Приложение. Положение о порядке учета, регистрации, формирования и хранения дел об административных правонарушениях в Избирательной комиссии Ямало-Ненецкого автономного округа

Приложение
к постановлению
Избирательной комиссии
Ямало-Ненецкого автономного округа
от 19 декабря 2016 г. N 29/247-6

Положение
о порядке учета, регистрации, формирования и хранения дел об административных правонарушениях в Избирательной комиссии Ямало-Ненецкого автономного округа

I. Общие положения

1. Настоящее Положение о порядке учета, регистрации, формирования и хранения дел об административных правонарушениях в Избирательной комиссии Ямало-Ненецкого автономного округа (далее - Положение, автономный округ) определяет порядок учета, регистрации, формирования и хранения дел об административных правонарушениях (далее - АП), возбужденных уполномоченными членами Избирательной комиссии автономного округа с правом решающего голоса, в структурных подразделениях Аппарата Избирательной комиссии автономного округа.

2. Учету в Избирательной комиссии автономного округа подлежат все дела об АП.

3. Дела об АП регистрируют в журнале учета дел об АП (далее - журнал учета) согласно приложению N 1.

4. Основными принципами регистрации дел об АП являются:

4.1. обязательность регистрации всех возбужденных дел об АП;

4.2. одноразовость, при которой дело об АП сохраняет номер, присвоенный ему при первоначальной регистрации;

4.3. единообразие регистрации дел об АП.

5. Организация работы по учету, регистрации, формированию и хранению дел об АП, а также ответственность за хранение журналов учета, своевременность, полноту и достоверность вносимых в них сведений возлагается на начальника отдела правового обеспечения Аппарата Избирательной комиссии автономного округа.

II. Порядок регистрации дел об АП

6. Дела об АП, возбужденные уполномоченными членами Избирательной комиссии автономного округа с правом решающего голоса, регистрируются, учитываются и хранятся в отделе правового обеспечения.

7. Журнал учета дел об АП, указанный в пункте 3 Положения, ведется в отделе правового обеспечения Аппарата Избирательной комиссии автономного округа.

8. Дела об АП, возбужденные уполномоченными членами Избирательной комиссии автономного округа с правом решающего голоса, подлежат обязательной регистрации в журнале учета дел об АП в день их возбуждения.

В случае возбуждения дел об АП в выходные или праздничные дни, а также вне рабочего времени они должны быть зарегистрированы в первый рабочий день, следующий за днем возбуждения таких дел.

9. Регистрацию дел об АП в журнале учета и внесение в него сведений осуществляет сотрудник отдела правового обеспечения, на которого данная обязанность возложена должностным регламентом.

10. Основанием для регистрации дела об АП является составление или вынесение документа, указанного в части 4 статьи 28.1 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях (далее - КоАП РФ).

11. Дела об АП регистрируют в журнале учета путем занесения данных в соответствующие графы и проставления порядкового регистрационного номера в документе, указанном в пункте 10 Положения.

Регистрационный номер состоит из следующих цифровых обозначений:

порядкового номера по журналу учета, начиная с первого в каждом году;

четырех цифр обозначения текущего года.

Например: "протокол об административном правонарушении N 007/2016".

III. Сведения, подлежащие внесению в графы журнала учета

12. В графу 1 вносится порядковый номер документа.

13. В графе 2 указывается дата регистрации дела об АП.

14. В графе 3 указывается порядковый номер регистрации материалов дела об АП согласно пункту 11 Положения.

15. В графе 4 указывается наименование документа.

Например: "определение о возбуждении дела об административном правонарушении и проведении административного расследования". Допускается сокращение указанных записей.

16. В графе 5 перечисляются краткие сведения о лице, подлежащем привлечению к административной ответственности: фамилия, имя, отчество, место жительства; место работы должностного лица; фамилия, имя, отчество, место жительства (место нахождения) физического лица, организационно-правовая форма, полное и сокращенное наименование, адрес (место нахождения) юридического лица.

17. В графе 6 указывается квалификация АП в соответствии с Особенной частью КоАП РФ и дается его краткое описание.

18. В графе 7 указывается должность, инициалы и фамилия уполномоченного члена Избирательной комиссии автономного округа с правом решающего голоса, возбудившего дело об АП и (или) проводящего административное расследование по делу об АП.

19. В графе 8 указывается результат рассмотрения дела об АП, дата вынесения постановления либо определения по делу об АП, а также пункт, часть статьи и статья КоАП РФ, в соответствии с которыми они вынесены. При вынесении постановления о назначении административного наказания указывают квалификацию правонарушения, вид и размер административного наказания в суммовом выражении.

20. В графе 9 указывают сведения о пересмотре постановлений и решений по делам об АП. В данной графе указывают дату подачи жалобы или принесения протеста и результаты рассмотрения, пересмотра со ссылкой на пункт, часть статьи и статью КоАП РФ, в соответствии с которыми принято решение.

21. В графе 10 указывают иную информацию, связанную с рассмотрением дела об АП.

IV. Оформление, ведение и хранение журнала учета

22. Журнал учета ведется с начала календарного года. Обложка журнала оформляется согласно приложению N 2.

23. Листы журнала учета должны быть пронумерованы и прошнурованы. На последней странице журнала делается наклейка на узел шнуровки листов с оттиском печати Избирательной комиссии автономного округа и заверенной надписью согласно приложению N 3.

24. Все записи в журнале учета производятся разборчиво, чернилами (пастой) черного, синего или фиолетового цвета.

25. В журнале учета не допускаются подчистки, исправления или удаление сделанных ранее записей при помощи корректирующих средств.

В случае необходимости сделанные ошибочно записи зачеркиваются так, чтобы ранее написанный текст четко читался. Новую запись делают в той же графе журнала учета. В графе "Примечание" должностное лицо, ответственное за ведение журнала учета, делает соответствующую запись, например:

"Исправлено в гр. 3 и гр. 9.

06.07.2016 (подпись) (инициалы, фамилия)".

26. Если для регистрации дел одного журнала учета окажется недостаточно, заводится новый, который является продолжением первого.

По окончании года в журнале учета (после представления и регистрации всех возбужденных дел об АП за этот год) начальником отдела правового обеспечения Аппарата Избирательной комиссии автономного округа делается итоговая запись об общем количестве зарегистрированных дел об АП за этот год. На обложку журнала учета выносятся порядковые номера возбужденных дел об АП, например: "с N 1 по N 95".

27. Срок хранения журналов учета составляет 5 лет, после чего они уничтожаются в установленном порядке.

V. Формирование дел об АП

28. Материалы дел об АП должны состоять из подлинных документов (оригиналов) либо их заверенных копий, которые формируются лицом, осуществляющим производство по делу об АП, с учетом стадии административного процесса в хронологическом и логическом порядке.

29. Материалы дел об АП брошюруются, систематизируются и нумеруются (каждый лист) в верхнем правом углу разборчиво, чернилами (пастой) черного, синего или фиолетового цвета и подшиваются в тома. Формирование томов административного дела должно исключать возможность несанкционированного изъятия (добавления, замены) документов из сброшюрованной папки административного дела.

Формирование дел об АП осуществляется в соответствии с номенклатурой дел Избирательной комиссии автономного округа, утверждаемой распоряжением Председателя Избирательной комиссии автономного округа.

VI. Хранение дел об АП

30. На документы, находящиеся в делах об АП, по которым приняты решения, составляются внутренние описи, после чего не позднее трех месяцев после окончания календарного года, в котором они были возбуждены, передаются в архив Избирательной комиссии автономного округа. Срок хранения дел об АП - 5 лет.

Перед сдачей в архив дело (том дела) об АП должно быть прошнуровано. На узел шнуровки листов на оборотной стороне последнего чистого листа делается наклейка с оттиском печати Избирательной комиссии автономного округа. На лицевой стороне этого же листа делается заверительная надпись, в которой указывают цифрами и прописью количество пронумерованных листов и отдельно через знак "+" количество листов внутренней описи, а также оговаривают особенности нумерации документов дела (пропущенные номера, литерные и др.). Заверительную надпись подписывает ее составитель с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления.

31. При необходимости дело об АП может состоять из нескольких томов, в каждом из которых должно быть не более 250 листов. Дела помещаются в скоросшиватели либо скрепляются иным образом с использованием твердых (картонных) обложек, на лицевой стороне каждой из которых делается надпись согласно приложению N 4.

Хранение дел об АП осуществляется в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в Избирательной комиссии Ямало-Ненецкого автономного округа, утвержденной постановлением Избирательной комиссии автономного округа от 09 марта 2016 года N 148/1303-5.

VII. Заключительные положения

32. Условия хранения журнала учета и дел об АП должны обеспечивать их сохранность.