Приложение. Административный регламент по предоставлению муниципальной услуги "Исполнение запросов граждан и юридических лиц по документам архивных фондов"

Приложение
к постановлению
Администрации
Заводоуковского
городского округа
от 19 июля 2016 г. N 1133

Административный регламент
по предоставлению муниципальной услуги "Исполнение запросов граждан и юридических лиц по документам архивных фондов"

I. Общие положения

1.1. Предмет регулирования Административного регламента

1.1.1. Настоящий Административный регламент устанавливает порядок и стандарт предоставления муниципальной услуги "Исполнение запросов граждан и юридических лиц по документам архивных фондов" (далее - муниципальная услуга), разработан в целях повышения качества предоставления и доступности муниципальной услуги, создания комфортных условий для заявителей и определяет порядок ее предоставления.

1.2. Круг заявителей

1.2.1. В качестве заявителей могут выступать граждане, юридические лица (далее - Заявители), а также иные лица, имеющие право в силу наделения их заявителями соответствующими полномочиями в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, выступать от их имени при взаимодействии с соответствующими органами местного самоуправления, органами государственной власти и организациями при предоставлении муниципальной услуги (далее - представители заявителей).

II. Стандарт предоставления муниципальной услуги

2.1. Наименование муниципальной услуги

2.1.1. Наименование муниципальной услуги - Исполнение запросов граждан и юридических лиц по документам архивных фондов.

2.2. Наименование органа, предоставляющего муниципальную услугу

2.2.1. Предоставление муниципальной услуги осуществляется: Администрацией Заводоуковского городского округа (далее - Администрация).

2.2.2. Структурным подразделением Администрации, непосредственно предоставляющим муниципальную услугу, является Отдел по делам архивов администрации Заводоуковского городского округа (далее - Архив).

Местонахождение и почтовый адрес Архива: ул. Первомайская, д. 2, г. Заводоуковск, Тюменская область, почтовый индекс - 627140, телефон: 8-34542-2-11-55.

Сведения о графике (режиме) работы содержатся на официальном сайте Заводоуковского городского округа (www.zavodoukovsk.admtyumen.ru).

Часы приема заявителей:

Понедельник - четверг: 8.00 - 17.00

Перерыв на обед: 12.00 - 13.00

Пятница: работа с документами

Выходные дни: суббота, воскресенье

Адрес электронной почты: kanc_zavodoukovsk@72to.ru

Прием заявителей специалистами Архива осуществляется в рабочее время. Вывеска с графиком работы размещается у входа в Архив.

2.2.3. Муниципальная услуга может быть предоставлена в электронном виде через федеральную информационную систему "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций (www.gosuslugi.ru.)

2.2.4. Предоставление муниципальной услуги в части информирования граждан о порядке предоставления муниципальной услуги, приема документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, и выдачи результата муниципальной услуги может осуществляться через "Многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг в Тюменской области" (далее - МФЦ), в соответствии с соглашением о взаимодействии между Администрацией и МФЦ.

2.2.5. В целях получения информации и документов, необходимых для исполнении запросов заявителей по документам архивных фондов предоставление муниципальной услуги осуществляется во взаимодействии с:

- Государственными и муниципальными архивными учреждениями Тюменской области и Российской Федерации;

- Государственными учреждениями управления пенсионного фонда Российской Федерации и его территориальными управлениями;

- Управлением по делам архивов Тюменской области;

- Администрацией Заводоуковского городского округа.

2.3. Описание результата предоставления муниципальной услуги

2.3.1. Результатами предоставления муниципальной услуги являются:

а) направление (вручение) заявителю информационного письма, архивной справки, архивной выписки, архивной копии, тематического перечня, тематической подборки копий архивных документов, тематического обзора архивных документов;

б) направление (вручение) заявителю уведомления о переадресовании запроса в организации, учреждения, в которых находятся на хранении документы, необходимые для исполнения запроса;

в) направление (вручение) заявителю отказа в предоставлении муниципальной услуги по основаниям, указанным в пункте 2.9 Регламента.

2.4. Срок предоставления муниципальной услуги

2.4.1. Запрос заявителей по документам архивных фондов подлежит обязательной регистрации в день поступления его в Архив.

Запросы заявителей рассматриваются в течение 30 календарных дней со дня их регистрации. В случаях, предусмотренных нормативно-правовыми актами в сфере архивного дела, начальник Архива продлевает срок рассмотрения запроса, но не более чем на 30 календарных дней, с обязательным уведомлением об этом заявителя.

При поступлении в Архив запросов заявителей, которые не могут быть исполнены без предоставления дополнительных сведений или уточнений, Архив в 5-дневный срок запрашивает у автора запроса эти документы (пункт 2.6.).

Запрос, не относящийся к составу хранящихся документов в Архиве, в течение 5 рабочих дней со дня регистрации заявления в Архиве направляется в другое архивное учреждение или организацию, где хранятся необходимые архивные документы, с уведомлением об этом заявителя, или заявителю даются соответствующие рекомендации. При отсутствии сведений о местонахождении запрашиваемых документов заявителю выдается (направляется) отрицательный ответ в соответствии с пунктом 2.4 Регламента.

Ответ на социально-правовой запрос при исполнении по научно-справочному аппарату (при наличии) направляется Заявителю в срок, не превышающий 15 календарных дней со дня регистрации запроса в Архиве.

При отсутствии сведений о запрашиваемых документах или подтверждающего факта, заявителю выдается (направляется) отрицательный ответ в соответствии с пунктом 2.4 Регламента.

2.5. Перечень нормативных правовых актов, регулирующих отношения, возникающие в связи с предоставлением муниципальной услуги

2.5.1. Предоставление муниципальной услуги осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:

- Конституцией Российской Федерации от 12.12.1993 (Российская газета 25.12.1993, N 237);

- Гражданским кодексом Российской Федерации, частью первой (Собрание законодательства Российской Федерации, 1994, N 32, ст. 3301);

- Земельным кодексом Российской Федерации (Собрание законодательства Российской Федерации, 2001, N 44, ст. 4147);

- Федеральным законом от 21.07.1997 года N 122-ФЗ "О государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним" (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, N 30, ст. 3594);

- Федеральным законом от 06.10.2003 года N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2003, N 40, ст. 3822);

- Федеральным законом от 22.10.2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169);

- Федеральным законом от 27.07.2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 31, ч. 1, ст. 3448);

- Федеральным законом от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных" ("Собрание законодательства Российской Федерации" от 31.07.2006 N 31 (1 ч.), ст. 3451);

- Федеральным законом от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" (Собрание законодательства российской Федерации, 2010, N 31, ст. 4179);

- Указом Президента Российской Федерации от 31.12.1993 N 2334 "О дополнительных гарантиях прав граждан на информацию" (Собрание актов Президента и Правительства Российской Федерации, 1994, N 2, ст. 74);

- Постановлением Правительства Российской Федерации от 07.07.2011 N 553 "О порядке оформления и представления заявлений и иных документов, необходимых для предоставления государственных и (или) муниципальных услуг, в форме электронных документов" ("Собрание законодательства Российской Федерации" от 18.07.2011 N 29, ст. 4479).

- Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук";

- Законом Тюменской области от 28.12.2004 N 313 "О формировании и содержании архивных фондов Тюменской области" (газета "Тюменские известия" от 29.12.2004, 14.10.2005);

- Уставом муниципального образования Заводоуковский городской округ утвержденного решением Думы от 20.06.2005 N 236 (газета "Заводоуковские вести" от 20.06.2005 N 53).

2.6. Исчерпывающий перечень документов, необходимых в соответствии с нормативными правовыми актами для предоставления муниципальной услуги и услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления муниципальной услуги, подлежащих представлению заявителем

2.6.1. Для предоставления муниципальной услуги устанавливается следующий перечень документов:

а) письменный запрос заявителя на русском языке в адрес Архива, в том числе переданный по электронной почте, через федеральную информационную систему "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)" или сайт "Государственные и муниципальные услуги Тюменской области.

Форма запроса (Анкета-заявление) физического лица приведена в приложении N 1 к Административному регламенту.

Юридические лица направляют запрос на русском языке, оформленный на официальном бланке организации и подписанный руководителем (заместителем руководителя) юридического лица. Форма запроса юридического лица приведена в приложении N 2 к Административному регламенту.

В поступившем в Архив запросе должны быть указаны:

- фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии) Заявителя или лица на которое запрашивается документ (с указанием смены фамилии), или его уполномоченного представителя по доверенности (если интересы Заявителя представляет уполномоченный представитель);

- наименование организации (учреждения) на бланке организации за подписью руководителя;

- адрес заявителя: почтовый адрес (по которому должен быть направлен ответ или уведомление о переадресации запроса), если ответ должен быть направлен в письменной форме; электронной почты, если ответ должен быть направлен в форме электронного документа, контактный телефон заявителя или доверенного лица.

- интересующая пользователя тема, вопрос, событие, факт и хронологические рамки запрашиваемой архивной информации;

- форма получения пользователем информации (архивная справка, архивные копии, архивная выписка, архивная информация, (информационное письмо), тематический перечень, тематический обзор документов).

- личная подпись гражданина (электронная подпись) или подпись должностного лица;

- дата составления запроса.

В запросе социально-правого характера о стаже работы, зарплате могут дополнительно указываться: название, ведомственная подчиненность организации, период работы, занимаемая должность, личная подпись (электронная подпись) или подпись должностного лица и дата.

б) документ, удостоверяющего личность Заявителя или представителя (подлежит возврату заявителю, представителю заявителя) после удостоверения его личности на личном приеме, во время подачи запроса и получения результатов рассмотрения запроса);

в) документ, удостоверяющий полномочия представителя заявителя действовать от имени третьих лиц (доверенность, оформленная в установленном порядке, и документ, удостоверяющий личность) в случае невозможности прибыть самому.

2.6.2. При исполнении запросов, касающихся подтверждения трудового стажа, в том числе льготного характера, размера заработной платы, различных надбавок и льгот, в соответствии с Пенсионным законодательством Российской Федерации Заявителю необходимо приложить следующие документы (при наличии);

а) копия трудовой книжки;

б) копии документов, подтверждающие награждение физического лица (при исполнении запросов.

2.6.3. Заявитель прилагает к обращению необходимые документы и материалы в электронной форме либо направляет указанные документы и материалы или их копии в письменной форме в адрес архива, касающихся подтверждения ведомственными наградами.

2.7. Исчерпывающий перечень документов, необходимых в соответствии с нормативными правовыми актами для предоставления муниципальной услуги, которые находятся в распоряжении государственных органов, органов местного самоуправления и иных органов, участвующих в предоставлении государственных и муниципальных услуг, и которые заявитель вправе представить

2.7.1. Заявитель вправе представить следующие документы:

- приказы по личному составу;

- личные карточки (формы Т-2);

- постановления Администрации, решения Совета народных депутатов и т.д., копии документов (грамоты, благодарности удостоверения), подтверждающие награждение ведомственными наградами предприятий Заводоуковского округа.

2.7.2. Документы, указанные в пункте 2.7.1 настоящего Административного регламента, Заявитель вправе направить в электронном виде посредством использования системы "Личный кабинет" на сайте "Государственные и муниципальные услуги в Тюменской области" (www.uslugi.admtyumen.ru).

2.7.3. Способы получения Заявителями документов в иных органах, участвующих в предоставлении муниципальной услуги, устанавливаются нормативными правовыми актами, определяющими порядок предоставления документов соответствующими органами.

Дополнительные документы, которые заявитель вправе представить по собственной инициативе и представляемые в рамках межведомственного информационного взаимодействия, не предусмотрены.

2.8. Исчерпывающий перечень оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги

2.8.1. Основания для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, отсутствуют.

2.9. Исчерпывающий перечень оснований для приостановления или отказа в предоставлении муниципальной услуги

2.9.1. Основаниями для принятия решения об отказе предоставления муниципальной услуги являются:

а) обращение заявителя с требованием о выдаче документов, подготовка и выдача которых не входит в компетенцию Архива;

б) отсутствие документов, которые в соответствии п. 2.6. Регламента Заявитель обязан предоставить для получения муниципальной услуги;

в) при отсутствии документов в архиве по запрашиваемой тематике или в связи с непредставлением Заявителем сведений, указанных в п. 2.6.1 Регламента.

2.9.2. Основания для приостановления предоставления муниципальной услуги отсутствуют.

2.10. Перечень услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления муниципальной услуги

2.10.1. Услуги, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления муниципальной услуги, отсутствуют.

2.11. Способы, размер и основания взимания государственной пошлины или иной платы, взимаемой за предоставление муниципальной услуги

2.11.1. Муниципальная услуга предоставляется на безвозмездной основе.

2.12. Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении муниципальной услуги и при получении результата предоставления муниципальной услуги

2.12.1. Продолжительность ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении муниципальной услуги не должна превышать 15 минут.

2.12.2. Продолжительность ожидания в очереди при получении результата предоставления муниципальной услуги не должна превышать 15 минут.

2.13. Срок регистрации запроса заявителя о предоставлении муниципальной услуги

2.13.1. Регистрация запроса осуществляется в день поступления запроса в Архив в журнале регистрации.

2.13.2. Регистрация заявления, направленного Заявителем с использованием средств почтовой связи либо в форме электронного документа посредством использования системы "Личный кабинет" на сайте "Государственные и муниципальные услуги в Тюменской области" (www.uslugi.admtyumen.ru), осуществляется в день его поступления в Администрацию.

2.14. Требования к помещениям, в которых предоставляются муниципальная услуга, услуга, предоставляемая организацией, участвующей в предоставлении муниципальной услуги, к месту ожидания и приема заявителей, размещению и оформлению визуальной, текстовой и мультимедийной информации о порядке предоставления таких услуг, в том числе к обеспечению доступности для инвалидов указанных объектов в соответствии с законодательством Российской Федерации о социальной защите инвалидов

2.14.1. Помещение для предоставления муниципальной услуги располагается с учетом пешеходной доступности для заявителей. Помещение для предоставления муниципальной услуги оснащается соответствующей вывеской с указанием названия Архива и графика (режима) работы.

На территории, прилегающей к месторасположению Архива, оборудованы места для парковки автотранспортных средств.

В помещение для предоставления муниципальной услуги на видном месте располагаются схемы путей эвакуации посетителей и работников.

Помещение, в котором предоставляется муниципальная услуга, оборудовано средствами пожаротушения, охранной сигнализацией.

Рабочие места специалистов Архива, предоставляющих муниципальную услугу, оборудуются компьютерами, средствами электронно-вычислительной техники, средствами связи, оргтехникой и канцелярскими принадлежностями, позволяющими своевременно и в полном объеме организовать предоставление муниципальной услуги.

Для свободного получения информации о специалистах, предоставляющих муниципальную услугу, специалисты обеспечиваются личными нагрудными идентификационными карточками с указанием фамилии, имени, отчества и должности.

Места для ожидания оборудуются стульями. Места для заполнения заявителями документов оборудуются стульями и столами и обеспечиваются образцами анкет - заявлений и канцелярскими принадлежностями.

На информационных стендах Архива содержится следующая информация:

- месторасположение, график (режим) работы, номера телефонов, адреса Интернет-сайтов и электронной почты Заводоуковского городского округа

- перечень муниципальных услуг;

- перечень документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги;

- краткое изложение процедуры предоставления муниципальной услуги в текстовом виде или в виде блок-схемы;

- адреса архивных учреждений;

- извлечения из законодательных и иных нормативных правовых актов, содержащие нормы, регулирующие деятельность по предоставлению муниципальной услуги;

- основания для приостановления или отказа в предоставлении муниципальной услуги;

- образцы заполнения анкеты-заявления.

2.14.2. К помещению, в котором предоставляется муниципальная услуга, к местам ожидания и приема инвалидов предъявляются требования по обеспечению беспрепятственного доступа установленные законодательством Российской Федерации о социальной защите инвалидов, с учетом действующих параметров помещений, в том числе:

- наличие выделенной стоянки автотранспортных средств для инвалидов;

- обеспечение возможности беспрепятственного доступа к помещениям, в которых предоставляется муниципальная услуга к местам ожидания и приема, в том числе наличие поручней, пандусов, раздвижных дверей, доступных входных групп, санитарно - гигиенических помещений;

- обеспечение достаточной ширины дверных проемов, лестничной площадки;

- обеспечение возможности самостоятельного передвижения по территории, на которой расположено помещение, в котором предоставляется муниципальная услуга, входа и выхода из него;

- размещение информации с учетом ограничения жизнедеятельности инвалидов;

- сопровождение инвалидов, имеющих стойкие расстройства функции зрения и самостоятельного передвижения, и оказание им помощи;

- допуск в помещении, в котором предоставляется муниципальная услуга собаки - проводника при наличии документа, подтверждающего её специальное обучение;

- оказание специалистами Архива помощи инвалидам в преодолении барьеров, мешающих получению ими услуги наравне с другими лицами.

2.15. Показатели доступности и качества муниципальной услуги

2.15.1. Показателями доступности муниципальной услуги являются:

- информированность (наличие полной и достоверной, доступной для заявителя информации о содержании муниципальной услуги, способах, порядке и условиях ее получения, в том числе с использованием информационно-телекоммуникационных технологий);

- комфортность предоставления муниципальной услуги (наличие помещений, оборудования и оснащения, отвечающих требованиям настоящего регламента (места ожидания, места для заполнения заявителями документов и предоставления муниципальной услуги, места парковки автотранспорта, места общего пользования, системы авто- и электронного информирования);

- соблюдение графика (режима) работы архива при предоставлении муниципальной услуги;

- возможность получения информации о ходе предоставления муниципальной услуги, в том числе с использованием информационно-коммуникационных технологий;

- транспортная и пешеходная доступность муниципальной услуги - близость остановок общественного транспорта, близость пешеходной доступности.

2.15.2. Показателями качества муниципальной услуги являются:

- отсутствие обоснованных жалоб на действия (бездействие) и решения работников, участвующих в предоставлении муниципальной услуги;

- соблюдение сроков и последовательности административных процедур, установленных настоящим административным регламентом;

- отношение персонала к заявителям (внимание, вежливость, тактичность);

- данные об удовлетворенности заявителей доступностью и качеством муниципальной услуги, полученные на основании мониторинга их мнения;

- количество взаимодействий Заявителя с должностными лицами при предоставлении муниципальной услуги и их продолжительность.

III. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур в электронной форме, а также особенности выполнения административных процедур в многофункциональных центрах

3.1. Перечень административных процедур

3.1.1. Предоставление муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры:

- прием и регистрация запросов;

- предоставление сведений о ходе оказания муниципальной услуги;

- анализ тематики поступивших запросов и рассмотрение запросов и документов, необходимых для исполнения запросов;

- поиск архивных документов, необходимых для исполнения запросов;

- подготовка результата муниципальной услуги;

- получение заявителем результата предоставления муниципальной услуги.

3.1.2. Блок-схема предоставления муниципальной услуги приводится в приложении N 4 к настоящему административному регламенту.

3.2. Прием и регистрация запросов

3.2.1. Основанием для начала административной процедуры является поступление запроса в Архив.

Поступившие в Архив письменные запросы Заявителей регистрируются в день поступления в установленном порядке. Регистрация запроса является основанием для начала действий по предоставлению муниципальной услуги.

Заявителем лично или через представителя, или письмом по почте подается письменный запрос либо направляется запрос в форме электронного документа посредством Портала органов государственной власти Тюменской области в орган, предоставляющий муниципальную услугу. Специалистом органа, предоставляющего муниципальную услугу, ответственным за исполнение запросов, осуществляется прием и регистрация запроса.

Результатом административной процедуры является принятый и зарегистрированный запрос (проставление на запросе регистрационного номера и даты регистрации).

3.2.2. При поступлении запроса Заявителя в форме электронного документа с использованием информационно - телекоммуникационной сети Интернет с указанием адреса электронной почты и/или почтового адреса специалистом органа, предоставляющего муниципальную услугу, ответственным за исполнение запросов, направляется уведомление заявителю о приеме запроса, направленного в форме электронного документа с использованием информационно - телекоммуникационной сети Интернет, к рассмотрению или мотивированный отказ в рассмотрении в день поступления запроса. Запрос Заявителя, направленный в форме электронного документа с использованием информационно-телекоммуникационной сети Интернет, распечатывается и в дальнейшем работа с ним ведется в установленном порядке.

3.3. Предоставление сведений о ходе оказания муниципальной услуги

3.3.1. Основанием для начала административной процедуры по предоставлению сведений о ходе оказания муниципальной услуги является обращение заявителя:

а) по справочным телефонам Архива в часы его работы;

б) посредством Портала государственных и муниципальных услуг;

в) в адрес Архива, направленное в письменной форме;

г) в ходе личного приема граждан в Архиве.

3.3.2. Ответ на телефонный звонок должен начинаться с информации о наименовании Архива, фамилии, имени, отчестве или должности лица, принявшего телефонный звонок. Во время разговора специалист должен произносить слова четко, избегать параллельных разговоров с окружающими людьми. В конце консультирования специалист должен кратко подвести итог и перечислить меры, которые надо принять.

Время разговора не должно превышать 5 минут.

Звонки граждан по справочным телефонам Архива принимаются в соответствующие часы работы Архива, указанные в графике его работы.

3.3.3. При информировании граждан по телефону или при личном приеме специалисты, осуществляющие информирование граждан:

а) должны корректно и внимательно относиться к гражданам, не унижая их чести и достоинства;

б) консультацию производить без больших пауз, лишних слов, оборотов и эмоций, комментариев ситуации;

в) могут задавать только уточняющие вопросы в интересах дела.

При обращении заявителя специалист Архива дает ответ самостоятельно. При ответах на телефонные звонки и устные обращения граждан специалисты подробно и в вежливой (корректной) форме информируют обратившихся по интересующим вопросам.

При невозможности специалиста, принявшего телефонный звонок, самостоятельно ответить на поставленные вопросы телефонный звонок должен быть переадресован (переведен) на начальника Архива или же обратившемуся гражданину должен быть сообщен телефонный номер, по которому можно получить необходимую информацию.

3.3.4. При личном приеме граждан в рамках информирования по предоставлению муниципальной услуги:

а) время ожидания в очереди не должно превышать 15 минут;

б) продолжительность личного приема не должна превышать 15 минут;

в) Специалисты Архива, осуществляющие личный прием, должны принять необходимые меры для полного и оперативного ответа на поставленные вопросы.

3.3.5. В рамках предоставления сведений заявителю сообщается о специалистах, которым поручено рассмотрение заявления, об административной процедуре, на которой находится предоставление муниципальной услуги, о сроках предоставления муниципальной услуги, способе уведомления заявителя, о результате предоставления муниципальной услуги (при его наличии).

3.3.6. Информация о ходе предоставления муниципальной услуги посредством Портала государственных и муниципальных услуг предоставляется в соответствии с нормативными правовыми актами, регламентирующими использование указанной информационной системы.

3.3.7. Результатом административной процедуры является предоставление заявителю сведений о ходе оказания муниципальной услуги.

3.4. Анализ тематики поступивших запросов и рассмотрение запросов и документов, необходимых для исполнения запросов

3.4.1. Основанием для начала административной процедуры является поступление заявления специалисту Архива, ответственному за рассмотрение заявления и документов.

3.4.2. Специалисты Архива осуществляют анализ тематики поступивших запросов заявителей с учетом необходимых профессиональных навыков и имеющегося в Архиве научно-справочного аппарата, справочников по фондам архивов и базы данных "Архивный фонд" и начинают рассмотрение Запросов (анкет-заявлений) граждан, которые рассматриваются в течение 30 календарных дней со дня их регистрации, если не установлен более короткий контрольный срок рассмотрения заявления.

3.4.3. Специалист Архива, которому поручено рассмотрение обращения:

обеспечивает рассмотрение заявления, проводит работу по поиску запрашиваемой информации;

копирует выявленные архивные документы;

уведомляет Заявителя в течение 5 календарных дней со дня завершения поисковых работ в Архиве об отсутствии в Архиве запрашиваемых сведений и о направлении его заявления на рассмотрение в другой государственный орган, органы местного самоуправления, в которых может храниться запрашиваемая информация.

3.4.4. Результатом административного действия является:

- продолжение работы с запросом в установленном порядке;

- направление запроса в другой Архив или организацию, где хранятся необходимые архивные документы, с уведомлением об этом Заявителя в течение 5 рабочих дней с момента регистрации;

- приостановление исполнения запроса в связи с недостаточными исходными данными и необходимостью предоставления в Архив дополнительных сведений с уведомлением об этом заявителя в течение 7 дней с момента регистрации;

- отказ в исполнении запроса в соответствии с п. 2.8. административного регламента с уведомлением об этом заявителя в течение 5 рабочих дней с момента регистрации;

- рассмотрение запроса на предоставление муниципальной услуги и приложенных к нему документов.

3.4.5. Фиксация результата административной процедуры осуществляется путем дополнения сформированного дела полученными в электронном виде документами (сведениями).

3.5. Поиск архивных документов, необходимых для исполнения запросов

3.5.1. Основанием для начала административной процедуры является поступление запроса специалисту Архива, ответственному за исполнение запросов.

3.5.2. Специалисты Архива при помощи имеющегося научно-справочного аппарата, справочников по фондам архивов и базы данных "Архивный фонд" в течение двух часов определяют архивные шифры документов и виды документов, необходимых для исполнения запросов.

3.5.3. Специалисты Архива в соответствии с архивными шифрами получают из архивохранилищ необходимые для исполнения запросов дела и приступают к исполнению запроса, осуществляет полистный просмотр архивных дел, выявляют сведения в архивных документах по теме запроса и подготовке текста архивной справки, архивной выписки, архивной копии документов. По окончании исполнения запроса все полученные дела научно-справочного аппарата сдаются в архивохранилище.

3.5.4. Фиксация результата административной процедуры является получение необходимых документов из архивохранилищ.

3.6. Подготовка результата муниципальной услуги

3.6.1. Основанием для начала административной процедуры является подготовленные архивные документы специалистом Архива, ответственным за исполнение заявления.

3.6.2. Специалист архива по документам архивных фондов с обозначением названия информационного документа готовит "Архивные справки" "Архивные выписки", делает "копии Архивных документов", составляет ответ об отсутствии запрашиваемых сведений на бланках органа, предоставляющего муниципальную услугу и передает на подпись начальнику Архива предоставляющего муниципальную услугу.

Архивная справка, архивная выписка, архивная копия составляются с обозначением названия информационного документа "Архивная справка", "Архивная выписка", "Архивная копия".

Текст в архивной справке дается в хронологической последовательности событий с указанием видов архивных документов и их дат. В архивной справке допускается цитирование архивных документов.

Несовпадение отдельных данных архивных документов со сведениями, изложенными в запросе, не является препятствием для включения их в архивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в архивных документах. В архивной справке эти данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов или наличие одного из них оговариваются в тексте справки в скобках ("Так в документе", "Так в тексте оригинала").

Сведения о работе, учебе в нескольких организациях, учебных заведениях включаются в одну архивную справку.

В примечаниях по тексту архивной справки оговариваются неразборчиво написанные, исправленные автором, не поддающиеся прочтению вследствие повреждения текста оригинала места ("Так в тексте оригинала", "В тексте неразборчиво").

В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка.

После текста архивной справки приводятся архивные шифры и номера листов единиц хранения архивных документов, печатные издания, использовавшиеся для составления архивной справки. В тексте архивной справки допускается проставление архивных шифров и номера листов единиц хранения архивных документов сразу после изложения каждого факта события.

В архивной справке, объем которой превышает один лист, листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены печатью Архива,

Архивные справки должны оформляться на бланке Архива. Подчистки и помарки в архивных справках не допускаются.

Архивная справка подписывается начальником Архива, заверяется печатью Архива, на ней проставляется номер и дата составления.

Форма архивной справки в приложении N 3 к регламенту.

В архивной выписке название архивного документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Извлечениями из текстов архивных документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу. Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте архивного документа отдельных слов обозначаются многоточием.

В примечаниях к тексту архивной выписки делаются соответствующие оговорки о частях текста оригинала, неразборчиво написанных, исправленных автором, не поддающихся прочтению вследствие повреждения текста и т.д. Отдельные слова и выражения оригинала, вызывающие сомнения в их точности, оговариваются словами "Так в тексте оригинала", "Так в документе". После текста архивной выписки указываются архивный шифр и номера листов единицы хранения архивного документа.

Аутентичность выданных по запросам архивных выписок удостоверяется подписью начальника Архива и печатью Архива.

На обороте каждого листа архивной копии проставляются архивные шифры и номера листов единиц хранения архивного документа. Все листы архивной копии скрепляются. Архивная копия заверяется печатью и подписью начальника Архива.

Архивные справки, архивные выписки, копии архивных документов и ответ об отсутствии запрашиваемых сведений оформляются на государственном языке Российской Федерации (русском).

3.6.3. При отсутствии документов, необходимых для исполнения запроса, составляется отрицательный ответ на бланке Архива. В ответе излагается причина, по которой не представляется возможным выдать истребуемый документ или справку. При необходимости ответ заверяется печатью.

3.6.4. Специалист, проводивший работу по заявлению, в течение календарного дня после подготовки заверенной копии делает отметку в базе данных об исполнении заявления.

3.6.5. Результатом административной процедуры являются оформленные по установленной форме, подписанные руководителем органа, предоставляющего муниципальную услугу, и заверенные печатью: архивная справка, архивная выписка, архивная копия.

3.7. Получения результата предоставления муниципальной услуги

3.7.1. Основанием для начала административной процедуры по получению заявителем результата предоставления муниципальной услуги является окончание административной процедуры по подготовке результатов муниципальной услуги.

3.7.2. Подписанные начальником Архива результаты муниципальной услуги регистрируются в Архиве специалистом, ответственным за ведение документооборота в Архиве, в установленном порядке в день их подписания.

Сообщения о получении результата муниципальной услуги, а также уведомление о переадресации запроса направляются специалистом, в адрес заявителя, указанный в заявлении, в день их регистрации.

Сведения, содержащие персональные данные о третьих лицах, представляются уполномоченному лицу на основании доверенности, заверенной в установленном порядке.

3.7.3. Результат муниципальной услуги заявитель может получить в Архиве или в МФЦ по месту представления заявления (если это указано в заявлении).

При выдаче заявителю результата муниципальной услуги специалист Архива или сотрудник МФЦ уполномоченные на выдачу результата муниципальной услуги, выполняют следующие действия:

а) устанавливает личность обратившегося гражданина на основании паспорта гражданина Российской Федерации и иных документов, удостоверяющих личность гражданина, в соответствии с законодательством Российской Федерации. При обращении представителя заявителя дополнительно проверяется наличие у него полномочий представителя (если данный документ отсутствует в деле, заверенная должностным лицом копия документа, подтверждающего полномочия представителя, приобщается к делу);

б) выдает под расписку результат муниципальной услуги.

3.7.4. Результатом административной процедуры по получению заявителем результата предоставления муниципальной услуги является получение заявителем результата муниципальной услуги.

IV. Формы контроля за предоставлением муниципальной услуги

4.1. Текущий контроль за соблюдением и исполнением должностными лицами Архива положений настоящего административного регламента и иных нормативных правовых актов, устанавливающих требования к предоставлению муниципальной услуги, а также принятием решений, осуществляется Главой Заводоуковского городского округа либо по его поручению иными сотрудниками Администрации.

4.2. Периодичность проведения проверок может носить:

- плановый характер (осуществляться на основании квартальных, полугодовых или годовых планов работы);

- тематический характер (проверка исполнения муниципальной услуги по отдельным вопросам, связанным с предоставлением муниципальной услуги);

- внеплановый характер (по конкретному обращению).

4.3. Плановые и внеплановые проверки проводятся должностным лицом Администрации.

4.4. Плановые проверки предоставления муниципальной услуги проводятся не реже одного раза в три года в соответствии с планом проведения проверок, утвержденным контролирующим органом.

В ходе плановой проверки проверяется правильность выполнения всех административных процедур, выполнение требований по осуществлению текущего контроля за исполнением настоящего Регламента, соблюдение порядка обжалования решений и действий (бездействия) Комитета и его должностных лиц, а также оценивается достижение показателей качества и доступности муниципальной услуги.

4.5. Внеплановые проверки предоставления муниципальной услуги проводятся по обращениям физических и юридических лиц, обращениям органов государственной власти, органов местного самоуправления, их должностных лиц, а также в целях проверки устранения нарушений, выявленных в ходе проведенной проверки, вне утвержденного плана проведения проверок. Указанные обращения подлежат регистрации в день их поступления в системе электронного документооборота и делопроизводства контролирующего органа. По результатам рассмотрения обращений дается письменный ответ.

4.6. В ходе плановых и внеплановых проверок должностными лицами Администрации проверяется:

- знание ответственными лицами Архива требований настоящего административного регламента, нормативных правовых актов, устанавливающих требования к предоставлению муниципальной услуги;

- соблюдение ответственными лицами сроков и последовательности исполнения административных процедур;

- правильность и своевременность информирования заявителей об изменении административных процедур, предусмотренных настоящим административным регламентом;

- устранение нарушений и недостатков, выявленных в ходе предыдущих проверок.

4.7. Предметом плановых и внеплановых проверок является полнота и качество предоставления муниципальной услуги.

4.8. По результатам проведения проверки составляется акт, в котором должны быть указаны документально подтвержденные факты нарушений, выявленные в ходе проверки, или отсутствие таковых, а также выводы, содержащие оценку полноты и качества предоставления муниципальной услуги и предложения по устранению выявленных при проверке нарушений. При проведении внеплановой проверки в акте отражаются результаты проверки фактов, изложенных в обращении, а также выводы и предложения по устранению выявленных при проверке нарушений.

4.9. Все проведенные проверки подлежат обязательному учету в специальных журналах проведения плановых и внеплановых проверок.

4.10. Общественный контроль за исполнением настоящего административного регламента вправе осуществлять граждане, их объединения и организации в соответствии действующему законодательству в данной сфере.

V. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) органа, предоставляющего муниципальную услугу, а также его должностных лиц

5.1. Предмет жалобы

5.1.1. Предметом досудебного (внесудебного) обжалования являются принятые решения и действия (бездействия) Архива, должностных лиц, муниципальных служащих Архива.

5.2. Сроки рассмотрения жалобы

5.2.1. Поступившая в Администрацию жалоба на нарушение порядка предоставления муниципальной услуги подлежит рассмотрению Главой Заводоуковского городского округа либо должностным лицом Администрации, наделенным полномочиями по рассмотрению жалоб, в течение пятнадцати рабочих дней со дня ее регистрации в Администрации, а в случае обжалования отказа в приеме документов у Заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования нарушения установленного срока таких исправлений - в течение пяти рабочих дней со дня ее регистрации.