Постановление Избирательной комиссии Ямало-Ненецкого автономного округа от 9 марта 2016 г. N 148/1303-5 "Об Инструкции по делопроизводству в Избирательной комиссии Ямало-Ненецкого автономного округа" (с изменениями и дополнениями)

Постановление Избирательной комиссии Ямало-Ненецкого автономного округа
от 9 марта 2016 г. N 148/1303-5
"Об Инструкции по делопроизводству в Избирательной комиссии Ямало-Ненецкого автономного округа"

С изменениями и дополнениями от:

14 июня, 20 июля 2016 г., 21 июня, 17 ноября 2017 г.

На основании постановления Центральной избирательной комиссии Российской Федерации от 20 января 2016 года N 321/1832-6 "О Примерной инструкции по делопроизводству в избирательной комиссии субъекта Российской Федерации", в целях совершенствования работы по документационному обеспечению деятельности Избирательной комиссии Ямало-Ненецкого автономного округа Избирательная комиссия Ямало-Ненецкого автономного округа постановляет:

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в Избирательной комиссии Ямало-Ненецкого автономного округа (далее - Инструкция).

2. Членам Избирательной комиссии Ямало-Ненецкого автономного округа и руководителям структурных подразделений Аппарата Избирательной комиссии Ямало-Ненецкого автономного округа при подготовке, обработке, использовании, исполнении и хранении документов обеспечить строгое соблюдение Инструкции.

3. Признать утратившим силу:

постановление Избирательной комиссии Ямало-Ненецкого автономного округа от 05 июля 2011 года N 6/27-5 "Об Инструкции по делопроизводству в Избирательной комиссии Ямало-Ненецкого автономного округа";

постановление Избирательной комиссии Ямало-Ненецкого автономного округа от 04 сентября 2015 года N 134/1141-5 "О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Избирательной комиссии Ямало-Ненецкого автономного округа, утвержденную постановлением Избирательной комиссии Ямало-Ненецкого автономного округа от 05 июля 2011 года N 6/27-5".

4. Направить Инструкцию в ГКУ "Государственный архив Ямало-Ненецкого автономного округа".

5. Опубликовать настоящее постановление в журнале "Вестник Избирательной комиссии Ямало-Ненецкого автономного округа", разместить на официальном сайте Избирательной комиссии Ямало-Ненецкого автономного округа в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" в разделе "Документы ИК ЯНАО" / подразделе "Постановления ИК ЯНАО" и задаче "Право" ГАС "Выборы".

6. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на секретаря Избирательной комиссии Ямало-Ненецкого автономного округа О.А. Тарасову.

Председатель Избирательной комиссии Ямало-Ненецкого автономного округа

А.Н. Гиберт

Секретарь Избирательной комиссии Ямало-Ненецкого автономного округа

О.А. Тарасова

Информация об изменениях:

Постановлением Избирательной комиссии Ямало-Ненецкого автономного округа от 14 июня 2016 г. N 3/37-6 в настоящую Инструкцию внесены изменения

См. текст Инструкции в предыдущей редакции

Инструкция
по делопроизводству в Избирательной комиссии Ямало-Ненецкого автономного округа
(утв. постановлением Избирательной комиссии Ямало-Ненецкого автономного округа от 9 марта 2016 г. N 148/1303-5)

С изменениями и дополнениями от:

14 июня, 20 июля 2016 г., 21 июня, 17 ноября 2017 г.

I. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству в Избирательной комиссии Ямало-Ненецкого автономного округа (далее - Инструкция, автономный округ) устанавливает порядок работы с документами, основные правила их подготовки и оформления в Избирательной комиссии автономного округа.

1.2. Инструкция разработана на основании федеральных законов от 12 июня 2002 года N 67-ФЗ "Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации", от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", от 02 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", с учетом постановления Правительства Российской Федерации от 03 ноября 1994 года N 1233 "Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти и уполномоченном органе управления использованием атомной энергии" (в редакции постановления Правительства Российской Федерации от 20 июля 2012 года N 740), Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 года N 477, с учетом изменений, внесенных постановлением Правительства Российской Федерации от 07 сентября 2011 года N 751, Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных приказом Федерального архивного агентства от 23 декабря 2009 года N 76, постановлений и иных нормативных актов Центральной избирательной комиссии Российской Федерации (далее - ЦИК России), Избирательной комиссии автономного округа, Регламента Избирательной комиссии автономного округа, с использованием ГОСТа Р6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", ГОСТа Р 7.0.8-2013 "Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения".

1.3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, регистрацию, прохождение, хранение и использование документов, осуществляемые средствами программного изделия "ДЕЛО" подсистемы документооборота Государственной автоматизированной системы Российской Федерации "Выборы" (далее - ПИ ДЕЛО).

Работа с документами по организации закупок осуществляется с учетом Федерального закона от 05 апреля 2013 года N 44-ФЗ "О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд", распоряжения Председателя Избирательной комиссии автономного округа от 30 декабря 2013 года N 157/1-р "Об утверждении Положений о структурных подразделениях Аппарата Избирательной комиссии Ямало-Ненецкого автономного округа". Особенности организации документооборота, относящегося к организации закупок, правила подготовки и оформления таких документов, а также порядок работы с ними могут дополнительно устанавливаться соответствующими нормативными актами ЦИК России и Избирательной комиссии автономного округа.

Основным инструментом и инфраструктурой межведомственного и внутреннего документационного взаимодействия избирательной комиссии и исполнительных органов государственной власти автономного округа, иных государственных органов автономного округа, органов местного самоуправления автономного округа, иных органов и организаций автономного округа при осуществлении делопроизводства, организации документооборота на бумажных носителях и в электронном виде, в том числе с использованием электронной подписи, является система электронного делопроизводства и документооборота исполнительных органов государственной власти автономного округа (далее - СЭДД).

1.4. Правила подготовки, оформления документов и порядок работы с ними, предусмотренные Инструкцией, обязательны для членов Избирательной комиссии автономного округа, государственных гражданских служащих Аппарата Избирательной комиссии автономного округа (далее - гражданские служащие) и граждан, замещающих должности, не являющиеся должностями государственной гражданской службы, а также граждан, привлекаемых по гражданско-правовым договорам.

1.5. Ведение делопроизводства Избирательной комиссии автономного округа осуществляет гражданский служащий Аппарата Избирательной комиссии автономного округа в соответствии со своим должностным регламентом.

1.6. Граждане, поступившие на государственную гражданскую службу в Аппарат Избирательной комиссии автономного округа, либо на должности, не являющиеся должностями государственной гражданской службы, а также граждане, привлекаемые по гражданско-правовым договорам, должны быть ознакомлены под подпись с текстом Инструкции гражданским служащим Аппарата Избирательной комиссии автономного округа, ответственным за ведение делопроизводства.

1.7. В случае ухода в отпуск, выезда в командировку, болезни, увольнения исполнителя документов Председатель (заместитель Председателя, секретарь) Избирательной комиссии автономного округа дает указание гражданскому служащему, ответственному за ведение делопроизводства в Избирательной комиссии автономного округа (далее - ответственный за ведение делопроизводства), передать неисполненные документы другому исполнителю. При увольнении гражданский служащий передает находящиеся у него дела и документы по акту ответственному за ведение делопроизводства.

1.8. При работе с документами, зарегистрированными в установленном порядке, в том числе при работе с документами, представленными для согласования, не разрешается вносить в них поправки и делать пометки, кроме предусмотренных Инструкцией.

1.9. Делопроизводство в Избирательной комиссии автономного округа осуществляется с использованием ПИ ДЕЛО.

Доступ к ПИ ДЕЛО осуществляется в соответствии с Регламентом использования информационных ресурсов комплекса средств автоматизации Избирательной комиссии автономного округа (далее - КСА ИК ЯНАО) по распоряжению Председателя Избирательной комиссии автономного округа.

1.10. ПИ ДЕЛО предоставляет возможность работать с электронными образами документов и электронными документами, осуществлять в базе данных автоматизированный поиск документов по различным критериям, организовывать контроль исполнения документов и поручений, а также получать статистические отчеты по документообороту в Избирательной комиссии автономного округа.

1.11. Документы, содержащиеся в ПИ ДЕЛО, могут быть подписаны электронной подписью должностного лица.

Отношения в области использования электронных подписей в деятельности Избирательной комиссии автономного округа, вопросы взаимодействия с Удостоверяющим центром ЦИК России регулируются федеральными законами от 10 января 2003 года N 20-ФЗ "О Государственной автоматизированной системе Российской Федерации "Выборы", от 06 апреля 2011 года N 63-ФЗ "Об электронной подписи", от 27 июля 2006 года N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", от 27 июля 2006 года N 152-ФЗ "О персональных данных", иными федеральными законами, другими нормативными правовыми актами, а также нормативными актами ЦИК России и Избирательной комиссии автономного округа.

1.12. Основной единицей хранения информации в ПИ ДЕЛО является регистрационная карточка документа.

1.13. Работа в ПИ ДЕЛО основывается на принципе однократной регистрации документа.

1.14. Согласование Инструкции и изменений в нее с уполномоченным органом исполнительной власти в области архивного дела проводятся в соответствии с законодательством автономного округа.

1.15. В Инструкции используются следующие термины и определения:

бланк документа - лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа;

внутренний документ - документ, подготовленный в Избирательной комиссии автономного округа, не выходящий за ее пределы;

входящий документ - документ, поступивший в Избирательную комиссию автономного округа;

дело - документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности и помещенных в отдельную обложку;

делопроизводство - деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов;

докладная (служебная) записка - внутренний документ, адресованный вышестоящему должностному лицу от нижестоящего должностного лица и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя;

документ - зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать;

документирование - запись информации на носителе по установленным правилам;

документооборот - движение документов в Избирательной комиссии автономного округа с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело или отправки;

дубликат документа - повторный экземпляр подлинника документа;

заверенная копия документа - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость;

исходящий документ - документ, отправляемый из Избирательной комиссии автономного округа;

контроль исполнения документов - совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов;

копия документа - экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа;

номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в Избирательной комиссии автономного округа, с указанием сроков их хранения;

нормативные документы - совокупность инструктивных материалов, рассчитанных на постоянное или многократное действие и содержащих какие-либо нормы, правила, предписания;

носитель (документированной) информации - материальный объект, предназначенный для закрепления, хранения (и воспроизведения) речевой, звуковой или изобразительной информации;

официальный документ - документ, созданный организацией, должностным лицом или гражданином, оформленный в установленном порядке;

оформление документа - проставление на документе необходимых реквизитов;

письменное обращение - направленные в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в письменной форме предложение, заявление или жалоба;

письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, служащих средством общения между организациями, гражданами;

подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;

поручение - документ, предписывающий выполнение тех или иных заданий;

регистрационная карточка документа (далее - РК) - регистрационно-учетная форма, в том числе в электронном виде, используемая для записи сведений о документе в целях учета, поиска и контроля, создаваемая при регистрации документа с использованием ПИ ДЕЛО;

регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и внесение сведений о документе в регистрационно-учетную форму;

реквизит документа - элемент оформления документа;

система электронного документооборота - информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним;

сканирование документа - получение электронного образа документа;

срок исполнения документа - срок, установленный нормативным правовым актом, организационно-распорядительным документом, указаниями по исполнению документа или поручением;

указания по исполнению документа - реквизит, состоящий из надписи на документе или на отдельном листе установленной формы, сделанной должностным лицом;

формирование дела - группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела;

экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности для определения сроков хранения документов;

электронная подпись - информация в электронной форме, присоединенная к электронному документу или иным образом связанная с ним и позволяющая идентифицировать лицо, подписавшее электронный документ;

электронный документ - документ, информация которого представлена в электронной форме;

электронный документооборот - документооборот с использованием автоматизированной информационной системы (системы электронного документооборота);

электронный образ документа - электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе;

электронный шаблон бланка документа - см. термин "бланк документа".

II. Прием, регистрация и прохождение поступающих документов

Информация об изменениях:

Пункт 2.1 изменен с 17 ноября 2017 г.. - Постановление Избирательной комиссии Ямало-Ненецкого автономного округа от 17 ноября 2017 г. N 54/524-6

См. предыдущую редакцию

2.1. Документы в Избирательную комиссию автономного округа доставляются через отделение связи (почтовой, телеграфной связью), органами федеральной фельдъегерской связи, специальной связью, нарочным или передаются Председателю (заместителю Председателя, секретарю, членам) Избирательной комиссии автономного округа во время личного приема.

Документы могут поступать в Избирательную комиссию автономного округа по каналам связи Государственной автоматизированной системы Российской Федерации "Выборы" средствами электронной почты ПИ ДЕЛО, средствами телефонной, факсимильной связи, по системе электронного документооборота Избирательной комиссии автономного округа, на официальный сайт Избирательной комиссии автономного округа, адрес электронной почты в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет".

Информация об изменениях:

Пункт 2.2 изменен с 17 ноября 2017 г. - Постановление Избирательной комиссии Ямало-Ненецкого автономного округа от 17 ноября 2017 г. N 54/524-6

См. предыдущую редакцию

2.2. Прием, первичная обработка и регистрация поступающих документов производится ответственным за ведение делопроизводства с использованием ПИ ДЕЛО ежедневно, кроме выходных и праздничных дней, с 8.30 до 12.00 и с 14.00 до 16.30. В предпраздничные дни - до 15.00.

Документы, поступившие после 16.30 (в предпраздничные дни - после 15.00), оформляются, регистрируются и поступают в обработку на следующий день.

Порядок получения и регистрации документов после окончания рабочего дня, в выходные и нерабочие праздничные дни, а также в период подготовки и проведения избирательных кампаний определяется Председателем Избирательной комиссии автономного округа, в случае отсутствия Председателя - заместителем Председателя либо секретарем Избирательной комиссии автономного округа.

Обработка сообщений факсимильной связи, поступающих в адрес Избирательной комиссии автономного округа на номер факсимильного аппарата, указанного в реквизитах соответствующих бланков, возлагается на специалиста, ответственного за ведение делопроизводства.

Прием факсимильных сообщений от участников СЭДД не осуществляется.

Текст поступившей телефонограммы печатается получателем на бланке телефонограммы (приложение N 4) и оперативно передается Председателю (заместителю Председателя, секретарю) Избирательной комиссии автономного округа.

2.3. Поступившие документы подразделяются на регистрируемые и не подлежащие регистрации в ПИ ДЕЛО (приложение N 1).

2.4. При вскрытии конвертов, доставленных органами федеральной фельдъегерской связи или почтовой связью, проверяется правильность адресования, комплектность и целостность документов, наличие приложений, сверяется соответствие их номеров учетным номерам, указанным на конвертах и учитываются в журнале учета поступающих пакетов (приложение N 2). Неправильно адресованные и ошибочно вложенные документы не регистрируются, пересылаются по назначению или возвращаются отправителю.

2.5. Если при вскрытии конверта обнаружено отсутствие документов или их отдельных листов, приложений, повреждение документов или несоответствие номеров документов номерам, указанным на конверте, ответственным за ведение делопроизводства составляется акт установленной формы в двух экземплярах (приложение N 3). Один экземпляр акта посылается отправителю, другой приобщается к принятым документам.

На оборотной стороне последнего листа поврежденного документа в правом нижнем углу делается отметка "Документ получен в поврежденном виде".

2.6. Конверты от поступивших документов не уничтожаются в случае, если только по ним можно установить адрес отправителя, дату отправки и получения документов, если они содержат документы, которые поступили из-за пределов территории Российской Федерации, из судов, следственных органов либо договоры, претензии, исковые заявления, документы, связанные с осуществлением закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных нужд.

2.7. Конверты участников закупок товаров, работ, услуг, поступившие почтовой связью, принимаются ответственным за ведение делопроизводства, не вскрываются, учитываются в журнале учета поступающих пакетов и передаются ответственному за осуществление закупок под подпись.

Конверты с заявками участников закупок товаров, работ, услуг, поступившие нарочным, принимаются ответственным за осуществление закупок, не вскрываются и учитываются в журнале в соответствии со статьей 51 Федерального закона от 05 апреля 2013 года N 44-ФЗ "О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд".

2.8. При регистрации поступившего документа в РК обязательно вводятся следующие реквизиты: вид документа, его исходящий номер и дата, данные о корреспонденте (адресанте) (фамилия, имя, отчество физического лица или название организации, местонахождение отправителя), а также краткое содержание документа, количество листов основного документа и листов приложения, количество экземпляров.

Регистрационный штамп с указанием входящего номера, даты, времени регистрации проставляется, как правило, в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа зарегистрированного документа. На приложении проставляется входящий номер документа, к которому оно относится.

На копии документа входящий номер проставляется в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа.

При регистрации документа, являющегося ответом на исходящий документ или присланного в дополнение к ранее направленному документу, в РК делается соответствующая ссылка (связка).

К повторному документу прикладывается информация о ранее поступивших документах и результатах их исполнения в виде распечатанной РК, которая передается ответственному за исполнение документа.

После регистрации документа на бумажном носителе он может быть отсканирован, а затем к РК может быть присоединен электронный образ документа и приложения к нему в формате .pdf (за исключением документов, поступивших из ЦИК России, подписанных электронной подписью).

При регистрации входящих документов, имеющих сброшюрованные приложения, сканируется только сопроводительное письмо.

Перед сканированием документа на нем распечатывается с использованием ПИ ДЕЛО регистрационный штамп и (или) штрих-код.

При поступлении в Избирательную комиссию автономного округа письма из ЦИК России, подписанного электронной подписью, на лицевой стороне последнего листа документа может быть проставлен штамп визуализации электронной подписи.

2.9. При необходимости документы, поступившие средствами электронной почты ПИ ДЕЛО и подписанные электронной подписью, распечатываются ответственным за ведение делопроизводства.

2.10. Зарегистрированные документы докладываются ответственным за ведение делопроизводства Председателю (заместителю Председателя, секретарю) Избирательной комиссии автономного округа.

2.11. После доклада документы с указаниями по исполнению документа Председателя (заместителя Председателя, секретаря) Избирательной комиссии автономного округа возвращаются ответственному за ведение делопроизводства для внесения указаний по исполнению документов в РК, а затем передаются им исполнителям под подпись в распечатанной РК.

Подлинник документа либо передается исполнителю, либо остается у ответственного за ведение делопроизводства до окончания исполнения документа. В этом случае исполнителю передается копия документа.

2.12. Документы, адресованные членам Избирательной комиссии автономного округа, регистрируются, докладываются и исполняются в установленном Инструкцией порядке.

2.13. Исполненные документы списываются в дело исполнителем (Председателем, заместителем Председателя, секретарем) Избирательной комиссии автономного округа и передаются ответственному за ведение делопроизводства для помещения в дело в соответствии с номенклатурой дел Избирательной комиссии автономного округа.

III. Основные требования к подготовке и оформлению документов

3.1. Документы, создаваемые в Избирательной комиссии автономного округа, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм) или А5 (148 х 210 мм) либо в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов.

Информация об изменениях:

Пункт 3.2 изменен с 17 ноября 2017 г. - Постановление Избирательной комиссии Ямало-Ненецкого автономного округа от 17 ноября 2017 г. N 54/524-6

См. предыдущую редакцию

3.2. Документы оформляются на продольных либо угловых бланках установленной формы, изготовленных типографским или компьютерным способом (приложение N 4).

В Избирательной комиссии автономного округа установлены следующие виды бланков:

бланк протокола заседания Избирательной комиссии автономного округа;

бланк выписки из протокола заседания Избирательной комиссии автономного округа;

бланк постановления Избирательной комиссии автономного округа;

бланк распоряжения Председателя Избирательной комиссии автономного округа;

бланк письма Избирательной комиссии автономного округа;

бланк информационного центра;

бланк протокола заседания Рабочей группы по предварительному рассмотрению жалоб (заявлений) на решения и действия (бездействие) избирательных комиссий, комиссий референдума и их должностных лиц, нарушающие избирательные права и право на участие в референдуме граждан Российской Федерации, поступающих в Избирательную комиссию автономного округа;

бланк протокола заседания Избирательной комиссии Ямало-Ненецкого автономного округа по информационным спорам и иным вопросам информационного обеспечения выборов, референдумов;

бланк протокола заседания Контрольно-ревизионной службы при Избирательной комиссии автономного округа;

бланк протокола заседания Рабочей группы по установлению результатов учета объема эфирного времени, затраченного в течение одного календарного месяца на освещение деятельности политических партий, представленных в Законодательном Собрании Ямало-Ненецкого автономного округа;

бланк протокола заседания Рабочей группы по взаимодействию с общественными организациями инвалидов;

бланк протокола заседания экспертной комиссии (ЭК) Избирательной комиссии автономного округа;

бланк решения Рабочей группы;

бланк телефонограммы.

3.3. При подготовке документов с применением систем электронного документооборота используются электронные шаблоны бланков документов.

3.4. Документы оформляются в соответствии с Требованиями к документам, изготовляемым с помощью печатающих устройств, и к файлам текстовых документов (приложение N 5).

3.5. При подготовке и оформлении документов должны соблюдаться правила оформления реквизитов, изложенные ниже.

Состав реквизитов документа определяется его видом и назначением. Реквизитами документов, создаваемых в Избирательной комиссии автономного округа, являются:

3.5.1. Герб Ямало-Ненецкого автономного округа.

На бланках документов помещается герб Ямало-Ненецкого автономного округа в порядке, определенном законодательством и иными нормативными правовыми актами Ямало-Ненецкого автономного округа.

Изображение герба помещается на верхнем поле бланка и центрируется относительно наименования Избирательной комиссии автономного округа, например:

                Герб Ямало-Ненецкого автономного округа

               Избирательная комиссия автономного округа

Порядок изготовления, использования, хранения и уничтожения бланков и печатей с воспроизведением герба Ямало-Ненецкого автономного округа утвержден постановлением Губернатора автономного округа от 27 апреля 2011 года N 55-ПГ "Об утверждении Порядка изготовления, использования, хранения и уничтожения бланков, печатей и иных носителей изображения герба Ямало-Ненецкого автономного округа".

Контроль за правильным использованием бланков и их соответствием установленным образцам осуществляется ответственным за ведение делопроизводства, который отвечает также за учет бланков, имеющих нумерацию.

Уничтожение испорченных бланков осуществляется с составлением акта.

3.5.2. Наименование Избирательной комиссии автономного округа.

Наименование Избирательной комиссии автономного округа указывается на бланках в соответствии с Законом Ямало-Ненецкого автономного округа от 01 июля 2010 года N 84-ЗАО "Об избирательных комиссиях, комиссиях референдума в Ямало-Ненецком автономном округе".

3.5.3. Наименование должности.

Наименование должности лица, подписавшего документ, указывается на бланках писем Избирательной комиссии автономного округа в соответствии с пунктом 3.5.18.

3.5.4. Справочные данные об Избирательной комиссии автономного округа.

Справочные данные об Избирательной комиссии автономного округа указываются в бланках писем:

ул. Республики, д. 72, г. Салехард, Ямало-Ненецкий автономный округ, 629008, тел./факс: (34922) 4-09-99, email: iksrf89@mail.ru

3.5.5. Наименование вида документа.

Наименование вида издаваемого документа (постановление, распоряжение, выписка из протокола заседания и т.д.) включается в бланк соответствующего вида документов.

В письмах наименование вида и разновидности документа не указывается.

3.5.6. Дата документа.

Датой документа является дата его подписания, утверждения. Датой протокола является дата заседания, а акта - дата события.

Датой документа, изданного совместно двумя и более организациями, является дата более поздней подписи.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год - четырьмя арабскими цифрами, например:

                               17.01.2015

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например:

                            17 января 2015 г.

3.5.7. Регистрационный номер документа.

Для входящих документов - это порядковый номер*(1), для исходящих документов - индекс дела по номенклатуре и, через косую черту, порядковый номер документа.

Регистрационный номер документа, изданного совместно, состоит из разделенных косой чертой регистрационных номеров, присвоенных организациями авторами документа и расположенных в последовательности, соответствующей обозначению наименований организаций в заголовочной части документа.

3.5.8. Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа.

Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа включается в состав реквизитов бланка письма. Ссылка проставляется исполнителем при подготовке письма-ответа.

3.5.9. Место составления (издания) документа.

Место составления (издания) документа указывается на общем бланке и бланке конкретного вида документа. В бланках писем сведения о месте создания документа содержатся в реквизите "Справочные данные об Избирательной комиссии автономного округа".

Место составления (издания) документа указывается с учетом принятого административно-территориального деления.

При продольном расположении реквизитов бланка место составления или издания документа указывается в середине строки между датой и регистрационным номером документа, а при угловом расположении реквизитов - под датой и регистрационным номером документа, от края левого поля.

3.5.10. Гриф ограничения доступа к документу.

Отметка о конфиденциальности на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне, имеет вид "Для служебного пользования" (ДСП) и проставляется в верхнем правом углу лицевой стороны первого листа документа от границы верхнего поля.

3.5.11. Адресат.

Реквизит "Адресат" располагается в правом верхнем углу.

Документы адресуются в организации, их структурные подразделения, должностным лицам или гражданам при ответе на их обращения. Наименование организации и структурного подразделения указываются в именительном падеже, например:

                                       Правительство Российской Федерации

                                               Правовое управление

Если документ адресуется должностному лицу, наименование организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном. При этом инициалы указываются перед фамилией, например:

                                         Правительство Ростовской области

                                               Заведующему отделом

                                                   Н.П. Иванову

Если документ адресуется руководителю организации или его заместителю, наименование организации должно входить в наименование должности адресата, например:

                                     Заместителю директора Всероссийского

                                     научно-исследовательского института

                                       документоведения и архивного дела

                                                 П.П. Смирнову

Если документ адресуется организации, сначала указывается ее наименование, затем почтовый адрес, например:

                                               Центральная Избирательная

                                              комиссия автономного округа

                                                  Российской Федерации

                                                   Б. Черкасский пер.,

                                                  д. 9, Москва, 109012

Допускается центрировать каждую строку реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке.

Допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций.

Почтовый адрес указывается в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 года N 234 "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи".

На документах, адресованных федеральным государственным органам, органам государственной власти субъектов Российской Федерации, избирательным комиссиям субъектов Российской Федерации, адрес не указывается.

Если документ отправляется в несколько однородных государственных органов или организаций, их следует указывать обобщенно, например:

                                            Председателям территориальных

                                                избирательных комиссий

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатом не указывают.

При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список рассылки установленной формы (приложение N 6), который подписывается Председателем (заместителем Председателя, секретарем) Избирательной комиссии автономного округа.

При адресовании документа физическому лицу вначале указываются фамилия и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

                                                 Фомичеву П.И.

                                     ул. Веерная, дом 15, кв. 10, Москва,

3.5.12. Гриф утверждения документа.

Документ утверждается должностным лицом или специально издаваемым документом.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек) прописными буквами и на следующей строке - наименование должности, подпись, инициалы и фамилия лица, утвердившего документ, и дата утверждения, например:

                                                  УТВЕРЖДАЮ

                                          Председатель Избирательной

                                           комиссии Ямало-Ненецкого

                                              автономного округа

                                     личная подпись     инициалы, фамилия

                                                      Дата

При утверждении документа постановлением, протоколом, решением, распоряжением гриф утверждения состоит из слова Утвержден (Утверждена, Утверждены или Утверждено) (без кавычек) прописными буквами, наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера, например:

                                                     Утвержден

                                            постановлением Избирательной

                                              комиссии Ямало-Ненецкого

                                                 автономного округа

                                         от 25 января 2015 г. N 130/144-4

Гриф утверждения располагают в правом верхнем углу документа. В грифе утверждения допускается центрировать элементы относительно самой длинной строки.

3.5.13. Указания по исполнению документа (резолюция).

Указания по исполнению документа могут быть написаны от руки Председателем (заместителем Председателя, секретарем) Избирательной комиссии автономного округа на подлиннике документа на свободном от текста месте, или оформлены на отдельном листе формата А5 (148 x 210 мм) установленной формы (приложение N 7), приложенном к документу. Указания по исполнению документа включают фамилии и инициалы (либо должности) исполнителей, при необходимости - содержание поручения, срок исполнения (устанавливаемый должностным лицом, давшим указание по исполнению документа), подпись руководителя и дату, например:

                                   Семенову Н.И.

                                   Краснову П.Н.

                                   Прошу подготовить проект письма

                                   к 22.03.2011

                                   Личная подпись

                                   Дата

Указания по исполнению документа, оформленные на отдельном листе, прикрепляются к документу, к которому они относятся, и вместе с ним подшиваются в дело.

Указания по исполнению документа могут быть оформлены с использованием ПИ ДЕЛО.

3.5.14. Заголовок к тексту документа.

Заголовок к тексту документа должен кратко и точно раскрывать его содержание и быть согласован с наименованием вида документа. Заголовок может отвечать на вопросы:

"о чем (о ком)?", например: распоряжение "О создании Экспертной комиссии";

"чего (кого)?", например: "Должностной регламент ведущего специалиста В.В. Смирнова".

Акт об уничтожении документов с истекшими сроками хранения.

Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа.

Документы, оформленные на бланках формата А5, указания по исполнению документа, телеграммы не озаглавливаются.

Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через один межстрочный интервал, точка в конце заголовка не ставится. Заголовок располагается на первом листе над текстом документа по центру, а при оформлении письма - от границы левого поля.

Письма, состоящие из одного абзаца, содержащего не более 5 строк, не озаглавливаются.

3.5.15 Отметка о контроле.

Отметка о контроле проставляется на документах, поставленных на контроль, с использованием штампа "Контроль" (или иным способом) на верхнем поле документа справа, либо на бланке указания по исполнению документа.

3.5.16. Текст документа.

Тексты документов, создаваемых в Избирательной комиссии автономного округа, оформляются на русском языке как государственном языке Российской Федерации. Официальная переписка Избирательной комиссии автономного округа с ЦИК России, избирательными комиссиями, органами государственной власти субъектов Российской Федерации, органами местного самоуправления ведется на русском языке как государственном языке Российской Федерации.

Текст документа может быть оформлен в виде связного текста, таблицы или соединения этих структур.

Текст документа должен излагаться кратко и ясно, быть аргументированным, обеспечивать точное и однозначное восприятие содержащейся в нем информации.

Текст документа должен, как правило, состоять из двух частей. В первой части указываются причины, основания, цели составления документа, во второй - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

Текст документа может содержать только заключительную часть (например, распоряжение - распорядительную часть без констатирующей, письмо, заявление - просьбу без пояснения).

В тексте документа, подготовленного на основании законодательных, иных нормативных правовых актов, изданных органами власти Российской Федерации, иными федеральными государственными органами, органами государственной власти субъектов Российской Федерации, ЦИК России, Избирательной комиссией автономного округа, указывается наименование вида документа, наименование органа, издавшего документ, дата принятия или утверждения документа, его регистрационный номер, а также заголовок документа, заключенный в кавычки.

Тексты документов большого объема, например, инструкций, методических рекомендаций, могут делиться на разделы, подразделы и пункты, которые нумеруются следующим образом:

           I. Раздел

           1.1. Подраздел

           1.1.1. Пункт

Абзацы внутри пунктов не нумеруются.

В письмах используют следующие формы изложения:

от 1-го лица единственного числа ("Прошу направить информацию...", "Направляю на заключение проект..." и др.);

от 3-го лица единственного числа ("Избирательная комиссия автономного округа не считает возможным...", "Избирательная комиссия автономного округа предлагает рассмотреть возможность...").

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Продолжение таблицы на новом листе всегда начинается с заголовков ее столбцов (или номеров граф в случае, если графы таблицы на первом листе пронумерованы).

3.5.17. Отметка о приложении.

Отметка о наличии приложений располагается после основного текста перед подписью от границы левого поля с абзацным отступом и отделяется от основного текста одной строкой непечатаемых символов.

Если документ имеет приложения, названные в тексте, отметка об их наличии оформляется по следующей форме:

     Приложение: на 15 л. в 3 экз.

Если документ имеет приложения, не названные в тексте, их наименования необходимо перечислить после текста документа перед подписью с указанием количества листов в каждом приложении и количества экземпляров, при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение:	1.	Положение об экспертной комиссии на 15 л. в 1 экз.
	2.	2. Примерная номенклатура дел на 14 л. в 1 экз.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается.

Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметка о наличии приложения оформляется по следующей форме:

     Приложение: на 20 л. в 3 экз. только в первый адрес.

Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:

Приложение:

письмо Избирательной комиссии автономного округа от 15.11.2015 N 01-21/450 и приложение к нему, всего на 15 л."

В постановлениях и распоряжениях сведения о наличии приложений указываются в тексте. Например:

"Разработать и представить проект плана по форме, указанной в приложении N 1".

Если в документе, к которому относится приложение, оно не утверждается, а просто содержится ссылка на него, то в правом верхнем углу указывается, к какому постановлению (распоряжению) приложение относится, например:

                                                 Приложение

                                         к постановлению Избирательной

                                            комиссии Ямало-Ненецкого

                                                автономного округа

                                        от 11 января 2015 г. N 101/577-5

                                                  Приложение

                                          к распоряжению Председателя

                                             Избирательной комиссии

                                       Ямало-Ненецкого автономного округа

                                            от 15 марта 2015 г. N 27-р

При наличии нескольких приложений они нумеруются, например, приложение N 1, приложение N 2 и так далее.

3.5.18. Подпись.

В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ, его личная подпись, которая оформляется синими или черными чернилами, расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

Если документ оформляется на бланке Избирательной комиссии автономного округа, то реквизит включает наименование должности лица, подписывающего документ, его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилию), например:

Председатель

личная подпись, инициалы, фамилия

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает его заместитель или иное лицо, исполняющее его обязанности. При этом обязательно указываются фактическая должность лица, подписавшего документ, его инициалы и фамилия. Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.

Если документ оформляется не на бланке, то реквизит содержит полное наименование должности лица, подписавшего документ, его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилию). Например:

Заместитель Председателя Избирательной комиссии автономного округа

личная подпись инициалы, фамилия

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Председатель	личная подпись	инициалы, фамилия
Главный бухгалтер	личная подпись	инициалы, фамилия

При подписании документа несколькими лицами, занимающими равные должности, их подписи располагают на одном уровне. Например:

Начальник правового отдела	Начальник организационно-методического отдела
личная подпись инициалы, фамилия	личная подпись инициалы, фамилия

В документе, подготовленном комиссией, подписи располагаются одна под другой. Первым указывается председатель комиссии, а фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке. Например:

Председатель комиссии	личная подпись	инициалы, фамилия
Члены комиссии	личная подпись	инициалы, фамилия
	личная подпись	инициалы, фамилия

Если документ составлен как прилагаемая к основному документу справка или информация, то он оформляется в соответствии с пунктом 3.5.17 Инструкции, а вместо подписи под текстом документа, как правило, указывается название соответствующего отдела Аппарата Избирательной комиссии автономного округа, в котором подготовлена справка или информация.

3.5.19. Гриф согласования.

Согласование проекта документа с другими государственными органами власти и организациями, интересы которых в нем затрагиваются, оформляется грифом согласования. Проект документа может быть согласован непосредственно должностным лицом, протоколом коллегиального органа или служебным письмом.

Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек) прописными буквами, наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы, фамилия) и даты согласования, например:

            СОГЛАСОВАНО

            Председатель

      Избирательной комиссии

Ямало-Ненецкого автономного округа

 личная подпись инициалы, фамилия

               Дата

Если согласование осуществляется протоколом, письмом или другим документом, то оно оформляется следующим образом:

            СОГЛАСОВАНО

 протокол заседания аттестационной

  комиссии Избирательной комиссии

Ямало-Ненецкого автономного округа

    от 15 февраля 2015 г. N 16

или:

            СОГЛАСОВАНО

  письмо Службы по делам архивов

Ямало-Ненецкого автономного округа

  от 25 марта 2015 г. N 4-15/46

Гриф согласования располагается под реквизитом "Подпись" в левом нижнем поле документа.

3.5.20. Виза.

Внутреннее согласование проекта документа оформляется визой. Виза включает подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату, при необходимости может быть указана должность визирующего, например:

     Начальник правового отдела

     личная подпись        инициалы, фамилия

     Дата

При наличии замечаний к документу виза оформляется следующим образом:

     Замечания прилагаются

     Начальник правового отдела

     личная подпись        инициалы, фамилия

     Дата

Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу.

Допускается полистное визирование документов и приложений к ним.

Если подлинник документа остается в Избирательной комиссии автономного округа, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

На документе, подлинник которого подлежит отправке из Избирательной комиссии автономного округа, визы проставляются в нижней части лицевой стороны последнего листа копии отправляемого документа.

Порядок и сроки визирования проектов постановлений Избирательной комиссии автономного округа и распоряжений Председателя Избирательной комиссии автономного округа установлен в соответствующих разделах Инструкции.

Согласование проекта документа может осуществляться в ПИ ДЕЛО.

3.5.21. Печать.

Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих предусмотренные правовыми актами полномочия должностных лиц или фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

Печать ставится на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Печать может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.

В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой "МП" или иным образом.

3.5.22. Отметка о заверении копии.

Для заверения соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляется отметка о заверении копии - заверительная надпись "Верно" или "Копия верна", должность лица, заверившего копию, его личная подпись, расшифровка подписи и дата заверения, например:

     Верно (Копия верна)

     секретарь Избирательной комиссии автономного округа

     личная подпись        инициалы, фамилия

     Дата

Допускается заверять документы отметкой "Верно" или "Копия верна" проставлением штампа с указанием должности лица, заверившего копию, его личной подписи, расшифровки подписи и даты заверения.

При необходимости при заверении копии документа может быть проставлено время заверения (например, при заверении копий протоколов об итогах голосования, о результатах выборов).

При пересылке копии документа в другие организации или выдаче ее на руки заверительная надпись удостоверяется печатью.

Листы многостраничных копий нумеруются, отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов копии "Всего в копии ___ листов". Допускается заверять отметкой "Верно" или "Копия верна" каждый лист многостраничной копии документа.

3.5.23. Отметка об исполнителе.

Отметка об исполнителе включает в себя фамилию, имя и отчество исполнителя документа и номер его служебного телефона с кодом региона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или, при отсутствии места, на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу размером шрифта 10 пунктов, например:

Сидоров Андрей Петрович

(2432) 20-94-25

3.5.24. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает следующие данные: краткие сведения об исполнении документа (при отсутствии документа, свидетельствующего об исполнении), дату и номер имеющегося документа об исполнении, слова "В дело", номер дела, в котором будет храниться документ, дата, подпись исполнителя (Председателя, заместителя Председателя, секретаря) Избирательной комиссии автономного округа.

IV. Организация работы с отправляемыми (исходящими) документами

4.1. Работа с отправляемыми (исходящими) из Избирательной комиссии автономного округа документами включает их регистрацию, проверку правильности оформления, в том числе наличие полного адреса и его точность, наличие подлинной подписи (для электронного документа - проверка подлинности электронной подписи), виз координатора, исполнителя и соисполнителей, других необходимых элементов оформления, указанных приложений, и отправку.

Ответственность за правильность указания в письме (в том числе сопроводительном) или списке рассылки реквизитов получателя корреспонденции, а в необходимых случаях его почтового (телеграфного) адреса несет исполнитель документа.

Информация об изменениях:

Пункт 4.2 изменен с 17 ноября 2017 г. - Постановление Избирательной комиссии Ямало-Ненецкого автономного округа от 17 ноября 2017 г. N 54/524-6

См. предыдущую редакцию

4.2. Отправка документов из Избирательной комиссии автономного округа осуществляется органами федеральной фельдъегерской связи, специальной связью, почтовой, телефонной, телеграфной связью, по каналам связи ГАС "Выборы" средствами электронной почты ПИ ДЕЛО, СЭДД, информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" или нарочным.

Решение о способе доставки документа, а также о необходимости досылки адресату подлинника документа на бумажном носителе в случае отправки документа средствами электронной почты ПИ ДЕЛО, СЭДД информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", средствами факсимильной связи принимает исполнитель по согласованию с руководителем Избирательной комиссии автономного округа (руководителем структурного подразделения Аппарата Избирательной комиссии автономного округа), отвечающим за исполнение документа.

4.3. При оформлении отправляемых (исходящих) писем и телеграмм исполнитель указывает полный почтовый (включая индекс) адрес организации либо гражданина.

4.4. Исходящие письма, в том числе ответы на входящие документы, оформленные в соответствии с требованиями Инструкции, направляются за подписью Председателя (заместителя Председателя, секретаря) Избирательной комиссии автономного округа на бланках установленной формы.

4.5. Подписанные письма и телеграммы вместе с копиями, завизированными исполнителем, передаются для регистрации и отправки в открытом виде ответственному за ведение делопроизводства.

Документы, содержащие вопросы финансового характера, должны быть завизированы главным бухгалтером Избирательной комиссии автономного округа.

Если отправляемый (исходящий) документ является ответом на входящий документ, исполнитель либо ответственный за ведение делопроизводства приобщает подлинник входящего документа к копии отправляемого документа, остающейся в деле.

4.6. С использованием ПИ ДЕЛО документам присваивается исходящий регистрационный номер, который состоит из индекса дела по номенклатуре дел и порядкового номера документа, разделенных косой чертой. Исходящий регистрационный номер указывается также на копии документа, остающейся в деле.

При регистрации исходящего документа в РК обязательно вводятся следующие реквизиты: данные об адресате (фамилия, имя, отчество физического лица или название организации, местонахождение получателя), а также краткое содержание документа, количество листов основного документа и листов приложения, количество экземпляров, исполнитель документа, его соисполнители, а также кем он подписан.

При регистрации исходящего документа в РК необходимо сделать связку с входящим документом (если таковой имеется).

4.7. Отправка исходящих документов в ЦИК России по каналам связи ГАС "Выборы" средствами электронной почты ПИ ДЕЛО осуществляется ответственным за ведение делопроизводства.

Подлинные документы по вопросам формирования избирательных комиссий и осуществления их финансирования, награждения и поощрения членов и работников Аппаратов избирательных комиссий, сведения о численности избирателей, участников референдума в обязательном порядке направляются в ЦИК России органами федеральной фельдъегерской связи или почтовой связью.

Иные документы могут быть отправлены в ЦИК России органами федеральной фельдъегерской связи или почтовой связью по указанию председателя (заместителя председателя, секретаря) Избирательной комиссии автономного округа.

4.8. Для передачи исходящего документа по каналам связи ГАС "Выборы" средствами электронной почты ПИ ДЕЛО или электронной почтой информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" исполнитель представляет ответственному за ведение делопроизводства отправляемый документ, оформленный в соответствии с требованиями Инструкции, и его электронную версию.

После регистрации документа к РК в ПИ ДЕЛО прикрепляется файл формата .doc (.exl) (при необходимости - .pdf). Документы и приложения в формате MS Word и MS Excel заверяются электронной подписью лица, подписавшего данные документы.

4.9. В исключительных случаях (если адресат просит направить ответ факсом) направление документов осуществляется по каналам факсимильной связи после их регистрации.

Отправка документов (копий документов) средствами факсимильной связи осуществляется исполнителями самостоятельно.

4.10. При отправке телеграммы более чем в четыре адреса ответственному за ведение делопроизводства предоставляется ее оформленный подлинник, копия и два экземпляра подписанного списка рассылки с указанием полных почтовых (включая почтовый индекс) адресов.

4.11. При отправке письма более чем в четыре адреса исполнитель составляет список рассылки установленной формы (приложение N 6), который подписывается Председателем (заместителем Председателя, секретарем) Избирательной комиссии автономного округа и исполнителем. Письмо и список рассылки передаются ответственному за ведение делопроизводства для регистрации. После регистрации письма ответственный за ведение делопроизводства тиражирует его и отправляет.

Если письмо направляется не более чем в четыре адреса, то подписывается каждый экземпляр.

Если одному и тому же адресату направляются одновременно несколько документов, то они могут комплектоваться в один конверт, на котором после адреса получателя проставляются исходящие регистрационные номера всех вложенных документов.

4.12. Отправка документов производится ответственным за ведение делопроизводства ежедневно с 08.30 до 16.30 (в понедельник - до 17.30), кроме выходных и нерабочих праздничных дней.

Порядок отправки исходящих документов после окончания рабочего дня, в выходные и нерабочие праздничные дни, в период подготовки и проведения избирательных кампаний определяется Председателем Избирательной комиссии автономного округа, в случае отсутствия Председателя - секретарем Избирательной комиссии автономного округа.

Информация об изменениях:

Раздел IV дополнен пунктом 4.12-1 с 17 ноября 2017 г. - Постановление Избирательной комиссии Ямало-Ненецкого автономного округа от 17 ноября 2017 г. N 54/524-6

4.12-1. Отправку телефонограмм, помимо ответственного за ведение делопроизводства, могут осуществлять иные гражданские служащие Аппарата Избирательной комиссии автономного округа.

4.13. Документы с отметкой о срочности доставки "Весьма срочно" и "Срочно" оформляются незамедлительно, отправляются по каналам связи ГАС "Выборы" средствами электронной почты ПИ ДЕЛО или передаются в отдел фельдъегерской связи для доставки в первую очередь в соответствии с графиком маршрутов фельдъегерей.

4.14. Документы без отметок оформляются по мере поступления ответственным за ведение делопроизводства и отправляются по каналам связи ГАС "Выборы" средствами электронной почты ПИ ДЕЛО или передаются в отдел доставки фельдъегерской связи, где отправка осуществляется в соответствии с графиком выполнения фельдъегерских маршрутов в оптимальные сроки.

4.15. Документы, направляемые гражданину по указанному им почтовому адресу (адресу электронной почты), отправляются через почтовое отделение связи простыми почтовыми отправлениями или заказными письмами, либо посредством электронной почты.

4.16. Отправляемые (исходящие) документы, оформленные с нарушением требований Инструкции, к отправке не принимаются и возвращаются исполнителям на доработку. Корреспонденция неслужебного характера, в том числе личная корреспонденция, к отправке не принимается.

4.17. Копии исходящих документов, содержащие визы, помещаются в дело в соответствии с номенклатурой дел Избирательной комиссии автономного округа.

V. Особенности работы с электронными документами

5.1. Электронные документы являются официальными документами. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе ПИ ДЕЛО.

5.2. Электронный документ должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе.

5.3. В Избирательной комиссии автономного округа могут создаваться и использоваться:

электронные документы, создаваемые в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе;

электронные копии документов, полученные в результате сканирования документов и хранящиеся в ПИ ДЕЛО.

5.4. Для подтверждения подлинности при передаче электронных документов в другие государственные органы документы заверяются электронной подписью должностного лица Избирательной комиссии автономного округа, подписавшего документ, в соответствии с Федеральным законом от 06 апреля 2011 года N 63-ФЗ "Об электронной подписи".

5.5. При обработке, рассмотрении, согласовании и подписании электронных документов в ПИ ДЕЛО во внутреннем документообороте могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная подпись не используется. Идентификация должностного лица производится по его учетной записи в ПИ ДЕЛО.

5.6. Составление, оформление и согласование проектов электронных документов осуществляется по общим правилам делопроизводства, установленным в отношении аналогичных документов на бумажном носителе.

5.7. Состав электронных документов, обращающихся в системе ПИ ДЕЛО, устанавливается перечнем документов, создание, хранение и использование которых может осуществляться исключительно в форме электронных документов, разрабатываемом на основе рекомендаций Федерального архивного агентства (далее - Росархив).

5.8. Перечень документов, создание, хранение и использование которых может осуществляться исключительно в форме электронных документов, утверждается постановлением ЦИК России по согласованию с Росархивом.

5.9. Электронные документы, направляемые в органы государственной власти и органы местного самоуправления, заверяются усиленной квалифицированной подписью должностного лица, подписавшего документ.

5.10. Прием и отправка электронных документов осуществляются ответственным за ведение делопроизводства.

5.11. При получении электронных документов, подписанных электронной подписью, ответственный за ведение делопроизводства осуществляет проверку действительности электронной подписи.

5.12. При включении электронных документов в ПИ ДЕЛО формируются регистрационно-учетные данные о документе, обеспечивающие управление документом, в том числе его поиск, доступ к документу, контроль, хранение и использование (приложение N 8).

5.13. При передаче поступивших электронных документов на рассмотрение Председателя (заместителя Председателя, секретаря) Избирательной комиссии автономного округа, направлении электронных документов исполнителям, отправке электронных документов и хранении электронных документов вместе с электронными документами передаются (направляются, хранятся) их регистрационные данные.

5.14. Документы, создаваемые в Избирательной комиссии автономного округа и (или) поступившие в Избирательную комиссию автономного округа на бумажном носителе, могут включаться в ПИ ДЕЛО после сканирования и создания электронных образов документов. Включение электронного образа документа в ПИ ДЕЛО возможно после его сравнения с подлинником документа.

5.15. Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в системе ПИ ДЕЛО.

Электронные документы, имеющие приложения, регистрируются и учитываются как один документ.

5.16. Электронные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел Избирательной комиссии автономного округа и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе.

При составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведется в электронном виде, что отмечается в заголовке дела или в графе "Примечание", например:

Постановления Центральной избирательной комиссии Российской Федерации. Копии. Электронные документы.

5.17. Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в установленном порядке в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.

5.18. Место хранения электронных документов до их передачи на архивное хранение, вид носителей, на которых они хранятся, форматы их постоянного и долговременного хранения определяются с учетом используемых в Избирательной комиссии автономного округа программно-технических средств, нормативных и методических документов Росархива, государственных органов, Избирательной комиссии автономного округа, уполномоченных в области архивного дела.

5.19. Экспертиза ценности электронных документов осуществляется в общем порядке, установленном в отношении документов на бумажном носителе.

5.20. После истечения срока, установленного для хранения электронных дел (электронных документов), проведения экспертизы их ценности и согласования с Экспертной комиссией по определению научной, практической и исторической ценности документов Избирательной комиссии автономного округа (далее - ЭК), они подлежат уничтожению с составлением акта установленной формы (приложение N 17).

5.21. Документы, подлежащие длительному хранению, передаются на архивное хранение по описям с оформлением акта приема-передачи электронных документов на архивное хранение.

VI. Особенности работы с обращениями граждан. Организация личного приема

6.1. Особенности работы с обращениями.

6.1.1. Организация работы с обращениями граждан осуществляется в соответствии с разделом 2 Инструкции с учетом особенностей, указанных в данном разделе.

6.1.2. Письменные обращения граждан (далее - обращения), поступившие в Избирательную комиссию автономного округа, регистрируются ответственным за ведение делопроизводства с использованием ПИ ДЕЛО отдельно от других видов документов не позднее трех дней с момента поступления.

Обращения, касающиеся нарушений избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации в период подготовки и проведения выборов и референдумов, регистрируются в день поступления в Избирательную комиссию автономного округа.

6.1.3. При вскрытии конвертов проверяется наличие всех вложений. Конверт обязательно сохраняется.

Обращения, содержащие в адресной части пометку "Лично", рассматриваются в общем порядке в соответствии с Инструкцией.

При регистрации повторных обращений им присваивается очередной регистрационный номер, в РК делается отметка "Повторно" и приобщаются регистрационные карточки по первичным обращениям, подобранные с использованием ПИ ДЕЛО.

Если обращение поступило от коллектива заявителей, то при регистрации в РК ставится отметка "Коллективное".

6.1.4. Регистрационный штамп, состоящий из порядкового номера обращения и даты регистрации, ставится, как правило, на первом листе обращения на свободном от текста месте.

6.1.5. После регистрации обращения на бумажном носителе оно сканируется, а затем к РК присоединяется электронный образ документа и приложений к нему в формате .pdf. Затем обращения докладываются Председателю (заместителю Председателя, секретарю) Избирательной комиссии автономного округа.

6.1.6. Обращения с указаниями по исполнению документа Председателя (заместителя Председателя, секретаря) Избирательной комиссии автономного округа передаются ответственному за ведение делопроизводства для внесения указаний по исполнению документов в РК, а затем передаются исполнителю под подпись в распечатанной РК.

6.1.7. Обращения, адресованные членам Избирательной комиссии автономного округа, регистрируются в установленном порядке, докладываются Председателю (заместителю Председателя, секретарю) Избирательной комиссии автономного округа, после чего передаются ответственному за ведение делопроизводства для внесения указаний по исполнению документов в РК, а затем - исполнителю под подпись в распечатанной РК.

Обращения рассматриваются в соответствии с указаниями по исполнению документа Председателя Избирательной комиссии автономного округа (заместителя Председателя, секретаря) Избирательной комиссии автономного округа в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

6.1.8. Обращение, содержащее вопросы, решение которых не относится к компетенции Избирательной комиссии автономного округа, докладывается Председателю (заместителю Председателя, секретарю) Избирательной комиссии автономного округа и по его поручению в течение семи календарных дней со дня регистрации направляется с сопроводительным письмом за его подписью в соответствующий государственный орган, орган местного самоуправления или соответствующему должностному лицу, к компетенции которых относится решение поставленных в обращении вопросов, с уведомлением заявителя о переадресации обращения. В сопроводительном письме оговаривается порядок направления ответа автору обращения, а при необходимости - и в соответствующую избирательную комиссию.

Если решение поставленных в обращении вопросов относится к компетенции нескольких государственных органов, органов местного самоуправления или соответствующих должностных лиц, копия обращения в течение семи календарных дней со дня регистрации направляется в соответствующие органы или соответствующим должностным лицам.

6.1.9. Запрещается направлять обращение на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, решение или действие (бездействие) которых обжалуется, за исключением случаев, указанных в пункте 6 статьи 75 Федерального закона "Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации".

6.1.10. Если в соответствии с запретом, указанным в пункте 6.1.9 Инструкции, невозможно направить обращение на рассмотрение в соответствующий государственный орган, орган местного самоуправления или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, обращение возвращается заявителю с разъяснением его права обжаловать соответствующее решение или действие (бездействие) в установленном порядке в суде.

6.1.11. Обращения, поступившие в Избирательную комиссию автономного округа, рассматриваются в сроки, установленные пунктами 11.5 и 11.6 Инструкции.

В период подготовки и проведения выборов и референдумов сроки исполнения обращений устанавливаются в соответствии с законодательством Российской Федерации о выборах и референдумах.

Если необходимо продлить срок рассмотрения обращения, исполнитель не позднее, чем за три дня до истечения срока подготовки ответа представляет на имя автора указания по исполнению документа докладную записку с объяснением, по какой причине невозможно дать ответ в установленный срок. Максимальное продление срока рассмотрения обращения составляет 30 календарных дней.

Заявителю направляется уведомление о продлении срока рассмотрения его обращения.

Обращения, на которые даются промежуточные ответы, с контроля не снимаются.

6.1.12. В случае поступления в Избирательную комиссию автономного округа в установленном порядке запроса государственного органа, органа местного самоуправления или должностного лица, рассматривающих обращение, документы и материалы, необходимые для рассмотрения обращения, представляются в течение 15 календарных дней.

6.1.13. Ответ на обращение, в котором не указаны фамилия заявителя или его почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, не дается. Такое обращение списывается в дело Председателем (заместителем Председателя, секретарем) Избирательной комиссии автономного округа. В случае если в обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном преступлении, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение по указанию Председателя (заместителя Председателя, секретаря) Избирательной комиссии автономного округа подлежит направлению в правоохранительные органы.

Если текст обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается, и оно не подлежит направлению на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, о чем в течение семи календарных дней со дня регистрации обращения сообщается заявителю, направившему обращение (если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению).

6.1.14. Обращения, в которых содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, остаются без ответа по существу поставленных в нем вопросов, а заявителям сообщается о недопустимости злоупотребления правом.

6.1.15. Обращение, в котором обжалуется судебное решение, в течение семи календарных дней со дня регистрации возвращается заявителю, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.

6.1.16. Если в обращении содержится вопрос, на который заявителю неоднократно (два раза и более) давались письменные ответы по существу в связи с ранее направленными обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы и обстоятельства, то переписка по данному вопросу с заявителем прекращается, о чем ему направляется уведомление.

При этом в РК обращения делается запись (отметка) о том, что переписка с указанным заявителем по данному вопросу считается завершенной.

Если от заявителя, с которым переписка была прекращена, поступает очередное обращение по тому же вопросу, то письменный ответ на него может не даваться, а само обращение направляется в дело.

6.1.17. Обращения, поступившие на официальный сайт Избирательной комиссии автономного округа, адрес электронной почты в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", регистрируются в установленном порядке. Ответы на такие обращения направляются по почтовым или электронным адресам, указанным в обращениях.

Форма предоставления информации определяется автором запроса. В случае если запрашиваемая информация опубликована в средствах массовой информации либо размещена в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", Избирательная комиссия автономного округа в ответе на запрос может ограничиться указанием названия, даты выхода и номера средства массовой информации, в котором опубликована запрашиваемая информация со ссылкой (адрес страницы) на информацию, размещенную в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет".

6.2. Организация личного приема.

6.2.1. Личный прием ведется Председателем (заместителем Председателя, секретарем, членами) Избирательной комиссии автономного округа по предварительной записи по графику, утверждаемому Председателем Избирательной комиссии автономного округа.

По поручению Председателя (заместителя Председателя, секретаря) Избирательной комиссии автономного округа к организации личного приема могут привлекаться гражданские служащие Аппарата Избирательной комиссии автономного округа, а также лица, привлекаемые по гражданско-правовым договорам.

6.2.2. Запись на прием может осуществляться по телефону и по письменному заявлению, поданному в установленном порядке.

По наиболее сложным вопросам, подлежащим рассмотрению в ходе личного приема, могут предварительно приниматься пояснения как в письменном, так и в электронном виде.

Информация о порядке приема размещается на официальном сайте Избирательной комиссии автономного округа в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет".

6.2.3. При личном приеме заявитель предъявляет документ, удостоверяющий его личность.

Ведение личного приема может сопровождаться аудио- и (или) видеозаписью, о чем заявитель уведомляется до начала приема.

6.2.4. В ходе приема оформляется карточка личного приема заявителей (приложение N 9), которая подлежит регистрации в порядке, установленном п. 6.1.2 и п. 6.1.3 Инструкции, и ведется журнал учета личного приема граждан, в который вносятся дата приема, номер карточки личного учета, данные о заявителе, краткое содержание обращения, результат его рассмотрения, а также должность и фамилия лица, ведущего прием.

Если изложенные в устном обращении факты не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия заявителя может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в журнале учета (карточке личного приема).

По просьбе заявителя, изложенной в ходе личного приема, ответ на обращение ему может быть направлен (по указанному заявителем адресу) в письменной форме с соблюдением сроков, установленных Инструкцией. Если изложенные в устном обращении факты требуют дополнительной проверки, заявитель в ходе приема информируется о том, что письменный ответ на обращение будет ему направлен в установленном порядке.

По просьбе заявителя, пришедшего на личный прием, ему выдается копия карточки личного приема.

Если в устном обращении содержатся вопросы, решение которых не входит в компетенцию Избирательной комиссии автономного округа, заявителю дается разъяснение о том, куда и в каком порядке ему следует обратиться.

В ходе личного приема заявителю может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в нем вопросов.

В случае грубого, агрессивного поведения заявителя прием может быть прекращен. При необходимости может быть вызван сотрудник охраны или правоохранительных органов. Информация о поведении заявителя отражается в журнале учета.

6.2.5. Переданные на приеме заявителями обращения регистрируются с использованием ПИ ДЕЛО и рассматриваются в установленном порядке.

VII. Особенности работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения (в том числе сведения об избирателях, участниках референдума, обращающимися в рамках функционирования Государственной системы регистрации (учета) избирателей, участников референдума в Российской Федерации)

7.1. Особенности работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения.

7.1.1. К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, независимо от вида ее носителя, ограничения на распространение которой диктуются ее служебной необходимостью.

7.1.2. Необходимость проставления пометки "Для служебного пользования" (далее - "ДСП") на документах и изданиях, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, определяется Председателем (заместителем Председателя, секретарем) Избирательной комиссии автономного округа, подписывающим или утверждающим документ.

Должностные лица, принявшие решение об отнесении служебной информации к разряду ограниченного распространения, несут персональную ответственность за обоснованность принятого решения.

7.1.3. Пометка "ДСП" и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа (в случае необходимости - и его проекта), содержащего служебную информацию ограниченного распространения, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к таким документам.

7.1.4. Работа с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, в том числе их прием, учет (регистрация), осуществляется в порядке, установленном для несекретных документов, с учетом особенностей, изложенных в настоящем разделе. При этом к регистрационному номеру документа добавляется пометка "ДСП".

7.1.5. Документы с пометкой "ДСП" регистрируются (учитываются) вместе с другими несекретными документами. В РК документа производится запись "ДСП".

7.1.6. Сканирование, копирование (тиражирование) документов с пометкой "ДСП", а также размещение их в ПИ ДЕЛО производится исполнителем документа с письменного разрешения Председателя (заместителя Председателя, секретаря) Избирательной комиссии автономного округа, при этом осуществляется учет каждого экземпляра указанных документов.

7.1.7. Документы с пометкой "ДСП" передаются членам Избирательной комиссии автономного округа и гражданским служащим Аппарата Избирательной комиссии автономного округа под подпись.

7.1.8. Документы с пометкой "ДСП" направляются в другие органы и организации органами федеральной фельдъегерской связи, службой специальной связи либо нарочным. Запрещается передавать документы с пометкой "ДСП" по незащищенным каналам компьютерно-модемной и факсимильной связи.

Документы с пометкой "ДСП" рассылаются нескольким адресатам согласно списку рассылки, в котором напротив каждого адресата проставляется номер экземпляра отправляемого документа. Список рассылки подписывается исполнителем и секретарем Избирательной комиссии автономного округа.

7.1.9. Исполненные документы с пометкой "ДСП" формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел. Документы группируются в дела вместе с другими несекретными документами по одному и тому же вопросу. В правом верхнем углу обложки дела, в которое помещены такие документы, проставляется пометка "ДСП".

7.1.10. Документы с пометкой "ДСП" хранятся в закрывающихся шкафах.

7.1.11. Уничтожение дел, документов и изданий с пометкой "ДСП", утративших свое практическое значение и не имеющих исторической и научной ценности, производится по акту установленной формы с указанием номеров экземпляров (приложение N 19). В учетных формах делается отметка об уничтожении со ссылкой на соответствующий акт.

7.1.12. Решение о снятии пометки "ДСП" с документа принимает должностное лицо, подписавшее или утвердившее документ.

Снятие пометки "ДСП" с присланного в Избирательную комиссию автономного округа документа может быть произведено только по согласованию с организацией, направившей документ.

Снятие пометки "ДСП" с документа производится ответственным за ведение делопроизводства на основании письменного указания должностного лица, принявшего такое решение. При снятии пометки "ДСП" на документах, делах или изданиях, а также в РК делаются соответствующие отметки.

О снятии пометки "ДСП" уведомляются все адресаты, которым документ направлялся, либо организация, его направившая.

7.1.13. В случае утраты дел, документов или изданий с пометкой "ДСП" либо разглашения содержащейся в них информации назначается служебная проверка, о результатах которой докладывается Председателю (заместителю Председателя, секретарю) Избирательной комиссии автономного округа.

Об утрате дел, документов и изданий с пометкой "ДСП" составляется акт, на основании которого делаются соответствующие отметки в учетных формах.

7.2. Работа с документами, содержащими сведения об избирателях, участниках референдума, обращающимися в рамках функционирования Государственной системы регистрации (учета) избирателей, участников референдума в Российской Федерации.

7.2.1. К документам, содержащим сведения об избирателях, участниках референдума, обращающимися в рамках функционирования Государственной системы регистрации (учета) избирателей, участников референдума в Российской Федерации, относятся документы, поступающие в Избирательную комиссию автономного округа от глав местных администраций муниципальных районов, городских округов (далее - глава местной администрации), органов регистрационного учета населения, направляемые Избирательной комиссией автономного округа главам местных администраций, органам регистрационного учета, а также документы, пересылаемые между комплексами средств автоматизации территориальных избирательных комиссий (далее - КСА ТИК), КСА ИК ЯНАО и КСА ЦИК России в рамках реализации целей и задач Государственной системы регистрации (учета) избирателей, участников референдума в Российской Федерации.

Документы могут оформляться как на бумажных, так и на машиночитаемых носителях.

7.2.2. Работа с документами, содержащими сведения об избирателях, участниках референдума, должна осуществляться с учетом норм Федерального закона от 27 июля 2006 года N 152-ФЗ "О персональных данных", Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 15 сентября 2008 года N 687, Положения о Государственной системе регистрации (учета) избирателей, участников референдума в Российской Федерации, утвержденного постановлением ЦИК России от 06 ноября 1997 года N 134/973-II (в редакции постановлений ЦИК России от 29 апреля 2003 года N 5/37-4, от 29 декабря 2005 года N 16/1084-4), Регламента использования подсистемы "Регистр избирателей, участников референдума" Государственной автоматизированной системы Российской Федерации "Выборы", утвержденного постановлением ЦИК России от 26 марта 2014 года N 223/1437-6, Положения об обеспечении безопасности информации в Государственной автоматизированной системе Российской Федерации "Выборы", утвержденного постановлением ЦИК России от 23 июля 2003 года N 19/137-4 (в редакции постановления ЦИК России от 28 февраля 2007 года N 200/1254-4).

7.2.3. Документы, содержащие сведения об избирателях, участниках референдума, должны обрабатываться в режиме конфиденциальности.

7.2.4. Регистрацию и хранение документов, содержащих сведения об избирателях, участниках референдума, поступающих от глав местных администраций, органов регистрационного учета населения и направляемых им, осуществляют гражданские служащие Аппарата Избирательной комиссии автономного округа, выполняющие функции системных администраторов КСА ТИК.

7.2.5. Список лиц, уполномоченных получать от глав местных администраций, органов регистрационного учета населения и передавать им документы, содержащие сведения об избирателях, участниках референдума, утверждается постановлением (решением) Избирательной комиссии автономного округа, определяющим порядок функционирования Государственной системы регистрации (учета) избирателей, участников референдума на территории Избирательной комиссии автономного округа.

7.2.6. Получив от главы местной администрации или от органа регистрационного учета населения документ на бумажном либо машиночитаемом носителе, содержащий сведения об избирателях, участниках референдума, системный администратор КСА ТИК проставляет в правом верхнем углу первой страницы (правой верхней части) документа пометку "ДСП".

Пометка "ДСП" проставляется также на первой странице сопроводительного письма к документам, содержащим сведения об избирателях, участниках референдума.

7.2.7. Все документы, содержащие сведения об избирателях, участниках референдума, и сопроводительные письма к ним при их получении либо отправке регистрируются системным администратором КСА ИК ЯНАО и КСА ТИК в отдельном журнале по форме, установленной соответствующим нормативным актом Избирательной комиссии автономного округа. При этом к регистрационному индексу документа добавляется пометка "ДСП".

7.2.8. Сопроводительные письма к машиночитаемым носителям, содержащим изменения территориальных фрагментов Регистра избирателей, участников референдума, а, при необходимости и другие сведения об избирателях, участниках референдума, регистрируются системным администратором КСА ТИК, а сопроводительные письма к машиночитаемым носителям, содержащим изменения региональных фрагментов Регистра избирателей, участников референдума, - ответственным за ведение делопроизводства в Избирательной комиссии автономного округа. При этом на сопроводительном письме и машиночитаемом носителе проставляется пометка "ДСП".

Машиночитаемые носители, содержащие изменения региональных, территориальных фрагментов Регистра избирателей, участников референдума, сопроводительные письма к ним доставляются в Избирательную комиссию автономного округа посредством защищенных сертифицированными средствами криптографической защиты телекоммуникационных каналов ГАС "Выборы", органами федеральной фельдъегерской связи либо нарочным.

7.2.9. Документы, содержащие сведения об избирателях, участниках референдума, на бумажных либо машиночитаемых носителях хранятся в сейфах или в надежно запираемых и опечатываемых шкафах (ящиках, хранилищах).

По истечении срока хранения и рассмотрения на ЭК Избирательной комиссии автономного округа указанные документы уничтожаются по акту (приложение N 19). Акт об уничтожении составляется в двух экземплярах, один из которых хранится у системного администратора КСА ИК ЯНАО, а второй помещается в дело в соответствии с номенклатурой дел Избирательной комиссии автономного округа.

7.2.10. Документы, содержащие сведения об избирателях, участниках референдума, передаются работникам избирательных комиссий под подпись.

Передача документов, содержащих сведения об избирателях, участниках референдума, от одного работника другому осуществляется с разрешения Председателя Избирательной комиссии автономного округа или лица, его замещающего.

Документы, содержащие сведения об избирателях, участниках референдума, тиражируются с письменного разрешения Председателя Избирательной комиссии автономного округа или лица, его замещающего. Учет тиражируемых документов осуществляется поэкземплярно. На обороте последнего листа каждого экземпляра исполнитель должен указать количество отпечатанных экземпляров, свою фамилию и дату тиражирования документов.

7.2.11. О фактах утраты документов, содержащих сведения об избирателях, участниках референдума, либо разглашения содержащейся в них информации ставится в известность Председатель Избирательной комиссии автономного округа или лицо, его замещающее. Председатель или лицо, его замещающее, назначает комиссию для расследования обстоятельств утраты или разглашения. Результаты проверки докладываются Председателю Избирательной комиссии автономного округа или лицу, его замещающему.

VIII. Подготовка, оформление, выпуск, учет документов, рассматриваемых на заседаниях Избирательной комиссии автономного округа

8.1. Формирование проекта повестки дня заседания Избирательной комиссии автономного округа.

8.1.1. Проект повестки дня заседания Избирательной комиссии автономного округа формируется секретарем Избирательной комиссии автономного округа в сроки, установленные Регламентом Избирательной комиссии автономного округа, на основании планов работы и постановлений (решений) Избирательной комиссии автономного округа, поручений Председателя Избирательной комиссии автономного округа, поступивших документов и, после согласования с Председателем, подписывается в печать секретарем Избирательной комиссии автономного округа.

8.1.2. Члены Избирательной комиссии автономного округа вправе предложить внести в проект повестки дня заседания Избирательной комиссии автономного округа вопросы, не предусмотренные планами работы и постановлениями (решениями) Избирательной комиссии автономного округа, при условии наличия подготовленных по этому вопросу документов.

Данные вопросы включаются в проект повестки дня заседания Избирательной комиссии автономного округа при письменном обращении члена Избирательной комиссии автономного округа, по инициативе которого вопрос выносится на заседание, на имя Председателя Избирательной комиссии автономного округа, в котором указывается название вопроса, докладчик и дата передачи согласованного проекта постановления (решения) и материалов к нему секретарю Избирательной комиссии автономного округа.

8.1.3. Согласованный с Председателем Избирательной комиссии автономного округа и подписанный секретарем Избирательной комиссии автономного округа проект повестки дня заседания Избирательной комиссии автономного округа тиражируется ответственным за ведение делопроизводства (за подготовку заседания) для рассылки членам Избирательной комиссии автономного округа.

Проект повестки дня заседания Избирательной комиссии автономного округа может быть размещен на сайте Избирательной комиссии автономного округа в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет".

8.1.4. Членам Избирательной комиссии автономного округа с правом решающего голоса и членам Избирательной комиссии автономного округа с правом совещательного голоса, представителям политических партий проект повестки дня заседания Избирательной комиссии автономного округа может быть разослан на указанные ими электронные почтовые ящики в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет".

8.2. Подготовка документов по вопросам, включенным в проект повестки дня заседания Избирательной комиссии автономного округа.

8.2.1. Документы по вопросам, включенным в проект повестки дня заседания Избирательной комиссии автономного округа, готовятся членами Избирательной комиссии автономного округа, за которыми закреплены соответствующие направления деятельности, с привлечением, в случае необходимости, работников Аппарата Избирательной комиссии автономного округа и других специалистов.

8.2.2. Представляемые к рассмотрению документы должны включать озаглавленный проект постановления (решения) Избирательной комиссии автономного округа с приобщенными к нему подлинниками документов, послуживших основанием для рассмотрения вопроса на заседании Избирательной комиссии автономного округа, либо проект письма, подлежащего согласованию на заседании Избирательной комиссии автономного округа, при необходимости - пояснительную записку по рассматриваемому вопросу.

8.2.3. Проекты документов (включая приложения), представляемые для рассмотрения на заседании Избирательной комиссии автономного округа, визируются исполнителем, начальниками структурных подразделений Аппарата Избирательной комиссии автономного округа, ответственными за подготовку документа, начальником отдела правового обеспечения Аппарата Избирательной комиссии автономного округа и членом Избирательной комиссии автономного округа, в компетенцию которого в соответствии с распределением обязанностей входит рассматриваемый вопрос, а также секретарем Избирательной комиссии автономного округа.

Проекты документов (включая приложения), содержащие вопросы финансирования выборов, обеспечения деятельности избирательных комиссий, эксплуатации и развития средств автоматизации, обучения организаторов выборов и участников избирательного процесса, в обязательном порядке визируются главным бухгалтером Избирательной комиссии автономного округа.

Визы проставляются на листе согласования, прилагаемого к проекту документа (включая приложения) по установленной форме (приложение N 10).

8.2.4. Проекты документов для визирования должны представляться в сроки, установленные Регламентом Избирательной комиссии автономного округа.

8.2.5. Исполнитель обеспечивает комплектность всех документов, обозначенных как в проекте постановления (решения) Избирательной комиссии автономного округа, так и в приложениях к нему.

8.2.6. После ознакомления, а в необходимых случаях - внесения замечаний и предложений, секретарь Избирательной комиссии автономного округа принимает решение о вынесении представленных проектов документов на заседание Избирательной комиссии автономного округа, проставляет на них указание "В печать", ставит личную подпись и дату и передает весь комплект документов ответственному за ведение делопроизводства (за подготовку заседания) для тиражирования.

При необходимости проекты документов могут быть возвращены секретарем Избирательной комиссии автономного округа исполнителю для доработки.

8.2.7. Ответственный за ведение делопроизводства (за подготовку заседания) комплектует папки с документами, подлежащими рассмотрению, в соответствии с проектом повестки дня заседания Избирательной комиссии автономного округа и раздает их членам Избирательной комиссии автономного округа в срок, установленный Регламентом Избирательной комиссии автономного округа.

Если член Избирательной комиссии автономного округа находится в отпуске, командировке или отсутствует по болезни, предназначенная для него папка с документами остается до его возвращения у ответственного за ведение делопроизводства (за подготовку заседания).

Членам Избирательной комиссии автономного округа с правом совещательного голоса, представителям политических партий материалы могут передаваться на указанные ими электронные почтовые ящики в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" и (или) перед началом заседания, а лицам, приглашенным на заседание, материалы по вопросу, на который они приглашены, передаются при регистрации перед началом заседания.

8.2.8. Проекты документов могут готовиться и согласовываться с использованием ПИ ДЕЛО.

8.2.9. Перед началом заседания ответственный за ведение делопроизводства (за подготовку заседания) регистрирует приглашенных на заседание лиц, список которых представляется Председателю и секретарю Избирательной комиссии автономного округа.

8.2.10. На заседании Избирательной комиссии автономного округа ведется протокол и может производиться аудиозапись (видеозапись).

8.3. Выпуск документов, рассмотренных на заседании Избирательной комиссии автономного округа.

8.3.1. Документы, рассмотренные на заседании Избирательной комиссии автономного округа, должны быть, при необходимости, доработаны, а затем подписаны, зарегистрированы и разосланы.

8.3.2. Срок доработки документов не должен превышать трех рабочих дней после дня заседания Избирательной комиссии автономного округа, если иной срок не определен федеральным законом и (или) законом Избирательной комиссии автономного округа, Регламентом Избирательной комиссии автономного округа или не оговорен на заседании.

8.3.3. При доработке документа исполнитель вносит в текст согласованные в ходе заседания Избирательной комиссии автономного округа изменения. В случае принятия Избирательной комиссией автономного округа решения о необходимости контроля за исполнением постановления (решения) его текст дополняется пунктом, в котором назначаются лица, ответственные за исполнение, и определяется срок исполнения.

8.3.4. К документу, подлежащему подписанию (включая приложения), прилагается лист согласования, содержащий визы исполнителя, начальников структурных подразделений Аппарата Избирательной комиссии автономного округа, ответственных за его подготовку и доработку, начальника отдела правового обеспечения Аппарата Избирательной комиссии автономного округа, членов Избирательной комиссии автономного округа, ответственных за его подготовку, а также секретаря Избирательной комиссии автономного округа.

Документы (включая приложения), содержащие вопросы финансирования выборов, обеспечения деятельности избирательных комиссий, эксплуатации и развития средств автоматизации, обучения организаторов выборов и участников избирательного процесса, в обязательном порядке визируются главным бухгалтером Избирательной комиссии автономного округа.

При необходимости, в случае внесения в документ согласованных на заседании Избирательной комиссии автономного округа изменений, он визируется у членов Избирательной комиссии автономного округа, внесших в ходе заседания соответствующие предложения.

Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа документа (включая приложения) по установленной форме (приложение N 10).

8.3.5. Исполнитель следит за комплектностью прилагаемых к постановлению (решению) Избирательной комиссии автономного округа документов и располагает их в той последовательности, в которой они упоминаются в тексте, а также проставляет визу на оборотной стороне каждого листа постановления (решения) и приложений к нему.

8.3.6. Если вопросы, содержащиеся в постановлении (решении) Избирательной комиссии автономного округа, касаются деятельности одной или нескольких сторонних организаций, к документу прилагается лист согласования, в котором указывается наименование организации, должность, инициалы и фамилия должностного лица, с которым этот документ согласован, и ставится его личная подпись.

Согласование может оформляться на последнем листе постановления Избирательной комиссии автономного округа.

8.3.7. К оформленному для подписания постановлению Избирательной комиссии автономного округа исполнитель прилагает список рассылки, содержащий список должностных лиц (организаций), которым направляется постановление Избирательной комиссии автономного округа (приложение N 11).

В список включаются должностные лица (организации), которые будут задействованы в реализации принятого документа или должны быть проинформированы о его содержании и которым этот документ должен быть разослан.

Список рассылки подписывается исполнителем и утверждается секретарем Избирательной комиссии автономного округа.

8.3.8. Процедура доработки и согласования документов, рассмотренных на заседании Избирательной комиссии автономного округа, может проводиться в электронном виде с использованием ПИ ДЕЛО.

8.3.9. Оформленный комплект документов (постановление Избирательной комиссии автономного округа, обозначенные в его тексте приложения, список рассылки) исполнитель передает ответственному за ведение делопроизводства (за подготовку заседания) для проверки правильности оформления документов и последующего их представления на подпись Председателю и секретарю Избирательной комиссии автономного округа.

8.3.10. Постановление Избирательной комиссии автономного округа подписывается Председателем и секретарем Избирательной комиссии автономного округа.

Если на заседании Избирательной комиссии автономного округа председательствовал заместитель Председателя Избирательной комиссии автономного округа, секретарь Избирательной комиссии автономного округа или один из членов Избирательной комиссии автономного округа с правом решающего голоса, а также если полномочия секретаря Избирательной комиссии автономного округа осуществлял один из членов Избирательной комиссии автономного округа с правом решающего голоса, то подписи в протоколе, на постановлении (решении) оформляются следующим образом:

"Заместитель Председателя Избирательной комиссии автономного округа" - в случае временного отсутствия Председателя Избирательной комиссии автономного округа;

"Исполняющий обязанности Председателя Избирательной комиссии автономного округа" - в случае временного отсутствия заместителя Председателя Избирательной комиссии автономного округа при наличии постановления Избирательной комиссии автономного округа о возложении на секретаря Избирательной комиссии автономного округа либо одного из членов Избирательной комиссии автономного округа с правом решающего голоса полномочий Председателя Избирательной комиссии автономного округа;

"Исполняющий обязанности секретаря Избирательной комиссии автономного округа" - в случае наличия распоряжения Председателя Избирательной комиссии автономного округа или исполняющего обязанности Председателя Избирательной комиссии автономного округа о возложении на одного из членов Избирательной комиссии автономного округа с правом решающего голоса полномочий секретаря Избирательной комиссии автономного округа либо при наличии постановления (решения) Избирательной комиссии автономного округа о возложении на одного из членов Избирательной комиссии автономного округа с правом решающего голоса полномочий секретаря Избирательной комиссии автономного округа.

8.3.11. После подписания документы регистрируются ответственным за ведение делопроизводства (за подготовку заседания) с использованием ПИ ДЕЛО. На документах и списках рассылки проставляется регистрационный номер.

8.3.12. Постановления Избирательной комиссии автономного округа нумеруются в хронологической последовательности в пределах срока полномочий Избирательной комиссии автономного округа.

Номер постановления Избирательной комиссии автономного округа состоит из номера протокола заседания и порядкового номера постановления, разделенных косой чертой и отделенной от них дефисом цифры, обозначающей порядковый номер состава Избирательной комиссии автономного округа (например: 1/8-5).

8.3.13. Указанные выше реквизиты постановления Избирательной комиссии автономного округа вносятся в РК, к которой прикрепляется файл документа в формате MS Word (для таблиц допускаются форматы MS Excel) и, при необходимости, электронный образ документа в формате .pdf, а также делается связка с документами, послужившими основанием для рассмотрения вопроса на заседании Избирательной комиссии автономного округа (при наличии их РК в ПИ ДЕЛО).

8.3.14. Разрешение на тиражирование документов в необходимом количестве дает секретарь Избирательной комиссии автономного округа. Документы тиражируются ответственным за ведение делопроизводства (за подготовку заседания) в соответствии со списком рассылки, на каждой копии документа проставляется печать, удостоверяющая подписи Председателя Избирательной комиссии автономного округа и секретаря Избирательной комиссии автономного округа (без воспроизведения подписей).

8.3.15. Копия постановления Избирательной комиссии автономного округа направляется заявителю в случае, если его обращение в Избирательную комиссию автономного округа послужило основанием для рассмотрения вопроса на заседании Избирательной комиссии автономного округа.

8.4. Оформление протокола заседания Избирательной комиссии автономного округа.

8.4.1. Протокол заседания Избирательной комиссии автономного округа оформляется на бланке установленной формы (приложение N 4) в срок, установленный Регламентом Избирательной комиссии автономного округа.

8.4.2. Протокол заседания Избирательной комиссии автономного округа может оформляться в полной или краткой форме.

8.4.3. Текст протокола заседания Избирательной комиссии автономного округа состоит из двух частей: вводной и основной.

8.4.4. В вводной части протокола заседания Избирательной комиссии автономного округа указываются фамилия и инициалы Председателя Избирательной комиссии автономного округа (председательствующего), а также присутствующих заместителя Председателя Избирательной комиссии автономного округа, секретаря Избирательной комиссии автономного округа и членов Избирательной комиссии автономного округа, в том числе с правом совещательного голоса, работников Аппарата Избирательной комиссии автономного округа и лиц, приглашенных на заседание.

Допускается оформление присутствующих отдельным списком с указанием инициалов, фамилий и должностей. Список прилагается к протоколу заседания.

8.4.5. Повестка дня включается в вводную часть протокола заседания Избирательной комиссии автономного округа. Она состоит из перечисления вопросов, которые обсуждаются на заседании Избирательной комиссии автономного округа, и закрепляет последовательность их обсуждения и фамилии докладчиков (выступающих).

Каждый вопрос повестки дня заседания Избирательной комиссии автономного округа нумеруется арабской цифрой, его наименование формулируют с предлога "О" или "Об". По каждому пункту указывается докладчик и форма представления вопроса (доклад, отчет, сообщение, информация).

8.4.6. Основная часть протокола заседания Избирательной комиссии автономного округа (как полной, так и краткой формы) содержит столько разделов, сколько пунктов включено в повестку дня. В соответствии с ней разделы нумеруются.

В кратной форме опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.

Каждый раздел полной формы состоит из трех частей: "СЛУШАЛИ:", "ВЫСТУПИЛИ:", "ПОСТАНОВИЛИ:" ("РЕШИЛИ:"), которые печатаются от границы левого поля прописными буквами.

В части "СЛУШАЛИ:" кратко излагается текст выступления докладчика. Инициалы и фамилия докладчика печатаются с красной строки в именительном падеже. Запись доклада излагается от третьего лица единственного числа и отделяется от фамилии тире.

Если текст доклада прилагается к протоколу заседания Избирательной комиссии автономного округа, то используется ссылка "Текст доклада прилагается".

В части "ВЫСТУПИЛИ:" перечисляются выступающие и авторы вопросов. Инициалы и фамилия выступающего печатаются с красной строки в именительном падеже. Краткая запись выступления по существу рассматриваемого вопроса излагается от третьего лица единственного числа.

Если текст выступления прилагается к протоколу заседания Избирательной комиссии автономного округа, то используется ссылка "Текст выступления прилагается".

В части "ПОСТАНОВИЛИ:" ("РЕШИЛИ:") отражается принятое решение по обсуждаемому вопросу и результаты голосования.

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола заседания Избирательной комиссии автономного округа или оформляется на отдельном листе и помещается после соответствующего постановления (решения).

8.4.7. Протокол заседания Избирательной комиссии автономного округа подписывается Председателем Избирательной комиссии автономного округа (председательствовавшим на заседании) и секретарем Избирательной комиссии автономного округа (или членом Избирательной комиссии автономного округа, исполнявшим обязанности секретаря Избирательной комиссии автономного округа).

8.4.8. После подписания протоколы заседаний Избирательной комиссии автономного округа регистрируются.

Протоколы заседаний Избирательной комиссии автономного округа нумеруются в хронологической последовательности в пределах срока полномочий Избирательной комиссии автономного округа.

8.4.9. Протоколы заседаний Избирательной комиссии автономного округа, приобщенные к ним постановления Избирательной комиссии автономного округа вместе с материалами, послужившими основанием для их принятия, особыми мнениями членов Избирательной комиссии автономного округа, хранятся у секретаря Избирательной комиссии автономного округа, а затем, оформленные в соответствии с требованиями Инструкции, передаются в архив.

IX. Оформление распоряжений Председателя Избирательной комиссии автономного округа

9.1. Оформление распоряжений Председателя Избирательной комиссии автономного округа по основной деятельности.

9.1.1. Распоряжение Председателя Избирательной комиссии автономного округа по основной деятельности (далее - распоряжение) оформляется на бланке установленной формы (приложение N 4).

9.1.2. Проекты распоряжений Председателя Избирательной комиссии автономного округа готовятся Аппаратом Избирательной комиссии автономного округа по поручению Председателя (заместителя Председателя, секретаря, членов) Избирательной комиссии автономного округа либо по инициативе структурного подразделения Аппарата Избирательной комиссии автономного округа.

9.1.3. Распоряжение имеет следующие реквизиты: герб Ямало-Ненецкого автономного округа; наименование Избирательной комиссии автономного округа ("Избирательная комиссия автономного округа Ямало-Ненецкого автономного округа"); вид документа (распоряжение); дата, регистрационный номер; место составления; заголовок к тексту; текст; подпись должностного лица, издавшего распоряжение.

9.1.4. Заголовок к тексту должен кратко и точно отражать основное содержание текста распоряжения. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок печатается полужирным шрифтом через один межстрочный интервал. Заголовок выравнивается по центру документа.

9.1.5. Текст распоряжения состоит, как правило, из констатирующей и распорядительной частей, и может иметь заголовок.

Текст распоряжения отделяется от заголовка 2 - 3 межстрочными интервалами.

В констатирующей части излагаются цели и задачи предписываемых действий. Если основанием к изданию распоряжения является нормативный правовой акт или распорядительный документ, то в констатирующей части указываются его название, дата, номер, заголовок.

В распорядительной части содержатся перечисление предписываемых действий, сроки и исполнители. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой и не имеют заголовков.

9.1.6. Если распоряжение изменяет, отменяет или дополняет ранее изданное распоряжение или его отдельные пункты, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты и номера. Текст пункта должен начинаться словами "Признать утратившим силу...".

9.1.7. В последнем пункте распорядительной части, при необходимости, указывается должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением распоряжения.

9.1.8. При наличии приложений к распоряжению в тексте на них обязательно делается ссылка.

9.1.9. Распоряжение и приложения к нему визируются непосредственным исполнителем, начальниками соответствующих структурных подразделений Аппарата Избирательной комиссии автономного округа, начальником правового управления (отдела), секретарем Избирательной комиссии автономного округа.

Если в распоряжении содержатся вопросы финансирования выборов, обеспечения деятельности Избирательной комиссии автономного округа, эксплуатации и развития средств автоматизации, обучения организаторов выборов и участников избирательного процесса, то распоряжение визируется у главного бухгалтера.

Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа документа (распоряжения, приложения к нему) по установленной форме (приложение N 10).

К распоряжению прикладывается список рассылки, аналогичный списку рассылки постановления (решения) Избирательной комиссии автономного округа (приложение N 11), подписанный исполнителем и утвержденный Председателем (заместителем Председателя, секретарем) Избирательной комиссии автономного округа.

9.1.10. В случае временного отсутствия Председателя Избирательной комиссии автономного округа распоряжения подписываются заместителем Председателя Избирательной комиссии автономного округа в соответствии с Регламентом Избирательной комиссии автономного округа.

9.1.11. Распоряжения регистрируются ответственным за ведение делопроизводства с использованием ПИ ДЕЛО и формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел Избирательной комиссии автономного округа вместе с документами, послужившими основанием для издания распоряжения. К РК присоединяются файл распоряжения в формате MS Word (для таблиц допускаются файлы формата MS Ecel), электронный образ распоряжения в формате .pdf (при необходимости) и делаются ссылки на документы, послужившие основанием для издания распоряжения.

9.1.12. Распоряжениям присваиваются регистрационные номера в пределах календарного года, при этом к порядковому номеру через дефис проставляется буквенный индекс "р".

9.1.13. Распоряжения вместе с приобщенными к ним документами, послужившими основанием для их издания, формируются в дела согласно номенклатуре дел Избирательной комиссии автономного округа, хранятся у ответственного за ведение делопроизводства, а затем, оформленные в соответствии с требованиями Инструкции, передаются в архив.

9.2. Оформление распоряжений Председателя Избирательной комиссии автономного округа по кадровым вопросам.

9.2.1. Распоряжения Председателя Избирательной комиссии автономного округа по кадровым вопросам (далее - распоряжения) издаются по конкретным вопросам, связанным с деятельностью членов Избирательной комиссии автономного округа, приемом на гражданскую службу в Аппарат Избирательной комиссии автономного округа, прохождением гражданской службы и увольнением с гражданской службы в Аппарате Избирательной комиссии автономного округа.

9.2.2. Распоряжения Председателя Избирательной комиссии автономного округа по кадровым вопросам оформляются аналогично распоряжениям Председателя Избирательной комиссии автономного округа по основной деятельности.

9.2.3. Распоряжениями оформляются начало исполнения обязанностей по замещению государственной должности и прекращение полномочий членов Избирательной комиссии автономного округа, работающих в Избирательной комиссии автономного округа на постоянной (штатной) основе, прием на гражданскую службу, заключение служебного контракта, исчисление стажа гражданской службы гражданским служащим Аппарата Избирательной комиссии автономного округа, присвоение классных чинов гражданской службы, установление новых условий оплаты труда, перевод (назначение) на иную должность гражданской службы, исполнение обязанностей начальника отдела (управления), изменение фамилии, имени, отчества, установление неполного рабочего дня, выплаты единовременного поощрения в связи с увольнением и выходом на пенсию за выслугу лет, выплаты единовременного поощрения в связи с юбилеем, премирование, предоставление ежегодных, учебных, дополнительных отпусков, отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребенком, отпуска без сохранения денежного содержания, выход из отпуска по уходу за ребенком, наложение взыскания, командирование, прекращение служебного контракта, освобождение от должности гражданской службы и увольнение с гражданской службы.

Распоряжение является основанием для начисления денежного вознаграждения или содержания, осуществления выплат, доплат или удержаний.

9.2.4. Проекты распоряжений готовятся в секторе государственной гражданской службы, кадров и наград на основании поручений Председателя Избирательной комиссии автономного округа, личных заявлений членов Избирательной комиссии автономного округа и гражданских служащих, представлений начальников структурных подразделений Аппарата Избирательной комиссии автономного округа, служебных записок, иных документов.

9.2.5. В распоряжении о приеме на гражданскую службу указываются фамилия, имя, отчество принимаемого гражданина, наименование замещаемой должности и структурного подразделения Аппарата Избирательной комиссии автономного округа, дата начала исполнения обязанностей, условия оплаты труда (в том числе размер должностного оклада гражданского служащего, надбавки и другие выплаты), срок действия заключаемого служебного контракта, установленный срок испытания гражданского служащего в целях проверки соответствия его замещаемой должности гражданской службы, если это предусмотрено, основание выпуска распоряжения (поручение, заявление, представление).

9.2.6. В распоряжениях о продлении срока гражданской службы и заключении срочного служебного контракта, назначении на иную должность гражданской службы, увольнении с гражданской службы, отпуске и по другим кадровым вопросам указываются фамилия, имя, отчество гражданского служащего, наименование замещаемой должности гражданской службы и структурного подразделения Избирательной комиссии автономного округа, содержание распорядительного решения (продлить срок гражданской службы, уволить с гражданской службы, предоставить ежегодный оплачиваемый отпуск и другое), если требуется, дается ссылка на законодательный акт, на основании которого принимается распорядительное решение, устанавливаются сроки (календарные даты) действия распорядительного решения (действия срочного служебного контракта, предоставления отпуска, командировки, дата увольнения и другое).

В распоряжении, как правило, указывается основание его оформления (представление, заявление, график отпусков, план командировок, служебная записка).

9.2.7. Распоряжениям присваиваются порядковые регистрационные номера в пределах календарного года:

распоряжениям о приеме, переводе, увольнении, поощрении помимо номера присваивается индекс "лс";

распоряжениям о командировании присваивается индекс "лк";

распоряжениям о дисциплинарных взысканиях, учебных, других отпусках присваивается индекс "к".

9.2.7. Копии распоряжений по кадровым вопросам в обязательном порядке передаются главному бухгалтеру Избирательной комиссии автономного округа.

9.2.8. Распоряжения по кадровым вопросам формируются в дела согласно номенклатуре дел Избирательной комиссии автономного округа в соответствии со сроками хранения.

X. Оформление протоколов заседаний рабочих, экспертных групп, консультативных органов Избирательной комиссии автономного округа

10.1. Протоколы заседаний (далее - протокол) рабочих, экспертных групп, консультативных органов Избирательной комиссии автономного округа (далее - рабочая группа) оформляются по установленной форме (приложение N 12).

Протокол составляется на основании записей, произведенных во время заседания, представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и других материалов.

Протоколы могут издаваться в полной или краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.

10.2. Текст полного протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

В вводной части протокола указываются фамилии и инициалы председательствующего (руководителя рабочей группы) и секретаря заседания.

С новой строки после слова "Присутствовали:" перечисляются инициалы и фамилии членов рабочей группы, приглашенных на заседание членов Избирательной комиссии автономного округа, не являющихся членами рабочей группы, иных приглашенных. При перечислении приглашенных обязательно указывается наименование их должностей. Многострочные наименования должностей печатаются через один межстрочный интервал.

Допускается оформление присутствующих отдельным списком с указанием инициалов, фамилий и должностей. Список прилагается к протоколу и является его неотъемлемой частью.

10.3. Повестка дня включается в вводную часть протокола. Она состоит из перечисления вопросов, которые обсуждаются на заседании, и закрепляет последовательность их обсуждения и фамилии докладчиков (выступающих).

Каждый вопрос повестки дня заседания нумеруется арабской цифрой, его наименование формулируют с предлога "О" или "Об". По каждому пункту указывается докладчик и форма представления вопроса (доклад, отчет, сообщение, информация).

10.4. Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала.

Основная часть протокола содержит столько разделов, сколько пунктов включено в повестку дня. В соответствии с ней разделы нумеруются.

Каждый раздел состоит из трех частей: "СЛУШАЛИ:", "ВЫСТУПИЛИ:", "РЕШИЛИ:", которые печатаются от границы левого поля прописными буквами.

Если текст доклада прилагается к протоколу, то используется ссылка "Текст доклада прилагается".

В части "ВЫСТУПИЛИ:" перечисляются выступающие и авторы вопросов. Инициалы и фамилия выступающего печатаются с красной строки в именительном падеже. Краткая запись выступления по существу рассматриваемого вопроса может быть изложена от третьего лица единственного числа.

Если текст выступления прилагается к протоколу, то используется ссылка "Текст выступления прилагается".

В части "РЕШИЛИ:" отражается принятое решение по обсуждаемому вопросу. Текст постановляющей части печатается полностью. Если решение по одному вопросу повестки дня заседания состоит из нескольких пунктов, то пункты нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками: 1.1. - первый пункт решения по первому вопросу повестки дня заседания, 1.2. - второй пункт решения по первому вопросу повестки дня заседания и т.д.

Тексты пунктов решения излагаются с использованием неопределенной формы глагола: возложить, поручить, организовать и т.д.

Если один из пунктов содержит решение об утверждении обсуждавшегося на заседании документа, этот документ становится приложением к протоколу и на нем оформляется ссылка на номер и дату протокола. Приложение оформляется на отдельном листе. При наличии нескольких приложений они нумеруются.

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего решения.

10.5. Текст краткого протокола также состоит из двух частей. В вводной части указываются инициалы и фамилия председательствующего (руководителя рабочей группы), секретаря, присутствующих лиц.

Слово "Присутствовали:" печатается от границы левого поля, после слова ставится двоеточие. Ниже печатаются наименования должностей присутствовавших, а справа от наименования должностей - их инициалы и фамилии.

В основной части протокола указывается номер вопроса в соответствии с повесткой дня, содержание вопроса и принятые решения.

Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога "О" ("Об"), печатается центровано размером шрифта N 14 и подчеркивается одной чертой ниже последней строки на расстоянии не более одного интервала. Под чертой указываются фамилии лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через один межстрочный интервал.

Затем указывается принятое по вопросу решение, в случае голосования - результаты голосования.

10.6. Протокол подписывается председательствующим (руководителем рабочей группы) и секретарем заседания.

Подписи отделяют от текста тремя межстрочными интервалами. Наименование должности печатается от границы левого поля, последняя буква в фамилии ограничивается правым полем.

10.7. Протоколы нумеруются в хронологической последовательности в пределах календарного года либо в пределах срока деятельности рабочей группы.

10.8. Протоколы совместных заседаний нескольких рабочих групп оформляются на листах бумаги формата А4 с соблюдением реквизитов протокола. В реквизите "Председательствующий" указываются фамилия и инициалы лица (инициалы и фамилии лиц), председательствовавшего (председательствовавших) на заседании. В реквизите "Подпись" наименования должностей располагаются на одном уровне.

10.9. Решения, принятые рабочей группой по вопросам, рассматриваемым на заседании, могут быть оформлены решением установленной формы (приложение N 13). Решения подписываются председательствующим (руководителем рабочей группы) и секретарем заседания.

10.10. Решения могут нумероваться в хронологической последовательности в пределах календарного года, либо срока деятельности рабочей группы либо в пределах одного заседания в порядке рассмотрения вопросов.

10.11. Протоколы заседаний и решения рабочей группы включаются в номенклатуру дел Избирательной комиссии автономного округа.

После подписания протоколы заседаний и решения рабочих групп регистрируются как внутренние документы.

10.12. Если в протоколе есть поручение со сроком исполнения, то оно ставится на контроль в соответствии с разделом 11 Инструкции.

10.13. В случае рассмотрения вопроса на заседании Избирательной комиссии автономного округа подлинные экземпляры протоколов и решений рабочей группы приобщаются к документам заседания, а в дела рабочей группы помещаются копии указанных документов.

XI. Контроль исполнения документов и поручений

11.1. Контролю исполнения подлежат:

поручения, содержащиеся в постановлениях и других документах ЦИК России;

поручения, содержащиеся в постановлениях Избирательной комиссии автономного округа;

поручения, содержащиеся в распоряжениях Председателя Избирательной комиссии автономного округа;

письменные поручения Председателя, заместителя Председателя, секретаря Избирательной комиссии автономного округа;

входящие документы, в том числе письменные обращения граждан, указанные в Перечне подлежащих контролю документов с указанием сроков исполнения (приложение N 14), в соответствии с указаниями по исполнению документа Председателя (заместителя Председателя, секретаря) Избирательной комиссии автономного округа;

исходящие документы, требующие ответа;

поручения, содержащиеся в протоколах заседаний и решениях рабочих, экспертных групп, консультативных органов, образованных Избирательной комиссией автономного округа;

планы мероприятий.

11.2. Контроль исполнения документов, указанных в пункте 11.1 Инструкции (за исключением исходящих документов), по существу затронутых в них вопросов осуществляет Председатель (заместитель Председателя, секретарь) Избирательной комиссии автономного округа.

11.3. Контроль исполнения исходящих документов, в том числе за своевременностью получения ответов на запросы Избирательной комиссии автономного округа, осуществляют члены Избирательной комиссии автономного округа, работники Аппарата Избирательной комиссии автономного округа, ответственные за подготовку данных документов.

11.4. Сроки исполнения поручений, содержащихся в постановлениях (решениях) Избирательной комиссии автономного округа, распоряжениях Председателя Избирательной комиссии автономного округа, письменных поручений Председателя (заместителя Председателя, секретаря) Избирательной комиссии автономного округа определяются этими документами.

11.5. Документ подлежит исполнению в течение 30 календарных дней со дня его регистрации, за исключением случаев, предусмотренных пунктом 11.6 настоящего раздела.

Если последний день исполнения приходится на нерабочий день, то он подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день.

Документы с пометками "Незамедлительно", "Весьма срочно", "Срочно" исполняются в трехдневный срок, документы с пометкой "Оперативно" - в десятидневный срок.

Срок исполнения исчисляется в календарных днях с даты подписания поручения либо регистрации документа.

Если последний день исполнения документа, содержащего пометку о срочности исполнения, приходится на нерабочий день, то он подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день.

11.6. Сроки исполнения входящих документов и обращений граждан устанавливаются исходя из сроков, предлагаемых организацией, направившей документ, или сроков, указанных в приложении N 14.

Обращения по вопросам выборов и референдумов, поступившие в период избирательной кампании, исполняются в сроки, установленные Федеральным законом "Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации".

11.7. Ответственность за своевременное и полное внесение в РК сроков исполнения документов и информации о состоянии исполнения документов, контроль сроков исполнения документов возлагаются на ответственного за ведение делопроизводства.

11.8. В планах мероприятий, утвержденных постановлениями (решениями) Избирательной комиссии автономного округа, распоряжениями Председателя Избирательной комиссии автономного округа, контролю подлежат сроки исполнения отдельных его пунктов. Сведения о ходе и состоянии их исполнения заносятся в РК.

11.9. При необходимости продления срока исполнения документа ответственный за исполнение не позднее чем за три дня до истечения срока исполнения документа представляет на имя Председателя (заместителя Председателя, секретаря) Избирательной комиссии автономного округа докладную записку с мотивированной просьбой о его продлении.

Регистрационный номер и дата докладной записки с указаниями по исполнению документа Председателя (заместителя Председателя, секретаря) Избирательной комиссии автономного округа о согласовании продления срока исполнения документа незамедлительно вносятся в РК.

11.10. Документ считается исполненным и снимается с контроля после решения всех поставленных в нем вопросов, сообщения результатов рассмотрения всем заинтересованным лицам и ввода в ПИ ДЕЛО отчета, содержащего информацию о документах, являющихся основанием для снятия документа с контроля.

11.11. Основаниями для снятия документа с контроля являются:

докладная записка о снятии документа (или отдельных его пунктов) с контроля или об исполнении документа на имя Председателя (заместителя Председателя, секретаря) Избирательной комиссии автономного округа, давшего поручение, подготовленная ответственным за исполнение, с отметкой должностного лица, давшего поручение, о принятии исполнения (в связи с чем указанным лицом проставляются отметки "Согласен", "Рассмотрел", "Принято");

постановление Избирательной комиссии автономного округа, распоряжение Председателя Избирательной комиссии автономного округа по результатам исполнения документа;

ответ на входящий документ;

ответы от организаций, в которые документ был направлен для рассмотрения по существу поставленных в нем вопросов и ответа заявителю;

направление обращения в другие организации для рассмотрения по существу поставленных в нем вопросов и последующего информирования автора о результатах рассмотрения.

11.12. Документ не считается исполненным и остается на контроле:

если он направляется в другие органы или организации для рассмотрения с целью получения Избирательной комиссией автономного округа информации, необходимой для рассмотрения по существу поставленных в документе вопросов. В случае необходимости Избирательная комиссия автономного округа информирует об этом автора документа;

если он направляется в другие органы или организации для рассмотрения по существу поставленных в нем вопросов и ответа заявителю с последующим информированием Избирательной комиссии автономного округа о результатах исполнения;

если на нем не стоит отметка должностного лица Избирательной комиссии автономного округа, давшего поручение, о принятии исполнения.

11.13. Ответственный за ведение делопроизводства еженедельно готовит информацию о состоянии исполнения поставленных на контроль входящих и внутренних документов с использованием ПИ ДЕЛО и представляет ее Председателю (заместителю Председателя, секретарю) Избирательной комиссии автономного округа.

XII. Работа с внутренними документами

12.1. В Избирательной комиссии автономного округа работа с внутренними документами ведется по РК.

Ответственный за ведение делопроизводства фиксирует в РК процесс прохождения и исполнения документов: вносит в РК указания по исполнению документа, проверяет наличие имеющихся документов по данному вопросу и, при наличии таких документов, вносит в РК сведения о них; после получения исполненного документа вносит в РК номер дела (по номенклатуре дел), в которое помещен документ, и количество листов документа.

12.2. Подготовленные в Избирательной комиссии автономного округа внутренние документы по вопросам служебной деятельности, адресованные Председателю (заместителю Председателя, секретарю) Избирательной комиссии автономного округа, регистрируются в соответствии с номенклатурой дел Избирательной комиссии автономного округа с использованием ПИ ДЕЛО, при этом, если в документе содержатся указания на связь с другими документами, то вводятся данные в раздел "Связки" РК.

12.3. После доклада документы с указаниями по исполнению документа Председателя (заместителя Председателя, секретаря) Избирательной комиссии автономного округа возвращаются ответственному за ведение делопроизводства для внесения указаний по исполнению документа в РК.

12.4. Проекты документов могут готовиться и согласовываться в электронном виде с использованием ПИ ДЕЛО.

XIII. Изготовление и использование печатей и штампов

13.1. Для удостоверения подлинности документов или соответствия копий документов их подлинникам в Избирательной комиссии автономного округа используются печати с изображением герба Ямало-Ненецкого автономного округа (далее - гербовая печать) и другие печати.

Для проставления отметок о получении, регистрации, рассылке, постановке на контроль документов, других отметок применяются соответствующие штампы.

13.2. Изготовление печатей и штампов осуществляется по указанию Председателя (заместителя Председателя, секретаря) Избирательной комиссии автономного округа.

Штампы с факсимильным воспроизведением подписи Председателя, заместителя Председателя, секретаря Избирательной комиссии автономного округа изготовляются по их поручению.

13.3. Оттиск гербовой печати проставляется на почетных грамотах и благодарностях Избирательной комиссии автономного округа, финансовых документах, гарантийных письмах, договорах, государственных контрактах, сведениях об общей численности избирателей, участников референдума по состоянию на 1 января и 1 июля каждого года и в других, предусмотренных законодательством, случаях.

13.4. На рассылаемых копиях постановлений Избирательной комиссии автономного округа, распоряжений Председателя Избирательной комиссии автономного округа, пакетах при отправке документов, при оформлении документов на прием товарно-материальных ценностей на склад, на внос и вынос товарно-материальных ценностей на накладных проставляется печать с надписью "Избирательная комиссия Ямало-Ненецкого автономного округа".

13.5. Штампы с факсимильным воспроизведением подписей Председателя (заместителя Председателя, секретаря) Избирательной комиссии автономного округа могут быть использованы для проставления на дубликатах и копиях подписанных в установленном порядке документов.

Информация об изменениях:

Пункт 13.6 изменен с 17 ноября 2017 г. - Постановление Избирательной комиссии Ямало-Ненецкого автономного округа от 17 ноября 2017 г. N 54/524-6

См. предыдущую редакцию

13.6. Печати и штампы подлежат учету в отдельном журнале учета печатей и штампов (приложение N 14-1) ответственным за ведение делопроизводства. Печати и штампы выдаются под подпись в журнале учета печатей и штампов. На журнале проставляется пометка "ДСП", его листы нумеруются, прошиваются и опечатываются.

13.7. Печати и штампы должны храниться в надежно закрываемых и опечатываемых в нерабочее время сейфах или металлических шкафах.

13.8. Контроль правильности хранения и использования печатей и штампов осуществляет гражданский служащий Аппарата Избирательной комиссии автономного округа, назначенный Председателем Избирательной комиссии автономного округа.

13.9. Об утере печати или штампа незамедлительно ставится в известность Председатель (заместитель Председателя, секретарь) Избирательной комиссии автономного округа.

Информация об изменениях:

Пункт 13.10 изменен с 17 ноября 2017 г. - Постановление Избирательной комиссии Ямало-Ненецкого автономного округа от 17 ноября 2017 г. N 54/524-6

См. предыдущую редакцию

13.10. Гражданский служащий Аппарата Избирательной комиссии автономного округа, осуществляющий контроль правильности хранения и использования печатей и штампов, составляет акт о выделении к уничтожению пришедших в негодность печатей и штампов (приложение N 14-2), который подписывается членами комиссии, формируемой распоряжением Председателя Избирательной комиссии автономного округа.

Уничтожение производится после утверждения акта Председателем Избирательной комиссии автономного округа. Металлические печати уничтожаются путем полного спиливания текста или опиливания двумя перекрестными линиями, каучуковые печати и штампы разрезаются на мелкие части или сжигаются.

В журнале учета печатей и штампов делается отметка об уничтожении.

13.11. Гражданским служащим Аппарата Избирательной комиссии автономного округа, осуществляющим контроль правильности хранения и использования печатей и штампов, ежегодно производится сверка печатей и штампов, о чем проставляется отметка в журнале учета печатей и штампов.

XIV. Формирование дел и передача их в архив

14.1. Составление и утверждение номенклатуры дел.

Номенклатура дел предназначена для формирования исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы Избирательной комиссии автономного округа, в том числе личные дела, справочные и учетные картотеки и другие учетные формы.

Заголовок дела должен четко отражать основное содержание и состав документов. Не допускается употребление некорректных формулировок, вводных слов и сложных оборотов.

При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться Регламентом Избирательной комиссии автономного округа, Положением об Аппарате Избирательной комиссии автономного округа, штатным расписанием Избирательной комиссии автономного округа, Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 года N 558 (далее - Перечень), порядками хранения и передачи в архивы документов, связанных с подготовкой и проведением выборов, утвержденными ЦИК России и избирательными комиссиями, номенклатурами дел Избирательной комиссии автономного округа за предшествующие годы.

Номенклатура дел Избирательной комиссии автономного округа на предстоящий календарный год составляется ответственным за ведение делопроизводства при помощи ПИ ДЕЛО в последнем квартале текущего года, согласовывается с секретарем Избирательной комиссии автономного округа, рассматривается на заседании Экспертной комиссии Избирательной комиссии автономного округа по определению исторической, научной и практической значимости документов (далее - ЭК), утверждается Председателем Избирательной комиссии автономного округа и вводится в действие с 1 января следующего года (приложение N 15).

Номенклатура дел Избирательной комиссии автономного округа не реже одного раза в пять лет согласовывается с экспертно-проверочной комиссией службы по делам архивов автономного округа (далее - ЭПК).

В случае возникновения в течение года новых дел, они дополнительно вносятся в утвержденную номенклатуру дел по указанию Председателя Избирательной комиссии автономного округа по согласованию со службой по делам архивов автономного округа.

По окончании календарного года ответственный за ведение делопроизводства в конце номенклатуры дел составляет итоговую запись о количестве заведенных дел (томов, частей), отдельно постоянного и временного хранения.

Срок хранения документов указывается в номенклатуре дел со ссылкой на статью Перечня. Срок хранения документов, не указанных в данном Перечне, устанавливается ЭК по согласованию с ЭПК.

Исчисление сроков хранения документов, законченных делопроизводством в текущем году, начинается с 1 января следующего года.

14.2. Оформление документов, законченных делопроизводством, формирование дел.

Законченные делопроизводством документы оформляются в соответствии с требованиями Инструкции, списываются в дело Председателем (заместителем Председателя, секретарем) Избирательной комиссии автономного округа, либо, по их указанию, исполнителем, и сдаются ответственному за ведение делопроизводства не позднее чем через 10 дней после исполнения документа. При этом в нижней части лицевой стороны первого листа документа на свободном от текста месте ставится отметка о его исполнении, расшифровывается подпись исполнителя, указывается номер дела по номенклатуре и дата списания. При необходимости отметка об исполнении может быть сделана на оборотной стороне первого листа документа. В РК вносится отметка о списании документа в дело с указанием номера дела согласно номенклатуре дел.

Неисполненные и неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю для доработки (дооформления).

Исполненные документы формируются в дела ответственным за ведение делопроизводства в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

Дела формируются с соблюдением принципов систематизации документов и их распределения (группировки) на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, и на дела временного (до 10 лет включительно) хранения.

Дело считается заведенным с момента включения в него первого исполненного документа.

Законченные делопроизводством электронные документы формируются в электронные дела (папки, директории) в соответствии с номенклатурой дел.

При формировании дела проверяется правильность отнесения документов в данное дело, качество оформления и комплектность документов, наличие подписей, виз, регистрационных номеров, справок или отметок об исполнении, списании в дело и других.

Не допускается помещение в дело документов, содержание которых не соответствует заголовку дела.

При формировании дел соблюдаются следующие требования:

документы постоянного и временного хранения формируются в дела раздельно;

в дело включаются только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел в номенклатуре;

все документы, относящиеся к решению одного вопроса, формируются в одно дело. В случае если подборка документов по одному вопросу насчитывает более 100 листов, она может быть выделена в самостоятельное дело;

документы, подлежащие возврату, в дело не помещаются;

в дело помещается только один экземпляр документа, черновики и варианты проектов документов в дело не подшиваются (за исключением тех, на которых имеются визы, указания по исполнению документов и другие отметки, дополняющие первый экземпляр);

в дело включаются, как правило, документы одного календарного года (исключение составляют личные и переходящие дела);

каждое дело не должно превышать 250 листов, при большем объеме документов в деле формируется несколько томов (частей).

При включении в дело факсограммы делается ее ксерокопия, которая подшивается в дело. Подлинник факсограммы уничтожается с проставлением отметки об уничтожении на ксерокопии.

В случае необходимости документы по одному и тому же вопросу, но с различным сроком хранения могут находиться в одном деле до конца текущего года или до завершения исполнения документа, а затем переформировываются в дела постоянного и временного хранения.

В дело включаются все документы по конкретному вопросу вместе с приложениями, указанными в тексте документа; при отсутствии приложений, указанных в тексте документа, исполнитель обязан сделать запись на документе об их местонахождении.

Документы внутри дела располагаются в хронологической или вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Нормативные и организационно-распорядительные документы с относящимися к ним приложениями группируются в дела по видам документов и хронологии.

Протоколы заседаний Избирательной комиссии автономного округа располагаются в деле по хронологии в порядке возрастания номеров. Документы к заседанию Избирательной комиссии автономного округа помещаются после соответствующего протокола.

Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

Плановая и отчетная документация независимо от даты ее составления включается в дело того года, к которому она относится.

Обращения граждан и документы по их рассмотрению формируются в отдельные дела. Каждое обращение и все документы по его рассмотрению составляют в деле самостоятельную группу и располагаются в алфавитном порядке по первым буквам фамилий авторов обращений.

Если в деле имеются обращения нескольких организаций, поступившие в разные сроки и исполненные одним решением, то они группируются сначала по корреспондентскому признаку, а внутри этой группы - по хронологическому.

Если к письмам или к каким-либо иным документам приложены документы с пометкой "ДСП", то все документы по этому вопросу формируются в дело с пометкой "ДСП".

В делах, находящихся в делопроизводстве, документы текущего года располагаются по хронологии снизу вверх по мере поступления. При подготовке к сдаче в архив дела с документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения переформировываются в обратном порядке: документ, поступивший в календарном году последним, должен быть внизу дела, а первый документ календарного года - вверху, первым.

14.3. Текущее хранение дел.

Дела с момента их заведения и до передачи в архив или уничтожения в связи с истечением сроков хранения находятся у ответственного за ведение делопроизводства.

Протоколы заседаний, постановления (решения) Избирательной комиссии автономного округа, списки приглашенных, прилагаемые к протоколу подлинные экземпляры постановлений (решений) с соответствующими приложениями, протокольные поручения, документы, послужившие основанием для рассмотрения вопроса на заседании Избирательной комиссии автономного округа, расшифрованная аудиозапись заседания (при ее наличии), списки рассылки постановлений до передачи в архив находятся у секретаря Избирательной комиссии автономного округа.

За сохранность документов и дел ответственность несут секретарь Избирательной комиссии автономного округа и ответственный за ведение делопроизводства.

Дела должны находиться в рабочей комнате или в специально отведенном для этой цели помещении и храниться в запирающихся шкафах, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.

В целях обеспечения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел, копия которой помещается на внутренней стороне дверцы шкафа.

На торцах обложек дела указываются индексы дел по номенклатуре дел.

Дела, находящиеся на текущем хранении, подлежат учету. Перед передачей документов в архив проводится проверка наличия и состояния документов и де

Откройте актуальную версию документа прямо сейчас

Получить бесплатный доступ

Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.

Постановление Избирательной комиссии Ямало-Ненецкого автономного округа от 9 марта 2016 г. N 148/1303-5 "Об Инструкции по делопроизводству в Избирательной комиссии Ямало-Ненецкого автономного округа"

Текст постановления опубликован на официальном сайте Избирательной комиссии Ямало-Ненецкого автономного округа (http://www.yamal-nenetsk.izbirkom.ru) 10 марта 2016 г.; в "Вестнике Избирательной комиссии Ямало-Ненецкого автономного округа", 2016 г., N 3(95)

В настоящий документ внесены изменения следующими документами:

Постановление Избирательной комиссии Ямало-Ненецкого автономного округа от 22 апреля 2025 г. N 109/904-7

Изменения вступают в силу с 23 апреля 2025 г.

Постановление Избирательной комиссии Ямало-Ненецкого автономного округа от 22 января 2025 г. N 105/849-7

Изменения вступают в силу с 23 января 2025 г.

Постановление Избирательной комиссии Ямало-Ненецкого автономного округа от 13 июля 2023 г. N 61/504-7

Изменения вступают в силу с 13 июля 2023 г.

Постановление Избирательной комиссии Ямало-Ненецкого автономного округа от 15 мая 2023 г. N 57/459-7

Изменения вступают в силу с 16 мая 2023 г.

Постановление Избирательной комиссии Ямало-Ненецкого автономного округа от 17 октября 2022 г. N 45/374-7

Изменения вступают в силу с 18 октября 2022 г.

Постановление Избирательной комиссии Ямало-Ненецкого автономного округа от 15 июня 2022 г. N 35/316-7

Изменения вступают в силу с 17 июня 2022 г.

Постановление Избирательной комиссии Ямало-Ненецкого автономного округа от 27 мая 2022 г. N 34/300-7

Изменения вступают в силу с 27 мая 2022 г.

Постановление Избирательной комиссии Ямало-Ненецкого автономного округа от 28 января 2022 г. N 26/239-7

Изменения вступают в силу с 28 января 2022 г.

Постановление Избирательной комиссии Ямало-Ненецкого автономного округа от 15 апреля 2021 г. N 168/1664-6

Изменения вступают в силу с 15 апреля 2021 г.

Постановление Избирательной комиссии Ямало-Ненецкого автономного округа от 27 апреля 2020 г. N 122/1230-6

Изменения вступают в силу с 28 апреля 2020 г.

Постановление Избирательной комиссии Ямало-Ненецкого автономного округа от 31 марта 2020 г. N 120/1205-6

Изменения вступают в силу с 1 апреля 2020 г.

Постановление Избирательной комиссии Ямало-Ненецкого автономного округа от 17 мая 2019 г. N 99/952-6

Изменения вступают в силу с 20 мая 2019 г.

Постановление Избирательной комиссии Ямало-Ненецкого автономного округа от 8 октября 2018 г. N 88/855-6

Изменения вступают в силу с 9 октября 2018 г.

Постановление Избирательной комиссии Ямало-Ненецкого автономного округа от 17 ноября 2017 г. N 54/524-6

Изменения вступают в силу с 17 ноября 2017 г.

Постановление Избирательной комиссии Ямало-Ненецкого автономного округа от 21 июня 2017 г. N 40/391-6

Постановление Избирательной комиссии Ямало-Ненецкого автономного округа от 20 июля 2016 г. N 8/81-6

Постановление Избирательной комиссии Ямало-Ненецкого автономного округа от 14 июня 2016 г. N 3/37-6

С изменениями и дополнениями от:

Информация об изменениях:

С изменениями и дополнениями от:

Информация об изменениях:

Информация об изменениях:

Информация об изменениях:

Информация об изменениях:

Информация об изменениях:

Информация об изменениях:

Информация об изменениях:

Откройте актуальную версию документа прямо сейчас

Новости

Аналитика

Другие документы