Приложение. Административный регламент предоставления муниципальной услуги по исполнению запросов граждан и организаций по документам архивных фондов

Приложение
к постановлению
Администрации г. Тюмени
от 23 января 2017 г. N 36-пк

Административный регламент
предоставления муниципальной услуги по исполнению запросов граждан и организаций по документам архивных фондов

I. Общие положения

1.1. Административный регламент устанавливает порядок и стандарт предоставления муниципальной услуги по исполнению запросов граждан и организаций по документам архивных фондов (далее - муниципальная услуга).

Муниципальная услуга предоставляется по документам архивных фондов города Тюмени, находящимся на хранении в архивном отделе управления по обращениям граждан и делопроизводству административного департамента Администрации города Тюмени (далее - архивный отдел).

1.2. Муниципальная услуга предоставляется физическим или юридическим лицам (далее - заявители). От имени заявителей при предоставлении муниципальной услуги могут выступать иные лица, имеющие право в соответствии с законодательством Российской Федерации либо в силу наделения их заявителями в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, полномочиями выступать от имени заявителей при предоставлении муниципальной услуги (далее - представители заявителей).

II. Стандарт предоставления муниципальной услуги

2.1. Наименование муниципальной услуги - исполнение запросов граждан и организаций по документам архивных фондов.

2.2. Органом Администрации города Тюмени, предоставляющим муниципальную услугу, является административный департамент Администрации города Тюмени (далее - Департамент).

2.3. Результатом предоставления муниципальной услуги является архивная справка, архивная выписка, архивная копия, ответ на запрос, уведомление о переадресовании запроса в организации, учреждения, в которых находятся на хранении документы, необходимые для исполнения запроса, либо уведомление об отказе в исполнении запроса.

2.4. Срок предоставления муниципальной услуги до дня регистрации результата предоставления муниципальной услуги:

а) при направлении запроса в другое архивное учреждение или организацию, где хранятся документы, необходимые для исполнения запроса, не должен превышать 4 рабочих дней с момента регистрации запроса;

б) при подготовке уведомления об отказе в исполнении запроса не должен превышать 3 рабочих дней с момента регистрации запроса;

в) при подготовке архивной справки (архивной выписки, архивной копии) и/или ответа на запрос составляет 30 календарных дней с момента регистрации запроса и не должен превышать 60 календарных дней при продлении срока рассмотрение запроса начальником архивного отдела в случаях, предусмотренных нормативными правовыми актами в сфере архивного дела. В случае, если в запросе заявителя на выдачу архивной копии (архивной выписки) указаны точные сведения (вид, автор, дата и номер документа) о запрашиваемом документе, срок предоставления муниципальной услуги не должен превышать 4 рабочих дней с момента регистрации запроса.

2.5. Муниципальная услуга оказывается в соответствии со следующими нормативными правовыми актами, непосредственно регулирующими ее предоставление:

а) Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";

б) Федеральный закон от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных муниципальных услуг";

в) Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (далее - Правила деятельности архивов).

2.6. Для предоставления муниципальной услуги устанавливается следующий исчерпывающий перечень документов, которые заявитель должен представить самостоятельно:

а) запрос на выдачу архивной справки по форме согласно приложению 1 к Регламенту, запрос на выдачу архивной копии, архивной выписки по форме согласно приложению 2 к Регламенту (в случае если заявление подается в электронном виде через "Личный кабинет" - по форме, размещенной на Едином портале государственных и муниципальных услуг (функций) (www.gosuslugi.ru) (далее - Единый портал) или на интернет-сайте "Государственные и муниципальные услуги Тюменской области" (www.admtyumen.ru) (далее - Региональный портал) или в свободной форме с указанием сведений в соответствии с пунктом 2.7 Регламента;

б) документ, удостоверяющий личность заявителя или его представителя (подлежит возврату заявителю (представителю заявителя) после удостоверения его личности при личном приеме, во время подачи запроса и получения результатов рассмотрения запроса);

в) документ, удостоверяющий полномочия представителя заявителя, в случае подачи запроса и получения результатов рассмотрения запроса представителем заявителя (предоставление указанного документа не требуется, в случае если от имени юридического лица обращается лицо, имеющее право действовать без доверенности);

г) документы, подтверждающие в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации право на получение сведений (документов), доступ к которым в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации ограничен (в случае получения указанных сведений (документов).

2.7. В запросе должны быть указаны сведения, необходимые для его исполнения:

а) сведения о заявителе, в том числе:

фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии) физического лица или наименование юридического лица; электронный адрес и(или) почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответы или уведомление о переадресации запроса;

б) изложение существа запроса (сведения, необходимые для исполнения запроса):

в запросе о стаже работы, заработной плате (социально-правовые запросы) дополнительно указываются: название, ведомственная подчиненность организации, период работы, занимаемая должность;

в случае запроса по определенной проблеме, теме, событию, факту (тематические запросы) в целях сокращения срока оказания муниципальной услуги необходимо указать поисковые данные (по объектам: год ввода в эксплуатацию законченных строительством зданий и сооружений, реквизиты правового акта; год сноса жилого дома или признания его аварийным и т.д.);

в) способ получения заявителем результата предоставления муниципальной услуги;

г) личная подпись.

2.8. Заявитель вправе приложить к запросу документы (их копии), подтверждающие сведения, указанные в пункте 2.7 Регламента.

2.9. Основания для отказа в приеме документов, основания для приостановления процедуры предоставления услуги не установлены.

2.10. В предоставлении муниципальной услуги отказывается при наличии одного из следующих оснований:

а) запрос не относится к составу хранящихся в архивном отделе архивных документов;

б) непредставление заявителем документов, указанных в пункте 2.6 Регламента или сведений, указанных в пункте 2.7 Регламента, необходимых для проведения поисковой работы;

в) в случае неудовлетворительного физического состояния архивных документов, не имеющих страховых копий.

Отказ в предоставлении муниципальной услуги может быть обжалован в досудебном (внесудебном), а также судебном порядке.

2.11. Предоставление муниципальной услуги осуществляется бесплатно, без взимания государственной пошлины или иной платы.

2.12. Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении муниципальной услуги и при получении результата предоставления муниципальной услуги не должен превышать 15 минут.

2.13. Запрос о предоставлении муниципальной услуги, поступивший в ходе личного приема, почтовым отправлением или в электронном виде, подлежит регистрации в день его поступления.

Запрос о предоставлении муниципальной услуги, поступивший в электронном виде в нерабочий день или за пределами рабочего времени рабочего дня, подлежит регистрации не позднее рабочего дня, следующего за днем поступления.

2.14. Помещения государственного автономного учреждения Тюменской области "Многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг в Тюменской области" (далее - МФЦ), в которых предоставляется муниципальная услуга, залы ожидания, места для заполнения заявлений о предоставлении муниципальной услуги, информационные стенды с образцами их заполнения и перечнем документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, должны соответствовать требованиям, предусмотренным Правилами организации деятельности многофункциональных центров предоставления государственных и муниципальных услуг, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 22.12.2012 N 1376.

К помещениям Департамента, в которых предоставляется муниципальная услуга, к местам ожидания и приема заявителей, размещению и оформлению визуальной, текстовой информации о порядке предоставления муниципальной услуги предъявляются следующие требования:

а) помещения, предназначенные для приема заявителей, должны размещаться на нижних, предпочтительнее на первых этажах здания;

б) центральный вход в здания (помещения) Департамента, в которых предоставляется муниципальная услуга, оборудуется информационной табличкой (вывеской), содержащей следующую информацию: наименование архивного отдела; место нахождения; режим работы; адрес официального сайта Администрации города Тюмени;

в) прием заявителей осуществляется в предназначенных для этих целей помещениях, включающих места ожидания, информирования и приема заявителей;

г) помещения, предназначенные для приема заявителей, оборудуются:

противопожарной системой и средствами пожаротушения;

системой оповещения о возникновении чрезвычайной ситуации;

указателями входа и выхода;

табличками с номерами и наименованиями помещений;

системой кондиционирования воздуха.

В помещениях, в которых предоставляется муниципальная услуга, должны выполняться требования к обеспечению доступности для инвалидов в соответствии с законодательством Российской Федерации о социальной защите инвалидов;

д) в помещениях для ожидания приема оборудуются места (помещения), имеющие стулья, столы (стойки) для возможности оформления документов, бумага формата А4, ручки, типовые бланки документов, а также туалет. Количество мест ожидания определяется исходя из фактической нагрузки и возможностей для их размещения в здании.

В помещениях также должен размещаться:

информационный киоск Администрации города Тюмени;

информационные стенды, содержащие следующую информацию:

график работы архивного отдела;

круг заявителей;

формы запросов о предоставлении муниципальной услуги и образцы их заполнения;

перечень документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги;

перечень оснований для отказа в исполнении запроса;

блок-схема предоставления муниципальных услуг;

копия настоящего Регламента;

сведения о месте, днях и часах приема должностных лиц, уполномоченных рассматривать жалобы граждан на решения и действия (бездействия) Департамента и его должностных лиц;

номер телефона телефонного центра качества предоставления муниципальных и государственных услуг.

2.15. Показателями доступности и качества оказания муниципальной услуги являются:

а) удовлетворенность заявителей качеством муниципальной услуги;

б) полнота, актуальность и достоверность информации о порядке предоставления муниципальной услуги, в том числе в электронной форме;

в) соблюдение сроков предоставления муниципальной услуги;

г) удовлетворенность заявителей сроками ожидания в очереди при предоставлении муниципальной услуги;

д) отсутствие обоснованных жалоб граждан на нарушение должностными лицами нормативных правовых актов, регламентирующих предоставление муниципальной услуги;

е) минимально необходимое количество взаимодействий заявителя с должностными лицами при предоставлении муниципальной услуги.

2.16. При предоставлении муниципальной услуги в электронной форме заявитель вправе:

а) получить информацию о порядке и сроках предоставления муниципальной услуги, размещенную на Едином портале или на Региональном портале;

б) осуществить предварительную запись на личный прием в МФЦ через официальный сайт МФЦ в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" (www.mfcto.ru), в том числе с использованием мобильного приложения;

в) подать запрос о предоставлении муниципальной услуги в форме электронного документа с использованием "Личного кабинета" Единого портала или Регионального портала посредством заполнения электронной формы запроса.

При подаче запроса в форме электронного документа с использованием "Личного кабинета" Единого портала или Регионального портала к нему прикрепляются электронные документы, подписанные (удостоверенные) электронной подписью в порядке, установленном законодательством Российской Федерации об организации предоставления государственных и муниципальных услуг;

г) получить сведения о ходе выполнения запроса о предоставлении муниципальной услуги, поданного в электронной форме;

д) получить результат предоставления муниципальной услуги в форме электронного документа;

е) подать жалобу на решение и действие (бездействие) Департамента, должностного лица либо муниципального служащего Департамента посредством официального сайта Администрации города Тюмени (www.tyumen-city.ru).

2.17. Муниципальная услуга в части приема документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, и выдачи результата муниципальной услуги предоставляется МФЦ в соответствии с действующим соглашением о взаимодействии Администрации города Тюмени и МФЦ. Указанные действия осуществляются МФЦ в случае личного обращения гражданина в МФЦ.

III. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения

3.1. Прием документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги

3.1.1. Основанием для начала административной процедуры является обращение заявителя в Департамент посредством личного приема, в электронной форме или посредством почтового отправления либо в МФЦ посредством личного приема.

3.1.2. Личный прием заявителей в целях подачи документов, необходимых для оказания муниципальной услуги, осуществляется Департаментом и МФЦ согласно графику приема заявителей в порядке очереди (в МФЦ в порядке электронной очереди). При личном приеме заявитель предъявляет сотруднику Департамента, МФЦ документ, удостоверяющий его личность, а в случае, если от имени заявителя действует его представитель, также документ, подтверждающий полномочия представителя заявителя.

3.1.3. В ходе проведения личного приема сотрудник МФЦ, уполномоченный на прием документов:

а) устанавливает личность заявителя на основании паспорта гражданина Российской Федерации или иных документов, удостоверяющих личность заявителя, в соответствии с законодательством Российской Федерации. При обращении представителя заявителя дополнительно проверяется наличие у него полномочий представителя;

б) обеспечивает заполнение запроса, после этого предлагает заявителю убедиться в правильности внесенных в запрос данных и подписать запрос (обеспечивает прием запроса в случае, если заявитель самостоятельно оформил запрос), проверяет наличие документов, которые в соответствии с пунктом 2.6 Регламента должны быть представлены заявителем самостоятельно;

в) обеспечивает изготовление копии с представленных заявителем подлинников документов, выполняет на таких копиях надпись об их соответствии оригиналам, заверяет своей подписью с указанием фамилии и инициалов, должности и даты заверения;

г) регистрирует запрос в соответствии с правилами делопроизводства МФЦ;

д) выдает расписку о приеме документов с указанием их перечня, даты получения результата предоставления муниципальной услуги.

3.1.4. В ходе личного приема заявителя в Департаменте должностное лицо, уполномоченное на ведение приема (прием документов):

а) устанавливает личность обратившегося гражданина на основании паспорта гражданина Российской Федерации или иных документов, удостоверяющих личность гражданина, в соответствии с законодательством Российской Федерации. При обращении представителя заявителя дополнительно проверяется наличие у него полномочий представителя;

б) информирует заявителя о порядке и сроках предоставления муниципальной услуги;

в) в случае если запрос не относится к составу хранящихся в архивном отделе архивных документов и при наличии сведений о местонахождении запрашиваемых документов дает устные рекомендации об их местонахождении;

г) обеспечивает заполнение запроса в системе электронного документооборота и делопроизводства Администрации города Тюмени, после этого предлагает заявителю убедиться в правильности внесенных в запрос данных и подписать запрос (обеспечивает прием запроса в случае, если заявитель самостоятельно оформил запрос), проверяет наличие документов, которые в соответствии с пунктом 2.6 Регламента должны быть представлены заявителем самостоятельно;

д) выдает под расписку уведомление о крайней дате готовности результатов предоставления муниципальной услуги;

е) обеспечивает регистрацию запроса в системе электронного документооборота и делопроизводства Администрации города Тюмени;

ж) передает запрос и документы, уполномоченному должностному лицу Департамента, которое определяет ответственных лиц за рассмотрение поступившего запроса.

3.1.5. При поступлении запроса на предоставление муниципальной услуги посредством почтового отправления:

а) проверяет наличие документа, который в соответствии с подпунктом "б" пункта 2.6 Регламента должен быть представлен представителем заявителя самостоятельно;

б) обеспечивает регистрацию запроса в системе электронного документооборота и делопроизводства Администрации города Тюмени;

в) передает запрос и документы, уполномоченному должностному лицу Департамента, которое определяет ответственных лиц за рассмотрение поступившего запроса.

3.1.6. При поступлении запроса о предоставлении муниципальной услуги в электронной форме посредством Единого портала или Регионального портала должностное лицо Департамента, ответственное за прием запросов:

а) проверяет наличие документов, которые в соответствии с пунктом 2.6 Регламента должны быть представлены заявителем самостоятельно;

б) распечатывает запрос о предоставлении муниципальной услуги и прикрепленные к нему скан-образы документов, поступившие в электронном виде;

в) обеспечивает регистрацию запроса в системе электронного документооборота и делопроизводства Администрации города Тюмени;

г) передает запрос и документы, уполномоченному должностному лицу Департамента, которое определяет ответственных лиц за рассмотрение поступившего запроса.

3.1.7. Результатом административной процедуры является:

а) при личном приеме заявителя в МФЦ - выдача расписки о приеме документов;

б) при личном приеме заявителя в Департаменте - выдача уведомления о конечной дате готовности результатов муниципальной услуги;

в) при поступлении запроса в электронном виде посредством Единого портала или Регионального портала или посредством почтового отправления - регистрация запроса о предоставлении муниципальной услуги в системе электронного документооборота и делопроизводства Администрации города Тюмени.

3.1.8. Срок административной процедуры:

а) при личном приеме запросов не должен превышать 15 минут;

б) при подаче запросов посредством почтового отправления - 1 рабочий день;

в) при подаче запросов в электронном виде - 1 рабочий день. При подаче документов в электронном виде в нерабочий день или за пределами рабочего времени рабочего дня документы подлежат приему в течение 1 рабочего дня с даты их поступления.

3.2. Рассмотрение запроса о предоставлении муниципальной услуги

3.2.1. Основанием для начала административной процедуры является окончание административной процедуры по приему документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги.

3.2.2. При поступлении запроса, принятого МФЦ в ходе личного приема, МФЦ передает запрос с приложенными к нему документами в архивный отдел в порядке и сроки, установленные соглашением о взаимодействии.

Должностное лицо архивного отдела, ответственное за прием запросов, не позднее рабочего дня, следующего за днем передачи документов из МФЦ:

обеспечивает регистрацию запроса в системе электронного документооборота и делопроизводства Администрации города Тюмени;

передает запрос и документы уполномоченному должностному лицу архивного отдела, которое определяет ответственных лиц за рассмотрение поступившего запроса.

3.2.3. Каждый объект поиска, указанный в запросе, учитывается отдельно.

3.2.4. Сотрудник архивного отдела, ответственный за рассмотрение запроса, осуществляет анализ тематики поступившего запроса с учетом имеющегося в архивном отделе научно-справочного аппарата, справочников на бумажном носителе и в электронной форме по фондам архивов и базы данных "Архивный фонд".

3.2.5. По результатам анализа ответственный сотрудник архивного отдела в зависимости от наличия необходимых архивных документов (достаточности поисковых данных) выполняет одно из следующих действий:

а) подготавливает уведомление об отказе в исполнении запроса при наличии одного из оснований, предусмотренных пунктом 2.10 Регламента, и передает его на подпись начальнику архивного отдела;

б) подготавливает и передает на подпись начальнику архивного отдела сопроводительное письмо о направлении запроса в другое архивное учреждение или организацию, где хранятся документы, необходимые для исполнения запроса, и уведомление о переадресации запроса для заявителя в случае, если запрос не относится к составу хранящихся в архивном отделе архивных документов, и при наличии сведений о местонахождении запрашиваемых документов;

в) осуществляет поиск архивных документов, необходимых для исполнения запроса, при отсутствии обстоятельств, указанных в подпунктах "а", "б" настоящего пункта.

3.2.6. Уведомление об отказе в исполнении запроса подписывается начальником архивного отдела, регистрируется в системе электронного документооборота и делопроизводства Администрации города Тюмени сотрудником архивного отдела, ответственным за рассмотрение запроса. Сотрудник архивного отдела, ответственный за рассмотрение запроса, проставляет на запросе регистрационный номер и дату его подписания.

3.2.7. Сопроводительное письмо о направлении запроса в другое архивное учреждение или организацию, где хранятся документы, необходимые для исполнения запроса, подписывается начальником архивного отдела, регистрируется в системе электронного документооборота и делопро