, визируются руководителем структурного подразделения, ответственного за подготовку документа, на каждом листе подлинника документа.

Информации, отчеты, планы направляются в городской Совет с сопроводительным письмом не позднее чем за 30 дней до даты заседания постоянной комиссии городского Совета соответствующего профиля.

Сопроводительное письмо в адрес председателя Липецкого городского Совета депутатов готовится исполнителем - структурным подразделением администрации города, ответственным за подготовку информации, отчета, плана на бланке письма главы города Липецка (приложение N 16).

В тексте сопроводительного письма указывается докладчик.

Сопроводительное письмо готовится в 3-х экземплярах. Первый экземпляр - направляется в городской Совет, второй - хранится в управлении делопроизводства и протокола администрации города, третий - возвращается в структурное подразделение администрации города, ответственное за подготовку проекта.

Зарегистрированное в администрации города сопроводительное письмо с экземпляром пакета документов на бумажном носителе и копией текстов, таблиц, схем в формате Word на электронном носителе направляется в городской Совет ответственным исполнителем.

4.3. Протокол

Протокол совещания (заседания), проводимого в администрации города Липецка, составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.

Записи во время заседания, сбор материалов и подготовка текста протокола возлагается:

- на секретаря коллегиального органа, чье совещание (заседание) протоколируется;

- на специалистов структурных подразделений, готовивших вопросы к обсуждению.

Протоколы оформляются на бланках протоколов.

Протоколы, выписки из протокола оформляются в соответствии с образцами, прилагаемыми к настоящей Инструкции (приложения N 17, 18, 19).

Протокол имеет следующие обязательные реквизиты:

- наименование вида документа - протокол (слово Протокол печатается центровано прописными буквами вразрядку полужирным шрифтом Times New Roman шрифтом N 16 и выравнивается по центру;

- дата проведения заседания (совещания) - оформляется словесно-цифровым способом (17 мая 2011 г.), если заседание продолжается несколько дней, указывается дата начала и через тире дата окончания заседания;

- номер протокола - печатается арабскими цифрами и состоит из знака N и порядкового номера протокола; протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов;

- место проведения заседания (совещания) - выравнивается по центру и отделяется от реквизитов "Дата" и "Номер" ниже на один интервал;

- заголовок - содержит указание на вид коллегиальной деятельности (заседание, совещание, ... ) и название коллегиального органа в родительном падеже, если протоколировалось заседание (совещание) данного коллегиального органа, либо указывается вопрос, тема совещания, если протоколируется совещание, проводимое должностным лицом; заголовок отделяется от предыдущего реквизита двумя одинарными межстрочными интервалами, печатается полужирным шрифтом через одинарный интервал и выравнивается по центру;

- текст протокола - состоит из двух частей: вводной и основной;

- подписи - протокол подписывается председательствующим на заседании (совещании) и секретарем.

Протокол может быть полным и кратким.

Полный протокол, кроме вопросов и решений, содержит краткую запись выступлений докладчиков и участников. В краткий записывают лишь перечень обсуждаемых вопросов, фамилии и инициалы докладчиков и выступавших, принятые решения.

В стенограммах весь ход заседания записывается дословно.

В вводной части полного протокола указываются фамилия и инициалы председателя и секретаря заседания (совещания) и их должности; затем, в алфавитном порядке фамилии, инициалы и должности присутствующих на заседании (совещании).

Слово "Председатель" печатается от левой границы текстового поля с прописной буквы; под ним - "Секретарь" с прописной буквы.

Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля через 1 межстрочный интервал после секретаря, в конце слова ставится двоеточие - "Присутствовали:". Затем, 1 - 2 межстрочными интервалами ниже, через одинарный межстрочный интервал печатаются все присутствовавшие на заседании (совещании). Наименования должностей могут быть указаны обобщенно.

Вводная часть заканчивается повесткой дня - перечнем рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости, с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой и его наименование начинается с предлога "О" ("Об"), который печатается от границы левого поля.

Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала и состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

           "СЛУШАЛИ: ...

           ВЫСТУПИЛИ: ...

           РЕШИЛИ: ...".

Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; в последнем случае в тексте делается сноска "Текст выступления прилагается".

Решение в тексте протокола печатается полностью. При необходимости приводятся итоги голосования.

В вводной части краткого протокола указываются должность, фамилия и инициалы председателя заседания (совещания), присутствующие на заседании (совещании), фамилии и инициалы в алфавитном порядке.

Основная часть протокола включает вопросы, рассматриваемые на заседании (совещании), и принятые по ним решения.

Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой и его наименование начинается с предлога "О" ("Об"). В следующей строке в скобках указываются фамилии должностных лиц, выступавших на заседании (совещании) при обсуждении данного вопроса.

Затем указывается принятое по этому вопросу решение.

4.4. Служебное письмо

Служебные письма в администрации города готовятся:

- как ответы о выполнении поручений органов власти Липецкой области, Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации;

как исполнение поручений администрации Липецкой области; Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации по вопросам, поставленным в обращениях граждан и относящимся к компетенции органов местного самоуправления;

- как сопроводительные письма к проектам муниципальных правовых актов, информациям, отчетам;

- как ответы на запросы различных учреждений, предприятий и частных лиц;

- как инициативные письма.

Сроки подготовки ответных писем устанавливаются в резолюции руководителя или на основании сроков, указанных в самих документах.

Текст сопроводительного письма начинается словами:

                       "Представляем Вам" - в вышестоящую организацию.

                       "Направляем Вам" - в подведомственную организацию.

                       "Высылаем Вам" - в стороннюю организацию

Тексты ответных писем должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции руководителя.

Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями структурных подразделений.

Текст служебного письма должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации - адресата.

Текст письма состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

При обращении к адресату учитывается его служебное положение, сфера деятельности и т.д.

При обращении к должностным лицам высших и центральных федеральных органов власти, президентам (председателям) обществ, компаний, фирм, а также к духовным лицам Русской Православной Церкви допускается обращение с указанием должности без фамилии.

Текст письма излагается от:

- 3-го лица единственного числа, например:

     "Администрация считает...",

- 1-го лица множественного числа, например:

      "Просим предоставить данные о...",

      "Направляем на рассмотрение"

Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от 1-го лица единственного числа: "Прошу...", "Направляю...".

Письма за подписью главы города Липецка готовятся на бланке письма главы города Липецка.

Письма за подписью заместителей главы администрации города Липецка печатаются на бланке письма администрации города Липецка.

Письма за подписью руководителей структурных подразделений оформляются на бланках писем соответствующих структурных подразделений администрации города.

Датой письма является дата его подписания.

Проекты писем за подписью главы города Липецка или заместителей главы администрации города (если они не направляются одновременно нескольким адресатам) печатаются в трех экземплярах: первый - в адрес получателя, второй экземпляр - в управление делопроизводства и протокола, третий - в подразделение-исполнитель.

Если документ предназначен для направления нескольким адресатам, то все его экземпляры подписываются, оформляются как подлинники.

Если письмо адресовано более чем в 4 адреса, то исполнителем составляется лист рассылки.

С письмами и резолюциями к ним могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их созданию, оформлению, исполнению, контролю и хранению. Информация о содержании писем не подлежит разглашению или несанкционированному распространению.

5. Организация документооборота

Движение документов в администрации города с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.

В администрации города различают три потока документации:

- документы, поступившие из сторонних организаций (входящие);

- документы, отправляемые в другие организации (исходящие);

- документы, создаваемые в структурных подразделениях и используемые работниками в управленческом процессе (внутренние).

Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в администрации города, определяются Регламентом администрации города Липецка, настоящей Инструкцией .

Движение электронных документов осуществляется по маршрутам, разработанным управлением делопроизводства и протокола совместно с управлением информационных технологий администрации города.

5.1. Прием, обработка и распределение документов

Поступающая корреспонденция на имя главы города Липецка и заместителей главы администрации города, вне зависимости от вида и способа доставки, принимается, обрабатывается и регистрируется в управлении делопроизводства и протокола с использованием программы единого электронного документооборота (ЕЭД).

При приеме и первичной обработке поступившей корреспонденции осуществляется проверка правильности адресования и доставки, целостность упаковки и комплектность.

Конверты с пометкой "Лично" не вскрываются и передаются адресату. Документы с наличием отметки о конфиденциальности обрабатываются с учетом порядка обращения со служебной информацией ограниченного распространения.

Конверты с грифом "ДСП" не вскрываются и передаются лицам, в чьи функции входит работа с данной категорией документов.

Ошибочно направленные документы пересылаются по принадлежности или, в случае невозможности пересылки адресату, возвращаются отправителю с приложением сопроводительного письма о невозможности доставки адресату.

При повреждении конверта, несоответствии вложений либо отсутствии оговоренных в документе приложений составляется акт в трех экземплярах, утверждаемый начальником управления делопроизводства и протокола администрации города. Первый остается у получателя, второй приобщается к поступившему документу, а третий направляется отправителю документа.

Конверты уничтожаются, кроме случаев, когда по ним можно установить адрес отправителя, время отправки и получения документа. В последнем случае конверт остается до полного исполнения документа.

Поступившие документы разделяются на регистрируемые и нерегистрируемые.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях, как создаваемые в администрации, так и поступающие из других организаций и от частных лиц.

К нерегистрируемым документам относят документы, не требующие исполнения, учета или использования в справочных целях.

Перечень нерегистрируемых документов приведен в приложении N 20.

Поступившие в администрацию города документы, адресованные структурным подразделениям, передаются для регистрации в эти подразделения.

Документы, поступившие в администрацию города без указания конкретного лица или структурного подразделения, предварительно рассматриваются в управлении делопроизводства и протокола, а затем направляются в структурное подразделение по принадлежности.

Структурные подразделения получают документы от управления делопроизводства и протокола через лиц, ответственных за делопроизводство.

Ошибочно направленные в структурные подразделения документы незамедлительно возвращаются с соответствующей пометкой в отдел делопроизводства и протокола.

5.2. Регистрация поступающих документов

Регистрация документов в администрации города проводится с целью фиксации факта создания или поступления документа путем проставления на нем регистрационного номера с последующим внесением необходимых сведений о документе в регистрационные формы соответствующих компьютерных программ.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях. Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.

Регистрация документов, поступивших в адрес главы города, заместителей главы администрации города, осуществляется управлением делопроизводства и протокола в системе ЕЭД.

При регистрации документа в ЕЭД осуществляется преобразование текста документа, поступившего на бумажном носителе, в электронную форму (путем сканирования документа), заполняется электронная регистрационная карточка (РК).

Сканированию не подлежат графические изображения, документы в прошитом и сброшюрованном виде, документы объемом более 50 листов.

РК ЕЭД включает в себя все реквизиты документа, необходимые для его однозначной идентификации и определяющие этапы движения документа в процессе его исполнения.

Письма главе города, заместителям главы администрации города, поступившие от участников ЕЭД в электронном виде (РК исходящего документа, содержащая файл), регистрируются только при наличии бумажного носителя.

Документ на бумажном носителе, подписанный руководителем, должен направляться после отправки электронного документа. Подлинник документа сверяется с электронным образом.

Регистрационный номер формируется автоматически средствами ЕЭД и включает в себя (слева направо) порядковый номер документа в пределах текущего года и индекс дела по номенклатуре дел. Составные части регистрационного номера отделяются друг от друга дефисом.

После регистрации на поступивших документах в нижнем правом углу первого листа документа проставляется регистрационный штамп с указанием наименования организации, даты регистрации документа и входящего регистрационного номера.

В документы, поступившие в администрацию города и зарегистрированные в установленном порядке, не разрешается вносить какие-либо правки и пометки.

Повторные запросы и документы, являющиеся ответами на ранее направленные запросы, в случае указания реквизитов исходного документа-запроса направляются автору-исполнителю последнего.

Документы от структурных подразделений должны представляться в управление делопроизводства и протокола не позднее трех дней со дня регистрации документов в структурном подразделении.

Обработка сообщений факсимильной связи, поступающих на имя главы города или заместителей производится в установленном для служебной корреспонденции порядке. В РК ЕЭД документа делается отметка о способе его получения. Факсограмма с неразборчивым текстом регистрации не подлежит.

Документы, присланные по электронной почте, адресованные главе города, заместителям администрации города, рассматриваются начальником управления делопроизводства и протокола и направляются исполнителям по принадлежности вопросов. При необходимости доклада главе города, заместителям документы, присланные по электронной почте, распечатываются на бумажном носителе, после чего регистрируются в установленном для служебной корреспонденции порядке. В РК ЕЭД документа делается отметка о способе его получения. Приложение к документу, имеющее объем более пяти листов, может не распечатываться, а направляться исполнителю в электронном виде.

Поступающие в администрацию города уведомления о проведении публичных мероприятий обрабатываются в соответствии с распоряжением главы администрации города Липецка от 05 декабря 2012 N 871-р "Об утверждении регламента рассмотрения в администрации города Липецка уведомления о проведении публичного мероприятия на территории города Липецка".

5.3. Порядок рассмотрения документов

Документы, поступившие в администрацию города, передаются на рассмотрение главе города и заместителям главы администрации города в соответствии с утвержденным распределением их обязанностей, с учетом вида, автора и содержания документа.

Срок рассмотрения документов должностным лицом не должен превышать два рабочих дня.

Резолюции могут быть оформлены как на самом документе, так и на специальном бланке (приложение N 21).

В состав резолюции входят следующие элементы:

- исполнитель (фамилия и инициалы );

- содержание поручения;

- срок исполнения поручения;

- подпись должностного лица, дающего поручение;

- дата.

При оформлении резолюции на отдельном бланке на нем проставляется регистрационный номер и дата документа, к которому составляется резолюция. При наличии в резолюции нескольких исполнителей основным считается лицо, указанное в резолюции первым, если не оговорено иное.

Документы могут иметь несколько резолюций (одного или нескольких должностных лиц) соответственно этапам рассмотрения. При этом последующие резолюции не должны дублировать и противоречить первой, в них конкретизируются порядок исполнения документов, срок их исполнения (с учетом намеченного срока исполнения, установленного первой резолюцией) и исполнитель.

После принятия резолюции осуществляется внесение в РК ЕЭД ее текста и электронной копии.

Исполнители посредством ЕЭД получают извещение о направлении документа на исполнение и организуют работу с ним.

При указании в резолюции исполнителей, не входящих в систему ЕЭД, документы с резолюцией в их адрес на бумажном носителе направляются почтой.

5.4. Работа исполнителей с документами

Руководители структурных подразделений администрации города обеспечивают оперативное рассмотрение документов, доведение их до исполнителей в день поступления, контроль за качественным исполнением документов по существу вопроса.

При рассмотрении документов руководитель структурного подразделения выделяет документы, требующие срочного исполнения, которые передаются исполнителю немедленно.

Для оперативного информирования исполнителю передается электронная версия документа с последующим направлением бумажного носителя.

Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) главе города, заместителям главы администрации города или руководителям структурных подразделений, подготовку к пересылке адресату.

Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа, передает документ на тиражирование. На документ, рассылаемый более, чем в четыре адреса, исполнитель готовит указатель на рассылку.

При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе: о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа и его доставкой исполнителю), о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.), о дате и результатах окончательного исполнения.

Все отметки размещаются на свободных от текста местах.

При наличии ответственного исполнителя все остальные исполнители ответственны за своевременный и качественный анализ информации и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.д.).

Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.

Ответственность за сохранность документа несет его исполнитель.

5.5. Организация работы с отправляемыми документами

Проекты документов передаются на подпись главе города Липецка или заместителям главы администрации через управление делопроизводства и протокола.

Специалисты управления делопроизводства и протокола проверяют правильность оформления документов. Неоформленные или неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю на доработку.

К проектам ответов за подписью главы города Липецка или заместителей главы администрации города дополнительно прилагается письмо-запрос

Второй экземпляр письма с оригиналом подписи и визами согласования остается в управлении делопроизводства и протокола.

Полный комплект приложений к ответам на документы, полученные по системе электронного документооборота (СЭД) "Дело", в обязательном порядке отправляется исполнителем на электронный адрес администрации города munitcom@cominfo.lipetsk.ru.

5.5.1. Регистрация отправляемых документов

На регистрацию принимаются правильно оформленные документы.

Регистрация отправляемых документов осуществляется в день их подписания или на следующий рабочий день в системе ЕЭД. В РК ЕЭД заполняются все необходимые реквизиты, путем сканирования документа создается его электронный образ.

Регистрационный номер документа формируется автоматически средствами системы ЕЭД в соответствии с утвержденным порядком и включает в себя (слева направо) порядковый номер в пределах текущего года и индекс дела по номенклатуре дел. Составные части регистрационного номера отделяются друг от друга дефисом.

После присвоения средствами системы ЕЭД регистрационного номера на бумажном бланке документа осуществляется заполнение реквизитов "Дата документа", "Регистрационный номер". На бланке письма-ответа обязательно указывается реквизит "Ссылка на исходящий номер и дату документа".

Регистрация писем-ответов осуществляется в РК инициативных документов. Документу - ответу присваивается порядковый номер в пределах соответствующего регистрационного массива.

5.5.2. Отправка документов

Отправка документов за подписью главы города и заместителей главы администрации города осуществляется управлением делопроизводства и протокола.

Документы, направляемые средствами почтовой связи, подлежат отправке в день их регистрации или на следующий рабочий день. Срочная корреспонденция отправляется в первую очередь.

Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи.

Отправка копий документов средствами факсимильной связи или по электронной почте осуществляется исполнителями самостоятельно.

6. Контроль исполнения документов

Целью контроля является обеспечение своевременного и качественного исполнения мероприятий и поручений, зафиксированных в документах.

Контроль исполнения документов по существу вопроса осуществляют заместители главы администрации города, руководители структурных подразделений.

Контроль за качеством исполнения документов, поручений главы города, заместителей главы администрации города осуществляет управление организационно-контрольной работы и муниципальной службы администрации города Липецка.

Контроль за сроками исполнения документов, поручений главы города, заместителей главы администрации города, ведет управление делопроизводства и протокола администрации города.

Контроль исполнения документов включает:

- постановку документа на контроль;

- организацию оперативного доведения контролируемых документов и поручений до исполнителя;

- выяснение и устранение причин задержки в исполнении документов и поручений;

- информирование руководителя о состоянии исполнения документов и поручений;

- снятие исполненного документа с контроля;

- ведение аналитической отчетности о количестве и своевременности исполнения контролируемых документов и представление отчетности руководителям.

При постановке документа на контроль в правом верхнем поле документа ставится отметка о контроле, которую обозначают буквой "К" или словом "Контроль".

Контроль исполнения документов строится на базе регистрационных данных.

Контрольная картотека служебных писем систематизируется по срокам исполнения документов, по исполнителям.

РК ЕЭД контрольных документов выделена красным цветом.

Контроль осуществляется путем проверки хода исполнения документа и напоминания исполнителю об истечении срока исполнения и необходимости завершения работы над документом. Ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях ежедневно, как правило, в начале рабочего дня, составляют список документов, срок исполнения которых истекает сегодня. На экранах компьютеров специалистов, ответственных за делопроизводство и исполнителей, при входе в программу ЕЭД, появляется сообщение о наступлении срока исполнения документов.

Сроки исполнения документов могут быть типовыми и индивидуальными.

Типовые сроки исполнения документов установлены нормативными актами высших органов государственной власти (приложение N 22).

Индивидуальные сроки исполнения документов устанавливаются главой города, заместителями главы администрации города, руководителями структурных подразделений.

Конечная дата исполнения документа указывается в резолюциях главы города, заместителей главы администрации города, руководителей структурных подразделений и фиксируется в регистрационной карточке (РК).

Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.

При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель представляет на имя руководителя администрации города, давшего поручение, мотивированную просьбу о его продлении не позднее 3 - х дней до истечения этого срока.

Продление срока исполнения поручений вышестоящих руководителей допускается в исключительных случаях, когда исполнение поручения невозможно осуществить в указанный срок по объективным причинам. В этом случае, руководители администрации города представляют автору поручения мотивированные предложения о продлении срока с указанием планируемой даты исполнения. Такие предложения представляются не позднее чем в 10-дневный срок с даты подписания поручения.

Сроки исполнения срочных и оперативных поручений не продлеваются.

О всех случаях изменения срока исполнения документов ответственный исполнитель своевременно информирует управление делопроизводства и протокола для внесения изменений в РК (новый срок, дата изменения).

Приостанавливать исполнение документов, а также отменять их имеют право только вышестоящие органы, организации - авторы документов.

В случае исполнения документа несколькими структурными подразделениями подлинник документа направляется ответственному исполнителю, остальные исполнители получают копии документа.

При уходе в отпуск, выбытии в командировку, в случае болезни, увольнении или перемещении, работник, ответственный за контроль исполнения документов, обязан передать другому работнику по согласованию с непосредственным руководителем и службой, обеспечивающей контроль исполнения, все контролируемые документы.

При пересылке документа на исполнение в подведомственную организацию с последующим информированием о ходе и результатах исполнения, необходимо фиксировать в РК.

Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам.

На документе и в РК проставляется отметка об исполнении, подпись лица, подтверждающего исполнение (ответственный исполнитель), дата.

7. Работа с электронными документами

В администрации города используются:

- электронные документы, создаваемые в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе;

- электронные образы документов, полученные в результате сканирования документов и хранящиеся в СЭД.

Электронный документ должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати.

При передаче электронных документов, поступивших на рассмотрение в администрацию города, направлении электронных документов в структурные подразделения и ответственным исполнителям администрации города, отправке электронных документов и хранении электронных документов, передаются (направляются, хранятся) их регистрационные данные.

Документы, создаваемые в администрации города и поступившие в администрацию на бумажном носителе, включаются в СЭД после сканирования и создания электронных образов документов. Включение электронного образа документа в СЭД возможно после его сравнения с подлинником документа.

Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в СЭД.

В целях учета и поиска документов в СЭД используются обязательные сведения о документе, включаемые в регистрационную карточку:

отправитель;

адресат;

вид документа;

дата документа;

номер документа;

дата поступления документа;

входящий номер документа;

наименование либо аннотация документа;

указания по исполнению документа;

должность, фамилия и инициалы исполнителя;

Электронные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел.

При составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведется в электронном виде.

Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в установленном порядке в администрации города в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.

После истечения срока, установленного для хранения электронных документов, они подлежат уничтожению на основании акта.

В системе ЕЭД определены разграничения полномочий и контроля за доступом к документам:

- полный контроль над документом (лицо, ответственное за делопроизводство в пределах своего структурного подразделения);

- право редактировать документ (автор документа и лицо, ответственное за делопроизводство в пределах своего структурного подразделения);

- право читать документ, но не редактировать его (любой пользователь, имеющий доступ к документу в пределах своего структурного подразделения);

- право доступа к регистрационной карточке (РК) (любой пользователь, имеющий доступ к документу в пределах своего структурного подразделения);

- полное отсутствие прав доступа к документу ( кроме автора документа и назначенного исполнителя).

8. Организация работы с документами в делопроизводстве

8.1. Разработка номенклатуры дел

Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения (приложение N 23).

Номенклатура дел составляется на основе изучения правовых актов, регламентирующих деятельность администрации города и порядок ее документирования, а также номенклатур дел за предшествующие годы и документов, образующихся в процессе деятельности администрации города.

В номенклатуру дел включаются заголовки всех дел, образующихся в делопроизводстве, в том числе справочные и контрольные картотеки, документы с отметкой конфиденциальности и т.д.

В номенклатуру дел не включаются периодические издания.

Наименования разделов номенклатуры дел администрации города являются наименования ее структурных подразделений.

Номенклатура дел аппарата администрации города составляется специалистами управления делопроизводства и протокола, а в структурных подразделениях - лицами, ответственными за делопроизводство.

Проект номенклатуры согласовывается с экспертной комиссией (ЭК) администрации и города или структурного подразделения, с объединенной экспертно-проверочной и методической комиссией (ОЭПМК) архивного управления, после чего утверждается заместителем главы администрации города , в структурных подразделениях - руководителем.

Вновь созданное структурное подразделение обязано разработать номенклатуру дел в трех месячный срок.

Согласование номенклатуры дел с ОЭПМК архивного управления проводится не реже одного раза в пять лет, если не было структурных и функциональных изменений в администрации города.

Номенклатура дел ежегодно, в конце года, уточняется, утверждается и вводится в действие с 01 января следующего календарного года.

Выписки из номенклатуры дел направляются структурным подразделениям для использования в работе.

Графы номенклатур дел заполняются следующим образом:

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка и, при необходимости, подзаголовка дела по номенклатуре в пределах раздела. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами.

     Например: 12-05, где:

     12 - обозначение раздела (индекс структурного подразделения),

     05 - порядковый номер заголовка дела в данном разделе.

В номенклатуре дел сохраняются одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных разделов. Для переходящих дел индекс сохраняется в номенклатуре последующих лет.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("Разные материалы", "Общая переписка", "Входящая корреспонденция", "Исходящая корреспонденция" и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:

- название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.) - номинальный признак;

- наименование автора документа - авторский признак;

- наименование адресата документа - корреспондентский признак;

- краткое содержание документов дела - предметно-вопросный признак;

- название местности (территории), с которой связано содержание документов дела, - географический признак;

- дата (период), к которой относятся документы дела, - хронологический признак;

- указание на копийность документов дела.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "Документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.), например:

Документы о праздновании Дня города (сметы, информации, переписка и др.)

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название, например:

Переписка с муниципальными организациями по основной деятельности.

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются, например:

Переписка о награждении работников, присвоении почетных званий.

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним, например:

Переписка с Липецким городским Советом депутатов по основной деятельности.

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты), например:

     Годовые планы спортивных мероприятий.

     Квартальные отчеты о работе отдела.

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем, при необходимости, составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии - по типовой или примерной номенклатуре дел.

В графе 5 "Примечание" указывается название перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 2012 года), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, и др.

Если в течение года возникают новые документированные участки работы, не предусмотренные ранее дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.

По окончании года в конце номенклатуры дел заполняется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).

8.2. Формирование дел

Формирование дел в администрации города и их текущее хранение осуществляется в структурных подразделениях.

При формировании дел соблюдаются следующие правила:

- в дела помещаются только исполненные, правильно и полностью оформленные документы, содержание которых соответствует заголовкам по номенклатуре дел;

- все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса, помещают вместе (независимо от их дат и первоначального отнесения в дело);

- приложения помещают вместе с основными документами;

- в дела группируются документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

- документы постоянного и временного сроков хранения группируются в разные дела;

- в дело включается по одному экземпляру каждого документа;

- ксерокопии факсимильных сообщений, телефонограммы помещаются на общих основаниях;

- в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры (копии), черновики (за исключением особо ценных);

- по объему дело не должно превышать 250 листов, при толщине не более 4 см (толщина дел со сроками хранения до 10 лет не должна превышать 10 см). При превышении данного объема заводится второй том. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением обозначений: "Т. 1", Т. 2" и т.д.

Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или в их сочетании.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

Уставы, положения, инструкции, утвержденные правовыми актами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела.

Распоряжения по основной деятельности группируются отдельно от распоряжений по личному составу.

Все документы отчетного и информационного характера по исполнению нормативных правовых актов Российской Федерации, находящиеся на контроле, подшиваются в заведенное на этот акт дело. Если на акт дело не заводилось, то отчетные документы формируются и подшиваются в дело переписки за текущий год для дальнейшей передачи на постоянное хранение.

Если имеется документ о снятии с контроля нескольких актов, подшитых в разные дела, то следует подшить необходимое количество копий этого документа в соответствующие дела с указанием номера дела, в котором подшит подлинник этого документа.

Протоколы, постановления, распоряжения, приказы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

Документы коллегий, комиссий группируются в два дела: протоколы заседаний и решения коллегии, комиссии; документы к заседаниям коллегии. Документы к заседаниям группируются в отдельное дело, так же, как и приложения к протоколам, если они содержат более 25 страниц.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от их проектов.

Плановые и отчетные документы хранятся в делах того года, к которому они относятся по содержанию.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Лицевые счета работников группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в порядке алфавита по фамилиям, именам и отчествам.

Обращения граждан и документы по их рассмотрению группируются отдельно от документов общего делопроизводства.

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности, при этом документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

Формированием дел в структурных подразделениях занимаются лица, ответственные за делопроизводство.

9. Организация передачи документов на хранение в архив

9.1. Экспертиза ценности документов

Для организации и проведения экспертизы ценности документов, отбора по их хранению или к уничтожению в администрации города создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК).

Функции, права и обязанности ЭК определяются соответствующим положением.

Структурные подразделения администрации, являющиеся юридическими лицами, создают собственные экспертные комиссии для отбора документов на хранение или к уничтожению.

Экспертиза ценности документов проводится на основе номенклатуры дел и перечней документов с указанием сроков хранения, с полистным просмотром дел постоянного хранения, дел с отметкой ЭПК, дел временного хранения (до 10 лет).

По результатам экспертизы ценности документов в структурных подразделениях администрации составляются описи документов постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения и акты о выделении документов и дел к уничтожению.

Отбор документов на уничтожение и составление на них акта производится после подготовки описей дел постоянного и долговременного хранения за этот же период. Акты о выделении к уничтожению документов одновременно с описями на дела рассматриваются на заседании ОЭПМК архивного управления.

Акты утверждаются руководителями структурных подразделений администрации города.

9.2. Оформление дел. Подготовка дел к архивному хранению

Дела подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. Оформление дел проводится лицами, ответственными за ведение делопроизводство.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела; нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя дела (приложение N 24); составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела; подшивку или переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

Обложка (титульный лист) дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной настоящей Инструкцией форме (приложение N 25). Надписи на обложках дел (томов) следует выполнять чернилами, разборчиво, без сокращений. Если на обложку наклеивается титульный лист, изготовленный типографским способом, то надписи на нем можно печатать. Титульный лист рекомендуется наклеивать с накладкой клея на всю поверхность листа с тем, чтобы под ним не образовывалось пустот.

На обложке (титульном листе) дела указываются следующие реквизиты: наименование органа местного самоуправления (фондообразователя) и структурного подразделения; номер (индекс) дела; заголовок дела; дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела.

Реквизиты, проставляемые на обложке (титульном листе) дела, оформляются следующим образом:

- наименование органа местного самоуправления - Администрация города Липецка.

- наименование структурного подразделения;

В случаях, когда в течение года, за который готовятся дела, структурное подразделение было переименовано (преобразовано) и это не вызвало возникновения нового подразделения, под старым его наименованием пишется и новое наименование;

- номер дела - проставляется цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел администрации города;

- заголовок дела - переносится из номенклатуры дел (в необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения: номера распоряжений, протоколов и др.);

- дата дела - указывается год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом число (двумя цифрами) и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами. Если в дело включены документы (приложения и т.п.), даты которых выходят за крайние даты дела, то под датами дела, с новой строчки делается об этом запись: "В деле имеются документы за... год(ы)". Даты дела могут не указываться на обложке дел, содержащих, например, годовые планы и отчеты, так как они отражаются в заголовках дел. Датой приложения к делу, сформированному в отдельный том, является дата регистрации основного документа, приложение к которому помещено в этот том.

Для дел, сформированных из документов по номинальному признаку, то есть по видам документов (приказы, распоряжения, акты и т.п.), датой начала дела является дата подписания или утверждения самого раннего документа, а датой окончания - дата подписания (утверждения) самого позднего документа.

Датой дела, содержащего протоколы заседаний, является дата утверждения (если они утверждаются) или составления первого и последнего протокола.

Крайними датами личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено. В случае смерти лица, на которое заведено дело, конечной датой является дата документа, извещающего о его кончине, или запись об этом сотрудника кадровой службы.

Для дел, содержащих переписку, датой начала дела является дата поступления первого входящего или дата первого исходящего документа, а датой окончания - дата самого позднего входящего или исходящего документа независимо от места нахождения их в деле.

Количество пронумерованных в деле листов проставляется в соответствии с листом-заверителем дела. На обложке делается подпись "На ______ листах".

Реквизит "Срок хранения дела" переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел. На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно".

На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования муниципального архива, в который будут передаваться дела.

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме чистых, листа-заверителя и внутренней описи, нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами, валовой нумерацией. Чистые листы из дела изымаются (без повреждения целостности дела) и уничтожаются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз в возрастающем порядке номеров, начиная с первого. Цифры проставляются в правом верхнем углу листа, не задевая текста документов. Листы внутренней описи нумеруются отдельно.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно, начиная с первого. Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельные тома и также нумеруются отдельно.

Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке или сохраняют собственную нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов в деле.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Сложенный лист большого формата (формат A3, A2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; а лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и др.) нумеруется как один лист; в нижней части или на обороте такого листа делается опись наклеенных на него документов. Во внутренней описи и в заверительной надписи в конце дела о таких листах делается оговорка. Например: "На листе 6 наклеено 5 фотографий согласно описи на обороте листа".

Карты и схемы, склеенные из нескольких листов, нумеруются как один лист. На таких листах на обороте или свободном от текста месте указывается количество листов в склейке. Во внутренней описи и в заверительной надписи в конце дела о таких листах делается оговорка. Например: "Лист 7 - карта-склейка из 10 листов".

Если к документу (листу) подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки, справки и др.), то каждый документ нумеруется отдельно, очередным порядковым номером.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: вначале конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. Наиболее ценные в историческом и художественном отношении документы (чертежи, рукописи, графика и т.д.) не подшиваются, а вкладываются в конверты.

Если в нумерации листов допущено много ошибок, все дело нумеруется заново. При этом старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой, и рядом ставится новый номер листа. В конце дела составляется новая заверительная надпись, при этом старая заверительная надпись зачеркивается, но сохраняется в деле; вносятся также исправления во внутреннюю опись, или опись составляется заново.

При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке их к сдаче в муниципальный архив допускается по согласованию с ним употребление литерных (с буквенными дополнениями) номеров листов.

После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. В ней цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, отмечаются особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и др.) и физического состояния документов (помарки, неразборчивый текст, порванные листы и др.).

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с итоговой записью.

Для учета документов определенных категорий постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела, дела с документами ограниченного доступа и др.), составляется внутренняя опись документов дела (приложение N 26).

Внутренняя опись документов дела составляется также на объемные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов, с целью учета и более быстрого нахождения документов в деле. Во внутреннюю опись помимо документов, подшитых в дело, должны быть внесены и все приложения, относящиеся к нему.

Листы внутренней описи подшиваются в начале дела. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.

Внутренняя опись документов дела составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи документов дела составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов, приложений к делу и количество листов внутренней описи.

При изменении состава документов дела (изъятии, включении документов, замены их копиями и др.) эти изменения отражаются во внутренней описи в графе "Примечание" со ссылками на соответствующие акты и при необходимости составляется новая итоговая запись.

Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи и при необходимости скрепляется печатью.

Документы в делах постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу подшиваются на четыре прокола прочными нитками в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. Текст не должен подходить к линии подшивки (переплета) ближе 2 см, а листы не должны выступать за края обложки. В случаях, когда текст на документе расположен близко к краю листа, к такому листу подклеивается полоска бумаги, за которую документ подшивается (переплетается) в дело.

Резолюции руководства, визы, составленные на отдельных листах, размещаются перед документом, к которому они относятся, и в таком порядке подшиваются в дело.

При подготовке дел к подшивке (переплету) проверяется правильность их формирования, оформления, металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.

Дела постоянного хранения, состоящие из документов особой научно-исторической, художественной и иной ценности или неформатных документов (карты, схемы, планы, чертежи, фотоснимки и другие документы большого формата), в целях их сохранности и удобства пользования не подшиваются в дела, а хранятся сложенными в закрытых твердых папках с тремя клапанами и с завязками или в картонных футлярах (коробках) в качестве приложений к делам. На каждую папку (коробку) составляется внутренняя опись находящихся в ней документов.

Если в дело в ходе его формирования были подшиты документы с различными сроками хранения, то дело расшивается, и формируются новые дела, исходя из сроков хранения документов. При этом документы с истекшими сроками хранения уничтожаются по актам в установленном настоящей Инструкцией порядке.

Обложки дел с документами, исполненными на стандартных листах, должны иметь размеры 229 x 324 мм. Обложки дел с документами, изготовленными на нестандартных листах, могут иметь размеры, соответствующие размерам подшитых в них листов.

При оформлении дел используется специальный клей, применять канцелярский (силикатный) клей, мучной и крахмальный клейстеры не следует.

Дела временного (до 10 лет) хранения подлежат частичному оформлению: допускается хранить дела в папках-скоросшивателях, мягких обложках, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы не нумеровать, заверительные надписи не составлять. Реквизиты обложки дела заполняются по упрощенной схеме (без проставления архивного шифра, количества листов в деле).

9.3. Составление описей дел

Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) нумерацией. Основой составления описей дел является номенклатура дел.

Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения (приложение N 27); дела по личному составу (приложение N 28). На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

В описях дел указывается полное (без сокращений) наименование администрации (структурного подразделения), в процессе деятельности которых формировались дела. В случаях, когда структурное подразделение в течение периода, за который вносятся дела в опись, было переименовано (преобразовано), под прежним наименованием пишется его новое наименование.

Перед внесением заголовков дел в описи проверяется качество формирования и оформления дел. В случае обнаружения нарушений установленных настоящей Инструкцией правил формирования и оформления дел они устраняются.

Описательная статья описи дел имеет следующие элементы:

- порядковый номер дела (тома, части) по описи;

- индекс дела (тома, части);

- заголовок дела (тома, части);

- дата дела (тома, части);

- количество листов в деле (томе, части);

- срок хранения дела.

При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

- заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;

- каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть), в том числе сформированное в отдельный том приложение к делу, вносятся в опись под самостоятельным номером);

- порядок нумерации дел в описи - валовый;

- графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

- при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "То же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);

- многотомные дела в опись вносятся по порядку номеров томов. В этом случае в описи пишется наименование только первого тома, а наименования всех остальных томов, если они помещены на одной странице, обозначаются словами "То же". Если же наименование многотомного дела переходит на следующий лист, то необходимо заголовок дела повторить полностью. При внесении в опись последнего тома после номера тома добавляется слово "Последний".

Графа описи "Примечания" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на соответствующий акт, о наличии копий и т.п.

В конце описи вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные и пропущенные номера).

В администрации и ее структурных подразделениях описи составляются ежегодно раздельно на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу. Методическое руководство по составлению описей осуществляет архивное управление администрации города.

Описи на дела составляются по установленной форме в 4-х экземплярах.

Описи дел составляются лицами, ответственными за делопроизводство, согласовываются с экспертными комиссиями структурных подразделений, после чего направляются на рассмотрение ОЭПМК архивного управления. Утвержденные (согласованные) ОЭПМК описи передаются на утверждение руководства администрации (структурного подразделения).

9.4. Уничтожение документов с истекшими сроками хранения

По результатам экспертизы ценности на дела, сроки хранения которых истекли, оформляется акт о выделении документов к уничтожению (приложение N 29).

Дела включаются в акт, если срок их хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт (например, законченные в 2008 году дела с трехлетним сроком хранения могут быть включены в акт, составленный не ранее 01 января 2012 года).

Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, составляется на все дела, а заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, могут быть внесены в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе.

Отбор документов к уничтожению и составление акта о выделении документов к уничтожению производится после составления описей дел постоянного хранения и по личному составу за этот же период.

9.5. Текущее хранение документов

С момента заведения дел и до оформления их на хранение они находятся в структурных подразделениях по месту их формирования.

Руководители структурных подразделений и работники, отвечающие за делопроизводство, несут персональную ответственность за сохранность документов и дел.

Дела хранятся в рабочих комнатах в запирающихся шкафах или специально отведенных для этих целей помещениях, обеспечивающих их полную сохранность. Документы должны предохраняться от воздействия влаги, света и пыли.

В целях повышения оперативности поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа или другом удобном для работы месте.

На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел.

Выдача дел (документов) другим структурным подразделениям или сторонним организациям производится с разрешения руководства. На выданное дело заводится карта-заместитель. Сторонним организациям дела выдаются по актам.

Изъятие документов из дела допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя с обязательным оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

9.6. Передача документов на архивное хранение

Документы постоянного хранения, образовавшиеся в результате деятельности администрации, ее структурных подразделений по истечении 5 лет подлежат передаче на хранение в архивное управление.

Все работы, связанные с подготовкой и передачей документов на постоянное хранение в архивное управление, выполняются за счет средств структурных подразделений, сдающих документы.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архивное управление не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

Передача дел в архивное управление осуществляется по описям в соответствии с графиком, составляемым архивным управлением и утверждаемым заместителем главы администрации. Сроки передачи дел доводятся архивным управлением до руководителей структурных подразделений.

Прием дел производится специалистом архивного управления в присутствии работника структурного подразделения, передающего документы.

Прием-передача дел оформляются актом, составляемым работниками архивного управления.

При ликвидации структурного подразделения его документы передаются правопреемнику. В случае отсутствия правопреемника документы в упорядоченном состоянии передаются в архивное управление.

10. Порядок изготовления, учета, хранения, использования и уничтожения гербовых и простых печатей, штампов

10.1. Изготовление печатей

В администрации города гербовой печатью заверяются подписи главы города Липецка, заместителей главы администрации города.

Гербовая печать администрации города ставится на договорах, соглашениях, доверенностях главы города, заместителей главы администрации города, содержащих оригинальную печать, в целях свидетельствования верности копий документов для представления в судебные и иные органы (приложение N 30).

Право заверения таких копий принадлежит управлению делопроизводства и протокола администрации города.

Оттиск всех элементов печати проставляется таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ.

На документах финансового характера оттиск печати проставляют на специально отведенном месте. Место нанесения печати обозначается символом "м.п." без наименования должности и подписи. Оттиск печати должен быть хорошо читаемым.

Печати изготавливаются в строго ограниченном количестве и исключительно в служебных целях. Решение о необходимости изготовления печатей и их количестве принимают глава города Липецка, заместители главы администрации города, руководители структурных подразделений администрации.

Все изготовленные печати и штампы регистрируются в управлении делопроизводства и протокола администрации города в специальном журнале с проставлением их оттисков, выдаются под расписку сотрудникам структурных подразделений, несущих персональную ответственность за их использование и сохранность.

Листы журнала учета печатей и штампов нумеруются, прошиваются и опечатываются.

Передача печатей, штампов посторонним лицам и вынос их за пределы здания администрации города не допускается.

Гербовая печать хранится в управлении делопроизводства и протокола администрации города.

10.2. Штампы с факсимильным воспроизведением подписи главы города и заместителей главы администрации города

Необходимость изготовления штампа с факсимильным воспроизведением подписи главы города Липецка определяется непосредственно главой города Липецка.

Штамп с факсимильным воспроизведением подписи главы города может использоваться на поздравительных открытках, дипломах, благодарностях, Почетных грамотах и других документах аналогичного характера.

Использование указанных штампов при оформлении подлинников документов запрещается.

Штамп с факсимильным воспроизведением подписи главы города хранится в управлении делопроизводства и протокола администрации города.

Перечень лиц, ответственных за использование указанных штампов, определяется заместителем главы администрации города.

Решение о необходимости изготовления штампов с факсимильным воспроизведением подписей заместителей главы администрации города принимается ими самостоятельно.

10.3. Порядок оформления заказа на изготовление гербовых и простых печатей, штампов и их учета

Изготовление печатей с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, простых печатей и штампов осуществляется только полиграфическими и штемпельно-граверными организациями, имеющими выданные в установленном порядке лицензию на соответствующий вид деятельности и сертификат, удостоверяющий возможность изготовления указанного вида продукции.

Печати с изображением Государственного герба Российской Федерации изготавливаются в соответствии с требованиями ГОСТ Р 51511-2001 "Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования.".

Размещение заказов структурных подразделений администрации города на изготовление печатей и штампов осуществляет на основании заявки структурных подразделений администрации.

Эскизы гербовых печатей предварительно должны быть согласованы с заместителем главы администрации города.

Письмо-заявка об изготовлении печатей или штампов, подписанное руководителем структурного подразделения и согласованное с заместителем главы администрации города вместе с прилагаемыми эскизами направляется в МКУ "Управление ресурсного обеспечения администрации города Липецка".

После изготовления печати и штампы по акту передаются в структурные подразделения администрации через управление делопроизводства и протокола.

Структурные подразделения администрации города ведут общий учет используемых в деятельности печатей и штампов в специальном журнале (приложение N 31) с проставлением их оттисков.

В журнале учета выдачи печатей и штампов листы нумеруются, прошиваются и опечатываются.

Руководители структурных подразделениях назначают лиц, несущих персональную ответственность за учет, использование и хранение печатей и штампов. Печати и штампы выдаются им под расписку.

10.4. Хранение печатей и штампов

Хранение гербовых печатей осуществляется в опечатываемых несгораемых металлических шкафах или сейфах, доступ к которым имеет лицо, получившее печати в установленном Инструкцией порядке.

При хранении печатей и штампов принимаются меры, обеспечивающие их сохранность и исключающие возможность их хищения или использования посторонними лицами.

Запрещается хранить печати и штампы в столах, ящиках, передавать их на хранение лицам, не имеющим на это право, носить в карманах одежды.

При утере печати или штампа незамедлительно в письменном виде ставится в известность заместитель главы администрации города.

10.5. Передача, замена и уничтожение печатей и штампов

Лицо, получающее печать, расписывается в специальном журнале, разборчиво указывая дату, свою должность и фамилию, а также основание получения печати, штампа.

Печати и штампы числятся за получившим их лицом до их передачи (сдачи) в управление делопроизводства и протокола либо замены (уничтожения) в порядке, предусмотренном Инструкцией.

Замена печатей, штампов производится на основании разрешения заместителя главы администрации города.

Для замены ранее выданных управлением делопроизводства и протокола печати, штампа в случае износа, повреждения, утраты, или в связи с реорганизацией пользователь должен представить заместителю главы администрации города:

- письмо с просьбой о замене печати или штампа;

- объяснительную записку с указанием причины утраты печати, штампа;

- акт об уничтожении печати или штампа, утвержденный руководителем структурного подразделения администрации города.

Письмо с визой заместителя главы администрации города, акт и объяснительная записка направляются в управление делопроизводства и протокола администрации города для регистрации в соответствующем журнале.

В случае ликвидации структурного подразделения администрации города или прекращения деятельности в результате реорганизации имеющиеся у него в наличии печати и штампы подлежат передаче в управление делопроизводства и протокола администрации города для последующего уничтожения по акту.

Способ уничтожения определяется комиссией, которая создается заместителем главы администрации города.

Уничтожение печатей и штампов предполагает полное разрушение их печатающей поверхности и формы, не допускающее возможности их восстановления и дальнейшего использования.

В акте об уничтожении печатей и штампов должно быть указано время и место уничтожения, состав комиссии, основание уничтожения печатей и штампов, наименование и оттиски уничтоженных печатей и штампов, способ уничтожения, подписи членов комиссии (приложение N 32).

Данный акт является основанием для внесения отметки об уничтожении печати, штампа в журнал учета.

10.6. Контроль состояния учета, использования и хранения печатей и штампов

Проверку наличия и контроль за правильностью использования печатей и штампов в структурных подразделениях администрации города осуществляет управление делопроизводства и протокола.

Результаты проверок рассматриваются комиссией по уничтожению печатей, штампов и бланков и оформляются протоколом. О проведенных проверках делаются отметки в журнале после последней записи.

При переводе, увольнении работника, ответственного за учет и хранение печатей и штампов, руководитель структурного подразделения создает комиссию для проверки соответствия фактического наличия печатей и штампов, переданных на хранение указанному лицу, записям в журнале учета.

Результаты проверки отражаются в акте приема-передачи печатей и штампов другому лицу, назначенному ответственным за их учет, с приложением оттисков передаваемых печатей и штампов.

В случае ненадлежащих учета и условий хранения печатей и штампов, повлекших их порчу или утрату, проводится служебная проверка с привлечением к ответственности лиц, по вине которых наступили указанные последствия.