Приложение. Регламент Управления по делам архивов Тюменской области

Приложение
к приказу
Управления
по делам архивов
Тюменской области
от 14 июня 2016 г. N 31

Регламент
Управления по делам архивов Тюменской области

I. Общие положения

1.1. Настоящий Регламент в соответствии с Конституцией Российской Федерации, федеральным законодательством, Уставом (Основным законом) Тюменской области, иными законами Тюменской области, постановлениями и распоряжениями Губернатора и Правительства Тюменской области устанавливает основные правила организации деятельности Управления по делам архивов Тюменской области (далее - Управление) по реализации его полномочий.

1.2. Управление самостоятельно осуществляет свои полномочия, определенные Положением об Управлении, утвержденным Постановлением Правительства Тюменской области от 18.05.2005 N 33-п "Об утверждении Положения об Управлении по делам архивов Тюменской области".

Управление осуществляет свою деятельность непосредственно и через подведомственные ему учреждения во взаимодействии с федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим государственное управление архивным делом, органами местного самоуправления Тюменской области, общественными объединениями и иными организациями.

1.3. Управление:

1.3.1. является исполнительным органом государственной власти Тюменской области, осуществляющим в установленной сфере деятельности функции по исполнению государственных функций и оказанию государственных услуг. Управление возглавляет начальник;

1.3.2. в пределах своей компетенции издает индивидуальные нормативные правовые и правовые акты на основании и во исполнение Конституции Российской Федерации, Федеральных законов, нормативно-правовых актов Министерства культуры РФ, Федерального архивного агентства РФ, Устава Тюменской области, иных законов Тюменской области, постановлений и распоряжений Губернатора и Правительства Тюменской области.

1.4. Начальник Управления несет персональную ответственность за выполнение возложенных на Управление задач и реализацию функций в установленной сфере деятельности.

Начальник Управления осуществляет контроль за управлением имуществом, закрепленным за Управлением и подведомственными архивными учреждениями на праве оперативного управления, решением кадровых вопросов и вопросов организации деятельности Управления.

II. Порядок планирования и организации работы Управления

2.1. Управление организует свою работу в соответствии с перспективными и текущими планами, направленными на развитие архивного дела.

2.2. Перспективное планирование работы Управления осуществляется в форме разработки сводных и перспективных планов по отдельным направлениям архивной деятельности, которые представляются на рассмотрение коллегии Управления.

2.3. Основным инструментом текущего планирования является ежегодный план работы Управления и показатели его деятельности.

2.4. Ежегодный план работы Управления должен обеспечивать выполнение всех функций, определенных Положением об Управлении.

2.5. Управление разрабатывает проекты ежегодного плана работы Управления самостоятельно, и несет ответственность за реализацию указанного плана.

2.6. Проекты ежегодного плана работы Управления формируются заместителем начальника Управления на основе предложений начальников отделов Управления до 15 декабря года, предшествующего планируемому.

2.7. В целях обеспечения выполнения ежегодного плана работы Управления формируются годовые планы работы отделов Управления, ежемесячные планы Управления и планы отдельных мероприятий.

Государственные гражданские служащие Управления представляют ежемесячные отчеты о профессиональной служебной деятельности начальникам отделов Управления, начальники отделов Управления - заместителю начальника Управления до 26 числа отчетного месяца.

Начальниками отделов Управления на основе ежемесячных отчетов о профессиональной служебной деятельности государственных служащих отделов Управления проводится анализ выполнения основных мероприятий Управления с отметкой о выполнении в ежемесячных, годовом планах Управления, утвержденных начальником Управления. В случае невыполнения мероприятия или выполнения мероприятия с нарушением срока начальниками отделов готовится информация о причинах неисполнения или нарушения срока выполнения мероприятия, которая представляется заместителю начальника Управления, для внесения изменений в планы основных мероприятий или докладывается на аппаратных совещаниях (далее - аппаратные) начальнику Управления.

2.8. Аппаратные проводит начальник Управления, в его отсутствии - заместитель начальника Управления. Аппаратные проводятся ежемесячно, до 10 числа месяца, следующего за отчетным.

На аппаратных присутствуют: заместитель начальника Управления; начальники отделов Управления; директора государственных архивов, расположенных в г. Тюмень; при рассмотрении вопросов бюджетного планирования, отчетов о выполнении мероприятий - директора государственных архивов в г. Ишим, г. Тобольск. На аппаратные могут приглашаться специалисты Управления и государственных архивов, в компетенцию которых входят рассматриваемые на аппаратных вопросы.

Аппаратные протоколируются. Оформление протокола возложено на главного специалиста отдела комплектования и ведомственных архивов Управления. Протокол оформляется в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в Управлении и подписывается главным специалистом отдела комплектования и ведомственных архивов.

2.9. Коллегия Управления планирует свою деятельность самостоятельно в соответствии с регламентом о ней.

2.10. Годовой отчет о деятельности Управления готовится заместителем начальника Управления на основе информаций отделов Управления, которые представляются до 20 января года, следующего за отчетным. Сводный отчет подписывается начальником Управления и до 15 февраля направляется в Росархив.

III. Порядок подготовки и оформления решений и поручений начальника Управления и его заместителя

3.1. Решения и поручения начальника Управления, его заместителя (далее, если не оговаривается особо, - поручения) оформляются в виде:

- приказа;

- поручений с аппаратных Управления;

- резолюций к рассмотренным документам.

3.2. В Управлении издаются распоряжения, приказы по основной деятельности, приказы по административно-хозяйственной деятельности и по личному составу.

3.3. Проекты распоряжений и приказов по основной деятельности, приказов по административно-хозяйственной деятельности готовит заместитель начальника Управления.

3.4. Проекты приказов по личному составу готовит уполномоченный за ведение кадрового делопроизводства Управления специалист отдела кадровой работы Аппарата Губернатора, по вопросам о даче предварительного согласования на совершение крупных сделок подведомственными Управлению учреждениями - уполномоченный специалист отдела бухгалтерского учета и отчетности Аппарата Губернатора.

3.5. Оформление поручений с аппаратных и доведение их до исполнителей осуществляет главный специалист отдела комплектования и ведомственных архивов в виде выписок из протоколов аппаратных.

3.6. Подготовка и оформление проектов приказов осуществляются на специальных бланках в порядке, определенном Инструкцией по делопроизводству в Управлении.

3.7. В резолюции по документу, рассмотренному начальником Управления или его заместителем, которая содержит поручение, указываются:

- исполнитель (фамилия начальника структурного подразделения);

- дата выполнения поручения (если не указана в тексте документа);

- дополнительные указания по выполнению поручения (определяемые, при необходимости, автором резолюции).

3.8. Если в поручении предусматривается несколько исполнителей, определяется ответственный (головной) исполнитель, который в резолюции указывается первым.

3.9. Резолюция начальника Управления или его заместителя оформляется в автоматизированной системе делопроизводства и документооборота "Директум" (далее - СЭД).

3.10. Содержание резолюций, состав исполнителей и сроки исполнения вносятся главным специалистом отдела обеспечения сохранности, использования документов и защиты информации, уполномоченным за регистрацию корреспонденции, в СЭД, после чего соответствующие документы автоматически направляются на исполнение.

3.11. Контроль исполнения документов осуществляется в порядке, определенном разделом IV настоящего Регламента и Инструкцией по делопроизводству.

IV. Порядок исполнения поручений в Управлении

4.1. С целью организации исполнения документов (далее - контрольные документы) начальником Управления или его заместителем даются поручения специалистам Управления или подведомственным Управлению государственным архивным учреждениям в виде приказов или резолюций к документам.

4.2. Доведение поручений до исполнителей и контроль сроков их исполнения осуществляются главным специалистом отдела обеспечения сохранности, использования документов и защиты информации, уполномоченным за регистрацию корреспонденции в Управлении.

Контрольные документы доводятся до исполнителей в день подписания приказа или резолюции в СЭД автоматически.

Срочные и оперативные поручения доводятся до исполнителей в день подписания приказа или резолюции в СЭД автоматически.

4.3. Исполнение поручений, ответственным исполнителем которых определено Управление, организуется заместителем начальника Управления.

4.4. Организация исполнения поручений, ответственным исполнителем которых определено Управление, включает:

4.4.1. определение последовательности этапов исполнения поручения;

4.4.2. определение порядка и сроков подготовки, согласования документов (материалов), представляемых во исполнение поручения или в связи с исполнением поручения в вышестоящий орган.

4.5. Управление, являющееся ответственным исполнителем поручения, в целях исполнения этого поручения может образовывать рабочие группы, в состав которых по согласованию входят соисполнители поручения, а также представители других заинтересованных органов и организаций.

4.6. Если при подготовке материалов, связанных с исполнением поручения, ответственным исполнителем которого является Управление, имеются разногласия соисполнителей, Управление в обязательном порядке проводит согласительное совещание (согласительные совещания) с участием руководителей органов - соисполнителей поручения или их заместителей либо уполномоченных руководителями органов - соисполнителей руководителей структурных подразделений этих органов.

В случае, если по результатам согласительного совещания (согласительных совещаний) снять разногласия не представилось возможным, документ, подготовленный во исполнение поручения, направляется в орган, давший поручение, или, согласно поручению, другому адресату вместе с протоколом согласительного совещания (протоколами) и подлинниками замечаний, подписанными соответствующими руководителями.

4.7. Обязательному контролю исполнения в Управлении подлежат поступившие в Управление, зарегистрированные в установленном порядке и требующие исполнения:

4.7.1. постановления, распоряжения, поручения Губернатора Тюменской области;

4.7.2. постановления, распоряжения, поручения Правительства Тюменской области;

4.7.3. обращения и запросы депутатов Государственной Думы, депутатов Тюменской областной Думы;

4.7.4. входящие и внутренние документы с резолюциями начальника Управления или его заместителя, содержащими конкретные задания специалистам Управления и подведомственным Управлению учреждениям;

4.7.5. письма и обращения судов, прокуратуры, органов власти, содержащие в соответствии с предоставленными им полномочиями задания другим органам и организациям, в том числе Управлению и подведомственным Управлению архивным учреждениям;

4.7.6. жалобы граждан.

4.8. Контрольные документы исполняются в сроки, установленные в поручении.

Если срок исполнения документа в поручении не установлен, документ исполняется в сроки согласно действующим нормативным правовым актам или, если указанными актами срок не определен, не позднее 30-дневного срока со дня получения документа Управлением (для внутренних документов - со дня подписания).

Документы с пометкой "Срочно" исполняются в 3-дневный срок, с пометкой "Оперативно" - в 10-дневный срок со дня получения Управлением.

4.9. Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.

4.10. При необходимости продления срока исполнения документа ответственный исполнитель представляет на имя начальника Управления или заместителя начальника Управления докладную записку о продлении срока, но не позднее трех дней до истечения первоначально установленного контрольного срока.

Продление срока исполнения поручений Правительства и Губернатора Тюменской области допускается в исключительных случаях, когда исполнение поручения невозможно осуществить в указанный срок по объективным причинам. В этом случае автору поручения представляется мотивированная просьба о продлении срока с указанием планируемой даты исполнения. Такая просьба представляется не позднее чем в 10-дневный срок с даты получения поручения.

Обо всех случаях изменения срока исполнения документов ответственный исполнитель своевременно информирует главного специалиста отдела обеспечения сохранности, использования документов и защиты информации, уполномоченного за регистрацию корреспонденции, ответственного за контроль.

Приостанавливать исполнение документов, а также отменять их имеют право только вышестоящие органы или организация - автор документа.

Продление сроков исполнения срочных и оперативных поручений не допускается.

4.11. Снятие с контроля исполненных документов осуществляется в порядке, установленном Инструкцией по делопроизводству.

4.12. Еженедельно по понедельникам главный специалист отдела обеспечения сохранности, использования документов и защиты информации, уполномоченный за регистрацию корреспонденции, проводит анализ документов, находящихся на контроле и подлежащих исполнению на текущей неделе, представляет информацию начальнику Управления.

V. Порядок подготовки проектов нормативных правовых актов, вносимых Управлением в Правительство Тюменской области

5.1. Подготовка проектов законов Тюменской области, проектов постановлений, распоряжений Губернатора и Правительства Тюменской области Управлением производится в случае, если Управление является ответственным за подготовку этих проектов, или по инициативе Управления.

5.2. Управление осуществляет разработку проектов и их оформление в соответствии с нормами, установленными Регламентом работы Правительства Тюменской области.

VII. Порядок организации взаимодействия