Распоряжение Администрации города Кирова от 27 марта 2019 г. N 77 "Об утверждении инструкции по делопроизводству в администрации города Кирова" (с изменениями и дополнениями)

Распоряжение Администрации города Кирова от 27 марта 2019 г. N 77
"Об утверждении инструкции по делопроизводству в администрации города Кирова"

В целях совершенствования документационного обеспечения управления, повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, а также согласования технологий традиционного делопроизводства с электронным документооборотом в администрации города Кирова:

1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству в администрации города Кирова (далее - Инструкция). Прилагается.

2. Руководителям отраслевых (функциональных) и территориальных органов администрации города Кирова ознакомить работников с Инструкцией и обеспечить ведение делопроизводства в соответствии с ее требованиями.

3. Рекомендовать руководителям муниципальных предприятий и учреждений города Кирова при организации делопроизводства и работы с документами руководствоваться требованиями Инструкции.

4. Внести изменения в приказ первого заместителя главы администрации города Кирова от 22.04.2010 N 28-пр, исключив пункты 2, 3, 4, 5 и приложения.

5. Признать утратившими силу распоряжения администрации города Кирова:

5.1. От 22.08.2014 N 244 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации города Кирова".

5.2. От 20.01.2015 N 12 "О внесении изменения в распоряжение администрации города Кирова от 22.08.2014 N 244".

5.3. От 15.04.2015 N 217 "О внесении изменений в распоряжение администрации города Кирова от 22.08.2014 N 244".

5.4. От 10.09.2015 N 600 "О внесении изменения в распоряжение администрации города Кирова от 22.08.2014 N 244".

5.5. От 23.06.2017 N 222 "О внесении изменения в распоряжение администрации города Кирова от 22.08.2014 N 244".

5.6. От 22.08.2017 N 282 "О внесении изменений в распоряжение администрации города Кирова от 22.08.2014 N 244".

5.7. От 21.03.2018 N 84 "О внесении изменений в распоряжение администрации города Кирова от 22.08.2014 N 244".

5.8. От 30.03.2018 N 99 "Об установлении единой формы протокола рабочих совещаний, проводимых в администрации города Кирова".

6. Контроль за выполнением настоящего распоряжения возложить на заместителя главы администрации города Кирова Щеголеву И.Г.

Глава администрации города Кирова

И.В. Шульгин

Утверждена
распоряжением
администрации
города Кирова
от 27.03.2019 N 77

Инструкция
по делопроизводству в администрации города Кирова

1. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству в администрации города Кирова (далее - Инструкция) разработана с учетом Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 N 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти", Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных приказом Федерального архивного агентства от 23.12.2009 N 76, национального стандарта Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов", утвержденного приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 08.12.2016 N 2004-ст, на основе Инструкции по делопроизводству в органах исполнительной власти Кировской области, утвержденной распоряжением Правительства Кировской области от 24.07.2018 N 207, а также законодательства об архивном деле в Российской Федерации.

1.2. Инструкция разработана в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию документов, образующихся в администрации города Кирова (далее - администрация).

1.3. Инструкция определяет систему организации делопроизводства, порядок подготовки и работы с отдельными видами документов несекретного характера, документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, порядок печатания, копирования материалов, использования печатей и штампов.

1.4. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов с помощью информационных технологий.

1.5. Системы электронного документооборота, применяемые в администрации, должны обеспечивать выполнение требований Инструкции.

1.6. Положения Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

1.7. Требования Инструкции к работе с бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.

1.8. Организацию, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики и использования современных информационных технологий в работе с документами в администрации осуществляет департамент организационной работы и делопроизводства администрации (далее - департамент).

Департамент осуществляет методическое руководство организацией делопроизводства, контроль за соблюдением требований настоящей Инструкции и обучение работников администрации по вопросам делопроизводства.

1.9. Требования Инструкции являются обязательными для работников администрации, организующих или непосредственно осуществляющих работу с документами.

Работники администрации несут ответственность в соответствии с федеральным и областным законодательством за утрату документов и разглашение содержащейся в них служебной информации.

1.10. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, за соблюдение установленных настоящей Инструкцией правил и порядка работы с документами в отраслевых (функциональных) и территориальных органах администрации (далее - подразделения) возлагается на их руководителей.

1.11. Руководитель подразделения определяет ответственного за ведение делопроизводства, задачи и функции которого отражаются в его должностной инструкции.

На указанного работника возлагаются следующие функции:

прием, учет и регистрация поступивших в подразделение документов;

передача поступивших документов на рассмотрение руководителю подразделения и после получения соответствующих указаний по исполнению документа - исполнителю;

в соответствии с указаниями по исполнению документа руководителя ознакомление соответствующих сотрудников с распорядительными и информационными материалами, поступившими в подразделение;

контроль за прохождением документов в подразделении, включая документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения;

подготовка руководителю данных об исполненных и находящихся на исполнении документах и поручениях;

контроль за прохождением согласования проектов документов, подготовленных подразделением;

учет и регистрация исходящих из подразделения документов, проверка правильности их оформления и передача их на отправку;

контроль за своевременным списанием в дело исполненных документов;

разработка номенклатуры дел подразделения на очередной год;

формирование и оформление дел, обеспечение их сохранности, учета и передачи дел в архив администрации или в архивы подразделений с правом юридического лица;

подготовка заявок на получение канцелярских принадлежностей и средств оргтехники, а также их учет и выдача в подразделении;

проведение инструктажа вновь принятых в подразделение сотрудников и ознакомление их с нормативными и методическими материалами по вопросам организации работы с документами и ведения делопроизводства;

перед уходом в отпуск, выездом в командировку, в случае болезни передача функций по ведению делопроизводства другому работнику по указанию руководителя подразделения.

Исполнение обязанностей временно отсутствующего ответственного за делопроизводство в подразделении определяется в должностной инструкции другого сотрудника этого подразделения.

1.12. Перед уходом в отпуск, выездом в командировку, в случае болезни сотрудник обязан передать через работника, ответственного за ведение делопроизводства в подразделении, находящиеся у него на исполнении (контроле) документы другому сотруднику по указанию руководителя подразделения.

1.13. При увольнении или переводе на работу в другое подразделение работник, ответственный за делопроизводство в подразделении, обязан:

1.13.1. Сдать имеющуюся у него документацию по делопроизводству другому сотруднику, назначенному ответственным за делопроизводство, или руководителю подразделения. В случае ликвидации, реорганизации подразделения или передачи его функций другому подразделению, а также при смене руководителя подразделения составляется в двух экземплярах акт приема-передачи дел в произвольной форме. Один экземпляр акта передается в департамент.

1.13.2. Сдать печати и штампы, используемые им в работе.

1.14. С настоящей Инструкцией работник, ответственный за делопроизводство, знакомит каждого сотрудника подразделения под подпись.

1.15. Переписка между подразделениями по вопросам, которые могут быть решены в оперативном порядке и не требуют документального оформления, не допускается.

1.16. Передача документов (копий документов), в том числе электронных версий, из подразделений другим организациям допускается только с разрешения руководителя подразделения.

1.17. При работе с подлинниками изданных документов не разрешается вносить в них исправления и делать пометки.

1.18. С правовыми актами, с другими документами, содержащими служебную информацию, могут быть ознакомлены только лица, имеющие прямое отношение к их исполнению.

1.19. Копии постановлений и распоряжений администрации, распоряжений первого заместителя главы администрации, распоряжений заместителя главы администрации (далее - постановления и распоряжения администрации) изготавливает департамент, удостоверяет их подлинность печатями "Для постановлений" или "Для распоряжений" и рассылает согласно списку рассылки.

1.20. Копии постановлений и распоряжений администрации предоставляются по письменному заявлению, запросу сторонним организациям, учреждениям, гражданам с разрешения уполномоченного лица, судам, прокуратуре - с разрешения заместителя главы администрации, в сфере деятельности которого находятся вопросы делопроизводства.

1.21. Постановления и распоряжения администрации, затрагивающие права и интересы граждан, юридических лиц либо имеющие общественную значимость, направляются в средства массовой информации отделом информационной работы администрации и размещаются на официальном сайте администрации департаментом.

2. Основные понятия

В Инструкции используются следующие основные понятия:

автор документа - организация, должностное лицо или гражданин, создавшие документ;

бланк документа - лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа;

дата документа - реквизит, обозначающий время подписания (утверждения), регистрации документа или зафиксированного в нем события;

вид документа - принадлежность документа к определенной группе документов по признаку общности функционального назначения;

выписка из документа - копия части документа, заверенная в установленном порядке;

дело - документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку;

делопроизводство - деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов;

документ - зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать;

документирование - запись информации на носителе по установленным правилам;

документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки;

заверенная копия документа - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость;

копия документа - экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа;

номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения;

обращение гражданина - направленные в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в письменной форме или в форме электронного документа предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина в государственный орган, орган местного самоуправления;

объем документооборота - количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период;

официальный документ - документ, созданный организацией, должностным лицом или гражданином, оформленный в установленном порядке;

оформление документа - проставление на документе необходимых реквизитов;

подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;

пользователь архивными документами - государственный орган, орган местного самоуправления либо юридическое или физическое лицо, обращающиеся на законных основаниях к архивным документам для получения и использования необходимой информации;

регистрационно-учетная форма - документ (карточка, журнал), в том числе в электронном виде, используемый для записи сведений о документе в целях учета, поиска и контроля;

регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и внесение данных о документе в регистрационно-учетную форму;

реквизит документа - элемент оформления документа;

система электронного документооборота - автоматизированная информационная система, обеспечивающая создание электронных документов и электронных копий документов, управление ими, их хранение и доступ к ним, а также регистрацию документов;

служба делопроизводства - структурное подразделение, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других подразделениях организации;

унифицированная форма документа - формуляр документа определенного вида, содержащий постоянную часть текста;

формирование дела - группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и их систематизация внутри дела;

экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности для определения сроков хранения документов;

электронный документ - документ, информация которого представлена в электронной форме;

электронная подпись - информация в электронной форме, присоединенная к электронному документу или иным образом связанная с ним и позволяющая идентифицировать лицо, подписавшее электронный документ;

электронный документооборот - документооборот с использованием автоматизированной информационной системы (системы электронного документооборота);

электронная копия документа - копия документа, созданная в электронной форме;

юридическая сила документа - свойство официального документа вызывать правовые последствия.

Иные понятия, используемые в настоящей Инструкции, соответствуют понятиям, определенным в законодательстве Российской Федерации.

3. Создание документов в администрации

3.1. Схема создания документа

3.1.1. Определение подразделения или должностного лица, ответственного за подготовку документа.

3.1.2. Уточнение цели составления документа, что предопределяет выбор вида документа (постановление, распоряжение, приказ, положение, инструкция, протокол, акт, служебное письмо, служебная (докладная) записка, телеграмма, телефонограмма, договор, соглашение, доверенность и т.д.).

3.1.3. Изучение нормативных правовых актов о порядке подготовки документа такого вида.

3.1.4. Изучение действующих нормативных правовых актов органов государственной власти Российской Федерации, Законодательного Собрания Кировской области, Губернатора Кировской области, Правительства Кировской области, Кировской городской Думы и администрации, ранее принятых решений по этому вопросу во избежание противоречия и дублирования.

3.1.5. Сбор и анализ необходимой информации.

3.1.6. Составление проекта с использованием трафаретных текстов, стандартных выражений.

3.1.7. Согласование проекта документа.

3.1.8. Окончательное оформление и подписание документа.

3.1.9. Регистрация документа.

3.2. Бланки документов

3.2.1. Документы, создаваемые в администрации, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата А4 (210 x 297 мм), А5 (148 x 210 мм) либо в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление.

3.2.2. Каждый напечатанный лист документа, оформленного как на бланке, так и без бланка, имеет следующие размеры полей:

левое - от 3 до 3,5 см;

правое - не менее 1 см;

верхнее - не менее 2,5 см;

нижнее - не менее 2 см (на бланках формата А5 - 1,6 см).

При использовании оборотной стороны листа размеры верхнего и нижнего полей не меняются, размер левого поля должен быть не менее 1 см, правого - от 3 до 3,5 см.

3.2.3. В администрации устанавливаются следующие виды бланков документов:

бланк постановления (приложение N 1);

бланк распоряжения (приложения N 2 - 9);

бланк приказа (приложения N 10 - 16);

бланк протокола (приложение N 17);

бланк письма администрации (приложение N 18);

бланк письма подразделения (приложение N 19);

бланк докладной записки (приложение N 20);

бланк служебной записки (приложение N 21).

При необходимости могут использоваться бланки других видов документов.

3.2.4. Бланки документов администрации разрабатываются на основе углового или продольного варианта расположения реквизитов: при угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу, при продольном - посередине листа вдоль верхнего поля.

При подготовке документов в администрации используются электронные шаблоны бланков документов.

3.2.5. Для каждого вида бланков устанавливается следующий состав реквизитов:

3.2.5.1. Для бланка постановления (распоряжения, приказа, протокола):

герб города Кирова;

наименование организации - автора документа;

наименование должности лица - автора документа (указывается на бланках должностных лиц администрации);

наименование вида документа;

отметки для проставления даты и регистрационного номера документа;

место составления (издания) документа.

3.2.5.2. Для бланка письма администрации:

герб города Кирова;

наименование организации - автора документа;

справочные данные об организации;

отметки для проставления даты и регистрационного номера документа;

отметки для ссылки на регистрационный номер и дату поступившего документа.

3.2.5.3. Для бланка письма подразделения:

герб города Кирова;

наименование организации - автора документа;

наименование подразделения - автора документа;

справочные данные о подразделении;

отметки для проставления даты и регистрационного номера документа;

отметки для ссылки на регистрационный номер и дату поступившего документа.

3.2.5.4. При использовании общего бланка на нем указываются следующие реквизиты:

герб города Кирова;

наименование организации - автора документа;

отметки для проставления даты и регистрационного номера документа;

место составления (издания) документа.

Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма.

3.3. Оформление реквизитов документов

3.3.1. Устанавливается следующий состав реквизитов документов, издаваемых в администрации:

герб города Кирова;

наименование организации - автора документа;

наименование должности лица - автора документа;

справочные данные об организации, структурном подразделении;

наименование вида документа;

дата документа;

регистрационный номер документа;

ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа;

место составления (издания) документа;

гриф ограничения доступа к документу;

адресат;

гриф утверждения документа;

указания по исполнению документа (резолюция);

отметка о контроле;

заголовок к тексту;

текст документа;

отметка о приложении;

подпись;

отметка об электронной подписи;

гриф согласования документа;

виза;

печать;

отметка о заверении копии;

отметка об исполнителе;

отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

отметка о поступлении документа.

3.3.2. Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением.

3.3.3. Кроме перечисленных реквизитов, при подготовке документов и в процессе работы с документами могут использоваться другие реквизиты, например, отметки "Срочно", "Оперативно", "Подлежит возврату" и другие.

3.3.4. Оформление документа, содержащего информацию ограниченного распространения, должно соответствовать требованиям, предусмотренным законодательством, а также требованиям раздела 7 настоящей Инструкции.

3.3.5. При подготовке и оформлении постановлений, распоряжений, приказов используются также реквизиты "Кем подготовлен документ", "Указание о рассылке документа", "Отметка о проведении правовой экспертизы", "Отметка о проведении лингвистической экспертизы", "Указание об опубликовании документа", "Отметка о дате создания проекта правового акта и номере проекта правового акта в системе электронного документооборота".

3.3.6. Реквизит "Герб города Кирова".

Изображение герба города Кирова размещают на бланках документов в соответствии с решением Кировской городской Думы от 27.08.2008 N 19/4 "О гербе муниципального образования "Город Киров".

На бланках документов администрации изображение герба помещается на верхнем поле бланка документа посередине зоны, занятой реквизитом "Наименование организации - автора документа", "Наименование подразделения - автора документа" или "Наименование должности лица - автора документа". Вертикальный размер герба не должен превышать 20 мм.

3.3.7. Реквизит "Наименование организации - автора документа".

Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Сокращенное наименование организации, закрепленное в учредительных документах, помещается в скобках ниже полного или за ним.

Наименование организации, являющейся автором документа (Администрация города Кирова), помещается ниже герба через 12 пт* на бланках с угловым расположением реквизитов и через 18 пт на бланках с продольным расположением реквизитов и печатается прописными буквами полужирного начертания шрифтом N 14 центрованным способом.

Если автором документа является подразделение, то его наименование указывается через 12 пт после наименования организации (Администрация города Кирова) и печатается прописными буквами полужирного начертания шрифтом N 12 - 14 через 1 межстрочный интервал. При этом наименование организации печатается строчными буквами с первой прописной.

Если документ подготавливается совместно двумя и более организациями, то он оформляется не на бланке. Наименования организаций одного ранга располагают на одном уровне. Наименования организаций разного уровня располагают друг над другом. Наименование нижестоящей организации располагают ниже наименования вышестоящей организации.

______________________________

* Пункт (сокращенно - пт) - принятая в издательском деле единица измерения, равная 1/72 дюйма (0,376 мм). Эта единица измерения используется в текстовом редакторе Word для обозначения размеров шрифтов и интервалов.

3.3.8. Реквизит "Наименование должности лица - автора документа".

Наименование должности лица - автора документа (первый заместитель главы администрации, заместитель главы администрации, руководитель подразделения) указывается на бланках должностных лиц перед реквизитом "Наименование вида документа" (распоряжение, приказ) и печатается прописными буквами полужирного начертания шрифтом N 14 через 1 межстрочный интервал.

Наименование должности лица - автора документа указывается в соответствии с наименованием, приведенным в распорядительном документе о назначении на должность.

3.3.9. Реквизит "Справочные данные об организации".

Справочные данные об организации (о подразделении) указываются в бланках писем и включают в себя почтовый адрес организации (подразделения), номер телефона, факса, официальный адрес электронной почты, интернет-адрес и другие сведения по усмотрению организации (подразделения). Отделяются от предыдущего реквизита 12 пт и печатаются через 1 межстрочный интервал шрифтом N 12 центрованным способом.

Почтовый адрес указывается в последовательности, установленной действующими правилами оказания услуг почтовой связи и изложенной в пункте 3.3.16 настоящей Инструкции.

3.3.10. Реквизит "Наименование вида документа".

Наименование вида документа (ПОСТАНОВЛЕНИЕ, РАСПОРЯЖЕНИЕ, ПРИКАЗ, ПРОТОКОЛ, АКТ) включается в бланк соответствующего вида документов или указывается составителем при подготовке документа.

Наименование вида документа помещается ниже наименования организации, наименования подразделения или наименования должности лица через интервал 18 пт и печатается прописными буквами полужирного начертания шрифтом N 16 центрованным способом.

Наименование вида документа не указывается в письмах.

3.3.11. Реквизит "Дата документа".

Датой документа является дата его подписания или регистрации (постановления, распоряжения, приказы, письма, докладные, служебные записки, акты и др.), утверждения (инструкции, положения, правила, регламенты, планы, отчеты и др.), события, зафиксированного в документе (протоколы).

Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, или службой делопроизводства при регистрации документа либо непосредственно составителем при подготовке документа (докладные, служебные записки, заявления и др.).

Датой документа, издаваемого совместно двумя или более организациями, является дата более поздней подписи.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами: 18.01.2019.

При цифровом способе оформления даты, если цифра одна, перед ней ставится 0, после цифр года буква "г" не проставляется. Например, дата 1 января 2019 года оформляется следующим образом: 01.01.2019.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: 8 февраля 2019 г.

На документах с угловым расположением реквизитов дата проставляется от левой границы текстового поля через 12 пт от наименования вида документа, на документах с продольным расположением реквизитов - от левой границы текстового поля через 18 пт от наименования вида документа.

3.3.12. Реквизит "Регистрационный номер документа".

Регистрационный номер документа проставляется в соответствии с системой регистрации, принятой в администрации.

Регистрационный номер присваивается документу после его подписания (утверждения).

Регистрационные номера правовых актов (постановления, распоряжения, приказы) присваиваются самостоятельно по каждому виду документов в пределах календарного года.

Регистрационный номер входящего документа состоит из проставляемых через дефис индекса дела по номенклатуре дел и порядкового номера документа, например: 02-12-634, где 02-12 - индекс дела "Переписка по вопросам гражданской обороны и чрезвычайных ситуаций", 634 - порядковый регистрационный номер.

Регистрационный номер исходящего документа состоит из проставляемых через дефис порядкового регистрационного номера документа и индекса дела по номенклатуре дел, например: 5001-07-01, где 5001 - порядковый регистрационный номер, 07-01 - индекс дела "Переписка по вопросам культурно-массовой работы".

Состав регистрационного номера внутреннего письма аналогичен регистрационному номеру входящего документа с добавлением к порядковому номеру букв "вн", например, 10-23-689вн.

Регистрационный номер документа, изданного совместно, состоит из разделенных косой чертой регистрационных номеров, присвоенных организациями - авторами документа и расположенных в последовательности, соответствующей обозначению наименований организаций в заголовочной части документа.

На документах с угловым расположением реквизитов регистрационный номер проставляется после даты на одном уровне с ней. На документах с продольным расположением реквизитов проставляется после даты на одном уровне с ней и выравнивается по правому краю текстового поля.

3.3.13. Реквизит "Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа".

Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа включается в состав реквизитов бланка письма и проставляется исполнителем при подготовке письма-ответа.

Печатается от левой границы текстового поля на 12 пт ниже реквизитов "Дата документа" и "Регистрационный номер документа" шрифтом N 12.

Наличие данного заполненного реквизита исключает ссылку на регистрационный номер и дату поступившего документа в тексте документа.

3.3.14. Реквизит "Место составления (издания) документа".

Место составления или издания документа (г. Киров обл.) указывается в бланках документов администрации, за исключением бланков писем, помещается ниже реквизитов "Дата документа" и "Регистрационный номер документа" посередине расположения этих реквизитов и печатается шрифтом N 12.

3.3.15. Реквизит "Гриф ограничения доступа к документу".

Гриф ограничения доступа к документу проставляется в правом верхнем углу первого листа документа (проекта документа, сопроводительного письма к документу) на границе верхнего поля при наличии в документе служебной информации ограниченного распространения или иной конфиденциальной информации*, доступ к которой ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации.

В состав грифа ограничения доступа к документу входит ограничительная надпись "Для служебного пользования" (без кавычек), которая может дополняться номером экземпляра документа и другими сведениями в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Например: Для служебного пользования Экз. N 2

______________________________

* Виды конфиденциальной информации установлены Указом Президента Российской Федерации от 06.03.1997 N 188 "Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера".

3.3.16. Реквизит "Адресат".

Документы адресуют в органы власти, организациям, их подразделениям, должностным или физическим лицам.

При адресовании документа в орган власти, организацию или структурное подразделение (без указания должностного лица) их наименования пишутся в именительном падеже, например (здесь и далее по тексту настоящей Инструкции примеры наименований организаций, их справочные данные являются условными):

	Министерство здравоохранения Кировской области
или
	Правительство Российской Федерации Департамент делопроизводства и архива

При адресовании документа руководителю (заместителю руководителя) организации указываются в дательном падеже наименование должности руководителя (заместителя руководителя), включающее наименование организации, и фамилия, инициалы должностного лица, например:

Руководителю Государственной инспекции труда - главному государственному инспектору в Кировской области Петрову И.О.

При адресовании письма руководителю структурного подразделения указывается в именительном падеже наименование организации, ниже - в дательном падеже наименование должности руководителя, включающее наименование структурного подразделения, фамилия, инициалы.

Правительство Российской Федерации Директору департамента делопроизводства и архива Иванову М.П.

При адресовании документа группе организаций одного типа или в структурные подразделения одной организации адресат указывается обобщенно, например:

	Главам муниципальных образований и городских округов Кировской области
или
	Руководителям отраслевых (функциональных) и территориальных органов администрации города Кирова

В реквизите "Адресат" допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций.

Почтовый адрес в составе реквизита "Адресат" указывается в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31.07.2014 N 234 "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи":

наименование адресата (для юридического лица - полное или краткое наименование, для гражданина - фамилия, имя, отчество);

название улицы, номер дома, номер квартиры;

название населенного пункта (города, поселка и т.п.);

название района;

название республики, края, области, автономного округа (области);

название страны (для международных почтовых отправлений);

почтовый индекс.

Если письмо адресовано организации, указывается ее наименование, затем почтовый адрес, например:

ОАО "Развитие" ул. Мира, д. 1, г. Киров, 610027

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

Петрову В.И. ул. Садовая, д. 7, кв. 2, г. Киров, 610000

Адрес в международной корреспонденции следует оформлять по международным стандартам: сначала адресат (имя, фамилия), затем дом, улица, город, штат (графство) и страна, например:

Continental Supply Company 312 Sixth Avenue New York, NY, 11011 U.S.A.

При отправке письма по электронной почте или по факсимильной связи (без досылки по почте) вместо почтового адреса указывается электронный адрес или номер телефона/факса, например:

	Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела mail@vniidad.ru
или
	Директору ЗАО "Новый мир" Петрову В.И. ф. (8332) 62-00-00

Почтовый адрес может не указываться в документах, направляемых в высшие органы государственной власти, Правительство Кировской области, Законодательное Собрание Кировской области и постоянным корреспондентам.

Реквизит "Адресат" проставляется в правом верхнем углу документа (на бланке с угловым расположением реквизитов) ниже границы верхнего поля на 36 пт или справа ниже реквизитов бланка (при продольном расположении реквизитов бланка) через 36 пт. Строки реквизита "Адресат" выравниваются по левому краю.

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатом не указывают. При этом каждый экземпляр документа должен быть оформлен и подписан, а адресат, которому направляется конкретный экземпляр, подчеркивается.

При большем числе адресатов составляется список рассылки и на каждом документе проставляется только один адресат.

Если письмо является ответным, то первым (основным) адресатом указывается автор инициативного письма, на которое дается ответ, вне значимости остальных адресатов.

Письмо печатается в количестве экземпляров, соответствующем числу адресатов, плюс один (последний экземпляр письма). Последний экземпляр письма, подписанный исполнителем, остается в деле отправителя.

3.3.17. Реквизит "Гриф утверждения документа".

Гриф утверждения документа указывает на нормативный или правовой характер содержания документа и особый способ введения его в действие.

Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) в пределах его (их) компетенции или специально издаваемым документом.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

	УТВЕРЖДАЮ
	Глава администрации
	города Кирова
	Личная подпись, инициалы, фамилия
	Дата

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

При утверждении документа правовым актом гриф утверждения документа состоит из слова УТВЕРЖДЕНО (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНЫ), согласованного в роде и числе с видом утверждаемого документа, наименования вида документа в творительном падеже, его даты и номера, например:

	УТВЕРЖДЕН
	распоряжением
	администрации города Кирова
	от ____________ N _____________

Слово УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДЕНЫ, УТВЕРЖДАЮ) размещается в правом верхнем углу первого листа утверждаемого документа. Ниже от этого слова располагаются наименование должности лица, утверждающего документ, его подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия) и дата утверждения или делается ссылка на утверждающий правовой акт, который печатается со строчной буквы, с указанием даты и номера правового акта. Все составные части реквизита печатаются через 1 межстрочный интервал. Строки реквизита выравниваются по левому краю. Самая длинная строка ограничивается правым полем документа. Длина строки не должна превышать 8 см.

Утверждению, как правило, подлежат следующие основные виды документов:

акты (проверок и ревизий, приема и передачи дел и т.д.);

инструкции (правила) - должностные, по делопроизводству, технике безопасности, внутреннего трудового распорядка и т.д.;

отчеты (о командировках и т.д.);

перечни (типовых документальных материалов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков их хранения и т.д.);

планы (работы советов, комиссий, учебы и т.д.);

повестка дня;

положения (об организации, ее подразделениях, о премировании);

программы (проведения мероприятий, работ и т.д.);

сметы (расходов на содержание аппарата управления, на содержание зданий, на капитальное строительство и т.д.);

уставы организаций;

штатные расписания и изменения к ним.

3.3.18. Реквизит "Указания по исполнению документа (резолюция)".

Указания по исполнению документа (резолюция) оформляются на свободном месте рабочего поля документа, на бланке резолюции или вносятся непосредственно в систему электронного документооборота.

Указания по исполнению документа (резолюция) включают: фамилию, инициалы исполнителя (исполнителей), поручение по документу, при необходимости - срок исполнения, подпись лица, вынесшего резолюцию, и дату резолюции, например:

	Фамилия И.О.
	Прошу подготовить предложения.
	Срок исполнения: 10.11.2016.
	Подпись
	Дата

Обычно указания по исполнению документа даются одному должностному лицу. Руководитель, дающий поручение нескольким должностным лицам, определяет в указаниях по исполнению документа лицо, ответственное за исполнение, либо ответственным за исполнение считается лицо, указанное в резолюции первым.

3.3.19. Реквизит "Отметка о контроле".

Реквизит "Отметка о контроле" обозначает, что документ поставлен на контроль в процессе его исполнения с целью соблюдения сроков, установленных в указаниях по исполнению документа (резолюции), или типовых сроков исполнения.

Отметку о контроле документа обозначают буквой "К", словом или штампом "Контроль".

3.3.20. Реквизит "Заголовок к тексту".

Заголовок к тексту - краткое содержание документа - составляется ко всем документам, за исключением документов, имеющих текст небольшого объема (до 4 - 5 строк). Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать содержание документа. Заголовок к тексту согласовывается с наименованием вида документа.

Например:

Распоряжение (о чем?) "Об утверждении Положения о защите персональных данных муниципальных служащих администрации".

Письмо (о чем?) "Об оказании консультативной помощи".

Правила (чего?) внутреннего трудового распорядка.

Заголовок к тесту составляется исполнителем, готовящим проект документа.

Заголовок к тесту оформляется под реквизитами бланка.

На бланках с угловым расположением реквизитов каждая строка заголовка к тексту печатается от левой границы текстового поля шрифтом того же размера, что и текст документа. Длина строки заголовка к тексту не должна превышать 8 см.

На бланках с продольным расположением реквизитов заголовок к тексту печатается полужирным шрифтом размером N 14 центрованным способом.

Заголовок к тексту отделяется от предыдущего и последующего реквизитов интервалом 24 - 36 пт. Точка в конце заголовка к тексту не ставится. Заголовок к тексту, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал.

3.3.21. Реквизит "Текст документа".

3.3.21.1. Текст документа излагается русским литературным языком с учетом особенностей официально-делового стиля, вида документа и его назначения в управленческой деятельности. Содержание документа должно быть изложено кратко, логично, точно и ясно.

Тексты документов оформляют в виде таблицы, анкеты, связного текста или в виде соединения этих структур.

3.3.21.2. Таблицы используются для представления текста, содержащего информацию, характеризующую несколько объектов по ряду признаков, систематизации взаимосвязанных данных.

Для выделения и обозначения таблицы в тексте документа в зависимости от структуры документа используются тематические и (или) нумерационные заголовки (заголовки, обозначаемые числом, определяющим порядковый номер таблицы).

Таблицы имеют два уровня членения текста: вертикальный - графы и горизонтальный - строки.

Обобщенные наименования признаков в таблице составляют заголовки и подзаголовки граф (головка таблицы), а наименования объектов - заголовок и подзаголовки строк таблицы, расположенные в крайней левой графе (боковик таблицы).

Например:

Головка таблицы
Заголовок строк	Заголовок граф
	Подзаголовки граф	Подзаголовки граф	Подзаголовки граф
1	2	3	4
Подзаголовки строк
Подзаголовки строк
Подзаголовки строк
Подзаголовки строк
Боковик таблицы	Прографка

Таблица может дополняться графой "N п/п", в которой указывается номер строки по порядку.

Заголовки и подзаголовки строк и граф таблицы должны быть сформулированы в максимально лаконичной форме: в виде отдельного слова в именительном падеже или словосочетания с главным словом в именительном падеже. Заголовки граф следует писать в единственном числе. В конце заголовков и подзаголовков знаки препинания не ставятся. Сокращение слов в заголовках граф не допускается.

Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Заголовок граф таблицы начинается с прописной буквы, а подзаголовки - со строчных, если они составляют одно целое с заголовком графы, т.е. поясняют его. Подзаголовки, имеющие самостоятельное значение, пишутся с прописной буквы.

В боковике таблицы текст каждой позиции должен начинаться с прописной буквы. В прографке текст следует писать со строчной буквы, за исключением имен собственных. Знаки препинания ставятся только внутри предложения.

В боковике после слов "Итого", "Всего" двоеточие не ставится.

Цифровые величины при перечислении, если есть дробные числа, разделяются точкой с запятой (например: "1,2; 5,1; 6,3").

В графе, обозначающей количество или единицу измерения, наименование единиц измерения следует писать в скобках в родительном падеже множественного числа.

Одинаковые текстовые элементы в графах необходимо заменять символом полного или частичного повтора в виде последовательности "тире - кавычки - тире". Повторяющиеся в графах цифры кавычками заменять нельзя.

При форматировании таблиц необходимо соблюдать следующие требования:

таблица выравнивается по центру листа;

заголовки и подзаголовки граф, заголовки строк выравниваются по центру ячейки;

подзаголовки строк выравниваются по левому краю ячейки;

графы таблиц нумеруются. Продолжение таблицы на последующих страницах начинается с номеров граф;

данные в ячейках таблицы выравниваются сверху по левому краю;

строки таблицы переносятся на новую страницу документа исключительно целиком;

ширина и высота таблицы не должны превышать размеры полей документа.

Если таблица печатается более чем на одной странице, то ее графы должны быть пронумерованы и на следующих страницах. Печатаются или номера этих граф, или полностью головка таблицы.

3.3.21.3. При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени ("имеете", "владеете" или "были", "находились" и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.

Например:

Фамилия ____________________________

Имя ________________________________

Отчество ____________________________

Какие проблемы в своей работе Вы видите

____________________________________

Пути их решения ______________________.

3.3.21.4. Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения).

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, подпункты.

Разделы и подразделы могут иметь заголовки (подзаголовки), печатаемые с красной строки либо с выравниванием по центру. Заголовки разделов печатаются с прописной буквы (допускается их написание прописными буквами). Подзаголовки печатаются с прописной буквы. Точка в конце заголовков и подзаголовков не проставляется. Текст пунктов и подпунктов пишется с красной строки с прописной буквы и заканчивается точкой.

Разделы, подразделы, пункты и подпункты нумеруются арабскими цифрами с точкой. Подразделы нумеруются в пределах раздела и должны состоять из номера раздела и порядкового номера подраздела, разделяемых точкой (например, 1.2). Номер пункта может состоять из номеров раздела, подраздела и порядкового номера пункта, разделенных точками (например, 2.3.1). Пункты при необходимости могут подразделяться на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого раздела, подраздела и пункта (например, 1.2.2.4). После номера пункта или подпункта ставится точка и через пробел с прописной буквы печатается текст.

При ссылке в тексте на какой-либо пункт или подпункт точка в конце их цифрового обозначения не ставится, если это не является концом предложения.

Любой текст состоит из отдельных предложений, объединенных одной мыслью, и может разбиваться на отдельные абзацы.

Абзац - часть текста, представляющая собой смысловое единство, выделяемое отступом в первой строке, и начинающаяся с прописной либо строчной буквы. Абзац заканчивается точкой либо точкой с запятой, если предыдущий абзац заканчивается двоеточием либо точкой с запятой.

При ссылке на абзацы первым считается тот абзац, с которого начинается структурная единица, в составе которой он находится (раздел, подраздел, пункт, подпункт).

Тексты документов излагаются от:

1-го лица единственного числа: приказываю... подготовить и представить на рассмотрение; прошу рассмотреть вопрос об установлении льготных тарифов...;

3-го лица единственного числа:...администрация города Кирова постановляет...;...коллегия решила...;

1-го лица множественного числа: просим представить данные о...; представляем на рассмотрение и утверждение...; в протоколах: слушали...; выступили...; решили (постановили)...

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа: приказываем..., решили...

В текстах нормативных правовых актов используются глаголы в форме настоящего времени, придающие тексту предписывающий характер, например:

"Нормативные предписания оформляются в виде пунктов, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют".

В тексте документа, подготовленного на основании законодательных, иных нормативных правовых актов, изданных органами власти и управления, документов, ранее изданных органом власти - автором документа, указываются наименование вида документа, наименование организации, издавшей документ (наименование должности лица - автора документа), дата принятия или утверждения документа, его регистрационный номер, а также заголовок документа, заключенный в кавычки, например:

"В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 13.08.1997 N 1009 "Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации...";

"В соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденными приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 N 526,...".

В тексте документа следует использовать только общепринятые сокращения (км, тыс. рублей, млн. рублей, млн. тонн, куб. метров, кв. метров, га и т.п.; в приложениях к документу допускается - тыс. руб., млн. руб., млн. т, куб. м, кв. м), аббревиатуры (лишь после полного написания того или иного наименования), правильно использовать прописные буквы.

При написании географических наименований с графическим сокращением (например: "г. Кирово-Чепецк"), номеров документов (например: "N 555-03-012") не допускается отделять при переносе из одной строки в другую графическое сокращение (г., пгт, с.) от наименования, знак N от цифр, к которым он относится, или от составных частей номера.

Если требуется многократно упомянуть в тексте тот или иной объект, а также когда в документе неоднократно употребляется одно и то же понятие, то при первом упоминании о таком объекте (понятии) приводится его полное наименование и далее в скобках - сокращенное по форме: (далее -...), а в последующем тексте употребляется только его сокращенное наименование. В тексте документа инициалы (имя, отчество) указываются после фамилии.

Текст документа отделяется от предыдущего реквизита интервалом 24 - 36 пт.

Текст документа печатается шрифтом Times New Roman размером N 12 - 14 с межстрочным интервалом 14 - 18 пт без переноса слов. В тексте документа интервал между буквами в словах - обычный, интервал между словами - один пробел.

В таблицах при необходимости допускается уменьшение шрифта до размера N 10 и перенос слов.

В случаях необходимости размещения значительного количества строк и столбцов или большого объема текста в ячейках таблицы, когда строгое соблюдение формата текста приводит к искажению или затруднению восприятия содержания при переносе на бумажный носитель, допускается отступление от требований Инструкции.

Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Не допускается печатание текста документа с использованием оборотной стороны листа.

Страницы текста нумеруются арабскими цифрами без знака точки посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа. Первая страница документа не нумеруется.

При наличии в тексте ссылки на сноску она оформляется верхним индексом в виде звездочки или цифры. Символ и текст сноски печатаются от левой границы текстового поля шрифтом N 12 через 1 межстрочный интервал в конце каждой страницы или после приложения в целом под чертой. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка.

На одной странице не должно проставляться более трех сносок.

3.3.22. Реквизит "Отметка о приложении".

Отметка о приложении используется при оформлении сопроводительных писем и приложений к правовым актам, планам, программам, отчетам, договорам, положениям, правилам, инструкциям и другим документам.

В сопроводительных письмах отметка о приложении оформляется под текстом письма от границы левого поля. Если приложение названо в тексте письма, в отметке о приложении указывается количество листов и количество экземпляров приложения, например:

Приложение: на 3 л. в 2 экз.

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и число экземпляров. При наличии нескольких приложений их нумеруют арабскими цифрами, например:

Приложение:	1. Штатное расписание на 4 л. в 1 экз.
	2. Смета расходов на 1 л. в 1 экз.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывают.

Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо архива Кировской области от 05.07.2004 N 01-6/71 и приложение к нему, всего на 5 л.

Если приложение направляют не во все указанные в письме адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 2 л. в 1 экз. только в первый адрес.

Приложения к правовым актам оформляют в соответствии с требованиями, изложенными в пункте 4.4.11 раздела 4 приложения N 22.

3.3.23. Реквизит "Подпись".

В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ, собственноручная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия). Реквизит "Подпись" располагается под текстом документа или под отметкой о наличии приложения через интервал 36 пт. Наименование должности печатается от левой границы текстового поля. Наименование должности, состоящее из нескольких строк, печатается через 1 межстрочный интервал. Размер самой длинной строки наименования должности не должен превышать 8 см. Расшифровка подписи должностного лица располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи должностного лица ограничивается правым полем. Например:

Глава администрации города Кирова
	Подпись	И.О. Фамилия

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне в той последовательности, в которой располагаются авторы документа в реквизите "Наименование организации - автора документа", например:

Глава администрации города Кирова				Глава города Кирова
	Подпись	И.О. Фамилия			Подпись	И.О. Фамилия

Не допускается подписывать документы с предлогом "За" или проставлением косой черты перед наименованием должности. Если должностное лицо, подпись которого оформлена на проекте документа, отсутствует, документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель, при этом указываются фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия. Исправления в подготовленный документ могут быть внесены от руки лицом, подписывающим документ, например:

И.о. главы администрации города Кирова
	Подпись	И.О. Фамилия

Подписывать документы необходимо чернилами синего или фиолетового цвета. Не допускается использование чернил черного цвета.

Документы коллегиального органа подписываются председательствующим на заседании и секретарем (протокол совещания, конференции или собрания).

В документах, составленных комиссией, в реквизите "Подпись" указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

Председатель комиссии
	Подпись	И.О. Фамилия
Секретарь комиссии
	Подпись	И.О. Фамилия
Члены комиссии
	Подпись	И.О. Фамилия
	Подпись	И.О. Фамилия
	Подпись	И.О. Фамилия

3.3.24. Реквизит "Отметка об электронной подписи".

Отметка об электронной подписи используется при визуализации электронного документа, подписанного электронной подписью, с соблюдением следующих требований:

место размещения отметки об электронной подписи должно соответствовать месту размещения собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе;

элементы отметки об электронной подписи должны быть видимыми и читаемыми при отображении документа в натуральном размере;

элементы отметки об электронной подписи не должны перекрываться или накладываться друг на друга;

элементы отметки об электронной подписи не должны перекрывать элементы текста документа и другие отметки об электронной подписи (при наличии).

Отметка об электронной подписи включает фразу "Документ подписан электронной подписью", номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя, отчество владельца сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи. Отметка об электронной подписи может включать изображение герба города Кирова.

3.3.25. Реквизит "Гриф согласования документа".

Согласование проекта документа с органами власти и организациями, интересы которых в нем затрагиваются, оформляется грифом согласования. Проект документа может быть согласован непосредственно должностным лицом, протоколом коллегиального органа или служебным письмом.

Например:

СОГЛАСОВАНО
Министр финансов
Кировской области	Подпись	И.О. Фамилия
	Дата
или
СОГЛАСОВАНО
Письмо Российского института
управленческих кадров
от ________ N _________
или
СОГЛАСОВАНО
Протокол экспертной комиссии
муниципального казенного учреждения
"Архив муниципального образования"
"Город Киров"
от ____________ N _________

Слово СОГЛАСОВАНО печатается от левой границы текстового поля через 24 пт ниже подписи должностного лица или указания, кем подготовлен документ, на лицевой стороне последнего листа подлинника документа (при отсутствии свободного места - на оборотной стороне последнего листа). Наименование должности лица помещается через 24 пт от слова СОГЛАСОВАНО. Наименование должности, состоящее из нескольких строк, печатается через 1 межстрочный интервал от левой границы текстового поля. Размер самой длинной строки наименования должности не должен превышать 8 см. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

Гриф согласования может располагаться на отдельном листе согласования с указанием, к какому документу он относится. На основном документе в месте, предусмотренном для расположения грифов согласования, делается отметка "Лист согласования прилагается".

При согласовании программ, плана мероприятий и т.п. гриф согласования документа может располагаться в левом верхнем углу на уровне грифа утверждения или в правом верхнем углу текстового поля первого листа документа в случае отсутствия грифа утверждения. Самая длинная строка этого реквизита не должна превышать 8 см. Например:

	СОГЛАСОВАНО
	Заместитель главы администрации
	города Кирова
		Подпись	И.О. Фамилия
		Дата

3.3.26. Реквизит "Виза".

Согласование проекта документа с должностными лицами и специалистами администрации оформляется визой.

Виза включает в себя собственноручную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату. При необходимости указывается наименование должности лица, визирующего документ.

Согласование проектов распоряжений и постановлений администрации производится в соответствии с разделом 6 приложения N 22.

Согласование проектов договоров (соглашений, контрактов) производится в соответствии с Положением о порядке подготовки, заключения и регистрации договоров (соглашений, контрактов) в администрации города Кирова, утвержденным распоряжением администрации.

На внутренних документах (докладные, служебные, аналитические записки, справки и др.) визы проставляются на лицевой стороне последнего листа документа под подписью, ближе к нижнему полю.

На письмах и других видах отправляемых документов визы проставляются в нижней части лицевой стороны последнего листа документа, оставляемого в деле, или на отдельном листе согласований, на котором указывается, к какому документу этот лист относится.

В отдельных случаях исполнитель визирует каждый лист документа и его приложения.

Ответственность за сбор необходимых виз при согласовании проекта документа возлагается на руководителя подразделения, подготовившего проект документа.

При наличии у визирующего проект документа должностного лица особого мнения (возражений, замечаний) такое лицо ставит подпись, сделав при этом соответствующую отметку ("С замечаниями", "С заключением").

Особое мнение (замечания, возражения) по проекту документа оформляется отдельным документом в срок, обеспечивающий соблюдение срока подготовки проекта документа.

Отказ в согласовании или возражения по конкретным пунктам проекта документа не препятствуют дальнейшему продвижению проекта, кроме случаев, когда эти возражения сделаны правовым департаментом администрации по причине несоответствия этих пунктов действующему законодательству.

Лица, ответственные за подготовку проекта документа, обязаны рассмотреть все поступившие замечания и предложения и с их учетом доработать текст проекта.

Если в процессе визирования (согласования) или в ходе доработки проекта документа выявлена необходимость внесения изменений принципиального характера в его первоначальную редакцию, он подлежит повторному согласованию.

3.3.27. Реквизит "Печать".

Печать является способом подтверждения подлинности подписи должностного лица на документе. Печать ставится на документах в случаях, предусмотренных законодательными или иными нормативными правовыми актами. Печать ставится на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Оттиск печати должен захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.

В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой "МП" или иным образом.

Оттиск проставленной печати должен быть хорошо читаемым.

В делопроизводстве администрации применяются следующие печати:

гербовая печать администрации; хранится у заместителя главы администрации (по вопросам руководства аппаратом);

круглая печать администрации "Для документов", которой заверяются подписи заместителей главы администрации и должностного лица, уполномоченного на удостоверение соответствия копий документов их подлинникам; хранится в департаменте;

круглые печати "Для распоряжений", "Для постановлений", которыми заверяются копии не сданных в архив распоряжений и постановлений администрации; хранятся в департаменте;

круглая печать "Департамент организационной работы и делопроизводства", которой заверяются архивные копии; хранится в департаменте;

круглые печати с наименованием подразделений; хранятся у руководителей подразделений.

Примерный перечень документов, на которых ставится гербовая печать:

акты (выполненных работ, списания, экспертизы и т.д.);

архивные справки и архивные выписки;

доверенности (о предоставлении права на совершение каких-либо действий; ведение дел в судах и т.д.);

договоры и соглашения (о сотрудничестве, о материальной ответственности и т.д.);

наградные листы, представления о награждении и характеристики представляемых к награждению государственными, ведомственными наградами, наградами Правительства Кировской области, органов исполнительной власти Кировской области;

образцы подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций;

письма гарантийные;

поручения (бюджетные, банковские и т.д.);

сметы расходов (на капитальное строительство и т.д.);

трудовые договоры (контракты);

справки;

удостоверения;

характеристики для представления в вышестоящие органы.

Порядок изготовления, движения и использования печатей отражен в разделе 10 настоящей Инструкции.

ГАРАНТ:

По-видимому, в тексте предыдущего абзаца допущена опечатка. В тексте настоящей Инструкции раздел 10 отсутствует

3.3.28. Реквизит "Отметка о заверении копии".

Отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа. Отметка о заверении копии проставляется на последнем листе копии (выписки из документа) на свободном месте под текстом и включает: слово "Верно"; наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа). Например:

Верно
Наименование должности
Дата	Подпись	И.О. Фамилия

Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия, и заверяется печатью организации, например:

Подлинник документа находится в деле
(наименование организации)
N _________ за ______ г.
Верно
Наименование должности
Дата	Печать	Подпись	И.О. Фамилия

Листы многостраничных копий (выписок из документа) должны быть пронумерованы, скреплены (или сшиты), и на месте скрепления наклеивается отметка о заверении копии, дополненная указанием количества листов копии (выписки из документа): "Всего в копии ____ л.". Допускается не прошивать листы многостраничных копий, если каждый лист заверен отметкой "Верно".

Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп.

3.3.29. Реквизит "Отметка об исполнителе".

Отметка об исполнителе включает фамилию, имя и отчество составителя документа, номер его служебного телефона и печатается в нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа от левой границы текстового поля шрифтом N 12, например:

Петров Иван Васильевич
38-13-45

Отметка об исполнителе в документах, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, оформляется в соответствии с подразделом 7.10 Инструкции.

3.3.30. Реквизит "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело".

Реквизит "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело" включает следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего об исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; фразу "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ; подпись исполнителя документа или руководителя подразделения, в котором документ исполнен, и дату направления документа в дело.

Отметка об исполнении документа размещается в левом нижнем углу на лицевой стороне первого листа текстового поля документа на свободном от текста месте, кроме левого поля. При необходимости отметка об исполнении может быть сделана на оборотной стороне первого листа документа.

3.3.31. Реквизит "Отметка о поступлении документа".

Отметка о поступлении документа в администрацию проставляется в форме штампа или от руки в правом нижнем углу на лицевой стороне первого листа текстового поля документа на свободном от текста месте.

Элементами данного реквизита являются: наименование организации, получившей документ, дата поступления (при необходимости - часы и минуты) и входящий регистрационный номер документа.

3.4. Подготовка и оформление постановлений и распоряжений

Правила подготовки, оформления, согласования постановлений и распоряжений администрации представлены в приложении N 22.

3.5. Подготовка и оформление распоряжений начальника управления градостроительства и архитектуры администрации

3.5.1. Начальник управления градостроительства и архитектуры администрации в пределах своей компетенции издает распоряжения.

3.5.2. Распоряжения начальника управления градостроительства и архитектуры администрации (далее - распоряжения начальника УГиА) имеют следующие реквизиты:

герб города Кирова;

наименование должности лица - автора документа (НАЧАЛЬНИК УПРАВЛЕНИЯ ГРАДОСТРОИТЕЛЬСТВА И АРХИТЕКТУРЫ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА КИРОВА);

наименование вида документа (распоряжение);

дата документа;

регистрационный номер документа;

место составления (издания) документа (г. Киров обл.);

гриф ограничения доступа к документу (при необходимости);

заголовок к тексту;

текст документа;

отметка о приложении;

виза;

гриф утверждения документа;

подпись;

кем подготовлен документ;

гриф согласования документа;

указание о рассылке документа;

указание об опубликовании документа;

отметка об исполнителе.

3.5.3. Реквизиты распоряжения начальника УГиА располагаются в порядке, установленном в приложении N 22 к настоящей Инструкции.

3.5.4. Проекты распоряжений начальника УГиА проходят согласование с начальником департамента и с начальником правового департамента.

3.5.5. Согласование проекта распоряжения начальника УГиА каждым согласующим осуществляется в срок не более двух рабочих дней, а в случае необходимости его дополнительной проработки - в сроки, согласованные с автором проекта распоряжения начальника УГиА. В исключительных случаях согласование осуществляется незамедлительно.

3.5.6. После согласования начальником правового департамента все проекты распоряжений начальника УГиА направляются в управление градостроительства и архитектуры для подписания начальником управления градостроительства и архитектуры.

3.5.7. Подписанные распоряжения начальника УГиА регистрируются в управлении градостроительства и архитектуры.

Порядковый номер распоряжения начальника УГиА присваивается в соответствии с очередностью его принятия в пределах календарного года.

3.5.8. Изготовление и рассылка копий принятых распоряжений начальника УГиА согласно указанию о рассылке документа осуществляются управлением градостроительства и архитектуры в течение двух рабочих дней, срочных - незамедлительно.

В копиях принятых распоряжений начальника УГиА личная подпись в реквизите "Подпись" не воспроизводится. Наименование должности лица, подписавшего распоряжение начальника УГиА, печатается от левой границы текстового поля документа (размер самой длинной строки наименования должности не должен превышать 8 см). Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности через четыре символа табуляции. Инициалы и фамилия лица, подписавшего документ, разделяются пробелом.

Копии распоряжений начальника УГиА заверяются печатью управления градостроительства и архитектуры администрации.

При изготовлении копий распоряжений начальника УГиА допускается использование оборотной стороны листа.

3.5.9. Отдел информационной работы администрации организует публикацию распоряжений начальника УГиА, затрагивающих права, свободы и обязанности человека и гражданина, права и обязанности юридических лиц, в газете "Наш Город. Газета муниципального образования "Город Киров". Департамент размещает вышеуказанные распоряжения на официальном сайте администрации www.admkirov.ru в разделе "Официальные документы".

3.6. Подготовка и оформление проектов постановлений главы города Кирова

3.6.1. Подразделения в целях реализации возложенных на них задач по своей инициативе готовят и представляют на рассмотрение главе города Кирова проекты постановлений главы города Кирова.

3.6.2. Ответственность за содержание и качество подготовки проектов постановлений главы города Кирова, их согласование с заинтересованными должностными лицами и организациями несут руководители подразделений, ответственных за подготовку проекта постановления главы города Кирова.

3.6.3. Ответственность за соответствие проектов постановлений главы города Кирова действующему законодательству несет правовой департамент администрации.

3.6.4. Оформление проектов постановлений главы города Кирова должно соответствовать требованиям Положения о ведении делопроизводства в Кировской городской Думе, утвержденного распоряжением главы города Кирова от 28.04.2009 N 170/02-07.

3.6.5. Проекты постановлений главы города Кирова проходят согласование с заместителем главы администрации, который в соответствии с распределением обязанностей между главой администрации и его заместителями координирует работу и осуществляет контроль за деятельностью подразделения, ответственного за подготовку проекта постановления главы города Кирова.

3.6.6. В правовом департаменте администрации проводятся правовая экспертиза и согласование проектов постановлений главы города Кирова. Проведение правовой экспертизы оформляется визой сотрудника правового департамента, проводившего правовую экспертизу.

3.6.7. В департаменте проводится лингвистическая экспертиза и согласование проектов постановлений главы города Кирова. Проведение лингвистической экспертизы оформляется визой сотрудника департамента, проводившего лингвистическую экспертизу.

3.6.8. Согласование проекта постановления главы города Кирова каждым согласующим осуществляется в срок не более двух рабочих дней. В исключительных случаях согласование осуществляется незамедлительно.

3.6.9. После согласования начальником департамента проекты постановлений главы города Кирова направляются в Кировскую городскую Думу для дальнейшего согласования с должностными лицами Кировской городской Думы и подписания главой города Кирова.

3.7. Подготовка и оформление отдельных видов документов

3.7.1. Состав документов.

В деятельности администрации создается комплекс организационно-распорядительных документов: приказы, положения, правила, инструкции, регламенты, протоколы заседаний (совещательных, координационных, экспертных и других органов), акты, аналитические справки, докладные и служебные записки, договоры (контракты, соглашения), служебная переписка и др.

Коллегиально обсуждаемые вопросы и принимаемые по ним решения фиксируются в протоколах коллегии администрации, координационных и совещательных органов, иных заседаний и совещаний.

Взаимные обязательства администрации с ее контрагентами и их регулирование оформляются в виде договоров, соглашений, контрактов, протоколов и других документов.

В зависимости от конкретных задач управления в деятельности администрации создаются другие виды документов: планы, прогнозы, программы, отчеты и др.

В установленных законодательством случаях в администрации могут издаваться акты совместно с другими организациями по вопросам, представляющим взаимный интерес и входящим в компетенцию обеих сторон. Такие акты оформляются как единый документ (приказ, протокол, положение и др.).

3.7.2. Приказы.

3.7.2.1. Приказы издаются заместителями главы администрации, руководителями подразделений администрации.

В зависимости от содержания приказы делятся на три вида: приказы по основной деятельности, приказы по личному составу и приказы по административно-хозяйственной деятельности.

Заместителями главы администрации издаются приказы по вопросам, входящим в их компетенцию.

Приказы по личному составу издаются заместителем главы администрации (по вопросам руководства аппаратом). Проекты приказов по личному составу оформляются управлением муниципальной службы и кадров администрации по специальным формам (приложения N 12 - 15 к Инструкции).

Руководителями подразделений издаются приказы по основной деятельности и приказы по административно-хозяйственным вопросам в целях разрешения задач, стоящих перед подразделением.

3.7.2.2. Ответственность за подготовку проекта приказа, согласование несет руководитель подразделения, который готовит проект.

Проекты приказов согласовываются с заинтересованными лицами, с руководителями подразделений, которым в проекте приказа даются поручения, с заместителем начальника правового департамента администрации (кроме приказов руководителей подразделений).

Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит переоформлению и повторному согласованию.

Возражения или замечания по проекту приказа излагаются на отдельном листе и прилагаются к проекту.

3.7.2.3. Приказ имеет следующие реквизиты:

герб города Кирова;

наименование должности лица - автора документа;

наименование вида документа;

дата документа;

регистрационный номер документа;

место составления (издания) документа;

заголовок к тексту;

текст документа;

подпись;

гриф согласования документа;

отметка об исполнителе.

При подготовке и оформлении приказов могут быть использованы также реквизиты "Кем подготовлен документ", "Указание о рассылке документа".

3.7.2.4. Текст приказа состоит, как правило, из констатирующей и распорядительной частей.

Констатирующую часть приказа следует начинать устойчивыми стандартными выражениями: "В соответствии...", "В целях...", "Во исполнение..." и т.д. Если основанием к изданию приказа является нормативный правовой акт или поручение вышестоящего органа (должностного лица), то в констатирующей части указываются наименование вида документа, наименование организации, издавшей документ (наименование должности лица - автора документа), дата принятия или утверждения документа, его регистрационный номер, а также заголовок документа, заключенный в кавычки. Если содержание документа не нуждается в пояснении, то его текст содержит только распорядительную часть. Текст приказов в таких случаях начинается со слова приказываю, которое печатается прописными буквами без кавычек с двоеточием в конце.

3.7.2.5. При наличии двух частей приказа распорядительная часть отделяется от констатирующей словом приказываю.

Если предшествующий слову приказываю текст состоит из незаконченного предложения, то это слово завершает данное предложение. При отсутствии констатирующей части или если слову приказываю предшествует текст, состоящий из законченного предложения с точкой в конце, то оно печатается с новой строки от левой границы текстового поля документа.

3.7.2.6. Распорядительная часть текста имеет повелительную форму изложения. В ней излагаются предписываемые действия, указываются должностные лица, ответственные за их выполнение, и устанавливаются сроки исполнения.

Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте.

В качестве исполнителей указываются подразделения или конкретные должностные лица. Наименование подразделения или наименование должности лица указывается в дательном падеже.

Предписываемое действие выражается глаголом в неопределенной форме ("...обеспечить...", "...организовать...", "...осуществить...", "...подготовить..." и т.д.).

3.7.2.7. Если приказ отменяет, признает утратившими силу или изменяет ранее изданные приказы или их отдельные пункты, это оговаривается в тексте издаваемого приказа.

3.7.2.8. В последнем пункте распорядительной части при необходимости указывается должностное лицо или подразделение, на которое возлагается контроль за выполнением приказа.

3.7.2.9. Приложения к приказу печатаются на отдельных листах, должны иметь самостоятельную нумерацию и необходимые реквизиты (гриф утверждения, заголовок и т.д.), визируются исполнителем или руководителем подразделения, подготовившего проект. Ссылки на приложения указываются в тексте приказа.

3.7.2.10. Подписанные приказы регистрируются.

Регистрация приказов ведется отдельно по основной деятельности, по административно-хозяйственной деятельности и по личному составу.

В департаменте регистрируются и хранятся приказы заместителей главы администрации по основной деятельности. При регистрации к порядковому номеру приказа первого заместителя главы администрации (заместителя главы администрации) через дефис добавляются буквы "пр", например, N 15-пр.

В подразделениях регистрируются приказы руководителей подразделений по основной деятельности и по административно-хозяйственным вопросам.

В управлении муниципальной службы и кадров регистрируются приказы заместителя главы администрации по личному составу. Приказы по личному составу о приеме, переводе нумеруются отдельно от приказов, связанных с предоставлением отпусков, выплатой материальной помощи и др. В первом случае к номеру приказа по личному составу добавляется буква "л".

Оформленные в установленном порядке копии приказов направляются адресатам согласно указанию о рассылке.

3.7.2.11. Приказы вступают в силу с момента их подписания, если иное не определено в самом приказе.

3.7.3. Положения, правила, инструкции.

3.7.3.1. Положение - документ, определяющий общие правила организации и выполнения работ по конкретному направлению сферы деятельности (например, положение о порядке ведения реестра муниципальных услуг, положение о проведении конкурса).

Правила - документ, в котором устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения (например, правила внутреннего распорядка, правила внешнего благоустройства).

Инструкция - документ, содержащий свод правил, устанавливающих порядок и способ осуществления, выполнения чего-нибудь (например, инструкция по делопроизводству, должностная инструкция).

3.7.3.2. Положения, правила и инструкции применяются как самостоятельные правовые акты, которые визируются исполнителем и утверждаются главой администрации, его заместителями, руководителями подразделений или специально изданным правовым актом. Например:

	УТВЕРЖДАЮ
	Глава администрации
	города Кирова
	____________ И.О. Фамилия
	(дата)
или:
	УТВЕРЖДЕНО
	распоряжением
	администрации города Кирова
	____________ И.О. Фамилия
	от _____________ N _____________

3.7.3.3. Подготовка проектов положений, правил и инструкций соответствует общему порядку подготовки проектов правовых актов, изложенному в разделе 2 приложения N 22 к настоящей Инструкции.

3.7.3.4. Текст положений (правил, инструкций) излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова "должен", "следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается".

3.7.4. Протоколы.

3.7.4.1. Протокол заседания (совещания) - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений (постановлений) на заседаниях коллегиальных, совещательных, координационных, экспертных и других органов, собраниях, совещаниях, конференциях.

3.7.4.2. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время заседания (совещания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и других материалов.

Протокол должен быть оформлен и представлен на подпись председательствующему в течение 3 рабочих дней со дня проведения совещания (заседания), если иное не установлено законом или иными правовыми актами.

3.7.4.3. В администрации протоколы могут издаваться в полной или краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.

3.7.4.4. Текст полного протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной. Во вводной части указывается список участников. При составлении списка вначале указываются фамилия, имя, отчество председателя (председательствующего), секретаря, а затем в алфавитном порядке располагаются фамилии присутствующих на заседании и лиц, приглашенных на заседание, с указанием имени, отчества и полного наименования должности. Фамилия печатается прописными буквами, имя и отчество печатаются с прописной буквы строчными буквами. Многострочные наименования должностей присутствующих печатаются через 1 межстрочный интервал и выравниваются по первой букве наименования должности. Например:

Председатель:	Фамилия Имя Отчество
Секретарь:	Фамилия Имя Отчество
Присутствовали:
ФАМИЛИЯ Имя Отчество	- заместитель главы администрации города Кирова
Приглашенные:
ФАМИЛИЯ Имя Отчество	- директор муниципального казенного учреждения "Кировское жилищное управление"

Если количество присутствующих превышает 15 человек, во вводной части протокола указываются фамилия и инициалы председателя (председательствующего), секретаря и делается ссылка на список, являющийся неотъемлемой частью протокола, например:

Председатель:	Фамилия И.О.
Секретарь:	Фамилия И.О.

Присутствовали: 25 человек (список прилагается).

Если в заседании (совещании) принимают участие представители разных органов власти и организаций, указываются место работы и должность каждого лица.

Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня, содержащей перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости. Вопросы повестки дня формулируются с предлогом "О" ("Об"), печатаются от границы левого поля и нумеруются арабскими цифрами. По каждому рассматриваемому вопросу указывается докладчик. Слово ДОКЛАДЧИК печатается прописными буквами от левой границы текстового поля документа с двоеточием в конце. После двоеточия - фамилия, имя, отчество и должность докладчика.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Разделы нумеруются арабскими цифрами. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ (с указанием докладчика и содержанием доклада);

ВЫСТУПИЛИ (с указанием фамилий и инициалов выступивших и краткой записи выступления);

РЕШИЛИ (решение формулируется с использованием модели, принятой для распорядительных документов: что сделать, исполнители (ответственным за исполнение считается лицо, указанное первым), срок исполнения).

Слова СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ печатаются прописными буквами от левой границы текстового поля документа с двоеточием в конце.

Основное содержание докладов и выступлений включается в текст протокола или прилагается к нему в виде отдельных материалов; в последнем случае в тексте протокола делается отметка "Текст выступления прилагается". Решение (постановление) в текст протокола вносится полностью в той формулировке, которая была принята на заседании; при необходимости приводятся итоги голосования: "За -..., против -..., воздержалось -...".

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего решения (постановления).

3.7.4.5. Текст краткого протокола также состоит из двух частей.

Во вводной части указывается список участников, аналогичный списку участников полного протокола.

В основной части протокола указываются номер вопроса в соответствии с повесткой дня, содержание вопроса и принятые решения.

Наименование вопроса нумеруется арабской цифрой и начинается с предлога "О" ("Об"), печатается размером шрифта N 15, выравнивается по центру и подчеркивается одной чертой ниже последней строки на расстоянии не более интервала. Под чертой указываются фамилии и инициалы должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал.

3.7.4.6. Протокол согласовывается с заместителями главы администрации, руководителями подразделений администрации (ответственными исполнителями), указанными в решениях протокола, и подписывается председательствующим на заседании и секретарем.

3.7.4.7. Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы рабочих совещаний, координационных, экспертных советов и других органов. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании. Датой протокола является дата заседания (совещания).

3.7.4.8. Номера решений (постановлений), принятых на заседаниях (совещаниях), состоят из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня и порядкового номера решения (постановления) в пределах вопроса. Номера решений (постановлений), принятых на рабочих совещаниях, могут состоять из номера рассматриваемого вопроса в повестке дня и порядкового номера решения (постановления) в пределах вопроса.

3.7.4.9. Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовившего рассмотрение вопроса.

Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов, которые оформляются на соответствующем бланке, или в виде копий протоколов в течение 1 дня после подписания протокола.

3.7.4.10. Протоколы печатаются на бланке протокола, общем бланке или стандартном листе бумаги формата А4 и имеют следующие реквизиты:

герб города Кирова - не воспроизводится на протоколах рабочих и оперативных совещаний;

наименование организации - автора документа - печатается прописными буквами полужирного начертания шрифтом N 14 центрованным способом;

наименование вида документа - ПРОТОКОЛ - помещается ниже наименования организации через интервал 18 пт и печатается прописными буквами полужирного начертания шрифтом N 16 центрованным способом;

вид заседания, совещания - указывается через 12 пт после наименования вида документа и печатается прописными буквами полужирного начертания шрифтом N 14 через 1 межстрочный интервал центрованным способом. В протоколах рабочих совещаний вид совещания указывается с заголовком, точно передающим краткое содержание темы совещания;

дата протокола - располагается от левого края текстового поля через 18 пт от вида заседания, совещания;

регистрационный номер протокола - проставляется после даты на одном уровне с ней и выравнивается по правому краю текстового поля, обозначается арабскими цифрами, может включать буквенные индексы;

место проведения заседания (совещания) - г. Киров обл. - помещается ниже реквизитов "Дата протокола" и "Регистрационный номер протокола" посередине расположения этих реквизитов и печатается шрифтом N 12;

подписи - печатаются от левой границы текстового поля, подпись председательствующего отделяется от текста интервалом 36 пт и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его собственноручную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия), подпись секретаря отделяется от подписи председательствующего интервалом 36 пт и включает наименование должности лица, ведущего протокол заседания (совещания), его собственноручную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия);

гриф согласования - состоит из слова СОГЛАСОВАНО, напечатанного прописными буквами (без кавычек), наименования должности лица, с которым согласовывается документ, собственноручной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии), даты согласования. Слово СОГЛАСОВАНО печатается от левой границы текстового поля через 24 пт ниже подписи секретаря (при отсутствии свободного места - на оборотной стороне последнего листа). Наименование должности помещается через 24 пт от слова СОГЛАСОВАНО и печатается через 1 межстрочный интервал, если состоит из нескольких строк. Размер самой длинной строки наименования должности не должен превышать 8 см. Возможно оформление виз согласования на отдельном листе, являющемся неотъемлемой частью протокола, с указанием, к какому протоколу этот лист относится.

Расшифровка подписей председательствующего, секретаря и согласующих располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правой границей текстового поля.

3.7.4.11. Образец полного протокола приведен в приложении N 23, образец краткого протокола - в приложении N 24.

3.7.5. Акты.

3.7.5.1. Акт - документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты или события.

3.7.5.2. Акт должен иметь следующие реквизиты: наименование организации - автора документа; наименование вида документа (акт); дата документа; регистрационный номер документа; место составления (издания) документа; гриф утверждения документа (при необходимости); заголовок к тексту; текст документа; подписи лиц, составивших акт; подписи лиц, присутствовавших при составлении акта и ознакомившихся с ним.

3.7.5.3. Акт составляется коллегиально (не менее двух составителей) или специально уполномоченным лицом. В заголовке акта следует писать название или краткое содержание актируемого факта или события.

3.7.5.4. Во вводной части акта указываются распорядительный документ, на основании которого актируется факт или событие, его дата и номер. Если акт составлен комиссией, то первым указывается председатель комиссии, затем члены комиссии (в алфавитном порядке) с указанием их фамилий, инициалов и при необходимости должностей. Если при составлении акта присутствовали иные лица, то указываются наименования их должностей с обозначением организаций, фамилии и инициалы.

3.7.5.5. В основной части акта излагаются сущность и характер проведенной работы, фиксируются установленные факты, делаются выводы, даются предложения. В конце текста указываются количество экземпляров акта и место их нахождения (печатается от левой границы текстового поля без абзацного отступа с дополнительным интервалом 12 пт от остальной части текста). Количество экземпляров акта определяется числом заинтересованных сторон или нормативными документами, регламентирующими составление акта.

3.7.5.6. Акт подписывают все лица, участвовавшие в его составлении. Акт визируется лицами, присутствовавшими при его составлении и ознакомившимися с ним. При наличии замечаний или возражений об этом делается соответствующая оговорка лицом, подписывающим или визирующим акт, а сами замечания и возражения с подписью данного лица излагаются на отдельном листе, прикладываемом к акту.

Дата акта должна соответствовать дню актируемого факта или события.

3.7.5.7. При необходимости акт утверждается соответствующим руководителем с указанием его должности, инициалов и фамилии, даты утверждения.

3.7.6. Служебная переписка.

3.7.6.1. По содержанию и назначению письма как вид документа могут быть инициативные, инструктивные, сопроводительные, информационные, гарантийные, письма-ответы, письма-приглашения, письма-напоминания, письма-извещения.

3.7.6.2. Служебные письма имеют следующие реквизиты:

герб города Кирова;

наименование организации - автора документа;

справочные данные об организации;

адресат;

дата документа;

регистрационный номер документа;

ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа;

заголовок к тексту;

текст документа;

отметка о приложении;

подпись;

виза;

отметка об исполнителе.

3.7.6.3. Служебные письма печатаются на бланках установленной формы (пункт 3.2.3). Служебные письма, подписываемые руководителями двух и более организаций, оформляются на стандартном листе бумаги формата А4, при этом наименования организаций указываются в реквизите "Подпись".

3.7.6.4. В служебных письмах могут использоваться вступительное обращение "Уважаемый(ая, ые)...!" в начале письма и заключительная этикетная фраза "С уважением," в заключительной части письма текста, над подписью. Допускается фразу этикетного характера "С уважением," писать от руки должностным лицом, подписавшим письмо.

Вступительное обращение к адресату печатается посередине текстового поля, заканчивается восклицательным знаком и состоит из имени собственного (имени и отчества) и прилагательного, например:

Уважаемый Иван Иванович!

При обращении к нескольким адресатам допустимо обращение:

Уважаемые коллеги!

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или цель составления письма, приводятся ссылки на документ, являющийся основанием подготовки письма, указываются описание и суть рассматриваемого вопроса, предпосылки его возникновения и т.д. По объему эта часть варьируется: может быть краткой (одно предложение) и развернутой (несколько предложений и даже абзацев).

Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения, напоминания и т.д. Письмо может содержать только одну заключительную часть (например, просьбу без пояснения).

Текст письма должен быть ясным, кратким, состоять из логически связанных частей, расположенных в последовательности, наиболее оптимальной для восприятия. Его следует разбивать на абзацы, каждый из которых должен содержать законченную мысль. Не допускается в тексте письма использовать дату или числительное в цифровой форме в начале предложения.

3.7.6.5. В деловой переписке принята форма изложения текста от 1-го лица множественного числа ("Просим предоставить информацию...", "Направляем на заключение проект..." и др.), от 3-го лица единственного числа ("Администрация не считает возможным...", "Администрация предлагает рассмотреть возможность..."). Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от 1-го лица единственного числа ("Прошу...", "Предлагаю...", "Направляю..." и т.д.).

3.7.6.6. Письмо целесообразно готовить по одному вопросу. Если необходимо обратиться в организацию одновременно по нескольким разнородным вопросам, рекомендуется составлять отдельные письма по каждому из них.

Письмо может касаться нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.

Письмо-отказ целесообразно начинать с обоснования отказа: "В связи с...", так как отрицательный ответ должен быть обоснован, нельзя просто отказать в просьбе без объяснения. Адресату должна быть сообщена информация о том, кто и на каких условиях может дать положительный ответ на данную просьбу или запрос.

3.7.6.7. Ответные письма должны иметь ссылку на регистрационный номер и дату поступившего документа, на который дается ответ, и содержать информацию по каждому из поставленных вопросов.

3.7.6.8. Служебные письма проходят процедуру визирования заинтересованными должностными лицами администрации; проекты документов визируются исполнителем (руководителем подразделения или его заместителем), при необходимости работниками других подразделений.

Служебные письма, оформленные на бланке письма администрации, подписываются главой администрации или его заместителями, оформленные на бланке письма подразделения - руководителем подразделения.

Остающийся в деле экземпляр исходящего письма должен быть подписан, содержать дату, исходящий номер, визу должностного лица, составившего письмо, и визы лиц, с которыми оно согласовано.

3.7.6.9. Служебные письма, направляемые в адрес Президента Российской Федерации, Государственной Думы, Совета Федерации, Правительства Российской Федерации, подписываются главой администрации и согласовываются с соответствующим заместителем главы администрации; в адрес Губернатора Кировской области, Правительства Кировской области, Законодательного Собрания Кировской области, Кировской городской Думы, прокуратуры - главой администрации либо его заместителями по поручению главы администрации; в адрес предприятий, учреждений, организаций служебные письма могут быть подписаны руководителями подразделений.

3.7.6.10. Служебные письма с просьбами, направляемые в адрес Правительства Кировской области, органов исполнительной власти, готовятся по поручению главы администрации (в его отсутствие - исполняющего обязанности главы администрации) и согласовываются с соответствующим заместителем главы администрации.

3.7.6.11. Служебные письма, содержащие обязательства финансового характера, заверяются печатью с изображением Государственного герба Российской Федерации, а в служебных письмах, содержащих информацию ограниченного распространения, проставляется реквизит "Гриф ограничения доступа к документу".

3.7.6.12. Телефонограмма - документ информационного характера, передаваемый и получаемый по телефонной связи. Образец телефонограммы приведен в приложении N 25.

Телефонограммы используются для оперативного решения вопросов в случаях, когда сообщения, передаваемые по телефону, требуют документального подтверждения (например, приглашения на совещания, заседания и т.д.).

Телефонограмма составляется в письменном виде, подписывается должностным лицом, давшим поручение, и должна иметь исходящий номер с указанием времени ее передачи.

Датой телефонограммы является дата ее передачи.

Если телефонограмма передается нескольким адресатам, то к ней должен прилагаться список адресатов с указанием номеров телефонов.

Текст телефонограммы передается устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем. Следует проверять правильность записи телефонограммы ее повторным чтением в конце передачи.

Телефонограммы, адресованные главе администрации или его заместителям и руководителям подразделений, принимаются сотрудниками соответствующих приемных или подразделений с указанием даты и времени приема, незамедлительно докладываются руководителю и передаются для исполнения в соответствии с его указанием.

3.7.7. Докладные и служебные записки.

3.7.7.1. Докладная записка - документ, адресованный главе администрации или его заместителям либо руководителю подразделения, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Докладная записка подписывается составителем, если она представляется руководителю подразделения, и руководителем подразделения, если она представляется заместителю главы администрации.

Докладная записка главе администрации от руководителя подразделения проходит обязательное согласование с заместителем главы администрации, координирующим работу и осуществляющим контроль за деятельностью данного подразделения.

3.7.7.2. Служебная записка - документ, направляемый руководителем (работником) подразделения на имя руководителя другого подразделения.

Служебная записка подписывается составителем или руководителем подразделения.

3.7.8. Договоры, соглашения, доверенности.

Порядок подготовки, заключения и регистрации договоров (соглашений, контрактов) в администрации определен Положением о порядке подготовки, заключения и регистрации договоров (соглашений, контрактов) в администрации города Кирова, утвержденным распоряжением администрации.

Порядок подготовки, оформления, регистрации, хранения доверенностей на представление интересов администрации в государственных органах, учреждениях, организациях, предприятиях и в судебных органах и прекращения их действия определен Регламентом по работе с доверенностями, утвержденным распоряжением администрации.

4. Организация документооборота

4.1. Принципы организации документооборота

4.1.1. Требования к организации документооборота в администрации базируются на принципах:

централизации операций по приему и отправке документов;

распределения документов на документопотоки, имеющие одинаковый маршрут (маршрутизация документов);

организации предварительного рассмотрения поступающих документов;

исключения возвратных движений документа, не обусловленных деловой необходимостью;

однократности регистрации документов;

устранения необоснованных согласований проектов документов;

регламентации операций по обработке, рассмотрению и согласованию документов.

4.1.2. В документообороте администрации в соответствии с особенностями технологической обработки выделяются следующие документопотоки: поступающая документация (входящая), отправляемая документация (исходящая), внутренняя документация.

4.1.3. В составе входящей и исходящей документации выделяются обращения граждан. Работа с обращениями граждан ведется в администрации в соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" и Методическими рекомендациями по работе с обращениями граждан и организаций в администрации города Кирова, утвержденными распоряжением администрации.

4.1.4. В администрации доставка и отправка документов осуществляются средствами почтовой связи, фельдъегерской связи, курьерской связи и электросвязи.

4.2. Прием и первичная обработка поступивших документов

4.2.1. Поступающие в адрес администрации и отдельных должностных лиц служебные документы и другая корреспонденция принимаются в департаменте и территориальных управлениях администрации по районам.

Документы, поступившие в департамент и адресованные подразделениям, передаются в соответствующие подразделения, где осуществляется их регистрация.

При получении писем от государственных органов, органов местного самоуправления или должностных лиц, которые запрашивают в администрации документы и материалы, необходимые для рассмотрения обращений граждан, поступивших к ним в рамках Федерального закона от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", департамент передает такие письма в отдел по работе с обращениями граждан и организаций без регистрации.

4.2.2. Конверты и пакеты с пометкой "Лично" вскрываются в департаменте. Если содержащаяся в них корреспонденция не является личной перепиской и оказывается служебной, она передается на регистрацию. Личная переписка передается адресату без регистрации.

4.2.3. В случае поступления в подразделения документов, адресованных главе администрации или его заместителям, они передаются для регистрации и учета в департамент.

4.2.4. При приеме и первичной обработке поступивших документов производится проверка правильности доставки документов, целостности упаковки и наличия документов и приложений к ним.

Если документ доставлен лично или курьером, на экземпляре заявителя при необходимости может проставляться отметка о получении с указанием даты и времени приема после сравнения с доставленным документом.

Если при вскрытии конверта обнаружено отсутствие документа или отдельных его листов, приложений, повреждение документа, несоответствие номера на конверте номеру вложенного документа и если невозможно в рабочем порядке устранить выявленное несоответствие, составляется акт в трех экземплярах, один экземпляр которого направляется отправителю, другой остается в департаменте (территориальном управлении), а третий приобщается к поступившему документу.

Ошибочно (не по адресу) доставленная корреспонденция не вскрывается и подлежит возврату на почтамт или отправителю.

4.2.5. Конверты от документов уничтожаются, за исключением документов из судебных органов и случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя, дату отправки и получения документа.

4.2.6. Заказные письма, полученные департаментом и адресованные подразделениям, передаются ответственным за делопроизводство под подпись.

4.2.7. При первичной обработке документов производится сортировка документов на подлежащие и не подлежащие регистрации.

К документам, не подлежащим регистрации, относятся документы, не требующие исполнения и не содержащие информации, используемой в справочных целях, например: пригласительные, поздравительные письма, телеграммы, билеты, планы, программы семинаров, конференций, симпозиумов и других подобных мероприятий, документы по бухгалтерскому учету, материально-техническому обеспечению, плановые, финансовые документы, поступающие без сопроводительного письма, рекламные документы, коммерческие предложения, печатные издания, унифицированные формы и бланки документов и др.

4.2.8. Документы, поступившие в администрацию в рабочее время, проходят первичную обработку и передаются на регистрацию в день поступления, при поступлении в нерабочее время - на следующий рабочий день.

4.2.9. Документы, поступившие с отметками "Срочно", "Оперативно" и др., передаются на регистрацию незамедлительно.

4.3. Предварительное рассмотрение документов

4.3.1. Предварительное рассмотрение документов (кроме документов, адресованных заместителям главы администрации, начальникам территориальных управлений) в целях выделения из всего массива поступившей корреспонденции документов, требующих обязательного рассмотрения главой администрации или его заместителями, осуществляет департамент.

Основанием для принятия решения в ходе предварительного рассмотрения является содержание документа, а не адресование документа соответствующему должностному лицу.

4.3.2. Результатом предварительного рассмотрения является направление документа главе администрации или его заместителям в соответствии с распределением обязанностей между главой администрации и его заместителями для оформления указания по исполнению документа (резолюции).

4.4. Регистрация поступающих документов

4.4.1. Регистрации подлежат все документы независимо от способа их доставки, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.

Каждый документ должен регистрироваться в администрации только один раз. При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое он повторно не регистрируется.

Документы регистрируются в пределах календарного года.

4.4.2. В системе электронного документооборота сотрудниками департамента регистрируются все входящие несекретные документы, служебные письма организаций и учреждений на имя главы администрации, его заместителей (кроме документов, адресованных заместителям главы администрации, начальникам территориальных управлений).

Поступившие в подразделение документы регистрируются лицом, ответственным за ведение делопроизводства в подразделении.

Отдел специальных программ регистрирует все входящие и исходящие секретные документы.

4.4.3. Регистрация поступивших документов осуществляется в день поступления или на следующий рабочий день, если иное не установлено законодательством Российской Федерации. Документы с отметками "Срочно", "Оперативно" регистрируются незамедлительно.

4.4.4. В целях введения единой индексации при регистрации документов каждому подразделению присваивается индекс (цифровое обозначение) в соответствии с утвержденной номенклатурой дел, позволяющий определить исполнителя и место хранения документа.

4.4.5. При регистрации поступившего документа в систему электронного документооборота вводятся основные сведения о документе.

В заводимую в системе электронного документооборота регистрационно-контрольную карточку (далее - РКК) входящего документа вносится следующий обязательный минимум сведений о документе: адресант (автор); наименование вида документов; дата документа; регистрационный номер документа; заголовок к тексту (краткое содержание документа); фамилия и инициалы лица, подписавшего документ; дата поступления документа; входящий регистрационный номер документа; сведения о связанных документах (наименование вида документа, дата, регистрационный номер, тип связи); количество листов основного документа; отметка о приложении (количество приложений, общее количество листов приложений); гриф ограничения доступа к документу (при необходимости); указания по исполнению документа (исполнитель, поручение, срок исполнения поручения); отметка о контроле (при наличии); отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса по существу, дата фактического исполнения и номер документа-ответа); индекс дела по номенклатуре дел.

4.4.6. Документы, поступившие в администрацию на бумажном носителе, включаются в систему электронного документооборота после сканирования и создания электронных копий документов. Включение электронной копии документа в систему электронного документооборота возможно после его сравнения с подлинником документа.

4.4.7. На поступающих документах на бумажном носителе, подлежащих регистрации, в нижнем правом углу первого листа документа проставляются отметки о поступлении документа с указанием даты поступления документа и входящего регистрационного номера документа.

4.5. Порядок рассмотрения документов руководством администрации и доведения документов до исполнителей

4.5.1. После регистрации документов специалисты департамента готовят проекты указаний по исполнению документов (резолюций), поступивших в адрес главы администрации или его заместителей.

Проект указания по исполнению документа (резолюции) создается в системе электронного документооборота, содержит фамилию и инициалы исполнителя, которому дается поручение, поручение, срок исполнения (при необходимости) и направляется вместе с электронным документом или электронной копией документа по системе электронного документооборота исполнителю.

Исполнитель рассматривает поступивший в системе электронного документооборота проект указания по исполнению документа (резолюции) и электронный документ или электронную копию документа и организует исполнение документа. Исполнение внутренних документов о перераспределении бюджетных средств и документов по личному составу организуется после рассмотрения главой администрации.

Документ с проектом указания по исполнению документа (резолюции) представляется на рассмотрение главе администрации или его заместителям.

4.5.2. После рассмотрения документа главой администрации или его заместителями проект указания по исполнению документа (резолюции) редактируется в системе электронного документооборота.

4.5.3. Работники подразделений, ответственные за делопроизводство, не менее двух раз в день (до 11-30 и до 16-30) забирают документы из департамента. Срочные документы доставляются незамедлительно.

4.5.4. На основании указания (проекта указания) по исполнению документа (резолюции) главы администрации или его заместителей руководители подразделений дают соответствующие поручения, которые переносятся в РКК, затем документы передаются исполнителям с указанием даты передачи.

При наличии указания по исполнению документа (резолюции) главы администрации или его заместителей "Доложить" исполнитель осуществляет доклад автору резолюции в устной форме до подготовки проекта документа или одновременно.

На документе информационного характера на свободном от текста месте на первом листе проставляются подписи ознакомившихся с ним лиц с указанием даты.

4.5.5. Все отметки о дате и времени получения документа, проекта ответа, о местонахождении подлинника (оригинала) документа, о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.), о дате и результате окончательного исполнения документа фиксируются в системе электронного документооборота службой делопроизводства.

4.6. Организация работы с отправляемыми документами

4.6.1. Порядок прохождения исходящих документов состоит из составления документа, его изготовления, согласования, подписания (принятия, утверждения), регистрации и отправки.

4.6.2. Ответственность за составление и оформление документа в соответствии с установленными в администрации правилами, а также согласование проекта документа с заинтересованными органами власти и организациями (внешнее согласование) и должностными лицами администрации (внутреннее согласование) возлагается на подразделение - ответственного исполнителя документа.

4.6.3. Проекты документов готовятся на бланках установленной формы. Для отправки документов, не имеющих адресной части, готовятся сопроводительные письма.

4.6.4. До представления на подпись исполнитель проверяет содержание текста, его орфографию и пунктуацию, правильность оформления документа, правильность адресования, наличие необходимых виз, приложений, листа (указателя) рассылки. Документ представляется на подпись вместе с документами, на основании которых он готовился.

4.6.5. Проекты документов визируются исполнителем (руководителем подразделения или его заместителем), при необходимости работниками других подразделений; визы проставляются на лицевой стороне последнего листа документа в нижней его части, на экземпляре документа, остающемся в деле, или на листе согласования.

Исходящий документ за подписью главы администрации должен быть завизирован руководителем подразделения, подготовившего документ, заместителем главы администрации, координирующим работу и осуществляющим контроль за деятельностью данного подразделения.

4.7. Регистрация отправляемых документов

4.7.1. Документы, подписанные главой администрации и его заместителями, передаются на регистрацию в департамент.

Документы, подписанные руководителями подразделений, регистрируются в подразделениях и могут передаваться на отправку в департамент.

4.7.2. Сотрудники департамента осуществляют проверку правильности оформления документа, комплектности документа и соответствия количества экземпляров документа списку рассылки. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю.

4.7.3. Регистрация отправляемых документов осуществляется в день их подписания (утверждения) или на следующий рабочий день.

4.7.4. При регистрации исходящего документа в систему электронного документооборота вводятся основные сведения о документе, электронный документ или электронная копия документа.

В заводимую в системе электронного документооборота РКК исходящего документа вносится следующий обязательный минимум сведений о документе: адресат; наименование вида документа; дата документа; регистрационный номер документа; заголовок к тексту (краткое содержание документа); фамилия и инициалы лица, подписавшего документ; фамилия и инициалы исполнителя; индекс дела по номенклатуре дел, сведения о связанных документах (наименование вида документа, дата, регистрационный номер, тип связи); количество листов основного документа; отметка о приложении (количество приложений, общее количество листов приложений); гриф ограничения доступа к документу (при необходимости).

4.7.5. Регистрационный номер документа и дата документа проставляются на подлиннике документа в реквизитах бланка и на экземпляре документа, остающемся в деле администрации.

4.7.6. После регистрации документ, подписанный главой администрации или его заместителями, с визами и приложениями передается в подразделение, подготовившее документ, для организации дальнейшей отправки документа и сдачи документа на хранение в дело в соответствии с номенклатурой дел.

4.7.7. Работники подразделений, ответственные за делопроизводство, сдают исполненные документы (входящий документ передается на хранение в дело вместе с документом-ответом) в департамент.

На экземпляре документа с визами делается отметка о направлении его в дело в соответствии с номенклатурой дел, в заведенную в системе электронного документооборота РКК документа вносятся дата исполнения документа и индекс дела по номенклатуре, и документ подшивается в дело.

4.8. Отправка документов

4.8.1. Отправку исходящих документов производит департамент (кроме сообщений, передаваемых по электронной почте, средствами факсимильной связи, секретных документов, а также исходящих документов за подписью заместителей главы администрации, начальников территориальных управлений).

4.8.2. Документы передаются на отправку в день их регистрации или на следующий рабочий день.

Документы, подписанные руководителем подразделения, регистрируются в подразделении и передаются в департамент для отправки.

4.8.3. Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется департаментом в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31.07.2014 N 234.

4.8.4. Департамент принимает на отправку письменную корреспонденцию по реестрам.

Простая письменная корреспонденция (простые письма) принимается законвертованной по реестру простых почтовых отправлений.

В реестре указываются получатель, его почтовый адрес, количество листов в конверте или вес конверта в граммах. Реестры простых писем принимаются под подпись ответственным сотрудником департамента, прикладываются к спискам на франкировку ф. 103-ф и хранятся в департаменте.

Заказная корреспонденция принимается незаконвертованной по реестру заказных почтовых отправлений с уточнением способа отправки письма (с простым уведомлением или без уведомления).

В реестре указываются наименование вида отправляемого документа, регистрационный номер документа, дата документа, получатель, его почтовый адрес, количество листов документа или вес документа в граммах. Реестры заказных писем принимаются под подпись ответственным сотрудником департамента, прикладываются к спискам регистрируемых почтовых отправлений ф. 103 и хранятся в департаменте.

Почтовая корреспонденция от подразделений принимается 1 раз в день до 15-00 с понедельника по четверг и до 13-00 в пятницу. Отправка принятой почтовой корреспонденции осуществляется на следующий рабочий день.

4.8.5. Документы в Правительство Кировской области, прокуратуру города Кирова доставляются два раза в неделю, во вторник и в пятницу. Срочная документация отправляется в день поступления.

4.9. Регистрация и прохождение внутренних документов

4.9.1. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления соответствует прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения - поступающих документов.

Регистрация внутренних документов осуществляется в день подписания или утверждения либо на следующий рабочий день.

4.9.2. Процедура прохождения проектов постановлений и распоряжений администрации, основные инстанции визирования, место регистрации, порядок регистрации и место хранения подлинников, порядок рассылки копий в подразделения, заинтересованным лицам, другим организациям определены в приложении N 22.

4.9.3. Порядок подготовки, оформления и регистрации приказов в администрации приведен в пункте 3.7.2.

4.9.4. Организация протокольной работы коллегии администрации, различных комиссий, рабочих групп, советов, оперативных совещаний руководящего состава администрации (сроки подготовки протоколов заседаний и совещаний, место регистрации протоколов, порядок регистрации протоколов, место хранения подлинников протоколов, способ доведения принятых решений до сведения заинтересованных лиц и исполнителей) определяется в положениях об этих органах или регламентах их работы.

4.9.5. Процедура прохождения договоров (контрактов), место и способ их регистрации, место хранения подлинников договоров (контрактов) устанавливаются Положением о порядке подготовки, заключения и регистрации договоров (соглашений, контрактов) в администрации города Кирова, утвержденным распоряжением администрации.

4.9.6. Прохождение внутренних писем состоит из подготовки, согласования, подписания, регистрации в системе электронного документооборота и передачи другим подразделениям. Внутреннее письмо регистрируется и рассылается подразделением, подготовившим его.

При регистрации внутреннего письма в систему электронного документооборота вводятся основные сведения о документе, электронный документ или электронная копия документа и делается рассылка документа.

В заводимую в системе электронного документооборота РКК внутреннего письма вносится следующий обязательный минимум сведений о документе: адресант (автор); адресат; наименование вида документа; дата документа; регистрационный номер документа; заголовок к тексту (краткое содержание документа); фамилия и инициалы лица, подписавшего документ; фамилия и инициалы исполнителя; индекс дела по номенклатуре дел; сведения о связанных документах (наименование вида документа, дата, регистрационный номер, тип связи); количество листов основного документа; отметка о приложении (количество приложений, общее количество листов приложений); гриф ограничения доступа к документу (при необходимости).

4.10. Организация исполнения (контроля за выполнением) муниципальных правовых актов администрации, документов и поручений главы администрации и его заместителей

4.10.1. Постановка документов и поручений на контроль осуществляется на основании указаний по исполнению документов (резолюций) главы администрации и его заместителей сотрудниками департамента в системе электронного документооборота. Контроль исполнения включает в себя контроль за качественным (полнота и достоверность) и своевременным (сроки исполнения) исполнением документов и поручений.

4.10.2. Контроль исполнения документов и поручений главы администрации и его заместителей осуществляют сотрудники департамента.

4.10.3. Персональная ответственность за качественное и своевременное исполнение документов и поручений возлагается на должностных лиц администрации в соответствии с возложенными на них функциями.

4.10.4. Ответственный исполнитель определяется в соответствии с распределением обязанностей между главой администрации и его заместителями. Если в соответствии с поручением исполнение документа возложено на нескольких должностных лиц, то координация, направление необходимых запросов и ответственность за его выполнение возлагаются на должностное лицо, указанное в поручении первым, либо на должностное лицо, которому поручено сделать свод, если не обозначено иное. Ответственному исполнителю предоставляется право созыва соисполнителей для выработки совместного решения и координации их работы. Соисполнители документа должны представить ответственному исполнителю информацию и материалы, необходимые ему для выполнения поручения, за 3 рабочих дня до окончания контрольного срока, если не указано иное. Соисполнители несут ответственность за своевременное, полное и качественное исполнение поручения, представление ответственному исполнителю материалов и достоверность сообщаемой ими информации.

Если исполнитель, определенный ответственным на основании поручения, считает, что вопросы, содержащиеся в документе, не относятся к его компетенции, ему необходимо представить докладную записку с обоснованием необходимости изменения ответственного исполнителя в течение 3 рабочих дней с даты наложения резолюции (по срочным документам и поручениям - незамедлительно). Если докладная записка не представлена в установленный срок, ответственным остается исполнитель, указанный в поручении.

4.10.5. Должностные лица администрации, которым даны поручения, проводят необходимую организационную работу, разрабатывают мероприятия по выполнению (контролю за исполнением) документа, обеспечивают сбор и обработку требуемой информации, подготовку итоговой информации (справки, отчеты), а также вносят при необходимости на рассмотрение главе администрации (согласованные с соответствующим заместителем главы администрации) предложения о внесении необходимых изменений в действующие муниципальные правовые акты администрации или принятии соответствующего муниципального правового акта администрации.

4.10.6. Поручение с конкретной датой исполнения подлежит выполнению в указанный срок. Поручения без указания конкретной даты исполнения, имеющие пометку "Срочно", исполняются в 3-дневный срок, имеющие пометку "Оперативно" - в 10-дневный срок, остальные - в 30-дневный срок.

Если по объективным причинам возникает необходимость продления срока исполнения поручения главы администрации или его заместителей, исполнитель заблаговременно, но не позднее чем за 3 рабочих дня до истечения установленного срока, представляет главе администрации или его заместителю докладную записку о продлении срока с указанием причины продления и предложением нового срока рассмотрения выполнения поручения. В случае получения согласия об изменении срока делается соответствующая отметка в РКК документа или поручения.

4.10.7. О выполнении поручения главы администрации или его заместителей соответствующим должностным лицом в установленный срок представляется документированная информация об исполнении поручения на имя главы администрации или его заместителя либо проект ответа с визами всех исполнителей, указанных в поручении главы администрации или его заместителей (за исключением тех, которым документ был направлен для сведения), либо к документу должны прилагаться оригиналы их ответов.

В случае подписания документированной информации об исполнении поручения главы администрации руководителем подразделения администрации она должна быть завизирована заместителем главы администрации, координирующим работу и осуществляющим контроль за деятельностью данного подразделения.

Документированная информация об исполнении поручения главы администрации или его заместителей оформляется на бланке письма администрации (подразделения) (от подразделений может быть оформлена на бланке докладной записки) объемом не более 3 страниц машинописного текста, должна содержать сведения о своевременности и полноте выполнения каждого пункта поручения и поставленных задач, фактические данные, характеризующие достигнутые результаты, нерешенные вопросы с указанием причин и виновных лиц, намеченные и осуществляемые меры по устранению имеющихся недостатков, а также предложения о снятии поручения с контроля или продлении срока его выполнения.

Исполнитель несет ответственность за содержание текста документированной информации об исполнении поручения или проекта ответа, его орфографию и пунктуацию, правильность оформления документа, наличие необходимых приложений и виз согласования.

Специалист департамента оценивает полноту ответа и правильность оформления документа и в случае наличия нарушений возвращает документ исполнителю на доработку. Если нарушение незначительное и не требует дополнительной проработки, документ должен быть возвращен в департамент в тот же день. В случае необходимости проведения дополнительной проработки вопроса срок представления нового ответа определяется в индивидуальном порядке.

Подготовленные и оформленные в соответствии с установленными настоящей Инструкцией требованиями проекты документов передаются на рассмотрение и подписание главе администрации или его заместителям.

Информация о дате поступления ответа, возврата на доработку заносится в РКК сотрудниками департамента.

4.10.8. Документ или поручение считается исполненным после полной проработки всех вопросов, указанных в документе. Документ или поручение снимается с контроля после фактического выполнения заданий по существу, документированного подтверждения исполнения, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам.

Решение о снятии с контроля документа или поручения и списании его в дело или о переносе срока исполнения документа или поручения принимает глава администрации или его заместители на основании представленной информации по его выполнению. Исполненный документ или поручение снимается с контроля и списывается в дело сотрудником департамента.

4.10.9. Сотрудники департамента постоянно анализируют соблюдение сроков исполнения находящихся на контроле документов и поручений главы администрации или его заместителей и ежемесячно информируют главу администрации или его заместителей о состоянии исполнительской дисциплины и ходе исполнения документов и поручений.

4.11. Учет и анализ объемов документооборота

4.11.1. Учет объемов документооборота ведется в целях совершенствования организации работы с документами и расчета оптимальной численности работников, занятых в делопроизводстве.

4.11.2. Анализ объемов документооборота, структуры документопотоков и содержания документов, поступающих в администрацию и создаваемых ею, ведется в целях рационального распределения документопотоков, повышения исполнительской дисциплины, качества и эффективности принимаемых решений.

4.11.3. Данные о количестве документов обобщаются, анализируются департаментом и представляются руководству администрации в установленном порядке в виде справок (сводок, отчетов) статистического и аналитического характера.

4.11.4. Учет количества документов проводится по регистрационным данным в местах регистрации документов.

4.11.5. За единицу учета количества документов принимается экземпляр документа (подлинник или копия, если это единственный экземпляр документа). Экземпляры документа, получаемые в результате копирования или тиражирования документа, в объеме документооборота не учитываются.

4.11.6. При учете исходящих документов сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы принимаются за один документ.

5. Документальный фонд администрации

5.1. Разработка и ведение номенклатуры дел

5.1.1. Формирование документального фонда администрации осуществляется подразделениями путем составления номенклатур дел, формирования и оформления дел, обеспечения их сохранности, учета и передачи дел в архив администрации и в архивы подразделений с правом юридического лица.

5.1.2. Номенклатура дел используется для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и поиска документов. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

5.1.3. Номенклатура дел является основой формирования документального фонда администрации. Документальный фонд администрации составляют документы, созданные в администрации и полученные ею в результате взаимодействия с другими органами управления, организациями и гражданами.

5.1.4. Номенклатура дел составляется на основе изучения Устава муниципального образования "Город Киров", положений о подразделениях и других документов, регламентирующих деятельность администрации и порядок ее документирования, а также номенклатур дел за предшествующие годы и документов, образующихся в деятельности администрации.

5.1.5. Ответственность за составление номенклатуры дел, порядок формирования и оформления дел, обеспечение их учета и сохранности, организацию передачи дел в архив администрации или в архивы подразделений с правом юридического лица лежит на ответственном за ведение делопроизводства в подразделении.

5.1.6. В администрации составляются номенклатуры дел подразделений (приложение N 26) и номенклатура дел администрации, или сводная номенклатура дел (приложение N 27).

5.1.7. Номенклатура дел подразделения на следующий год разрабатывается до 1 ноября текущего года работником, ответственным за ведение делопроизводства в подразделении, подписывается руководителем подразделения и передается в департамент для включения в сводную номенклатуру дел администрации.

Вновь созданное подразделение в месячный срок разрабатывает номенклатуру дел подразделения и представляет ее в департамент для включения в сводную номенклатуру дел администрации.

5.1.8. Номенклатура дел администрации составляется департаментом из номенклатур дел подразделений.

5.1.9. Один раз в 5 лет номенклатура дел администрации согласовывается с постоянно действующей экспертно-проверочной комиссией муниципального казенного учреждения "Архив муниципального образования "Город Киров" (далее - ЭПК муниципального архива).

5.1.10. Номенклатура дел администрации, подписанная начальником департамента, после ее согласования с постоянно действующей экспертной комиссией администрации утверждается заместителем главы администрации, в сфере деятельности которого находятся вопросы делопроизводства, не позднее конца текущего года и вводится в действие с 1 января следующего года.

Подразделения с правом юридического лица разрабатывают номенклатуру дел подразделения, согласовывают с департаментом, экспертной комиссией подразделения и ЭПК муниципального архива и утверждают самостоятельно.

5.1.11. В случае изменения функций и структуры администрации номенклатура дел подлежит переработке и согласованию с ЭПК муниципального архива.

5.1.12. Номенклатура дел администрации готовится в необходимом количестве экземпляров. При этом 1-й экземпляр как документ постоянного срока хранения помещается в дело архива администрации, 2-й - используется в департаменте как рабочий экземпляр, 3-й - передается в муниципальный архив, с которым согласовывалась номенклатура дел. Рабочий экземпляр номенклатуры дел может вестись в департаменте в электронном виде.

5.1.13. Названиями разделов сводной номенклатуры дел являются названия подразделений, предусмотренные утвержденной структурой администрации.

5.1.14. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые направления деятельности подразделений в соответствии с положениями о них.

5.1.15. Номенклатура дел оформляется в виде таблицы, состоящей из следующих граф:

5.1.15.1. В графе 1 "Индекс дела" номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в администрации цифрового обозначения подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 27-05, где 27 - обозначение подразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

Заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются переходящими и вносятся в номенклатуру дел следующего года под тем же индексом.

5.1.15.2. В графу 2 "Заголовок дела" номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:

название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (распоряжения, приказы);

название организации или ее подразделения (автора документа);

краткое содержание документов дела;

даты (период), к которым относятся документы дела;

указание на наличие копий документов в деле.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.

В начале располагаются заголовки дел, содержащих законодательные и правовые акты органов власти Российской Федерации, органов власти Кировской области, затем - правовые акты органов местного самоуправления, далее - заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы, переписку и т.д.

Заголовки дел, заведенных по географическому и корреспондентскому признакам, вносятся в номенклатуру дел по алфавиту.

Заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка"), а также вводных слов и сложных оборотов.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.).

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

Например: "Переписка с территориальными управлениями администрации города по вопросам развития местного самоуправления" (переписка с однородными корреспондентами); "Переписка по проектированию и строительству газопроводов в городе Кирове" (переписка по конкретному вопросу); "Переписка с филиалом "Кировэнерго" публичного акционерного общества "Межрегиональная распределительная сетевая компания Центра и Приволжья" по вопросам обеспечения города Кирова электрической энергией" (переписка с конкретным корреспондентом).

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты).

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

5.1.15.3. Графа 3 "Количество дел" номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

5.1.15.4. В графе 4 "Срок хранения дела и номера статей по перечню" указываются срок хранения дела, номера статей по Перечню типовых управленческих документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденному приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 N 558, либо по Перечню типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденному приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.07.2007 N 1182, либо по ведомственным перечням или указывается согласованный с ЭПК муниципального архива срок хранения.

5.1.15.5. В графе 5 "Примечание" проставляются отметки о начале дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, и др.

5.1.16. Если в течение года в администрации организуются новые документированные участки работы и возникают новые дела, они по согласованию с постоянно действующей экспертной комиссией администрации дополнительно включаются в номенклатуру дел. Вновь заводимым делам присваиваются резервные или очередные порядковые номера.

5.1.17. Номенклатура дел ведется в течение всего делопроизводственного года. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов, частей).

5.2. Формирование дел и их текущее хранение

5.2.1. Дела формируются в соответствии с номенклатурой дел, а также с соблюдением принципов систематизации документов и их распределения (группировки) на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе на дела по личному составу, и на дела временного (до 10 лет включительно) хранения.

5.2.2. Законченные делопроизводством документы сдаются исполнителями в 10-дневный срок работнику, ответственному за ведение делопроизводства в подразделении, который формирует их в дела постоянного и временного хранения в соответствии с требованиями Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ), Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных фондов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 N 526, в соответствии с утвержденной номенклатурой дел и настоящей Инструкцией.

5.2.3. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:

раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения;

помещать в дело исполненные документы, соответствующие по своему содержанию заголовку дела по номенклатуре;

помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;

помещать приложения вместе с основными документами;

группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел, а также личных дел, которые формируются в течение всего периода работы каждого сотрудника;

включать в дело по одному экземпляру каждого документа;

помещать в дело документ, правильно и полностью оформленный (документ должен иметь дату, подпись и другие реквизиты);

не помещать в дело документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры и черновики;

по объему дело не должно превышать 250 листов при толщине не более 4 см (толщина дел со сроками хранения до 10 лет включительно не должна превышать 10 см). При превышении данного объема заводится второй том (часть). При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе (части) с добавлением обозначений: "Т. 1", "Т. 2", "Ч. 1", "Ч. 2" и т.д.

5.2.4. Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

5.2.5. При группировке отдельных видов документов необходимо соблюдать следующие общие правила:

распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями;

уставы, положения, инструкции и т.п., утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами;

приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу;

приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения;

документы в личных делах располагаются по мере их поступления;

документы коллегий группируются в два дела: протоколы и решения коллегии; документы к заседаниям коллегии. Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам;

лицевые счета работников по заработной плате группируются в самостоятельные дела и располагаются в них строго в алфавитном порядке по фамилиям, именам и отчествам;

переписка группируется за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности (документ-ответ помещается за документом-запросом); при возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

5.2.6. Дела со дня их заведения до передачи в архив администрации либо в архив подразделения с правом юридического лица или на уничтожение хранятся по месту их формирования.

Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. После исполнения документов и окончания работы с ними они помещаются (подшиваются) для обеспечения физической сохранности в твердые обложки или папки-регистраторы.

В каждом подразделении выделяются сотрудники, ответственные за сохранность документов и формирование их в дела (как правило, это сотрудники, ответственные за делопроизводство). Руководители подразделений и указанные сотрудники обеспечивают сохранность документов и дел.

Запрещается делать на хранящихся в деле подписанных документах надписи, пометки, вносить исправления или изменять их редакцию.

5.2.7. Для обеспечения сохранности и учета документов и дел, доступа к ним проводится комплекс работ:

создание оптимальных технических (физических) условий хранения документов и дел;

размещение дел;

проверка наличия и состояния документов и дел;

соблюдение порядка выдачи дел.

Дела размещают в рабочих комнатах или специально отведенных для этой цели помещениях в запирающиеся шкафы, сейфы и т.п., чтобы обеспечить их сохранность и защиту от воздействия пыли и солнечного света.

5.2.8. Дела документального фонда администрации, находящиеся на текущем хранении, подлежат учету. Периодически, как правило, перед передачей в архив администрации либо в архив подразделения с правом юридического лица, проводится проверка наличия и состояния документов и дел в целях установления фактического наличия дел и соответствия их количеству, числящемуся по номенклатуре дел.

Проверка наличия проводится путем сверки статей номенклатуры дел с описанием дел на обложке, а физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния дел.

В случае утраты документов и дел проводится служебное расследование, по результатам которого лицо, виновное в утрате, несет ответственность в установленном порядке.

5.2.9. Выдача дел другим подразделениям производится с разрешения руководителя подразделения. Выдача дел сотрудникам подразделений для работы осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель, помещаемая на место выданного дела. В ней указываются подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

Дела выдаются во временное пользование сотрудникам подразделений на срок не более одного месяца и после его истечения подлежат возврату.

Иным органам местного самоуправления и организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения главы администрации или заместителя главы администрации, в сфере деятельности которого находятся вопросы делопроизводства, по актам.

Если отдельные документы, уже включенные в дело, находящееся на текущем хранении в подразделении, временно требуются сотруднику, они могут быть выданы из дела ответственным за формирование и хранение дел, а на их место вкладывается лист-заместитель с указанием, когда, кому и на какой срок выдан документ.

Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения главы администрации с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

5.2.10. В вопросах формирования дел в подразделениях департамент и муниципальный архив оказывают методическую помощь.

5.3. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение

5.3.1. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение и на уничтожение предусматривает:

экспертизу ценности документов;

оформление дел;

составление описей дел по результатам экспертизы их ценности;

составление актов на уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения.

5.3.2. Экспертиза ценности документов производится с целью отбора документов на постоянное хранение, выявления документов, не подлежащих дальнейшему хранению.

Экспертизе ценности подлежат все документы независимо от видов носителей и способов записи.

5.3.3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в администрации создается постоянно действующая экспертная комиссия и, при необходимости, экспертные комиссии в подразделениях, действующие на основании положений, утверждаемых соответственно заместителем главы администрации, в сфере деятельности которого находятся вопросы делопроизводства, или руководителем подразделения.

5.3.4. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в подразделениях администрации работниками, ответственными за ведение делопроизводства, совместно с экспертной комиссией под методическим руководством соответствующего архива (архива администрации или архива подразделения с правом юридического лица).

При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного хранения и документов по личному составу для передачи в соответствующий архив; отбор дел с временными сроками хранения и с отметкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в подразделениях, а также выделение к уничтожению документов и дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

При этом одновременно проверяются качество и полнота действующей сводной номенклатуры дел, правильность определения сроков хранения дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел, соблюдение установленного порядка оформления документов и формирования дел.

Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании законодательных и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел администрации и номенклатур дел подразделений с правом юридического лица.

5.3.5. По завершении делопроизводственного года и по результатам экспертизы ценности документов дела администрации подлежат оформлению.

5.3.6. В дела подшиваются только исполненные и правильно оформленные документы. При приеме исполненных документов для подшивки в дела проверяется правильность их оформления: наличие подписей, отметок об исполнении, дат, номеров, заверительных надписей, фамилий исполнителей и т.д. Оформление дел проводится работниками, ответственными за делопроизводство в подразделениях администрации, при методической помощи и под контролем соответствующего архива.

5.3.7. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

Полному оформлению подлежат дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе дела по личному составу, дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению.

Полное оформление дела предусматривает: подшивку или переплет дела; нумерацию листов в деле и составление листа-заверителя дела (приложение N 28); составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (приложение N 29); оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (приложение N 30); внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается дела хранить в папках-скоросшивателях, мягких обложках, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять. Реквизиты обложки дела заполняются по упрощенной схеме (без проставления архивного шифра, количества листов в деле).

5.3.8. Документы в делах постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу подшиваются на четыре прокола прочными нитками в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. Текст не должен подходить к линии подшивки (переплета) ближе 2 см, а листы не должны выступать за края обложки. В случаях, когда текст на документе расположен близко к краю листа, к такому листу подклеивается полоска бумаги, за которую документ подшивается (переплетается) в дело.

Указания по исполнению документа руководства, визы, составленные на отдельных листах, размещаются перед документом, к которому они относятся, и в таком порядке подшиваются в дело.

При подготовке дел к подшивке (переплету) проверяется правильность их формирования, оформления, металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

В конце каждого дела подшивается чистый бланк листа-заверителя, в начале дела чистый лист и при необходимости (для учета особо ценных документов) - бланк внутренней описи документов дела.

5.3.9. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.

Дела постоянного хранения, состоящие из документов особой научно-исторической, художественной и иной ценности или неформатных документов (карты, схемы, планы, чертежи, фотоснимки и другие документы большого формата), в целях их сохранности и удобства пользования не подшиваются в дела, а хранятся сложенными в закрытых твердых папках с тремя клапанами и с завязками или в картонных футлярах (коробках) в качестве приложений к делам. На каждую папку (коробку) составляется внутренняя опись находящихся в ней документов.

Если в дело в ходе его формирования были подшиты документы с различными сроками хранения, то дело расшивается и формируются новые дела исходя из сроков хранения документов. При этом документы с истекшими сроками хранения уничтожаются по актам в установленном порядке.

5.3.10. Обложки дел с документами, исполненными на стандартных листах, должны иметь размеры 229 x 324 мм. Обложки дел с документами, изготовленными на нестандартных листах, могут иметь размеры, соответствующие размерам подшитых в них листов.

Обложки дел с документами, имеющими длительные (25 и более лет) сроки хранения, должны быть изготовлены из твердого картона.

Для предохранения документов от механической порчи на первом и последнем листах дела, тома перед прошивкой наклеиваются полоски тонкого картона, через которые и пропускается шнур.

При оформлении дел применять канцелярский (силикатный) клей, мучной и крахмальный клейстеры не следует.

5.3.11. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме чистых, листа-заверителя и внутренней описи, нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами валовой нумерацией. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз в возрастающем порядке номеров, начиная с первого. Цифры проставляются в правом верхнем углу листа, не задевая текста документов. Применять чернила и цветные карандаши для нумерации листов запрещается. Листы внутренней описи нумеруются отдельно.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно, начиная с первого. Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельные тома и также нумеруются отдельно.

Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке или сохраняют собственную нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов в деле.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Сложенный лист большого формата (формата А3, А2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; а лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и др.) нумеруется как один лист; в нижней части или на обороте такого листа делается опись наклеенных на него документов. Во внутренней описи и в заверительной надписи в конце дела о таких листах делается оговорка. Например: "На листе 6 наклеено 5 фотографий согласно описи на обороте листа".

Карты и схемы, склеенные из нескольких листов, нумеруются как один лист. На таких листах на обороте или свободном от текста месте указывается количество листов в склейке. Во внутренней описи и в заверительной надписи в конце дела о таких листах делается оговорка. Например: "Лист 7 - карта-склейка из 10 листов".

Если к документу (листу) подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки, справки и др.), то каждый документ нумеруется отдельно очередным порядковым номером.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: вначале конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. Наиболее ценные в историческом и художественном отношении документы (чертежи, рукописи, графики и т.д.) не подшиваются, а вкладываются в конверты.

Если в нумерации листов допущено много ошибок, все дело нумеруется заново. При этом старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой и рядом ставится новый номер листа. В конце дела составляется новая заверительная надпись, при этом старая заверительная надпись зачеркивается, но сохраняется в деле; вносятся также исправления во внутреннюю опись, или опись составляется заново.

При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке их к сдаче в архив допускается по согласованию с ним употребление литерных (с буквенными дополнениями) номеров листов.

5.3.12. После завершения нумерации листов для учета их количества в деле и фиксации особенностей их нумерации составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. В ней цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, отмечаются особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и др.) и физического состояния документов (помарки, неразборчивый текст, порванные листы и др.).

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.

5.3.13. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела, дела с документами ограниченного доступа и др.), составляется внутренняя опись документов дела.

Внутренняя опись документов дела составляется также на объемные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов, с целью учета и более быстрого нахождения документов в деле. Во внутреннюю опись помимо документов, подшитых в дело, должны быть внесены и все приложения, относящиеся к нему.

Листы внутренней описи подшиваются в начале дела. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.

Внутренняя опись документов дела составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи документов дела составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов, приложений к делу и количество листов внутренней описи.

При изменении состава документов дела (изъятии, включении документов, замене их копиями и др.) эти изменения отражаются во внутренней описи в графе "Примечание" со ссылками на соответствующие акты, и при необходимости составляется новая итоговая запись.

Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи и при необходимости скрепляется печатью.

5.3.14. Обложка (титульный лист) дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. Надписи на обложках дел (томов) следует выполнять чернилами, разборчиво, без сокращений. Если на обложку наклеивается титульный лист, изготовленный типографским способом, то надписи на нем можно печатать. Титульный лист рекомендуется наклеивать с накладкой клея на всю поверхность листа с тем, чтобы под ним не образовывалось пустот.

На обложке дела указываются реквизиты: наименование организации (администрация города Кирова) и подразделения; индекс дела; номер тома (части); заголовок дела (тома, части); крайние даты дела (тома, части); количество листов в деле (томе, части); срок хранения дела; архивный шифр дела.

На обложке дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного или муниципального архива, в который дела организации будут приняты, обозначения кодов государственного или муниципального архива и организации.

Наименование организации и подразделения указывается полностью в именительном падеже.

При изменении наименования подразделения в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другое подразделение на обложке дела указывается новое наименование этого подразделения или подразделения-правопреемника, а прежнее наименование подразделения заключается в скобки.

Индекс дела - проставляется цифровое обозначение дела в соответствии с номенклатурой дел.

Заголовок (наименование) дела переносится из номенклатуры дел, согласованной с ЭПК муниципального архива (в необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения: номера приказов, протоколов и др.).

На обложке дела указывается дата дела - год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве.

Если в дело включены документы (например, приложения), дата которых не совпадает с датой дела, то под датой с новой строчки делается об этом запись: "В деле имеются документы за... год(ы)".

Датой для дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом число (двумя цифрами) и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словом.

Даты дела могут не указываться на обложке дел, содержащих, например, годовые планы и отчеты, так как они отражаются в заголовках дел.

Для дел, сформированных из документов по номинальному признаку, то есть по видам документов (приказы, распоряжения, акты и т.п.), датой начала дела является дата подписания или утверждения самого раннего документа, а датой окончания - дата подписания (утверждения) самого позднего документа.

Датой дела, содержащего протоколы заседаний, является дата утверждения (если они утверждаются) или составления первого и последнего протокола.

Крайними датами личного дела являются даты подписания приказов (распоряжений) о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено. В случае смерти лица, на которое заведено дело, конечной датой является дата документа, извещающего о его кончине, или запись об этом сотрудника кадровой службы.

Для дел, содержащих переписку, датой начала дела является дата поступления первого входящего или дата первого исходящего документа, а датой окончания - дата самого позднего входящего или исходящего документа независимо от места нахождения их в деле.

Количество пронумерованных в деле листов проставляется на основании листа-заверителя дела.

Реквизит "Срок хранения дела" переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел. На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно".

5.3.15. По результатам экспертизы ценности документов и после оформления дел в каждом подразделении под методическим руководством соответствующего архива ежегодно составляются описи дел постоянного, временного хранения и дел по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.

До проведения экспертизы ценности уничтожение документов запрещается.

5.3.16. В подразделениях администрации при подготовке дел к передаче в архив работниками, ответственными за ведение делопроизводства, ежегодно составляются по установленной форме описи всех законченных делопроизводством дел (приложение N 31) отдельно постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедших экспертизу ценности и оформленных в соответствии с требованиями настоящей Инструкции. На дела временного (до 10 лет включительно) хранения описи не составляются.

5.3.17. Описи дел подразделений без права юридического лица составляются по установленной форме в двух экземплярах, один экземпляр передается вместе с делами в департамент для составления сводной описи дел, а второй остается в подразделении.

В случае отсутствия дел, предусмотренных номенклатурой дел, составляется справка за подписью руководителя подразделения с указанием причины отсутствия дел. Справка передается вместе с описью дел подразделения без права юридического лица в департамент.

5.3.18. Описи дел, подготовленные подразделениями без права юридического лица, служат основой для подготовки сводной описи дел администрации, по которой дела принимаются на хранение в архив администрации для дальнейшей передачи в муниципальный архив.

Описи дел подразделения с правом юридического лица составляются самостоятельно. По этим описям дела передаются в архив подразделения с правом юридического лица.

В описях дел указывается полное действительное (без сокращений) наименование подразделения, которое вело дела и закончило их делопроизводством. В случаях, когда подразделение в течение периода, за который вносятся дела в опись, было переименовано (преобразовано), под прежним наименованием пишется его новое наименование.

Описательная статья описи дел подразделения имеет следующие элементы:

порядковый номер дела (тома, части) по описи;

индекс дела (тома, части);

заголовок дела (тома, части);

дата дела (тома, части);

количество листов в деле (томе, части);

срок хранения дела.

Перед внесением заголовков дел в описи проверяется качество формирования и оформления дел. В случае обнаружения нарушений установленных правил формирования и оформления дел они устраняются.

При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;

каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть), в том числе сформированное в отдельный том приложение к делу, вносится в опись под самостоятельным номером);

порядок нумерации дел в описи - валовый;

графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "То же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);

многотомные дела в опись вносятся по порядку номеров томов. В этом случае в описи пишется наименование только первого тома, а наименования всех остальных томов, если они помещены на одной странице, обозначаются словами "То же". Если же наименование многотомного дела переходит на следующий лист, то необходимо заголовок дела повторить полностью.

В описи между наименованиями (заголовками) дел оставляется интервал не менее 1 см.

Графа описи "Примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим подразделениям со ссылкой на соответствующий акт, о наличии копий и т.п.

В конце описи вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные и пропущенные номера).

Опись дел подразделения без права юридического лица подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с начальником департамента и утверждается руководителем подразделения. При наличии в подразделении экспертной комиссии опись дел до ее утверждения должна быть согласована с экспертной комиссией.

Опись дел подразделения без права юридического лица составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в департамент, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в подразделении. При наличии в подразделении экспертной комиссии опись дел составляется в трех экземплярах, так как один экземпляр описи передается в экспертную комиссию для рассмотрения и согласования.

5.3.19. Документы администрации являются муниципальной собственностью и подлежат передаче на постоянное хранение в муниципальный архив как часть Архивного фонда Российской Федерации в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом.

5.4. Уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения

5.4.1. Результаты отбора документов к уничтожению, сроки хранения которых истекли, за соответствующий период времени оформляются актом о выделении документов к уничтожению (приложение N 32).

5.4.2. Дела включаются в акт, если установленный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт (например, законченные в 2010 году дела с 3-летним сроком хранения могут быть включены в акт, составленный не ранее 1 января 2014 г.).

5.4.3. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, как правило, составляется на дела всей администрации (при этом дела каждого подразделения составляют самостоятельную группу заголовков, а заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, могут быть внесены в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе).

5.4.4. Отбор документов к уничтожению и составление акта о выделении документов к уничтожению производятся после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период.

5.4.5. Согласованные экспертной комиссией администрации акты утверждаются заместителем главы администрации, в сфере деятельности которого находятся вопросы делопроизводства.

5.4.6. После утверждения заместителем главы администрации, в сфере деятельности которого находятся вопросы делопроизводства, актов о выделении документов к уничтожению дела передаются на переработку (утилизацию) по приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры (после уничтожения дел в номенклатуре дел администрации проставляется отметка "Уничтожено. См. акт от... N..." с указанием должности, фамилии, подписи лица, ответственного за передачу дел на уничтожение, и даты).

5.4.7. Порядок согласования и утверждения актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, в подразделениях с правом юридического лица устанавливается самостоятельно.

5.5. Передача дел на архивное хранение

5.5.1. В архив администрации передаются дела постоянного хранения и дела по личному составу.

5.5.2. Передача документов в архив администрации производится по утвержденным описям дел.

Дела передаются в архив администрации не ранее чем через год и не позднее чем через 3 года после года, в котором документы были помещены в дело на хранение.

5.5.3. Дела временного хранения передаче в архив администрации, как правило, не подлежат (они хранятся в подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке).

5.5.4. Прием дел производится работником архива администрации с проставлением в двух экземплярах описи дел отметок о наличии каждого дела (в конце каждого экземпляра описи указываются количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи работника архива администрации и лица, передавшего дела).

Дела в архив администрации доставляются сотрудниками подразделений.

В случае обнаружения работником архива администрации нарушения установленных правил формирования и оформления дел они должны быть устранены в 10-дневный срок работниками подразделения, сформировавшего дела.

Ответственность за своевременную передачу дел в архив и качественное составление описей дел подразделений несут работники, ответственные за ведение делопроизводства, и руководители этих подразделений.

5.5.5. На сданные в архив администрации дела сотрудники архива администрации в установленном порядке составляют сводную годовую опись дел постоянного хранения и по личному составу через 3 года после завершения дел в делопроизводстве.

5.5.6. При ликвидации подразделения лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив администрации независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.

5.5.7. Передача дел на архивное хранение в архивы подразделений с правом юридического лица аналогична передаче дел в архив администрации.

5.6. Использование архивных документов

5.6.1. Основными формами использования документов архива администрации являются: информационное обеспечение работников администрации; исполнение запросов пользователей архивными документами, в том числе запросов граждан социально-правового характера; выдача документов и дел во временное пользование; предоставление копий архивных документов по запросам пользователей архивными документами, в том числе в форме электронных документов.

5.6.2. Запросы пользователей архивными документами, поступающие в архив администрации, подразделяются на тематические и социально-правовые.

Запрос пользователя архивными документами должен содержать следующую информацию:

наименование юридического лица - автора запроса (для граждан - фамилию, имя, отчество, при наличии последнего);

почтовый и/или электронный адрес, по которому должен быть дан ответ;

сведения, интересующие пользователя, и хронологические рамки запрашиваемой информации;

форму получения пользователем информации (информационное письмо, архивная справка, архивная выписка, архивная копия, тематический перечень, тематический обзор документов);

личную подпись автора запроса (гражданина или должностного лица);

дату.

5.6.3. Архивная справка (приложение N 33) подписывается заместителем главы администрации, в сфере деятельности которого находятся вопросы делопроизводства, и заверяется гербовой печатью. Экземпляр архивной справки без печати, завизированный сотрудниками архива администрации, остается в деле.

Архивная выписка оформляется на бланке администрации с обозначением названия вида документа: "АРХИВНАЯ ВЫПИСКА", подписывается заместителем главы администрации, в сфере деятельности которого находятся вопросы делопроизводства, и заверяется гербовой печатью. Экземпляр архивной выписки без печати, завизированный сотрудниками архива администрации, остается в деле.

На архивных копиях, включая архивные копии на бумажном носителе электронных документов, архивные шифры проставляются на обороте каждого листа архивной копии, а отметка о заверении копии и печать - на обороте последнего листа копии.

Все листы архивной справки, архивной выписки или архивной копии должны быть скреплены, пронумерованы и на месте скрепления заверены архивом.

По запросу пользователей архивные справки, архивные выписки и электронные копии архивных документов могут выдаваться в электронной форме и пересылаться по информационно-коммуникационным сетям. Электронные архивные справки, электронные архивные выписки и электронные копии архивных документов подписываются электронной подписью заместителя главы администрации, в сфере деятельности которого находятся вопросы делопроизводства, или иного уполномоченного им должностного лица.

5.6.4. Подготовленные архивом администрации ответы на запросы (архивные справки, архивные выписки и архивные копии) направляются заявителям с сопроводительным письмом по почте или выдаются: заявителю - при предъявлении документа, удостоверяющего личность, его представителям - при предъявлении документа, удостоверяющего личность, и доверенности, оформленной в установленном порядке.

5.6.5. Дела, находящиеся в архиве администрации, по запросам подразделений предоставляются сотрудникам для работы в помещении архива или во временное (не более месяца) пользование вне этого помещения под подпись в журнале выдачи документов.

Работники подразделений несут ответственность за сохранность, правильное использование полученных архивных документов и содержащейся в них информации. Изъятие документов из архивных дел запрещается.

В исключительных случаях изъятие документов проводится с разрешения главы администрации или заместителя главы администрации, в сфере деятельности которого находятся вопросы делопроизводства, с оставлением в деле заверенной копии документа. Акты и другие документы, на основании которых произведено изъятие архивных документов, включаются в дело фонда.

6. Особенности работы с электронными документами

6.1. Порядок создания, получения, обработки, хранения и использования электронных документов

6.1.1. Прием электронных документов из органов власти и организаций и отправка электронных документов в условиях применения системы электронного документооборота администрации осуществляются службой делопроизводства.

6.1.2. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота администрации. Документы, создаваемые в администрации и поступающие в администрацию на бумажном носителе, включаются в систему электронного документооборота после создания электронных копий документов. Включение электронной копии документа в систему электронного документооборота возможно после его сравнения с подлинником документа.

6.1.3. Составление, оформление и согласование проектов электронных документов осуществляются по общим правилам делопроизводства, установленным в отношении аналогичных документов на бумажном носителе. Электронный документ должен иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением печати.

6.1.4. Для подтверждения подлинности электронных документов в администрации используются электронные подписи.

Используемые средства электронной подписи должны быть сертифицированы в установленном порядке.

При получении электронных документов от органов власти или организаций сотрудники департамента и ответственные за ведение делопроизводства в подразделениях осуществляют проверку подлинности электронной подписи.

6.1.5. При рассмотрении и согласовании электронных документов, а также при подписании внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных записок, справок, сводок и др.), создаваемых в электронном виде, в системе электронного документооборота администрации могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная подпись не используется. Такие правила могут быть установлены при условии, что программные средства, используемые в администрации, позволяют однозначно идентифицировать лицо, подписавшее или завизировавшее документ.

6.1.6. Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в системе электронного документооборота администрации. Электронный документ, имеющий приложения, регистрируется как один документ.

6.1.7. После отправки электронного документа, заверенного электронной подписью уполномоченного должностного лица, досылки адресату его копии на бумажном носителе, как правило, не требуется.

6.1.8. Исполненные электронные документы систематизируются в дела в соответствии с номенклатурой дел администрации. При составлении номенклатуры дел в заголовок дела включается указание "Электронные документы", например: "Переписка об административно-хозяйственном обслуживании. Электронные документы".

6.1.9. Сроки хранения электронных документов соответствуют срокам хранения документов, установленным законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, типовыми или ведомственными перечнями для аналогичных документов на бумажном носителе.

6.1.10. Место хранения электронных документов до их передачи в архив, вид носителей, на которых они хранятся, а также форматы их постоянного и длительного сроков хранения определяются с учетом функционирующих в администрации программно-технических средств, нормативных и методических документов специально уполномоченного Правительством Российской Федерации федерального органа исполнительной власти в области архивного дела.

6.1.11. Экспертиза ценности электронных документов осуществляется в общем порядке, установленном в отношении документов на бумажном носителе. После истечения срока, установленного для хранения электронных дел (электронных документов), на основании акта о выделении их к уничтожению, утверждаемого заместителем главы администрации, в сфере деятельности которого находятся вопросы делопроизводства, указанные электронные дела (электронные документы) подлежат уничтожению.

6.1.12. Передача электронных документов в архив администрации производится на основании описей электронных дел, документов подразделений по информационно-телекоммуникационной сети (при наличии в архиве администрации информационной системы) или на физически обособленных материальных носителях в двух идентичных экземплярах.

6.2. Перечень обязательных сведений о документах, используемых в целях учета и поиска документов

6.2.1. В целях учета и поиска документов в системе электронного документооборота администрации в соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти используются обязательные сведения о документе, включаемые в РКК. К таким сведениям относятся:

6.2.1.1. Адресант (автор).

6.2.1.2. Адресат.

6.2.1.3. Должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ.

6.2.1.4. Наименование вида документа.

6.2.1.5. Дата документа.

6.2.1.6. Регистрационный номер документа.

6.2.1.7. Дата поступления документа.

6.2.1.8. Входящий регистрационный номер документа.

6.2.1.9. Сведения о связанных документах (наименование вида документа, дата, регистрационный номер, тип связи).

6.2.1.10. Заголовок к тексту (краткое содержание документа).

6.2.1.11. Индекс дела по номенклатуре дел.

6.2.1.12. Сведения о переадресации документа.

6.2.1.13. Количество листов основного документа.

6.2.1.14. Отметка о приложении (количество приложений, общее количество листов приложений).

6.2.1.15. Указания по исполнению документа (исполнитель, поручение, дата исполнения).

6.2.1.16. Отметка о контроле.

6.2.1.17. Гриф ограничения доступа к документу.

6.2.1.18. Сведения об электронной подписи.

6.2.1.19. Проверка электронной подписи.

6.2.1.20. Подразделение - ответственный исполнитель документа.

6.2.1.21. Файлы электронного документа (количество файлов, имена файлов).

6.2.2. В состав дополнительных сведений об электронном документе могут быть включены сведения: наименование автора документа (если автор не совпадает с адресантом (отправителем) электронного документа), отметка о переносе срока исполнения документа, срок хранения документа, наименования приложений к электронному документу и др.

7. Особенности работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения

7.1. Составление, оформление, учет, регистрация, отправка, хранение и использование документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляются с учетом особенностей, изложенных в настоящем разделе Инструкции и Инструкции по учету, обращению и хранению документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, в администрации города Кирова, утвержденной распоряжением администрации.

Требования настоящего раздела не распространяются на порядок обращения с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

7.2. К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью.

На документах, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, проставляется гриф ограничения доступа к документу (далее - гриф "Для служебного пользования").

Необходимость проставления на документе грифа "Для служебного пользования" определяется руководителем подразделения, подготовившего его, либо должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.

7.3. Руководители подразделений и лица, ответственные за делопроизводство в подразделении, несут ответственность за обеспечение правильного ведения учета, оформления, хранения, размножения и использования документов с грифом "Для служебного пользования".

7.4. Сотрудникам подразделений (исполнителям), допущенным к работе с документами с грифом "Для служебного пользования", запрещается сообщать устно или письменно кому бы то ни было содержащиеся в них сведения без санкции должностного лица, подготовившего или подписавшего (утвердившего) их.

7.5. Документы, дела или издания с грифом "Для служебного пользования" должны храниться в запираемых и опечатываемых сейфах или металлических шкафах.

7.6. Прием, регистрация, учет и хранение документов главы администрации и его заместителей с грифом "Для служебного пользования" осуществляются департаментом.

7.7. Поступающая в администрацию корреспонденция с грифом "Для служебного пользования" принимается и вскрывается работником департамента, проверяется количество листов и экземпляров документов и изданий, а также наличие указанных в сопроводительном письме приложений.

В случае отсутствия в конверте (пакете) документов с грифом "Для служебного пользования" или приложений к ним составляется акт в двух экземплярах, один из которых высылается отправителю.

7.8. При регистрации документов с грифом "Для служебного пользования" к регистрационному номеру добавляются буквы "дсп", например, 10-19-12дсп. Документы с грифом "Для служебного пользования" учитываются по количеству листов, а издания (книги, брошюры, журналы) - поэкземплярно.

На первых листах приложений к входящему номеру ставится штамп "К вх. N...".

На сброшюрованных материалах входящие номера проставляются на титульном листе.

7.9. Передача документов с грифом "Для служебного пользования" работникам администрации производится под подпись в соответствующих журналах учета документов "Для служебного пользования".

7.10. Печатание документов с грифом "Для служебного пользования" производится в строго ограниченном количестве.

На каждом отпечатанном экземпляре документа в правом верхнем углу первого листа документа на границе верхнего поля проставляются через 1 межстрочный интервал ограничительная надпись "Для служебного пользования" (без кавычек) и номер экземпляра документа, например:

Для служебного пользования

Экз. N 2

Первый экземпляр документа направляется адресату, последний экземпляр подшивается в дело.

При печатании до 5 экземпляров документа на обороте последнего листа каждого экземпляра отпечатанного документа в левом нижнем углу указываются количество отпечатанных экземпляров, указатель рассылки, фамилия, инициалы исполнителя, его рабочий телефон, фамилия, инициалы печатавшего и дата печатания документа.

Например:

Отпечатано 2 экз.

1 экз. - УМВД России по Кировской области

2 экз. - в дело

Исполнил: Петров П.П.

(8332) 64-00-00

Отпечатала: Симонова С.С.

25.09.2018

При печатании более 5 экземпляров документа указанные реквизиты проставляются на экземпляре документа, остающемся в деле.

Например:

Отпечатано 50 экз.

1 - 49 экз. - согласно указателю

рассылки (прилагается)

50 экз. - в дело

Исполнил: Петров П.П.

(8332) 64-00-00

Отпечатала: Симонова С.С.

25.09.2018

На документ, предназначенный для направления в пять и более адресов, исполнителем составляется список рассылки (с точным названием организаций-адресатов), в котором около каждого адресата проставляется номер отправляемого экземпляра. Список рассылки подписывается руководителем подразделения, которое готовило документ, или должностным лицом, подписавшим документ. На каждом экземпляре документа указывается только один адрес. На отправляемых экземплярах проставляются фамилия, инициалы исполнителя и рабочий телефон:

Исполнил: Петров П.П.

(8332) 64-00-00

Подписанные главой администрации и его заместителями исходящие документы с грифом "Для служебного пользования" подлежат регистрации в департаменте, при этом к регистрационному номеру добавляется буквы "дсп", например, 121-10-19дсп.

7.11. Отправка документов с грифом "Для служебного пользования" в сторонние организации производится заказными (с уведомлением о вручении) почтовыми отправлениями департаментом.

При отправке документа с грифом "Для служебного пользования" с сопроводительным письмом после слова "Приложение" в письме указываются наименование каждого приложения, номер экземпляра с отметкой "Для служебного пользования" и количество листов.

7.12. Документы с грифом "Для служебного пользования" группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел несекретного делопроизводства.

7.13. Проведение экспертизы ценности документов и дел с грифом "Для служебного пользования", рассмотрение и утверждение ее результатов производятся в соответствии с требованиями и порядком, установленными для несекретных материалов.

7.14. Ознакомление с документами с грифом "Для служебного пользования" в случае служебной необходимости, снятие с них копий и выписок осуществляется в соответствии с Инструкцией по учету, обращению и хранению документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, в администрации города Кирова, утвержденной распоряжением администрации.

7.15. Отобранные экспертной комиссией администрации к уничтожению дела и документы с грифом "Для служебного пользования", сроки хранения которых истекли, как не имеющие исторической ценности, утратившие практическое значение и не подлежащие дальнейшему хранению передаются подразделениями в департамент для уничтожения по отдельному акту. Отобранные документы измельчаются до степени, исключающей возможность прочтения текста.

7.16. После уничтожения дел и документов с грифом "Для служебного пользования" в учетных формах (журналах, карточках и др.) проставляется отметка со ссылкой на соответствующий акт, например: "Уничтожено. Акт от (дата) N... Подпись и ее расшифровка".

Акты об уничтожении дел хранятся постоянно.

7.17. При смене работников, ответственных за учет и хранение документов с грифом "Для служебного пользования", составляется в произвольной форме в двух экземплярах акт приема-передачи этих материалов, утверждаемый заместителем главы администрации, в сфере деятельности которого находятся вопросы делопроизводства. Один экземпляр акта передается в департамент.

7.18. Проверка наличия документов, дел и изданий с грифом "Для служебного пользования" проводится не реже одного раза в год комиссией, назначаемой распоряжением администрации.

Результаты проверки оформляются распоряжением администрации. О результатах проверки информируется глава администрации.

7.19. О фактах утраты документов, дел и изданий с грифом "Для служебного пользования" или разглашения содержащихся в них сведений немедленно сообщается главе администрации, которым назначается комиссия для расследования факта утраты документов или разглашения сведений. Виновные в утрате документов или разглашении сведений, содержащихся в документах с грифом "Для служебного пользования", привлекаются к ответственности в установленном порядке.

На утраченные документы, дела или издания с грифом "Для служебного пользования" составляется акт, на основании которого делаются соответствующие отметки в учетных формах. Акты на утраченные дела постоянного хранения утверждаются заместителем главы администрации, в сфере деятельности которого находятся вопросы делопроизводства, и передаются в архив администрации для включения в дело фонда.

8. Работа исполнителя с документами

8.1. Организация работы с документами в подразделениях осуществляется на основании указаний (проектов указаний) по исполнению документов (резолюций) главы администрации, его заместителей, руководителя подразделения, иных должностных лиц.

8.2. Подразделение-исполнитель получает документы в возможно короткие сроки (в день создания проекта указания по исполнению документа либо в день их рассмотрения соответствующим руководителем или на следующий рабочий день), срочные документы направляются исполнителю незамедлительно.

Документы, поступившие в подразделение с указаниями по исполнению документов руководства администрации, направляются исполнителям только после их рассмотрения руководителем подразделения.

8.3. Специалисты подразделений в процессе исполнения документа осуществляют:

сбор и обработку необходимой информации;

подготовку проекта документа и всех необходимых приложений с соблюдением правил документирования, установленных в администрации;

согласование проекта с заинтересованными должностными лицами;

доработку проекта документа по замечаниям, полученным в ходе согласования (в случае серьезной корректировки проекта документа проводится его повторное согласование);

в необходимых случаях - подготовку списка (указателя) рассылки документа;

представление проекта документа на подпись (утверждение) руководству;

определение места хранения документа (копии документа) проставлением отметки с указанием номера дела по номенклатуре дел, в которое должен быть помещен документ;

организацию отправки документа и передачу документа на хранение ответственному за делопроизводство в подразделении.

8.4. В случае отсутствия исполнителя (командировка, отпуск, болезнь), а также в случае увольнения или перехода работника на другой участок работы документ передается руководителю подразделения или по его указанию вновь назначенному сотруднику.

8.5. Исполнитель не должен разглашать содержание поступивших к нему документов и подготовленных проектов служебных документов, с ними могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению.

9. Изготовление, учет, использование и хранение печатей, штампов

9.1. Администрация в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25.12.2000 N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации" применяет печати с изображением Государственного герба Российской Федерации.

9.2. Кроме печати с изображением Государственного герба Российской Федерации, в администрации могут использоваться печати подразделений, печати для отдельных категорий документов ("Для постановлений", "Для распоряжений", "Для документов"), металлические выжимные печати для опечатывания помещений, штампы с факсимильным воспроизведением подписей главы администрации и его заместителей.

Для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении и исполнении документов, других отметок справочного характера применяются соответствующие мастичные (резиновые) штампы.

Использование штампа с факсимильным воспроизведением подписей при оформлении подлинников документов запрещается, на такой штамп печать с изображением Государственного герба Российской Федерации не ставится.

9.3. Печатью с изображением Государственного герба Российской Федерации заверяются подписи главы администрации, его заместителей, а также других должностных лиц, которым доверенностью предоставлены соответствующие полномочия.

Мастичные печати (без изображения государственной символики) используются при заверении подлинности подписи должностного лица, копий документов для удостоверения их соответствия подлинникам.

9.4. Печати и штампы изготавливаются в строго ограниченном количестве и исключительно в служебных целях.

Решение о необходимости изготовления печатей с изображением Государственного герба Российской Федерации и их количестве принимает глава администрации.

Изготовление других печатей и штампов, необходимых для обеспечения деятельности администрации и ее подразделений без права юридического лица, производится по разрешению заместителя главы администрации (по вопросам руководства аппаратом) на основании заявок руководителей подразделений без права юридического лица с эскизами печатей и штампов.

9.5. Организация изготовления печатей и штампов возлагается на муниципальное казенное учреждение "Служба хозяйственного обеспечения администрации города Кирова".

9.6. Учет имеющихся в подразделениях без права юридического лица печатей и штампов ведет отдел специальных программ в журнале учета печатей и штампов (приложение N 34) с проставлением их оттисков (листы журнала учета печатей и штампов нумеруются, прошнуровываются и заверяются печатью).

Выдача печатей и штампов работникам, персонально ответственным за их использование и хранение, осуществляется под подпись в журнале учета печатей и штампов. Передача печатей и штампов другому сотруднику также осуществляется под подпись в журнале учета печатей и штампов.

Печати и штампы должны храниться в металлических шкафах, сейфах или в запираемых ящиках.

9.7. Ответственность за законность использования и надежность хранения печатей с изображением Государственного герба Российской Федерации в администрации возлагается на главу администрации. Распоряжением администрации закрепляется персональная ответственность за законность использования и надежность хранения печатей с изображением Государственного герба Российской Федерации.

Ответственность за законность использования и надежность хранения других печатей и штампов возлагается на руководителей соответствующих подразделений.

При уходе в отпуск и в иных случаях длительного отсутствия лица, ответственного за законность использования и надежность хранения печатей и штампов, ответственность возлагается на лицо, исполняющего его обязанности. При оставлении должности лицо, ответственное за законность использования и надежность хранения печатей и штампов, обязано передать выданные ему или его подразделению печати и штампы по акту лицу, исполняющему его обязанности. Оригинал акта передается в отдел специальных программ.

9.8. Об утрате или хищении печати, штампа руководитель подразделения незамедлительно ставит в известность заместителя главы администрации (по вопросам руководства аппаратом) и заведующего отделом специальных программ. По данному факту назначается служебное расследование, о результатах которого информируется заместитель главы администрации (по вопросам руководства аппаратом).

9.9. Пришедшие в негодность и утратившие значение печати и штампы подлежат возврату в отдел специальных программ для организации их последующего уничтожения.

Отдел специальных программ проводит обследование выделенных к уничтожению печатей и штампов, по итогам которого составляется акт обследования. Заместитель главы администрации (по вопросам руководства аппаратом) принимает решение о списании печатей и штампов, уничтожение которых оформляется актом об уничтожении.

9.10. Передача печатей посторонним лицам и вынос из помещений, занимаемых администрацией, не допускаются.

9.11. Порядок хранения печатей и штампов, правильность их использования в подразделениях проверяется отделом специальных программ не реже 1 раза в год.

9.12. Порядок изготовления и учета печатей и штампов в подразделениях с правом юридического лица устанавливается ими самостоятельно.

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 1
к пункту 3.2.3 Инструкции

                                  Герб

                        АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА КИРОВА

                              ПОСТАНОВЛЕНИЕ

_______________                                              N __________

                              г. Киров обл.

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 2
к пункту 3.2.3 Инструкции

                                  Герб

                        АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА КИРОВА

                              РАСПОРЯЖЕНИЕ

_______________                                              N __________

                              г. Киров обл.

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 3
к пункту 3.2.3 Инструкции

                                  Герб

                           ПЕРВЫЙ ЗАМЕСТИТЕЛЬ

                     ГЛАВЫ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА КИРОВА

                              РАСПОРЯЖЕНИЕ

_______________                                              N __________

                              г. Киров обл.

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 4
к пункту 3.2.3 Инструкции

                                  Герб

               ЗАМЕСТИТЕЛЬ ГЛАВЫ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА КИРОВА

                              РАСПОРЯЖЕНИЕ

_______________                                              N __________

                              г. Киров обл.

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 5
к пункту 3.2.3 Инструкции

                           Герб

                                                            /-----------\

                                                            |    Код    |

                                                            |-----------|

                                              Форма по ОКУД |  0301001  |

                                                            |-----------|

                Администрация города Кирова         по ОКПО | 04030340  |

              ______________________________                \-----------/

                 наименование организации

                                                  /---------------------\

                                                  |  Номер  |   Дата    |

                                                  |документа|           |

                                                  |---------+-----------|

                                                  |         |           |

                                                  \---------------------/

                           Распоряжение

            о назначении на должность муниципальной службы

                                                            /-----------\

                                                            |   Дата    |

                                                       /----+-----------|

    Назначить на должность муниципальной службы        | с  |           |

                                                       |----+-----------|

                                                       | по |           |

                                                       \----------------/

                                                            /-----------\

                                                            | Табельный |

                                                            |   номер   |

                                                            |-----------|

                                                            |           |

___________________________________________________________ \-----------/

               фамилия, имя, отчество

в _______________________________________________________________________

            наименование отраслевого, территориального органа

_________________________________________________________________________

                 наименование структурного подразделения

_________________________________________________________________________

              должность (специальность, профессия), разряд,

                      класс (категория) квалификации

_________________________________________________________________________

                условия приема на работу, характер работы

с окладом __________________________ руб. __________________________ коп.

                     цифрами

с испытанием на срок _________________________________________ месяца(ев)

Основание:

Глава администрации города Кирова

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 6
к пункту 3.2.3 Инструкции

                                 Герб

                                                            /-----------\

                                                            |    Код    |

                                                            |-----------|

                                              Форма по ОКУД |  0301004  |

                                                            |-----------|

                Администрация города Кирова         по ОКПО | 04030340  |

              ______________________________                \-----------/

                 наименование организации

                                                  /---------------------\

                                                  |  Номер  |   Дата    |

                                                  |документа|составления|

                                                  |---------+-----------|

                                                  |         |           |

                                                  \---------------------/

                        Распоряжение

                     о переводе работника

                                                            /-----------\

                                                            |   Дата    |

                                                  /---------+-----------|

Перевести на должность муниципальной службы       |    с    |           |

                                                  |---------+-----------|

                                                  |   по    |           |

                                                  \---------------------/

                                                            /-----------\

                                                            | Табельный |

                                                            |   номер   |

                                                            |-----------|

                                                            |           |

___________________________________________________________ \-----------/

                   фамилия, имя, отчество

         |_______________________________________________________________

         |                отраслевой, территориальный орган

 Прежнее |_______________________________________________________________

  место  |                    структурное подразделение

 работы  |_______________________________________________________________

         |          должность (специальность, профессия), разряд,

         |                 класс (категория) квалификации

_________________________________________________________________________

причина перевода

         |_______________________________________________________________

         |                отраслевой, территориальный орган

         |_______________________________________________________________

  Новое  |                    структурное подразделение

  место  |_______________________________________________________________

 работы  |          должность (специальность, профессия), разряд,

         |                 класс (категория) квалификации

         | оклад  _____________ руб. _____________ коп.

         |          цифрами

Основание:

Глава администрации города Кирова

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 7
к пункту 3.2.3 Инструкции

                           Герб

                                                            /-----------\

                                                            |    Код    |

                                                            |-----------|

                                              Форма по ОКУД |  0301006  |

                                                            |-----------|

                Администрация города Кирова         по ОКПО | 04030340  |

              ______________________________                \-----------/

                 наименование организации

                                                    /-------------------\

                                                    |  Номер  |  Дата   |

                                                    |документа|         |

                                                    |---------+---------|

                                                    |         |         |

                                                    \-------------------/

                           Распоряжение

      о расторжении трудового договора с работником (увольнении)

             Расторгнуть трудовой договор от          N

                                    уволить

                                                              /---------\

                                                              |Табельный|

                                                              |  номер  |

                                                              |---------|

                                                              |         |

_____________________________________________________________ \---------/

                      фамилия, имя, отчество

_________________________________________________________________________

                 отраслевой, территориальный орган

_________________________________________________________________________

                    структурное подразделение

_________________________________________________________________________

            должность (специальность, профессия), разряд,

                  класс (категория) квалификации

_________________________________________________________________________

         основание прекращения (расторжения) трудового договора

_________________________________________________________________________

                    (увольнения), статья ТК РФ

Основание _______________________________________________________________

                    заявление работника, служебная записка,

                         медицинское заключение и т.д.

Глава администрации города Кирова

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 8
к пункту 3.2.3 Инструкции

                           Герб

                                                            /-----------\

                                                            |    Код    |

                                                            |-----------|

                                              Форма по ОКУД |  0301006  |

                                                            |-----------|

                Администрация города Кирова         по ОКПО | 04030340  |

              ______________________________                \-----------/

                 наименование организации

                                                    /-------------------\

                                                    |  Номер  |  Дата   |

                                                    |документа|         |

                                                    |---------+---------|

                                                    |         |         |

                                                    \-------------------/

                         Распоряжение

             о направлении работника в командировку

                                                        /---------------\

Направить в командировку:                               |Табельный номер|

                                                        |---------------|

                                                        |               |

_______________________________________________________ \---------------/

                 фамилия, имя, отчество

_________________________________________________________________________

                  отраслевой, территориальный орган

_________________________________________________________________________

                   структурное подразделение

_________________________________________________________________________

               должность (специальность, профессия)

_________________________________________________________________________

         место назначения (страна, город, организация)

_________________________________________________________________________

              /------------\

    сроком на |            | календарных дней

              \------------/

            с                        по

с целью _________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

                       источник финансирования

Основание _______________________________________________________________

                  служебное задание, другое основание (указать)

Глава администрации города Кирова

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 9
к пункту 3.2.3 Инструкции

                                 Герб

                                                            /-----------\

                                                            |    Код    |

                                                            |-----------|

                                              Форма по ОКУД |  0301005  |

                                                            |-----------|

                Администрация города Кирова         по ОКПО | 04030340  |

              ______________________________                \-----------/

                 наименование организации

                                                  /---------------------\

                                                  |  Номер  |   Дата    |

                                                  |документа|составления|

                                                  |---------+-----------|

                                                  |         |           |

                                                  \---------------------/

                         Распоряжение

               о предоставлении отпуска работнику

                                                              /---------\

Предоставить отпуск                                           |Табельный|

                                                              |  номер  |

                                                              |---------|

                                                              |         |

_____________________________________________________________ \---------/

                     фамилия, имя, отчество

_________________________________________________________________________

                    структурное подразделение

_________________________________________________________________________

               должность (специальность, профессия)

за период работы с _______________ по ________________

                                          /------------\

ежегодный основной оплачиваемый отпуск на |            | календарных дней

                                          \------------/

с __________________________ по __________________________

_________________________________________________________________________

                                /----\

Всего отпуск на                 |    | календарных дней

                                \----/

с __________________________ по __________________________

Возложить исполнение обязанностей

Основание:

Глава администрации города Кирова

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 10
к пункту 3.2.3 Инструкции

                                  Герб

                          ПЕРВЫЙ ЗАМЕСТИТЕЛЬ

                    ГЛАВЫ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА КИРОВА

                                 ПРИКАЗ

_______________                                              N __________

                              г. Киров обл.

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 11
к пункту 3.2.3 Инструкции

                                  Герб

               ЗАМЕСТИТЕЛЬ ГЛАВЫ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА КИРОВА

                                 ПРИКАЗ

_______________                                              N __________

                              г. Киров обл.

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 12
к пункту 3.2.3 Инструкции

                                  Герб

                                                              /---------\

                                                              |   Код   |

                                                              |---------|

                                                Форма по ОКУД | 0301001 |

                                                              |---------|

   Заместитель главы администрации города Кирова      по ОКПО |04030340 |

   _____________________________________________              \---------/

              наименование организации

                                                    /-------------------\

                                                    |  Номер  |  Дата   |

                                                    |документа|         |

                                                    |---------+---------|

                                                    |         |         |

                                                    \-------------------/

                           Приказ

         о назначении на должность муниципальной службы

                                                              /---------\

                                                              |  Дата   |

                                                         /----+---------|

Назначить на должность муниципальной службы              | с  |         |

                                                         |----+---------|

                                                         | по |         |

                                                         \--------------/

                                                              /---------\

                                                              |Табельный|

                                                              |  номер  |

_____________________________________________________________ \---------/

                 фамилия, имя, отчество

в _______________________________________________________________________

               наименование отраслевого, территориального органа

_________________________________________________________________________

                   наименование структурного подразделения

_________________________________________________________________________

               должность (специальность, профессия), разряд,

                      класс (категория) квалификации

_________________________________________________________________________

                условия приема на работу, характер работы

с окладом _______________________________________________ руб. _____ коп.

                              цифрами

с испытанием на срок _________________________________________ месяца(ев)

Основание:

Ознакомлен(а):

Заместитель главы администрации

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 13
к пункту 3.2.3 Инструкции

                                  Герб

                                                              /---------\

                                                              |   Код   |

                                                              |---------|

                                                Форма по ОКУД | 0301001 |

                                                              |---------|

   Заместитель главы администрации города Кирова      по ОКПО |04030340 |

   _____________________________________________              \---------/

              наименование организации

                                                  /---------------------\

                                                  |  Номер  |   Дата    |

                                                  |документа|составления|

                                                  |---------+-----------|

                                                  |         |           |

                                                  \---------------------/

                            Приказ

                    о переводе работника

                                                            /-----------\

                                                            |   Дата    |

                                                  /---------+-----------|

Перевести на должность муниципальной службы       |    с    |           |

                                                  |---------+-----------|

                                                  |   по    |           |

                                                  \---------------------/

                                                            /-----------\

                                                            | Табельный |

                                                            |   номер   |

                                                            |-----------|

                                                            |           |

___________________________________________________________ \-----------/

                     фамилия, имя, отчество

         |_______________________________________________________________

         |                отраслевой, территориальный орган

 Прежнее |_______________________________________________________________

  место  |                    структурное подразделение

 работы  |_______________________________________________________________

         |          должность (специальность, профессия), разряд,

         |                 класс (категория) квалификации

_________________________________________________________________________

                            причина перевода

         |_______________________________________________________________

         |                отраслевой, территориальный орган

         |_______________________________________________________________

  Новое  |                    структурное подразделение

  место  |_______________________________________________________________

 работы  |          должность (специальность, профессия), разряд,

         |                 класс (категория) квалификации

         |оклад _____________ руб. _____________ коп.

         |         цифрами

Основание:

Ознакомлен(а):

Заместитель главы администрации

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 14
к пункту 3.2.3 Инструкции

                                  Герб

                                                              /---------\

                                                              |   Код   |

                                                              |---------|

                                                Форма по ОКУД | 0301001 |

                                                              |---------|

   Заместитель главы администрации города Кирова      по ОКПО |04030340 |

   _____________________________________________              \---------/

              наименование организации

                                                  /---------------------\

                                                  |  Номер  |   Дата    |

                                                  |документа|составления|

                                                  |---------+-----------|

                                                  |         |           |

                                                  \---------------------/

                            Приказ

               о предоставлении отпуска работнику

                                                            /-----------\

Предоставить                                                | Табельный |

                                                            |   номер   |

                                                            |-----------|

                                                            |           |

___________________________________________________________ \-----------/

                   фамилия, имя, отчество

_________________________________________________________________________

                      структурное подразделение

_________________________________________________________________________

                   должность (специальность, профессия)

                                          /------------\

отпуск без сохранения заработной платы на |            | календарных дней

                                          \------------/

с __________________________ по __________________________

                                          /------------\

отпуск без сохранения заработной платы на |            | календарных дней

                                          \------------/

с __________________________ по __________________________

_________________________________________________________________________

                                 /----\

Всего отпуск на                  |    | календарных дней

                                 \----/

с __________________________ по __________________________

Возложить исполнение обязанностей

Основание:

Заместитель главы администрации

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 15
к пункту 3.2.3 Инструкции

                                 Герб

              ЗАМЕСТИТЕЛЬ ГЛАВЫ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА КИРОВА

                                                  /---------------------\

                       ПРИКАЗ                     |  Номер  |   Дата    |

о предоставлении отпуска и возложении обязанностей|документа|составления|

                                                  |---------+-----------|

                                                  |         |           |

                                                  \---------------------/

1. Предоставить отпуск:

N подпункта	Фамилия, имя, отчество	Структурное подразделение	Отпуск						Материальная помощь	Единовременная выплата к отпуску	Основание
			Вид отпуска	за период работы		Всего, календарные дни	дата
		Должность (специальность, профессия)		с	по		начала	окончания
	1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11
1.1.			Всего отпуск
			основной отпуск
1.2.			Всего отпуск
			основной отпуск

2. Возложить исполнение обязанностей на период отпуска:

N подпункта	Фамилия, имя, отчество	Структурное подразделение	Фамилия, имя, отчество сотрудника, исполняющего обязанности	Структурное подразделение сотрудника, исполняющего обязанности	Дата		Доплата в % от должностного оклада замещаемого работника	Основание
		Должность отсутствующего сотрудника		Должность сотрудника, исполняющего обязанности	с	по
	1	2	3	4	5	6	7	8
2.1.
2.2.

Заместитель главы администрации

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 16
к пункту 3.2.3 Инструкции

                                  Герб

              НАЧАЛЬНИК ДЕПАРТАМЕНТА ОРГАНИЗАЦИОННОЙ РАБОТЫ

             И ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА КИРОВА

                                 ПРИКАЗ

_______________                                              N __________

                              г. Киров обл.

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 17
к пункту 3.2.3 Инструкции

                                   Герб

                       АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА КИРОВА

                                 ПРОТОКОЛ

_______________                                              N __________

                              г. Киров обл.

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 18
к пункту 3.2.3 Инструкции

                     Герб

          АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА КИРОВА

Воровского ул., д. 39, г. Киров обл., 610000

  телефон/факс: (8332) 64-89-40, 67-69-91

           inbox@admkirov.ru

            www.admkirov.ru

____________________ N _____________________

На N _______________ от ____________________

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 19
к пункту 3.2.3 Инструкции

                  Герб

        Администрация города Кирова

              ДЕПАРТАМЕНТ

         ОРГАНИЗАЦИОННОЙ РАБОТЫ

           И ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

Воровского ул., д. 39, г. Киров обл., 610000

  телефон/факс: (8332) 76-04-62, 76-03-06

           depord@admkirov.ru

             www.admkirov.ru

____________________ N _____________________

На N _______________ от ____________________

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 20
к пункту 3.2.3 Инструкции

                   Герб

        Администрация города Кирова

               ДЕПАРТАМЕНТ

          ОРГАНИЗАЦИОННОЙ РАБОТЫ

           И ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

            ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

____________________ N _____________________

На N _______________ от ____________________

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 21
к пункту 3.2.3 Инструкции

                   Герб

        Администрация города Кирова

               ДЕПАРТАМЕНТ

          ОРГАНИЗАЦИОННОЙ РАБОТЫ

           И ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

            СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

____________________ N _____________________

На N _______________ от ____________________

Приложение N 22
к подразделу 3.3 Инструкции

Правила
подготовки, оформления, согласования постановлений и распоряжений администрации города Кирова

1. Общие положения

1.1. Постановления и распоряжения администрации города Кирова, распоряжения первого заместителя главы администрации города Кирова и распоряжения заместителя главы администрации города Кирова являются правовыми актами администрации города Кирова (далее - администрация).

1.2. Глава администрации в пределах своих полномочий, а в его отсутствие должностное лицо, исполняющее обязанности главы администрации, издает постановления администрации по вопросам местного значения и вопросам, связанным с осуществлением отдельных государственных полномочий, переданных администрации федеральными законами и законами Кировской области, а также распоряжения администрации по вопросам организации работы администрации.

1.3. Первый заместитель главы администрации и заместители главы администрации издают распоряжения по вопросам, отнесенным к их компетенции.

1.4. Подготовка, оформление и согласование проектов постановлений и распоряжений (далее - правовые акты), их принятие и издание производятся в соответствии с настоящими Правилами.

2. Порядок подготовки проектов правовых актов

2.1. Основанием для подготовки проектов правовых актов являются:

2.1.1. Необходимость решения текущих задач в пределах предоставленной компетенции.

2.1.2. Поручение главы администрации и его заместителей.

2.1.3. Прямое указание в правовых актах Правительства Кировской области о необходимости принятия соответствующего акта органами местного самоуправления.

2.1.4. Принятие решения по планировке и застройке города.

2.1.5. Утверждение планов, программ по развитию города во всех сферах его жизнедеятельности.

2.1.6. Обращения (предложения) руководителей предприятий, учреждений и организаций, трудовых коллективов и отдельных граждан.

2.1.7. Поручение Кировской городской Думы о разработке и принятии администрацией конкретного правового акта.

2.1.8. Обязательства, вытекающие из договоров (контрактов), в которых участвует администрация.

2.1.9. Другие основания, предусмотренные законодательством.

2.2. Подготовка проектов правовых актов включает:

2.2.1. Определение отраслевого (функционального), территориального органа администрации или должностного лица администрации, ответственного за подготовку проекта правового акта.

2.2.2. Определение круга специалистов, привлекаемых к подготовке проекта правового акта.

2.2.3. Проработку этими лицами вопросов, составляющих основу проекта правового акта (изучение законодательных и иных нормативных правовых актов о порядке решения вопроса такого типа; изучение распорядительных документов исполнительных органов государственной власти Российской Федерации и Кировской области, Кировской городской Думы, администрации по этому вопросу во избежание противоречия и дублирования; сбор, анализ и подготовку необходимой информации).

2.2.4. Составление текста проекта правового акта в электронном виде (электронный документ проекта правового акта) и на бумажном носителе (подлинный экземпляр проекта правового акта).

2.2.5. Согласование проекта правового акта.

2.2.6. Доработку проекта правового акта с учетом поступивших в ходе его согласования замечаний и предложений.

3. Органы и лица, ответственные за подготовку проектов правовых актов

3.1. Определение отраслевого (функционального), территориального органа администрации или должностного лица администрации, ответственного за подготовку проекта правового акта, осуществляется устным или письменным поручением главы администрации, а также его заместителей. Круг специалистов, привлекаемых к разработке проекта правового акта, определяется руководителем отраслевого (функционального), территориального органа администрации или должностным лицом, ответственным за его подготовку.

Проекты распоряжений администрации о назначении на должность муниципальной службы, о переводе работника, о расторжении трудового договора с работником (увольнении), о направлении работника в командировку, о предоставлении отпуска работнику оформляются управлением муниципальной службы и кадров администрации по специальным формам (приложения N 5 - 9 к Инструкции).

3.2. Отраслевые (функциональные) и территориальные органы администрации в целях реализации возложенных на них задач по своей инициативе готовят и представляют на рассмотрение главе администрации, первому заместителю главы администрации, заместителю главы администрации проекты правовых актов.

3.3. Организации, предприятия и учреждения могут вносить предложения о необходимости принятия правового акта администрации через заместителей главы администрации, отраслевые (функциональные) и территориальные органы администрации. В этом случае подготовка и согласование проекта правового акта возлагаются на соответствующий отраслевой (функциональный) или территориальный орган администрации.

3.4. Ответственность за качество подготовки проектов правовых актов, их согласование с заинтересованными органами и организациями несут руководители отраслевых (функциональных) и территориальных органов администрации, внесшие эти проекты правовых актов.

3.5. Ответственность за соответствие проектов правовых актов действующему законодательству несет правовой департамент администрации. Проект правового акта, подготовленный отраслевым (функциональным) или территориальным органом администрации, в обязательном порядке визируется руководителем юридической службы (юрисконсультом) данного отраслевого (функционального) или территориального органа (с указанием полного наименования должности, инициалов и фамилии визирующего лица, даты визирования), который несет ответственность за соответствие проекта правового акта действующему законодательству.

4. Общие требования к оформлению проектов правовых актов

4.1. Оформление проектов правовых актов должно соответствовать требованиям Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 N 477, и положениям национального стандарта Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов", утвержденного и введенного в действие приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 08.12.2016 N 2004-ст.

4.2. Каждый напечатанный лист проекта правового акта, оформленного как на бланке установленной формы (приложения N 1, 2, 3, 4 к Инструкции), так и на листе формата А4, имеет следующие размеры полей:

левое - от 3 до 3,5 см;

правое - не менее 1 см;

верхнее - не менее 2,5 см;

нижнее - не менее 2 см.

4.3. При оформлении текста проекта правового акта на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы.

Порядковые номера страниц проставляются арабскими цифрами без знака точки посередине верхнего поля страницы на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа. Первая страница документа не нумеруется.

4.4. Проекты правовых актов имеют следующие реквизиты:

герб города Кирова;

наименование организации - автора документа (АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА КИРОВА);

наименование должности лица - автора документа (ПЕРВЫЙ ЗАМЕСТИТЕЛЬ ГЛАВЫ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА КИРОВА или ЗАМЕСТИТЕЛЬ ГЛАВЫ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА КИРОВА);

наименование вида документа (постановление или распоряжение);

дата документа;

регистрационный номер документа;

место составления (издания) документа (г. Киров обл.);

гриф ограничения доступа к документу (при необходимости);

заголовок к тексту;

текст документа;

отметка о приложении;

виза;

гриф утверждения документа;

подпись;

кем подготовлен документ;

гриф согласования документа;

указание о рассылке документа;

указание об опубликовании документа;

отметка о проведении правовой экспертизы;

отметка о проведении лингвистической экспертизы;

отметка об исполнителе;

отметка о дате создания проекта правового акта и номере проекта правового акта в системе электронного документооборота.

4.4.1. Герб города Кирова.

Изображение герба города Кирова в правовых актах помещается в центре верхнего поля над серединой строк реквизита "Наименование организации - автора документа" или "Наименование должности лица - автора документа". Вертикальный размер герба не должен превышать 20 мм.

4.4.2. Наименование организации, являющейся автором документа (АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА КИРОВА), помещается ниже герба города Кирова через 18 пт посередине текстового поля и печатается прописными буквами полужирного начертания шрифтом N 14.

4.4.3. Реквизит "Наименование должности лица - автора документа".

Наименование должности лица - автора документа (ПЕРВЫЙ ЗАМЕСТИТЕЛЬ ГЛАВЫ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА КИРОВА или ЗАМЕСТИТЕЛЬ ГЛАВЫ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА КИРОВА) указывается на бланке правового акта перед реквизитом "Наименование вида документа" (распоряжение).

4.4.4. Реквизит "Наименование вида документа" (постановление или распоряжение) помещается ниже реквизита "Наименование организации - автора документа" (в постановлениях и распоряжениях администрации) или реквизита "Наименование должности лица - автора документа" (в распоряжениях первого заместителя главы администрации и заместителя главы администрации) посередине текстового поля через 18 пт и печатается прописными буквами полужирного начертания шрифтом N 16.

4.4.5. Дату правового акта располагают от левого края текстового поля через 18 пт от наименования вида документа. Дату проставляют после подписания правового акта и оформляют тремя группами арабских цифр в следующей последовательности: число месяца, месяц, год. Число месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами. При цифровом способе оформления даты, если цифра одна, перед ней обязательно ставится ноль. Например, дату 1 декабря 2018 года следует оформлять 01.12.2018.

4.4.6. Регистрационным номером правового акта является его порядковый номер (отдельно для постановлений, распоряжений администрации, распоряжений первого заместителя главы администрации и распоряжений заместителя главы администрации).

Регистрационный номер присваивается правовому акту после его подписания.

Регистрационный номер проставляется после даты на одном уровне с ней и выравнивается по правому краю текстового поля.

К порядковому номеру постановления администрации через дефис добавляется буква "п", например, N 153-п.

К порядковому номеру распоряжения администрации по личному составу (назначение на должность, перевод, увольнение и т.п.) через дефис добавляется буква "л", например, N 153-л.

К порядковому номеру распоряжения администрации по личному составу (дисциплинарное взыскание, командировка и т.п.) через дефис добавляется буква "к", например, N 153-к.

К порядковому номеру распоряжения первого заместителя главы администрации через дефис добавляются буквы "пзр", например, N 153-пзр.

К порядковому номеру распоряжения заместителя главы администрации через дефис добавляются буквы "зр", например, N 153-зр.

4.4.7. Реквизит "Место составления (издания) документа" (г. Киров обл.) помещается ниже реквизитов "Дата документа" и "Регистрационный номер документа" посередине расположения этих реквизитов и печатается шрифтом N 12.

4.4.8. Реквизит "Гриф ограничения доступа к документу".

Гриф "Для служебного пользования" с указанием номера экземпляра проставляется без кавычек в верхнем правом углу первого листа документа.

Степень ограничения доступа к документу определяется лицом, ответственным за его подготовку, или должностным лицом, подписавшим проект правового акта.

4.4.9. Заголовок к тексту.

Заголовок к тексту составляется ко всем проектам правовых актов.

Заголовок проекта правового акта должен быть максимально кратким и емким, точно передавать содержание документа и обычно отвечает на вопрос: о чем? (о ком?).

Заголовок к тексту отделяется от предыдущего реквизита интервалом 24 - 36 пт, печатается полужирным шрифтом размером N 14 и выравнивается по центру. Заголовок к тексту печатается с прописной буквы. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал.

4.4.10. Текст документа.

Текст проекта правового акта отделяется от заголовка интервалом 24 - 36 пт и печатается с межстрочным интервалом 18 пт.

Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст проекта правового акта состоит из двух частей: преамбулы (констатирующей части) и постановляющей (распорядительной) части.

Преамбула содержит основания, цели, задачи принятия правового акта. В ней указываются фактические обстоятельства и мотивы, послужившие причиной или поводом для принятия правового акта, а также содержатся ссылки на законы или другие правовые акты, в соответствии с которыми принимается данный документ.

В тексте проекта правового акта, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных правовых актов, указываются их реквизиты: наименование вида документа и организации-автора, дата, регистрационный номер документа и заголовок к тексту, заключенный в кавычки.

Если требуется многократно упомянуть в проекте правового акта тот или иной объект, а также когда неоднократно употребляется одно и то же понятие, то при первом упоминании о таком объекте (понятии) приводится его полное наименование и далее в скобках - сокращенное по форме: (далее -...), а в последующем тексте употребляется только его сокращенное наименование.

Преамбула в постановлениях завершается словами "администрация города Кирова ПОСТАНОВЛЯЕТ" (без кавычек) с двоеточием в конце, при этом слово ПОСТАНОВЛЯЕТ печатается прописными буквами.

Преамбула может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении. При отсутствии констатирующей части или если словам "администрация города Кирова ПОСТАНОВЛЯЕТ" предшествует текст, состоящий из законченного предложения с точкой в конце, то они печатаются с новой строки от левой границы текстового поля документа.

В постановлениях текст излагается от третьего лица единственного числа.

Постановляющая (распорядительная) часть проекта правового акта содержит решения, выводы и может подразделяться на пункты, подпункты, абзацы. Пункты печатаются с отступом 1,25 см, должны иметь единую нумерацию для всего акта и нумеруются арабскими цифрами. Номера подпунктов включают номер пункта и порядковый номер подпункта, разделенные точкой (например, 1.1, 1.2, 1.3). После номера пункта или подпункта ставится точка и через пробел с прописной буквы печатается текст, который заканчивается точкой. При ссылке в тексте на какой-либо пункт или подпункт точка в конце их цифрового обозначения не ставится, если это не является концом предложения, например: "в соответствии с пунктами 1.1, 1.2, 1.3 Положения...".

Каждый пункт проекта правового акта должен содержать законченную мысль и включать, как правило, одно предписание. Несколько связанных между собой предписаний объединяются в один пункт в тех случаях, когда они взаимно дополняют и обуславливают друг друга.

Все изменения и дополнения, вносимые в правовой акт, должны соответствовать его структуре.

4.4.11. Отметка о приложении.

При наличии приложений к проектам правовых актов в тексте на них обязательно делается ссылка.

Приложения к проектам правовых актов оформляются на отдельных листах бумаги.

Размеры полей, шрифтов и межстрочных интервалов при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов правовых актов.

Если в приложениях к проекту правового акта помещаются графики, списки, таблицы, то в тексте дается ссылка "согласно приложению", а на первой странице приложения в правом верхнем углу от границы верхнего поля печатается с прописной буквы слово "Приложение" (без кавычек). Ниже от этого слова дается ссылка на распорядительный документ с указанием его даты и номера. Все составные части реквизита печатаются через 1 межстрочный интервал. Самая длинная строка этого реквизита не должна превышать 8 см и ограничивается правым полем документа.

Например:

Приложение к распоряжению администрации города Кирова от ____________ N _________

При наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами со знаком "N".

Например:

Приложение N 1 к распоряжению администрации города Кирова от ____________ N _________

Если в тексте проекта правового акта содержится формулировка "Утвердить Положение... Прилагается", "Утвердить состав комиссии... Прилагается", то на самом приложении перед его заголовком в правом верхнем углу на первой странице утверждаемого документа проставляется гриф утверждения документа, оформленный в соответствии с пунктом 3.3.17 Инструкции.

В тексте приложения, содержащего утверждаемый состав комиссии, вначале указываются фамилия, имя, отчество и должность председателя комиссии, его заместителя (заместителей) и секретаря комиссии, а затем в алфавитном порядке располагаются фамилии членов комиссии с указанием имени, отчества и полного наименования должности. Фамилия печатается прописными буквами, имя и отчество печатаются с прописной буквы строчными буквами. Многострочные наименования должностей членов комиссии выравниваются по первой букве наименования должности.

Заголовок к тексту приложения печатается центрованным способом. Наименование вида документа-приложения (первое слово заголовка приложения) выделяется прописными буквами, полужирным шрифтом и может быть напечатано вразрядку (ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ, СОСТАВ и т.п.). Межстрочный интервал между первой строкой заголовка и последующими строками может быть увеличен на 6 пт.

Заголовок приложения отделяется от ссылки на дату и номер правового акта интервалом 36 пт, от текста приложения - интервалом 24 - 36 пт.

Текст приложения может быть представлен в форме связного текста (в его состав могут входить разделы, подразделы, пункты, подпункты), анкетной формы, таблицы или в виде соединения этих форм.

Текст приложения к проекту акта оформляется в соответствии с пунктом 3.3.21 Инструкции.

Страницы приложения к проекту правового акта нумеруются самостоятельно, начиная со второй. При наличии нескольких приложений страницы в каждом из них нумеруются отдельно.

При наличии в приложении к проекту правового акта графических элементов каждый из них оформляется на отдельном листе в конце приложения, на что делается ссылка в соответствующем месте текста приложения.

Приложения заканчиваются чертой (длиной 2 - 3 см), расположенной по центру текста на расстоянии 36 пт от него.

4.4.12. Виза.

Приложения к проектам правовых актов визируются руководителями соответствующих отраслевых (функциональных) или территориальных органов, подготовивших документ, которые несут ответственность за правильность указанных в приложениях данных. Виза включает в себя собственноручную подпись визирующего, расшифровку подписи и дату. Виза проставляется на лицевой стороне последнего листа подлинника приложения под чертой. Если приложений несколько, то визируется каждое приложение.

4.4.13. Подпись.

В состав реквизита "Подпись" входят: полное (без сокращений) наименование должности лица, подписывающего документ, его собственноручная подпись, расшифровка подписи (инициалы и фамилия).

Подпись в проектах правовых актов отделяется от текста интервалом 36 пт. Слова "Глава администрации города Кирова", "Первый заместитель главы администрации города Кирова", "Заместитель главы администрации города Кирова" печатаются через 1 межстрочный интервал от левой границы текстового поля. Размер самой длинной строки наименования должности не должен превышать 8 см.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правой границей текстового поля.

4.4.14. Реквизит "Кем подготовлен документ" помещается ниже реквизита "Подпись" под чертой, проводимой от левой до правой границы текстового поля через 18 пт от реквизита "Подпись", а при отсутствии свободного места - без черты на оборотной стороне листа. Реквизит состоит из слова ПОДГОТОВЛЕНО, которое печатается прописными буквами от левой границы текстового поля через 18 пт от черты; наименования должности лица, подготовившего документ; его собственноручной подписи; расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты.

Наименование должности лица, подготовившего документ, помещается через 24 пт ниже слова ПОДГОТОВЛЕНО и печатается через 1 межстрочный интервал, если состоит из нескольких строк. Размер самой длинной строки наименования должности не должен превышать 8 см.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правой границей текстового поля.

Если проект акта подготовлен по инициативе предприятия, организации или учреждения, то ниже слова ПОДГОТОВЛЕНО печатается наименование должности руководителя отраслевого (функционального) или территориального органа администрации, ответственного за подготовку проекта, ставится его подпись, дается ее расшифровка, проставляется дата, а ниже указывается наименование должности руководителя организации - инициатора подготовки проекта, ставится его подпись, дается ее расшифровка, проставляется дата.

4.4.15. Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, напечатанного прописными буквами, наименования должности лица, с которым согласовывается документ, личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии), даты согласования.

Слово СОГЛАСОВАНО печатается от левой границы текстового поля через 24 пт ниже реквизита "Кем подготовлен документ" на лицевой стороне последнего листа подлинника документа (при отсутствии свободного места - на оборотной стороне последнего листа). Наименование должности помещается через 24 пт от слова СОГЛАСОВАНО и печатается через 1 межстрочный интервал, если состоит из нескольких строк. Размер самой длинной строки наименования должности не должен превышать 8 см.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правой границей текстового поля.

Возможно оформление виз согласования на отдельном листе с указанием, к какому проекту правового акта этот лист относится. Лист согласования оформляется следующим образом:

Лист согласования

проекта от __________ N ________

постановления администрации города Кирова

"О приеме жилых домов открытого акционерного общества "Вятич"

в муниципальную собственность"

СОГЛАСОВАНО
Заместитель главы администрации города Кирова
	Подпись	И.О. Фамилия
	Дата
Заместитель главы администрации города Кирова
	Подпись	И.О. Фамилия
	Дата
Заместитель главы администрации города Кирова, начальник территориального управления по Ленинскому району
	Подпись	И.О. Фамилия
	Дата
Начальник правового департамента
	Подпись	И.О. Фамилия
	Дата
Начальник департамента финансов
	Подпись	И.О. Фамилия
Генеральный директор открытого акционерного общества "Вятич"	Дата
	Подпись	И.О. Фамилия
	Дата

4.4.16. Указание о рассылке документа располагается ниже реквизита "Гриф согласования документа" через 24 - 36 пт и печатается от левой границы текстового поля.

Указание о рассылке копий правового акта делается отраслевым (функциональным) или территориальным органом администрации, ответственным за подготовку правового акта, с указанием точного названия организаций-адресатов и количества экземпляров, если их больше одного.

4.4.17. Указание об опубликовании документа располагается ниже указания о рассылке документа через 24 - 36 пт и печатается от левой границы текстового поля.

При проведении предварительной правовой экспертизы исполнитель правового акта совместно с правовым департаментом обязан определить необходимость опубликования правового акта и указать в проекте правового акта следующую формулировку:

"Подлежит опубликованию в газете "Наш Город. Газета муниципального образования "Город Киров" и размещению на официальном сайте администрации города Кирова".

Проект нормативного правового акта подлежит обязательному опубликованию в газете "Наш Город. Газета муниципального образования "Город Киров" и размещению на официальном сайте администрации города Кирова. При необходимости допускается опубликование в газете "Наш Город. Газета муниципального образования "Город Киров" и (или) размещение на официальном сайте администрации города Кирова ненормативных правовых актов.

4.4.18. Отметка о проведении правовой экспертизы оформляется следующим образом:

Правовая экспертиза проведена:

предварительная

заключительная

Данные слова печатаются через двойной межстрочный интервал в три строки от левой границы текстового поля ниже реквизита "Указание об опубликовании документа" через 24 - 36 пт при его наличии или через 24 - 36 пт ниже реквизита "Указание о рассылке документа" при отсутствии реквизита "Указание об опубликовании документа".

Работник, проводивший правовую экспертизу, ставит подпись и дату.

4.4.19. Отметка о проведении лингвистической экспертизы оформляется аналогично отметке о проведении правовой экспертизы, указанной в пункте 4.4.18.

Работник, проводивший лингвистическую экспертизу, ставит подпись и дату.

4.4.20. Отметка об исполнителе печатается после отметки о проведении лингвистической экспертизы в левом нижнем углу последнего листа документа от левой границы текстового поля с указанием фамилии, имени и отчества исполнителя, его номера телефона шрифтом N 12 и дополняется подписью исполнителя.

4.4.21. Отметка о дате создания проекта правового акта и номере проекта правового акта в системе электронного документооборота печатается в нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа правового акта от правой границы текстового поля шрифтом N 12. Например:

Проект от ___________ N ________.

4.5. При подготовке проектов правовых актов необходимо обращать особое внимание на правильное написание фамилий и инициалов, специальных терминов, иностранных слов, названий и словосочетаний.

Наименование упомянутых в проекте правового акта органов и организаций приводится в полном соответствии с их официальным названием, утвержденным уставом, положением, решением об их создании, переименовании.

4.6. К проекту нормативного правового акта прилагается пояснительная записка. По поручению главы администрации пояснительная записка готовится к проекту ненормативного правового акта отраслевым (функциональным), территориальным органом администрации или должностным лицом администрации, ответственным за подготовку проекта правового акта.

Пояснительная записка к проекту правового акта имеет следующие реквизиты.

Наименование вида документа - ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА - печатается прописными буквами полужирного начертания шрифтом N 16 центрованным способом.

Заголовок пояснительной записки указывается через 12 пт после наименования вида документа и печатается прописными буквами полужирного начертания шрифтом N 14 через 1 межстрочный интервал центрованным способом. В заголовке указывается полное название проекта правового акта, к которому подготовлена пояснительная записка. Например: к проекту от 04.12.2018 N 10925/18 постановления администрации города Кирова "Об установлении размера платы за пользование жилым помещением (платы за наем) муниципального образования "Город Киров".

По проектам правовых актов о внесении изменений в ранее принятые правовые акты, признании их утратившими силу, а также по проектам, в названии которых недостаточно информации о содержании документа, после наименования проекта правового акта указать: "вопрос о... (краткое изложение сути проекта правового акта)".

Текст пояснительной записки к проекту правового акта оформляется в соответствии с пунктом 3.3.21 Инструкции.

Текст должен содержать обоснование необходимости принятия проекта правового акта, включающее развернутую характеристику проекта, его целей, основных положений, ожидаемых результатов реализации предлагаемых мер, а также прогноз социально-экономических, правовых и иных последствий его принятия.

Пояснительная записка к проекту правового акта подписывается должностным лицом, подготовившим проект правового акта.

5. Требования к содержанию проектов правовых актов

5.1. Проект правового акта должен быть целесообразным, практически необходимым. Он должен быть ясным, кратким, обоснованным, написан грамотно, юридически точным языком, не допускающим различных толкований текста, обеспечивающим точное и однозначное восприятие изложенной информации, иметь логическую последовательность всех его составных частей. В тексте следует заменять сложные предложения простыми, использовать только общепринятые сокращения слов (км, тыс. рублей, млн. тонн, куб. метров, кв. метров, га и т.п.; в приложениях допускается - тыс. руб., млн. т, куб. м, кв. м), правильно использовать аббревиатуры (лишь после полного написания того или иного наименования), прописные буквы.

5.2. Недопустимо при создании проектов правовых актов дословно воспроизводить весь текст правового акта органа государственной власти Российской Федерации, Кировской области или иного документа.

5.3. Проект правового акта должен соответствовать по своему содержанию действующему законодательству.

5.4. Проект правового акта должен основываться на реальных возможностях и содержать указание на организационные, финансово-экономические и иные средства обеспечения содержащихся в нем предписаний.

5.5. Проект правового акта должен содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и мероприятий, которые необходимо осуществить для исполнения правового акта, сроков исполнения.

5.6. При необходимости в последнем пункте распорядительной части проекта правового акта указывается должностное лицо или отраслевой (функциональный) или территориальный орган администрации, на которые возлагается контроль за исполнением документа.

5.7. Если подготавливаемый правовой акт влечет за собой необходимость внесения изменений в другие правовые акты, эти изменения включаются в проект подготавливаемого правового акта или представляются одновременно с ним в виде проекта отдельного правового акта.

6. Согласование проектов правовых актов

6.1. Проект правового акта регистрируется в системе электронного документооборота в модуле "Муниципальные правовые акты".

При создании проекта правового акта в системе электронного документооборота вносится следующий обязательный минимум сведений о документе: файлы электронного документа - проекта правового акта; наименование вида документа (проект); заголовок к тексту (содержание); сведения о связанных документах (об отмене, о признании утратившими силу, внесении изменений); фамилия и инициалы руководителя отраслевого (функционального) или территориального органа администрации, ответственного за подготовку проекта; фамилия и инициалы исполнителя; список рассылки документа - и выбирается маршрут согласования проекта правового акта.

Согласование проекта правового акта осуществляется путем визирования подлинного экземпляра проекта правового акта.

В системе электронного документооборота в регистрационно-контрольной карточке проекта правового акта службой делопроизводства фиксируются отметки о получении проекта правового акта на согласование и направлении проекта следующему согласующему согласно маршруту. Эти отметки указывают о местонахождении подлинного экземпляра проекта правового акта.

6.2. Проекты правовых актов и приложения к ним представляются в правовой департамент, который проводит предварительную правовую экспертизу на предмет соответствия их содержания действующему законодательству.

Проекты распоряжений первого заместителя главы администрации и заместителя главы администрации при наличии согласования только с правовым департаментом администрации проходят предварительную и заключительную правовые экспертизы одновременно.

К проекту правового акта прилагается пакет документов, на которые делается ссылка или в соответствии с которыми предлагается принять правовой акт, а также копии ранее принятых правовых актов, в которые вносятся изменения или которые предлагается отменить либо признать утратившими силу.

В правовом департаменте на проектах нормативных правовых актов при проведении правовой предварительной экспертизы делается отметка "НПА" (нормативный правовой акт), которая заверяется подписью должностного лица правового департамента, осуществляющего функцию правовой экспертизы проектов правовых актов.

При отсутствии замечаний к проекту правового акта на обороте каждого листа проекта правового акта и приложений к нему сотрудником правового департамента проставляется отметка о предварительной правовой экспертизе.

Срок проведения предварительной правовой экспертизы составляет не более 5 рабочих дней со дня поступления проекта в правовой департамент, в случае его противоречия (полностью или частично) действующему законодательству сотрудником правового департамента составляется заключение и проект возвращается в отраслевой (функциональный), территориальный орган администрации или должностному лицу администрации, ответственному за подготовку проекта правового акта, на доработку.

Затем проекты актов и приложения к ним передаются в департамент организационной работы и делопроизводства, который в срок не более 3 рабочих дней проверяет соответствие оформления проектов требованиям Инструкции и проводит предварительную лингвистическую экспертизу проектов правовых актов.

Проекты распоряжений первого заместителя главы администрации и заместителя главы администрации при наличии согласования только с правовым департаментом администрации проходят предварительную и заключительную лингвистические экспертизы одновременно.

Проекты, подготовленные с нарушением установленных настоящими Правилами требований к их оформлению, содержанию и согласованию, возвращаются в отраслевой (функциональный), территориальный орган администрации или должностному лицу администрации, ответственному за подготовку проекта правового акта, на доработку.

6.3. После предварительной лингвистической экспертизы согласование проводится в следующем порядке:

6.3.1. Руководители предприятий, учреждений, организаций, от деятельности которых зависит реализация правового акта.

6.3.2. Руководители отраслевых (функциональных) и территориальных органов администрации, к компетенции которых относится согласование вопроса, регулируемого в представленном проекте правового акта, или которым в документе предусмотрены задания и поручения.

Проекты правовых актов по вопросам управления и распоряжения недвижимым имуществом, расположенным на территории соответствующего района города Кирова, подлежат согласованию с руководителем территориального органа администрации в соответствии с территориальной принадлежностью.

6.3.3. Начальник департамента финансов согласовывает проекты правовых актов после проверки проектов муниципальных программ на их соответствие бюджетному законодательству, а также проекты правовых актов об организации исполнения решений судебных органов.

6.3.4. Проекты правовых актов, касающиеся муниципальных программ, согласовываются в соответствии с Порядком разработки, утверждения, реализации и оценки эффективности реализации муниципальных программ муниципального образования "Город Киров", утвержденным постановлением администрации.

6.3.5. Заместитель главы администрации (при согласовании проектов постановлений и распоряжений администрации), который в соответствии с распределением обязанностей между главой администрации и его заместителями координирует работу и осуществляет контроль за деятельностью отраслевого (функционального) или территориального органа администрации, ответственного за подготовку проекта правового акта.

6.3.6. Проекты ненормативных правовых актов после перечисленных выше согласований проходят заключительную правовую экспертизу, которая осуществляется в срок не более 3 рабочих дней.

6.3.7. Проекты нормативных правовых актов должны быть согласованы со всеми заместителями главы администрации. Оформление виз согласования производится на отдельном листе согласований с указанием, к какому проекту документа этот лист относится (пункт 4.4.15 настоящих Правил).

Далее копию проекта правового акта с отметкой "НПА" исполнитель направляет в прокуратуру города Кирова для проведения антикоррупционной экспертизы проекта правового акта и проверки его на соответствие действующему законодательству. Отправка копии проекта осуществляется с сопроводительным письмом за подписью заместителя главы администрации, координирующего работу и осуществляющего контроль за деятельностью отраслевого (функционального) или территориального органа администрации, ответственного за подготовку проекта правового акта, или первого заместителя главы администрации не позднее 10 дней до принятия правового акта.

В случае если на проект правового акта прокуратурой подготовлено замечание о несоответствии его действующему законодательству либо внесено требование об исключении коррупциогенных факторов, исполнитель проекта осуществляет его доработку. Доработанный проект правового акта подлежит повторному направлению в правовой департамент на предварительную правовую экспертизу и согласованию в соответствии с порядком, изложенным в настоящем разделе.

При поступлении из прокуратуры города Кирова положительного отзыва на проект правового акта данный проект направляется в правовой департамент на заключительную правовую экспертизу, которая проводится в срок не более 3 рабочих дней.

6.3.8. В правовом департаменте проводятся правовая экспертиза и согласование проектов правовых актов администрации и заместителей главы администрации, за исключением проектов распоряжений заместителей главы администрации, начальников территориальных управлений и распоряжений администрации по личному составу (кроме распоряжений администрации о дисциплинарных взысканиях).

6.4. Согласование проекта правового акта каждым согласующим осуществляется в срок не более двух рабочих дней, а в случае необходимости его дополнительной проработки - в сроки, согласованные с отраслевым (функциональным), территориальным органом администрации или должностным лицом администрации, ответственным за подготовку проекта правового акта.

В исключительных случаях по указанию главы администрации (или замещающего его лица) согласование проекта правового акта осуществляется незамедлительно.

6.5. Ответственность за содержание и качество подготовки проектов правовых актов, их согласование с заинтересованными должностными лицами и организациями возлагается на руководителей отраслевых (функциональных) или территориальных органов администрации, ответственных за подготовку проекта правового акта.

6.6. Если у лица, визирующего проект правового акта, есть возражения или замечания, то оно расписывается в грифе (листе) согласования и делает соответствующую отметку ("Замечания прилагаются" или "С замечаниями"). Сами возражения или замечания по проекту правового акта оформляются отдельным документом в срок, обеспечивающий соблюдение срока подготовки проекта правового акта, подписываются и прилагаются к проекту правового акта.

6.7. Лицо, ответственное за подготовку проекта правового акта, осуществляет его доработку с учетом принятых замечаний и предложений, обеспечивает соответствие электронной копии проекта правового акта в системе электронного документооборота подлинному экземпляру проекта правового акта.

Если в процессе согласования или в ходе доработки проекта вносятся изменения в первоначальную редакцию проекта, он подлежит повторному согласованию.

6.8. После согласования все проекты правовых актов направляются в департамент организационной работы и делопроизводства на заключительную лингвистическую экспертизу, которая проводится не более 2 рабочих дней.

Проект правового акта, который является результатом предоставления муниципальной услуги, представляется на заключительную лингвистическую экспертизу не позднее чем за три рабочих дня до установленного срока оказания муниципальной услуги.

6.9. После заключительной лингвистической экспертизы проекты правовых актов поступают на подпись главе администрации либо первому заместителю главы администрации или заместителю главы администрации.

6.10. Согласование проектов правовых актов (визы) действительно в течение трех месяцев с момента получения первой визы (с даты предварительной правовой экспертизы). Если исполнитель в указанный срок не успевает оформить все согласования, проект правового акта принимается на заключительную лингвистическую экспертизу при наличии пояснительной записки, подписанной руководителем отраслевого (функционального) и территориального органа администрации, ответственного за подготовку проекта правового акта, содержащей объяснение нарушения срока согласования. На основании пояснительной записки проект правового акта направляется на подписание либо проект правового акта возвращается на повторное согласование.

7. Принятие правовых актов, вступление их в силу

7.1. Глава администрации либо первый заместитель главы администрации или заместитель главы администрации по представленным им на подпись проектам правовых актов принимают одно из следующих решений:

подписывают правовые акты;

направляют проекты на доработку;

отклоняют проекты в целом в связи с невозможностью или нецелесообразностью их принятия.

7.2. Подписанные правовые акты передаются для регистрации в департамент организационной работы и делопроизводства.

Внесение каких-либо исправлений и дополнений в подписанный правовой акт до и после его регистрации не допускается.

7.3. Правовые акты, затрагивающие права, свободы и обязанности человека и гражданина, права и обязанности юридических лиц, подлежат обязательному официальному опубликованию. Отраслевой (функциональный), территориальный орган администрации или должностное лицо администрации, ответственное за подготовку проекта правового акта, определяет, подлежит ли документ опубликованию в средствах массовой информации.

7.4. Постановления и распоряжения вступают в силу со дня их подписания, если иное не определено в самом акте.

8. Регистрация, опубликование правовых актов и рассылка их копий

8.1. Подписанные правовые акты подлежат обязательной регистрации в департаменте организационной работы и делопроизводства.

Порядковый номер правового акта присваивается в соответствии с очередностью его принятия в пределах календарного года отдельно для постановлений администрации, распоряжений администрации, распоряжений первого заместителя главы администрации и распоряжений заместителя главы администрации.

8.2. Изготовление и рассылка копий принятых правовых актов согласно указанию о рассылке документа осуществляются департаментом организационной работы и делопроизводства в течение двух рабочих дней, срочных - незамедлительно.

В копиях принятых правовых актов личная подпись в реквизите "Подпись" не воспроизводится. Наименование должности лица, подписавшего правовой акт, печатается от левой границы текстового поля документа (размер самой длинной строки наименования должности не должен превышать 8 см). Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности через четыре символа табуляции. Инициалы и фамилия лица, подписавшего документ, разделяются пробелом.

Например:

Глава администрации города Кирова
	И.О. Фамилия
или
И.о. главы администрации города Кирова
	И.О. Фамилия

Копии постановлений заверяются печатью "Для постановлений", копии распоряжений - печатью "Для распоряжений".

При изготовлении копий правовых актов допускается использование оборотной стороны листа.

8.3. Копии принятых правовых актов в обязательном порядке направляются в прокуратуру города Кирова.

8.4. Отдел информационной работы организует публикацию правовых актов, затрагивающих права, свободы и обязанности человека и гражданина, права и обязанности юридических лиц либо лиц, имеющих общественную значимость, в газете "Наш Город. Газета муниципального образования "Город Киров". Департамент организационной работы и делопроизводства размещает вышеуказанные правовые акты на информационном сайте администрации www.admkirov.ru в разделе "Официальные документы".

9. Отмена, признание утратившими силу правовых актов, внесение изменений в них

9.1. Решение об отмене правового акта принимается в случае, когда правовой акт должен прекратить свое действие с момента его принятия.

9.2. Решение о признании утратившим силу правового акта принимается в случае, когда правовой акт должен прекратить свое действие с момента признания его утратившим силу.

9.3. Понятие "исключить" равнозначно по смыслу понятию "признать утратившим силу", но применяется в тех случаях, когда утрачивают силу отдельные пункты или подпункты правовых актов либо разделы, подразделы, пункты или подпункты приложений (далее - структурные единицы правового акта).

9.4. Если в правовом акте о признании утратившим силу или об отмене правового акта содержатся пункты (подпункты) об отмене или признании утратившими силу ранее изданных правовых актов, действие таких правовых актов не восстанавливается.

9.5. В правовом акте о признании утратившим силу правового акта отдельными пунктами (подпунктами) указывается как сам правовой акт, так и все правовые акты, которыми в текст основного правового акта ранее вносились изменения, с указанием даты их принятия, номера и заголовка.

9.6. Если в правовом акте ограничивается срок его действия вступлением в силу нового правового акта, то первоначальный правовой акт утрачивает силу с момента принятия нового правового акта.

9.7. При внесении в правовой акт изменений более трех раз рекомендуется принять решение о признании его утратившим силу и готовить новый документ.

9.8. Правовой акт, в котором указан конкретный срок его действия, утрачивает силу по истечении этого срока.

9.9. Внесением изменений в правовой акт считается:

замена слов, цифр;

исключение слов, цифр, предложений;

исключение структурных единиц правового акта;

новая редакция структурной единицы правового акта;

дополнение структурной единицы правового акта новыми словами, цифрами или предложениями;

дополнение структурными единицами правового акта;

приостановление действия правового акта или его структурных единиц;

продление действия правового акта или его структурных единиц.

9.10. Изменения всегда вносятся только в основной правовой акт. Вносить изменения в основной правовой акт путем внесения изменений в изменяющий его правовой акт недопустимо.

9.11. При внесении изменений в правовые акты соответствующий текст заключается в кавычки.

9.12. Вносимые в правовые акты изменения должны излагаться последовательно с указанием конкретной структурной единицы, в которую вносятся изменения.

9.13. При внесении изменения в правовой акт сначала указывается, какая структурная единица изменяется, потом указывается характер изменений. Внесение изменений в правовой акт следует оформлять начиная с наименьшей структурной единицы.

Например:

Подпункт 1.3 пункта 1 дополнить предложением следующего содержания: "..."

или

в абзаце втором подраздела 2.4 раздела 2 слова "..." заменить словами "...".

9.14. При внесении дополнений в раздел, подраздел, пункт, подпункт, абзац указываются слова, после которых это дополнение должно находиться.

Например:

пункт 1 после слов "..." дополнить словами "...".

9.15. В случае если дополняется словами структурная единица правового акта и это дополнение должно находиться в конце данной структурной единицы, применяется следующая формулировка.

Например:

пункт 1 дополнить словами "...".

При этом знак препинания, употребленный в конце дополняемой структурной единицы, сохраняется без указания на него после внесенного дополнения.

9.16. При исключении структурных единиц правового акта нумерация последующих структурных единиц правового акта не меняется.

9.17. Вновь включаемым в текст правового акта структурным единицам присваиваются порядковые номера предшествующих им структурных единиц того же вида с добавлением к указанным номерам через дефис дополнительных порядковых номеров, начиная с первого. Например, 5-1, 5-2, 5-3 - это номера пунктов, вносимых в правовой акт между существующими пунктами 5 и 6. Новым структурным единицам, включаемым в текст правового акта после последней структурной единицы того же вида, присваиваются номера, следующие за номером последней.

При внесении дополнительной структурной единицы в правовые акты, в которых структурная единица с соответствующим номером утратила силу, ее нумерация также осуществляется через дефис. Например, в случае признания утратившим силу пункта 1 правового акта новый пункт будет иметь порядковый номер 1-1.

9.18. В целях сохранения структуры правовых актов:

9.18.1. Дополнение абзацами может производиться только в конец соответствующей структурной единицы.

9.18.2. При необходимости между уже имеющимися абзацами включить новый абзац дается новая редакция той структурной единицы правового акта, к которой относится абзац (независимо от объема структурной единицы).

9.18.3. При признании абзаца утратившим силу пересчет последующих абзацев не производится. Утративший силу абзац участвует в подсчете абзацев при последующем внесении изменений в данную структурную единицу.

9.19. Структурная единица правового акта излагается в новой редакции в случаях, если:

необходимо внести существенные изменения в данную структурную единицу;

неоднократно вносились изменения в текст структурной единицы правового акта.

9.20. Изложение структурной единицы правового акта в новой редакции не является основанием для признания утратившими силу всех промежуточных редакций данной структурной единицы.

9.21. При необходимости заменить цифровые обозначения употребляется термин "цифры", а не "числа".

Например:

цифры "12, 14, 125" заменить цифрами "13, 15, 126".

9.22. При необходимости заменить слова и цифры употребляется термин "слова".

Например:

слова "в 50 раз" заменить словами "в 100 раз".

9.23. Внесение изменений в правовой акт оформляется самостоятельным правовым актом с общим заголовком "О внесении изменений(я) в... (наименование вида документа, дата и номер)" (например: "О внесении изменений в распоряжение администрации города Кирова от 29.04.2009 N 1216").

9.24. Подготовка проекта правового акта о внесении изменений в правовой акт осуществляется отраслевым (функциональным), территориальным органом администрации или должностным лицом администрации, первоначально подготовившим правовой акт.

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 23
к подпункту 3.7.4.11 Инструкции

                                 Герб

                      АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА КИРОВА

                               ПРОТОКОЛ

                   заседания (совещания) коллегиальных,

                совещательных, координационных, экспертных

               и других органов администрации города Кирова

______________                                           N ______________

                            г. Киров обл.

Председательствующий:   Фамилия И.О.

Секретарь:              Фамилия И.О.

Присутствовали: 22 человека (список прилагается)

                             ПОВЕСТКА ДНЯ

1. О (Об)...

ДОКЛАДЧИК: фамилия, имя, отчество, должность.

2. О (Об)...

ДОКЛАДЧИК: фамилия, имя, отчество, должность.

1. О (Об)... (указывается содержание вопроса в соответствии с   повесткой

дня).

СЛУШАЛИ: Фамилия И.О. в винительном падеже (при необходимости  включается

содержание доклада или текст доклада прилагается).

ВЫСТУПИЛИ: Фамилия И.О. (при необходимости - краткая запись выступления).

РЕШИЛИ: (решение формулируется с использованием модели,    принятой   для

распорядительных документов: что сделать, исполнители, срок исполнения).

N протокола/1.1. Принятое решение.

Исполнители: Фамилия И.О., Фамилия И.О.

Срок исполнения: дата.

N протокола/1.2. Принятое решение.

Исполнитель: Фамилия И.О.

Срок исполнения: дата.

2. О (Об)... (указывается содержание вопроса в соответствии   с повесткой

дня).

СЛУШАЛИ: Фамилия И.О. в винительном падеже (при необходимости  включается

содержание доклада или текст доклада прилагается).

ВЫСТУПИЛИ: Фамилия И.О. (при необходимости - краткая запись выступления).

РЕШИЛИ: (решение формулируется с    использованием   модели, принятой для

распорядительных документов: что сделать, исполнители, срок исполнения).

N протокола/2.1. Принятое решение.

Исполнитель: Фамилия И.О.

Срок исполнения: дата.

N протокола/2.2. Принятое решение.

Исполнители: Фамилия И.О., Фамилия И.О.

Срок исполнения: дата.

Председательствующий                  Подпись          И.О. Фамилия

Секретарь                             Подпись          И.О. Фамилия

СОГЛАСОВАНО

Наименование должности                Подпись          И.О. Фамилия

                                      Дата

Наименование должности                Подпись          И.О. Фамилия

                                      Дата

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

                                        Приложение

                                        к протоколу заседания (совещания)

                                        коллегиальных, совещательных,

                                        координационных, экспертных

                                        и других органов администрации

                                        города Кирова

                                        от _________ N ________

                             СПИСОК

      присутствующих членов заседания (совещания) коллегиальных,

     совещательных, координационных, экспертных и других органов

                    администрации города Кирова

1.	ФАМИЛИЯ	- наименование должности, председательствующий
	Имя Отчество
2.	ФАМИЛИЯ	- наименование должности, секретарь
	Имя Отчество
3.	ФАМИЛИЯ	- наименование должности
	Имя Отчество
4.	ФАМИЛИЯ	- наименование должности
	Имя Отчество
5.	ФАМИЛИЯ	- наименование должности
	Имя Отчество
6.	ФАМИЛИЯ	- наименование должности
	Имя Отчество
7.	ФАМИЛИЯ	- наименование должности
	Имя Отчество
8.	ФАМИЛИЯ	- наименование должности
	Имя Отчество
9.	ФАМИЛИЯ	- наименование должности
	Имя Отчество
10.	ФАМИЛИЯ	- наименование должности
	Имя Отчество
11.	ФАМИЛИЯ	- наименование должности
	Имя Отчество
12.	ФАМИЛИЯ	- наименование должности
	Имя Отчество
13.	ФАМИЛИЯ	- наименование должности
	Имя Отчество
14.	ФАМИЛИЯ	- наименование должности
	Имя Отчество
15.	ФАМИЛИЯ	- наименование должности
	Имя Отчество
16.	ФАМИЛИЯ	- наименование должности
	Имя Отчество
17.	ФАМИЛИЯ	- наименование должности
	Имя Отчество
18.	ФАМИЛИЯ	- наименование должности
	Имя Отчество
29.	ФАМИЛИЯ	- наименование должности
	Имя Отчество
20.	ФАМИЛИЯ	- наименование должности
	Имя Отчество
21.	ФАМИЛИЯ	- наименование должности
	Имя Отчество
22.	ФАМИЛИЯ	- наименование должности
	Имя Отчество

______________________________

       Виза секретаря

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 24
к подпункту 3.7.4.11 Инструкции

                     АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА КИРОВА

                              ПРОТОКОЛ

              совещания (заседания) о (об, по вопросу)...

             (указывается краткое содержание темы совещания)

______________                                           N ______________

г. Киров обл.

Председательствующий: Фамилия Имя Отчество

Секретарь:            Фамилия Имя Отчество

Присутствовали:

ФАМИЛИЯ	- наименование должности
Имя Отчество
ФАМИЛИЯ	- наименование должности
Имя Отчество
ФАМИЛИЯ	- наименование должности
Имя Отчество
ФАМИЛИЯ	- наименование должности
Имя Отчество
ФАМИЛИЯ	- наименование должности
Имя Отчество
ФАМИЛИЯ	- наименование должности
Имя Отчество

       1. О (Об)... (указывается содержание вопроса в соответствии

                 с повесткой дня совещания (заседания))

_________________________________________________________________________

           (фамилии и инициалы должностных лиц, выступивших

                  при обсуждении данного вопроса)

1.1. Принятое решение.

Исполнители: Фамилия И.О., Фамилия И.О.

Срок исполнения: дата.

        2. О (Об)... (указывается содержание вопроса в соответствии

                  с повесткой дня совещания (заседания))

_________________________________________________________________________

            (фамилии и инициалы должностных лиц, выступивших

                  при обсуждении данного вопроса)

2.1. Принятое решение.

Исполнитель: Фамилия И.О.

Срок исполнения: дата.

      3. О (Об)... (указывается содержание вопроса в соответствии

                  с повесткой дня совещания (заседания))

_________________________________________________________________________

            (фамилии и инициалы должностных лиц, выступивших

                  при обсуждении данного вопроса)

3.1. Принятое решение.

Исполнители: Фамилия И.О., Фамилия И.О.

Срок исполнения: дата.

3.2. Принятое решение.

Исполнитель: Фамилия И.О.

Срок исполнения: дата.

Председательствующий                  Подпись          И.О. Фамилия

Секретарь                             Подпись          И.О. Фамилия

СОГЛАСОВАНО

Наименование должности                Подпись          И.О. Фамилия

                                      Дата

Наименование должности                Подпись          И.О. Фамилия

                                      Дата

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 25
к подпункту 3.7.6.12 Инструкции

ТЕЛЕФОНОГРАММА

04.07.2018 N 230-26-23                          Руководителям предприятий

Время передачи                                  (по списку)

06.07.2018    в   10-00 по адресу:     Воровского ул., д. 39, каб. N 299,

состоится рабочее совещание по подготовке к осенне-зимнему сезону  2018 -

2019 гг.

Приглашаются руководители управляющих компаний.

Начальник департамента

городского хозяйства                 Подпись            И.О. Фамилия

Передал                                          Принял

________________________                         ________________________

(наименование должности,                         (наименование должности,

   инициалы, фамилия)                               инициалы, фамилия)

тел.                                             тел.

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 26
к пункту 5.1.6 Инструкции

Администрация города Кирова

____________________________

(наименование подразделения)

      НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

_______________ N __________

          г. Киров

На _______ год

Индекс дела	Заголовок дела (тома, части)	Количество дел (томов, частей)	Срок хранения дела (тома, части) и номера статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5
Название раздела

Наименование должности

руководителя подразделения          _____________ _______________________

                                      (подпись)    (расшифровка подписи)

Дата _________________________

СОГЛАСОВАНО

Начальник департамента

организационной работы

и делопроизводства

администрации города Кирова         _____________ _______________________

                                      (подпись)    (расшифровка подписи)

Дата _________________________

Наименование должности

лица, ответственного

за архив администрации              _____________ _______________________

                                      (подпись)    (расшифровка подписи)

Дата _________________________

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в ________ году

в подразделении

По срокам хранения	Всего	В том числе:
		переходящих	с отметкой "ЭПК"
1	2	3	4
Постоянного
Временного (свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет включительно)
ИТОГО:

Наименование должности

руководителя подразделения          _____________ _______________________

                                      (подпись)    (расшифровка подписи)

Дата _________________________

Итоговые    сведения     переданы  в департамент организационной работы и

делопроизводства администрации города.

Наименование должности

лица, ответственного

за архив администрации              _____________ _______________________

                                      (подпись)    (расшифровка подписи)

Дата _________________________

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 27
к пункту 5.1.6 Инструкции

Администрация города Кирова

     НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ                         УТВЕРЖДАЮ

 ______________ N __________                  Заместитель главы

           г. Киров                           администрации города Кирова

                                              _________ _________________

                                              (подпись)    (расшифровка

                                                             подписи)

                                              Дата ______________________

На __________ год

Индекс дела	Заголовок дела (тома, части)	Количество дел (томов, частей)	Срок хранения дела (тома, части) и номера статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5
Название раздела

Номенклатура       дел      разработана   на  основании  Перечня  типовых

управленческих    документов,    образующихся   в  процессе  деятельности

государственных  органов,  органов местного самоуправления и организаций,

с    указанием   сроков  хранения,  утвержденного  приказом  Министерства

культуры  Российской  Федерации  от  25.08.2010  N 558, и Перечня типовых

архивных      документов,    образующихся    в    научно-технической    и

производственной  деятельности  организаций, с указанием сроков хранения,

утвержденного  приказом  Министерства  культуры  Российской  Федерации от

31.07.2007 N 1182.

Начальник департамента

организационной работы

и делопроизводства

администрации города Кирова         _____________ _______________________

                                      (подпись)   (расшифровка подписи)

Дата _________________________

Наименование должности

лица, ответственного

за архив администрации              _____________ _______________________

                                      (подпись)    (расшифровка подписи)

Дата _________________________

СОГЛАСОВАНО                           СОГЛАСОВАНО

Протокол постоянно действующей        Протокол экспертной комиссии

экспертной комиссии администрации     муниципального казенного учреждения

города Кирова                         "Архив муниципального образования

                                      "Город Киров"

от _____________ N _______            от _____________ N _______

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в ________ году

в организации

По срокам хранения	Всего	В том числе:
		переходящих	с отметкой "ЭПК"
1	2	3	4
Постоянного
Временного (свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет включительно)
ИТОГО:

Начальник департамента

организационной работы

и делопроизводства

администрации города Кирова         _____________ _______________________

                                      (подпись)    (расшифровка подписи)

Дата _________________________

Итоговые сведения переданы в архив

Наименование должности

лица, ответственного

за архив администрации              _____________ _______________________

                                      (подпись)    (расшифровка подписи)

Дата _________________________

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 28
к пункту 5.3.7 Инструкции

ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА N _______

В деле подшито и пронумеровано ___________________________________ листов

                                       (цифрами и прописью)

с N __________________________ по N _______________________, в том числе:

литерные номера листов _________________________________________________;

пропущенные номера листов _______________________________________________

+ листов внутренней описи _______________________________________________

Особенности физического состояния и формирования дела	Номера листов
1	2

_________________________________ _______________ _______________________

      (наименование должности        (подпись)     (расшифровка подписи)

             работника)

Дата _________________________

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 29
к пункту 5.3.7 Инструкции

                         ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ

                     документов дела N ________

N п/п	Регистрационный индекс документа	Дата документа	Заголовок документа	Номера листов дела	Примечание
1	2	3	4	5	6

Итого ______________________________________________________ документов.

                     (цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи _____________________________________.

                                            (цифрами и прописью)

_________________________________ _______________ _______________________

  (наименование должности лица,       (подпись)    (расшифровка подписи)

  составившего внутреннюю опись

          документов дела)

Дата _________________________

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 30
к пункту 5.3.7 Инструкции

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

        (наименование государственного (муниципального) архива)

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

                      (наименование организации)

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

               (наименование структурного подразделения)

                   ДЕЛО N __________ ТОМ N __________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

                           (заголовок дела)

_________________________________________________________________________

                            (крайние даты)

                                                     На __________ листах

                                                     Хранить ____________

Ф. N ___________ Оп. N __________ Д. N ___________

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 31
к пункту 5.3.16 Инструкции

Администрация города Кирова

______________________________

 (наименование организации)

______________________________

(наименование подразделения)

Фонд N _________                               УТВЕРЖДАЮ

                                               Руководитель организации

ОПИСЬ N ________                               (подразделения)

дел постоянного хранения

(или временного (свыше 10 лет)

хранения, дел по личному составу)              ___________ ______________

                                                (подпись)  (расшифровка

                                                               подписи)

за __________ год

                                               Дата _____________________

N п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Срок хранения*(1)	Количество листов	Примечание
1	2	3	4	5	6	7

В данный раздел описи внесено _______________________________________ дел

(цифрами и прописью)

с N __________________________ по N _______________________, в том числе:

литерные номера: ________________________________________________________

пропущенные номера: _____________________________________________________

_________________________________ _______________ _______________________

     (наименование должности         (подпись)     (расшифровка подписи)

       составителя описи)

_________________________________ _______________ _______________________

     (наименование должности         (подпись)     (расшифровка подписи)

  руководителя архива (лица,

   ответственного за архив))

СОГЛАСОВАНО                             УТВЕРЖДЕНО*(2)

Протокол ЭК организации (подразделения) Протокол ЭПК архивного учреждения

от _____________ N _______              от _____________ N _______

______________________________

*(1) Графа 5 опускается в описях дел постоянного хранения.

*(2) Описи дел по личному составу проходят согласование с  ЭПК  архивного

учреждения. А описи   дел    временного    (свыше 10 лет)    хранения  не

представляются на ЭПК архивного учреждения.

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 32
к пункту 5.4.1 Инструкции

 Администрация города Кирова

______________________________

 (наименование организации)

______________________________

(наименование подразделения)

            АКТ                                УТВЕРЖДАЮ

                                               Руководитель организации

_____________ N ______________                 (подразделения)

                                               ___________ ______________

о выделении к уничтожению                        (подпись)  (расшифровка

архивных документов,                                          подписи)

не подлежащих хранению                         Дата _________________

На основании ____________________________________________________________

                    (название и выходные данные перечня документов

_________________________________________________________________________

                      с указанием сроков их хранения)

отобраны к уничтожению   как    не имеющие научно-исторической ценности и

утратившие практическое значение документы фонда N ______________________

                                                      (название фонда)

N п/п	Заголовок дела (групповой заголовок документов)	Годы	Номер описи	Индекс дела по номенклатуре или номер единиц хранения по описи	Количество единиц хранения	Сроки хранения и номера статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8

Итого ______________________________ ед. хр. за ___________________ годы.

           (цифрами и прописью)

Описи дел постоянного хранения за ___________________ годы утверждены ЭПК

_________________________________________________________________________

                    (наименование архивного учреждения)

(протокол от ________________ N ______________)

_________________________________ _______________ _______________________

     (наименование должности         (подпись)     (расшифровка подписи)

    руководителя архива (лица,

     ответственного за архив))

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК организации

(подразделения)

от ___________ N ______

_______________________

Документы в количестве _________________________________________ ед. хр.:

- на бумажном носителе весом ___________________ кг сданы на уничтожение;

- на электронном носителе сданы на уничтожение __________________________

_________________________________________________________________________

                          (способ уничтожения)

_________________________________ _______________ _______________________

     (наименование должности         (подпись)     (расшифровка подписи)

работника, сдавшего документы)

Дата _________________________

Изменения в учетные документы внесены.

_________________________________ _______________ _______________________

(наименование должности работника    (подпись)     (расшифровка подписи)

   архива, внесшего изменения

     в учетные документы)

Дата _________________________

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 33
к пункту 5.6.3 Инструкции

                    Герб

                АДМИНИСТРАЦИЯ

                ГОРОДА КИРОВА

              АРХИВНАЯ СПРАВКА

Воровского ул., д. 39, г. Киров обл., 610000

   телефон/факс: (8332) 64-89-40, 67-69-91

             inbox@admkirov.ru

              www.admkirov.ru

____________________ N _____________________

На N _______________ от ____________________

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 34
к подразделу 9.6 Инструкции

                     Журнал учета печатей и штампов

N п/п	Оттиск печати (штампа)	Наименование печати (штампа)	Дата получения печати (штампа) от изготовителя	Предприятие-изготовитель, дата и номер сопроводительного документа	Кому выданы (должность, подразделение)
1	2	3	4	5	6

Роспись работника	Дата возврата печати (штампа)	Роспись работника	Дата уничтожения печати (штампа)	Дата, номер акта
7	8	9	10	11