Приложение. Программа профилактики нарушений обязательных требований законодательства об архивном деле на территории области

Приложение
к приказу Департамента
культуры и туризма области
от 13.06.2018 N 34

Программа
профилактики нарушений обязательных требований законодательства об архивном деле на территории области

Настоящая Программа профилактики нарушений обязательных требований законодательства об архивном деле на территории области (далее - Программа) разработана в рамках реализации федерального приоритетного проекта "Повышение качества реализации контрольно-надзорных полномочий на региональном и муниципальном уровнях".

Программа представляет собой связанный по целям, задачам, ресурсам и срокам осуществления комплекс профилактических мероприятий Департамента культуры и туризма области (далее - Департамент), обеспечивающих эффективное решение проблем, препятствующих соблюдению подконтрольными субъектами обязательных требований законодательства об архивном деле на территории области (далее - обязательные требования), и направленных на выявление и устранение конкретных причин и факторов несоблюдения обязательных требований, а также на создание и развитие системы профилактики.

1. Анализ текущего состояния подконтрольной сферы, описание текущего уровня развития профилактической деятельности Департамента, характеристика проблем, на решение которых направлена Программа

1.1. Анализ текущего состояния подконтрольной сферы

Установление единых правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в соответствии с п. 2 части 1 статьи 4 Федерального закона от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (далее - Федеральный закон "Об архивном деле в Российской Федерации") является полномочием Российской Федерации. К полномочиям субъекта Российской Федерации указанный закон относит проведение государственной политики в области архивного дела на территории субъекта Российской Федерации.

Согласно положениям статьи 16 Федерального закона "Об архивном деле в Российской Федерации" контроль за соблюдением законодательства об архивном деле осуществляется, в том числе, уполномоченными органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации. Постановлением Правительства Вологодской области от 31 октября 2016 года N 963 "Об установлении перечня видов регионального государственного контроля (надзора) и органов исполнительной государственной власти области, уполномоченных на их осуществление, порядка его ведения" функция контроля за соблюдением законодательства в сфере архивного дела на территории Вологодской области возложена на Департамент культуры и туризма Вологодской области.

Порядок организации регионального государственного контроля за соблюдением законодательства об архивном деле на территории Вологодской области (далее - региональный государственный контроль) определен постановлением Правительства области от 17 октября 2011 года N 1307 "О порядке организации и осуществления регионального государственного контроля за соблюдением законодательства в сфере архивного дела на территории Вологодской области".

В 2017 году проведены 5 мероприятий по контролю (в 2014 году - 8, в 2015 - 6, в 2016 году - 5 мероприятий по контролю). Кроме того, Департаментом проводятся проверки и мониторинг в отношении органов местного самоуправления и органов государственной власти области.

Нарушения обязательных требований, представляющих непосредственную угрозу, а также случаи причинения вреда жизни, здоровью граждан, вреда животным, растениям, окружающей среде, объектам культурного наследия (памятникам истории и культуры) народов Российской Федерации, музейным предметам и музейным коллекциям, включенным в состав Музейного фонда Российской Федерации, особо ценным, в том числе уникальным документам Архивного фонда Российской Федерации, документам, имеющим особое историческое, научное, культурное значение, входящим в состав национального библиотечного фонда, безопасности государства, предупреждению возникновения чрезвычайных ситуаций природного и техногенного характера в ходе проверок не выявлены.

В связи с тем, что особо ценные, а также уникальные документы Архивного фонда Российской Федерации сосредоточены (учтены) в основном в подведомственных Департаменту государственных архивных учреждениях оснований для проведения внеплановых проверок не возникало.

По результатам 4 проведенных плановых выездных проверок (80% от всех проведенных проверок) выданы предписания. Для сравнения предписания выданы в 2016 году по результатам 40% проверок, в 2015 году по результатам 33% проверок, в 2014 году - 62% проверок, Увеличение количества выявленных нарушений в 2017 году объясняется составом проверяемых организаций, большинство которых составили хозяйственные организации и муниципальные архивные учреждения.

В Списке организаций - источников комплектования Архивного фонда области, подлежащих проверкам в соответствии с 294-ФЗ по в 2017 году насчитывалось 532 организации. Проверками за год охвачено около 1% субъектов (организаций - источников комплектования государственных и муниципальных архивов области), подлежащих плановым проверкам.

Нарушения выявлены в ходе проверки 4 организаций из 5 проверенных (80%). В 2016 - 40%, в 2015 году - 33%, 2014 году - в 62%, 2013 году нарушения выявлены в 100% проверенных организаций, в 2012 году - в 30% проверенных организаций.

1.2. Описание текущего уровня развития профилактической деятельности Департамента

Приказом Департамента от 23 декабря 2016 года N 113-р утверждена программа профилактики нарушений обязательных требований на 2017 год. В рамках данной программы на сайте Департамента размещаются и поддерживаются в актуальном состоянии перечни нормативных правовых актов, содержащих обязательные требования, их тексты, справочная информация, доклады об осуществлении регионального государственного контроля. В 2017 году сотрудники Департамента приняли участие в 1 выездном семинаре по вопросам ведения делопроизводства и архива в организациях-источниках комплектования Архивного фонда области, проведенном в Шекснинском районе.

В 2017 году на заседаниях Экспертно-проверочной комиссии Департамента (далее - ЭПК Департамента) были рассмотрены описи на 47,751 тыс. единиц постоянного хранения на различных носителях и согласованы описи на 32,893 тыс. дел по личному составу, рассмотрены изменения в списки источников комплектования государственных и муниципальных архивов области, 42 положения об архивах организаций, 43 положения об экспертных комиссиях, 121 номенклатура дел, 3 инструкции по делопроизводству в организациях - источниках комплектования.

Все проверяемые в плановом порядке организации являются источниками - комплектования Архивного фонда Вологодской области и входят в списки организаций - источников комплектования архивов Вологодской области. В архивах за каждой организацией закреплен куратор, который регулярно консультирует организации по всем методическим вопросам.

В декабре 2017 года Департаментом проведено публичное обсуждение правоприменительной практики регионального (государственного) контроля- надзора, в котором приняли участие представители организаций - источников комплектования Архивного фонда Вологодской области.

В первом полугодии 2018 года проведено публичное обсуждение правоприменительной практики регионального (государственного) контроля- надзора, в котором приняли участие представители муниципальных архивов области.

1.3. Характеристика проблем, на решение которых направлена программа

Основными проблемами подконтрольных субъектов являются:

Не соблюдение организациями - источниками комплектования Архивного фонда области обязательных требований Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов органами государственной власти, местного самоуправления и организациями, утвержденных приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 года N 526, в том числе:

нарушение сроков передачи документов Архивного фонда Российской Федерации в государственный (муниципальный) архив;

нарушение сроков составления номенклатур дел и нарушение порядка представления номенклатур на рассмотрение ЭПК Департамента; нарушение правил оформления архивных дел;.

нарушение требований к порядку размещения архивных документов в архиве в систематизированном порядке в пределах одного фонда в соответствии с описями дел в коробках или папках;

нарушение сроков составления описей дел по личному составу и порядка представления их па рассмотрение ЭПК Департамента; нарушение правил выдачи архивной информации заявителям.

Пути решения проблем:

повышение уровня информированности организаций - источников комплектования Архивного фонда области об обязанностях в сфере архивного дела;

оказание консультационной помощи организациям, по вопросам ведения делопроизводства и архива, подготовки передачи документов в государственный (муниципальный) архив.

2. Основные цели и задачи проведения профилактической работы

2.1. Цели проведения профилактической работы

Целями проведения профилактической работы являются:

1) предупреждение нарушений обязательных требований (снижение числа нарушений обязательных требований);

2) создание инфраструктуры профилактики нарушений обязательных требований;

3) формирование моделей социально ответственного, добросовестного, правового поведения подконтрольных субъектов;

4) повышение прозрачности системы контрольно-надзорной деятельности.

2.2. Задачи проведения профилактической работы

Для достижения основных целей профилактической работы необходимо решение следующих задач:

1) выявление причин, факторов и условий, способствующих нарушению обязательных требований, определение способов устранения или снижения рисков их возникновения;

2) устранение причин, факторов и условий, способствующих возможному нарушению обязательных требований;

3) оценка состояния подконтрольной среды;

4) определение перечня видов и сбор статистических данных, необходимых для организации профилактической работы;

5) повышение квалификации кадрового состава Департамента;

6) создание системы консультирования подконтрольных субъектов, в том числе с использованием современных информационно- телекоммуникационных технологий;

7) подготовка предложений по созданию электронных сервисов, обеспечивающих взаимодействие Департамента с подконтрольными субъектами, в том числе проведение профилактических мероприятий, предоставление необходимой информации подконтрольным субъектам и т.д.;

8) формирование единого понимания обязательных требований у всех участников контрольно-надзорной деятельности;

9) создание и внедрение мер системы позитивной профилактики;

10) повышение уровня правовой грамотности подконтрольных субъектов, в том числе путем обеспечения доступности информации об обязательных требованиях и необходимых мерах по их исполнению;

11) снижение издержек контрольно-надзорной деятельности и административной нагрузки на подконтрольные субъекты.

2.3. Основные этапы реализации Программы

2.3.1. Сроки реализации Программы

Срок реализации Программы: 2018 - 2020 гг.

Основные этапы реализации Программы:

первый этап - 201 8 год;

второй этап - 2019 - 2020 годы.

2.3.2. Первый этап:

1) освоение действующих каналов "обратной связи" с подконтрольными субъектами и разработка необходимых дополнительных каналов такой связи (электронные формы "обратной связи") для непосредственного получения, накопления и анализа информации по проблемным вопросам применения обязательных требований и осуществления процедур контроля;

2) качественное проведение аналитической работы по мониторингу и определению состояния подконтрольной сферы, выявлению текущих и потенциальных факторов риска нарушения обязательных требований;

3) предотвращение утраты документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в организациях - источниках комплектования Архивного фонда области;

4) проведение профилактических мероприятий:

формирование и ведение Перечня правовых актов и их отдельных частей (положений), содержащих обязательные требования, соблюдение которых оценивается при проведении мероприятий по контролю (надзору);

разработка проверочных листов (списков контрольных вопросов), в том числе для целей самопроверки подконтрольными субъектами;

проведение публичных обсуждений с подконтрольными субъектами;

индивидуальное и общее консультирование по вопросам соблюдения обязательных требований;

размещение информации по вопросам соблюдения обязательных требований на официальном сайте Департамента в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет";

объявление предостережения о недопустимости нарушения обязательных требований;

реализация порядка и механизмов досудебного (внесудебного) обжалования.

5) разработка системы мер поощрения и стимулирования добросовестных подконтрольных субъектов.

2.3.3. Второй этап:

1) совершенствование механизмов аналитического обеспечения профилактической деятельности с целью качественного улучшения, расширения подходов к осуществлению профилактической деятельности;

2) разработка и внедрение механизмов самообследования и непрерывного совершенствования профилактической деятельности в рабочие процессы с целью налаживания эффективной взаимосвязи между всеми элементами контрольно-надзорной деятельности;

3) предотвращение утраты документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в организациях - источниках комплектования Архивного фонда области;

4) внедрение и аналитическое использование в рамках профилактической деятельности механизмов общественного контроля и средств дистанционного мониторинга;

5) периодический анализ опыта других субъектов Российской Федерации в части профилактики нарушений обязательных требований с целью выявления актуальных и эффективных подходов к осуществлению профилактической деятельности и внедрения их в собственную практику.

3. Перечень профилактических мероприятий

Перечень профилактических мероприятий и план-график их реализации приведен в приложении к настоящей Программе.

4. Ресурсное обеспечение Программы

Реализация Программы будет осуществляться государственными гражданскими служащими Департамента, уполномоченными на осуществление регионального государственного контроля за соблюдением законодательства в сфере архивного дела на территории области. Штатная численность 5 штатные единицы.

Государственные гражданские служащие, непосредственно осуществляющие мероприятия по профилактике нарушений обязательных требований, имеют высшее образование и стаж работы в сфере архивного дела не менее 5 лет.

Финансовое обеспечение деятельности по профилактике нарушений обязательных требований осуществляется в соответствии с Государственной программой Вологодской области "Сохранение культурного потенциала, развитие туризма и архивного дела в Вологодской области на 2014 - 2020 годы".

5. Механизм реализации Программы

5.1. Координатор Программы

Координатором программы является Артемова Ольга Валериевна, главный советник управления по делам архивов области, правовой и организационно-кадровой работы Департамента, тел. (8172) 23-00-93 (доб. 1838), e-mail: ArtemovaOV@gov35.ru В обязанности координатора Программы входят:

организация исполнения мероприятий профилактики нарушений обязательных требований, предусмотренных разделом 3 настоящей Программы;

подготовка внесения изменений в настоящую Программу;

подготовка ежегодного доклада о результативности и эффективности Программы.

5.2. Перечень уполномоченных должностных лиц, ответственных за организацию и проведение профилактических мероприятий

Должностные лица, ответственные за организацию и проведение профилактических мероприятий:

Варзин Андрей Михайлович, главный специалист управления по делам архивов области, правовой и организационно-кадровой работы Департамента, тел. (8172) 23-00-93 (доб. 1846), e-mail: VarzinAM@gov35.ru;

Пишенина Татьяна Владимировна, главный специалист управления по делам архивов области, правовой и организационно-кадровой работы Департамента, тел. (8172) 23-00-93 (доб. 1847), e-mail:

PisheninaTV@gov35.ru.

6. Оценка эффективности Программы

Оценка эффективности Программы осуществляется координатором Программы ежегодно в срок до 1 февраля года, следующего за отчетным.

Ожидаемый социальный эффект профилактики нарушений обязательных требований может быть достигнут только в условиях конструктивного сотрудничества с подконтрольными субъектами в постоянном режиме по вопросам соблюдения обязательных требований.

Экономический эффект от реализованных мероприятий:

1) минимизация ресурсных затрат всех участников контрольно-надзорной деятельности за счет снижения административного давления; проведение мероприятий без взаимодействия с организациями с выдачей предостережения о недопустимости нарушения обязательных требований;

2) снижение количества зафиксированных нарушений обязательных требований;

3) повышение уровня доверия подконтрольных субъектов к Департаменту.

Количественные показатели оценки эффективности Программы:

1) количество проведенных профилактических мероприятий;

2) количество подконтрольных субъектов, в отношении которых проведены профилактические мероприятия;

3) доля субъектов, в отношении которых проведены профилактические мероприятия;

4) предотвращенный ущерб в результате проведения профилактических мероприятий;

5) количество профилактических мероприятий, проведенных с привлечением государственных и муниципальных архивов области;

6) количество выданных предостережений о недопустимости нарушения обязательных требований;

7) доля документов Архивного фонда Российской Федерации безвозвратно утраченных от общего количества документов, хранящихся в организациях должна быть сведена к минимуму.

Результаты оценки уровня развития профилактической работы и анализ влияния профилактических мероприятий на предотвращение причинения вреда охраняемым законом ценностям включаются в итоговый годовой отчет о деятельности Департамента и в виде отдельного информационного сообщения размещаются на официальном сайте Департамента.