Приложение. Административный регламент по предоставлению муниципальной услуги "Исполнение запросов граждан и организаций по документам архивных фондов"

Приложение
к постановлению
Администрации
Тюменского муниципального района
от 25 апреля 2016 г. N 62

Административный регламент
по предоставлению муниципальной услуги "Исполнение запросов граждан и организаций по документам архивных фондов"

С изменениями и дополнениями от:

21 ноября 2016 г., 14 ноября, 27 декабря 2017 г.

I. Общие положения

1.1. Предмет регулирования административного регламента

Информация об изменениях:

Подпункт 1.1.1 изменен с 1 января 2018 г. - Постановление Администрации Тюменского муниципального района от 14 ноября 2017 г. N 132

См. предыдущую редакцию

1.1.1. Административный регламент предоставления муниципальной услуги "Исполнение запросов граждан и организаций по документам архивных фондов" (далее - административный регламент) - устанавливает сроки и последовательность административных процедур и административных действий отдела по делам архивов административного управления, административного департамента Администрации Тюменского муниципального района (далее - Администрация) по предоставлению муниципальной услуги, а также порядок их взаимодействия с заявителями при предоставлении муниципальной услуги.

1.2. Круг заявителей

1.2.1. Заявителями на предоставление муниципальной услуги являются:

российские, иностранные граждане и лица без гражданства;

органы государственной власти, органы местного самоуправления;

организации и общественные объединения.

При предоставлении муниципальной услуги от имени заявителей вправе обратиться их законные представители, действующие в силу закона, а также их представители на основании доверенности.

II. Стандарт предоставления муниципальной услуги

2.1. Наименование муниципальной услуги

Исполнение запросов граждан и организаций по документам архивных фондов.

Информация об изменениях:

Пункт 2.2 изменен с 1 января 2018 г. - Постановление Администрации Тюменского муниципального района от 14 ноября 2017 г. N 132

См. предыдущую редакцию

2.2. Наименование уполномоченного органа предоставляющего муниципальную услугу

Предоставление муниципальной услуги осуществляется Администрацией. Структурным подразделением Администрации, непосредственно предоставляющим муниципальную услугу, является отдел по делам архивов административного управления, административного департамента Администрации (далее - Архив), которое располагается по адресу: 625049 Тюменская область, г. Тюмень. ул. Московский тракт, дом 115.

Электронный адрес Архива: www.atmr.ru

Телефоны Архива:

(3452) 288-759, 288-760, факс (3452) 42-61-17.

График работы Архива:

понедельник - четверг 8.00 - 17.15

пятница 8.00 - 16.00

суббота-воскресенье выходные дни.

Время приема граждан: 8.00 -12.00

Предоставление муниципальной услуги в части информирования граждан о порядке предоставления муниципальной услуги, приема документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, и выдачи результата муниципальной услуги, также осуществляется государственным автономным учреждением Тюменской области "Многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг в Тюменской области" (далее - ГАУ ТО "МФЦ", МФЦ), которое располагается по адресу: 625002, Тюменская область, г. Тюмень, ул. Водопроводная, д. 12.

Заявление о предоставлении муниципальной услуги может быть подано через МФЦ при наличии действующего соглашения о взаимодействии между Администрацией и МФЦ.

Справочный телефон ГАУ ТО "МФЦ": 8-800-200-05-91, 8(3452) 50-05-91.

Электронный адрес ГАУ ТО "МФЦ": mfc@mfcto.ru.

График работы ГАУ ТО "МФЦ": понедельник - четверг с 9-00 до 13-00, суббота, воскресенье - выходные дни.

2.3. Результат предоставления муниципальной услуги

2.3.1. Результатом предоставления муниципальной услуги являются:

предоставление необходимой информации, документов (информационное письмо, архивная справка, архивная выписка, архивная копия, тематический перечень, тематический обзор документов);

направление (вручение) информации об отсутствии запрашиваемых сведений;

направление рекомендаций с указанием органов, в которые надлежит обратиться в целях поиска необходимой информации;

уведомление о переадресовании запроса в соответствующие органы или должностным лицам, в компетенцию которых входит решение поставленных в заявлении вопросов.

2.4. Срок предоставления муниципальной услуги

2.4.1. Общий срок рассмотрения заявления не должен превышать 30 календарных дней со дня его регистрации.

2.4.2. В общий срок предоставления муниципальной услуги входит срок направления межведомственных запросов и получения на них ответов, срок выдачи (направления) документов, являющихся результатом предоставления муниципальной услуги.

2.4.3. В случае обращения заявителя за получением муниципальной услуги в МФЦ срок предоставления муниципальной услуги исчисляется со дня поступления и регистрации заявления о предоставлении муниципальной услуги заявителя в МФЦ.

2.5. Перечень нормативных правовых актов, регулирующих отношения, возникающие в связи с предоставлением муниципальной услуги

2.5.1. Предоставление муниципальной услуги по исполнению запросов граждан и организаций по документам архивных фондов осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:

Конституция Российской Федерации от 12.12.1993 ("Российская газета", 25.12.1993, N 237);

Закон Российской Федерации от 21.07.1993 N 5485 "О государственной тайне" ("Собрание законодательства Российской Федерации", 1997, N 41, ст. 8220-8235; 1997, N 41, ст. 4673; 2003, N 27 (ч. I), ст. 2700; 2003, N 46 (ч. II), ст. 4449; 2004, N 27, ст. 2711; 2004, N 35, ст. 3607; 2007, N 49, ст. 6055; 2007, N 49, ст. 6079; 1996, N 15, ст. 1768);

Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" ("Собрание законодательства Российской Федерации", 2004, N 43, ст. 4169; 2006, N 50, ст. 5280; 2007, N 49, ст. 6079; 2008, N 20, ст. 2253);

Федеральный закон от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" ("Собрание законодательства Российской Федерации", 08.05.2006, N 19, ст. 2060);

Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" ("Собрание законодательства Российской Федерации", 31.07.2006, N 31, ч. 1, ст. 3448);

Федеральный закон от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" ("Российская газета", 30.07.2010, N 168; "Собрание законодательства Российской Федерации", 02.08.2010, N 31, ст. 4179);

Указ Президента Российской Федерации от 31.12.1993 N 2334 "О дополнительных гарантиях прав граждан на информацию" ("Собрание актов Президента и Правительства Российской Федерации", 10.01.1994, N 2, ст. 74);

Постановление Правительства Тюменской области от 30.01.2012 N 31-п "О разработке и утверждении административных регламентов исполнения государственных функций при осуществлении регионального государственного контроля (надзора), муниципальных функций при осуществлении муниципального контроля и административных регламентов предоставления государственных услуг" ("Тюменская область сегодня", 08.02.2012 N 21);

Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (Зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 06.03.2007, регистрационный N 9059, "Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти", 14.05.2007 N 20);

Закон Тюменской области от 28.12.2004 N 313 "О формировании и содержании архивных фондов Тюменской области" (газета "Тюменские известия" от 28.12.2004 N 280 - 281).

2.6. Исчерпывающий перечень документов, необходимых в соответствии с нормативно-правовыми актами для предоставления муниципальной услуги и услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления муниципальной услуги, подлежащих предоставлению заявителем

2.6.1. Для предоставления муниципальной услуги установлен следующий исчерпывающий перечень документов:

1) заявление заявителя (далее - заявление, запрос) о предоставлении муниципальной услуги;

2) документы, удостоверяющие личность заявителя(ей);

3) документы, подтверждающие полномочия представителя юридического или физического лица действовать от имени третьих лиц (доверенность, оформленная в установленном порядке, и документ, удостоверяющий личность);

4) копия трудовой книжки (при исполнении запросов, касающихся подтверждения трудового стажа, в том числе льготного, размера заработной платы, различных надбавок и льгот).

2.6.2. В заявлении о предоставлении муниципальной услуги должны быть указаны:

наименование юридического лица на бланке организации; для граждан - фамилия, имя и отчество (при наличии);

адрес электронной почты, в случае если ответ должен быть направлен в форме электронного документа;

почтовый адрес и номер телефона заявителя;

способ выдачи (направления) ему документов, являющихся результатом предоставления муниципальной услуги;

интересующая заявителя тема, вопрос, событие, факт и хронологические рамки запрашиваемой информации;

форма получения заявителем информации (информационное письмо, архивная справка, архивная выписка, архивная копия, тематический перечень, тематический обзор документов);

личная подпись гражданина (электронная подпись) или подпись должностного лица;

дата заявления (отправления).

2.6.3. Способы подачи документов заявителем для предоставления муниципальной услуги:

при личном обращении;

посредством обращения в МФЦ;

почтовым отправлением, в том числе по электронной почте;

посредством федеральной государственной информационной системы "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций) www.gosuslugi.ru (далее - Единый портал) или региональной информационной системы Тюменской области "Портал государственных и муниципальных услуг (функций) Тюменской области www.uslugi.admtyumen.ru (далее - Региональный портал).

2.6.4. Заявления с приложениями скан-образов документов, предусмотренных подпунктом 2.6.1 настоящего пункта административного регламента, поданные в электронном виде должны быть подписаны электронной цифровой подписью заявителя.

2.7. Исчерпывающий перечень документов, необходимых в соответствии с нормативными правовыми актами для предоставления муниципальной услуги, которые находятся в распоряжении государственных органов, органов местного самоуправления и иных органов, участвующих в предоставлении муниципальных услуг, и которые заявитель вправе представить

2.7.1. В рамках межведомственного информационного взаимодействия при предоставлении муниципальной услуги Архив взаимодействует с:

а) ГБУТО "Государственный архив Тюменской области";

б) администрациями муниципальных образований Тюменского муниципального района;

в) организациями, подведомственными Администрации;

г) организациями и учреждениями любых форм собственности, в ведении которых могут находиться необходимые для предоставления муниципальной услуги документы.

В указанные в абзаце первом подпункта 2.7.1 настоящего пункта административного регламента организации и учреждения, специалисты Архива обращаются в случае отсутствия в Архиве и наличия информации о месте нахождения запрашиваемых документов.

2.7.2. Процедуры взаимодействия с органами и организациями, указанными в настоящем пункте административного регламента, определяются нормативными правовыми актами Российской Федерации, Тюменской области, муниципальными правовыми актами, в том числе настоящим административным регламентом, и соответствующими соглашениями.

2.8. Исчерпывающий перечень оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги

2.8.1. Оснований для отказа в принятии документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, законодательством Российской Федерации, не предусмотрено.

2.9. Перечень оснований для приостановления или отказа в предоставлении муниципальной услуги

2.9.1. Основания для приостановления муниципальной услуги отсутствуют.

2.9.2. В предоставлении услуги может быть отказано в случае:

поступления обращения заявителя с требованием о выдаче документов, подготовка и выдача которых не входит в компетенцию Архива;

предоставление заявителем неправильно оформленных, содержащих неполные сведения документов (не указана фамилия гражданина, направлявшего запрос, не указан почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ и др.);

если текст письменного запроса не поддается прочтению, ответ на запрос не представляется и не подлежит направлению на рассмотрение, о чем в течение семи дней со дня регистрации запроса сообщается заявителю, направившему запрос, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению;

если ответ по существу поставленного в запросе вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, заявителю сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в заявлении вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.

2.10. Перечень услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления муниципальной услуги, в том числе сведения о документе (документах), выдаваемом (выдаваемых) организациями, участвующими в предоставлении муниципальной услуги

2.10.1. Услуги, необходимые и обязательные для предоставления муниципальной услуги Архивом, отсутствуют.

2.11. Способы, размер и основания взимания государственной пошлины или иной платы, взимаемой за предоставление муниципальной услуги

2.11.1. Предоставление муниципальной услуги осуществляется без взимания государственной пошлины.

2.12. Способы, размер и основания взимания платы за предоставление услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления муниципальной услуги

2.12.1. Плата за предоставление услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления муниципальной услуги не предусмотрена.

2.13. Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении муниципальной услуги и при получении результата предоставления таких услуг

2.13.1. При предоставлении муниципальной услуги максимальный срок ожидания в очереди не должен превышать:

а) 10 минут при приеме к специалисту Архива для оформления заявления о предоставлении муниципальной услуги и сдачи необходимых документов;

б) 15 минут при приеме к специалисту Архива для получения результата предоставления муниципальной услуги.

2.14. Срок регистрации запроса заявителя о предоставлении муниципальной услуги и услуги, предоставляемой организацией, участвующей в предоставлении муниципальной услуги

2.14.1. Обращения о предоставление муниципальной услуги подлежат обязательной регистрации в электронной форме в день их поступления в системе электронного документооборота и делопроизводстве Администрации в разделе "Журнал учета заявлений и выдачи архивных справок, выписок и архивных копий документов".

ГАРАНТ:

Настоящий пункт вступил в силу и распространяет свое действие на правоотношения, возникшие с 1 января 2016 г.

2.15. Требования к помещениям, в которых предоставляются муниципальная услуга, услуги организации, участвующей в предоставлении муниципальной услуги, к местам ожидания и приема заявителей, размещению и оформлению визуальной, текстовой и мультимедийной информации о порядке предоставления муниципальной услуги, в том числе к обеспечению доступности для инвалидов указанных объектов в соответствии с законодательством Российской Федерации о социальной защите инвалидов

2.15.1. Прием заявителей осуществляется в специально выделенных для этих целей помещениях, включающих места ожидания, информирования и приема заявителей.

2.15.2. Выбор помещения, в котором планируется предоставление муниципальной услуги, должен осуществляться с учетом пешеходной доступности от остановок общественного транспорта. На территории, прилегающей к зданию Администрации, оборудуются бесплатные места для парковки автотранспортных средств, в том числе специально отведенные места для парковки автотранспортных средств инвалидов; обеспечивается возможность посадки инвалидов в транспортное средство и высадки из него перед входом в объект, в том числе с использованием кресла-коляски и, при необходимости, с помощью специалистов Архива.

При входе в объект и выходе из него инвалида информируют о доступных маршрутах общественного транспорта.

2.15.3. Получение документов, предоставление муниципальной услуги и выдача документов осуществляется в специально отведенном помещении на первом этаже здания.

2.15.4. Помещения, в которых предоставляется муниципальная услуга, оборудуются:

противопожарной системой и средствами пожаротушения;

системой оповещения о возникновении чрезвычайной ситуации;

указателями входа и выхода;

табличкой с номерами и наименованиями помещений;

системой кондиционирования воздуха;

пандусами, специальными ограждениями и перилами, обеспечивается беспрепятственное передвижение и разворот инвалидных колясок. Столы для обслуживания инвалидов размещаются в стороне от входа с учетом беспрепятственного подъезда и поворота колясок.

Глухонемым, инвалидам по зрению и другим гражданам с ограниченными физическими возможностями при необходимости оказывается соответствующая помощь, в том числе сопровождение инвалидов, имеющих стойкие нарушения функции зрения и самостоятельного передвижения, по территории Администрации с помощью специалистов Архива, предоставляющих услуги, представление бесплатно в доступной форме с учетом стойких расстройств функций организма инвалидов информации об их правах и обязанностях, видах социальных услуг, сроках, порядке и условиях доступности их предоставления, правилах предоставления услуги, в том числе об оформлении необходимых для получения услуги документов, о совершении ими других необходимых для получения услуги действий.

В помещениях, в которых предоставляется муниципальная услуга, должны выполняться требования к обеспечению доступности для инвалидов в соответствии с законодательством Российской Федерации о социальной защите инвалидов, в том числе обеспечение допуска в Администрацию собаки-проводника при наличии документа, подтверждающего ее специальное обучение, выданного по форме и в порядке, утвержденным приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации, а также предоставление инвалидам по слуху, при необходимости, услуги с использованием русского жестового языка, включая обеспечение допуска в здание Администрации сурдопереводчика, тифлосурдопереводчика.

2.15.5. У входа в каждое помещение размещается табличка с наименованием помещения (зал ожидания, приема/выдачи документов и т.д.).

2.15.6. Помещения должны иметь места информирования, предназначенные для ознакомления заявителей с информационными материалами, в том числе необходимыми для обеспечения беспрепятственного доступа инвалидов к объектам и услугам, с учетом ограничений их жизнедеятельности.

2.15.7. Места для заполнения заявлений (запросов) оборудуются визуальной, текстовой информацией, размещаемой на информационных стендах. Информационные стенды должны устанавливаться недалеко от входа в помещение, где осуществляется прием заявителей, на высоте не менее 1,2 метра от пола, таким образом, чтобы обеспечить возможную видимость информации максимальному количеству граждан, в том числе беспрепятственный доступ к носителям информации инвалидов с учетом ограничения их жизнедеятельности. Тексты информационных материалов, размещаемых на стендах, печатаются удобным для чтения шрифтом, без исправлений, наиболее важные места выделяются (подчеркиваются).

2.15.8. В помещениях для ожидания приема оборудуются места (помещения), имеющие стулья, столы (стойки) для возможности оформления документов, бумагу формата А4, ручки, типовые бланки документов, а также туалет и гардероб. Количество мест ожидания определяется исходя из фактической нагрузки и возможностей для их размещения в здании.

2.15.9. Помещение для работы специалистов Архива должно быть оснащено стульями, столами, персональным компьютером с возможностью доступа к информационным базам данных, печатающим устройством.

2.15.10. Место приема заявителей должно обеспечивать:

комфортное расположение заявителя и специалистов Архива;

отсутствие затруднений для лиц с ограниченными возможностями;

возможность и удобство оформления заявителем письменного обращения;

телефонную связь;

доступ к нормативным правовым актам, регулирующим предоставление муниципальной услуги.

2.16. Показатели доступности и качества муниципальной услуги

2.16.1. Показателями доступности муниципальной услуги являются:

1) транспортная доступность к местам предоставления муниципальной услуги;

2) доступность информирования заявителей по вопросам предоставления муниципальной услуги, в том числе о ходе предоставления муниципальной услуги, в форме устного или письменного информирования;

3) бесплатность предоставления муниципальной услуги и информации о процедуре предоставления муниципальной услуги;

4) доступность заявителей к формам заявлений и иным документам, необходимым для получения муниципальной услуги, в том числе с возможностью их копирования и заполнения в электронном виде;

5) возможность подачи заявления о предоставлении муниципальной услуги в МФЦ.

2.16.2. Показателями качества муниципальной услуги являются:

1) информированность граждан о порядке предоставления муниципальной услуги;

2) возможность получения консультаций по порядку предоставления муниципальной услуги;

3) возможность получения муниципальной услуги в электронном виде;

4) удобство территориального размещения помещения, в котором предоставляется муниципальная услуга;

5) оснащенность помещений (здания), в которых предоставляется муниципальная услуга, пандусами, специальными ограждениями, перилами и иными средствами, обеспечивающими возможность получения услуги лицами с ограниченными возможностями здоровья;

6) наличие удобного для граждан графика работы органа, предоставляющего муниципальную услугу, в том числе наличие возможности получения муниципальной услуги в дополнительное вечернее время в будние дни, когда в соответствии с трудовым законодательством основная масса работающих граждан отдыхает;

7) количество взаимодействий заявителя с должностными лицами при предоставлении муниципальной услуги и их продолжительность;

8) удовлетворенность граждан сроками ожидания в очереди при предоставлении муниципальной услуги;

9) удовлетворенность граждан условиями ожидания в очереди при предоставлении муниципальной услуги;

10) удовлетворенность граждан сроками предоставления муниципальной услуги;

11) возможность получения информации о ходе предоставления муниципальной услуги, в том числе с использованием информационно-коммуникационных технологий;

12) отсутствие обоснованных жалоб граждан на нарушение должностными лицами нормативных правовых актов, регламентирующих предоставление муниципальной услуги.

2.17. Иные требования, в том числе учитывающие особенности предоставления муниципальных услуг в многофункциональных центрах предоставления муниципальных услуг и особенности предоставления муниципальных услуг в электронной форме

2.17.1. Порядок взаимодействия Администрации и МФЦ при предоставлении муниципальной услуги регулируется соглашением о взаимодействии, заключаемым Администрацией и МФЦ.

2.17.1. Предоставление муниципальной услуги в электронной форме осуществляется в соответствии с законодательными и нормативными правовыми актами, регулирующими предоставление муниципальной услуги в соответствующей сфере.

2.17.2. При поступлении в Архив запросов по электронной почте, поступившие документы распечатываются на бумажном носителе и в дальнейшем работа с ним ведется в установленном порядке.

III. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур в электронной форме, а также особенности выполнения административных процедур в многофункциональных центрах

3.1. Исчерпывающий перечень административных процедур

3.1.1. Предоставление муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры:

а) предоставление информации о муниципальной услуге;

б) прием и регистрация документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги;

в) анализ тематики поступивших запросов;

г) направление запроса по межведомственному информационному взаимодействию;

д) поиск архивных документов, необходимых для исполнения запросов;

е) оформление архивных справок, архивных выписок и архивных копий;

ж) отправка архивных справок, архивных выписок и архивных копий, ответов на запросы.

Блок-схема предоставления муниципальной услуги приводится в приложении 1 к настоящему административному регламенту.

3.2 Предоставление информации о муниципальной услуге

3.2.1. Основанием для начала административной процедуры по предоставлению информации гражданам о муниципальной услуге является обращение гражданина в Архив или в МФЦ, последовавшее по телефону или в ходе личного приема.

3.2.2. При информировании граждан по телефону или при личном приеме специалисты Архива или МФЦ должны:

а) корректно и внимательно относиться к гражданам, не унижая их чести и достоинства;

б) производить консультацию без больших пауз, лишних слов, оборотов и эмоций, комментариев ситуации;

в) задавать только уточняющие вопросы в интересах дела.

3.2.3. Ответ на телефонный звонок должен начинаться с информации о наименовании органа местного самоуправления, фамилии, имени, отчестве и должности специалиста Архива или МФЦ, принявшего телефонный звонок. Во время разговора специалист должен произносить слова четко, избегать параллельных разговоров с окружающими людьми. В конце консультирования специалист должен кратко подвести итог и перечислить меры, которые надо принять.

Время разговора не должно превышать 15 минут.

Звонки граждан по справочным телефонам принимаются в соответствующие часы работы Архива, указанные в графике его работы.

Звонки граждан по справочным телефонам МФЦ принимаются в соответствующие часы работы МФЦ, указанные в графике его работы.

3.2.4. При личном приеме граждан в Архиве или МФЦ в рамках информирования по предоставлению муниципальной услуги:

а) время ожидания в очереди не должно превышать 15 минут;

б) продолжительность личного приема не должна превышать 15 минут;

в) специалисты, осуществляющие личный прием, должны принять необходимые меры для полного и оперативного ответа на поставленные вопросы, в том числе с привлечением других специалистов.

3.2.5. Результатом административной процедуры является предоставление гражданам информации о муниципальной услуге.

3.3. Прием и регистрация документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги

3.3.1. Основанием для начала административной процедуры по приему и регистрации документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, является обращение заявителя или его представителя в Архив или МФЦ посредством личного приема, направления документов почтовым отправлением с объявленной ценностью или в электронной форме.

3.3.2. Личный прием заявителей в целях подачи документов, необходимых для оказания муниципальной услуги, осуществляется специалистами Архива или МФЦ в рабочее время согласно графику работы, в порядке очереди (в МФЦ в порядке электронной очереди) либо по предварительной записи. При личном приеме заявитель предъявляет специалисту Архива или МФЦ документы, удостоверяющие его личность.

Документы, необходимые для предоставления муниципальной услуги, в электронном виде подаются посредством Единого или Регионального портала. В этом случае документы должны быть подписаны электронной подписью заявителя, допускаемой в соответствии с действующими нормативными правовыми актами для получения государственных и муниципальных услуг.

В случае направления документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, посредством почтового отправления с объявленной ценностью при его пересылке, описью вложения и уведомлением о вручении, верность копий направляемых заявителем документов должна быть засвидетельствована в нотариальном порядке.

3.3.3. В ходе личного приема документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, специалист Архива:

а) устанавливает личность обратившегося гражданина путем проверки документа, удостоверяющего его личность;

б) информирует заявителя о порядке и сроках предоставления муниципальной услуги;

в) проверяет правильность заполнения заявления о предоставлении муниципальной услуги;

г) осуществляет снятие копий с оригиналов;

д) обеспечивает регистрацию заявления о предоставлении муниципальной услуги системе электронного документооборота и делопроизводстве Администрации в разделе "Журнал учета заявлений и выдачи архивных справок, выписок и архивных копий документов";

е) при выявлении в ходе личного приема отсутствия необходимых документов, предусмотренных пунктом 2.6 настоящего административного регламента, уведомляет заявителя о наличии препятствий для предоставления муниципальной услуги, объясняет заявителю содержание выявленных недостатков в представленных документах и предлагает устранить их в ходе личного приема;

ж) оформление анкеты - заявки, в которой заявитель ставит свою подпись, подтверждающую предоставление указанных в анкете - заявке документов.

3.3.4. При поступлении документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, в электронном виде специалист Архива, осуществляющий прием документов:

а) проверяет правильность заполнения заявления о предоставлении муниципальной услуги, а также наличие документов, которые в соответствии с пунктом 2.6 настоящего административного регламента должны представляться заявителем;

б) обеспечивает регистрацию заявления в электронной базе данных в системе электронного документооборота и делопроизводстве Администрации в разделе "Журнал учета заявлений и выдачи архивных справок, выписок и архивных копий документов";

в) направляет заявителю посредством Единого или Регионального портала скан-образ расписки о приеме документов. В случае неполного пакета обязательных к предоставлению документов, предусмотренных пунктом 2.6 административного регламента, направляет скан-копию сообщения об отсутствии соответствующих документов.

3.3.5. При поступлении документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, посредством почтового отправления с объявленной ценностью при его пересылке, описью вложения и уведомлением о вручении, специалист Архива, осуществляющий прием документов:

а) проверяет правильность заполнения заявления о предоставлении муниципальной услуги, а также наличие документов, которые в соответствии с пунктом 2.6 настоящего административного регламента должны представляться заявителем, соответствие представленных документов требованиям настоящего административного регламента;

б) в течение дня с момента поступления документов обеспечивает регистрацию заявления о предоставлении муниципальной услуги в системе электронного документооборота и делопроизводстве Администрации в разделе "Журнал учета заявлений и выдачи архивных справок, выписок и архивных копий документов" с присвоением порядкового номера и даты подачи заявления.

3.3.6. В ходе проведения личного приема документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, специалист МФЦ, уполномоченный на прием документов:

а) устанавливает личность заявителя на основании паспорта гражданина Российской Федерации и иных документов, удостоверяющих личность заявителя, в соответствии с законодательством Российской Федерации;

б) информирует заявителя о порядке и сроках предоставления муниципальной услуги, в том числе о наличии препятствий в получении муниципальной услуги;

в) обеспечивает заполнение заявления о предоставлении муниципальной услуги, после этого предлагает заявителю убедиться в правильности внесенных в заявление данных и подписать заявление о предоставлении муниципальной услуги, проверяет наличие документов, которые в силу пункта 2.6 настоящего административного регламента заявитель обязан предоставить самостоятельно;

г) обеспечивает изготовление копий с представленных заявителем подлинников документов, выполняет на таких копиях надпись об их соответствии оригиналам, заверяет своей подписью с указанием фамилии и инициалов, должности и даты заверения;

д) регистрирует заявление о предоставлении муниципальной услуги в соответствии с правилами делопроизводства МФЦ;

е) выдает расписку о приеме документов с указанием их перечня, даты получения документов.

3.3.7. Результатом административной процедуры по приему и регистрации документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, является зарегистрированное заявление с приложениями, необходимыми для предоставления муниципальной услуги.

3.3.8. Все поступившие документы, необходимые для предоставления муниципальной услуги, в том числе распечатанные документы, поступившие в электронном виде, комплектуются в одно дело.

3.3.9. Общее время административной процедуры по приему и регистрации документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, не может превышать 20 минут. При поступлении документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, в электронном виде или почтовым отправлением, прием документов осуществляется не позднее рабочего дня, следующего за днем, когда поступили документы.

3.4. Анализ тематики поступивших запросов

3.4.1. Основанием для начала административной процедуры является поступление запроса заявителя.

3.4.2. Специалисты Архива осуществляют анализ тематики поступивших заявлений с учетом необходимых профессиональных навыков и имеющегося в Архиве научно-справочного аппарата, справочников по фондам архивов и базы данных "Архивный фонд".

3.4.3. Результатом административного действия является:

определение тематики запроса;

приостановление исполнения запроса в связи с недостаточными исходными данными и необходимостью предоставления в Архив дополнительных сведений с уведомлением об этом заявителя в течение 5 дней с момента регистрации;

направление запроса по месту хранения запрашиваемых документов, с уведомлением об этом заявителя в течение 5 рабочих дней с момента регистрации;

принятие решения об отказе от исполнения запроса в соответствии с подпунктом 2.3.1 пункта 2.3 настоящего административного регламента с уведомлением об этом заявителя в течение 5 рабочих дней с момента регистрации.

3.5. Направление запроса по межведомственному информационному взаимодействию

3.5.1. Основанием для начала административной процедуры по направлению запроса по межведомственному информационному взаимодействию с государственными органами, органами местного самоуправления, организациями, участвующими в предоставлении муниципальной услуги (далее - межведомственное взаимодействие), является прием и регистрация заявления и документов к нему, предусмотренных пунктом 2.6 настоящего административного регламента в Архиве или МФЦ.

3.5.2. Ответственным за выполнение каждого административного действия, входящего в состав административной процедуры является специалист Архива, ответственный за предоставление муниципальной услуги, либо специалист МФЦ.

3.5.3. Содержание административных действий, входящих в состав административной процедуры:

1) экспертиза предоставленных заявителем документов, формирование и направление межведомственных запросов в органы и организации, участвующие в предоставлении муниципальной услуги. Продолжительность и (или) максимальный срок выполнения административного действия - 1 рабочий день со дня поступления зарегистрированного заявления специалисту, ответственному за предоставление муниципальной услуги, либо специалисту МФЦ;

2) получение ответа на межведомственные запросы. Продолжительность и (или) максимальный срок выполнения административного действия - 5 рабочих дней со дня поступления межведомственного запроса в орган или организацию, предоставляющие документы и информацию.

3.5.4. В случае если в Архиве отсутствуют сведения на поступивший запрос, но известно местонахождение документов, специалист Архива, ответственный за предоставление муниципальной услуги, направляет запрос в соответствующий орган или организацию, где хранятся документы. В течение 5 дней со дня регистрации запроса заявитель уведомляется о его переадресации.

Информация об изменениях:

Подпункт 3.5.5 изменен. - Постановление Администрации Тюменского муниципального района от 27 декабря 2017 г. N 172

См. предыдущую редакцию

3.5.5. Процедуры межведомственного взаимодействия осуществляются специалистами Архива или МФЦ в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации, Тюменской области, муниципальными правовыми актами Администрации и соответствующими соглашениями.

Срок подготовки и направления ответа на межведомственный запрос согласно части 3 статьи 7.2 Федерального закона N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг", не может превышать пяти рабочих дней (два рабочих дня - при осуществлении государственного кадастрового учета и (или) государственной регистрации прав на объекты недвижимости) со дня поступления межведомственного запроса в орган или организацию, предоставляющие документ и информацию, если иное не предусмотрено действующим законодательством или соглашениями.

В случае если система межведомственного электронного взаимодействия не работает, межведомственные запросы направляются на бумажных носителях в порядке, установленном действующим законодательством и настоящим административным регламентом.

3.5.6. В течение рабочего дня, следующего за днем получения запрашиваемой информации (документов), специалист Архива или МФЦ проверяет полноту полученной в рамках межведомственного взаимодействия информации (документов).

В случае поступления запрошенной информации (документов) не в полном объеме или содержащей противоречивые сведения, в случае не поступления запрошенной информации (документов) или в случае её несвоевременного получения специалист Архива, уточняет запрос и направляет его повторно.

При отсутствии указанных недостатков, специалист Архива, приступает к административной процедуре, предусмотренной пунктом 3.6 настоящего административного регламента.

Вся запрошенная информация, документы, полученные в рамках межведомственного взаимодействия, приобщаются к сформированному делу.

3.5.7. При приеме заявления с приложением документов, предусмотренных пунктом 2.6 настоящего административного регламента, административная процедура по межведомственному взаимодействию не проводится, в случае если сотрудник принимает решение о достаточности документов (информации) для принятия решения о подготовке и выдаче архивных справок, архивных выписок или архивных копий, после чего приступает к административной процедуре, предусмотренной пунктом 3.6 настоящего административного регламента.

3.5.8. Максимальный срок административной процедуры направления запроса по межведомственному взаимодействию составляет 5 рабочих дней.

3.5.9. Результатом административной процедуры по межведомственному взаимодействию является принятие специалистом Архива решения о достаточности (недостаточности) поступивших документов (сведений) и об исполнении заявления о предоставлении муниципальной услуги.

3.5.10. Результат выполнения административной процедуры в МФЦ: полученные ответы на межведомственные запросы.

3.6. Поиск архивных документов, необходимых для исполнения запросов

3.6.1. Основанием для начала административной процедуры поиска архивных документов, необходимых для исполнения запросов, является наличие в Архиве запрашиваемых документов.

3.6.2. Специалисты Архива при помощи имеющегося научно-справочного аппарата, справочников по фондам архивов и базы данных "Архивный фонд" в течение двух часов определяют архивные шифры необходимых документов.

3.6.3. Специалисты Архива в соответствии с архивными шифрами осуществляют отбор дел, в которых находятся запрашиваемые документы, из архивохранилища и приступают к подготовке документов для предоставления муниципальной услуги. По окончанию административной процедуры поиска архивных документов, необходимых для исполнения запросов, все использованные дела возвращаются в архивохранилище.

3.6.4. Результатом административного действия является получение необходимых документов и подготовка информации для предоставления муниципальной услуги.

3.7. Оформление архивных справок, архивных выписок и архивных копий

3.7.1. Основанием для начала административной процедуры оформления архивных справок, архивных выписок и архивных копий является нахождение в Архиве либо поступление необходимых документов в Архив информации по запросу заявителя.

3.7.2. Архивная справка и архивная выписка составляются специалистами Архива с обозначением названия информационного документа "Архивная справка", "Архивная выписка".

Информация об изменениях:

Подпункт 3.7.3 изменен с 1 января 2018 г. - Постановление Администрации Тюменского муниципального района от 14 ноября 2017 г. N 132

См. предыдущую редакцию

3.7.3. Текст в архивной справке дается в хронологической последовательности событий с указанием видов архивных документов и их дат. В архивной справке допускается цитирование архивных документов.

Несовпадение отдельных данных архивных документов со сведениями, изложенными в запросе, не является препятствием для включения их в архивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в архивных документах. В архивной справке эти данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов или наличие одного из них оговариваются в тексте справки в скобках ("Так в документе", "Так в тексте оригинала").

Сведения о работе, учебе в нескольких организациях, учебных заведениях включаются в одну архивную справку.

В примечаниях по тексту архивной справки оговариваются неразборчиво написанные, исправленные автором, не поддающиеся прочтению вследствие повреждения текста оригинала места ("Так в тексте оригинала", "В тексте неразборчиво").

В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка.

После текста архивной справки приводятся архивные шифры и номера листов единиц хранения архивных документов, печатные издания, использовавшиеся для составления архивной справки. В тексте архивной справки допускается проставление архивных шифров и номера листов единиц хранения архивных документов сразу после изложения каждого факта события.

В архивной справке, объем которой превышает один лист, листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены печатью Архива.

Архивные справки должны оформляться на бланке Архива. Подчистки и помарки в архивных справках не допускаются.

Архивная справка подписывается начальником административного управления, административного департамента Администрации (далее - начальник управления) и начальником Архива, заверяется печатью Архива, на ней проставляется номер и дата составления.

Форма архивной справки установлена в приложении 2 к настоящему административному регламенту.

3.7.4. В архивной выписке название архивного документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Извлечениями из текстов архивных документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу. Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте архивного документа отдельных слов обозначаются многоточием.

В примечаниях к тексту архивной выписки делаются соответствующие оговорки о частях текста оригинала, неразборчиво написанных, исправленных автором, не поддающихся прочтению вследствие повреждения текста и т.д. Отдельные слова и выражения оригинала, вызывающие сомнения в их точности, оговариваются словами "Так в тексте оригинала", "Так в документе". После текста архивной выписки указываются архивный шифр и номера листов единицы хранения архивного документа.

Аутентичность выданных по запросам архивных выписок удостоверяется подписью начальника Архива и печатью Архива.

3.7.5. На обороте каждого листа архивной копии проставляются архивные шифры и номера листов единиц хранения архивного документа. Все листы архивной копии скрепляются. Архивная копия заверяется печатью и подписью начальника Архива.

3.7.6. При отсутствии документов, необходимых для исполнения запроса, составляется отрицательный ответ на бланке Архива. В ответе излагается причина, по которой не представляется возможным выдать истребуемый документ или справку. При необходимости ответ заверяется печатью.

3.7.7. Архивные справки, архивные выписки и архивные копии оформляются на государственном языке Российской Федерации (на русском языке).

3.7.8. Результатом административного действия является подготовленная архивная справка, архивная выписка, архивная копия. Срок оформления архивной справки, архивной выписки, архивной копии не должен превышать 30 дней с момента регистрации запроса.

3.8. Выдача заявителю результата муниципальной услуги

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации Тюменского муниципального района от 21 ноября 2016 г. N 146 в подпункт 3.8.1 пункта 3.8 настоящего приложения внесены изменения

См. текст подпункта в предыдущей редакции

3.8.1. Основанием для начала административной процедуры получения заявителем результата муниципальной услуги является выдача (отправка) архивных справок, архивных выписок и архивных копий, ответов на запрос, подписанных начальником управления и начальником Архива.

3.8.2. Специалист Архива, ответственный за выдачу заявителю результата муниципальной услуги информирует заявителя о готовности результата муниципальной услуги по телефону или путем направления уведомления на электронный адрес, указанный заявителем в заявлении.

Информирование заявителя, обратившегося в Архив, должно быть осуществлено в день регистрации результата предоставления муниципальной услуги (в МФЦ - не позднее следующего рабочего дня за днем поступления результата муниципальной услуги в МФЦ).

3.8.3. Для получения результата муниципальной услуги заявитель в течение пяти рабочих дней со дня истечения срока предоставления муниципальной услуги обращается к специалисту Архива, ответственному за регистрацию и выдачу результата муниципальной услуги в рабочее время согласно графику работы, указанному в пункте 2.2 настоящего административного регламента. При этом специалист Архива, ответственный за регистрацию и выдачу архивных справок, архивных выписок и архивных копий, ответов на запрос, выполняет следующие действия:

а) устанавливает личность каждого обратившегося гражданина путем проверки документа, удостоверяющего его личность. При обращении представителя заявителя устанавливает личность представителя и наличие у него полномочий заявителя путем проверки документа, удостоверяющего его личность, и документа, подтверждающего его полномочия представителя (если данный документ отсутствует в деле, то копия документа подшивается в дело);

б) выдает результат муниципальной услуги под подпись в анкете - заявке.

Время выполнения действия не должно превышать 15 минут.

При выдаче заявителю результата муниципальной услуги специалист МФЦ выполняет действия, предусмотренные абзацем первым подпункта 3.8.3 настоящего пункта административного регламента.

При обращении лица, неуполномоченного действовать от имени заявителя, для получения результата муниципальной услуги специалист Архива или МФЦ сообщает о невозможности выдачи результата муниципальной услуги данному лицу.

Результат муниципальной услуги может быть выдан заявителю или лицу, обратившемуся в качестве представителя заявителя, при наличии доверенности, оформленной в установленном законом порядке, подтверждающей полномочия представителя.

Время выполнения административного действия не должно превышать 15 минут.

3.8.4. При неявке заявителя за получением результата муниципальной услуги по истечении 5 рабочих дней со дня истечения срока предоставления муниципальной услуги, результат муниципальной услуги направляется на хранение в Архив.

3.8.5. Ответственным за выполнение административной процедуры является специалист Архива или МФЦ, ответственный за выдачу заявителю результата муниципальной услуги.

3.8.6. Результатом административной процедуры является получение заявителем результата муниципальной услуги, в том числе архивных справок и (или) архивных выписок и (или) архивных копий или ответов на запрос заявителя.

IV. Формы контроля за предоставлением муниципальной услуги

4.1. Контроль за предоставлением муниципальной услуги осуществляется в следующих формах:

а) текущего контроля;

б) последующего контроля в виде плановых и внеплановых проверок предоставления муниципальной услуги;

в) общественного контроля в соответствии с действующим законодательством.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации Тюменского муниципального района от 21 ноября 2016 г. N 146 в пункт 4.2 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

4.2. Текущий контроль за соблюдением и исполнением специалистами Архива положений административного регламента и иных нормативных правовых актов, устанавливающих требования к предоставлению муниципальной услуги, контроль за принятием данными специалистами решений по результатам выполнения административных процедур, предусмотренных административным регламентом, осуществляет начальник Архива, а также начальник управления, в непосредственном подчинении которого находится начальник Архива.

Информация об изменениях:

Пункт 4.3 изменен с 1 января 2018 г. - Постановление Администрации Тюменского муниципального района от 14 ноября 2017 г. N 132

См. предыдущую редакцию

4.3. Последующий контроль в виде плановых и внеплановых проверок предоставления муниципальной услуги осуществляется управлением правовой и кадровой работы административного департамента Администрации (далее - управление правовой и кадровой работы) в порядке, установленном муниципальным правовым актом Администрации.

4.3.1. Предметом плановых и внеплановых проверок является проверка полноты и качества предоставления муниципальной услуги.

В ходе плановых и внеплановых проверок проверяется:

знание ответственными лицами Архива требований настоящего административного регламента, нормативных правовых актов, устанавливающих требования к предоставлению муниципальной услуги;

соблюдение ответственными лицами Архива сроков и последовательности исполнения административных процедур;

правильность и своевременность информирования заявителей об изменении административных процедур, предусмотренных настоящим административным регламентом;

устранение нарушений и недостатков, выявленных в ходе предыдущих проверок.

4.3.2. Плановые проверки предоставления муниципальной услуги проводятся не реже одного раза в три года в соответствии с планом проведения проверок, утвержденным Администрацией. В ходе плановой проверки проверяется правильность выполнения всех административных процедур, выполнение требований по осуществлению текущего контроля за исполнением настоящего административного регламента, соблюдение порядка обжалования решений и действий (бездействия) специалистов Архива, а также оценивается достижение показателей качества доступности муниципальной услуги.

4.3.3. Внеплановые проверки предоставления муниципальной услуги проводятся по обращениям физических и юридических лиц, обращениям органов государственной власти, органов местного самоуправления, их должностных лиц, специалистов, а также в целях проверки устранения нарушений, выявленных в ходе проведенной проверки. Указанные обращения подлежат регистрации в день их поступления. По результатам рассмотрения обращений дается письменный ответ.

Обращения граждан подлежат рассмотрению в соответствии с Федеральным законом от 22.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".

Информация об изменениях:

Пункт 4.4 изменен с 1 января 2018 г. - Постановление Администрации Тюменского муниципального района от 14 ноября 2017 г. N 132

См. предыдущую редакцию

4.4. О проведении проверки издается правовой акт Администрации о проведении проверки исполнения настоящего административного регламента.

4.5. По результатам проведения проверки составляется акт, в котором должны быть указаны документально подтвержденные факты нарушений, выявленные в ходе проверки, или отсутствие таковых, а также выводы, содержащие оценку полноты и качества предоставления муниципальной услуги и предложения по устранению выявленных при проверке нарушений. При проведении внеплановой проверки в акте отражаются результаты проверки фактов, изложенных в обращении, а также выводы и предложения по устранению выявленных при проверке нарушений.

Все проведенные проверки подлежат обязательному учету в специальных журналах проведения плановых и внеплановых проверок.

4.6. Общественный контроль за исполнением административного регламента вправе осуществлять граждане, их объединения и организации посредством:

4.6.1. фиксации нарушений, допущенных специалистами Архива при предоставлении муниципальной услуги, и направления сведений о нарушении Главе района;

4.6.2. подачи своих замечаний к процедуре предоставления муниципальной услуги или предложений по ее совершенствованию Главе района;

4.6.3. обжалования решений и действий (бездействия) Архива и его специалистов в порядке, установленном разделом V настоящего административного регламента.

V. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) Администрации, а также должностных лиц, сотрудников Архива

5.1. Предметом жалобы являются действия (бездействие) Администрации, специалистов Архива, либо муниципальных служащих, осуществляемые (принятые) в рамках предоставления муниципальной услуги и принятые (осуществляемые) ими решения в ходе предоставления муниципальной услуги.

5.2. Прием жалоб, поступивших в письменной форме осуществляется:

общим отделом управления документационного и информационного обеспечения Администрации - жалобы юридических лиц;

отделом по работе с обращениями граждан управления документационного и информационного обеспечения Администрации - жалобы физических лиц.

Время приема жалоб должно совпадать со временем предоставления муниципальных услуг.

5.3. Жалоба регистрируется не позднее следующего рабочего дня со дня ее поступления.

5.4. Поступившая в Администрацию жалоба на нарушение Архивом порядка предоставления муниципальной услуги подлежит рассмотрению Главой района либо должностным лицом, наделенным полномочиями по рассмотрению жалоб, в течение 15 рабочих дней со дня ее регистрации в Администрации, а в случае обжалования отказа Администрации, должностного лица Администрации, в приеме документов у заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования нарушения установленного срока таких исправлений - в течение 5 рабочих дней со дня ее регистрации.

5.5. Не позднее дня, следующего за днем принятия решения об удовлетворении либо об отказе в удовлетворении жалобы, Заявителю в письменной форме и по желанию Заявителя в электронной форме направляется мотивированный ответ о результатах рассмотрения жалобы.

5.6. При удовлетворении жалобы Администрация принимает исчерпывающие меры по устранению выявленных нарушений, в том числе по выдаче Заявителю результата муниципальной услуги, на позднее 5 рабочих дней со дня принятия решения, если иное не установлено законодательством Российской Федерации.

5.7. Заявитель информируется о результате рассмотрения жалобы в течение одного рабочего дня со дня принятия решения по жалобе письменно и по желанию Заявителя в электронной форме путем направления извещения на адрес, указанный в жалобе.