Приложение 6. Положение о служебных командировках

Приложение 6
к Учетной политике
Департамента недропользования и экологии
Тюменской области,
утвержденной приказом
от 24.12.2018 N 1289-ОД

Положение
о служебных командировках

1. Общие положения

1. Настоящее Положение определяет порядок организации служебных командировок сотрудников Департамента недропользования и экологии Тюменской области (далее - Департамент) на территории России или на территории иностранного государства. Положение распространяется на всех сотрудников Департамента.

2. Служебной командировкой сотрудника является поездка по решению директора на определенный срок для выполнения служебного задания вне постоянного места прохождения государственной гражданской службы на территории Российской Федерации. Решение, оформляется в виде служебного задания, при этом приказ (любой иной документ) не оформляется.

3. Основными задачами служебных командировок являются:

- решение конкретных задач в части реализаций полномочий Департамента;

- проведение конференций, совещаний, семинаров и иных мероприятий, непосредственное участие в них;

- изучение, обобщение и распространение опыта, новых форм и методов работы.

4. Не являются служебными командировками:

- служебные поездки сотрудников, должностные обязанности которых предполагают разъездной характер работы, если иное не предусмотрено локальными или нормативными правовыми актами;

- поездки в местность, откуда сотрудник по условиям транспортного сообщения и характеру работы имеет возможность ежедневно возвращаться к месту жительства.

5. В случае командирования директора, директор назначает лицо, временно исполняющее обязанности, с возложением на него на период командировки всех должностных обязанностей и прав.

6. Запрещается направление в служебные командировки беременных женщин.

7. Направление в служебные командировки женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет, допускается только с их письменного согласия при условии, что это не запрещено им в соответствии с медицинским заключением. При этом женщины, имеющие детей в возрасте до трех лет, должны быть ознакомлены в письменной форме со своим правом отказаться от направления в служебную командировку.

8. В служебные командировки только с письменного согласия допускается направлять:

- матерей и отцов, воспитывающих без супруга (супруги) детей в возрасте до пяти лет;

- сотрудников, имеющих детей-инвалидов;

- сотрудников, осуществляющих уход за больными членами их семей в соответствии с медицинским заключением.

При этом такие сотрудники должны быть ознакомлены в письменной форме со своим правом отказаться от направления в служебную командировку.

9. Не допускается направление в командировку и выдача аванса сотрудникам, не отчитавшимся об израсходованных средствах в предыдущей командировке.

2. Срок и режим командировки

1. Срок командировки сотрудника определяет руководитель структурного подразделения с учетом объема, сложности и других особенностей служебного задания.

2. Продолжительность командировки исчисляется по фактическому количеству дней пребывания в служебной командировке со дня убытия из учреждения, но не более дней, указанных в служебном задании, и по день возвращения (включительно) обратно после выполнения служебного задания (включая выходные и нерабочие праздничные дни).

Днем выезда сотрудника в командировку считается день отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства (кроме такси), а днем прибытия из командировки - день прибытия транспортного средства. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем выбытия в командировку считаются текущие сутки, а с 00 часов и позже - следующие сутки. День выезда в служебную командировку (день приезда из служебной командировки) определяется по региональному времени отправления (прибытия) транспортного средства в соответствии с расписанием движения. В случае отправления (прибытия) транспортного средства во время, отличное от расписания, фактическое время отправления (прибытия) подтверждается соответствующими справками или заверенными отметками на проездных билетах.

Продление срока командировки допускается с разрешения директора Департамента, о чем делается соответствующая запись в служебном задании.

Срок пребывания гражданского служащего в служебной командировке (дата приезда в место командирования и дата выезда из него) определяется по проездным документам (билетам), представляемым им по возвращении из служебной командировки.

При отсутствии проездных документов (билетов) фактический срок пребывания гражданского служащего в служебной командировке определяется по иным подтверждающим период его нахождения в служебной командировке документам, перечень которых утверждается Министерством финансов Российской Федерации.

В случае отсутствия проездных документов и документов по проживанию для подтверждения сроков нахождения в служебной командировке на оборотной стороне служебного задания проставляются отметки о прибытии в пункт назначения, выбытии из него, которые заверяются подписью уполномоченного сотрудника принимающей организации (учреждения) и ее печатью. В случаях когда сотрудник командируется в несколько пунктов, отметки о прибытии и убытии проставляются в каждом пункте служебной командировки, в котором сотрудник находился.

3. На сотрудника, находящегося в командировке, распространяется режим рабочего времени, и правила распорядка организации, куда он командирован. Вместо дней отдыха, не использованных за время командировки, другие дни отдыха после возвращения из командировки не предоставляются. Исключение составляют случаи, когда мероприятия, на которые сотрудник командирован, проходили в выходные дни либо иные дни отдыха, установленные в соответствии с законодательством и Правилами трудового распорядка. В случаях, когда сотрудник специально командирован для работы в выходные или праздничные и нерабочие дни, компенсация за работу в эти дни выплачивается в соответствии с действующим законодательством. Если сотрудник отбывает в командировку либо прибывает из командировки в выходной день, ему после возвращения из командировки предоставляется другой день отдыха.

4. В случае невозможности возвращения сотрудника из командировки в установленные сроки вследствие непреодолимой силы или иных, не зависящих от него обстоятельств, командировка может быть продлена. Факт наличия данных обстоятельств должен быть подтвержден проведенной служебной проверкой, по результатам которой в установленном порядке выносится соответствующее заключение. За время задержки в пути без уважительных причин сотруднику не выплачивается зарплата, не возмещаются суточные расходы, расходы на наем жилого помещения и другие расходы.

3. Порядок оформления и финансирования служебных командировок

1. Основанием для командирования сотрудников считается служебное задание, подписанное руководителем структурного подразделения, директором Департамента в системе Директум.

После получения служебного задания командируемый сотрудник составляет предварительный расчет командировочных расходов, согласовывает его в отделе финансовой и договорной работы и визирует у директора Департамента.

2. Контроль за эффективностью использования командировочных расходов возлагается на отдел финансовой и договорной работы.

3. В случае, если сотрудник получил аванс на командировочные расходы, но не выехал в командировку, он обязан в течение трех рабочих дней со дня принятия решения об отмене поездки написать заявление об удержании из заработной платы.

4. Финансирование командировочных расходов производится в соответствии с предварительно утвержденным расчетом на командировочные расходы.

5. Перечисление на банковскую карточку командируемым сотрудникам денежных средств на командировочные расходы осуществляется на основании заявления сотрудника в соответствии с составленным расчетом, служебным заданием.

6. Проездные документы (авиабилеты) приобретаются командированным сотрудником совместно с ответственным за работу в Программе Корпоративной лояльности., ж/д билеты - самостоятельно.

4. Гарантии и компенсации при направлении сотрудников в служебные командировки

1. За командированным сотрудником сохраняется место работы (должность) и средний заработок на время командировки, в том числе и за время пребывания в пути.

2. Командированному сотруднику возмещаются:

- расходы на проезд;

- расходы по найму жилого помещения;

- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного местожительства (суточные);

- другие расходы, произведенные с разрешения директора Департамента и связанные с выполнением поручения по служебному заданию.

2.1. Расходы на проезд Департамент возмещает сотруднику:

- до места командировки и обратно;

- из одного населенного пункта в другой (если сотрудник командирован в несколько организаций, расположенных в разных населенных пунктах).

В состав этих расходов входят:

- стоимость проездного билета на транспорт общего пользования (самолет, поезд и т. д.), в том числе, уплата страховых премий по обязательному страхованию пассажиров на транспорте;

- стоимость услуг по оформлению проездных билетов;

- расходы на оплату постельных принадлежностей в поездах, питания, включаемого в стоимость билета;

- стоимость проезда до места (вокзал, пристань, аэропорт) отправления в командировку (от места возвращения из командировки), если оно расположено вне населенного пункта, где сотрудник работает.

Расходы на приобретение проездного документа на все виды транспорта при следовании к месту командирования и обратно к месту постоянной работы возмещаются в соответствии с представленными документами.

Дополнительные расходы (суточные) выплачиваются работнику Департамента за каждый день нахождения в служебной командировке в пределах территории Российской Федерации, включая выходные и праздничные дни, а также дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути, в размере 200 рублей (кроме командирования в г. Москва, г. Санкт-Петербург - суточные выплачиваются в размере 300 рублей).

В случае болезни сотрудника во время нахождения в командировке ему на общих основаниях выплачиваются суточные в течение всего времени, пока он не имеет возможности по состоянию здоровья приступить к выполнению возложенного на него служебного поручения или вернуться к постоянному месту работы, но не свыше двух месяцев. Выплата суточных производится также, если заболевший находился на лечении в стационарном лечебном учреждении, на основании приказа о продлении срока командировки в установленном порядке.

2.3. Расходы по найму жилого помещения, возмещаются командированным сотрудникам Департамента по фактическим затратам, подтвержденным соответствующими документами, но не более стоимости однокомнатного (одноместного) номера (эконом), включают в себя расходы по бронированию и найму жилого помещения.

При отсутствии подтверждающих документов (в случае не предоставления места в гостинице) расходы по найму жилого помещения возмещаются в размере 50 процентов нормы суточных, за каждый день нахождения в служебной командировке при условии указания таких расходов в заявлении работника Департамента.

2.4. Расходы, связанные с командировкой, но не подтвержденные соответствующими документами, сотруднику не возмещаются.

2.5. Расходы в связи с возвращением командированным сотрудником билета на поезд, самолет или другое транспортное средство могут быть возмещены с разрешения директора только по уважительным причинам (решение об отмене командировки, отозвание из командировки, листок нетрудоспособности) при наличии документа, подтверждающего такие расходы. Возмещение расходов на служебные телефонные переговоры и на перевозку служебного багажа (проекты и прочее) весом свыше установленных транспортными предприятиями предельных норм проводится после согласования с директором, в размерах, подтвержденных соответствующими документами.

2.6. Сотруднику, направленному в однодневную командировку, согласно ст. 167, 168 Трудового кодекса РФ, оплачиваются:

- расходы на проезд;

- иные расходы, произведенные сотрудником с разрешения руководителя организации.

Суточные при однодневной командировке не выплачиваются.

5. Порядок отчета сотрудника о служебной командировке

5.1. В течение трех рабочих дней со дня возвращения из служебной командировки сотрудник заполняет авансовый отчет (по форме N 0504505) об израсходованных им суммах. В служебном задании сотрудник заполняет графу 10 "Краткий отчет о выполнении задания". Этот отчет подписывается руководителем структурного подразделения. Авансовый отчет сотрудник предоставляет в отдел финансовой и договорной работы. Одновременно с авансовым отчетом сотрудник передает в отдел финансовой и договорной работы все документы, которые подтверждают его произведенные расходы. К ним относятся:

- служебное задание с кратким отчетом о выполнении, с отметками о прибытии и выбытии;

- проездные билеты;

- счета за проживание;

- чеки ККТ;

- товарные чеки;

- квитанции электронных терминалов (слипы);

- квитанции строгой отчетности при отсутствии ККТ, оформленные в соответствии с требованиями действующего законодательства.

5.2. Остаток неиспользованных денежных средств подлежит удержанию из заработной платы на основании заявления сотрудника, директор Департамента возвращает неиспользованный остаток средств на лицевой счет через кассу Департамента.

6. Отзыв сотрудника из командировки или отмена командировки осуществляется в следующем порядке

1. Руководитель структурного подразделения готовит служебную записку на имя директора Департамента с объяснением причин о невозможности направления сотрудника в командировку или отзыва сотрудника из командировки до истечения ее срока. После решения директора Департамента готовится приказ об отмене командировки или отзыве из командировки. Возмещение расходов отозванному из командировки сотруднику производится на основании авансового отчета и приложенных к нему документов.

2. Командировка может быть прекращена досрочно по решению директора в случаях:

- выполнения служебного задания в полном объеме;

- болезни командированного, наличия чрезвычайных семейных и иных обстоятельств, требующих его присутствия по месту постоянного проживания;

- наличия служебной необходимости;

- нарушения сотрудником трудовой дисциплины в период нахождения в командировке.

3. Отъезд в командировку без надлежащего оформления документов по вине сотрудников считается прогулом и влечет за собой меры дисциплинарного взыскания в соответствии с Трудовым кодексом РФ.

7. Направление гражданского служащего в служебную командировку за пределы территории Российской Федерации.

1. Направление сотрудника в служебную командировку за пределы территории Российской Федерации производится по распоряжению Губернатора Тюменской области, в котором в обязательном порядке указываются сроки, место и цели (задания) командировки.

2. За время нахождения в пути гражданского служащего, направляемого в служебную командировку за пределы территории Российской Федерации, суточные выплачиваются:

а) при проезде по территории Российской Федерации - в порядке и размерах, установленных для служебных командировок согласно постановлению Губернатора Тюменской области от 19.06.2009 N 45;

б) при проезде по территории иностранного государства - в порядке и размерах, установленных для служебных командировок на территории иностранных государств нормативными правовыми актами Российской Федерации.

3. Расходы по найму жилого помещения на территории иностранных государств возмещаются по фактическим затратам, подтвержденным соответствующими документами, но не превышающим предельные нормы возмещения расходов по найму жилого помещения при краткосрочных служебных командировках на территории иностранных государств, устанавливаемые Министерством финансов Российской Федерации.

По решению директора Департамента сотруднику при наличии обоснования могут быть возмещены расходы по найму жилого помещения на территории иностранных государств по фактическим затратам, подтвержденным соответствующими документами, в размере, превышающем предельные нормы, устанавливаемые Министерством финансов Российской Федерации.

4. При направлении сотрудника в служебную командировку за пределы территории Российской Федерации ему дополнительно возмещаются:

а) расходы на оформление заграничного паспорта, визы и других выездных документов;

б) сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта (в случае обозначения соответствующей цели (задания) командировки);

в) расходы на оформление обязательной медицинской страховки;

г) иные обязательные платежи и сборы.

5. Перечисление на банковскую карточку командируемым сотрудникам денежных средств на командировочные расходы осуществляется на основании заявления сотрудника в соответствии с расчетом, который составлен с учетом официального курса доллара ЦБ РФ на момент подготовки расчета, служебным заданием.

6. В течение трех рабочих дней со дня возвращения из служебной командировки сотрудник составляет авансовый отчет с приложением всех подтверждающих расходы документов. При принятии к учету расходов по командировкам, выраженных в иностранной валюте, их рублевый эквивалент определяется по курсу ЦБ РФ на дату составления авансового отчета.